İş Yemeği İndirimi: %50, %100 ve Tutulacak Kayıtlar

Bir iş yemeğinin ne kadarını indirebilirim?

İş yemeği genellikle %50 oranında indirilebilir ve yalnızca dört testi geçerse indirilebilir. Düzenleme ve Schedule C talimatları, yemeğin şunları sağlamasını şart koşar:

1. Kişisel değil, olağan ve gerekli bir işletme gideri olması.
2. Koşullara göre aşırı lüks veya savurgan olmaması.
3. Sizin veya bir çalışanınızın yemekte bulunması.
4. Size ya da bir iş bağlantınıza ikram edilmesi: mevcut veya potansiyel bir müşteri, danışan, tedarikçi, çalışan, acente, ortak ya da profesyonel danışman.

“Aşırı lüks”, belirli bir dolar sınırına değil, olgulara bağlıdır. Publication 463, bir yemeğin yalnızca belirli bir tutardan pahalı olduğu veya lüks bir restoranda yendiği için reddedilmediğini söyler; örneğinde yalnızca aşırı lüks kısım kaybedilir.

Biletler gibi müşteri eğlencesi indirilemez ve kulüp aidatları hiçbir zaman indirilemez. Çalışanlara yönelik genel bir eğlence etkinliği genellikle istisnadır: yiyecek ve tesisler dahil tüm maliyeti eğlence yasağının dışında kalır (section 274(e)(4)). Restoran yemeklerine tanınan geçici tam indirim yalnızca 2020'den sonra ve 2023'ten önce ödenen veya doğan tutarları kapsıyordu (section 274(n)(2)(D); Publication 15-B). O tarihten sonra ödenen restoran yemekleri aynı sınıra tabidir; daha önceki bir yıl ise yemeğin ödendiği tarihte yürürlükte olan kurala tabidir.

Yemekler tek bir toplu hesapta duruyorsa, işletme çalışanlarına yemek veriyorsa, sık sık gecelemeli seyahat ediyorsanız veya bir müşteri yemeklerinizi geri ödüyorsa durum basit olmaktan çıkar. Ayrıntılı makbuzları veya kart özetlerini, kimlerin katıldığını ve işletmeyle ilişkilerini, konuşulan konuyu ve seyahatlerde tarihleri ve yerleri toplayın.

Hangi iş yemekleri %100 oranında indirilebilir?

Yalnızca listelenen bir istisnaya uyan yemek %50 sınırından kurtulur ve yine de gerçek bir işletme gideri olması gerekir. İstisnalar 274. madde ve düzenlemeden gelir. Sınırın tek tarafa kaydığı yüklenici satırı dışında her satır %100 oranındadır.

Schedule C talimatları, ücret sayılan yemekler (stopaj yapılan ve bildirilen) ile bağımsız çalışana ödenen ve Form 1099-NEC ile bildirilen yemekler için tam indirime izin verir.

Geri ödenen yemeklerde sınır hiçbir zaman her iki tarafa değil, tek tarafa düşer: yazılı sözleşmede adı geçen tarafa. Hiçbiri adlandırılmamışsa, yüklenici yemekleri kanıtla hesaba bağlıyorsa müşteriye, bağlamıyorsa yükleniciye düşer.

Davetli listesine göre verilen yemek, halka açık yiyecek değildir; çalışanlar, ortaklar, S şirketinin %2'lik hissedarları ve yükleniciler halkın payına sayılmaz (düzenleme).

Department of Transportation çalışma saati sınırlarına tabi sürücüler %100 değil, %80 oranını alır (kamyon bölümüne bakın); Publication 463, hava, kamyon, otobüs, demiryolu ve ticari denizcilik çalışanlarını bu sınırlara tabi olarak sayar. Kanunda birkaç mürettebat yemeği durumu da yer alır: bazı ticari gemiler ve açık deniz platformları ile 2025'ten sonra ödenen tutarlar için balıkçı tekneleri ve uzak balık işleme tesisleri.

Serbest çalışan biri evde veya araba kullanırken tek başına içtiği günlük kahveyi ya da yediği öğle yemeğini indirebilir mi?

Genellikle hayır. Düzenli iş yerinizin yakınında kendiniz için satın aldığınız yiyecek, 262. madde uyarınca indirime izin verilmeyen kişisel bir giderdir. Masanızdaki kahve, kafeden çalışırken yenen öğle yemeği ve yerel sürücünün olağan vardiyadaki öğle yemeği genellikle kişiseldir.

