ביקורת Schedule C: אילו הוצאות IRS בודק ומה לשמור כהוכחה

איך נראה שעסקים קטנים אחרים מנכים הכול?

אי אפשר לנכות הכול. כל הוצאה ב-⁠Schedule C צריכה להיות רגילה ונחוצה לעסק, לא אישית, וניתנת להוכחה (פרסום 334; סעיף 162). בעלי עסקים שנראה שמנכים הכול עשויים להיות בעלי עלויות אמיתיות שונות, שנה ש-⁠IRS עדיין לא בדק, או הוצאות אישיות שנרשמו כעסקיות. דרכים חוקיות לשלם פחות מס מפורטות בהפחתת המס העסקי.

השורות שדורשות יותר מדף חשבון בנק הן רכב ומשאית, נסיעות וארוחות, משרד ביתי, עבודה בקבלנות, ציוד וסכומים גדולים תחת “אחר”. ההוכחות הנדרשות לכל שורה מפורטות בהמשך, אבל אף אחד מדפי IRS שצוינו כאן אינו מדרג את השורות.

דוח שמעולם לא נבדק לא אושר. IRS יכול בדרך כלל לכלול בביקורת דוחות שהוגשו בשלוש השנים האחרונות, עשוי להוסיף שנים אם מצא טעות מהותית, ובדרך כלל אינו חוזר אחורה יותר משש שנים (ביקורות של IRS). לפי החוק, מועד קביעת השומה הוא בדרך כלל שלוש שנים מההגשה, שש שנים אם הושמט יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו, וללא הגבלה אם לא הוגש דוח או שהדוח היה הונאה (סעיף 6501).

המקרה שלכם אינו פשוט אם הוצאות הרכב, המשרד הביתי או “אחר” גדולות, אם ההוצאות גבוהות ביחס להכנסה, אם כספי העסק והכספים האישיים מעורבבים, אם שנים לא הוגשו או אם הגיע מכתב מ-⁠IRS. אם כבר הגיע מכתב, התחילו באיך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן. קודם כול אספו:

• דפי חשבון של כל חשבון וכרטיס עסקיים
• קבלות או חשבוניות ממוינות לפי שורה ב-⁠Schedule C
• יומן קילומטראז׳
• שטח הבית ושטח אזור העבודה
• כל טופס 1099 שקיבלתם או הנפקתם

מה הופך הוצאה ב-⁠Schedule C לניתנת לניכוי?

הוצאה ניתנת לניכוי כשהיא רגילה, נחוצה, שולמה או נוצרה בשביל העסק באותה שנה, ואינה אישית (סעיף ⁦162(a)⁩; סעיף 262).

קנסות וענשים כספיים ששולמו לממשלה על הפרת חוק אינם ניתנים לניכוי (הוראות Schedule C).

איך מוכיחים שהוצאה קשורה לעסק?

לכל הוצאה שמרו שלושה דברים: הוכחה ששילמתם, מסמך שמראה מה זה היה, והסיבה העסקית. נטל ההוכחה עליכם, ובדרך כלל נדרשות ראיות במסמכים, כמו קבלות, צ׳קים מבוטלים או חשבוניות (נטל ההוכחה של IRS).

• הוכחת תשלום: צ׳ק מבוטל, או דף חשבון שמראה את הסכום, את המקבל ואת תאריך החיוב. תשלום לבדו אינו מקים זכות לניכוי (פרסום 583).
• מה זה היה: חשבונית, קבלה או שובר מכירה שמראים את הסכום ושהעלות הייתה לצורכי העסק.
• למה זה עסקי: הערה שנכתבה בזמן אמת, כשהמטרה אינה ברורה מהפריט עצמו, למשל מי השתתף בארוחה ועל מה דיברו.

להוצאות נסיעה, מתנות ורכב יש כללים מחמירים יותר, בהמשך. מה כוללת קבלה תקפה מפורט בדרישות IRS לקבלות, מערכת רישום לאורך השנה ותשלומים במזומן בשמירת רישומים לעצמאים, ואם הקבלות אבדו ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

איך IRS בוחר דוח Schedule C לביקורת, והאם יש קטגוריות שנבדקות בקפידה רבה יותר?

