Custos da LLC pagos no cartão pessoal: como lançar e se reembolsar

Como lanço os custos de início de atividades que paguei no meu cartão antes de a LLC ter conta bancária?

Lance cada custo na escrituração contábil da LLC, com a data em que você pagou, na conta do que foi comprado, e credite quem pagou. A conta bancária não viu o pagamento, mas o negócio recebeu o que foi comprado. A Publication 583 diz que o que se registra na escrituração são as contas pagas, as faturas e os recibos que o negócio gera. Um custo pago antes de a LLC existir exige mais uma etapa: veja a seção sobre custos pagos antes da constituição, abaixo.

Escolha o crédito ao lançar o custo. Aporte do proprietário coloca o dinheiro no negócio; o que for retirado depois é uma retirada. A pagar ao proprietário registra que a LLC deve esse valor a você e vai reembolsá-lo. Na LLC com vários membros, credite o membro que pagou, não os membros como grupo. Veja aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC.

Reembolso ao proprietário depois: na LLC de um único membro, é uma retirada, que não é dedutível. A LLC com vários membros pode reembolsar cada membro, dentro de limites. Os dois casos estão explicados abaixo.

O caso não é simples se:

• mais de um membro pagou e todos querem o dinheiro de volta;
• os custos incluem equipamentos ou estoque;
• o negócio ainda não começou, ou você não sabe dizer quando começou;
• a LLC optou por ser tributada como corporação, ou um segundo membro entrou depois de você pagar;
• os custos de constituição de uma LLC de um único membro, somados, passam de $5.000;
• você mora fora dos EUA, ou pagou de uma conta no exterior ou em outra moeda;
• a escrituração contábil já está rodando e esses custos ficaram de fora ou foram lançados como despesa.

Reúna os recibos e as faturas do cartão, a data de constituição da LLC, o acordo operacional, uma nota com a data em que o negócio começou e uma lista de quem pagou o quê.

Quais custos são de início de atividades, de organização, equipamentos ou estoque?

Os custos se dividem em cinco grupos, e só dois recebem o valor de $5.000 no primeiro ano: custos de início de atividades e custos de organização. O grupo em que o custo entra define como e quando ele é recuperado.

A LLC de um único membro não tem o grupo de custos de organização. As instruções do Form 4562 listam custos de organização apenas para corporações (seção 248) e sociedades de pessoas (seção 709). Os valores pagos para constituir uma entidade desconsiderada devem ser capitalizados (26 CFR 1.263(a)-5(a)(6)), a menos que somem $5.000 ou menos (parágrafo (d)(3)). Os custos que escapam dessa regra entram no grupo de início de atividades e no limite único dele (seção 195(c)(1)). Acima desse total, nenhum escapa, e a regulamentação não diz como se recupera um custo de constituição capitalizado. Mantenha os custos de constituição em uma conta própria para que o preparador possa aplicar essa regra; as regras estão em custos de início de atividades de uma LLC ou empresário individual.

Em qual conta entra a taxa de registro da LLC: o que debito e o que credito?

Debite uma conta de ativo para custos de organização (custos de constituição, na LLC de um único membro) e credite o proprietário que pagou. Para fins fiscais, esses custos são capitalizados, não deduzidos quando pagos, e qualquer dedução começa no ano em que o negócio começa a operar (Publication 583; seção 195(a); seção 709(a)). A escrituração feita para um banco ou investidor pode lançá-los como despesa quando pagos, mas a declaração de imposto de renda segue estas regras. Pergunte ao preparador qual base a sua escrituração usa.

Os custos de início de atividades vão do mesmo modo para uma conta de Custos de início de atividades. A cada ano, inclusive o primeiro, lance o que a declaração deduz: debite Despesa de amortização e credite a conta do custo (ou uma conta de amortização acumulada).

