Khoản rút tiền của chủ sở hữu: ghi trong QuickBooks và sổ sách

Khoản rút tiền của chủ sở hữu là gì, và nó có phải chi phí kinh doanh không?

Khoản rút tiền của chủ sở hữu là tiền hoặc tài sản mà chủ sở hữu lấy ra khỏi doanh nghiệp để dùng cho cá nhân. Đó không phải chi phí kinh doanh: đây là việc chủ sở hữu lấy lợi nhuận, nên nó làm giảm vốn chủ sở hữu và không bao giờ chạm đến báo cáo kết quả kinh doanh. Để ghi sổ, hãy hạch toán mỗi khoản rút để dùng cá nhân vào một tài khoản vốn chủ sở hữu có tên "Owner's draw", không bao giờ vào tài khoản chi phí. Publication 334 mô tả tài khoản rút tiền (drawing account) là tài khoản riêng cho thu nhập kinh doanh được rút ra để trả chi phí cá nhân và gia đình, còn gọi là tài khoản rút tiền hoặc tài khoản cá nhân. Tài liệu này cũng nêu rằng chủ doanh nghiệp một chủ không được khấu trừ tiền lương của chính mình hay các khoản rút cá nhân.

Khoản rút tiền có thể là tài sản, không chỉ là tiền mặt. Hàng hóa lấy ra dùng cá nhân được trừ khỏi phần hàng mua và tính vào tài khoản rút tiền (Publication 334).

Trang này dành cho chủ doanh nghiệp một chủ và chủ LLC bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ hoặc như hợp danh, vì khoản rút tiền của họ theo cùng một quy tắc. Công ty, kể cả LLC bị đánh thuế như công ty, ghi khoản phân phối và tiền lương, không ghi khoản rút tiền. Với S corporation (Form 1120-S), khoản trả cho cán bộ điều hành là tiền lương trong phạm vi mức trả hợp lý cho dịch vụ; xem ghi sổ khoản phân phối của S corporation. Với C corporation (Form 1120), xem cổ tức của chủ sở hữu C corporation. Nếu tờ khai gần nhất của bạn là Form 1120-S hoặc Form 1120 thì bạn thuộc nhóm này.

Trường hợp không đơn giản khi:

• các khoản rút tiền đã bị hạch toán vào chi phí, tiền lương hoặc bảng lương
• năm đó đã nộp tờ khai
• vốn chủ sở hữu âm hoặc không khớp với tờ khai
• LLC có nhiều hơn một thành viên

Hãy chuẩn bị trước: sao kê ngân hàng của cả năm, hệ thống tài khoản kế toán, tờ khai năm ngoái, loại hình pháp nhân, và thỏa thuận hoạt động nếu LLC có từ hai thành viên trở lên.

Vì sao các khoản rút vào tài khoản cá nhân của tôi hiện là chi phí, và làm sao để dừng việc này?

Khoản rút hiện là chi phí vì vế đối ứng của bút toán ngân hàng được hạch toán vào tài khoản chi phí. Mỗi khoản chuyển ra khỏi ngân hàng cần một tài khoản ở vế đối ứng. Khi một khoản chuyển sang tài khoản cá nhân chưa được đối chiếu bị đưa vào một danh mục trông gần đúng, lợi nhuận giảm đúng bằng số tiền đó.

Để dừng việc này:

1. Tạo tài khoản rút tiền thuộc vốn chủ sở hữu (xem "Tôi ghi sổ khoản rút tiền của chủ sở hữu thế nào, vào tài khoản nào?").
2. Trong phần kết nối ngân hàng, ghi mỗi khoản chuyển để dùng cá nhân cho chủ sở hữu là khoản chuyển vào tài khoản rút tiền, không bao giờ là chi phí. Việc hoàn trả một khoản vay thật của thành viên là bút toán khác; xem chủ sở hữu góp vốn hay cho LLC vay.
3. Không đưa khoản trả cho chủ sở hữu vào bảng lương. Chủ doanh nghiệp một chủ không phải nhân viên của doanh nghiệp.
4. Trả hóa đơn cá nhân từ tài khoản cá nhân. Publication 583 nêu rằng hãy dùng tài khoản doanh nghiệp chỉ cho kinh doanh và chỉ viết séc trả cho chính mình khi rút để dùng cá nhân. Hóa đơn cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp cũng là khoản rút tiền; xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.
5. Xử lý các khoản thuế bạn tự nộp theo cách tương tự. Thuế thu nhập liên bang không phải khoản khấu trừ kinh doanh, và một nửa thuế tự kinh doanh được khấu trừ trên tờ khai cá nhân, không phải như chi phí kinh doanh. Khoản thuế nộp tạm tính gửi từ tài khoản doanh nghiệp là khoản rút tiền.
6. Xem báo cáo kết quả kinh doanh mỗi tháng. Không được có khoản rút tiền nào trên đó. Khoản thanh toán bảo đảm và các khoản thanh toán kinh doanh thật khác cho thành viên cần phân loại riêng; xem khoản thanh toán bảo đảm so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh.

