Yeni LLC için muhasebe kurulum listesi: önce neye karar verilir

Yeni bir LLC muhasebe kayıtlarına ilk girişten önce neye karar verir?

Yeni bir LLC, bir işlemi kaydetmeden önce sekiz şeyi netleştirir: IRS'nin onu nasıl vergilendirdiği, vergi yılı, muhasebe yöntemi, EIN'i ve banka hesabı, satış vergisi izni gerekip gerekmediği, çalışanlara nasıl ödeme yapıldığı, sahibin zaten ödediği masrafların nasıl kaydedildiği ve kayıtları kimin tuttuğu. Bu kararlar birbirine bağlıdır ve birkaçı EIN gerektirir; bu yüzden eyalet LLC'yi kurduktan hemen sonra EIN başvurusunu yapın.

LLC'nin iki veya daha fazla üyesi varsa, S şirketi statüsü seçebilecekse, birden fazla eyalette vergiye tabi mal satıyorsa, çalışan alacaksa veya kişisel bir hesapta zaten aylarca işlem birikmişse durum basit değildir. İlk beyannameden sonra muhasebe yöntemini değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir; vergi yılını değiştirmek de gerektirebilir (Publication 538; Publication 583).

Önce toplayın: eyaletin kuruluş belgeleri, faaliyet sözleşmesi, EIN onay yazısı, banka hesabı bilgileri ve eyalet kayıt numaraları. Kayıtları kimin ve hangi araçla (yazılım, hesap tablosu veya muhasebe sorumlusu) tutacağına karar verin; kendi kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı ve hesap tablosunda muhasebe rehberlerine bakın. Beyannameye uyan bir hesap planı bu kararlardan sonra gelir; Schedule C için hesap planı rehberine bakın. Kuruluştan sonra vadesi gelen beyanlar şirketinizi kurduktan sonra neleri beyan edeceksiniz rehberindedir.

Tek üyeli LLC'nin muhasebe ihtiyacı çok üyeli LLC'ye göre nedir?

Tek üyeli bir LLC, şahıs işletmesi sahibinin tutacağı kayıtları tutar: gelir, gider, sahibin yatırımı ve sahibin çekimleri; bir işletme hesabı ve her girişin arkasında bir belge. Çok üyeli bir LLC her üye için bir sermaye hesabı ekler. Şirket olarak vergilendirilen bir LLC, içinde çalışan sahipler için bordro ekler.

Hangisinin geçerli olduğunu LLC etiketi değil, federal vergi sınıflandırması belirler. Tek üyeli ABD'de kurulu bir LLC sahibinin beyannamesinin parçasıdır; iki veya daha fazla üyeli olan, şirket olarak vergilendirilmek için Form 8832 vermedikçe ortaklıktır (IRS; Form 8832). Üyelik değişimi sınıfı değiştirir: üye ekleyen tek üyeli LLC ortaklık olur, tek üyeye düşen ortaklık ise yok sayılan işletme olur (26 CFR 301.7701-3(f)(2)). Seçimin kendisi LLC'ler nasıl vergilendirilir rehberindedir.

Sermaye hesabı, bir üyenin koyduğu, kazandığı ve çektiği tutarın süregelen kaydıdır. Her sahip hesabının kayıtları LLC özkaynak hesapları rehberindedir.

S seçimi, her sahibin onayıyla Form 2553 üzerinde yapılır. Olağan son tarih, seçimin yürürlüğe gireceği vergi yılının başlangıcından 2 ay 15 gün sonradır; yeni bir LLC, sahiplerinin, varlıklarının veya işinin olduğu en erken günden itibaren sayar. Geç yapılan seçim, af verilmedikçe genellikle ertesi yıl yürürlüğe girer; af için makul sebep ve amaçlanan tarihten itibaren 3 yıl 75 gün içinde bir talep gerekir (Form 2553 talimatları). Yalnızca S şirketi testlerini karşılayan bir işletme seçim yapabilir; örneğin mukim olmayan yabancı hissedar olmaması ve tek hisse sınıfı. Zamanında yapılan seçim, ayrı bir Form 8832 gerekmeden LLC'yi yürürlük tarihinden itibaren şirket sayar ve kayıtlar o tarihte değişir: bir S şirketi, işletmede çalışan bir hissedara diğer dağıtımları yapmadan önce makul ücreti maaş olarak ödemelidir (IRS). Uygunluk ve zamanlama için S şirketi statüsü seçmeli misiniz, kaçırılan son tarih için geç S şirketi seçimi affı ve S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları rehberlerine bakın.

