Ortak LLC Giderlerini Kişisel Ödedi: Geri Öde mi, Sermaye mi?

Bir ortak LLC giderlerini kişisel olarak ödeyip parasını geri alabilir mi?

Evet. Ortaklık olarak vergilendirilen çok üyeli bir LLC'nin ortağı, LLC'nin bir giderini kişisel kartıyla veya hesabıyla ödeyebilir. Gider sonra üç yoldan biriyle kapatılır: LLC ortağa geri öder, ortak parayı sermaye katkısı olarak bırakır veya ortak bunu kendi Schedule E'sinde geri ödenmemiş ortaklık gideri olarak indirir. Her gidere tek bir uygulama yapılır, asla ikisi birden uygulanmaz. Dördüncü yol olan LLC'ye borç verme, LLC'nize katkı mı, borç mu rehberinde anlatılır.

Sermaye ve maliyet esası sütunları yalnızca ödemenin kendi etkisini gösterir. İlk iki satırda gider ayrıca her ortağın kâr payını, dolayısıyla sermaye hesabını ve maliyet esasını da düşürür.

Şu durumlarda iş basit değildir: faaliyet sözleşmesi ortağın ödediği giderler konusunda sessizse, ödemeler eşit değilse veya bir yıldan uzun sürüyorsa, kayıtlarda kimin ödediği hiç işlenmemişse, ortaklar anlaşmayı farklı hatırlıyorsa, gider LLC kurulmadan önce yapılmışsa ya da bir Form 1065 veya Schedule K-1 verilmek üzereyse.

Şunları toplayın: faaliyet sözleşmesi ve değişiklikleri, faturalar ve makbuzlar, kart veya banka hesap özetleri, her giderin ödendiği tarih ve her ortağın kayıtlardaki sermaye hesabı bakiyesi.

LLC ortağa geri mi ödemeli, yoksa sermaye katkısı mı saymalı?

İkisinde de gider LLC'nin kayıtlarında kalır. Fark, ortağın parasının şimdi geri gelmesi mi, yoksa LLC'de kalması mı olduğundadır.

• Geri ödeme. LLC gideri ortağın ödediği tarihte kaydeder, ortağa borçlu olduğu tutarı işler ve geri ödemeyi bu tutara karşı kaydeder; bunu çekim olarak kaydetmez. Geri ödeme katkı sermayesi eklemez, bu yüzden sermaye hesabı değişmez. LLC ortağa borçlu olduğu sürece bu tutar ortaklık yükümlülüğü sayılabilir ve maliyet esası ortağın ortaklık yükümlülüklerindeki payını izler (26 U.S.C. § 752); LLC'nize katkı mı, borç mu rehberine bakın.
• Sermaye katkısı. LLC aynı gideri kaydeder ve nakit ödemek yerine ortağın sermaye hesabını alacaklandırır. Ortağın maliyet esası katkı yapılan para kadar artar (26 U.S.C. § 722; Publication 541); kayıtlardaki sermaye hesabı da aynı şekilde artar (26 CFR 1.704-1(b)(2)(iv)).

Katkı hediye değildir. Ortağın sermaye hesabında kalır; geri gelip gelmeyeceği ve ne zaman geleceği sözleşmeye bağlıdır. Parasını belli bir takvimle geri almak isteyen ortağın geri ödemeye veya borca ihtiyacı vardır.

Sermaye hesabı vergi maliyet esası değildir. Publication 541, maliyet esasının ortaklığın kayıtlarındaki sermaye hesabı tutarına bakılmadan hesaplandığını söyler. Sermaye hesaplarının nasıl tutulacağı için ortak sermaye hesapları rehberine bakın.

Ortağın ödediği gider ortaklık beyannamesinde mi, yoksa her ortağın kişisel beyannamesinde mi indirilir?