Não deduza esses custos por inteiro como despesas comuns do negócio. Depois que duas ou mais declarações usaram esse método, corrigi-lo é uma mudança de método contábil (26 CFR 1.195-1 e 26 CFR 1.709-1, Exemplo 3 em cada um). As regras de dedução estão em custos de início de atividades de uma LLC ou empresário individual.

LLC de um único membro: preciso me reembolsar, e o reembolso é tributável?

Não. Reembolsar-se é uma escolha de escrituração contábil e, enquanto a LLC continuar desconsiderada, não é um fato tributável à parte. A LLC de um único membro que não optou por tratamento de corporação é desconsiderada: o IRS trata o proprietário e a LLC como um só contribuinte, e a atividade da LLC é informada na declaração do próprio proprietário, em geral no Schedule C (IRS). O dinheiro que sai da conta da LLC para o proprietário é, portanto, uma retirada, não um pagamento entre dois contribuintes.

Lance como retirada do proprietário: debite Retirada do proprietário e credite Banco. Se você creditou A pagar ao proprietário antes, debite esse saldo. Não passe o reembolso pela folha de pagamento nem por uma conta de despesa: o empresário individual não pode deduzir retiradas pessoais e não é empregado do próprio negócio (Publication 334). O reembolso muda as contas de patrimônio líquido, não o valor deduzido. Veja como lançar a retirada do proprietário.

LLC com vários membros: a LLC pode reembolsar um membro por custos pagos antes de ela existir?

Sim. A LLC registra o que deve a cada membro e reembolsa contra os recibos, atenta a uma regra fiscal, a da venda disfarçada. Nos impostos federais, a LLC com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas, a menos que opte por outro regime (IRS).

A regra da venda disfarçada pode tratar o dinheiro devolvido a um membro como o preço de uma venda. Quando um membro transfere um bem para uma sociedade de pessoas e a sociedade paga dinheiro a esse membro em até dois anos, em qualquer ordem, presume-se que as transferências são uma venda, a menos que os fatos mostrem claramente o contrário (seção 707(a)(2)(B); 26 CFR 1.707-3; Publication 541). O teste de venda da regulamentação parte da transferência de um bem que não seja dinheiro (26 CFR 1.707-3(b)(1)); por isso, o membro que pagou apenas taxas em dinheiro pode não chegar a esse ponto de partida. A regra importa quando o membro também aporta equipamentos, estoque ou outros bens, então olhe o conjunto de transferências de cada membro.

Uma exceção cobre os custos de constituição. O pagamento a um membro não é tratado como parte de uma venda na medida em que reembolsa, sem ultrapassar, os gastos de capital que o membro teve com custos de organização e de captação de investidores da sociedade nos dois anos anteriores à transferência dele para a LLC (26 CFR 1.707-4(d)). Se um membro também transfere um bem, fique dentro dela:

• Reembolse custos de organização ou de captação de investidores: taxas de registro, redação do acordo operacional, documentos de oferta. A exceção não cita outros custos de início de atividades, como publicidade.
• Conte dois anos para trás a partir da data em que o membro aporta à LLC. Custos pagos antes disso ficam fora da exceção.
• Não pague mais do que o membro pagou.
• Trate equipamentos e estoque à parte. Os gastos de capital com um bem que o membro transfere têm uma exceção mais estreita, com um teto extra ligado ao valor do bem.

O membro que aporta um bem, recebe dinheiro da LLC em até dois anos (antes ou depois) e trata isso como algo diferente de uma venda deve anexar o Form 8275 ou uma declaração à sua declaração de imposto de renda. As exceções da regulamentação são pagamentos garantidos por capital, retornos preferenciais razoáveis e distribuições do fluxo de caixa operacional; o reembolso de custos de constituição não é uma delas (26 CFR 1.707-3(c)(2); 26 CFR 1.707-8; Publication 541). Se vários membros aportam bens dentro de um mesmo plano, a LLC pode fazer a divulgação por todos eles.