Eşlerin topluluk malı eyaleti dışında bir LLC'ye sahip olması halinde, eşler genellikle ortaklık olarak beyan vermelidir. Topluluk malı eyaletinde, eşlerin tamamen topluluk malı olarak sahip olduğu bir LLC için IRS ortaklık veya yok sayılan işletme uygulamasından birini kabul eder (IRS). Eş ve aile LLC'leri rehberine bakın.

Yeni bir LLC takvim yılını mı, mali yılı mı kullanmalı?

Takvim yılı en yaygın vergi yılıdır (Publication 538). Tek üyeli bir LLC sahibinin yılını izler; ortaklıkların ve S şirketlerinin hareket alanı daha dardır.

Zorunlu bir yılı yoksa LLC, ilk beyannamesini o yıla göre vererek bir yıl benimser. EIN almak, süre uzatımı istemek veya tahmini vergi ödemek yıl benimsemek anlamına gelmez (Publication 538).

Yıl ortasında kurulan bir ortaklık veya şirket, yalnızca var olduğu süreyi kapsayan bir ilk beyanname verir (Publication 538). Yıl sonunu bulmak veya değiştirmek mali yıl mı takvim yılı mı rehberindedir.

Nakit mi tahakkuk mu: yeni bir LLC hangi yöntemle başlamalı?

Çoğu birey ve birçok küçük işletme nakit esasını kullanır (Publication 538) ve yeni bir LLC, aşağıdaki üç sınırdan biri geçerli olmadıkça bununla başlayabilir. Nakit esasında gelir alındığında, gider ödendiğinde sayılır; tahakkuk esasında gelir kazanıldığında, gider doğduğunda sayılır (Publication 583). Yeni bir LLC ilk beyannamesinde izin verilen herhangi bir yöntemi IRS onayı olmadan seçebilir (Publication 538) ve Publication 583, vergilendirilebilir geliri hesaplamak ve kayıtları tutmak için aynı yöntemin kullanılmasını söyler (Publication 583).

Üç şey nakit esasını elinizden alabilir:

• Şirket statüsü. Bir C şirketi (C şirketi olmayı seçen bir LLC dahil) ve C şirketi ortağı olan bir ortaklık, brüt hasılat testini (önceki 3 vergi yılının ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya altında) karşılamadıkça ya da nitelikli bir kişisel hizmet şirketi olmadıkça (faaliyetlerinin büyük kısmı sağlık, hukuk, mühendislik, mimarlık, muhasebe, aktüerya, sahne sanatları veya danışmanlıkta ve hisselerinin büyük kısmı bu işleri yapan çalışanlara, emeklilere, bunların terekelerine veya bir ölümden sonra 2 yıl süreyle mirasçılara ait) genellikle nakit esasını kullanamaz. Tek bir işveren sayılan ilişkili işletmeler birlikte sayılır; üç yıldan kısa süredir var olan bir işletme elindeki yılları kullanır, kısa yılı yıllık hale getirir ve selefinin hasılatını sayar (26 U.S.C. 448; Publication 538). S şirketi bu grupta değildir.
• Vergi sığınağı (tax shelter) statüsü. Kanunun tanımladığı bir terim olan vergi sığınağı, hiçbir büyüklükte nakit esasını kullanamaz; brüt hasılat istisnası buna uygulanmaz. Terim syndicate'i de kapsar: C şirketi olmayan ve zararlarının %35'ten fazla kadarını genellikle işletmeyi aktif yönetmeyen sahipler olan komandit ortaklara veya sınırlı girişimcilere tahsis eden bir işletme (26 U.S.C. 448; 26 CFR 1.448-2).
• Stok. Mal alıp satmak gelir elde etmenin parçasıysa, alımlar ve satışlar tahakkuk esasına göre kaydedilir. Küçük bir işletme mükellefi (aynı sınırın altında hasılatı olan ve vergi sığınağı olmayan) stok tutmamayı seçebilir, ancak yine de geliri açıkça yansıtan bir stok yöntemi kullanmalıdır (Publication 538).

