Kişisel Kartla Ödenen LLC Başlangıç Giderleri: Kayıt ve Geri Ödeme

LLC'nin banka hesabı açılmadan önce kendi kartımla ödediğim başlangıç giderlerini nasıl kaydederim?

Her gideri LLC'nin defterlerine, ödediğiniz gün tarihiyle, aldığı şeyin hesabına yazın ve ödemeyi yapan kişiyi alacaklandırın. Ödeme banka hesabından geçmemiştir, ancak işletme satın alınan şeyi almıştır. Publication 583, bir işletmenin ödenen faturalarını, fişlerini ve makbuzlarını defterlerine kaydetmesi gerektiğini söyler. LLC kurulmadan önce ödenen bir giderde bir adım daha vardır: aşağıdaki kuruluştan önce ödenen giderler bölümüne bakın.

Gideri kaydederken alacak hesabını seçin. Sahip katkısı parayı işletmeye koymuş olur; sonradan çekilen para sahibin çekimidir. Sahibe borç ise LLC'nin size borçlu olduğunu ve size geri ödeyeceğini kaydeder. Çok üyeli LLC'de üyeleri bir bütün olarak değil, ödemeyi yapan üyeyi alacaklandırın. Bkz. LLC'nize sahip katkısı mı borç mu.

Kendinize sonradan geri ödeme: tek üyeli LLC'de bu sahibin çekimidir ve indirilmez. Çok üyeli LLC her üyeye sınırlar içinde geri ödeme yapabilir. İkisi de aşağıda anlatılıyor.

Şu durumlarda vaka basit değildir:

• birden fazla üye ödeme yaptıysa ve paralarını geri istiyorlarsa;
• giderler arasında ekipman veya stok varsa;
• işletme henüz başlamadıysa veya ne zaman başladığını söyleyemiyorsanız;
• LLC şirket olarak vergilendirilmeyi seçtiyse veya siz ödeme yaptıktan sonra ikinci bir üye katıldıysa;
• tek üyeli LLC'nin kuruluş giderleri toplamda $5.000 tutarını aşıyorsa;
• ABD dışında yaşıyorsanız veya ödemeyi yabancı bir hesaptan ya da başka bir para biriminde yaptıysanız;
• defterler zaten tutuluyorsa ve bu giderler dışarıda bırakıldıysa veya doğrudan gider yazıldıysa.

Makbuzları ve kart hesap özetlerini, LLC'nin kuruluş tarihini, faaliyet sözleşmesini, işletmenin ne zaman başladığına dair bir notu ve kimin neyi ödediğini gösteren bir liste toplayın.

Hangi giderler başlangıç gideri, kuruluş gideri, ekipman veya stoktur?

Giderler beş gruba ayrılır ve yalnızca ikisi, başlangıç giderleri ile kuruluş giderleri, ilk yıl $5.000 tutarındaki indirimden yararlanır. Bir giderin hangi gruba girdiği, nasıl ve ne zaman geri kazanılacağını belirler.

Tek üyeli LLC'de kuruluş gideri grubu yoktur. Form 4562 talimatları kuruluş giderlerini yalnızca şirketler (248. madde) ve ortaklıklar (709. madde) için sayar. Yok sayılan bir işletmeyi kurmak için ödenen tutarlar aktifleştirilmelidir (26 CFR 1.263(a)-5(a)(6)); toplamları $5.000 veya altındaysa bu kural uygulanmaz ((d)(3) paragrafı). Aktifleştirme dışında kalan giderler başlangıç grubuna girer ve onun tek sınırına tabi olur (195(c)(1) maddesi). Bu toplamın üzerinde hiçbiri dışarıda kalmaz ve yönetmelik, aktifleştirilen bir kuruluş giderinin nasıl geri kazanılacağını söylemez. Hazırlayıcınızın bunu uygulayabilmesi için kuruluş giderlerini kendi hesabında tutun; kurallar LLC veya şahıs işletmesi için başlangıç giderleri rehberindedir.