Na escrituração contábil da LLC, credite o membro que pagou: A pagar ao membro, se a LLC vai reembolsá-lo, ou a conta de capital dele (o saldo corrente do dinheiro que o membro colocou e retirou), se não for. O reembolso é: débito em A pagar ao membro, crédito em Banco. Antes de pagar, registre a decisão por escrito: o acordo operacional ou um consentimento assinado dos membros, listando cada custo, quem pagou, a data e o valor, com os recibos. Se é melhor reembolsar ou tratar o pagamento como aporte de capital, e os custos que os membros pagam depois de a LLC existir, estão em despesas da LLC pagas pelos sócios com dinheiro pessoal.

Em que ano os custos de início de atividades e de organização são deduzidos?

No ano em que o negócio começa a operar, não no ano em que você pagou. Nada é deduzido antes disso. Nesse ano, os custos de início de atividades podem ser deduzidos até o menor valor entre o total e $5.000, reduzido dólar por dólar pelo valor em que o total passa de $50.000, sem ficar abaixo de zero. Os custos de organização seguem a mesma regra, com $5.000 e $50.000, e os dois grupos são contados separadamente. O restante é deduzido em partes iguais ao longo de 180 meses, a partir do mês em que o negócio começa a operar (seção 195(b); seção 709(b); Publication 583).

O IRS trata o contribuinte como se tivesse feito a opção, sem precisar de declaração; na LLC com vários membros, o contribuinte é a LLC, não cada membro (seção 703(b)). Para capitalizar em vez de deduzir, diga isso em uma declaração entregue no prazo, incluindo prorrogações, do ano em que o negócio começa a operar. As duas escolhas são irrevogáveis (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.709-1; instruções do Form 4562). Onde isso é informado, e as regras em detalhe, estão em custos de início de atividades de uma LLC ou empresário individual.

Quando o negócio começa a operar é uma questão de fato. Para uma sociedade de pessoas, assinar o acordo operacional não basta, e adquirir os ativos operacionais de que o negócio precisa pode bastar (26 CFR 1.709-2). Para os custos de início de atividades, a seção 195(c) deixa a data para a regulamentação, e o 26 CFR 1.195-1 não a define. Um ano errado é caro de desfazer: depois que a amortização correu em duas ou mais declarações, mudar o ano de início é uma mudança de método contábil.

Os custos pagos antes da constituição da LLC são tratados de forma diferente dos pagos depois da constituição, mas antes da conta bancária?

Não na forma de dedução: a dedução segue a data em que o negócio começa a operar, não a data em que a LLC foi constituída nem a abertura da conta.

• Pago antes da constituição. Nenhuma LLC existia no dia em que você pagou, então o custo foi seu. Os custos de organização de uma sociedade de pessoas podem ser incorridos desde um prazo razoável antes de ela começar a operar, de modo que os honorários jurídicos pagos antes da constituição ainda podem contar (26 CFR 1.709-2). A regulamentação não diz como um pagamento anterior à constituição passa a ser custo da LLC, então registre o caminho que você escolheu: reembolsado, a pagar ou aportado.
• Pago depois da constituição, antes da conta bancária. A LLC já existe e o custo é dela, pago com dinheiro pessoal. Os lançamentos são os mesmos.
• Pago no dia em que o negócio começa a operar ou depois. Os custos de início de atividades são despesas anteriores ao início das operações (Publication 583; seção 195(c)); por isso, um custo posterior em geral não é um deles. Os custos de organização de uma LLC tributada como sociedade de pessoas ainda podem se enquadrar se incorridos até a data de vencimento, sem prorrogações, da declaração da sociedade do ano em que o negócio começa a operar (26 CFR 1.709-2). Equipamentos e estoque seguem regras próprias. Outros custos posteriores, como materiais ou software, são despesas operacionais, dedutíveis se forem comuns e necessárias (Publication 583).

Pagar custos da LLC com dinheiro pessoal também mistura dinheiro pessoal e do negócio; a Publication 583 diz para manter as duas contas separadas. Veja conta bancária empresarial para uma LLC e como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal.