Yemek iki durumda sayılır:

• Bir iş bağlantısı yemeği sizinle paylaşır. Bir toplantıda müşteriye aldığınız kahve bir iş yemeğidir; çünkü yiyecek ve içecek, atıştırmalıkları ve içecekleri kapsar (düzenleme). Meslektaşlar ağırlıklı olarak kişisel nedenlerle sırayla ödüyorsa kimse indiremez (Publication 463).
• İş için geceyi evden uzakta geçiriyorsunuz. Schedule C talimatları evden uzaktaki seyahat sırasındaki yemekleri içerir; Publication 463 ise yalnız mı yoksa başkalarıyla mı yediğinize bakmaksızın bunları kapsar.

“Evden uzakta” için bir test vardır. Görevleriniz sizi vergisel ana işyerinizin genel bölgesinin dışına, olağan bir iş gününden önemli ölçüde daha uzun süreyle götürmeli ve uyumaya veya dinlenmeye ihtiyaç duymalısınız. Vergisel ana işyeriniz, ailenizin nerede yaşadığına bakılmaksızın, ana iş yerinizin bulunduğu şehir veya genel bölgedir (Tax Topic 511). Uyku veya dinlenme gerektirmeyen uzun bir günübirlik gezi evden uzakta seyahat değildir; bu yüzden bir iş bağlantısı sizinle yemedikçe oradaki kendi öğle yemeğiniz kişiseldir. Bir yerde bir yıldan uzun sürmesi beklenen iş, evden uzakta seyahat sayılmaz; düzenli bir iş yeri ve düzenli yaşadığı bir yeri olmayan kişi ise gezgin çalışandır (itinerant), vergisel ana işyeri çalıştığı yerdir ve bu yüzden hiçbir zaman evden uzakta sayılmaz (Publication 463).

Müşteri yemekleri: kimler orada olmalı ve neyi yazmalıyım?

Yemekte ya siz ya da bir çalışanınız bulunmalı, diğer konuklar da iş bağlantıları olmalıdır. Kimlerin geldiğini ve işletmenizle ilişkilerini, konuyu, tarihi ve yeri yazın ve ayrıntılı makbuzu saklayın.

Publication 463, bir restoran makbuzunun restoranın adını ve yerini, ağırlanan kişi sayısını, tarihi ve tutarı gösterdiğinde ve yiyecek veya içecek olmayan her ücreti belirttiğinde iş yemeğini kanıtladığını söyler. Ayrıca tek başına iptal edilmiş bir çekin iş amacını göstermediğini belirtir. Bir banka veya kart satırında da aynı boşluk vardır; bu yüzden kimin ve neden olduğunu ekleyin. Gerçekleri olay sırasında veya hemen sonrasında kaydedin; haftalık bir kayıt zamanında sayılır; yaklaşık veya tahmini tutarlar indirilemez.

Vergi ve bahşiş sayılır mı; peki maç veya gösterideki biletler ve yiyecek?

Vergi, bahşiş ve teslimat ücretleri yemeğin maliyetinin parçasıdır; bu yüzden aynı %50 sınırına tabidir (düzenleme). Yemeğe gidiş geliş ulaşımı maliyetin parçası değildir ve yarıya indirilmez (Publication 463).

Müşteri biletleri, kulüp aidatları ve eğlence tesisinin kullanımı indirilemez. Etkinlikteki yiyecek, eğlenceden ayrı satın alınmışsa veya fatura maliyetini biletlerden ayrı gösteriyorsa yine de sayılabilir:

• Bir müşteri için alınan biletler indirilemez; ancak maçta ayrıca satın alınan sosisli sandviçler %50 oranında indirilebilir.
• Fiyatına yiyecek dahil olan ve ayrı bir yiyecek ücreti bulunmayan loca bileti tamamen eğlencedir ve hiçbir şey indirilemez.
• Kuralı aşmak için yiyecek ücretini şişirmek işe yaramaz.
• Müşteriye eve götürmesi için verdiğiniz paketli yiyecek veya içecek yemek değil, hediyedir. Hediye sınırı kişi başına yılda $25 tutarındadır (Publication 463).

Bilet örnekleri Publication 463 ve Schedule C talimatlarından gelir.

Küçük bir yemek için makbuz gerekir mi ve kaybettiysem ne olur?