LLC kayıt harcı hangi hesaba yazılır: neyi borç, neyi alacak yazmalıyım?

Kuruluş giderleri (tek üyeli LLC'de LLC kuruluş giderleri) için bir varlık hesabını borçlandırın ve ödemeyi yapan sahibi alacaklandırın. Vergi açısından bu giderler aktifleştirilir, ödendiğinde indirilmez; indirim, işletmenin faaliyete başladığı yıl başlar (Publication 583; 195(a) maddesi; 709(a) maddesi). Bir banka veya yatırımcı için tutulan defterler bu giderleri ödendiğinde gider yazabilir; vergi beyannamesi yine bu kurallara uyar. Bu yüzden defterlerinizin hangi esasa göre tutulduğunu hazırlayıcınıza sorun.

Başlangıç giderleri de aynı şekilde Başlangıç giderleri hesabına yazılır. Her yıl, ilk yıl dahil, beyannamenin indirdiği tutarı kaydedin: Amortisman gideri hesabını borçlandırın, gider hesabını (veya birikmiş amortisman hesabını) alacaklandırın.

Bu giderleri sıradan işletme gideri olarak tamamını indirmeyin. Bu yöntem iki veya daha fazla beyannamede kullanıldıktan sonra düzeltme, muhasebe yöntemi değişikliğidir (26 CFR 1.195-1 ve 26 CFR 1.709-1, her ikisinde Örnek 3). İndirim kuralları LLC veya şahıs işletmesi için başlangıç giderleri rehberindedir.

Tek üyeli LLC: kendime geri ödeme yapmak zorunda mıyım ve geri ödeme vergilendirilir mi?

Hayır. Kendinize geri ödeme yapmak bir muhasebe tercihidir ve LLC yok sayılan işletme olarak kaldığı sürece ayrı bir vergilendirilebilir olay değildir. Şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli LLC yok sayılır: IRS sahibi ve LLC'yi tek mükellef olarak görür ve LLC'nin faaliyeti sahibin kendi beyannamesinde, genellikle Schedule C ile bildirilir (IRS). Bu nedenle LLC'nin hesabından sahibe giden para, iki mükellef arasında bir ödeme değil, bir çekimdir.

Bunu sahibin çekimi olarak kaydedin: Sahibin çekimi hesabını borçlandırın, Banka hesabını alacaklandırın. Daha önce Sahibe borç hesabını alacaklandırdıysanız, onun yerine o bakiyeyi borçlandırın. Geri ödemeyi bordro veya gider hesabından geçirmeyin: şahıs işletmesi sahibi kişisel çekimleri indiremez ve işletmenin çalışanı değildir (Publication 334). Kendinize geri ödeme, indirilen tutarı değil, özkaynak hesaplarını değiştirir. Bkz. sahibin çekiminin kaydı.

Çok üyeli LLC: LLC, kendisi kurulmadan önce ödenen giderler için bir üyeye geri ödeme yapabilir mi?

Evet. LLC her üyeye ne borçlu olduğunu kaydeder ve makbuzlara karşılık geri öder; yalnızca bir vergi kuralına, örtülü satış kuralına dikkat eder. İki veya daha fazla üyesi olan LLC, aksini seçmedikçe federal vergide ortaklıktır (IRS).

Örtülü satış kuralı, bir üyeye geri ödenen parayı bir satışın bedeli sayabilir. Bir üye ortaklığa mülk devrettiğinde ve ortaklık aynı üyeye iki yıl içinde, hangi sırayla olursa olsun, para ödediğinde, olgular aksini açıkça göstermedikçe bu devirlerin satış olduğu varsayılır (707(a)(2)(B) maddesi; 26 CFR 1.707-3; Publication 541). Yönetmeliğin satış testi, para dışında bir mülkün devriyle başlar (26 CFR 1.707-3(b)(1)); bu yüzden yalnızca nakit harçlar ödeyen bir üye bu başlangıç şartını karşılamayabilir. Bir üye ayrıca ekipman, stok veya başka mülk koyuyorsa konu önem kazanır; bu yüzden her üyenin tüm devirlerine bakın.