İlk beyannameden sonra nakit ile tahakkuk arasında geçiş genellikle Form 3115 ile IRS onayı gerektirir (Publication 538). Bir kredi veren, yatırımcı veya ev sahibi diğer esasa göre tablolar isteyecekse ilk beyannameden önce karar verin: nakit esaslı bir beyannamenin yanındaki tahakkuk esaslı tabloların, onları beyannameye bağlayan kayıtlara ihtiyacı vardır (26 CFR 1.446-1(a)(4); Schedule M-3 talimatları, 14. satır). Tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi ile küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu rehberlerine bakın.

LLC'nin henüz bir EIN'e ihtiyacı var mı ve tek üyeli LLC'ye ne zaman gerekir?

Tablonun gösterdiği gibi çoğu yeni LLC'nin vardır. Eyalet LLC'yi kurduktan hemen sonra başvurun; çünkü bankalar EIN ister ve IRS, aksi halde başvurunun gecikebileceğini söyler. EIN ücretsizdir ve IRS, bunun için ücret alan web sitelerine karşı uyarır. Çevrim içi araç, ABD'de ana iş yeri ve Sosyal Güvenlik Numarası (SSN) veya ITIN (ABD Bireysel Vergi Kimlik Numarası) sahibi bir sorumlu kişi gerektirir; bunu kullanamayan LLC telefonla, faksla veya posta ile başvurur (IRS).

Bir beyanname vadesi geldiğinde veya bir ödeme yapılacağında numaraya sahip olacak kadar erken başvurun (Publication 583).

Bir tuzak: bir müşteri tek üyeli bir LLC'den Form W-9 istediğinde, IRS bireye ait yok sayılan bir LLC'nin LLC'nin EIN'ini değil, sahibin SSN veya EIN'ini verdiğini söyler (IRS). Sahip yabancı bir kişiyse, ABD vergi kimlik numarası olsa bile uygun Form W-8'i verir. Şirket veya ortaklık olarak sınıflandırılan bir LLC kendi EIN'ini verir (Form W-9 talimatları).

Yeni bir LLC'nin ilk günden ayrı bir banka hesabına ve karta ihtiyacı var mı?

IRS, yeni işletme sahiplerine erken bir işletme çek hesabı açmalarını ve bunu kişisel hesaptan ayrı tutmalarını söyler. İşletme çek defteri, işletme masraflarını kaydetmenin temel kaynağıdır; bu yüzden karışık bir hesapta her girişin sonradan ayıklanması gerekir (Publication 583).

Bankalar genellikle EIN, kuruluş belgeleri ve ortaklık sözleşmesi ister; işletme ve kişisel parayı ayrı tutmak sınırlı kişisel sorumluluk korumasını destekler (SBA). Hesap açılıp açılmayacağı ve ne zaman açılacağı LLC için işletme banka hesabı rehberindedir.

İlk mevduattan itibaren:

• Tüm tahsilatları işletme hesabına yatırın ve her mevduatı işletme geliri, kişisel fon veya kredi olarak etiketleyin (Publication 583).
• İşletme masraflarını işletme hesabından veya kartından, kişisel masrafları kişisel paradan ödeyin. Kişisel bir çekim işletme gideri değildir; hangi sahip hesabına yazılacağı LLC'nin nasıl vergilendirildiğine bağlıdır (LLC özkaynak hesapları rehberine bakın).
• Hesabı her ay muhasebe kayıtlarıyla mutabık hale getirin (Publication 583).

Zaten karışmış kişisel ve işletme parası karışık işletme ve kişisel fonları düzeltme rehberinde ele alınır.

LLC'nin satış vergisi iznine ihtiyacı var mı ve bu muhasebe kayıtlarına ne ekler?