דפי IRS שצוינו כאן אינם מפרטים אילו סוגי הוצאות הוא בודק. הם מתארים את הדרכים האלה שבהן נבחר דוח (ביקורות של IRS; פרסום 556, מהדורה ישנה יותר):

• סינון ממוחשב ומדגם אקראי. דוחות מושווים ל“נורמות” של דוחות דומים, ויש דוחות שנבחרים רק לפי נוסחה סטטיסטית.
• התאמת מסמכים. הכנסה בטפסי 1099 או ⁦W-2⁩ שאינה תואמת את הדוח.
• פריט מפוקפק. דוח עשוי להיבחר כדי לבדוק איך טופל פריט מסוים ולחקור איך נישומים דומים מטפלים באותה סוגיית מס.
• בדיקות קשורות ומידע אחר. הדוח קשור לשותף, למשקיע או לנישום אחר שהדוח שלו נבחר, או ש-⁠IRS קיבל מידע מבחוץ, ותחילה הוא בודק עד כמה אפשר לסמוך עליו.

בחירה אינה אומרת שיש טעות, ופרסום 556 מציין שבדיקות רבות מסתיימות בהחזר או בקבלת הדוח ללא שינוי. אף אחד מהדפים אינו אומר אילו שורות או סכומים ההשוואה שוקלת, ולכן רשימה של שורות “דגל אדום” היא ניחוש ולא קביעה של IRS.

IRS מפרסם גם מדריכי טכניקות ביקורת לבודקים, בעיקר לפי ענף, ובהם מדריך על פעילויות שאינן למטרת רווח. אם יש מדריך לענף שלכם, הוא מתאר את הסוגיות הנפוצות בביקורות באותו ענף. ביקורת מתחילה בדואר, בבקשה בכתב למסמכים מסוימים; ראו איך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן.

אילו שורות ב-⁠Schedule C מעוררות הכי הרבה שאלות, ומה מוכיח כל אחת?

אלה השורות שבהן החוק דורש יותר מדף חשבון בנק, או שהשימוש העסקי והאישי מתערבבים.

מקורות: Schedule C והוראותיו; פרסום 463; פרסום 587. מספרי השורות הם לפי Schedule C האחרון שפורסם; שורות יכולות לעבור ממקום למקום משנה לשנה, ולכן בדקו את הטופס שאתם מגישים.

אילו הוכחות נדרשות להוצאות רכב, נסיעות וארוחות?

לנסיעות, מתנות ונכסים רשומים כמו מכונית פרטית, לא מתאפשר ניכוי אלא אם מוכיחים, ברישומים נאותים או בראיות אחרות שתומכות בהצהרה שלכם, את הסכום, את זמן הנסיעה ומקומה (או את תאריך המתנה ותיאורה), את המטרה העסקית ובמתנה גם את הקשר העסקי עם מקבל המתנה (סעיף ⁦274(d)⁩). הערכות והצהרות ללא תמיכה אינן נחשבות (⁦26 CFR 1.274-5T⁩; פרסום 463).

• רכב. לכל שימוש עסקי רשמו: תאריך, יעד, מטרה וקילומטרים, וכן את סך הקילומטרים של הרכב בשנה. נסיעה בין הבית למקום עבודה קבוע היא נסיעה לעבודה ואינה ניתנת לניכוי; נסיעה מבית שהוא מקום העסק העיקרי שלכם למקום עבודה אחר באותו עסק אינה נחשבת נסיעה לעבודה (הוראות Schedule C).
• נסיעות. נסיעה הרחק מהבית היא נסיעה אל מחוץ לאזור הכללי של בסיס המס שלכם (מקום העסק העיקרי, בכל מקום שבו המשפחה גרה), שארכה הרבה יותר מיום עבודה רגיל ושדרשה שינה או מנוחה. לכל נסיעה כזו שמרו את עלות כל הוצאה, את התאריכים שבהם יצאתם וחזרתם, את היעד ואת המטרה העסקית. שמרו קבלה על לינה ועל כל הוצאה אחרת של ⁦$75⁩ או יותר; קבלה על תחבורה שאינה זמינה בקלות נחשבת פטורה מהדרישה. אם משתמשים בתעריף הארוחות הסטנדרטי לארוחות בנסיעה, אין צורך לשמור את העלות בפועל של הארוחות האלה, אבל עדיין שומרים רישומים של הזמן, המקום והמטרה העסקית של הנסיעה (הוראות Schedule C; פרסום 463).
• ארוחות. ברוב המקרים רק ⁦50%⁩ ניתנים לניכוי, ובידור בדרך כלל אינו ניתן לניכוי (סעיף 274; הוראות Schedule C). לארוחות עסקיות יש גם תנאים לגבי מי נוכח, בשביל מי הארוחה ואם היא מפוארת מדי. רשמו את התאריך, המקום, המטרה העסקית ומי השתתף; קבלה ממסעדה צריכה להראות את השם והמיקום, את מספר הסועדים, את התאריך ואת הסכום (פרסום 463).

