Schedule C 세무조사: IRS가 보는 경비와 증빙

다른 소규모 사업자는 경비를 전부 공제받는 것처럼 보이는데, 어떻게 가능한가요?

모든 비용을 공제받을 수 있는 사람은 없습니다. 미국 Schedule C(개인사업자의 사업 소득·비용 명세서)의 모든 경비는 사업에 통상적이고 필요해야 하며, 개인 비용이 아니어야 하고, 입증할 수 있어야 합니다(Publication 334; IRC 162조). 모든 비용을 공제받는 것처럼 보이는 소유주는 실제 비용이 다르거나, 아직 아무도 조사하지 않은 연도이거나, 개인 비용을 사업 비용으로 처리했을 수 있습니다. 세금을 합법적으로 줄이는 방법은 사업 세금 줄이기에서 확인하세요.

은행 명세서만으로는 부족하고 더 많은 증빙을 요구하는 줄은 자동차·트럭, 출장·식비, 홈 오피스, 외주 인건비, 장비, 금액이 큰 "기타" 경비입니다. 각 줄에 필요한 증빙은 아래에 있으나, 여기에 인용한 IRS 페이지는 어느 줄이 더 많이 조사되는지 순위를 밝히지 않습니다.

세무조사를 받은 적이 없는 신고서라고 해서 승인된 것은 아닙니다. IRS는 일반적으로 최근 3년 안에 제출된 신고서를 세무조사 대상에 포함할 수 있고, 중대한 오류를 발견하면 연도를 더 추가할 수 있으며, 보통 6년을 넘어 거슬러 올라가지는 않습니다(IRS audits). 법에 따르면 세금을 부과할 수 있는 기간은 일반적으로 신고 후 3년이고, 총소득의 25%를 넘게 빠뜨렸으면 6년이며, 신고서를 제출하지 않았거나 사기성 신고서이면 기간 제한이 없습니다(IRC 6501조).

미국 Schedule C 신고에서 차량, 홈 오피스 또는 "기타" 경비가 크거나, 소득에 비해 경비가 많거나, 사업 자금과 개인 자금이 섞여 있거나, 제출하지 않은 연도가 있거나, IRS 서신이 도착했다면 간단한 사안이 아닙니다. 이미 서신을 받았다면 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사의 진행 방식부터 보세요. 먼저 다음 자료를 모으세요.

• 모든 사업 계좌와 카드의 명세서
• Schedule C 줄별로 분류한 영수증 또는 청구서
• 주행 기록
• 집 전체의 면적과 업무 공간의 면적
• 받았거나 발행한 모든 Form 1099

어떤 Schedule C 경비가 공제 대상인가요?

미국 Schedule C의 경비는 사업을 위해 해당 연도에 지급했거나 발생했고, 통상적이고 필요하며, 개인 비용이 아닐 때 공제할 수 있습니다(section 162(a); section 262).

법을 어겨 정부에 낸 벌금과 과태료는 공제할 수 없습니다(Schedule C 작성 안내).

경비가 사업과 관련 있다는 것을 어떻게 증명하나요?

경비마다 세 가지를 보관하세요. 지급했다는 증빙, 무엇이었는지 보여주는 문서, 사업상 이유입니다. 입증 책임은 본인에게 있으며, 일반적으로 영수증, 지급 완료된 수표, 청구서 같은 문서 증거가 필요합니다(IRS burden of proof).

• 지급 증빙: 지급 완료된 수표, 또는 금액, 수취인, 반영된 날짜가 나오는 계좌 명세서입니다. 지급 사실만으로 공제가 인정되는 것은 아닙니다(Publication 583).
• 무엇이었는지: 금액과 사업을 위한 비용이었음을 보여주는 청구서, 영수증 또는 판매 전표입니다.
• 사업상 이유: 식사에 누가 참석했고 무슨 이야기를 했는지처럼, 항목만으로 목적이 분명하지 않을 때 그때그때 적어 둔 메모입니다.