Yalnızca eyaletin kayıt kuralları kapsıyorsa: LLC'nin ne sattığı, eyaletle bağlantısı ve vergiyi onun adına tahsil eden bir pazaryeri gibi istisnalar. Her eyalet kendisi karar verir; bu yüzden ilk satıştan önce eyaletinizin vergi idaresine danışın. California bir örnektir: bir satıcı, orada iş yapıyorsa ve normalde perakende satış vergisine tabi olacak maddi kişisel mülkü satmayı veya kiralamayı düşünüyorsa California satıcı iznine (seller's permit) sahip olmalıdır. Kural LLC'leri kapsar, izin ücretsizdir ve yerel işletme ruhsatından ayrıdır (CDTFA Publication 73). Tüm perakende mal satışlarını CDTFA'ya kayıtlı bir pazaryeri aracısı üzerinden yapan satıcının kayıt yaptırması gerekmez; doğrudan yapılan herhangi bir satış bunu değiştirebilir (CDTFA). Bir LLC'nin başka eyaletlere satış yaparken nerede tahsil etmesi gerektiği satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz rehberindedir.

İzin, muhasebe kayıtlarının neyi izlediğini değiştirir. En azından bir ödenecek satış vergisi hesabı vardır; çünkü tahsil edilen vergi eyalete borçtur ve gelir değildir (Publication 583). Eyaletin kendi kuralları ayrıntı ekler. Örneğin California, bir satışın ödeme sonradan yapılsa bile gerçekleştiği dönem için bildirilmesini, satışsız dönemler için de beyanname verilmesini ve satıcının vergisiz alış yapan müşterilerden yeniden satış belgeleri tutmasını şart koşar. Ayrıca sorumlu kişilerin, bir şirketin veya LLC'nin borçlu olduğu vergiden kişisel olarak sorumlu olabileceğini söyler (CDTFA Publication 73). Diğer eyaletler farklıdır. Kayıtlar satış vergisi yevmiye kayıtları rehberindedir.

LLC çalışanlar ve yükleniciler için neyi kurmalı?

Çalışanı olan bir LLC, ilk maaştan önce bordroyu kurar ve yüklenicilere ödeme yapan bir LLC, ilk ödemeden önce her ABD'li yüklenicinin Form W-9'unu toplar. Sahipler varsayılan olarak bordroda değildir.

Tek üyeli bir LLC, istihdam vergisi açısından hâlâ ayrı bir işletmedir; bu yüzden ücretleri kendi adı ve EIN'i altında bildirir (IRS). Çoğu işveren federal işsizlik vergisinin yanında eyalet işsizlik vergisi de öder (Publication 15). Bir çalışanı yanlışlıkla yüklenici saymak, LLC'yi istihdam vergilerinden artı bir cezadan sorumlu kılabilir (Publication 583). Ücretten kesilen vergi emanet olarak tutulur: bunu kasten yatırmayan sorumlu bir kişi, örneğin bir yönetici, bir ortak veya işletmenin parasını harcama yetkisi olan herkes, ödenmeyen vergiye eşit bir Trust Fund Recovery Penalty öder ve IRS'nin tarh için genellikle 3 yıl süresi vardır (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). ABD dışındaki bir yüklenici W-9 kullanmaz (Form W-9 talimatları); yurt dışındaki yüklenicilere ödeme rehberine bakın. Doğru bir vergi kimlik numarası olmadan, ödeyen taraf genellikle bildirilebilir ödemelerin %24 kadarını yedek stopaj olarak kesmelidir; LLC ister yükleniciye ödeme yapsın ister müşteriden ödeme alsın (IRS). Form form kurulum bordro kurulumu rehberinde; yüklenici bildirimi hangi yüklenicilere vergi belgesi verilir rehberindedir.

Sahipler. Şahıs işletmesi sahibi işletmenin çalışanı değildir (Publication 334). Ortaklara yapılan ödemeler gelir vergisi stopajından, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisinden ve federal işsizlik vergisinden muaftır; işletmede çalışan şirket yöneticileri ise çalışandır (Publication 15). Ortaklık beyannamesi veren bir LLC'nin üyeleri bunun yerine genellikle kazançlarındaki paylarından serbest çalışma vergisi öder (IRS). Bu nedenle sahip bordrosu genellikle yalnızca S veya şirket seçiminden sonra başlar.

