Square 到账款怎么记账：销售额、手续费、小费和销售税

Square 的到账款，扣完手续费、小费和退款后包括哪些内容？

Square 的到账款，Square 称为转账（transfer），等于顾客刷卡付款的金额，减去退款、手续费和 Square 扣留的其他款项。这些付款里已经含有销售税和小费，所以到账款可能比销售额少，也可能多，它永远不是销售额。Square 把“净总额”定义为收款总额减去手续费，再减去其他扣留款项，其对账报告把收款总额与转账金额对应起来（Square）。

把每一部分各记一行，到账款记为转入银行。IRS 说，企业账簿必须显示总收入，以及扣除和抵免项目（IRS）。净额的到账款会把其中的手续费、税和小费都藏起来。

出现下列五种情况，您的情形就不简单：

• 连续几个月的到账款被记成了收入，销售额因此被手续费压低，又被销售税和小费抬高。这在报税表或贷款申请之前影响最大。
• 销售同步（把 Square 销售复制到记账软件里的应用）和银行对接（自动下载银行交易）同时入账，收入被算了两次。
• Square 只是顾客付款的几种方式之一，或者您有不止一个营业地点。
• 个人开销与 Square 到账款走的是同一个银行账户。
• 销售税申报表或 1099-K 表与账目对不上，或者已经用这些账目提交了税表。

开始之前请准备：销售汇总、导出为 CSV 文件的转账清单、手续费报告、银行对账单和最近一次的销售税申报表。

如果其中任何一条符合您的情况，账目以及据此提交的资料可能需要重做。改动分录之前，请先读下面的“您的情况不同？”

哪些 Square 报告能把到账款与销售额对上？

先看转账清单，它列出每笔转账里包含的刷卡付款；再用对账报告来解释收款总额与银行到账金额之间的差额。Square 可能会改名或挪动报告，请按下列名称对照您的后台。

• Square 的名称不是会计名称。它的“gross sales”是净销售额加税，“total sales”是在净销售额上再加税、小费和礼品卡销售。记账用的销售额，请取商品和附加服务费这几行，复制任何指标之前，先读 Square 对它的定义。
• 销售汇总只统计已完成的订单。Square 说它不包括部分付款和订金，其数字也可能与其他报告不同，因为各份报告的计算方法和时点各不相同。请用转账清单和对账报告来对上到账款，销售汇总只用来看各个组成部分。

请把每份报告按下载时的原样保存。第 583 号出版物把信用卡签购单和银行存款单列为支持总收入的凭证，并说明要每月核对支票账户。

怎样记录 Square 的销售总额和手续费，而不是净额的到账款？

把各笔付款通过同一个 Square 清算账户记入各自的账户，再把到账款对上这个账户，而不是销售额。清算账户记录的是 Square 欠您、但转账尚未到账的钱。这是一种追踪方法，不是 IRS 规定的分录：IRS 允许您使用任何系统，只要它能清楚显示收入和支出。每笔销售只记一次：如果发票或同步已经记过这笔销售，那么这笔付款应冲减应收账款，而不是再产生一笔销售。

1. 为 Square 设立一个清算账户。
2. 每天或每个期间，从销售汇总取出各个部分。借记清算账户，金额是 Square 将要转账的刷卡付款，已扣除退款。贷记销售额，金额是商品和附加服务费；贷记应付销售税，金额是由买方承担的税；贷记应付小费，金额是员工小费（所有人自己的小费是收入）；如果您销售礼品卡，还要贷记礼品卡负债。以现金、支票或您自己发行的礼品卡支付的销售，不是刷卡付款：应借记现金或礼品卡负债，而不是清算账户。退款时，借记销售退回与折让（这一行减少销售额，但不抹掉销售额），税的部分借记应付销售税，退回的小费借记应付小费。
3. 借记手续费，贷记清算账户，金额含 Square 收取的手续费上的税。IRS 把您为服务支付的销售税视为该服务成本的一部分（第 334 号出版物）。Square 扣留的其他任何款项，请记入各自的账户，不要记入手续费。
4. 记录到账款：借记银行，贷记清算账户，金额是转账金额。如果银行对接已经生成了这笔到账记录，就把它与清算账户对上。不要把它记为销售额。
5. 检查清算账户的余额是否等于仍在途中的金额：尚未转账的付款和尚未到银行的转账，减去其手续费和退款。只有所有款项都到账时，余额才是零。