E se o negócio nunca abrir?

Resposta curta: a lei e as publicações do IRS citadas nesta página não dizem como são tratados os custos de um negócio que nunca começou, então mantenha-os na escrituração e não os deduza por suposição. A dedução do primeiro ano e a amortização partem do ano em que o negócio começa a operar.

Se o negócio começou e depois foi totalmente encerrado, o saldo não amortizado pode ser deduzido na medida permitida pela seção 165 (seção 195(b)(2)). Para uma LLC tributada como sociedade de pessoas que é liquidada, vale o mesmo para os custos de organização, mas os custos de captação de investidores capitalizados não geram dedução (seção 709(b); 26 CFR 1.709-1). Para uma pessoa física, a seção 165 alcança prejuízos em atividade empresarial e em transações feitas com fins lucrativos (seção 165(c)). Se um negócio que nunca começou atende a esse teste depende dos fatos, e a lei não resolve a questão. Guarde a escrituração, os recibos e uma nota de quando e por que o plano parou, e peça a um preparador que decida.

Quais registros comprovam os custos?

Guarde um recibo ou uma fatura de cada custo, mostrando o que foi comprado, o valor e o beneficiário, e o extrato do cartão que mostra o pagamento. A Publication 583 diz que o extrato do cartão de crédito deve mostrar o valor cobrado, o beneficiário e a data da transação, e que só a prova do pagamento não basta para a dedução: guarde a fatura ou o comprovante de venda que mostra que você teve o custo.

• Uma lista de cada custo: data, beneficiário, o que foi comprado, o grupo e quem pagou.
• A data de constituição da LLC e provas da data em que o negócio começou a operar, como a primeira venda.
• Um registro por escrito de cada pagamento como aporte, valor a pagar ou reembolso, e a prova de cada reembolso.

Os registros que sustentam uma dedução são guardados até o fim do prazo de prescrição da declaração que a pede, em geral 3 anos depois da entrega. Os registros de equipamentos são guardados até o fim do prazo de prescrição do ano em que você se desfaz deles (Publication 583, Table 3). A amortização é pedida em uma declaração após outra por até 180 meses, então guarde os comprovantes desses custos por muito tempo depois do primeiro ano. Se faltam recibos, veja recibos perdidos de despesas do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

LLC de um único membro: taxa de registro e anúncios no cartão pessoal

Em novembro do Ano 1, uma consultora paga no cartão pessoal uma taxa estadual de registro de US$500 e US$1.500 de publicidade antes da abertura, sem ter ainda conta bancária da LLC. A escrituração debita Custos de constituição em US$500 e Custos de início de atividades em US$1.500 e credita Aporte do proprietário em US$2.000, cada um com a data em que ela pagou. Suponha que a taxa seja o único custo de constituição dela e que o negócio comece a operar em março do Ano 2, quando ela fatura o primeiro cliente.

• Ano 1: nada é deduzido, porque o negócio ainda não começou.
• Ano 2: a taxa de US$500 está abaixo do limite de US$5.000 para os custos de constituição de uma LLC de um único membro, então entra no grupo de início de atividades. O grupo soma US$2.000, abaixo do limite próprio de US$5.000, e todo o valor é deduzido. Em maio, ela transfere US$2.000 da conta da LLC para a conta pessoal. A escrituração mostra uma retirada de US$2.000: não é renda, não é despesa e não altera a dedução.

LLC com três membros: reembolso aos membros

Três membros pagam, cada um, US$4.000 de custos jurídicos e de registro para constituir a LLC, US$12.000 no total, nos dois meses anteriores à existência dela. A LLC debita Custos de organização em US$12.000 e credita A pagar ao membro em US$4.000 para cada um. Seis meses depois da constituição, ela paga US$4.000 a cada membro contra os recibos, com um consentimento assinado dos membros que lista os custos. Neste exemplo, os três aportaram apenas dinheiro, então o teste de venda não começaria, nos termos da regulamentação. Se um deles tivesse aportado também um equipamento, os pagamentos precisariam caber na exceção.