출장, 선물, 자동차 비용에는 더 엄격한 규칙이 있으며 아래에서 설명합니다. 유효한 영수증에 무엇이 나와야 하는지는 IRS 영수증 요건, 연중 기록 체계와 현금 구매는 자영업자 기록 보관, 영수증을 잃어버렸다면 사업 경비 영수증 분실을 보세요.

IRS는 어떤 기준으로 Schedule C 신고서를 세무조사 대상으로 고르나요? 더 면밀히 보는 경비 항목이 있나요?

여기에 인용한 IRS 페이지에는 세무조사하는 경비 종류의 목록이 없습니다. 신고서를 고르는 방식은 다음과 같이 설명되어 있습니다(IRS audits; 이전 판인 Publication 556).

• 컴퓨터 선별과 무작위 표본. 신고서를 비슷한 신고서의 "기준치(norms)"와 비교하며, 일부는 통계 공식만으로 선정합니다.
• 서류 대조. Form 1099 또는 W-2의 소득이 신고서와 맞지 않는 경우입니다.
• 의심스러운 항목. 어떤 항목을 어떻게 처리했는지 확인하고, 비슷한 납세자들이 같은 세금 문제를 어떻게 처리하는지 연구하려고 신고서를 고르기도 합니다.
• 관련 조사와 기타 정보. 신고서에 이미 선정된 다른 납세자의 신고서와 관련된 파트너나 투자자가 있거나, IRS가 외부 정보를 입수한 경우입니다. 외부 정보는 먼저 신뢰할 수 있는지 평가합니다.

선정되었다고 해서 오류가 있다는 뜻은 아니며, Publication 556은 많은 세무조사가 환급이나 신고서 그대로 인정으로 끝난다고 밝힙니다. 두 페이지 모두 비교할 때 어떤 줄이나 금액을 보는지는 밝히지 않으므로, "위험 신호" 줄의 목록은 IRS의 판단이 아니라 추측입니다.

IRS는 조사관을 위한 Audit Techniques Guides도 대부분 업종별로 공개하며, 영리 목적이 아닌 활동에 관한 안내서도 있습니다. 해당 업종의 안내서가 있다면, 그 업종의 세무조사에서 흔한 쟁점이 나와 있습니다. 세무조사는 특정 서류를 요구하는 서면 요청이 우편으로 오면서 시작됩니다. 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사의 진행 방식을 보세요.

Schedule C의 어느 줄에 질문이 가장 많고, 무엇으로 입증하나요?

법이 은행 명세서보다 많은 증빙을 요구하거나 사업용과 개인용이 섞이는 줄입니다.

출처: Schedule C와 작성 안내; Publication 463; Publication 587. 줄 번호는 최신 공개 Schedule C 기준이며 연도에 따라 줄이 바뀔 수 있으므로 제출하는 양식을 확인하세요.

자동차, 출장, 식비 경비에는 어떤 증빙이 필요한가요?

출장, 선물, 승용차 같은 listed property에 대해서는 금액, 출장의 시간과 장소(선물은 날짜와 내용), 사업 목적, 선물의 경우 받은 사람과의 사업상 관계를 충분한 기록이나 본인의 진술을 뒷받침하는 다른 증거로 입증하지 못하면 공제가 인정되지 않습니다(section 274(d)). 추정치와 뒷받침 없는 진술은 인정되지 않습니다(26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

