Yabancı para gideri: hangi kur ve tutar kaydedilir

Yabancı parayla ödenen bir gider için muhasebe kayıtlarına hangi tutar girer?

Her gideri, raporlama para biriminizle (ABD beyannamesinde ABD doları, Kanada beyannamesinde Kanada doları) kaydedin. Çeviriyi, gideri ödediğiniz günün kuruyla (ödemeden önce kaydettiyseniz tahakkuk ettiği günün kuruyla) ve her seferinde kullandığınız belgelenmiş tek bir kur kaynağıyla yapın. IRS, yabancı para giderlerinin aldığınız, ödediğiniz veya tahakkuk ettirdiğiniz tarihte geçerli kurla çevrilmesini söyler. Income Tax Act ise tutarın doğduğu günün kurunu esas alır.

Tek bir alışveriş üç ayrı tutar bırakır:

Çevrilmiş tutarı kaydedin. Karttan daha fazla ya da daha az çekildiyse farkı kart ve kur masrafları kalemine yazın; böylece hesap ekstreyle uyuşur. İki belgeyi de saklayın. IRS de CRA da bu iki tutardan hangisinin öncelikli olduğunu söylemez; ikisinin de belirttiği şey, giderin o günün belgelenmiş kuruyla çevrilmesidir. Yani bu bir muhasebe yöntemidir, kural değildir.

Yabancı harcamalar birkaç kart veya hesaptan geçiyorsa, makbuzlar ekstrelerle eşleşmiyorsa, çalışanlar çok sayıda makbuz getiriyorsa veya işletme iki ülkede de beyanname veriyorsa durum basit değildir. Makbuzları, kart ve banka ekstrelerini, seyahat tarihlerini ve amacını, kullandığınız kur kaynağının adını ve yabancı dildeki her makbuzda neyin yazdığına dair kısa bir notu (satıcı, kalemler, tutar) toplayın.

Hangi günün döviz kuru geçerli: satın alma, kartın hesaba işlenmesi veya geri ödeme günü?

Satın alma gününü, yani makbuzdaki tarihi kullanın. ABD ve Kanada kuralları da kuru, giderin ödendiği veya doğduğu güne bağlar. İkisi de kartın hesaba işlenme tarihinden söz etmez; bu yüzden her kartta satın alma tarihini kullanın.

Daha sonra ödenen tedarikçi faturası farklıdır. IRS, kalemi “aldığınız, ödediğiniz veya tahakkuk ettirdiğiniz” gündeki kurun kullanılmasını söyler. Gideri ödemeden önce kaydeden bir ABD işletmesi için yönetmelik kuru, giderin “tahakkuk ettiği veya başka şekilde hesaba katıldığı” tarihe bağlar; bu her zaman fatura tarihi değildir. Ödeme gününe kadar kurda olan değişim ayrı bir kur farkı kazancı veya zararıdır (bkz. ABD muhasebe kayıtlarında yabancı para hesapları ve USD hesabında kur farkı kazancı veya zararı). Giderlerini ödediğinde indiren bir ABD işletmesi, çeviriyi ödeme günündeki kurla yapar. Kanada'da Act, tutarın doğduğu günü esas alır. Ödenmemiş bir faturada bunun fatura tarihi mi ödeme tarihi mi olduğunu CRA folio'su söylemez; belgelenmiş tek bir yöntem seçin ve her yıl aynısını uygulayın.

Geri ödeme, daha önce yapılmış bir gider için raporlama para biriminizle sonradan yapılan bir ödemedir. Kurallar kuru, giderin ödendiği veya doğduğu güne bağlar; sonraki geri ödeme gününe bağlamaz.

Bank of Canada o gün için kur yayımlamamışsa (hafta sonu veya resmi tatil), Income Tax Act kuru olan en yakın önceki günü esas alır. IRS'nin bunun yazılı bir karşılığı yoktur; ABD muhasebe kayıtlarında da aynı uygulamayı kullanın ve ona bağlı kalın.

IRS ve CRA hangi döviz kuru kaynağını kabul eder?