Kuruluş giderleri için bir istisna vardır. Üyeye yapılan ödeme, üyenin LLC'ye devrinden önceki iki yıl içinde ortaklığın kuruluş ve yatırımcı toplama giderleri için yaptığı sermaye harcamalarını geri ödediği ve bunları aşmadığı ölçüde satışın parçası sayılmaz (26 CFR 1.707-4(d)). Bir üye ayrıca mülk devrediyorsa bu sınırlar içinde kalın:

• Kuruluş veya yatırımcı toplama giderlerini iade edin: başvuru harçları, faaliyet sözleşmesinin hazırlanması, ihraç belgeleri. İstisna, reklam gibi diğer başlangıç giderlerini saymaz.
• Üyenin LLC'ye katkı yaptığı tarihten geriye iki yıl sayın. Daha önce ödenen giderler bunun dışında kalır.
• Üyenin ödediğinden fazlasını ödemeyin.
• Ekipman veya stoku ayrı ele alın. Üyenin devrettiği mülk için yapılan sermaye harcamalarının istisnası daha dardır ve mülkün değerine bağlı ek bir üst sınırı vardır.

Mülk katkısı yapan, iki yıl içinde (öncesinde veya sonrasında) LLC'den para alan ve bunu satış dışında bir işlem olarak ele alan üye, beyannamesine Form 8275 veya bir açıklama eklemelidir. Yönetmeliğin istisnaları sermaye için garantili ödemeler, makul imtiyazlı getiriler ve faaliyet nakit akışı dağıtımlarıdır; kuruluş gideri iadesi bunlardan biri değildir (26 CFR 1.707-3(c)(2); 26 CFR 1.707-8; Publication 541). Birden fazla üye tek bir plan kapsamında mülk katarsa, LLC bildirimi hepsi adına yapabilir.

LLC'nin defterlerinde ödemeyi yapan üyeyi alacaklandırın: LLC geri ödeyecekse Üyeye borç, ödemeyecekse o üyenin sermaye hesabı (üyenin koyduğu ve çektiği paranın bakiyesi). Geri ödeme, Üyeye borç hesabının borçlandırılması ve Banka hesabının alacaklandırılmasıdır. Ödemeden önce kararı yazılı hale getirin: faaliyet sözleşmesi veya her gideri, kimin ödediğini, tarihi ve tutarı makbuzlarla birlikte listeleyen imzalı bir üye onayı. Geri ödeme mi yapılacağı yoksa ödemenin sermaye katkısı mı sayılacağı ve LLC kurulduktan sonra üyelerin ödediği giderler için bkz. ortakların kişisel olarak ödediği LLC giderleri.

Başlangıç ve kuruluş giderleri hangi yıl indirilir?

İşletmenin faaliyete başladığı yıl; ödediğiniz yıl değil. Ondan önce hiçbir şey indirilmez. O yıl başlangıç giderleri için, toplamlarının veya $5.000 tutarının düşük olanı indirilebilir; toplam $50.000 tutarını aştığı kadar bu tutar dolar dolar azalır, ancak sıfırın altına inmez. Kuruluş giderleri aynı kuralı $5.000 ve $50.000 ile izler; iki grup ayrı sayılır. Kalan kısım, işletmenin başladığı aydan itibaren 180 ay boyunca eşit olarak indirilir (195(b) maddesi; 709(b) maddesi; Publication 583).

IRS, mükellefin seçimi yapmış olduğunu kabul eder; ayrıca bir açıklama gerekmez. Çok üyeli LLC'de mükellef her üye değil, LLC'nin kendisidir (703(b) maddesi). Bunun yerine aktifleştirmek için, işletmenin başladığı yıl için süresinde, uzatmalar dahil, verilen bir beyannamede bunu belirtin. Her iki tercih de geri alınamaz (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.709-1; Form 4562 talimatları). Nerede bildirileceği ve kuralların ayrıntısı LLC veya şahıs işletmesi için başlangıç giderleri rehberindedir.