Ayrıntılı makbuzu ve kimlerle ve neden yediğinizi anlatan notu, tutar ne olursa olsun saklayın. Publication 463, konaklama dışındaki bir gider için $75 altında belgesel kanıt gerekmediğini söyler. Bu kural seyahat, hediye ve araç kayıt kurallarında yer aldığından gecelemeli seyahattaki yemeği kapsar: gerçek maliyette, $75 veya daha fazla tutarlı bir seyahat yemeği makbuz veya ödenmiş fatura gerektirir; bunun altında da seyahat kaydı önemlidir. Yerel bir müşteri yemeğini kapsayıp kapsamadığı belirtilmemiştir; bu yüzden makbuz daha güvenli kayıttır. Koşullar durumu açıkça göstermedikçe genellikle yazılı bir iş amacı gerekir.

Makbuz kaybolduysa banka veya kart özeti, takvim kaydı ve not başlangıç noktasıdır; Publication 463, yangın veya sel gibi sizin kontrolünüz dışındaki nedenlerle kayıp olduklarında kayıtların yeniden oluşturulmasına izin verir. Adımlar iş giderleri için kaybolan makbuzlar rehberinde, herhangi bir gider için kanıt kuralları ise IRS makbuz gereklilikleri rehberindedir.

Seyahatte yemekler: gerçek maliyet mi yoksa standart yemek ödeneği (günlük ödenek) mi?

Gecelemeli iş seyahatinde kayıtlarla birlikte gerçek yemek maliyetlerini ya da yemek makbuzu gerektirmeyen standart yemek ödeneğini indirebilirsiniz. Her iki yöntemde de yemeklere %50 sınırı uygulanır; çalışma saati sınırlarına tabi sürücüler için %80 uygulanır (Publication 463).

Her ikisi de seyahat kayıtlarını gerektirir: tarihler, yer ve iş amacı. Serbest çalışanlar ödeneği kullanabilir (Schedule C talimatları). Revenue Procedure 2019-48 uyarınca:

• Günlük tutarın tamamı yiyecek ve içecek maliyeti sayılır; bu yüzden yüzde sınırı hepsine uygulanır.
• Bir gün için ödeneği kullandığınızda, o güne ait yemek ve arızi giderler için başka indirim yapılamaz.
• Oranlar her yıl 1 Ekim'de değişir. Bir yılın son üç ayında kıtasal ABD içindeki seyahat için ilk dokuz ayın oranlarını koruyabilir veya yenilerini kullanabilirsiniz; ancak birini seçin ve tutarlı kalın.

Oranı bulmak için GSA günlük ödenek sorgusunu şehir, eyalet veya posta koduna göre kullanın ve mali yılı seçin. Alaska, Hawaii ve ABD toprakları Department of Defense oranlarını, yabancı ülkeler ise Department of State oranlarını kullanır; Publication 463 her iki sorguya da bağlantı verir.

Size başka biri yemek verdiyse, örneğin öğle yemeğini bir müşteri ödediyse, o yemeği siz ödemediniz. Ödenek, yemek giderini kendinizin ödediği veya üstlendiği günler içindir. Hiç yemek ödemediğiniz ama arızi giderlerinizi ödediğiniz bir günde, bunun yerine günlük $5 tutarındaki isteğe bağlı arızi gider tutarını kullanabilirsiniz; kısmi günde bunun dörtte üç kadarını. Bu tutar %50 sınırıyla azaltılmaz ve ödeneği kullandığınız bir günde kullanamazsınız (Revenue Procedure 2019-48, Publication 463).

GSA, günlük oranın yemek bazında dökümünü yayımlar. Revenue Procedure 2019-48 (section 6.01), federal seyahat kurallarını orana uygular; bu kurallar, kayıt ücretine dahil bir yemek için günlük tutarı GSA yemek tutarı kadar azaltır ama ortak taşıyıcıdaki yemek veya otelin ücretsiz yemeği için azaltmaz (41 CFR 301-11.21). Revenue procedure'ün ayni yemek sağlanması için tanıdığı kolaylık (section 6.03) yalnızca ödeme yapanlar için yazılmıştır; bu yüzden serbest çalışan bir yolcu, konferans öğle yemeği için aynı azaltmayı beklemelidir. Hiçbir IRS kaynağı bunu müşterinin ısmarladığı akşam yemeğine uygulamaz; bu yüzden o gün için gerçek maliyet daha net kayıttır.

