Frais de démarrage d'une LLC payés avec une carte personnelle

Comment inscrire les frais de démarrage que j'ai payés avec ma carte personnelle avant que la LLC ait un compte bancaire?

Inscrivez chaque dépense dans les livres de la LLC, à la date où vous l'avez payée, dans le compte de ce qu'elle a servi à acheter, et créditez la personne qui l'a payée. Le compte bancaire n'a pas vu le paiement, mais l'entreprise a reçu ce qui a été acheté. La Publication 583 indique que les factures de fournisseurs payées, les factures et les reçus qu'une entreprise génère sont ce que vous inscrivez dans vos livres. Une dépense payée avant l'existence de la LLC demande une étape de plus : voyez la section sur les frais payés avant la constitution, plus bas.

Choisissez le crédit au moment d'inscrire la dépense. Apport du propriétaire met l'argent dans l'entreprise; l'argent retiré plus tard est un retrait. Dû au propriétaire consigne que la LLC vous doit de l'argent et vous le remboursera. Dans une LLC à plusieurs membres, créditez le membre qui a payé, et non les membres en bloc. Voyez apport du propriétaire ou prêt à votre LLC.

Se rembourser plus tard : dans une LLC à membre unique, c'est un retrait, qui n'est pas déductible. Une LLC à plusieurs membres peut rembourser chaque membre, dans certaines limites. Les deux cas sont traités plus bas.

Votre cas n'est pas simple si :

• plus d'un membre a payé et veut être remboursé;
• les frais comprennent de l'équipement ou des stocks;
• l'entreprise n'a pas encore démarré, ou vous ne pouvez pas dire à quel moment elle a démarré;
• la LLC a choisi d'être imposée comme une société, ou un deuxième membre s'est joint après vos paiements;
• les frais de constitution d'une LLC à membre unique dépassent ensemble 5 000 $;
• vous vivez hors des États-Unis, ou vous avez payé depuis un compte étranger ou dans une autre devise;
• les livres sont déjà tenus et ces frais ont été omis ou passés en charges.

Rassemblez les reçus et les relevés de carte, la date de constitution de la LLC, la convention d'exploitation, une note indiquant quand l'entreprise a démarré, et la liste de qui a payé quoi.

Quels frais sont des frais de démarrage, des frais d'organisation, de l'équipement ou des stocks?

Les frais se répartissent en cinq groupes, et seuls deux donnent droit au montant de 5 000 $ la première année : les frais de démarrage et les frais d'organisation. Le groupe d'une dépense détermine comment et quand elle est récupérée.

Une LLC à membre unique n'a pas de groupe de frais d'organisation. Les instructions du formulaire 4562 ne mentionnent les frais d'organisation que pour les sociétés (article 248) et les sociétés de personnes (article 709). Les sommes payées pour constituer une entité ignorée doivent être inscrites à l'actif (26 CFR 1.263(a)-5(a)(6)), sauf si leur total ne dépasse pas 5 000 $ (paragraphe (d)(3)). Les frais qui y échappent rejoignent le groupe des frais de démarrage et sa limite unique (article 195(c)(1)). Au-delà de ce total, aucun n'y échappe, et le règlement ne dit pas comment un frais de constitution inscrit à l'actif est récupéré. Gardez les frais de constitution dans un compte distinct pour que le préparateur de déclarations de revenus puisse appliquer cette règle; les règles se trouvent dans frais de démarrage d'une LLC ou d'un entrepreneur individuel.

Quel compte reçoit les frais d'inscription de la LLC : que dois-je débiter et créditer?

Débitez un compte d'actif pour les frais d'organisation (frais de constitution, pour une LLC à membre unique) et créditez le propriétaire qui a payé. Sur le plan fiscal, ces frais sont inscrits à l'actif et non déduits au moment du paiement; toute déduction commence l'année où l'entreprise démarre (Publication 583; article 195(a); article 709(a)). Les livres tenus pour un prêteur ou un investisseur peuvent les passer en charges au moment du paiement, et la déclaration de revenus suit tout de même ces règles : demandez à votre préparateur quelle base vos livres utilisent.

Les frais de démarrage vont de la même façon dans un compte Frais de démarrage. Chaque année, y compris la première, inscrivez ce que la déclaration déduit : débitez Charge d'amortissement, créditez le compte des frais (ou un compte d'amortissement cumulé).