Ortağın ödediği LLC gideri, hemen her durumda ortaklık beyannamesinde, yani Form 1065'te indirilir. LLC olağan ve gerekli iş giderlerini Form 1065'te indirir; her ortak Schedule K-1 ile payını alır ve kendi beyannamesinde bildirir (Publication 583; Form 1065 talimatları). Her ortağın payını sözleşme belirler (26 U.S.C. § 704(a)).

Ortağın ödediği ve LLC'nin sonradan geri ödediği veya katkı olarak alacaklandırdığı gider, LLC'nin giderdir ve Form 1065'te bir kez indirilir. Ortak bunu tekrar girmez. Kişisel bir gider LLC gideri değildir; işletme hesabından ödenen kişisel faturalar rehberine bakın.

Ortak, geri ödenmemiş ortaklık giderlerini ne zaman kendi vergi beyannamesinde indirebilir?

Ortak, geri ödenmemiş ortaklık giderini (UPE) kendi beyannamesinde yalnızca üç şart birlikte varsa indirebilir: ortaklık sözleşmesi ortağın bunu ödemesini şart koşmalı, LLC bunu geri ödememeli ve gider, işi yürütmek için yaygın ve yararlı bir maliyet anlamına gelen 162. madde kapsamında olağan ve gerekli bir ticari veya iş gideri olmalıdır. Üç şartı da Schedule E talimatları koyar. Ortak, Part II'deki geri ödenmemiş ortaklık giderleri sorusuna “Yes” cevabını verir, gideri Schedule E, Part II'de “UPE” işaretli ayrı bir satırda bildirir ve başka bir kalemle netleştirmez. Gider pasif bir faaliyetten geliyorsa ve ortağın Form 8582 vermesi gerekiyorsa ayrı bir satırda bildirilmez; olguların bir uzman tarafından incelenmesini sağlayın.

Bu yolun sonuçları vardır:

• İndirimi yalnızca ödeyen ortak alır. Bir LLC indirimi, sözleşmeye göre tüm ortaklar arasında paylaşılır.
• Serbest çalışma vergisi. Schedule K-1 talimatları, genel ortağa Schedule SE'ye girmeden önce Box 14, code A tutarını talep ettiği geri ödenmemiş ortaklık giderleri kadar azaltmasını söyler. Bir LLC üyesinin serbest çalışma vergisi bakımından limited ortak sayılıp sayılmadığı 26 U.S.C. § 1402(a)(13) hükmüne bağlıdır; bu sayfa bunu belirlemez.
• Gider geri ödenmemiş kalmalıdır. LLC aynı gideri geri öderse gider bu yolun dışına çıkar.
• Kuruluş veya işe başlama giderleri için değildir. Ortaklığın seçimi dışında, 26 U.S.C. § 709(a) ortaklığın kurulması için ortaklığa veya herhangi bir ortağa indirim tanımaz; 26 U.S.C. § 195(a) de işe başlama giderleri için indirim tanımaz.

Ortağın ödemesini şart koşan bir sözleşme hükmü yoksa Schedule E talimatları bu yola izin vermez; gider geri ödenir veya katkı olarak yazılır. Bunu talep etmeden önce sözleşmeyi bir uzmana inceletin.

Bir ortak LLC'nin banka hesabı açılmadan önce alan adını, başvuru harçlarını veya hukuki ücretleri ödedi: ona nasıl ödeme yapacağız?

LLC'nin banka hesabı olmadan önce ödenen bir gider, diğer giderler gibi geri ödenir veya katkı olarak bırakılır. Değişen, LLC'nin bunu nasıl indireceğidir; bu da giderin ne için yapıldığına bağlıdır.

• LLC'yi kurmak. Faaliyet sözleşmesi için hukuki ücretler, kuruluş için muhasebe ücretleri ve eyalet başvuru harçları kuruluş giderleridir (26 CFR 1.709-2). Bunlar, LLC işe başlamadan makul bir süre önce yapılmış ve işe başladığı yılın beyannamesinin (süre uzatımı hariç) son tarihine kadar katlanılmışsa uygundur.
• İşi açılışa hazırlamak. Bir web sitesi alan adı veya yazılım aboneliği, mevcut bir işletme için indirilebilir olacaksa işe başlama giderdir (26 U.S.C. § 195(c)).
• İş başladıktan sonra. Yazılım aboneliği gibi işletme giderleri Form 1065'te olağan faaliyet giderleridir; alan adı veya başka bir satın alma, o varlık türüne ait vergi kurallarına tabidir. LLC'yi kurma ücretleri ise yukarıdaki dönem içinde kuruluş gideri olarak kalır.