İşletmenin ne zaman başladığı olgusal bir sorudur. Ortaklıkta faaliyet sözleşmesini imzalamak yetmez; işletmenin ihtiyaç duyduğu faaliyet varlıklarını edinmek yeterli olabilir (26 CFR 1.709-2). Başlangıç giderleri için 195(c) maddesi tarihi yönetmeliklere bırakır ve 26 CFR 1.195-1 bunu tanımlamaz. Yanlış yılı geri almak pahalıdır: amortisman iki veya daha fazla beyannamede uygulandıktan sonra başlangıç yılını değiştirmek muhasebe yöntemi değişikliğidir.

LLC kurulmadan önce ödenen giderler, kuruluştan sonra ama banka hesabından önce ödenenlerden farklı mıdır?

İndirim açısından değil: indirim, işletmenin ne zaman başladığına bağlıdır; LLC'nin ne zaman kurulduğuna veya hesabının ne zaman açıldığına değil.

• Kuruluştan önce ödenenler. Ödediğiniz gün ortada bir LLC yoktu, bu yüzden gideri kendiniz üstlendiniz. Ortaklığın kuruluş giderleri, işletmeye başlamasından makul bir süre önce yapılmış olabilir; bu nedenle kuruluş öncesi bir avukat ücreti yine de sayılabilir (26 CFR 1.709-2). Yönetmelik, kuruluş öncesi bir ödemenin LLC'nin gideri haline nasıl geldiğini söylemez; bu yüzden seçtiğiniz yolu kaydedin: iade edildi, borç olarak kaldı veya katkı yapıldı.
• Kuruluştan sonra, hesaptan önce ödenenler. LLC vardır ve gider LLC'nindir; yalnızca kişisel parayla ödenmiştir. Kayıtlar aynıdır.
• İşletmenin başladığı gün veya sonrasında ödenenler. Başlangıç giderleri faaliyetler başlamadan önceki giderlerdir (Publication 583; 195(c) maddesi); bu yüzden sonraki bir gider genellikle başlangıç gideri değildir. Ortaklık olarak vergilendirilen LLC'nin kuruluş giderleri, işletmenin başladığı yıla ait ortaklık beyannamesinin uzatmasız son tarihine kadar yapılmışsa yine de sayılabilir (26 CFR 1.709-2). Ekipman ve stok kendi kurallarını izler. Malzeme veya yazılım gibi diğer sonraki giderler, olağan ve gerekli ise indirilebilen işletme giderleridir (Publication 583).

LLC giderlerini kişisel olarak ödemek, kişisel ve işletme parasını da karıştırır; Publication 583 iki hesabı ayrı tutmayı söyler. Bkz. LLC için işletme banka hesabı ve karışmış işletme ve kişisel paranın düzeltilmesi.

İşletme hiç açılmazsa ne olur?

Kısa cevap: bu sayfadaki kanun ve IRS yayınları, hiç başlamamış bir işletmenin giderlerinin nasıl işleneceğini söylemez; bu yüzden giderleri defterlerde tutun ve varsayıma dayanarak indirmeyin. İlk yıl indirimi de amortisman da işletmenin başladığı yıldan itibaren işler.

İşletme başlamış ve sonradan tamamen elden çıkarılmışsa, amortize edilmemiş bakiye 165. madde izin verdiği ölçüde indirilebilir (195(b)(2) maddesi). Tasfiye edilen ve ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC için aynısı kuruluş giderlerine uygulanır; ancak aktifleştirilmiş yatırımcı toplama giderleri için indirim yoktur (709(b) maddesi; 26 CFR 1.709-1). Bir birey için 165. madde, ticari faaliyetteki zararları ve kâr amacıyla yapılan işlemlerdeki zararları kapsar (165(c) maddesi). Hiç başlamamış bir işletmenin bu testi karşılayıp karşılamadığı olgulara bağlıdır ve kanunla belirlenmemiştir. Defterleri, makbuzları ve planın ne zaman ve neden durduğuna dair bir notu saklayın; kararı bir hazırlayıcıya bırakın.