Ne déduisez pas ces frais en entier comme des dépenses d'entreprise ordinaires. Une fois que deux déclarations ou plus ont utilisé cette méthode, la corriger constitue un changement de méthode comptable (26 CFR 1.195-1 et 26 CFR 1.709-1, exemple 3 dans chacun). Les règles de déduction se trouvent dans frais de démarrage d'une LLC ou d'un entrepreneur individuel.

LLC à membre unique : dois-je me rembourser, et le remboursement est-il imposable?

Non. Vous rembourser est un choix de tenue de livres, et tant que la LLC reste une entité ignorée (que l'IRS ignore aux fins de l'impôt), ce n'est pas un événement imposable distinct. Une LLC à membre unique qui n'a pas choisi d'être traitée comme une société est une entité ignorée : l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, considère le propriétaire et la LLC comme un seul contribuable, et l'activité de la LLC figure dans la déclaration de revenus du propriétaire, généralement à l'annexe C (IRS). L'argent qui passe du compte de la LLC au propriétaire est donc un retrait, et non un paiement entre deux contribuables.

Inscrivez-le comme un retrait du propriétaire : débitez Retrait du propriétaire, créditez Banque. Si vous aviez crédité Dû au propriétaire plus tôt, débitez plutôt ce solde. Ne faites pas passer le remboursement par la paie ni par un compte de dépenses : un entrepreneur individuel ne peut pas déduire ses retraits personnels et n'est pas un employé de son entreprise (Publication 334). Vous rembourser modifie les comptes de capitaux propres, et non le montant déduit. Voyez comment inscrire le retrait d'un propriétaire.

LLC à plusieurs membres : la LLC peut-elle rembourser un membre pour des frais payés avant son existence?

Oui. La LLC inscrit ce qu'elle doit à chaque membre et rembourse sur présentation des reçus, en tenant compte d'une règle fiscale, celle de la vente déguisée. Une LLC de deux membres ou plus est une société de personnes aux fins de l'impôt fédéral, sauf choix contraire (IRS).

La règle de la vente déguisée peut traiter l'argent remboursé à un membre comme le prix d'une vente. Quand un membre transfère un bien à une société de personnes et que celle-ci lui verse de l'argent dans un délai de deux ans, dans l'un ou l'autre ordre, les transferts sont présumés constituer une vente, sauf si les faits montrent clairement le contraire (article 707(a)(2)(B); 26 CFR 1.707-3; Publication 541). Le critère de vente du règlement part d'un transfert de bien autre que de l'argent (26 CFR 1.707-3(b)(1)), de sorte qu'un membre qui n'a payé que des frais en argent peut ne pas remplir ce point de départ. La règle compte quand un membre apporte aussi de l'équipement, des stocks ou un autre bien : examinez donc l'ensemble des transferts de chaque membre.

Une exception vise les frais de constitution. Un paiement à un membre n'est pas traité comme une partie d'une vente dans la mesure où il rembourse, sans les dépasser, les dépenses en capital que le membre a engagées pour les frais d'organisation et de syndication de la société de personnes dans les deux ans précédant son transfert à la LLC (26 CFR 1.707-4(d)). Si un membre transfère aussi un bien, restez à l'intérieur de cette exception :

• Remboursez les frais d'organisation ou de syndication : frais de dépôt, rédaction de la convention d'exploitation, documents d'offre. L'exception ne nomme pas les autres frais de démarrage, comme la publicité.
• Comptez deux ans en arrière à partir de la date où le membre fait son apport à la LLC. Les frais payés plus tôt sont hors de l'exception.
• Ne payez pas plus que ce que le membre a payé.
• Traitez séparément l'équipement ou les stocks. Les dépenses en capital sur un bien que le membre transfère relèvent d'une exception plus étroite, avec un plafond de plus lié à la valeur du bien.

Un membre qui apporte un bien, reçoit de l'argent de la LLC dans un délai de deux ans (avant ou après) et ne traite pas cela comme une vente doit joindre le formulaire 8275 ou un état à sa déclaration. Les exceptions du règlement sont les paiements garantis pour le capital, les rendements préférentiels raisonnables et les distributions de flux de trésorerie d'exploitation; le remboursement de frais de constitution n'en fait pas partie (26 CFR 1.707-3(c)(2); 26 CFR 1.707-8; Publication 541). Si plusieurs membres apportent des biens dans le cadre d'un même plan, la LLC peut faire la divulgation pour tous.