ABD, tutarlı kullanıldığı sürece yayımlanmış her kuru kabul eder. Kanada varsayılan olarak Bank of Canada kurunu esas alır ve başka bir kaynağı ancak belirli koşullar sağlandığında kabul eder.

Bank of Canada kurları gösterge niteliğindedir ve her iş gününde bir kez yayımlanır. Her kayıtla birlikte kuru, kaynağını ve tarihini saklayın.

Her günün kuru yerine aylık veya yıllık ortalama kur kullanabilir miyim?

Giderlerde her birini kendi gününün kuruyla çevirin. Ortalamalar dar istisnalardır.

• ABD: genel kural, ödeme yaptığınız günün kurudur. IRS bir yıllık ortalama tablosu yayımlar ve “tutarlı kullanılan her yayımlanmış döviz kurunu” kabul eder; ancak sayfaları, her gider için yıllık ortalamanın kabul edilebilir olup olmadığını söylemez. Her günün kurunu kullanmak bu soruyu ortadan kaldırır. Bir yönetmelik, bazı borç ve alacaklardaki kur farkı kazancı veya zararı için üç ay veya daha kısa bir kur uygulamasına izin verir; peşin ödenen bir gideri çevirmek için değil. Bkz. ABD muhasebe kayıtlarında yabancı para hesapları.
• Kanada: CRA folio'su, bazı gelir kalemlerinde ortalama kabul edebileceğini, ancak kurların belirgin biçimde dalgalandığı durumlarda genel olarak kabul etmediğini söyler.
• GST/HST: Memorandum 3-6, yabancı parayla belirtilmiş bir GST/HST tutarı için aylık ortalama dahil kendi kurallarını içerir.

Vergi satırı olmayan yabancı bir makbuz için hangi belgeler gerekir?

Gelir vergisi indirimini desteklemek için makbuzda vergi satırı olması gerekmez. Kaynaklar neyin, ne zaman, nerede ve ne kadara alındığını ister.

• ABD: Publication 463, makbuz tutarı, tarihi, yeri ve giderin temel niteliğini gösteriyorsa onu genellikle yeterli sayar. Seyahat kayıtlarında ayrıca seyahat tarihleri ve iş amacı da bulunmalıdır; tahmin ettiğiniz tutarlar indirilemez. Publication 583, hesap ekstrelerini, kredi kartı sliplerini ve faturaları destekleyici belgeler arasında sayar.
• Kanada: CRA, makbuzda tarihin, satıcının ve alıcının adlarının ve adreslerinin ve tam bir açıklamanın bulunması gerektiğini söyler. Satıcının işletme numarası yalnızca satıcı GST/HST mükellefiyse gerekir (bir fiyat eşiği uygulanır); Kanada dışındaki birçok satıcı gibi kayıtlı olmayan bir satıcının gösterebileceği bir numara yoktur. Makbuz yoksa ayrıntıları gider defterine yazın.

Her kayda yabancı tutarı, para birimini, kuru ve kur kaynağını ekleyin. Makbuzu, ekstreyi ve kur kaydını birlikte saklayın: Kanada'da genellikle altı yıl, ABD'de 3 yıl; bazı durumlarda daha uzun. Makbuz kurallarının tamamı için IRS makbuz rehberine ve CRA makbuz rehberine bakın.

Yabancı bir alışverişte GST/HST veya satış vergisi kredisi talep edebilir miyim?

Yalnızca ödenmiş veya ödenmesi gerekmiş GST/HST için. Kanada dışındaki bir satıcı çoğu zaman GST/HST almaz; ancak ithalatta ödenen veya yurt dışından alınan bir hizmet ya da yazılım için kendi beyanınızla hesapladığınız vergiyi kontrol edin. Yabancı bir KDV veya satış vergisi GST/HST değildir. Yabancı bir satıcı basitleştirilmiş kayıt sistemi kapsamında GST/HST aldıysa, GST/HST mükellefi bunu kredi olarak talep edemez.

