Costos de inicio de una LLC pagados con tarjeta personal: registro y reembolso

¿Cómo registro los costos de inicio que pagué con mi tarjeta antes de que la LLC tuviera cuenta bancaria?

Anote cada costo en los libros de la LLC, con la fecha en que lo pagó, en la cuenta de lo que compró, y acredite a quien pagó. La cuenta bancaria nunca vio el pago, pero el negocio recibió lo que se compró. La Publication 583 indica que lo que se registra en los libros son las cuentas pagadas, las facturas y los recibos que genera un negocio. Un costo pagado antes de que existiera la LLC requiere un paso más: vea la sección sobre costos pagados antes de la constitución, más abajo.

Elija el crédito al registrar el costo. El aporte del propietario pone el dinero en el negocio; el dinero que saque después es un retiro. Por pagar al propietario registra que la LLC le debe y que se lo reembolsará. En una LLC con varios miembros, acredite al miembro que pagó, no a los miembros en conjunto. Vea aporte del propietario o préstamo a su LLC.

Reembolsarse después: en una LLC de un solo miembro es un retiro, que no se deduce. Una LLC con varios miembros puede reembolsar a cada miembro, dentro de ciertos límites. Ambos casos se explican más abajo.

Un caso no es sencillo si:

• pagó más de un miembro y quieren que se les devuelva el dinero;
• los costos incluyen equipo o inventario;
• el negocio no ha comenzado o usted no puede decir cuándo comenzó;
• la LLC eligió ser tratada como corporación, o se incorporó un segundo miembro después de que usted pagó;
• los costos de constitución de una LLC de un solo miembro suman más de $5,000;
• usted vive fuera de EE. UU., o pagó desde una cuenta extranjera o en otra moneda;
• los libros ya están en marcha y estos costos se omitieron o se registraron como gasto.

Reúna los recibos y estados de cuenta de la tarjeta, la fecha de constitución de la LLC, el acuerdo operativo, una nota de cuándo comenzó el negocio y una lista de quién pagó qué.

¿Cuáles son costos de inicio, costos de organización, equipo o inventario?

Los costos se dividen en cinco grupos, y solo dos reciben el monto de primer año de $5,000: los costos de inicio y los costos de organización. El grupo al que pertenece un costo decide cómo y cuándo se recupera.

Una LLC de un solo miembro no tiene el grupo de costos de organización. Las instrucciones del Form 4562 incluyen los costos de organización solo para corporaciones (sección 248) y sociedades de personas (sección 709). Los montos pagados para formar una entidad ignorada deben capitalizarse (26 CFR 1.263(a)-5(a)(6)), salvo que sumen $5,000 o menos en total (párrafo (d)(3)). Los costos que quedan fuera pasan al grupo de costos de inicio y a su único límite (sección 195(c)(1)). Por encima de ese total, ninguno queda fuera, y el reglamento no dice cómo se recupera un costo de constitución capitalizado. Mantenga los costos de constitución en su propia cuenta para que el preparador pueda aplicar esta regla; las reglas están en costos de inicio de una LLC o de un propietario único.

¿En qué cuenta va la tarifa de registro de la LLC? ¿Qué debito y qué acredito?

Debite una cuenta de activo para los costos de organización (costos de constitución, si la LLC tiene un solo miembro) y acredite al propietario que pagó. Para efectos fiscales, estos costos se capitalizan y no se deducen cuando se pagan; cualquier deducción empieza el año en que el negocio comienza (Publication 583; sección 195(a); sección 709(a)). Los libros que se llevan para un prestamista o un inversionista pueden registrarlos como gasto al pagarlos, y la declaración de impuestos sigue estas reglas, así que pregunte al preparador qué base usan sus libros.

Los costos de inicio van de la misma manera en una cuenta de costos de inicio. Cada año, incluido el primero, registre lo que deduce la declaración: debite Gasto de amortización y acredite la cuenta del costo (o una cuenta de amortización acumulada).