付款按销售当天记账，到账款按银行显示的日期记账。每天记一笔汇总分录就可以；请见记录每日收银系统销售。

刷卡小费在账上记在哪里？归谁所有？

顾客自愿刷卡加的小费，不是企业的收入。IRS 说，小费不是付给雇主的款项，也不属于雇主的总收入（IRS），所以企业把它记为一项负债，通常叫应付小费，等付给赚到小费的员工为止。自雇人士把自己收到的小费全部留下，是个例外：IRS 说，这类小费一般属于 Schedule C 上总收入的一部分。

顾客必须支付的费用，例如大桌客人自动加收的小费，是附加服务费，而不是小费。即使员工的工资从中支付，它仍然是企业的收入，所以要单列一行销售额（IRS，第 761 号专题）。如果结账页面只是提示几个金额，顾客可以输入任意金额，也可以不输入，这样得到的就是小费。一笔付款是不是小费要看事实，叫它小费并不能决定。

小费的发放、预扣和小费池，请见信用卡小费：收入还是负债。

Square 在店内销售中收取的销售税，怎样记账？

向买方征收、再缴给州的销售税，不是收入。请贷记应付销售税，而不是销售额（第 334 号出版物）。缴给州的款项是冲减这笔应付款，不是费用。

Square 的销售税报告和销售汇总会显示收取的税额。请把应付销售税与该期间的这个数字对上，提交申报表时再与申报表对上（Square）。有两个陷阱：

• 税由谁承担。如果法律规定这笔税由您作为卖方承担，第 334 号出版物说，您收取的金额要计入总收入，这样上面的分录就要改变。属于哪种情况由州法律决定；请向您的报税人员问清怎样记您上缴的税。
• 什么需要征税。各州对税基的规定不同，所以以您所在州的申报表为准，而不是 Square 的报告。

应付销售税与银行付款和申报表的核对，请见餐厅销售税与收银系统对账。提交申报表，以及谁可能要为已收取却没有上缴的税承担个人责任（各州不同），请见提交销售税申报表。

退款和争议款项怎样体现在之后的到账款里？

退款会在退款发生的期间减少转账金额，不论原来的销售发生在哪天，所以一笔转账可能比预期少，却没有任何新的销售可以解释。Square 的报告把退款从其被处理的那个期间的收款总额里扣掉，对账报告把退款列在收款总额与转账金额之间的项目中（Square）。

• 两个退款合计数。付款方式报告的退款金额含税和折扣。销售汇总的退货一行不含税，也不含部分退款和自定义金额的退款，Square 把后两者列为按金额退款。记账之前，请先把税与销售额拆开。
• 退款怎么记。在退款发生当天记账，记为销售退回与折让，并相应减少应付销售税（退回的税）和应付小费（退回的小费）；第 334 号出版物说，销售退回与折让包括给顾客的现金或信用退款。如果把它与当天销售额相抵，就看不到您的退款总额了。请见在账上记录退款。
• 争议款项。Square 关于转账和报告的文章没有说明有争议的付款怎样影响转账。如果一笔转账少了一笔钱，对账报告上的退款、手续费或扣留款项都解释不了，请向 Square 取得争议记录，并请教您的报税人员怎么记。不要把差额硬塞进销售额。

银行对接和 Square 同步同时入账时，怎样避免收入被算两次？

销售额只选一个来源，让银行对接只做一件事：把到账款带进来，以便与 Square 清算账户对上。如果同步或一笔来自销售汇总的分录已经记了销售额，而银行对接来的到账款又被记为收入，收入就翻了一倍。