Tôi ghi sổ khoản rút tiền của chủ sở hữu thế nào, vào tài khoản nào?

Khoản rút tiền thuộc về một tài khoản vốn chủ sở hữu, không bao giờ vào tài khoản thu nhập hay chi phí. Đặt tên là "Owner's draw" hoặc "Owner's withdrawals". Menu và loại tài khoản khác nhau tùy phần mềm, nên hãy chọn loại vốn chủ sở hữu khi tạo. Chọn loại chi phí sẽ đưa nó trở lại báo cáo kết quả kinh doanh.

LLC nhiều thành viên nên giữ một tài khoản rút tiền cho mỗi thành viên, thuộc phần vốn của thành viên đó, vì hợp danh khai khoản phân phối của từng thành viên hợp danh riêng. Cách thiết lập tất cả tài khoản vốn chủ sở hữu có trong tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC.

Khoản rút tiền khác nhau thế nào giữa chủ doanh nghiệp một chủ, LLC một thành viên và LLC nhiều thành viên?

Chủ doanh nghiệp một chủ và chủ LLC một thành viên có một tài khoản rút tiền và không có dòng nào cho nó trên tờ khai. Mỗi thành viên của LLC nhiều thành viên có một tài khoản rút tiền khớp với K-1. IRS coi LLC một thành viên là một phần của tờ khai của chủ sở hữu, trừ khi LLC chọn bị đánh thuế như công ty, và coi LLC có từ hai thành viên trở lên là hợp danh, trừ khi LLC chọn khác. Vợ chồng cùng sở hữu LLC như tài sản chung có thể coi nó theo cách nào cũng được, và IRS chấp nhận cả hai, nên hãy xác nhận tờ khai của bạn dùng cách nào.

Với thành viên, hướng dẫn K-1 coi các khoản ứng trước hoặc rút theo phần lợi nhuận là khoản phân phối hiện hành được thực hiện vào ngày cuối của năm thuế của hợp danh. Hướng dẫn Form 1065 yêu cầu tài khoản vốn của từng thành viên cho thấy các khoản rút và phân phối tách khỏi thu nhập.

Khoản trả cho thành viên về công việc hoặc việc sử dụng vốn, được xác định không phụ thuộc vào thu nhập của LLC, là khoản thanh toán bảo đảm (guaranteed payment), mà LLC nói chung được khấu trừ (Publication 541). Một khoản rút cố định định kỳ theo phần lợi nhuận của thành viên vẫn có thể là khoản rút tiền; xem khoản thanh toán bảo đảm so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh.

Khoản rút tiền có làm giảm lợi nhuận chịu thuế hoặc phải khai trên tờ khai của tôi không?

Khoản rút tiền không làm giảm lợi nhuận chịu thuế. Thuế tính theo lợi nhuận ròng, dù có rút hay không. Publication 334 tính lợi nhuận ròng bằng cách lấy thu nhập kinh doanh trừ chi phí kinh doanh rồi chuyển sang tờ khai của chủ sở hữu. Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc chủ LLC một thành viên chịu thuế tự kinh doanh trên thu nhập ròng từ hoạt động tự kinh doanh với mức 15,3%, tính trên Schedule SE, trong đó phần An sinh Xã hội bị giới hạn bởi mức lương chịu thuế hằng năm (IRS).