אין חובה לנהל יומן בזמן אמת, אבל רישום שנעשה בזמן האירוע או סמוך לו ונתמך במסמכים שווה הרבה יותר מהצהרה שהוכנה מאוחר יותר. יומן שנוהל במשך חלק מהשנה יכול לתמוך בשיעור השימוש העסקי של כל השנה, אם ראיות אחרות מראות שהתקופה הייתה מייצגת (⁦26 CFR 1.274-5T⁩; פרסום 463).

פרטים: דרישות ליומן קילומטראז׳, תעריף קילומטראז׳ סטנדרטי או הוצאות רכב בפועל, ניכוי ארוחות עסקיות. אם לא נוהל יומן, ראו שחזור יומן קילומטראז׳.

מה דורש ניכוי המשרד הביתי?

חלק מהבית חייב לשמש באופן קבוע וייחודי לעסק, והוא חייב להיות מקום העסק העיקרי שלכם, מקום שבו אתם פוגשים לקוחות, או מבנה נפרד (פרסום 587; סעיף ⁦280A(c)(1)⁩).

• ייחודי וקבוע: אזור מוגדר שמשמש רק לעסק, באופן קבוע. זה יכול להיות חדר או חלל שניתן לזהות בנפרד גם בלי מחיצה קבועה. כל שימוש אישי באותו אזור מכשיל את המבחן, מלבד שטח לאחסון מלאי או דוגמאות מוצר ושטח לגן ילדים, שיש להם כללים משלהם. שימוש עסקי מקרי או מזדמן אינו שימוש קבוע.
• מקום העסק העיקרי: IRS שוקל את החשיבות היחסית של העבודה שנעשית בכל מקום ואת הזמן שמושקע בו. משרד ביתי מתאים גם אם משתמשים בו באופן ייחודי וקבוע לעבודה מנהלית או ניהולית ואין מקום קבוע אחר שבו מבצעים עבודה מנהלית או ניהולית משמעותית.

חל גם מגבלת הכנסה. בהוצאות בפועל, חשמל ומים, ביטוח, פחת ועלויות דומות אינם יכולים לעלות על ההכנסה העסקית מהבית אחרי הפחתת ריבית המשכנתה ומס הרכוש של הבית ושאר הוצאות העסק; טופס 8829 נושא את העודף לשנים הבאות (פרסום 587; סעיף ⁦280A(c)(5)⁩). לשיטה המפושטת יש מגבלה משלה, והיא אינה מקלה על מבחני הזכאות (הוראות Schedule C). הרישומים חייבים להראות איזה חלק מהבית משמש ואת השימוש הקבוע והייחודי בו; בהוצאות בפועל הם חייבים להראות גם את ההוצאות ואת הפחת של אותו חלק. לבחירת שיטה ראו משרד ביתי: שיטה מפושטת או הוצאות בפועל.

מה אם הוצאה היא חלקית אישית?

בהוצאה ששימשה גם לעסק וגם לצרכים אישיים, מנכים רק את החלק העסקי, שמחולק לפי בסיס שאפשר להראות. החלק האישי בדרך כלל אינו ניתן לניכוי (פרסום 334).