Eşinizin veya bir aile üyenizin yemekleri, o kişi gerçek bir iş amacıyla seyahat eden bir çalışan olmadıkça indirilemez (düzenleme). İş ve tatili birleştiren bir seyahat için bkz. kişisel günlerle iş seyahati.

Kamyon kullanıyorum: özel bir günlük ödenek oranı var mı ve yüzdem daha yüksek mi?

İkisi de nitelikli bir sürücü için geçerli olabilir. Taşımacılık çalışanları, her şehri ayrı aramak yerine kıtasal Amerika Birleşik Devletleri içinde günlük $80 (dışında $86) özel oranını kullanabilir ve Department of Transportation çalışma saati sınırlarına tabi bir sürücü, %50 yerine %80 oranında indirim yapar. IRS oranı her sonbaharda yayımlar (Notice 2026-60 ve Notice 2025-54 aynı tutarı gösterir).

Özel oranı kullanmak için işiniz doğrudan insan veya yük taşımayı uçak, mavna, otobüs, gemi, tren ya da kamyonla içermeli ve farklı yemek oranlarına sahip yerlerde duraklamayla evden uzakta seyahat etmeyi düzenli olarak gerektirmelidir (Publication 463). Daha yüksek yüzde, çalışma saati sınırlarına tabi bir görev süresi boyunca veya o sürenin gereği olarak evden uzakta yenen yemekleri kapsar (274(n)(3) maddesi); Schedule C talimatları Department of Transportation kurallarına tabi eyaletler arası kamyon işletmecilerini sayar. Sürüşünüzün bu sınırlara tabi olup olmadığı bir olgu sorusudur.

Kendi S şirketiniz için kamyon kullanıyorsanız onun çalışanısınızdır ve şirket günlük tutarı hesap verilebilir bir plan (accountable plan) kapsamında geri öder. Nitelik testi, takvim yılı kuralı ve günlük ödenek kaydı kamyon sahip-işletmeci muhasebe kayıtları rehberindedir. Her gece eve dönen bir araç paylaşımı veya teslimat sürücüsü genellikle evden uzakta seyahat etmiş sayılmaz; bkz. araç paylaşımı ve teslimat sürücüsü indirimleri.

Beyannamede doğru tutarın çıkması için yemekleri muhasebe kayıtlarına nasıl işlemeliyim?

Maliyetin tamamını, beyannamenin onlarla ne yaptığına göre ayrılmış yemek hesaplarında tutun; eğlenceyi ve kişisel yemekleri bu hesapların dışında bırakın. Bu düzende yüzde, beyanname hazırlanırken uygulanır.

Üç alışkanlık hesapları doğru tutar:

• Yemekleri işletme kartı veya hesabından ödeyin. Publication 583, işletme hesabını kişisel hesabınızdan ayrı tutmanızı söyler.
• Kodlarken işlem notuna kimlerle ve neden olduğunu yazın veya makbuz görüntüsünü ekleyin.
• Tek bir “yemek ve eğlence” hesabı kullanmayın; bu, yıl sonunda elle bölme zorunluluğu getirir. Her ay kişisel yemekleri dışarı alın ve biletlerle yemeği birlikte gösteren bir faturayı bölün.

Şahıs işletmesi sahibinin Schedule C'sinde 24b satırı, yüzdesi zaten uygulanmış indirilebilir yemek tutarını alır ve eğlence bu satırın dışında kalır (talimatlar). Ortaklık, S şirketi veya C şirketi, Schedule M-1'in verildiği yerde yemeklerin indiremediği kısmını bu çizelgeye ekler (bkz. Form 1065, Form 1120-S ve Form 1120 talimatları). Ayrı bir yemek hesabı, hazırlayıcının bu tutarı doğrudan almasını sağlar. İşletme hesabından ödenen kişisel yemekler işletme hesabından ödenen kişisel giderler rehberinde anlatılır.

LLC veya S şirketi: ekip öğle yemekleri, yılbaşı partisi, çalışan yemekleri ve şirketin bana geri ödediği yemekler?

Şirket aynı %50 kuralını izler; çalışan yemekleri için farklı birkaç kural vardır ve 2025'ten sonra ödenen bazı işveren tarafından sağlanan yemeklerde hiç indirim yoktur.