Thành viên của LLC nhiều thành viên có thể phải chịu thuế trên phần thu nhập của LLC dù có được phân phối hay không. Phần đó cũng có thể chịu thuế tự kinh doanh (K-1 box 14). Khoản rút tiền chỉ đến tờ khai của thành viên dưới dạng khoản phân phối trên K-1, nói chung không phải thu nhập trừ khi vượt quá giá gốc tính thuế (basis) (xem "Nếu tôi rút nhiều hơn số doanh nghiệp kiếm được thì sao?").

Tôi có nợ thuế nộp tạm tính khi rút tiền không?

Khoản rút tiền không phải tiền lương và nói chung không bị khấu trừ thuế lương, nên chủ sở hữu nộp thuế tạm tính theo số thuế dự kiến phải trả, không theo số tiền mặt rút ra. Publication 505 nêu rằng thuế nộp tạm tính áp dụng cho thu nhập không bị khấu trừ, gồm thu nhập tự kinh doanh, và bao gồm cả thuế tự kinh doanh lẫn thuế thu nhập.

Nói chung bạn phải nộp thuế tạm tính nếu dự kiến còn nợ ít nhất $1.000 sau khi trừ khoản khấu trừ và tín thuế, và khoản khấu trừ cùng tín thuế của bạn không đủ trang trải số thuế của năm nay hoặc năm ngoái. Khoản rút tiền không phải khoản nộp thuế. Các điều kiện an toàn (safe harbor), số tiền và ngày nộp có trong nộp thuế tạm tính hằng quý. Hợp danh có thành viên nước ngoài có thể phải khấu trừ thuế trên phần thu nhập kinh doanh tại Hoa Kỳ của thành viên đó, kể cả khi không phân phối tiền mặt (IRS); xem khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài.

Tôi sửa thế nào những khoản rút tiền đã ghi sổ là chi phí?

Hãy chuyển từng khoản sang tài khoản rút tiền, rồi so lợi nhuận đã sửa với tờ khai đã nộp, nếu có.

1. Liệt kê các khoản nghi vấn: khoản chuyển vào tài khoản của chủ sở hữu, séc trả cho chủ sở hữu, hóa đơn cá nhân, khoản thuế nộp tạm tính, và mọi thứ trong các danh mục tiền lương, bảng lương, linh tinh hoặc trả cho chủ sở hữu.
2. Đối chiếu từng khoản với sao kê và mục đích của nó. Chỉ các khoản trả để dùng cá nhân mới là khoản rút tiền. Khoản hoàn trả vay của thành viên, khoản hoàn lại chi phí kinh doanh mà thành viên đã trả, và khoản thanh toán bảo đảm là các bút toán khác, giữ chi phí hoặc khoản phải trả gốc của chúng. Khoản trả nhà cung cấp bị ghi sai loại chi phí là một cách sửa khác.
3. Tách riêng bảo hiểm y tế và khoản đóng hưu trí của chủ sở hữu. Phí bảo hiểm y tế của chính chủ doanh nghiệp một chủ và khoản đóng vào kế hoạch hưu trí của chính họ không phải chi phí trên Schedule C; chúng có thể được khấu trừ trên Schedule 1 của Form 1040 (hướng dẫn Schedule C). Nếu chúng đã được khấu trừ trên Schedule C, việc chuyển sang tài khoản rút tiền làm lợi nhuận tăng, nên hãy kiểm tra xem khoản khấu trừ cá nhân đã được yêu cầu chưa.
4. Nếu bạn đã chạy bảng lương cho chính mình, tờ khai thuế lương và Form W-2 có thể đã được nộp. Thay đổi sổ sách không làm thay đổi chúng; hãy nhờ người chuẩn bị thuế xem xét các hồ sơ đó trước.
5. Chuyển các khoản rút tiền sang tài khoản rút tiền. Lợi nhuận tăng đúng bằng tổng số đó.
6. Nếu năm đó đã nộp tờ khai, hãy so lợi nhuận đã sửa với tờ khai. Lợi nhuận cao hơn có thể có nghĩa là tờ khai đã khai thiếu thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh.

Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc chủ LLC một thành viên sửa Form 1040 đã nộp bằng Form 1040-X, mỗi năm một biểu mẫu. Tiền lãi được tính trên số thuế không nộp trước hạn gốc, và tiền phạt nộp trễ có thể áp dụng cho số thuế thêm không nộp sau khi IRS yêu cầu; các khoản phạt khác cũng có thể áp dụng. Nộp trước khi IRS liên hệ với bạn nói chung tránh được khoản phạt liên quan đến độ chính xác 20% (26 CFR 1.6664-2).