• רכב מחולק לפי הקילומטרים שנסעו לעסק ולפי הקילומטרים הפרטיים (פרסום 463).
• בית מחולק לפי שטח, החלל העסקי יחסית לכל הבית. אזור שמשמש גם לעסק וגם לצרכים אישיים בדרך כלל אינו מזכה (פרסום 587).

חשבונות אישיים ששולמו מחשבון העסק חייבים להיות מופרדים בספרים. ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק ותיקון ערבוב בין כספי העסק לכספים אישיים.

ההוצאות שלי גבוהות ביחס להכנסה, או שיש לי הפסד: מה IRS בודק?

הוצאות גבוהות מותרות כשכל אחת מהן רגילה, נחוצה, עסקית וניתנת להוכחה. IRS משווה דוחות ל“נורמות” של דוחות דומים (ביקורות של IRS), אבל הדפים שצוינו כאן אינם מפרטים אותן, ולכן כל שורה צריכה תמיכה משלה. כשההוצאות עולות על ההכנסה, IRS בודק גם אם הפעילות היא עסק שמנוהל כדי להרוויח. לעסק יש מטרה עיקרית של הכנסה או רווח, והוא מתנהל ברציפות ובקביעות; תחביב אינו עומד בכך (הוראות Schedule C). אם פעילות אינה למטרת רווח, ההפסד שלה אינו מקזז הכנסה אחרת, וההכנסה ממנה עדיין חייבת בדיווח; ההוצאות שלה בדרך כלל אינן ניתנות לניכוי כלל, כי הניכוי שסעיף 183 מתיר להן הוא ניכוי מפורט שונה, וסעיף 67 שולל אותו כיום (דף העובדות של IRS על תחביב; סעיף 67; סעיף 183).

לפי החוק, פעילות שהרוויחה ב-⁠3 שנים או יותר מתוך 5 שנים רצופות (2 מתוך 7 בפעילות שעיקרה גידול, אילוף, תצוגה או מירוץ של סוסים) נחשבת בחזקה למטרת רווח, אלא אם IRS מראה אחרת. אי-עמידה בחזקה אינה הופכת פעילות לתחביב; IRS שוקל את העובדות, כולל אם מנוהלים ספרים מלאים, אם משנים שיטות כדי לשפר את הרווחיות, ואם ההפסדים נמשכים מעבר לתקופה הנדרשת להגיע לרווח (דף העובדות של IRS על תחביב). פעילות חדשה יכולה לבחור, בטופס 5213, לדחות את בדיקת החזקה עד סוף השנה החמישית של הפעילות (השביעית לסוסים). מגישים אותו תוך שלוש שנים אחרי מועד ההגשה ללא הארכה של דוח השנה הראשונה, או תוך 60 יום אחרי הודעה בכתב מ-⁠IRS שמציעה לשלול את הניכויים, לפי המוקדם; בדוח משותף שני בני הזוג בוחרים. בדרך כלל הוא מאריך את הזמן לקביעת שומה על הפעילות עד שנתיים אחרי מועד ההגשה ללא הארכה של הדוח האחרון בתקופה (טופס 5213; סעיף ⁦183(e)⁩).

כללים נפרדים יכולים גם להגביל הפסד של עסק אמיתי: מגבלות הקשורות לסכום שמסכנים בעסק (at risk), למידת ההשתתפות בניהולו, ותקרה שנתית להפסדים עסקיים כוללים (שורות G ו-⁠32 ב-⁠Schedule C, וטופס 461). לרשימה המלאה של שאלות התחביב ושל מגבלות ההפסד ראו הפסדים עסקיים. למוכרים באינטרנט ראו תחביב או עסק.

מה קורה אם IRS שולל הוצאה?