Dans les livres de la LLC, créditez le membre qui a payé : Dû au membre si la LLC le remboursera, ou le compte de capital de ce membre (le solde courant de l'argent que le membre a mis et retiré) sinon. Rembourser, c'est débiter Dû au membre et créditer Banque. Avant de payer, mettez la décision par écrit : la convention d'exploitation ou un consentement signé des membres qui énumère chaque dépense, qui a payé, la date et le montant, avec les reçus. Pour décider de rembourser ou de traiter un paiement comme un apport, et pour les frais que les membres paient après l'existence de la LLC, voyez frais de la LLC payés personnellement par un associé.

Pendant quelle année déduit-on les frais de démarrage et d'organisation?

L'année où l'entreprise démarre, et non l'année où vous avez payé. Rien n'est déduit avant. Cette année-là, les frais de démarrage donnent droit au moins élevé de leur total ou de 5 000 $, réduit dollar pour dollar du montant par lequel le total dépasse 50 000 $, sans passer sous zéro. Les frais d'organisation suivent la même règle avec 5 000 $ et 50 000 $, et les deux groupes sont comptés séparément. Le reste est déduit également sur 180 mois, à partir du mois où l'entreprise démarre (article 195(b); article 709(b); Publication 583).

L'IRS considère que le contribuable a fait le choix de déduire, sans qu'un état soit nécessaire; dans une LLC à plusieurs membres, le contribuable est la LLC, et non chaque membre (article 703(b)). Pour inscrire les frais à l'actif plutôt que de les déduire, dites-le dans une déclaration produite à temps, prolongations comprises, pour l'année où l'entreprise démarre. L'un ou l'autre choix est irrévocable (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.709-1; instructions du formulaire 4562). L'endroit où le déclarer et les règles en détail se trouvent dans frais de démarrage d'une LLC ou d'un entrepreneur individuel.

Le moment où l'entreprise démarre est une question de fait. Pour une société de personnes, signer la convention d'exploitation ne suffit pas, et l'acquisition des actifs d'exploitation dont l'entreprise a besoin peut suffire (26 CFR 1.709-2). Pour les frais de démarrage, l'article 195(c) laisse la date aux règlements et le 26 CFR 1.195-1 ne la définit pas. Se tromper d'année coûte cher à corriger : une fois que l'amortissement a été pris dans deux déclarations ou plus, changer l'année de départ est un changement de méthode comptable.

Les frais payés avant la constitution de la LLC diffèrent-ils de ceux payés après la constitution, mais avant l'ouverture du compte bancaire?

Pas dans la façon de les déduire : la déduction suit le moment où l'entreprise démarre, et non celui de la constitution de la LLC ni de l'ouverture de son compte.

• Payés avant la constitution. Aucune LLC n'existait le jour où vous avez payé : vous avez donc engagé la dépense vous-même. Les frais d'organisation d'une société de personnes peuvent être engagés dès un délai raisonnable avant qu'elle commence ses activités, si bien qu'un honoraire juridique payé avant la constitution peut quand même compter (26 CFR 1.709-2). Le règlement ne dit pas comment un paiement fait avant la constitution devient une dépense de la LLC : inscrivez donc la voie que vous avez choisie, soit remboursée, due ou apportée.
• Payés après la constitution, avant l'ouverture du compte. La LLC existe et la dépense est la sienne, payée avec des fonds personnels. Les écritures sont les mêmes.
• Payés le jour où l'entreprise démarre ou après. Les frais de démarrage sont des dépenses engagées avant le début des activités (Publication 583; article 195(c)), de sorte qu'une dépense plus tardive n'en est généralement pas une. Les frais d'organisation d'une LLC imposée comme société de personnes peuvent quand même être admissibles s'ils sont engagés au plus tard à la date d'échéance, sans prolongation, de la déclaration de la société de personnes pour l'année où l'entreprise démarre (26 CFR 1.709-2). L'équipement et les stocks suivent leurs propres règles. Les autres dépenses plus tardives, comme les fournitures ou les logiciels, sont des dépenses d'exploitation, déductibles si elles sont ordinaires et nécessaires (Publication 583).