Hợp danh thuộc diện quy tắc kiểm tra tập trung, trừ khi đã chọn không áp dụng trên tờ khai nộp đúng hạn (Schedule B-2 cho thấy điều này). Hợp danh đã chọn không áp dụng nộp Form 1065 điều chỉnh và K-1 điều chỉnh cho từng thành viên hợp danh bị ảnh hưởng, theo hướng dẫn Form 1065. Hợp danh không chọn thì nói chung nộp yêu cầu điều chỉnh hành chính (AAR) thay vì tờ khai điều chỉnh và K-1 điều chỉnh. Chỉ đại diện hợp danh của năm được xem xét hoặc cá nhân được chỉ định mới có thể ký, nói chung trong vòng 3 năm sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp chưa gia hạn, tùy ngày nào muộn hơn, và trước khi có bất kỳ Notice of Administrative Proceeding nào (IRS). Nếu đã quá một trong hai giới hạn, hãy nhờ người chuẩn bị thuế kiểm tra lại cách làm.

Nhiều năm đã nộp, tờ khai hợp danh hoặc thông báo của IRS là những trường hợp để người chuẩn bị thuế xem xét trước khi thực hiện bất kỳ bút toán hay điều chỉnh nào. Thay đổi tờ khai liên bang cũng có thể ảnh hưởng đến tờ khai tiểu bang; hãy liên hệ cơ quan thuế tiểu bang của bạn.

Sửa bút toán trong một năm đã nộp cũng làm thay đổi số dư đầu kỳ; xem ngày khóa sổ sau khi đã nộp thuế. Các bước điều chỉnh, và IRS nói chung có thể ấn định thêm thuế trong bao nhiêu năm trước, có trong sửa tờ khai do sai sót về chi phí kinh doanh.

Tài khoản rút tiền được xử lý thế nào vào cuối năm?

Phần lớn sổ sách kết chuyển tài khoản rút tiền vào vốn chủ sở hữu vào cuối năm, nên năm mới bắt đầu từ số 0. Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên, các khoản rút và lợi nhuận của năm đi vào vốn chủ sở hữu. Với LLC nhiều thành viên, khoản rút của từng thành viên đi vào tài khoản vốn của thành viên đó.

Vốn chủ sở hữu cuối kỳ như nhau dù bạn có kết chuyển tài khoản rút tiền hay không: vốn đầu kỳ, cộng tiền góp vào, cộng lợi nhuận ròng, trừ các khoản rút. Bút toán kết chuyển là một bước ghi sổ, không phải hồ sơ khai thuế. Với hợp danh, các khoản rút bằng tiền mặt của từng thành viên phải khớp với các khoản phân phối bằng tiền mặt ở K-1 box 19. Box 19 cũng có thể gồm tài sản và các khoản phân phối được coi như đã thực hiện do phần nợ của hợp danh thuộc về thành viên giảm xuống, những khoản này không phải khoản rút từ ngân hàng (hướng dẫn K-1).

Nếu tôi rút nhiều hơn số doanh nghiệp kiếm được thì sao?

Khoản rút vượt quá lợi nhuận không phải chi phí hay khoản lỗ. Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc chủ LLC một thành viên vẫn bị tính thuế trên lợi nhuận ròng như trước, và khoản rút thêm làm giảm vốn chủ sở hữu, có thể xuống dưới 0; xem vốn chủ sở hữu âm.

Với thành viên của LLC nhiều thành viên, tiền mặt phân phối vượt quá giá gốc điều chỉnh của phần lợi ích của thành viên được coi là lãi từ việc bán hoặc trao đổi phần lợi ích đó. Không dùng được tài khoản vốn trên K-1 để tính giá gốc; xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ.

Chủ doanh nghiệp một chủ

Một doanh nghiệp có lợi nhuận US$90.000 và chủ sở hữu chuyển US$60.000 sang tài khoản cá nhân của cô trong năm. Sổ sách cho thấy lợi nhuận US$90.000 và khoản rút US$60.000 làm giảm vốn chủ sở hữu. Cô khai lợi nhuận ròng US$90.000 trên Schedule C, không phải US$30.000, và thuế tự kinh doanh được tính từ khoản lợi nhuận đó, không phải từ khoản rút.