Kuruluş ve işe başlama giderlerinde LLC, işin başladığı yılda sınırlı bir tutarı indirebilir ve kalanını yıllara yayabilir; yalnızca süresinde verilen (uzatma dahil) Form 1065'te bunları aktifleştirmeyi seçerse bu uygulanmaz. Hangi seçim yapılırsa yapılsın geri alınamaz (Form 1065 talimatları; 26 CFR 1.709-1(b); 26 CFR 1.195-1(b)). Ödeyen ortak bu giderleri kişisel olarak talep edemez. Tutarlar, zamanlama ve kayıt için LLC'den önce kişisel ödenen işe başlama giderleri rehberine bakın.

Geri ödemenin bir ek kuralı vardır. Ortak LLC'ye mülk de aktarırsa, örneğin ortağın adına kayıtlı bir alan adı gibi, geri ödeme bu mülkün LLC'ye satışı olarak test edilebilir; 26 CFR 1.707-4(d) dar istisnalar tanır. Olguların bir uzman tarafından incelenmesini sağlayın.

Seçimin geçerli kalması için hangi kayıtlara ve yazılı sözleşmeye ihtiyacımız var?

Her ödeme için iş amacını gösteren faturayı veya makbuzu, hangi ortağın ne zaman ödediğini gösteren hesap özetini ve ortakların seçtiği yolu (geri öde, katkı yap veya Schedule E) not edin. Publication 583, ödeme kanıtının tek başına indirimi kanıtlamadığını söyler, bu yüzden faturayı da saklayın. Kararı verildiği tarihte kayıtlara işleyin ve her ortaktan kısa bir e-posta veya imzalı bir not alın.

Ortaklık sözleşmesi sözlü veya yazılı olabilir (Publication 541); ancak yazılı olan, bir borç verene, IRS'ye veya olayı farklı hatırlayan bir ortağa karşı kanıtlaması daha kolaydır. Sözleşme şunları söylemelidir:

• ortakların LLC giderlerini kişisel olarak ödeyip ödeyemeyeceği ve hangi tutara kadar;
• ortağın ödediği giderin belirli bir süre içinde mi geri ödeneceği, yoksa varsayılan olarak katkı mı sayılacağı;
• varsa hangi giderlerin her ortak tarafından kişisel olarak karşılanacağı; Schedule E indirimini mümkün kılan budur;
• katkıların sermaye hesaplarını ve ödemeleri nasıl etkilediği.

Bir vergi yılının sözleşmesi, o yılın beyannamesinin (süre uzatımı sayılmadan) verilme tarihine kadar tüm ortakların kabul ettiği veya sözleşmenin ortaklara başka bir yolu benimseme izni verdiği değişiklikleri de içerir (26 U.S.C. § 761(c); Publication 541). Sözleşme sessizse boşluğu yerel hukuk doldurur. IRS kaynakları, bir gider ödendikten sonra yapılan değişikliğin o gider için Schedule E indirimini destekleyip desteklemeyeceğini söylemez. Bu bir olgu sorusudur, bu yüzden şartı gider ödenmeden önce yazın.

Katkı K-1'de nasıl gösterilir?

Ortağın Schedule K-1'indeki Item L, bunu “Capital contributed during the year” (yıl içinde konulan sermaye) satırında gösterir: nakit artı katkı olarak konulan mülkün düzeltilmiş vergi maliyet esası (Form 1065 talimatları). Schedule M-2, line 2a tüm ortakların koyduğu parayı toplar. Giderin kendisi de her ortağın “Current year net income (loss)” (cari yıl net geliri/zararı) tutarını payı kadar düşürür. Geri ödeme bu satıra hiçbir şey eklemez.