Bunlar düzenleme, 274. madde ve Public Law 119-21, section 70305 kaynaklıdır. Yeni yasağın dar istisnaları vardır; müşterilere satılan yiyecek ve yukarıdaki mürettebat yemeği durumları bunlara dahildir. Publication 15-B değişikliği açıklar ve moral yükseltmek veya iyi niyeti artırmak için sağlanan yemeklerin işverenin kolaylığı için sağlanmış sayılmadığını ekler. Ne section 274(o) ne de Publication 15-B, sade dinlenme odası yiyeceğinin yeni yasak kapsamında nereye düştüğünü söyler; bu yüzden beyannamenizde nasıl ele alındığını hazırlayıcınıza sorun.

Ortaklıkta yemekte bir ortak veya çalışan bulunmalıdır (Form 1065 talimatları). Hesap verilebilir planlar ve kayıtları sahip giderlerini geri ödeme rehberindedir. Bir ortak müşteri öğle yemeğini kişisel olarak öderse bkz. ortakların kişisel ödediği LLC giderleri.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Austin'de bir müşteri öğle yemeği

Bir danışman müşterisini öğle yemeğine götürür. Hesap vergi ve bahşiş dahil $120'dir; bu yüzden $120'nin %50'si olan $60'ı indirebilir. Notunda tarih, restoran, müşterinin adı ve şirketi, iki kişinin yemek yediği ve projenin yenilenmesinin konuşulduğu kayıtlıdır. Yemeği iş yemekleri hesabına kodlar.

Ev ofisinde günlük kahve

Bir tasarımcı her sabah $5'lık kahve alır ve ev ofisinde çalışır. Yanında bir iş bağlantısı yoktur ve gecelemeli seyahat etmemektedir; bu yüzden genellikle hiçbiri indirilemez. Bir toplantıda müşteri için $5'lık kahve aldığında $2,50 indirilebilir ve müşterinin adını not eder.

Şehirler arası yük taşıyan sahip-işletmeci

Çalışma saati sınırlarına tabi bir sahip-işletmeci, yılda 200 gün evden uzakta geceler; hepsi kıtasal Amerika Birleşik Devletleri içindedir ve her seyahat için günlük $80'lik örnek bir özel oran kullanır. Bu günlerin 180'i tam gün, 20'si oranın dörtte üçü üzerinden ilk veya son gündür. Tam günler: 180 x $80 = $14.400. Kısmi günler: 20 x $60 = $1.200. Toplam $15.600'dür ve bunun %80'i $12.480'dir. Seyahat tarihlerini, yerlerini ve amaçlarını saklar ve yemek makbuzuna ihtiyaç duymaz.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Yemekleriniz, üzerinde isim veya amaç olmayan tek bir toplu hesapta duruyor: beyanname, %50 oranındaki yemeklerin, istisnaların ve eğlencenin ayrılmasını gerektirir ve bir yılı özetlerden yeniden oluşturmak her satırda muhakeme gerektirir. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Yılın büyük kısmını yolda geçiriyorsunuz; sürücü veya danışmansınız: gerçek maliyet ile ödenek arasındaki seçim, yıl boyu geçerli özel oran ve %80 kuralı olgularınıza bağlıdır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği; sürücüler ayrıca kamyon sahip-işletmeci muhasebe kayıtları rehberini okuyabilir.
• Yıllarca yemekler hiç ayrılmadı veya muhasebe kayıtları geride: beyanname verilmeden önce geciken kayıtları tamamlama rehberini okuyun ve muhasebe kayıtları desteği alın. Önceki yıllardaki yemekler ödendikleri tarihte yürürlükte olan kuralları izler; bu yüzden geçici tam indirim yıllarındaki restoran yemekleri farklı kodlanır.
• IRS yemeklerin veya diğer giderlerin kanıtını istedi: yukarıdaki kayıtlar, IRS'nin istediği türdendir. Bkz. IRS'nin sorguladığı Schedule C giderleri ve kaybolan makbuzlar.
• Şirketiniz çalışanlara yemek veriyor veya bir sahibe geri ödeme yapıyor: 2025'ten sonra ödenen tutarlar için değişiklik ve hesap verilebilir plan kuralları olgulara bağlıdır. Bkz. sahip giderlerini geri ödeme ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bir müşteri yüklenici olarak yemeklerinizi geri ödüyor veya bir seyahat iş ile tatili birleştiriyor: bkz. yüklenici formunda geri ödenen giderler ve kişisel günlerle iş seyahati.
• İşinizin bir kısmı Kanada'da veya ödemeleri yabancı para birimiyle yaptınız: bkz. şirket kayıtlarında yemek ve eğlence ve yabancı para birimiyle ödenen giderler.