Hangi kayıtlar giderleri kanıtlar?

Her gider için ne alındığını, tutarı ve alıcıyı gösteren bir makbuz veya fatura ile ödemeyi gösteren kart hesap özetini saklayın. Publication 583, kredi kartı hesap özetinin tahsil edilen tutarı, alıcıyı ve işlem tarihini göstermesi gerektiğini ve tek başına ödeme kanıtının indirim sağlamadığını söyler: gideri üstlendiğinizi gösteren faturayı veya satış fişini saklayın.

• Her giderin listesi: tarih, alıcı, ne alındığı, grubu ve kimin ödediği.
• LLC'nin kuruluş tarihi ve işletmenin başladığı tarihin kanıtı, örneğin ilk satış.
• Her ödemenin katkı mı, borç mu yoksa iade mi olduğuna dair yazılı bir kayıt ve her geri ödemenin kanıtı.

İndirimi destekleyen kayıtlar, indirimi talep eden beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar, genellikle beyannameden sonra 3 yıl saklanır. Ekipman kayıtları, ekipmanı elden çıkardığınız yılın zamanaşımı süresi dolana kadar saklanır (Publication 583, Table 3). Amortisman, art arda gelen beyannamelerde 180 ay boyunca talep edilir; bu yüzden bu giderlerin belgelerini ilk yıldan çok sonrasına kadar saklayın. Makbuzlar eksikse bkz. işletme giderleri için kayıp makbuzlar.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Tek üyeli LLC: kişisel kartla ödenen başvuru harcı ve reklam

Bir danışman, 1. Yılın Kasım ayında, henüz LLC banka hesabı yokken kişisel kartıyla $500 eyalet başvuru harcı ve $1.500 açılış öncesi reklam öder. Defterler, ödeme gününün tarihiyle LLC kuruluş giderleri hesabını $500 ve Başlangıç giderleri hesabını $1.500 borçlandırır, Sahip katkısı hesabını $2.000 alacaklandırır. Harcın tek kuruluş gideri olduğunu ve işletmenin ilk müşterisine fatura kestiği 2. Yılın Mart ayında başladığını varsayın.

• 1. Yıl: işletme başlamadığı için hiçbir şey indirilmez.
• 2. Yıl: $500 harç, tek üyeli LLC'nin kuruluş giderleri için olan $5.000 sınırının altında olduğundan başlangıç grubuna girer. Grubun toplamı $2.000'dır ve kendi $5.000 sınırının altındadır; bu yüzden tamamı indirilir. Mayıs ayında LLC hesabından kişisel hesabına $2.000 aktarır. Defterler $2.000 tutarında bir çekim gösterir: gelir değildir, gider değildir ve indirimi değiştirmez.

Üç üyeli LLC: üyelere geri ödeme

Üç üye, LLC kurulmadan önceki iki ayda, LLC'yi kurmak için her biri $4.000 hukuki ve başvuru gideri öder; toplam $12.000'dır. LLC, Kuruluş giderleri hesabını $12.000 borçlandırır ve her üye için Üyeye borç hesabını $4.000 alacaklandırır. Kuruluştan altı ay sonra, giderleri listeleyen imzalı bir üye onayı uyarınca ve makbuzlara karşılık her üyeye $4.000 öder. Bu örnekte üçü de yalnızca nakit koyduğundan, yönetmeliğe göre satış testi başlamaz. Biri ayrıca ekipman da koymuş olsaydı, ödemelerin istisnaya uyması gerekirdi.

LLC, 2. Yılın Temmuz ayında faaliyete başlar. 2. Yıl için $5.000 indirir; buna 180 aya yayılan kalan $7.000'in altı ayı eklenir, yani yaklaşık $233, toplamda yaklaşık $5.233.