No deduzca estos costos por completo como gastos ordinarios del negocio. Cuando dos o más declaraciones ya usaron ese método, corregirlo es un cambio de método contable (26 CFR 1.195-1 y 26 CFR 1.709-1, Ejemplo 3 en cada uno). Las reglas de deducción están en costos de inicio de una LLC o de un propietario único.

LLC de un solo miembro: ¿tengo que reembolsarme y el reembolso es gravable?

No. Reembolsarse es una decisión contable y, mientras la LLC siga siendo una entidad ignorada, no es un hecho gravable aparte. Una LLC de un solo miembro que no ha elegido ser tratada como corporación es una entidad ignorada: el IRS trata al propietario y a la LLC como un solo contribuyente, y la actividad de la LLC se declara en la declaración personal del propietario, normalmente en el Schedule C (IRS). Por eso, el dinero que pasa de la cuenta de la LLC al propietario es un retiro, no un pago entre dos contribuyentes.

Regístrelo como retiro del propietario: debite Retiro del propietario y acredite Banco. Si antes acreditó Por pagar al propietario, debite ese saldo. No haga el reembolso por nómina ni por una cuenta de gasto: un propietario único no puede deducir los retiros personales y no es empleado de su negocio (Publication 334). Reembolsarse cambia las cuentas de capital, no el monto que se deduce. Vea cómo registrar un retiro del propietario.

LLC con varios miembros: ¿puede la LLC reembolsar a un miembro costos que pagó antes de que existiera?

Sí. La LLC registra lo que debe a cada miembro y paga contra los recibos, teniendo presente una regla fiscal, la de venta encubierta. Una LLC con dos o más miembros es una sociedad de personas para efectos fiscales federales, salvo que elija otra cosa (IRS).

La regla de venta encubierta puede tratar el dinero devuelto a un miembro como el precio de una venta. Cuando un miembro transfiere un bien a una sociedad de personas y esta le paga dinero dentro de dos años, en cualquier orden, se presume que las transferencias son una venta, salvo que los hechos demuestren claramente lo contrario (sección 707(a)(2)(B); 26 CFR 1.707-3; Publication 541). La prueba de venta del reglamento parte de una transferencia de un bien que no sea dinero (26 CFR 1.707-3(b)(1)), así que un miembro que pagó solo tarifas en efectivo quizá no cumpla ese punto de partida. Importa cuando un miembro también aporta equipo, inventario u otros bienes, por lo que debe revisar el conjunto de transferencias de cada miembro.

Una excepción cubre los costos de constitución. Un pago a un miembro no se trata como parte de una venta en la medida en que reembolse, y no exceda, los gastos de capital que el miembro tuvo por costos de organización y sindicación de la sociedad de personas en los dos años anteriores a su transferencia a la LLC (26 CFR 1.707-4(d)). Si un miembro también transfiere un bien, manténgase dentro de ella:

• Reembolse costos de organización o sindicación: tarifas de registro, redacción del acuerdo operativo, documentos de oferta. La excepción no menciona otros costos de inicio, como la publicidad.
• Cuente dos años hacia atrás desde la fecha en que el miembro aporta a la LLC. Los costos pagados antes quedan fuera.
• No pague más de lo que pagó el miembro.
• Trate el equipo o el inventario por separado. Los gastos de capital en bienes que el miembro transfiere tienen una excepción más estrecha, con un tope adicional ligado al valor del bien.

Un miembro que aporta un bien, recibe dinero de la LLC dentro de dos años (antes o después) y lo trata como algo distinto de una venta debe adjuntar el Form 8275 o una declaración a su declaración de impuestos. Las excepciones del reglamento son los pagos garantizados por capital, los rendimientos preferentes razonables y las distribuciones del flujo de efectivo operativo; el reembolso de costos de constitución no es una de ellas (26 CFR 1.707-3(c)(2); 26 CFR 1.707-8; Publication 541). Si varios miembros aportan bienes bajo un mismo plan, la LLC puede hacer la divulgación por todos.

