הפקדות Square בספרים: מכירות, עמלות, טיפים ומס מכירה

מה כוללת הפקדת Square אחרי עמלות, טיפים והחזרים?

הפקדת Square, ש-⁠Square קוראת לה העברה (transfer), היא תשלומי הכרטיס שהלקוחות ביצעו, פחות החזרים, עמלות וכל סכום אחר ש-⁠Square מעכבת. התשלומים האלה כבר כוללים מס מכירה וטיפים, ולכן ההפקדה יכולה להיות קטנה או גדולה ממכירות העסק, והיא אף פעם אינה נתון מכירות. Square מגדירה “net total” כסך הנגבה פחות עמלות פחות עיכובים אחרים, ודוח ההתאמה (Reconciliation) שלה מקשר בין התשלומים שנגבו לסכום שהועבר (Square).

רשמו כל חלק בשורה נפרדת ואת ההפקדה כהעברה לבנק. IRS קובע שספרי עסק חייבים להציג הכנסה ברוטו, וגם ניכויים וזיכויים (IRS). הפקדה נטו מסתירה את העמלה, המס והטיפים שבתוכה.

חמישה דברים הופכים מקרה למורכב:

• חודשים של הפקדות נרשמו כהכנסה, ולכן המכירות מוצגות בחסר בסכום העמלות ובעודף בסכום מס המכירה והטיפים. זה חשוב במיוחד לפני הגשת דוח או בקשת הלוואה.
• גם סנכרון מכירות (אפליקציה שמעתיקה מכירות מ-⁠Square לתוכנת הנהלת החשבונות) וגם הזנת הבנק האוטומטית (הורדה אוטומטית של תנועות בנק) רושמים, ולכן ההכנסה נספרת פעמיים.
• Square היא אחת מכמה דרכים שבהן לקוחות משלמים, או שיש יותר ממיקום אחד.
• הוצאות אישיות עוברות באותו חשבון בנק שאליו מגיעות הפקדות Square.
• דוחות מס המכירה או טופס ⁦1099-K⁩ אינם תואמים לספרים, או שדוח הוגש על סמך הספרים האלה.

מה לאסוף לפני שמתחילים: סיכום המכירות, רשימת ההעברות כקובץ CSV, דוח העמלות, דפי חשבון הבנק ודוח מס המכירה האחרון.

אם אחד מאלה חל, ייתכן שצריך לעבד מחדש את הספרים ואת כל מה שהוגש על סמך הספרים. קראו את הסעיף “המצב שלכם שונה?” למטה לפני שמשנים רישומים.

אילו דוחות של Square מתאימים הפקדה למכירות?

התחילו ברשימת ההעברות, שמציגה את תשלומי הכרטיס שבתוך כל העברה, ואז השתמשו בדוח ההתאמה (Reconciliation) כדי להסביר את הפער בין התשלומים שנגבו לסכום ששולם לבנק. Square יכולה לשנות שמות של דוחות או להעביר אותם, ולכן בדקו בלוח הבקרה (Dashboard) שלכם מול השמות שלמטה.

• השמות ב-⁠Square אינם שמות חשבונאיים. “Gross sales” אצלה הן מכירות נטו בתוספת מסים, ו-“total sales” מוסיפות למכירות נטו מס, טיפים ומכירות של כרטיסי מתנה. קחו את המכירות לספרים משורות הפריטים ודמי השירות, וקראו את ההגדרה של Square למדד לפני שמעתיקים אותו.
• סיכום המכירות סופר הזמנות שהושלמו בלבד. Square אומרת שהוא מדלג על תשלומים חלקיים ופיקדונות, ושהמספרים שלו יכולים להיות שונים מדוחות אחרים כי כל דוח מחושב ומתוזמן אחרת. קשרו את ההפקדה באמצעות רשימת ההעברות ודוח ההתאמה; השתמשו בסיכום המכירות לחלקים.

שמרו כל דוח כפי שהורד. פרסום 583 מונה שוברי חיוב בכרטיס אשראי ושוברי הפקדה בבנק בין המסמכים שעומדים מאחורי התקבולים ברוטו, ואומר להתאים את חשבון העו״ש מדי חודש.