对收付实现制的账，可以每月做一个粗略检验：记在 Square 名下的收入，不应超过同一期间 Square 的收款总额，因为税、小费和礼品卡的钱都包含在这些付款里。收入接近销售额加到账款之和，或者高于收款总额，可能说明重复计算。对权责发生制的账，先扣除尚未收款的发票，以及以前几个月已预收款、本期才兑换礼品卡或交付工作的部分。

1. 选定销售额的来源：同步，或者来自销售汇总的分录。不要两个都用。
2. 让银行对接指向清算账户。每笔到账款对上其转账的清算分录，绝不生成收入行。
3. 用同样的方法检查手续费和退款。如果同步已经记了它们，银行对接或手工分录又记了一遍，费用就翻倍，利润被压低。
4. 每个月结账前，把收入与销售汇总比对一下。

如果某个月已经对完账、结账或提交了申报，而且收入翻了倍，请按账上的重复收入里的步骤处理。

到账时间、截止时间和即时转账，会怎样影响月末？

到账款很少恰好等于某一天或某一个月的销售额。Square 每日转账截止时间之后收到的付款，会进入下一次转账，所以月末有一部分钱留在清算账户里，当月的销售额也就不等于当月的到账款（Square）。

• 截止时间。如果一笔转账缺少您预期的付款，Square 说这些付款很可能是在截止时间之后收的，会在下一笔转账里。付款按销售日期记账，到账款按银行日期记账。
• 月末余额。清算账户的余额应等于最后一个截止时间之后收到的付款，加上 Square 已发出但银行尚未显示的转账，再减去它们的手续费和退款。请把它们逐项列出，并各自对上下一笔转账或银行到账。
• 即时转账和当日转账。Square 的转账标签（用来标明转账所属营业地点）对它们不可用，所以请按日期和金额来对。如果到账款比所列付款减手续费还少，请 Square 说明是哪项扣款，不要把差额硬塞进去。
• 未结订单。还没有结束的订单上的部分付款，在订单关闭之前不会出现在销售汇总里，但对账报告会把部分付款列在转账金额的项目中。账上通常把这笔钱作为客户订金，等订单关闭再转出；税务上何时计入，则取决于会计方法。

销售属于哪个纳税年度，取决于会计方法（第 538 号出版物）。上面提到的礼品卡和预收款负债是账务分录：税务上，预收款一般在收到的那一年计入，权责发生制的企业可以选择把其中一部分推迟一年，这是一种会计方法，要用 3115 表来变更（见同一份出版物）。年末 Square 仍然持有的钱是否算作已收到，取决于事实。请在年末之前请教您的报税人员。请见小企业用收付实现制还是权责发生制。

1099-K 表上的数字与我的 Square 销售额相比，是什么关系？

1099-K 表的第 1a 栏，是全年应申报刷卡付款的总金额，不调整退款、手续费、折扣或其他任何金额（IRS 填报说明）。请把它与顾客通过 Square 付的钱对比，也就是未扣退款、含税和小费的金额，而不是与到账款或净销售额对比。条例自带的示例，是处理商扣除手续费后付给商户的钱少于顾客的刷卡金额，而申报的是整笔刷卡金额（条例）。不论付款笔数多少、金额多小，支付卡处理商都会寄出这份表（IRS）。

如果核对完这些项目后仍有差额，不要把它硬塞进销售额或其他收入。这可能说明某个月、某个营业地点或某个账户没有记入账目，也可能说明您在自己的卡上通过读卡器刷的款项出现在了表上；请见通过 Square 刷个人卡。IRS 还说，1099-K 表可能包含不属于您收入的项目（例如销售税），也可能没有包含您的全部收入（第 334 号出版物）。表格有误或重复是另一个问题：请见有误或已更正的平台税表。适用于各个平台的对接方法，请见把销售额、结算款和 1099-K 表对上。