En los libros de la LLC, acredite al miembro que pagó: Por pagar al miembro si la LLC va a reembolsar, o la cuenta de capital de ese miembro (el saldo acumulado de lo que el miembro puso y sacó) si no. Reembolsar es debitar Por pagar al miembro y acreditar Banco. Antes de pagar, deje la decisión por escrito: el acuerdo operativo o un consentimiento firmado de los miembros que enumere cada costo, quién pagó, la fecha y el monto, junto con los recibos. Si conviene reembolsar o tratar un pago como aporte de capital, y los costos que los miembros pagan después de que existe la LLC, se explican en gastos de la LLC pagados personalmente por un socio.

¿En qué año se deducen los costos de inicio y de organización?

En el año en que el negocio comienza, no en el año en que pagó. Antes de eso no se deduce nada. En ese año, los costos de inicio permiten deducir el menor entre su total y $5,000, reducido dólar por dólar en lo que el total exceda $50,000, sin bajar de cero. Los costos de organización siguen la misma regla con $5,000 y $50,000, y los dos grupos se cuentan por separado. El resto se deduce en partes iguales durante 180 meses, a partir del mes en que el negocio comienza (sección 195(b); sección 709(b); Publication 583).

El IRS considera que el contribuyente hizo la elección, sin necesidad de presentar una declaración; en una LLC con varios miembros, el contribuyente es la LLC, no cada miembro (sección 703(b)). Para capitalizar en su lugar, indíquelo en una declaración presentada a tiempo, prórrogas incluidas, del año en que el negocio comienza. Ambas decisiones son irrevocables (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.709-1; instrucciones del Form 4562). Dónde se declara y las reglas a fondo están en costos de inicio de una LLC o de un propietario único.

Cuándo comienza el negocio es una cuestión de hechos. Para una sociedad de personas, firmar el acuerdo operativo no basta, y adquirir los activos operativos que el negocio necesita puede bastar (26 CFR 1.709-2). Para los costos de inicio, la sección 195(c) deja la fecha a los reglamentos y el 26 CFR 1.195-1 no la define. Un año equivocado cuesta deshacerlo: cuando la amortización ya se aplicó en dos o más declaraciones, cambiar el año de inicio es un cambio de método contable.

¿Los costos pagados antes de constituir la LLC son distintos de los pagados después de constituirla pero antes de abrir la cuenta bancaria?

No en la forma de deducirlos: la deducción depende de cuándo comienza el negocio, no de cuándo se constituyó la LLC ni de cuándo se abrió su cuenta.

• Pagados antes de la constitución. El día que pagó no existía ninguna LLC, así que usted incurrió en el costo. Los costos de organización de una sociedad de personas pueden incurrirse desde un tiempo razonable antes de que comience el negocio, por lo que los honorarios legales previos a la constitución aún pueden contar (26 CFR 1.709-2). El reglamento no dice cómo un pago anterior a la constitución pasa a ser costo de la LLC, así que registre la vía que eligió: reembolsado, adeudado o aportado.
• Pagados después de la constitución y antes de tener cuenta. La LLC ya existe y el costo es suyo, pagado con fondos personales. Los asientos son los mismos.
• Pagados el día en que el negocio comienza o después. Los costos de inicio son gastos anteriores a que empiecen las operaciones (Publication 583; sección 195(c)), por lo que un costo posterior generalmente no lo es. Los costos de organización de una LLC tratada como sociedad de personas todavía pueden calificar si se incurren a más tardar en la fecha de vencimiento, sin prórrogas, de la declaración de la sociedad de personas del año en que el negocio comienza (26 CFR 1.709-2). El equipo y el inventario siguen sus propias reglas. Otros costos posteriores, como suministros o software, son gastos de operación, deducibles si son ordinarios y necesarios (Publication 583).