איך רושמים מכירות ברוטו ועמלות של Square במקום ההפקדה נטו?

רשמו את התשלומים בחשבונות שלהם דרך חשבון סליקה אחד של Square (clearing account), ואז התאימו את ההפקדה לחשבון הזה ולא למכירות. חשבון סליקה מחזיק את מה ש-⁠Square חייבת לכם עד שההעברה מגיעה. זו שיטת מעקב, לא רישום ש-⁠IRS קובע: IRS מאפשר להשתמש בכל מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות. רשמו כל מכירה פעם אחת: אם חשבונית או סנכרון כבר רשמו אותה, התשלום סוגר חייבים במקום ליצור מכירה שנייה.

1. פתחו חשבון סליקה אחד עבור Square.
2. לכל יום או תקופה, קחו את החלקים מסיכום המכירות. רשמו בחובה את חשבון הסליקה בתשלומי הכרטיס ש-⁠Square תעביר, אחרי החזרים. רשמו בזכות מכירות בפריטים ובדמי שירות, מס מכירה לתשלום במס שמוטל על הקונה, טיפים לתשלום בטיפים לעובדים (הטיפים של בעלים הם הכנסה), והתחייבות לכרטיסי מתנה אם אתם מוכרים כרטיסי מתנה. מכירה ששולמה במזומן, בצ׳ק או בכרטיס מתנה שהנפקתם אינה תשלום בכרטיס: רשמו בחובה מזומן, או את התחייבות כרטיס המתנה, במקום חשבון הסליקה. בהחזרים, רשמו בחובה החזרות והנחות (שורה שמקטינה מכירות בלי למחוק אותן), מס מכירה לתשלום בחלק המס וטיפים לתשלום בכל טיפ שהוחזר.
3. רשמו בחובה עמלות ובזכות את חשבון הסליקה בסכום העמלות, כולל המס ש-⁠Square גובה עליהן. IRS רואה במס מכירה ששילמתם על שירות חלק מעלות השירות (פרסום 334). סכום אחר ש-⁠Square מעכבת רשמו בחשבון נפרד משלו, לא בעמלות.
4. רשמו את ההפקדה: בחובה הבנק ובזכות חשבון הסליקה בסכום ההעברה. אם הזנת הבנק האוטומטית כבר יצרה את ההפקדה, התאימו אותה לחשבון הסליקה. אל תסווגו אותה כמכירות.
5. בדקו שיתרת חשבון הסליקה שווה למה שעדיין בדרך: תשלומים שטרם הועברו והעברות שטרם הגיעו לבנק, פחות העמלות וההחזרים שלהם. היא אפס רק כשהכול כבר הגיע.

תארכו כל תשלום לפי יום המכירה ואת ההפקדה לפי היום שהבנק מציג. רישום מסכם אחד ליום מספיק; ראו רישום מכירות יומיות בקופה.

איפה רושמים טיפים בכרטיס בספרים, ולמי הם שייכים?

טיפים שלקוח בוחר להוסיף בכרטיס אינם הכנסה של העסק. IRS אומר שטיפים אינם סכומים ששולמו למעסיק ואינם חלק מהתקבולים ברוטו שלו (IRS), ולכן העסק מחזיק אותם כהתחייבות, בדרך כלל בשם טיפים לתשלום, עד שהוא משלם אותם לעובדים שהרוויחו אותם. החריג הוא עצמאי שמשאיר לעצמו את כל הטיפים: IRS אומר שהטיפים האלה הם בדרך כלל חלק מהתקבולים ברוטו ב-⁠Schedule C.

חיוב שהלקוח חייב לשלם, כמו תוספת שירות אוטומטית לקבוצה גדולה, הוא דמי שירות ולא טיפ. הוא הכנסה של העסק גם כשמשלמים ממנו לעובדים, ולכן יש לו שורת מכירות משלו (IRS, נושא 761). מסך תשלום שרק מציע סכומים, שבו הלקוח יכול להזין כל סכום או לא כלום, יוצר טיפ. אם תשלום הוא טיפ תלוי בעובדות, וקריאה לו טיפ אינה מכריעה.