אם IRS שולל הוצאה, הרווח נטו שלכם עולה בסכום הזה. הרווח נטו בשורה 31 עובר גם ל-⁠Schedule 1 וגם ל-⁠Schedule SE, ולכן עלולים לעלות גם מס ההכנסה וגם מס העצמאים (הוראות Schedule C). בנוסף:

• קנס הקשור לדיוק: ⁦20%⁩ מהחלק של התשלום החסר שנובע מרשלנות או מהתעלמות מהכללים, או מהצהרה חסרה מהותית (קנס הקשור לדיוק של IRS; סעיף 6662). רשלנות כוללת אי-ניהול ספרים ורישומים נאותים או אי-הוכחה נאותה של פריטים (⁦26 CFR 1.6662-3⁩). אצל יחיד, הצהרה חסרה היא מהותית כשהיא עולה על הגבוה מבין ⁦10%⁩ מהמס הנכון או ⁦$5,000⁩; השיעור הוא ⁦5%⁩ אם הדוח תובע את ניכוי ההכנסה העסקית המזכה (QBI) לפי סעיף 199A. IRS רשאי להפחית קנס אם פעלתם בתום לב ואתם יכולים להראות סיבה סבירה.
• ריבית: היא רצה על המס ממועד ההגשה של הדוח, ועל קנס הקשור לדיוק ממועד ההגשה, או ממועד ההגשה המוארך אם התבקשה הארכה, בשיעור שיכול להשתנות בכל רבעון (ריבית של IRS; סעיף ⁦6601(e)(2)(B)⁩).
• הונאה: אם IRS מוכיח שחלק מהתשלום החסר נובע מהונאה, חל קנס נפרד של ⁦75%⁩ על כל התשלום החסר, מלבד החלק שאתם מוכיחים שאינו נובע מהונאה, במקום הקנס הקשור לדיוק (סעיף 6663; סעיף ⁦6662(b)⁩).

ביקורת מסתיימת בלי שינוי, בשינויים מוסכמים, או בשינויים שאתם חולקים עליהם ויכולים לערער עליהם (ביקורות של IRS). למידע נוסף על ריבית וקנסות ראו איך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן. לדוח שכבר הוגש ויש בו טעויות בהוצאות ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות.

מה כדאי לבדוק בכל שורה לפני ההגשה?

1. כל ניכוי מתחבר לרישומים תומכים. התאימו תשלומי בנק וכרטיס לדפי חשבון ולקבלות או לחשבוניות, תשלומים במזומן לקבלה או להערה שנכתבה בזמן אמת, וניכויים מחושבים (קילומטראז׳, פחת, משרד ביתי מפושט) ליומנים או לגיליונות החישוב שלהם. הוצאות משק הבית מחוץ לעסק; פצלו פריטים מעורבים לפי קילומטרים, שטח או בסיס אחר שאפשר להראות.
2. רכב, נסיעות, ארוחות ובית (שורות 9, 24a, 24b ו-⁠30). הרישומים תואמים לטבלה שלמעלה: קילומטרים עסקיים, קילומטרים של נסיעה לעבודה וקילומטרים אחרים מסתכמים לסך הקילומטרים; נסיעות וארוחות רשומות לפי תאריך, מקום ומטרה; ארוחות מנוכות בשיעור המותר ובידור מוחרג; שטח הבית נמדד, משמש רק לעסק ובאופן קבוע; והתשובות בחלק IV (או בטופס 4562, חלק V) על הראיות נכונות.
3. הוצאות אחרות, שורה 48. כל אחת מופיעה לפי סוג וסכום, ציוד נמצא בפחת או בבחירה מתועדת בהקלת הסף הנמוך, ואין בהן קנסות וענשים כספיים.
4. טפסי 1099 והפסד. שורות I ו-⁠J נענו נכון, כל טופס 1099 שקיבלתם מתחבר להכנסות ברוטו, והפסד נתמך בספרים שמראים מאמץ להרוויח.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עלויות רכב בלי יומן