Kết nối ngân hàng bị ghi vào chi phí

Khoản "Transfer to checking" US$2.000 được đưa vào Office Expenses mỗi tháng trong một năm đã nộp tờ khai. Sổ sách và tờ khai cho thấy lợi nhuận US$50.000. Nếu mọi khoản chuyển đó đều là khoản rút tiền, lợi nhuận là US$74.000, vì US$24.000 tiền rút đã bị khấu trừ. Chuyển US$24.000 sang tài khoản rút tiền sẽ sửa sổ sách. Tờ khai đã nộp khi đó nhiều khả năng cần được sửa để cộng thêm US$24.000 lợi nhuận, kèm thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh phát sinh thêm, tiền lãi tính từ hạn nộp gốc và có thể cả tiền phạt.

LLC hai thành viên

Mỗi thành viên rút US$3.000 mỗi tháng vào tài khoản rút tiền riêng, tức US$36.000 mỗi năm cho mỗi người. LLC kiếm được US$120.000, thỏa thuận chia lợi nhuận đều, không có khoản thanh toán bảo đảm, và mỗi thành viên có đủ giá gốc tính thuế cho khoản phân phối. Mỗi thành viên bị tính thuế trên US$60.000 dù có rút hay không. Mỗi K-1 cho thấy US$36.000 khoản phân phối, và không khoản nào là chi phí. Tài khoản vốn của mỗi thành viên tăng ròng US$24.000.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Khoản rút tiền bị ghi là chi phí trong một năm đã nộp tờ khai, bảng lương đã chạy cho chính bạn, vốn chủ sở hữu âm hoặc không khớp với tờ khai, hoặc bên cho vay hay người chuẩn bị thuế cần báo cáo sạch: việc sửa làm thay đổi sổ sách, có thể làm thay đổi tờ khai đã nộp, và quyết định cách thiết lập tài khoản từ nay. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán, danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách và sửa tờ khai do sai sót về chi phí kinh doanh.
• Doanh nghiệp của bạn là công ty, hoặc LLC bị đánh thuế như công ty: với S corporation, xem ghi sổ khoản phân phối của S corporation; với C corporation, xem cổ tức của chủ sở hữu C corporation.
• LLC của bạn đổi loại hình đánh thuế trong năm (có thành viên thứ hai tham gia, hoặc chọn bị đánh thuế như công ty hay S corporation): quy tắc về khoản rút tiền thay đổi từ ngày có hiệu lực, nên sổ sách cần một mốc cắt tại đó. Lựa chọn S (Form 2553) nói chung phải được nộp trong vòng 2 tháng 15 ngày sau khi bắt đầu năm mà nó có hiệu lực (IRS). Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn hoặc một thành viên sống ngoài Hoa Kỳ: LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu có thể phải khai khoản rút tiền của chủ sở hữu trên Form 5472; xem tự trả tiền cho mình khi là chủ sở hữu nước ngoài và khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài.
• Bạn và vợ/chồng cùng sở hữu LLC tại một tiểu bang có chế độ tài sản chung của vợ chồng: IRS chấp nhận cả cách đánh thuế như doanh nghiệp một chủ lẫn như hợp danh, nên hãy xác nhận bạn nộp tờ khai nào trước khi thiết lập tài khoản rút tiền; xem tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Vốn chủ sở hữu âm sau các khoản rút, hoặc tài khoản của các thành viên không khớp với K-1: xem vốn chủ sở hữu âm và tài khoản vốn của thành viên hợp danh.
• LLC của bạn cam kết trả cho thành viên về công việc hoặc vốn mà không phụ thuộc vào lợi nhuận: xem khoản thanh toán bảo đảm so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh.
• Hóa đơn cá nhân được trả thẳng từ tài khoản doanh nghiệp: xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.
• Bạn đã bỏ tiền của chính mình vào: xem chủ sở hữu góp vốn hay cho LLC vay.
• Bạn muốn biết cách tự trả tiền cho mình: xem tự trả tiền cho mình từ LLC.