• 자동차. 사업 목적으로 운행할 때마다 날짜, 목적지, 목적, 거리를 기록하고, 해당 연도 자동차의 총 주행 거리도 기록하세요. 집에서 정규 근무지까지 운전하는 것은 출퇴근이므로 공제되지 않습니다. 반면 사업의 주된 사업장인 집에서 같은 사업의 다른 근무지로 운전하는 것은 출퇴근이 아닙니다(Schedule C 작성 안내).
• 출장. 집을 떠난 출장이란 본인의 tax home(가족이 어디에 살든 주된 사업장이 있는 곳) 일대를 벗어나, 일반적인 하루 근무보다 상당히 길고 수면이나 휴식이 필요한 여행을 말합니다. 이런 출장마다 각 경비의 금액, 떠난 날과 돌아온 날, 목적지, 사업 목적을 기록하세요. 숙박비와 $75 이상의 다른 경비는 영수증을 보관하세요. 쉽게 구할 수 없는 교통비 영수증은 면제됩니다. 출장 중 식사에 표준 식비 공제액을 쓰면 그 식사의 실제 비용은 보관하지 않아도 되지만, 출장의 시간, 장소, 사업 목적에 대한 기록은 여전히 보관해야 합니다(Schedule C 작성 안내; Publication 463).
• 식비. 대부분의 경우 50%만 공제되며, 접대비는 일반적으로 공제되지 않습니다(section 274; Schedule C 작성 안내). 사업상 식사에는 동석자, 식사 대상, 과도한 비용 여부에 관한 조건도 있습니다. 날짜, 장소, 사업 목적, 참석자를 기록하세요. 식당 영수증에는 상호와 위치, 인원수, 날짜, 금액이 나와야 합니다(Publication 463).

그때그때 작성한 기록 장부는 필수는 아니지만, 해당 시점 또는 그 무렵에 작성하고 문서로 뒷받침되는 기록이 나중에 작성한 진술보다 훨씬 큰 비중을 갖습니다. 다른 증거로 그 기간이 대표성이 있음을 보여줄 수 있다면, 연중 일부 기간만 작성한 기록으로도 그해의 사업용 사용 비율을 뒷받침할 수 있습니다(26 CFR 1.274-5T; Publication 463).

자세한 내용: 주행 기록 요건, 표준 마일리지 또는 실제 자동차 비용, 사업상 식비 공제. 주행 기록을 쓰지 않았다면 주행 기록 다시 만들기를 보세요.

홈 오피스 공제에는 무엇이 필요한가요?

미국 Schedule C의 홈 오피스 공제를 받으려면 집의 일부를 정기적이고 전용으로 사업에 사용해야 하며, 그 공간이 주된 사업장이거나 고객을 만나는 장소이거나 별도의 구조물이어야 합니다(Publication 587; section 280A(c)(1)).

• 전용 및 정기 사용: 사업에만, 정기적으로 사용하는 특정 공간이어야 합니다. 방이어도 되고, 영구적인 칸막이가 없는 별도로 구분되는 공간이어도 됩니다. 같은 공간을 개인용으로도 쓰면 요건을 충족하지 못합니다. 다만 재고나 제품 샘플을 보관하는 공간과 어린이집 공간에는 별도 규정이 있습니다. 부수적이거나 가끔 하는 사업용 사용은 정기적 사용이 아닙니다.
• 주된 사업장: IRS는 각 장소에서 하는 일의 상대적 중요성과 각 장소에서 보낸 시간을 따집니다. 홈 오피스를 행정·관리 업무에 전용으로 정기적으로 사용하고, 그 외에 행정·관리 업무를 상당 부분 하는 고정된 장소가 없다면 홈 오피스도 요건을 충족합니다.

소득 한도도 적용됩니다. 실제 비용 방식에서는 공과금, 보험료, 감가상각 등의 비용이 집에서 발생한 사업 소득에서 주택담보대출 이자와 재산세, 사업의 다른 경비를 뺀 금액을 넘을 수 없으며, 초과분은 Form 8829를 통해 다음 해로 이월됩니다(Publication 587; section 280A(c)(5)). 간소화 방식에는 별도 한도가 있으며 자격 요건을 완화하지는 않습니다(Schedule C 작성 안내). 기록에는 사용한 집의 면적과 정기적·전용 사용 사실이 나와야 하고, 실제 비용 방식에서는 그 부분의 경비와 감가상각도 나와야 합니다. 방식을 고르려면 홈 오피스: 간소화 방식 또는 실제 비용을 보세요.

경비 일부가 개인용이면 어떻게 하나요?