• Kanada: bir girdi vergisi kredisi, ödenmesi gereken veya ödenmiş GST/HST'den doğar ve beyanname verilmeden önce destekleyici belgeler gerektirir. CRA, ödenecek GST/HST yoksa kredi talep edilemeyeceğini söyler. Mukim olmayan bir tedarikçinin basitleştirilmiş sistem kapsamında bir GST/HST mükellefinden tahsil ettiği vergi, kredi ve iadelerden hariç tutulur (211.17. madde); CRA, o tedarikçiye kaydınızın kanıtını vermenizi söyler. Zaten alınmış vergi için yol, tedarikçiden iade veya kredi istemektir.
• ABD: Publication 334, bir işletme alışverişinde ödediğiniz satış vergisini ayrı bir kredi olarak değil, satın aldığınız şeyin maliyetinin parçası olarak ele alır. ABD satış vergisini kapsar, yabancı KDV'yi ele almaz. Yabancı işletmelere iade edilen bir yabancı KDV, seyahatin gerçek maliyetini değiştirebilir; muhasebe kayıtları kapanmadan önce bunu gündeme getirin.

Bir işletmenin Kanada dışından alınan bir hizmet veya yazılım için GST/HST'yi kendi beyanıyla hesaplaması gerekip gerekmediği (CRA) ve bunun için kredi talep edip edemeyeceği, kayıt durumuna ve alımı nasıl kullandığına bağlıdır. Bkz. yabancı tedarikçilerden gelen faturalar.

Bir çalışanın yabancı parayla yaptığı iş seyahati makbuzlarını nasıl geri öderim?

Her makbuzu kendi gününün kuruyla çevirin, toplamı raporlama para biriminizle ödeyin ve çalışanın kayıtlarını saklayın. IRS de CRA da geri ödeme talebi için bir kur belirlemez; işletmenin gideri için yukarıdaki çeviri kuralı geçerlidir.

1. Çalışan her makbuzu listeler: tarih, yer, iş amacı, yabancı tutar ve para birimi; makbuz ekte olur.
2. İşveren her satırı, seçtiği kur kaynağından o makbuzun tarihindeki kurla çevirir ve kuru ile kaynağı rapora yazar.
3. İşveren toplamı öder; çalışan da harcanmayan avansı iade eder.
4. İşveren raporu, makbuzları ve kur kaydını saklar.

Çalışanlara belgelenmiş kur üzerinden mi yoksa kartlarından çekilen tutar üzerinden mi geri ödeme yapılacağını yazılı olarak belirleyin ve aynı kuralı herkese uygulayın. Aşağıdaki testler çalışanın gerçek giderlerine dayanır; bu yüzden kart ekstresini raporla birlikte saklayın. Döviz bürosundan alınan nakit için döviz bozdurma fişini saklayın.

Kendime veya bir işletme sahibine yabancı seyahat giderlerini nasıl geri öderim?

Çeviri aynıdır; işletme sahibine geri ödemenin yolu işletme türüne göre değişir.

İş ve kişisel günlerin karıştığı bir seyahatte önce iki kısım ayrılır; bkz. kişisel günler içeren iş seyahati.

Yurt dışı seyahatlerde günlük harcırah (per diem) farklı mıdır?

Yöntem aynıdır; kur tablosu aynı değildir.

• ABD: Publication 463, yabancı bölgeler için günlük harcırah oranlarını Department of State'in belirlediğini söyler. Kendi indiriminiz için standart yemek ödeneği yalnızca yemek ve küçük masrafları kapsar; standart bir konaklama tutarı yoktur, bu yüzden yabancı konaklama, o günün kuruyla gerçek maliyettir. Standart yemek ödeneğine her zamanki %50 yemek sınırı uygulanır.
• ABD, işverenin günlük harcırahı: yeterli hesap verme şartını ancak, diğer koşulların yanında, federal orana benziyorsa ve onu aşmıyorsa ve çalışan tarihleri, yeri ve amacı kanıtlıyorsa karşılar. Bir şirketin hisselerinin %10 oranından fazlasına sahip olan kişi işverenle ilişkili sayılır ve giderleri IRS'ye kanıtlayabilmelidir.
• Kanada: CRA, bir ödeneğin çalışanın makul olarak ödemesi beklenen tutarı karşılayıp karşılamadığını ve bunu gerekçelendirip gerekçelendiremeyeceğinizi sorar. Seyahat giderleri sayfası yabancı günlük harcırah oranları vermez; bu yüzden gerçek makbuzları geri ödeyin veya ödeneği gerekçelendirmeye hazır olun. Yemek giderleri genellikle %50 oranında indirilebilir (Act).