LLC'nin hesabı olmadan önce kişisel olarak ödediğim masrafları nasıl kaydederim?

Her masrafı özgün tarihi ve tutarıyla, paranın kaynağı sahip olarak kaydedin. Sahibin LLC için koyduğu para sahibin yatırımıdır; sahip ve LLC geri ödeneceği konusunda anlaşırsa kredidir; LLC için gelir değildir. IRS, işletme ve işletme dışı paranın ve vergilendirilebilir ve vergilendirilemez gelirin ayrı kalması için kayıtların tahsilatların kaynağını belirlemesi gerektiğini söyler (Publication 583).

1. Her masrafı tarihi, alıcısı, tutarı ve amacıyla listeleyin ve makbuzu saklayın.
2. Masrafı ve buna karşılık gelen sahip katkısını (veya kredisini) ödendiği tarihte kaydedin.
3. LLC sahibine geri ödeme yaptığında önce borçlu olduğu tutarı kapatın: bir kredi geri ödemesi veya belgelenmiş bir geri ödeme çekim değildir. Katılan özkaynağın geri ödenmesi, tek üyeli LLC için çekim, ortaklık veya şirket için dağıtımdır ve şirket dağıtımı vergilendirilebilir temettü olabilir (26 U.S.C. 301(c)). Çok üyeli bir LLC'nin geri ödemesinin kendi sınırları vardır. Sahibe geri ödeme yapmak kendi başına bir gider değildir.

Masrafın kendisinin şimdi indirilebilir mi, sermayeleştirilir mi, yoksa amortize mi edileceği ayrı bir vergi sorusudur: aynı yayın, faaliyetler başlamadan önceki çoğu masrafı sınırlı seçimlerle sermaye gideri sayar. Çok üyeli bir LLC'nin geri ödemesini de kapsayan LLC'den önce kişisel olarak ödenen başlangıç masrafları rehberine bakın.

LLC ilk günden itibaren hangi kayıtları tutmalı?

Birkaç durum dışında kanun özel bir kayıt türü şart koşmaz, ama sistem gelir ve giderleri açıkça göstermeli ve destekleyici belgeler her girişi desteklemelidir (IRS; Publication 583).

Her kaydın ne kadar saklanacağı işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberinde; eksik makbuzlar işletme masrafları için kayıp makbuzlar rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar ABD dolarıdır.

1 Ekim'de kurulan bir tasarımcının tek üyeli LLC'si

LLC 1 Ekim'de eyalete başvurur, EIN'ini alır ve EIN ile kuruluş belgeleriyle bir çek hesabı açar. Kayıtları 1 Ekim'de sahibin takvim yılı ve nakit esasıyla başlar. Hesap açılmadan önce sahip, kuruluş masrafı olarak kişisel kartla $2.000 ödemiştir. Kayıtlara $2.000 masraf ve $2.000 sahip yatırımı, ödendiği tarihle yazılır. 5 Kasım'da LLC sahibe $2.000 geri öder; bu, gider değil sahip çekimi olarak kaydedilir. Masrafların indirilebilir olup olmadığı ayrı bir sorudur.

Satış vergili iki üyeli bir ürün LLC'si

İşletmede çalışan, ikisi de birey olan iki arkadaş, mal yeniden satan bir LLC kurar. Varsayılan olarak ortaklıktır; bu yüzden Form 1065 verir ve her ortak için bir sermaye hesabı tutar; her ortak nakit olarak $25.000 koyar, böylece her hesap $25.000 ile açılır. LLC eyalet iznini alır. C şirketi ortağı ve pasif yatırımcısı yoksa ve hasılat brüt hasılat sınırının çok altındaysa nakit esasını kullanabilir ve küçük işletme mükellefi olarak stok tutmamayı seçebilir; yine de geliri açıkça yansıtan bir stok yöntemi kullanmalıdır. Kendi eyaletinde vergi hariç $150.000 vergiye tabi mal satar. Açıklayıcı %6 oranıyla müşteriler $9.000 satış vergisi öder; bu tutar beyan edilene kadar ödenecek satış vergisi hesabında durur ve gelir değildir.