사업용과 개인용으로 함께 쓴 경비는 근거를 제시할 수 있는 기준으로 나누어 사업용 부분만 공제합니다. 개인용 부분은 일반적으로 공제되지 않습니다(Publication 334).

• 자동차는 사업용 주행 거리와 개인용 주행 거리로 나눕니다(Publication 463).
• 집은 전체 면적 대비 사업 공간의 면적으로 나눕니다. 사업용과 개인용으로 함께 쓰는 공간은 일반적으로 요건을 충족하지 못합니다(Publication 587).

사업 계좌에서 낸 개인 청구서는 장부에서 분리해야 합니다. 사업 계좌에서 낸 개인 지출과 사업 자금과 개인 자금 섞임 바로잡기를 보세요.

소득에 비해 경비가 많거나 손실이 났습니다. IRS는 무엇을 보나요?

경비가 많아도 각각이 통상적이고, 필요하고, 사업용이고, 입증할 수 있다면 공제할 수 있습니다. IRS는 신고서를 비슷한 신고서의 "기준치(norms)"와 비교하지만(IRS audits), 여기에 인용한 페이지에는 그 기준치가 나와 있지 않으므로 각 줄마다 자체 증빙이 필요합니다. 경비가 소득보다 많으면 IRS는 그 활동이 이익을 내려고 운영하는 사업인지도 살펴봅니다. 사업은 소득이나 이익이 주된 목적이고 지속적이고 규칙적으로 운영되며, 취미는 이에 해당하지 않습니다(Schedule C 작성 안내). 영리 목적이 아닌 활동의 손실은 다른 소득과 상계할 수 없고 소득은 여전히 신고해야 합니다. 그 활동의 경비는 일반적으로 전혀 공제되지 않는데, section 183이 허용하는 공제는 기타 항목별 공제이고 section 67이 현재 이를 허용하지 않기 때문입니다(IRS hobby fact sheet; IRC 67조; IRC 183조).

법에 따라, 연속 5년 중 3년 이상 이익이 난 활동(주로 말의 번식, 훈련, 전시, 경주를 하는 활동은 7년 중 2년)은 IRS가 달리 입증하지 않는 한 영리 목적으로 추정됩니다. 이 추정을 받지 못한다고 해서 취미가 되는 것은 아니며, IRS는 사실관계를 종합해 판단합니다. 장부를 완전하게 기록하는지, 수익성을 높이려고 방식을 바꾸는지, 이익을 내는 데 필요한 기간을 넘어 손실이 계속되는지 등을 봅니다(IRS hobby fact sheet). 새로운 활동은 Form 5213으로 추정 판단을 그 활동의 5년째(말은 7년째) 말까지 미루도록 선택할 수 있습니다. 이 선택은 첫해 신고서의 연장 전 기한 후 3년 이내에, 또는 IRS가 공제 부인을 제안하는 서면 통지를 보낸 날부터 60일 이내 중 더 빠른 때까지 제출해야 하며, 부부 합산 신고서에서는 두 배우자가 모두 선택해야 합니다. 이 선택은 일반적으로 그 활동에 대한 세금 부과 가능 기간을 해당 기간 마지막 신고서의 연장 전 기한 후 2년까지로 늘립니다(Form 5213; section 183(e)).

실제 사업의 손실도 별도 규정으로 제한될 수 있습니다. 위험에 노출된 금액(at risk), 사업 운영에 참여한 정도, 연간 총 사업 손실 한도가 기준이며 Schedule C의 G번 줄과 32번 줄, Form 461에 관련됩니다. 취미에 관한 질문 전체와 이런 손실 제한은 사업 손실을 보세요. 온라인 재판매업은 취미인지 사업인지를 보세요.

IRS가 경비를 공제 부인하면 어떻게 되나요?

IRS가 경비를 공제 부인하면 순이익이 그만큼 늘어납니다. 31번 줄의 순이익은 Schedule 1과 Schedule SE로 모두 넘어가므로 소득세와 자영업세가 둘 다 늘 수 있습니다(Schedule C 작성 안내). 여기에 더해 다음이 부과됩니다.