A LLC começa a operar em julho do Ano 2. No Ano 2, ela deduz US$5.000, mais seis meses dos US$7.000 restantes diluídos em 180 meses, cerca de US$233, ou cerca de US$5.233 no total.

Custos mistos: estoque e um notebook

O proprietário de uma LLC de um único membro compra no cartão pessoal US$3.000 de estoque, um notebook de US$900 e US$1.200 de anúncios antes da abertura. A escrituração debita Estoque em US$3.000, Equipamentos em US$900 e Custos de início de atividades em US$1.200, e credita Aporte do proprietário em US$5.100. Só os US$1.200 são custo de início de atividades. O estoque vira custo das mercadorias vendidas (CMV) à medida que é vendido. O notebook é depreciado, ou deduzido pela seção 179, se essa opção for feita, a partir de quando é colocado em uso no negócio, não de quando é comprado (Publication 946). Se o negócio não tiver começado até o fim do ano, nada dos US$1.200 é deduzido ainda.

E no seu caso?

• Vários membros pagaram e querem reembolso: os limites de reembolso valem antes de a LLC pagar, e os lançamentos e o registro por escrito precisam combinar com eles. Conte com ajuda de escrituração contábil para preparar os dois.
• Os custos incluem equipamentos ou estoque, ou você já os tinha: o membro que também aporta bens traz para a conta a regra de venda de dois anos. Veja como colocar bens pessoais na sua LLC e estoque inicial que você já tinha, e conte com ajuda de escrituração contábil para lançar cada custo no grupo certo.
• O negócio ainda não começou, ou você não sabe dizer quando começou: a data de início define o ano da dedução, e a escolha de amortizar ou capitalizar não pode ser desfeita depois de feita. Peça a um preparador que defina a data antes da primeira declaração e conte com ajuda de escrituração contábil para manter os custos nas contas certas até lá.
• A escrituração já está rodando e esses custos ficaram de fora ou foram lançados como despesa: veja como atualizar a escrituração atrasada e conte com ajuda de escrituração contábil.
• Os custos de constituição de uma LLC de um único membro passam de $5.000: nenhum deles é custo de início de atividades, e a regulamentação não diz como são recuperados. Conte com ajuda de escrituração contábil para mantê-los em uma linha própria para o preparador.
• A LLC optou por ser tributada como corporação, ou um segundo membro entrou depois de você pagar: com a opção por corporação, os custos de organização seguem as regras de corporação (seção 248), não as regras de sociedade de pessoas acima; veja custos de início de atividades antes de constituir uma corporação. Um segundo membro torna a LLC uma sociedade de pessoas para fins fiscais, a menos que ela opte por outro regime (IRS); por isso, peça a um preparador que diga como os custos que você pagou antes são tratados. Conte com ajuda de escrituração contábil para lançá-los.
• Você é proprietário da LLC de fora dos EUA, ou pagou de uma conta no exterior ou em outra moeda: a LLC de um único membro de propriedade estrangeira informa no Form 5472 os valores pagos ou recebidos em ligação com a constituição dela, além de aportes e distribuições (instruções). O formulário não entregue ou substancialmente incompleto gera uma multa de $25.000. Veja registros de uma LLC de propriedade estrangeira e moeda estrangeira na escrituração contábil dos EUA, e conte com ajuda de escrituração contábil para registrar cada transferência.
• Os cônjuges são proprietários da LLC: o casal que a possui integralmente como bem comum (community property) segundo a lei estadual, sem outro proprietário, pode informá-la como um único proprietário ou como sociedade de pessoas; em um estado sem bens comuns, ela é declarada como sociedade de pessoas (IRS). Veja LLCs de cônjuges e de família.
• Você ainda está montando a escrituração contábil: veja como montar a escrituração contábil de uma LLC nova.