Item L, her ortağın sermaye hesabını vergi maliyet esası yöntemiyle bildirir. Bu yüzden sermaye hesaplarını başka biçimde tutan kayıtların K-1 verilmeden önce yeniden düzenlenmesi gerekebilir. Item L, ortağın maliyet esasından da farklı olabilir; bunun başlıca nedeni maliyet esasının ortaklık borcundan bir pay içermesidir ve her ortak kendi maliyet esası kaydını tutar (Schedule K-1 talimatları). Schedule B, question 4'ün dört şartının tümünü karşılayan bir ortaklığın Item L'yi veya Schedule M-2'yi doldurması gerekmez. Sermaye hesapları hiç tutulmadıysa ortaklık sermaye hesaplarını yeniden oluşturma rehberine bakın.

Eşit olmayan ödemeler sahiplik veya kâr paylarını değiştirir mi?

Ortaklık sözleşmesi bu payları sermayeye bağlamadıkça eşit olmayan ödemeler kâr veya zarar paylarını değiştirmez. Her ortağın gelir, zarar ve indirim payını genellikle sözleşme belirler (26 U.S.C. § 704(a)) ve K-1'deki Item J'de yer alan kâr ve zarar yüzdeleri buna uyar (Form 1065 talimatları). Katkı olarak bırakılan ödemeler sermaye hesaplarını ve maliyet esasını artırır. Item J'deki sermaye yüzdesi, ortaklık tasfiye edilseydi ortağın alacağı paydır; sözleşme ödemeleri sermaye hesabı bakiyelerine göre yapıyorsa sermaye hesaplarıyla birlikte değişir (Form 1065 talimatları; 26 CFR 1.704-1(b)(2)(ii)).

Sözleşme bir ortağın bir kalemden payını nasıl alacağını söylemiyorsa veya sözleşmedeki bir paylaşımın ciddi ekonomik etkisi yoksa pay, ortakların ortaklıktaki çıkarlarına göre belirlenir ve göreli katkılar bunun bir unsurudur (26 U.S.C. § 704(b); 26 CFR 1.704-1(b)(3)). Ödemelerin sahiplik veya kâr paylarını değiştirmesini istiyorsanız sözleşmeyi değiştirin ve yeni paylaşımları bir uzmana inceletin; LLC ortakları arasında sahiplik paylaşımı rehberine bakın.

Ortaklar yıl boyu kişisel ödemeye devam ederse ne olur?

Yerleşmiş bir alışkanlık, yıl sonunda yapıştırılan bir etiketle değil, giderlerin ödeme biçiminin düzeltilmesiyle çözülür. Dört adım:

1. Yazılım ve abonelikler gibi yinelenen giderleri bir LLC kartına veya hesabına taşıyın.
2. Hâlâ bir ortak üzerinden geçen giderler için makbuzlara karşılık belirli bir takvimle geri ödeme yapın veya sözleşmeye tek bir varsayılan kural yazın.
3. Her ödemeyi gerçekleştiği anda, ortağın adı ve seçilen uygulamayla birlikte kaydedin.
4. Form 1065 hazırlanmadan önce her ortağın ödemelerini uygulamaya göre toplayın ve sermaye hesaplarıyla eşleştirin.

Kimin ödediğine dair kaydı olmadan yıllarca süren ödemeler daha zordur. Her birinin uygulaması, sermaye hesapları ve zaten verilmiş Schedule K-1'ler, var olmayabilecek kayıtlara bağlıdır. Bir sonraki beyannameden önce kayıtları bir uzmana inceletin; muhasebe desteği sayfasına bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