如果 Square 只是我收款的几种方式之一，有什么不同？

每种收款方式都需要自己的清算账户和自己的报告，因为 Square 的报告只能说明 Square。

• 现金和支票不会出现在 Square 的转账里。如果您在 Square 里录入了它们，在加入收银记录之前，先查看销售汇总是否已经包含了它们，并把它们记入现金，而不是清算账户。否则，请根据收银记录和钱箱点数来记；请见记录每日收银系统销售。
• 渠道和营业地点。Square 的销售汇总可以按营业地点、设备、来源或渠道分组，所以店内销售、线上销售和发票销售在入账之前就可以分开。如果多个营业地点共用一个银行账户，Square 的转账标签可以区分各笔转账；每个营业地点设一个清算账户，或者在每一行上注明营业地点，这样每笔转账都能对上自己的销售。
• 其他处理商、支付应用和平台各需要自己的方法，也各自寄出自己的表。IRS 说，在不同平台上收款，可能会收到不止一份 1099-K 表（IRS）。方法请见：支付处理商的结算款、网店的结算款和通过钱包应用收到的经营款项。

示例

这些示例仅作说明；所有金额均为美元。

一家咖啡馆一天的刷卡销售

一家咖啡馆录入了 $1,000 的销售额、$80 的销售税和 $150 的刷卡小费。假设这笔税由买方承担，小费归员工所有。顾客共付 $1,230。Square 收取 $37 手续费，到账款为 $1,193。

收入是 $1,000，清算账户回到零。如果把 $1,193 的到账款记为销售额，收入就多报了 $193，还藏起了 $37 的手续费。1099-K 表则按整笔 $1,230 计算。

一笔退款让到账款变少

一家美容院周二退了一项 $100 的服务，不涉及税和小费。周四的转账列出 $1,500 的付款，但手续费之前只付了 $1,400，没有任何新的销售能解释这 $100。美容院在周二记退款：借记销售退回与折让 $100，贷记 Square 清算账户 $100。手续费入账之后，周四的到账款就与清算账户对上了。

一家把收入算了两次的商店

一家商店通过同步记了 $20,000 的 Square 销售额。银行对接又带来当月 $19,400 的到账款，并被记为收入。收入显示为 $39,400。如果 $600 的差额全是手续费，正确的账应显示 $20,000 销售额和 $600 手续费，到账款对上清算账户。这个错误让收入多报了 $19,400，同时漏记了 $600 的手续费。

您的情况不同？

• 连续几个月的 Square 到账款被记成了收入，小费和销售税混在销售额里，或者个人开销与它走同一个账户。据此账目提交的税表，总收入和手续费可能有误，用同样数字做的销售税申报表也可能有误。要重做多少年，以及已提交的资料是否需要更正，取决于每一年报了什么。请把销售汇总、转账清单、手续费报告、银行对账单和最近一次的销售税申报表交给记账；缺口更长的情况，请见补做逾期的账。
• 按上面的方法核对之后，您的销售税申报表或 1099-K 表仍与账目对不上。请见应付销售税与申报表对不上，然后把报告交给记账。
• Square 从您的到账款中预扣了税，或者告诉您，您提供的税号不正确。备用预扣税不是手续费。它在所得税税表上作为已预扣的税抵免，合伙企业或 S 公司会把它传给所有人，向付款方提供正确的姓名和税号，通常就能停止预扣（第 307 号专题）。请把通知和 1099-K 表交给记账，按这个方式入账。
• 某个已经提交的月份，收入被算了两次。请见账上的重复收入，然后把已提交的那一年交给记账。
• 1099-K 表有误、重复，或者税号不对。请见有误或已更正的平台税表。
• 您有员工收小费。请见信用卡小费：收入还是负债和工资分录。
• 您经营不止一家公司。请见多家公司的账，然后把每家公司的 Square 报告交给记账。