Pagar costos de la LLC con dinero personal también mezcla el dinero personal con el del negocio; la Publication 583 indica mantener separadas las dos cuentas. Vea una cuenta bancaria del negocio para una LLC y cómo corregir fondos personales y del negocio mezclados.

¿Y si el negocio nunca abre?

En resumen: la ley y las publicaciones del IRS de esta página no dicen cómo se tratan los costos de un negocio que nunca comenzó, así que manténgalos en los libros y no los deduzca por suposición. La deducción de primer año y la amortización corren desde el año en que el negocio comienza.

Si el negocio comenzó y después se dispuso de él por completo, el saldo sin amortizar puede deducirse en la medida que permita la sección 165 (sección 195(b)(2)). Para una LLC tratada como sociedad de personas que se liquida, lo mismo aplica a los costos de organización, pero los costos de sindicación capitalizados no tienen deducción (sección 709(b); 26 CFR 1.709-1). Para una persona física, la sección 165 alcanza las pérdidas en un negocio o actividad y en una transacción realizada con fines de lucro (sección 165(c)). Si un negocio que nunca comenzó cumple esa prueba depende de los hechos y la ley no lo resuelve. Conserve los libros, los recibos y una nota de cuándo y por qué se detuvo el plan, y deje que un preparador decida.

¿Qué registros comprueban los costos?

Guarde un recibo o factura de cada costo que muestre qué se compró, el monto y a quién se pagó, junto con el estado de cuenta de la tarjeta que muestra el pago. La Publication 583 indica que el estado de cuenta de una tarjeta de crédito debe mostrar el monto cobrado, el beneficiario y la fecha de la transacción, y que la prueba de pago por sí sola no establece una deducción: conserve la factura o el comprobante de venta que demuestra que usted incurrió en el costo.

• Una lista de cada costo: fecha, beneficiario, qué compró, su grupo y quién pagó.
• La fecha de constitución de la LLC y la prueba de la fecha en que el negocio comenzó, como la primera venta.
• Un registro por escrito de si cada pago fue aportado, adeudado o reembolsado, y la prueba de cada reembolso.

Los registros que respaldan una deducción se conservan hasta que venza el plazo de prescripción de la declaración que la reclama, generalmente 3 años después de presentarla. Los registros del equipo se conservan hasta que venza el plazo de prescripción del año en que usted se deshace de él (Publication 583, Table 3). La amortización se reclama en una declaración tras otra durante hasta 180 meses, así que guarde el respaldo de estos costos mucho después del primer año. Si faltan recibos, vea recibos perdidos de gastos del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

LLC de un solo miembro: tarifa de registro y publicidad con tarjeta personal

En noviembre del Año 1, una consultora paga con su tarjeta personal una tarifa de registro estatal de $500 y $1,500 de publicidad previa a la apertura, antes de tener cuenta bancaria de la LLC. Los libros debitan Costos de constitución $500 y Costos de inicio $1,500, y acreditan Aporte del propietario $2,000, cada uno con la fecha en que pagó. Suponga que la tarifa es su único costo de constitución y que su negocio comienza en marzo del Año 2, cuando factura a su primer cliente.

• Año 1: no se deduce nada, porque el negocio no ha comenzado.
• Año 2: la tarifa de $500 está por debajo del límite de $5,000 de los costos de constitución de una LLC de un solo miembro, así que pasa al grupo de costos de inicio. El grupo suma $2,000, por debajo de su propio límite de $5,000, así que se deduce todo. En mayo pasa $2,000 de la cuenta de la LLC a su cuenta personal. Los libros muestran un retiro de $2,000: no es ingreso, no es gasto y no cambia la deducción.

LLC de tres miembros: reembolso a los miembros

Tres miembros pagan cada uno $4,000 de costos legales y de registro para formar la LLC, $12,000 en total, en los dos meses anteriores a que exista. La LLC debita Costos de organización $12,000 y acredita Por pagar al miembro $4,000 por cada uno. Seis meses después de la constitución paga $4,000 a cada miembro contra los recibos, con un consentimiento firmado de los miembros que enumera los costos. En este ejemplo los tres aportaron solo efectivo, así que la prueba de venta no se activaría conforme al reglamento. Si uno también hubiera aportado equipo, los pagos tendrían que ajustarse a la excepción.