• 정확성 관련 가산세(accuracy-related penalty): 과소 납부액 중 부주의나 규정 무시, 또는 상당한 과소 신고로 생긴 부분의 20%입니다(IRS accuracy-related penalty; section 6662). 적절한 장부와 기록을 보관하지 않거나 항목을 제대로 입증하지 못하는 것도 부주의에 포함됩니다(26 CFR 1.6662-3). 개인의 경우 올바른 세금의 10%와 $5,000 중 큰 금액을 넘으면 상당한 과소 신고입니다. 신고서에서 section 199A 적격 사업소득 공제를 받았다면 그 비율은 5%입니다. 선의로 행동했고 정당한 사유를 입증할 수 있다면 IRS가 가산세를 줄여 줄 수 있습니다.
• 이자: 세금에는 신고서 기한부터 이자가 붙고, 정확성 관련 가산세에는 기한(기한 연장을 신청했다면 연장된 기한)부터 이자가 붙습니다. 이자율은 분기마다 바뀔 수 있습니다(IRS interest; section 6601(e)(2)(B)).
• 사기: 과소 납부액 중 일부가 사기로 인한 것임을 IRS가 입증하면, 정확성 관련 가산세 대신 별도의 가산세 75%가 사기가 아님을 본인이 입증한 부분을 뺀 과소 납부액 전체에 부과됩니다(section 6663; section 6662(b)).

세무조사는 변경 없음, 합의된 변경, 동의하지 않아 이의를 제기할 수 있는 변경 중 하나로 끝납니다(IRS audits). 이자와 가산세는 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사의 진행 방식을 보세요. 경비에 실수가 있는 상태로 이미 제출한 신고서는 사업 경비 실수에 따른 신고서 수정을 보세요.

제출하기 전에 각 줄에서 무엇을 확인해야 하나요?

1. 모든 공제는 뒷받침하는 기록과 연결됩니다. 은행과 카드 지급은 명세서와 영수증 또는 청구서와, 현금 구매는 영수증 또는 그때 적어 둔 메모와, 계산된 공제(마일리지, 감가상각, 간소화 홈 오피스)는 해당 기록이나 계산표와 맞춰 보세요. 생활비는 제외하고, 섞여 있는 항목은 주행 거리, 면적 또는 근거를 제시할 수 있는 다른 기준으로 나누세요.
2. 자동차, 출장, 식비, 주택(9번, 24a번, 24b번, 30번 줄). 기록이 위 표와 맞아야 합니다. 사업용, 출퇴근용, 기타 주행 거리를 합하면 총 주행 거리와 같고, 출장과 식사는 날짜, 장소, 목적별로 기록하며, 식비는 허용 비율만 반영하고 접대비는 제외하고, 주택 공간은 측정하여 사업에만 정기적으로 사용하며, Part IV(또는 Form 4562의 Part V)의 증거 관련 답변이 사실이어야 합니다.
3. 기타 경비, 48번 줄. 각각을 종류와 금액별로 나열하고, 장비는 감가상각이나 문서로 남긴 safe harbor 선택으로 처리하며, 벌금과 과태료는 포함하지 않아야 합니다.
4. Form 1099와 손실. I번과 J번 줄에 올바르게 답하고, 받은 모든 Form 1099가 총수입과 맞으며, 손실이 있으면 이익을 내려는 노력을 보여주는 장부로 뒷받침해야 합니다.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