יועץ עם הכנסות של ⁦US$90,000⁩ מנכה ⁦US$12,000⁩ של עלויות רכב ומשאית בפועל כשימוש עסקי מלא, בלי יומן. מכונית פרטית היא נכס רשום, ולכן הניכוי דורש את התאריך, היעד, המטרה והקילומטרים של כל שימוש עסקי ואת סך הקילומטרים של הרכב, ולא הערכה. רישום ששוחזר מאוחר יותר צריך מסמכים מחזקים, כמו רישומי יומן וחשבוניות ללקוחות. אם הרישום ששוחזר מראה 12,000 קילומטרים עסקיים מתוך 20,000 בסך הכול, השימוש העסקי הוא ⁦60%⁩, ולכן לכל היותר כ-⁠⁦US$7,200⁩ מהעלויות יכולים להיות עסקיים, ורק במידה שהרישומים עומדים בבדיקה; ⁦US$4,800⁩ הנותרים הם אישיים. בתעריף הקילומטראז׳ הסטנדרטי הניכוי הוא הקילומטרים העסקיים כפול התעריף של IRS, בתוספת חניה ואגרות כבישים, ונדרשים אותם רישומים. שימוש עסקי של מעל ⁦50%⁩ הוא גם מה שמאפשר לרכב פחת מואץ או ניכוי לפי סעיף 179; ירידה מאוחרת יותר ל-⁠⁦50%⁩ או פחות מחזירה להכנסה את עודף הפחת מהשנים הקודמות (פרסום 463).

שולחן בסלון

מעצבת מנכה ⁦US$6,000⁩ של הוצאות בית עבור “משרד” שהוא שולחן בסלון המשפחתי. אם גם המשפחה משתמשת בחלל, הוא אינו עומד במבחן הייחודיות והניכוי עלול להישלל. אם פינה מוגדרת משמשת רק לעבודה ובאופן קבוע, החלק העסקי הוא שטח הפינה יחסית לכל הבית, ולא שטח הסלון כולו.

שלוש שנים של הפסדים

מוכר באינטרנט מגיע להכנסות של ⁦US$20,000⁩ ולהוצאות של ⁦US$30,000⁩ בשנה השלישית ברציפות, כלומר הפסד בכל שנה. שלוש שנות הפסד ברציפות אומרות שחזקת הרווח לא מתקיימת, ולכן IRS עשוי לשאול אם הפעילות מנוהלת כדי להרוויח. ספרים מלאים ושינויים לשיפור התוצאות תומכים בתשובה חיובית; הפסדים שנמשכים מעבר לזמן הדרוש להגיע לרווח מצביעים על הכיוון ההפוך. אם זו השנה השלישית של הפעילות, ייתכן שבחירה בטופס 5213 שתוארה למעלה עדיין פתוחה. אם זה תחביב, ⁦US$20,000⁩ עדיין חייבים בדיווח וההוצאות בדרך כלל אינן ניתנות לניכוי כנגדם, ולכן ההפסד אינו מקזז הכנסה אחרת.

המצב שלכם שונה?

המצבים האלה חורגים מהכללים שלמעלה, כי התשובה תלויה ברישומים שלכם:

• אתם מנכים סכום גדול של הוצאות רכב, משרד ביתי או הוצאות אחרות, והרישומים דלים: ייתכן שצריך לשחזר את התמיכה שורה אחר שורה לפני הגשת דוח או מענה למכתב. ראו קבלות שאבדו, שחזור יומן קילומטראז׳ ועזרה בהנהלת חשבונות.
• ההוצאות שלכם גבוהות ביחס להכנסה, או שיש לכם הפסד: ספרים ורישומים מלאים הם אחת השאלות שמבחן הרווח בודק. ראו הפסדים עסקיים ועזרה בהנהלת חשבונות.
• התקבלה הודעה מ-⁠IRS: ראו איך מתנהלת ביקורת של IRS בעסק קטן ומה לעשות עם הודעה מ-⁠IRS לעסק. התאמת רישומים לכל שורה היא עבודת הנהלת חשבונות: עזרה בהנהלת חשבונות.
• בשנה שהוגשה יש הוצאות שאתם מפקפקים בהן עכשיו: ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות. בדיקת הרישומים שמאחורי ההסתייגות היא עבודת הנהלת חשבונות: עזרה בהנהלת חשבונות.
• שנים לא הוגשו, או שהספרים מפגרים: ראו הוצאות Schedule C בשנים שלא הוגשו, השלמת ספרים שמפגרים וקנסות על אי-שמירת רישומים עסקיים. שנים שפוספסו דורשות בדרך כלל לבנות מחדש את הספרים מתוך דפי חשבון ורישומים לפני שאפשר להכין דוח: עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם או העסק נמצאים חלקית מחוץ לארה״ב: ראו דוח תושב חוץ להכנסה עסקית.