Karışık giderler: stok ve dizüstü bilgisayar

Tek üyeli bir LLC'nin sahibi kişisel kartıyla $3.000 stok, $900 değerinde bir dizüstü bilgisayar ve $1.200 açılış öncesi reklam alır. Defterler Stok hesabını $3.000, Ekipman hesabını $900 ve Başlangıç giderleri hesabını $1.200 borçlandırır, Sahip katkısı hesabını $5.100 alacaklandırır. Yalnızca $1.200 başlangıç giderdir. Stok, satıldıkça satılan malın maliyeti olur. Dizüstü bilgisayar amortismana tabi tutulur ya da seçilirse 179. madde kapsamında indirilir; bu, satın alındığı tarihte değil, işletme için kullanıma alındığı tarihte başlar (Publication 946). İşletme yıl sonuna kadar başlamamışsa $1.200'ın hiçbiri henüz indirilmez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Birkaç üye ödeme yaptı ve geri ödeme istiyor: LLC ödeme yapmadan önce iade sınırları geçerlidir; kayıtlar ve yazılı belge bunlara uymalıdır. İkisini de kurmak için muhasebe desteği alın.
• Giderler arasında ekipman veya stok var ya da bunlara önceden sahiptiniz: ayrıca mülk katan bir üye için iki yıllık satış kuralı devreye girer. Bkz. kişisel varlıkları LLC'nize koymak ve önceden sahip olduğunuz başlangıç stoku; her gideri doğru grupta kaydetmek için muhasebe desteği alın.
• İşletme henüz başlamadı veya ne zaman başladığını söyleyemiyorsunuz: başlangıç tarihi indirimin yılını belirler ve amortize etme ya da aktifleştirme tercihi bir kez yapıldıktan sonra geri alınamaz. İlk beyannameden önce tarihi bir hazırlayıcıyla netleştirin ve o zamana kadar giderleri doğru hesaplarda tutmak için muhasebe desteği alın.
• Defterler tutuluyor ve bu giderler dışarıda bırakıldı veya doğrudan gider yazıldı: bkz. gecikmiş defterleri tamamlamak ve muhasebe desteği alın.
• Tek üyeli LLC'nin kuruluş giderleri $5.000 tutarını aşıyor: hiçbiri başlangıç gideri değildir ve yönetmelik nasıl geri kazanılacaklarını söylemez. Hazırlayıcı için bunları ayrı bir satırda tutmak üzere muhasebe desteği alın.
• LLC şirket olarak vergilendirilmeyi seçti veya siz ödeme yaptıktan sonra ikinci bir üye katıldı: şirket seçiminde kuruluş giderleri yukarıdaki ortaklık kurallarını değil, şirket kurallarını (248. madde) izler; bkz. şirketleşmeden önceki başlangıç giderleri. İkinci bir üye, aksi seçilmedikçe LLC'yi vergi açısından ortaklık yapar (IRS); bu yüzden daha önce ödediğiniz giderlerin nasıl işleneceğini bir hazırlayıcıya sorun. Bunları kaydetmek için muhasebe desteği alın.
• LLC'ye ABD dışından sahipsiniz, yabancı bir hesaptan veya başka bir para biriminde ödeme yaptınız: yabancı sahipli tek üyeli LLC, kuruluşuyla bağlantılı olarak ödenen veya alınan tutarları, katkıları ve dağıtımları Form 5472 ile bildirir (talimatlar). Eksik veya önemli ölçüde yetersiz verilen bir form $25.000 ceza getirir. Bkz. yabancı sahipli LLC için işlem kayıtları ve ABD defterlerinde yabancı para birimi; her aktarımı kaydetmek için muhasebe desteği alın.
• LLC'ye eşler sahip: LLC'ye eyalet kanununa göre toplu mal rejimi kapsamında yalnızca çift sahipse ve başka sahip yoksa, LLC tek sahip olarak ya da ortaklık olarak bildirilebilir; toplu mal rejimi olmayan bir eyalette ortaklık olarak beyanname verilir (IRS). Bkz. eş ve aile LLC'leri.
• Defterleri hâlâ kuruyorsunuz: bkz. yeni bir LLC için defterlerin kurulması.