תשלום טיפים לעובדים, ניכוי במקור ומאגרי טיפים מוסברים בטיפים בכרטיס אשראי: הכנסה או התחייבות.

איך רושמים את מס המכירה ש-⁠Square גבתה במכירות פנים אל פנים?

מס מכירה שמוטל על הקונה, שאתם גובים ומעבירים למדינה, אינו הכנסה. רשמו אותו בזכות מס מכירה לתשלום, ולא מכירות (פרסום 334). התשלום למדינה סוגר את ההתחייבות; הוא אינו הוצאה.

דוח Sales taxes של Square וסיכום המכירות מציגים את המס שנגבה. התאימו את ההתחייבות לנתון הזה לתקופה, ואחר כך לדוח בעת ההגשה (Square). שתי מלכודות:

• על מי המס מוטל. אם החוק מטיל את המס עליכם כמוכרים, פרסום 334 אומר לכלול את מה שגביתם בתקבולים ברוטו, ולכן הרישומים למעלה משתנים. איזה מקרה חל תלוי בחוק המדינה; שאלו את מכין הדוחות איך לרשום את המס שאתם מעבירים.
• מה חייב במס. כללי המדינות שונים בבסיס המס, ולכן הדוח של המדינה שלכם, ולא דוח Square, מכריע.

התאמת ההתחייבות למשיכות מהבנק ולדוח מופיעה במס מכירה במסעדה והתאמת קופה. הגשת הדוח, ומי עלול להיות אחראי אישית למס שנגבה ולא הועבר (זה שונה בין מדינות), מופיעים בהגשת דוחות מס מכירה.

איך החזרים ומחלוקות (disputes) מופיעים בהפקדה מאוחרת יותר?

החזר מקטין העברה בתקופה שבה ההחזר מתבצע, בלי קשר לתאריך המכירה המקורית, ולכן העברה יכולה להגיע חסרה בלי מכירה חדשה שמסבירה זאת. הדוחות של Square מנכים החזרים מהתשלומים שנגבו בתקופה שבה הם נקלטו, ודוח ההתאמה מונה החזרים בין הפריטים שבין התשלומים שנגבו לסכום שהועבר (Square).

• שני סכומי החזר. דוח אמצעי התשלום כולל מס והנחות בסכום ההחזר. שורת ההחזרות בסיכום המכירות אינה כוללת מס ואינה כוללת החזרים חלקיים או בסכום מותאם, ש-⁠Square מדווחת כהחזרים לפי סכום. הפרידו את המס מהמכירות לפני הרישום.
• רישום ההחזר. רשמו אותו ביום שבו הוצא, כהחזרות והנחות, עם הקטנה של מס מכירה לתשלום בגובה המס שהוחזר ושל טיפים לתשלום בגובה כל טיפ שהוחזר; פרסום 334 אומר שהחזרות והנחות כוללות החזרים במזומן או בזיכוי ללקוחות. קיזוז שלו מול מכירות אותו יום מסתיר אותו מסך ההחזרים שלכם. ראו רישום החזרים בספרים.
• מחלוקות. המאמרים של Square על העברות ודוחות אינם אומרים איך תשלום שנוי במחלוקת מגיע להעברה. אם העברה חסרה בסכום ששום החזר, עמלה או עיכוב בדוח ההתאמה אינם מסבירים, קבלו מ-⁠Square את רישום המחלוקת ושאלו את מכין הדוחות איך לרשום אותה. אל תסגרו את הפער דרך חשבון המכירות.

איך מונעים ספירה כפולה של הכנסה כשגם הזנת הבנק וגם סנכרון Square רושמים?

בחרו מקור אחד למכירות, והניחו להזנת הבנק לעשות דבר אחד: להביא את ההפקדה כדי שאפשר יהיה להתאים אותה לחשבון הסליקה של Square. ההכנסה מוכפלת כשסנכרון, או רישום מסיכום המכירות, רושם את המכירות וגם ההפקדה מהזנת הבנק מסווגת כהכנסה.