기록 없이 공제한 자동차 비용

매출 US$90,000인 컨설턴트가 주행 기록 없이 실제 자동차·트럭 비용 US$12,000을 전부 사업용으로 공제합니다. 승용차는 listed property이므로 추정치가 아니라 사업용 운행마다 날짜, 목적지, 목적, 거리와 자동차의 총 주행 거리가 있어야 공제할 수 있습니다. 나중에 다시 만든 기록에는 일정표 기록, 고객 청구서 같은 강력한 보강 문서가 필요합니다. 다시 만든 기록에서 총 20,000마일 중 사업용이 12,000마일이면 사업용 비율은 60%이므로 비용 중 사업용으로 인정될 수 있는 금액은 최대 약 US$7,200이고, 그것도 기록이 뒷받침하는 범위에서만 인정됩니다. 나머지 US$4,800은 개인용입니다. 표준 마일리지 요율을 쓰면 공제액은 사업용 마일 수에 IRS 요율을 곱한 금액에 주차비와 통행료를 더한 것이며, 같은 기록이 필요합니다. 사업용 사용이 50%를 넘어야 자동차에 가속 감가상각이나 section 179 공제를 쓸 수 있고, 나중에 50% 이하로 떨어지면 앞서 초과해서 공제한 감가상각이 다시 소득에 포함됩니다(Publication 463).

거실의 책상

디자이너가 가족 거실에 놓인 책상인 "사무실"에 대해 주택 경비 US$6,000을 공제합니다. 가족도 그 공간을 사용한다면 전용 사용 요건을 충족하지 못하므로 공제가 부인될 수 있습니다. 구분된 한쪽 구석을 업무에만 정기적으로 사용한다면, 사업용 비율은 거실 전체가 아니라 그 구석의 면적을 집 전체 면적과 비교해 계산합니다.

3년 연속 손실

온라인 판매자가 3년 연속 매출 US$20,000, 경비 US$30,000로 매년 손실이 납니다. 3년 연속 손실이면 이익 추정 요건을 충족하지 못하므로 IRS가 그 활동이 이익을 내려고 운영하는 사업인지 물을 수 있습니다. 장부를 완전하게 기록하고 결과를 개선하려고 방식을 바꿨다면 사업이라는 쪽에 유리하고, 이익을 내는 데 필요한 기간을 넘어 손실이 계속된다면 반대쪽으로 기웁니다. 이 활동이 3년째라면 위에서 설명한 Form 5213 선택이 아직 가능할 수 있습니다. 취미로 판단되면 US$20,000은 여전히 신고해야 하고 경비는 일반적으로 이 소득에서 공제할 수 없으므로, 손실로 다른 소득을 상계할 수 없습니다.

상황이 다르다면?

답이 본인의 기록에 따라 달라지므로 위 규칙만으로는 판단하기 어려운 경우입니다.

• 차량, 홈 오피스 또는 기타 경비의 큰 합계를 공제하는데 기록이 부족합니다: 신고서를 제출하거나 서신에 답하기 전에 줄별로 증빙을 다시 갖춰야 할 수 있습니다. 영수증 분실, 주행 기록 다시 만들기, 장부 관리 도움을 보세요.
• 소득에 비해 경비가 많거나 손실이 있습니다: 완전한 장부와 기록은 영리 목적 판단에서 묻는 질문 중 하나입니다. 사업 손실과 장부 관리 도움을 보세요.
• IRS 통지서가 도착했습니다: 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사의 진행 방식과 사업체에 온 IRS 통지서 대응을 보세요. 기록을 각 줄에 맞추는 일은 장부 관리 업무입니다. 장부 관리 도움을 보세요.
• 이미 제출한 연도에 의심스러운 경비가 있습니다: 사업 경비 실수에 따른 신고서 수정을 보세요. 의심의 근거가 되는 기록을 검토하는 일은 장부 관리 업무입니다. 장부 관리 도움을 보세요.
• 제출하지 않은 연도가 있거나 장부가 밀려 있습니다: 제출하지 않은 연도의 Schedule C 경비, 밀린 장부 따라잡기, 사업 기록 미보관에 따른 가산세를 보세요. 누락된 연도는 보통 명세서와 기록으로 장부를 다시 만든 뒤에야 신고서를 준비할 수 있습니다. 장부 관리 도움을 보세요.
• 본인이나 사업체가 일부 미국 밖에 있습니다: 사업 소득에 대한 비거주자 신고서를 보세요.