LLC'nin banka hesabı olmadan önce geri ödenen gider

İki ortaklı bir tasarım LLC'sinin ortağı A, LLC banka hesabı açmadan önce $1.200 tutarındaki alan adı ve yazılım giderini kendi kartına yükler. Alan adının LLC adına kayıtlı olduğunu, bu giderlerin açık bir işletmede indirilebilir olacağını, bunların LLC'nin tek işe başlama giderleri olduğunu, ortakların kârı eşit paylaştığını ve yeterli maliyet esasına sahip olduğunu, işin aynı yıl içinde daha sonra başladığını varsayın. LLC o yıl A'ya $1.200 geri öder ve gideri kendi gideri olarak kaydeder. Geri ödeme katkı sermayesi eklemez. İşin başladığı yıl LLC, aktifleştirmeyi seçmedikçe gideri işe başlama gideri olarak indirir. İndirim her ortağın sermaye hesabını ve maliyet esasını $600 düşürür.

Katkı olarak bırakılan gider

Ortak B, bir müşteri sözleşmesinin incelenmesi için $3.000 tutarındaki hukuki ücreti kişisel olarak öder ve geri ödeme istemez. LLC $3.000 gideri kaydeder ve B'nin sermaye hesabını $3.000 alacaklandırır; B'nin maliyet esası $3.000 artar. Item L, B'nin koyduğu $3.000 sermayeyi gösterir. Kâr %50/%50 paylaşılıyorsa gider her ortağın kâr payını ayrıca $1.500 düşürür; bu etki her ortağın sermaye hesabına ve maliyet esasına yansır.

Geri ödenmemiş ortaklık gideri

Ortak C yılda $800 tutarında müşteri seyahati gideri öder. Ortaklık sözleşmesine göre her ortak kendi müşteri seyahatini karşılar ve LLC bunu geri ödemez. LLC hiçbir şey kaydetmez. C, $800 tutarını “UPE” işaretli ayrı bir Schedule E satırında indirir. C serbest çalışma vergisi bakımından genel ortak sayılıyorsa, Schedule SE'den önce Box 14, code A tutarını $800 azaltır. Diğer ortakların payları değişmez.

Sizin için farklı mı?

• Ortaklar birden fazla yıl eşit olmayan tutarlar ödedi, kayıtlarda kimin neyi ödediği hiç işlenmedi veya bir Form 1065 ya da K-1 yaklaşıyor: her ödemenin sınıflandırılması ve sermaye hesaplarının K-1'lerle eşleştirilmesi gerekir; faaliyet sözleşmesinde bir avukatın hazırlaması gereken bir değişiklik de gerekebilir. Muhasebe desteği sayfasına ve gecikmiş muhasebe kayıtlarının tamamlanması rehberine bakın.
• LLC'niz S şirketi olarak vergilendiriliyor: hissedarlar farklı kurallara tabidir; sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberine bakın.
• LLC'nin tek bir sahibi var: kişisel kredi kartıyla ödenen işletme giderleri rehberine bakın.
• Tek sahipler eşlerdir: tamamen mal ortaklığı (community property) olarak sahip oldukları bir LLC, ortaklık yerine yok sayılan işletme olarak bildirilebilir (Revenue Procedure 2002-69); bu durumda buradakilerin hiçbiri geçerli olmaz. Daha önce verilmiş ortaklık beyannamelerinden geçiş bir dönüşüm sayılır, bu yüzden bir uzmana inceletin; eşlerin ve ailenin LLC'leri rehberine bakın.
• Ortak parayı borç olarak vermek istedi: borcun kendi kaydı ve şartları vardır; LLC'nize katkı mı, borç mu rehberine bakın.
• Ortaklara iş karşılığı ödeme yapılıyor veya nakit çekiyorlar: garantili ödemeler ve ortak çekimleri rehberine bakın.
• Bir ortak LLC'ye alan adı, ekipman veya başka bir mülk aktardı ve parası geri ödendi: yukarıdaki satış testi geçerlidir; kişisel varlıkları LLC'ye koyma rehberine bakın ve olguların bir uzman tarafından incelenmesini sağlayın.
• Sahiplik paylaşımınızın değişmesi gerekiyor: LLC ortakları arasında sahiplik paylaşımı rehberine bakın.