בדיקה חודשית גסה לספרים בשיטת מזומן: הכנסה שנרשמה עבור Square לא אמורה לעלות על סך התשלומים ש-⁠Square גבתה באותה תקופה, כי מס, טיפים וכסף של כרטיסי מתנה נמצאים בתוך התשלומים האלה. הכנסה הקרובה לסכום המכירות וההפקדות יחד, או גבוהה מהתשלומים שנגבו, עשויה להצביע על ספירה כפולה. בספרים בשיטת צבירה, קודם הוציאו חשבוניות שטרם שולמו, וכרטיסי מתנה שנוצלו או עבודה שנמסרה מתשלומים מראש שנלקחו בחודשים קודמים.

1. בחרו את מקור המכירות: הסנכרון, או רישום מסיכום המכירות. לא את שניהם.
2. כוונו את הזנת הבנק לחשבון הסליקה. כל הפקדה מותאמת לרישום הסליקה של ההעברה שלה, ואף פעם אינה יוצרת שורת הכנסה.
3. בדקו עמלות והחזרים באותה דרך. אם סנכרון רושם אותם וגם ההזנה או רישום ידני רושמים אותם, ההוצאות מוכפלות והרווח מצטמצם.
4. השוו את ההכנסה לסיכום המכירות לפני סגירת כל חודש.

חודש שכבר הותאם, נסגר או הוגש עם הכנסה כפולה דורש את הצעדים שבהכנסה כפולה בספרים.

איך עיתוי ההפקדות, מועד הסגירה והעברות מיידיות משנים את סוף החודש?

הפקדה כמעט אף פעם אינה שווה למכירות של יום אחד או של חודש אחד. תשלומים שנלקחו אחרי מועד הסגירה היומי של Square (cut-off) יוצאים בהעברה הבאה, ולכן בסוף החודש חלק מהכסף נמצא בחשבון הסליקה והמכירות של החודש אינן שוות להפקדות של החודש (Square).

• מועד סגירה. כשבהעברה חסרים תשלומים שציפיתם להם, Square אומרת שככל הנראה הם נלקחו אחרי מועד הסגירה והם בהעברה הבאה. רשמו תשלומים לפי תאריך המכירה ואת ההפקדה לפי תאריך הבנק.
• יתרת סוף חודש. יתרת חשבון הסליקה צריכה להיות שווה לתשלומים שנלקחו אחרי מועד הסגירה האחרון ולכל העברה ש-⁠Square שלחה והבנק עדיין לא מציג, פחות העמלות וההחזרים שלהם. רשמו אותם ברשימה וקשרו כל אחד להעברה הבאה או להפקדה בבנק.
• העברות מיידיות ובאותו יום. תגי ההעברה של Square, שמסמנים את המיקום שמאחורי העברה, אינם זמינים להן, ולכן התאימו אותן לפי תאריך וסכום. אם הפקדה נמוכה מהתשלומים שרשומים בה פחות עמלות, בקשו מ-⁠Square לנקוב בניכוי ואל תסגרו את הפער בכוח.
• הזמנות פתוחות. תשלום חלקי על הזמנה שעדיין פתוחה אינו בסיכום המכירות עד שההזמנה נסגרת, אבל דוח ההתאמה מונה תשלומים חלקיים בין הפריטים בסכום שהועבר. בדרך כלל הספרים מחזיקים את הכסף הזה כפיקדון לקוח עד שההזמנה נסגרת; מתי הוא נחשב למס תלוי בשיטת החשבונאות.

באיזו שנת מס נכללת מכירה נקבע לפי שיטת החשבונאות (פרסום 538). ההתחייבויות לכרטיסי מתנה ולתשלומים מראש שלמעלה הן רישומי ספרים: לצורכי מס, תשלום מראש נחשב בדרך כלל בשנה שבה התקבל, ועסק בשיטת צבירה רשאי לבחור לדחות חלק ממנו בשנה אחת, שיטת חשבונאות ששינויה נעשה בטופס 3115 (באותו פרסום). אם כסף ש-⁠Square עדיין מחזיקה בסוף השנה נחשב כמתקבל תלוי בעובדות. שאלו את מכין הדוחות לפני סוף השנה. ראו מזומן או צבירה בעסק קטן.