La LLC comienza el negocio en julio del Año 2. Para el Año 2 deduce $5,000, más seis meses de los $7,000 restantes repartidos en 180 meses, unos $233, es decir, unos $5,233 en total.

Costos mixtos: inventario y una laptop

El propietario de una LLC de un solo miembro compra con su tarjeta personal $3,000 de inventario, una laptop de $900 y $1,200 de publicidad previa a la apertura. Los libros debitan Inventario $3,000, Equipo $900 y Costos de inicio $1,200, y acreditan Aporte del propietario $5,100. Solo los $1,200 son un costo de inicio. El inventario pasa a ser costo de los bienes vendidos a medida que se vende. La laptop se deprecia, o se deduce conforme a la sección 179 si se elige, a partir de que se pone en servicio para el negocio, no de cuando se compra (Publication 946). Si el negocio no ha comenzado al cierre del año, todavía no se deduce nada de los $1,200.

¿Su caso es distinto?

• Varios miembros pagaron y quieren que se les devuelva el dinero: los límites de reembolso se aplican antes de que la LLC pague, y los asientos y el registro por escrito deben coincidir con ellos. Reciba ayuda con la contabilidad para preparar ambos.
• Los costos incluyen equipo o inventario, o ya los tenía: un miembro que también aporta bienes activa la regla de venta de dos años. Vea cómo pasar bienes personales a su LLC y el inventario inicial que ya tenía, y reciba ayuda con la contabilidad para registrar cada costo en su grupo correcto.
• El negocio no ha comenzado o usted no puede decir cuándo comenzó: la fecha de inicio fija el año de la deducción, y la decisión de amortizar o capitalizar no se puede deshacer una vez tomada. Pida a un preparador que fije la fecha antes de la primera declaración y reciba ayuda con la contabilidad para mantener los costos en las cuentas correctas mientras tanto.
• Los libros están en marcha y estos costos se omitieron o se registraron como gasto: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y reciba ayuda con la contabilidad.
• Los costos de constitución de una LLC de un solo miembro superan $5,000: ninguno es un costo de inicio, y el reglamento no dice cómo se recuperan. Reciba ayuda con la contabilidad para mantenerlos en una línea aparte para el preparador.
• La LLC eligió ser tratada como corporación, o se incorporó un segundo miembro después de que usted pagó: con la elección corporativa, los costos de organización siguen las reglas de las corporaciones (sección 248), no las de la sociedad de personas descritas arriba; vea costos de inicio antes de constituir una corporación. Un segundo miembro convierte a la LLC en una sociedad de personas para efectos fiscales, salvo que elija otra cosa (IRS), así que pida a un preparador que indique cómo se tratan los costos que pagó antes. Reciba ayuda con la contabilidad para registrarlos.
• Usted es dueño de la LLC desde fuera de EE. UU., o pagó desde una cuenta extranjera o en otra moneda: una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera declara en el Form 5472 los montos pagados o recibidos en relación con su constitución, y los aportes y distribuciones (instrucciones). Un formulario omitido o sustancialmente incompleto conlleva una multa de $25,000. Vea registros de una LLC de propiedad extranjera y moneda extranjera en los libros de EE. UU., y reciba ayuda con la contabilidad para registrar cada transferencia.
• Los cónyuges son dueños de la LLC: una pareja que posee toda la LLC como bien comunitario según la ley estatal, sin otro propietario, puede declararla como un solo propietario o como sociedad de personas; en un estado sin bienes comunitarios, se declara como sociedad de personas (IRS). Vea LLC de cónyuges y de familia.
• Todavía está configurando los libros: vea cómo configurar los libros de una LLC nueva.