S seçimi planlayan ve bir çalışanı olan LLC

ABD vatandaşının sahip olduğu tek üyeli bir danışmanlık LLC'si, ertesi 1 Ocak'ta yürürlüğe girecek bir S seçimi planlar ve Kasım'da aylık $2.000 ile yarı zamanlı bir çalışan alır. İlk maaştan önce ücret gideri, bordro vergisi gideri ve bordro yükümlülüğü hesaplarını kurar, çalışanın Form I-9 ve Form W-4'ünü toplar ve bordroyu LLC'nin kendi EIN'iyle yürütür. 1 Ocak yürürlük tarihi için son tarih olan en geç 15 Mart'a kadar Form 2553'ü verir; daha geç verilirse seçim, af verilmedikçe genellikle bir yıl sonra yürürlüğe girer. 31 Aralık'a kadar sahip çekim yapar. 1 Ocak'tan itibaren sahip makul ücretle bordrodadır, sahibe yapılan diğer ödemeler dağıtımdır ve özkaynak hesapları o tarihte çekimden dağıtıma geçer.

Sizin durumunuz farklı mı?

• LLC'nin iki veya daha fazla üyesi var ya da üye eklenebilir: her üyenin faaliyet sözleşmesine uyan bir sermaye hesabı olmalı ve bir üyenin kişisel olarak ödediği masraflar bu hesaptan geçer. Üye ekleyen tek üyeli bir LLC o tarihte ortaklık olur. Ortak sermaye hesapları, LLC özkaynak hesapları ve LLC ortakları arasında sahipliği paylaştırma rehberlerine bakın; kayıtların ilk ortaklık beyannamesiyle uyuşması gerekiyorsa muhasebe desteğine bakın.
• S seçimi planlıyorsunuz: kayıtlar ve bordro yürürlük tarihinde değişir ve geç yapılan seçim af gerektirir. S şirketi statüsü seçmeli misiniz ve S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları rehberlerine bakın; bordro ve sahip hesaplarının yürürlük tarihinde değişmesi gerekiyorsa muhasebe desteğine bakın.
• Birden fazla eyalette satış yapıyorsunuz: her eyalet kendi iznini ve beyannamelerini isteyebilir. Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz, nexus için eyalete göre satış takibi ve başka bir eyalette kayıt yaptırma rehberlerine bakın; satış vergisi hesaplarının birkaç eyaletin beyannameleriyle tutması gerekiyorsa muhasebe desteğine bakın.
• Çalışanınız olacak: bordro kurulumu rehberine bakın; bordro hesaplarının ilk üç aylık beyannameyle tutması gerekiyorsa muhasebe desteğine bakın.
• Kişisel hesapta zaten aylarca işlem birikti: kayıtların ilk beyannameden önce onarılması gerekir. Karışık işletme ve kişisel fonları düzeltme ve gecikmiş kayıtları tamamlama rehberlerine bakın; onarım tek başınıza çözebileceğinizden fazlaysa muhasebe desteğine bakın.
• Bir sahip ABD dışında yaşıyor: EIN başvurusunun telefonla, faksla veya posta ile yapılması gerekebilir ve S seçimi mukim olmayan yabancı hissedarlara kapalıdır. Tek bir yabancı kişiye ait ABD LLC'si, bildirilmesi gereken bir işlem olan her yıl için Form 5472 ile birlikte pro forma Form 1120 verir; beyanı vermemenin veya kayıtları tutmamanın cezası: $25.000 (Form 5472 talimatları). Yurt dışından şirket kurma ve işletme, yabancı sahipli ABD şirketi için muhasebe ve yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı rehberlerine bakın; kayıtların yurt dışındaki bir sahip etrafında kurulması gerekiyorsa muhasebe desteğine bakın.
• Kayıtları kendiniz mi tutacağınıza karar veriyorsunuz: kendi kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı rehberine bakın; kayıtların ilk aydan itibaren bir ortaklık veya S şirketi beyannamesini izlemesi gerekiyorsa muhasebe desteğine bakın.