איך טופס ⁦1099-K⁩ משתווה למכירות שלי ב-⁠Square?

תיבה 1a בטופס ⁦1099-K⁩ היא הסכום ברוטו של תשלומי הכרטיס הניתנים לדיווח בשנה, בלי התאמה להחזרים, עמלות, הנחות או כל סכום אחר (הוראות IRS). השוו אותה למה שהלקוחות שילמו דרך Square לפני החזרים, כולל מס וטיפים, ולא להפקדות או למכירות נטו. בדוגמה שבתקנות עצמן חברת סליקה מנכה את העמלה שלה ומשלמת פחות מהחיוב, והחיוב המלא הוא מה שמדווחים (התקנות). חברת סליקה של כרטיסי תשלום שולחת את הטופס בלי קשר לכמות התשלומים או לגודלם (IRS).

אם נשאר פער אחרי הפריטים האלה, אל תסגרו אותו דרך מכירות או הכנסה אחרת. ייתכן שחודש, מיקום או חשבון חסרים בספרים, או שחיובים שהעברתם בכרטיס שלכם דרך הקורא נכללים בטופס; ראו חיובי כרטיס אישי דרך Square. IRS גם אומר שטופס ⁦1099-K⁩ עשוי לכלול פריטים שאינם התקבולים שלכם, כמו מס מכירה, ועשוי שלא לכלול את כל התקבולים שלכם (פרסום 334). טופס שגוי או כפול הוא בעיה נפרדת: ראו טופס מס שגוי או מתוקן מפלטפורמה. השיטה שמחברת בין הנתונים בכל פלטפורמה מופיעה בהתאמת מכירות, העברות לבנק וטופס ⁦1099-K⁩.

מה משתנה כש-⁠Square היא רק אחת מכמה דרכים לקבל תשלום?

כל דרך לקבל תשלום זקוקה לחשבון סליקה משלה ולדוח משלה, כי הדוחות של Square מדברים רק בשם Square.

• מזומן וצ׳קים לעולם אינם מגיעים בהעברה של Square. אם אתם מקישים אותם ב-⁠Square, בדקו אם סיכום המכירות כבר כולל אותם לפני שמוסיפים מכירות קופה, ורשמו אותם במזומן ולא בחשבון הסליקה. אחרת רשמו אותם מהקופה ומספירת המגירה; ראו רישום מכירות יומיות בקופה.
• ערוצים ומיקומים. אפשר לקבץ את סיכום המכירות של Square לפי מיקום, מכשיר, מקור או ערוץ, ולכן אפשר להפריד מכירות פנים אל פנים, אונליין וחשבוניות לפני הרישום. כשיש כמה מיקומים בחשבון בנק אחד, תגי ההעברה של Square מפרידים בין ההעברות; נהלו חשבון סליקה אחד לכל מיקום, או ציינו את המיקום בכל שורה, כך שכל העברה תתאים למכירות שלה.
• חברות סליקה אחרות, אפליקציות תשלום ושווקים מקוונים זקוקים כל אחד לשיטה משלו ושולחים טופס משלו. IRS אומר שקבלת תשלומים בכמה פלטפורמות יכולה להביא ליותר מטופס ⁦1099-K⁩ אחד (IRS). שיטות: העברות מחברת סליקה, העברות מחנות אונליין ותשלומים עסקיים דרך אפליקציית ארנק.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

יום מכירות בכרטיס בבית קפה

בית קפה מקיש ⁦$1,000⁩ מכירות, ⁦$80⁩ מס מכירה ו-⁦$150⁩ טיפים בכרטיס. נניח שהמס מוטל על הקונה והטיפים שייכים לעובדים. הלקוחות משלמים ⁦$1,230⁩. Square גובה ⁦$37⁩ עמלות, וההפקדה היא ⁦$1,193⁩.