Payer personnellement les frais de la LLC mélange aussi l'argent personnel et l'argent de l'entreprise; la Publication 583 demande de garder les deux comptes séparés. Voyez un compte bancaire d'entreprise pour une LLC et corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise.

Et si l'entreprise n'ouvre jamais?

En bref : la loi et les publications de l'IRS citées sur cette page ne disent pas comment traiter les frais d'une entreprise qui n'a jamais démarré; gardez-les donc dans les livres et ne les déduisez pas par supposition. La déduction de la première année et l'amortissement partent tous deux de l'année où l'entreprise démarre.

Si l'entreprise a démarré puis a été entièrement cédée ou fermée, le solde non amorti peut être déduit dans la mesure permise par l'article 165 (article 195(b)(2)). Pour une LLC imposée comme société de personnes qui est liquidée, la même règle vaut pour les frais d'organisation, mais les frais de syndication inscrits à l'actif ne donnent aucune déduction (article 709(b); 26 CFR 1.709-1). Pour un particulier, l'article 165 vise les pertes subies dans une entreprise et dans une opération conclue en vue d'un profit (article 165(c)). Savoir si une entreprise qui n'a jamais démarré remplit ce critère dépend des faits, et la loi ne le tranche pas. Conservez les livres, les reçus et une note de quand et pourquoi le projet s'est arrêté, et faites trancher par un préparateur.

Quels documents prouvent les frais?

Gardez un reçu ou une facture pour chaque dépense indiquant ce qui a été acheté, le montant et le bénéficiaire, ainsi que le relevé de carte qui montre le paiement. La Publication 583 indique qu'un relevé de carte de crédit doit montrer le montant débité, le bénéficiaire et la date de l'opération, et que la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction : gardez la facture ou le bordereau de vente qui montre que vous avez engagé la dépense.

• Une liste de chaque dépense : date, bénéficiaire, ce qu'elle a servi à acheter, son groupe et qui a payé.
• La date de constitution de la LLC, et une preuve de la date où l'entreprise a démarré, comme la première vente.
• Un document écrit indiquant si chaque paiement a été apporté, dû ou remboursé, et la preuve de chaque remboursement.

Les documents qui appuient une déduction se conservent jusqu'à l'expiration du délai de prescription de la déclaration qui la demande, généralement 3 ans après la production. Les documents sur l'équipement se conservent jusqu'à l'expiration du délai de prescription de l'année où vous vendez ou cédez le bien (Publication 583, tableau 3). L'amortissement est demandé déclaration après déclaration sur une période pouvant aller jusqu'à 180 mois : gardez donc les pièces de ces frais bien après la première année. S'il manque des reçus, voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

LLC à membre unique : frais de dépôt et publicité payés avec une carte personnelle

En novembre de l'année 1, une consultante paie 500 $ de frais de dépôt de l'État et 1 500 $ de publicité avant l'ouverture avec une carte personnelle, avant d'avoir un compte bancaire pour sa LLC. Les livres débitent Frais de constitution 500 $ et Frais de démarrage 1 500 $, et créditent Apport du propriétaire 2 000 $, chacun à la date de son paiement. Supposons que ces frais de dépôt soient ses seuls frais de constitution et que son entreprise démarre en mars de l'année 2, quand elle facture son premier client.

• Année 1 : rien n'est déduit, car l'entreprise n'a pas démarré.
• Année 2 : les frais de 500 $ sont sous la limite de 5 000 $ applicable aux frais de constitution d'une LLC à membre unique, et ils rejoignent donc le groupe des frais de démarrage. Le groupe totalise 2 000 $, sous sa propre limite de 5 000 $, et tout est donc déduit. En mai, elle transfère 2 000 $ du compte de la LLC à son compte personnel. Les livres montrent un retrait de 2 000 $ : ce n'est ni un revenu ni une dépense, et la déduction ne change pas.