ההכנסה היא ⁦$1,000⁩ וחשבון הסליקה חזר לאפס. רישום ההפקדה של ⁦$1,193⁩ כמכירות היה מעלה את ההכנסה ב-⁦$193⁩ יותר מדי ומסתיר את העמלה של ⁦$37⁩. טופס ⁦1099-K⁩ סופר את מלוא ⁦$1,230⁩.

החזר שגורם להפקדה חסרה

מספרה מחזירה ⁦$100⁩ על שירות, בלי מס ובלי טיפ, ביום שלישי. ההעברה של יום חמישי מציגה ⁦$1,500⁩ תשלומים אבל משלמת ⁦$1,400⁩ לפני עמלות, ושום מכירה חדשה לא מסבירה את ⁦$100⁩. המספרה רושמת את ההחזר ביום שלישי: בחובה החזרות והנחות ⁦$100⁩, בזכות חשבון הסליקה של Square ⁦$100⁩. ההפקדה של יום חמישי תואמת אז את חשבון הסליקה אחרי רישום העמלות.

חנות שסופרת הכנסה פעמיים

חנות רושמת ⁦$20,000⁩ מכירות ב-⁠Square דרך סנכרון. הזנת הבנק מביאה גם את ⁦$19,400⁩ ההפקדות של החודש, והן מסווגות כהכנסה. ההכנסה מוצגת כ-⁦$39,400⁩. אם כל הפער של ⁦$600⁩ הוא עמלות, הספרים הנכונים מציגים ⁦$20,000⁩ מכירות ו-⁦$600⁩ עמלות, כשההפקדות מותאמות לחשבון הסליקה. הטעות מנפחת את ההכנסה ב-⁦$19,400⁩, ו-⁦$600⁩ העמלות חסרים.

המצב שלכם שונה?

• חודשים של הפקדות Square נרשמו כהכנסה, טיפים ומס מכירה נמצאים במכירות, או הוצאות אישיות עוברות באותו חשבון. דוח שהוגש על סמך הספרים האלה עשוי להכיל תקבולים ברוטו ועמלות שגויים, ודוח מס מכירה שנבנה על אותם מספרים עשוי להיות שגוי. כמה שנים אחורה לבנות מחדש והאם צריך לתקן משהו שהוגש תלוי במה שדווח בכל שנה. הביאו את סיכומי המכירות, רשימות ההעברות, דוחות העמלות, דפי הבנק ודוח מס המכירה האחרון אל הנהלת חשבונות; לפערים ארוכים יותר ראו השלמת ספרים באיחור.
• דוחות מס המכירה או טופס ⁦1099-K⁩ שלכם עדיין אינם תואמים לספרים אחרי הבדיקות שלמעלה. ראו מס מכירה לתשלום שאינו תואם לדוח, ואז הביאו את הדוחות אל הנהלת חשבונות.
• Square ניכתה מס מההפקדות שלכם, או אמרה לכם שמספר הזיהוי שמסרתם שגוי. ניכוי גיבוי במקור אינו עמלה. הוא נזקף בדוח מס ההכנסה כמס שנוכה במקור, שותפות או חברת S מעבירה אותו לבעלים שלה, ומסירת השם ומספר הזיהוי הנכונים למשלם בדרך כלל מפסיקה אותו (נושא 307). הביאו את ההודעה ואת טופס ⁦1099-K⁩ אל הנהלת חשבונות, כדי שיירשם כך.
• ההכנסה נספרה פעמיים בחודש שכבר הוגש. ראו הכנסה כפולה בספרים, ואז הביאו את השנה שהוגשה אל הנהלת חשבונות.
• טופס ⁦1099-K⁩ שגוי, כפול או הונפק תחת מספר שגוי. ראו טופס מס שגוי או מתוקן מפלטפורמה.
• יש לכם עובדים שמקבלים טיפים. ראו טיפים בכרטיס אשראי: הכנסה או התחייבות ורישומי יומן לשכר.
• אתם מנהלים יותר מחברה אחת. ראו ספרים לכמה חברות, ואז הביאו את דוחות Square של כל חברה אל הנהלת חשבונות.