LLC à trois membres : rembourser les membres

Trois membres paient chacun 4 000 $ de frais juridiques et de dépôt pour constituer la LLC, soit 12 000 $ en tout, au cours des deux mois qui précèdent son existence. La LLC débite Frais d'organisation 12 000 $ et crédite Dû au membre 4 000 $ pour chacun. Six mois après la constitution, elle verse 4 000 $ à chaque membre sur présentation des reçus, en vertu d'un consentement signé des membres qui énumère les frais. Dans cet exemple, les trois n'ont apporté que de l'argent : le critère de vente ne s'enclencherait donc pas selon le règlement. Si l'un d'eux avait aussi apporté de l'équipement, les paiements auraient dû entrer dans l'exception.

La LLC démarre ses activités en juillet de l'année 2. Pour l'année 2, elle déduit 5 000 $, plus six mois du reste de 7 000 $ étalé sur 180 mois, soit environ 233 $, ou environ 5 233 $ en tout.

Frais mixtes : stocks et ordinateur portable

Le propriétaire d'une LLC à membre unique achète 3 000 $ de stocks, un ordinateur portable de 900 $ et 1 200 $ de publicité avant l'ouverture avec une carte personnelle. Les livres débitent Stocks 3 000 $, Équipement 900 $ et Frais de démarrage 1 200 $, et créditent Apport du propriétaire 5 100 $. Seuls les 1 200 $ sont des frais de démarrage. Les stocks deviennent un coût des marchandises vendues à mesure qu'ils sont vendus. L'ordinateur est amorti, ou déduit en vertu de l'article 179 si le choix est fait, à partir du moment où il est mis en service pour l'entreprise, et non quand il est acheté (Publication 946). Si l'entreprise n'a pas démarré à la fin de l'année, aucune partie des 1 200 $ n'est encore déduite.

Votre situation est différente?

• Plusieurs membres ont payé et veulent être remboursés : les limites de remboursement s'appliquent avant que la LLC paie, et les écritures et le document écrit doivent y correspondre. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour mettre les deux en place.
• Les frais comprennent de l'équipement ou des stocks, ou vous les déteniez déjà : un membre qui apporte aussi un bien fait entrer en jeu la règle de vente de deux ans. Voyez apporter des biens personnels à votre LLC et stocks de départ que vous déteniez déjà, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour inscrire chaque dépense dans le bon groupe.
• L'entreprise n'a pas démarré, ou vous ne pouvez pas dire quand elle l'a fait : la date de démarrage fixe l'année de la déduction, et le choix d'amortir ou d'inscrire à l'actif ne peut pas être annulé une fois fait. Faites fixer la date par un préparateur avant la première déclaration, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour garder les frais dans les bons comptes d'ici là.
• Les livres sont tenus et ces frais ont été omis ou passés en charges : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les frais de constitution d'une LLC à membre unique dépassent 5 000 $ : aucun n'est un frais de démarrage, et le règlement ne dit pas comment ils sont récupérés. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour les garder sur une ligne distincte à l'intention du préparateur.
• La LLC a choisi d'être imposée comme une société, ou un deuxième membre s'est joint après vos paiements : avec le choix d'être imposée comme une société, les frais d'organisation suivent les règles des sociétés (article 248), et non les règles des sociétés de personnes ci-dessus; voyez frais de démarrage avant la constitution en société. Un deuxième membre fait de la LLC une société de personnes aux fins de l'impôt, sauf choix contraire (IRS); faites donc dire par un préparateur comment les frais que vous avez payés plus tôt sont traités. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour les inscrire.
• Vous détenez la LLC depuis l'extérieur des États-Unis, ou vous avez payé depuis un compte étranger ou dans une autre devise : une LLC à membre unique détenue par un étranger déclare sur le formulaire 5472 les sommes payées ou reçues en lien avec sa constitution, ainsi que les apports et les distributions (instructions). Un formulaire manquant ou sensiblement incomplet entraîne une pénalité de 25 000 $. Voyez registres d'une LLC détenue par un étranger et devises étrangères dans les livres américains, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour inscrire chaque transfert.
• Des conjoints détiennent la LLC : un couple qui la détient en entier comme biens communs en vertu de la loi de l'État, sans autre propriétaire, peut la déclarer comme un seul propriétaire ou comme une société de personnes; dans un État sans régime de biens communs, elle produit comme société de personnes (IRS). Voyez LLC de conjoints et de famille.
• Vous êtes encore en train de mettre vos livres en place : voyez mettre en place les livres d'une nouvelle LLC.