Gider yabancı para bakiyesinden veya yanlış para birimindeki hesaptan çıktıysa ne olur?

Gideri, ödendiği günün (veya faturayı önce kaydettiyseniz tahakkuk ettiği günün) çevrilmiş tutarıyla kaydedin; farkı ise ödemeyi yapan hesapla mahsup edin.

• Aynı para birimindeki bakiyeden ödeme (euro bakiyesinden euro fatura): gider, faturanın o günün kuruyla karşılığıdır. Bakiyenin kendi kur farkı kazancı veya zararı ayrı bir kayıttır; IRS, kur farkı kazançları ve zararlarına ilişkin ABD kuralının (988. madde) bunun kayda geçirilmesini gerektirebileceğini belirtir. Bkz. ABD muhasebe kayıtlarında yabancı para hesapları ve USD hesabında kur farkı kazancı veya zararı.
• Başka bir para birimindeki hesaptan ödeme (dolar hesabından euro fatura): banka kendi kuruyla çevirmiştir. Hesaptan çıkan tutar, borç kaydedilen tutardır. Gideri, belgelenmiş kurunuzla faturanın tutarı olarak kaydedin; fark, hesap ekstreyle uyuşsun diye banka ve kur masrafları kalemine gider.
• Kişisel hesaptan ödeme: bkz. kişisel olarak ödenen işletme giderleri.

Bir müşterinin size yanlış para birimindeki hesaba ödeme yapması gider değil, gelirdir; bkz. muhasebe kayıtlarında çok para birimli bakiyeler.

Örnek

Aşağıdaki kurlar yuvarlak ve açıklayıcıdır; gerçek kotasyon değildir.

Chicago'daki bir LLC, Berlin'deki bir otele ödeme yapıyor

LLC, 12 Mayıs'ta işletme kartıyla €300 tutarındaki bir otel faturasını ödüyor. Kur kaynağında o gün euro başına 1,10 ABD doları görünüyor. Kart ekstresine US$335 işleniyor.

Kaydetmenin işe yarar bir yolu: US$330 seyahat giderine, US$5'lık fark da kart ve kur masrafları kalemine yazılır; böylece kart hesabı ekstreyle uyuşur. Ekstre, farkın kart veren kurumun kurundan mı yoksa bir ücretten mi kaynaklandığını söylemez; IRS de CRA da ekstreyi kurun önüne koymaz. Dosyada fatura, ekstre ve kur kaydı bulunur.

Toronto'daki bir şirketin çalışanı Londra'dan dönüyor

Çalışan £1.200 tutarında makbuz getiriyor. Her biri kendi tarihindeki Bank of Canada kuruyla çevriliyor; çalışan şirkete makbuzların ve gider raporunun kopyalarını veriyor.

Şirket C$2.210 geri öder; raporu, makbuzları ve kurları saklar.

Ontario'daki bir şahıs işletmesi sahibi, ABD'li bir satıcıdan yazılım alıyor

Fatura US$800 tutarındadır, kaydedildiği gün ödenir ve satıcı GST/HST almaz; yani talep edilecek, tedarikçinin aldığı bir vergi yoktur. 1,40 kuruyla gider, kendi beyanıyla hesaplanacak vergi hariç C$1.120 eder. İşletme sahibinin GST/HST'yi kendi beyanıyla hesaplaması gerekip gerekmediği ve ilgili bir kredi talep edip edemeyeceği kayıt durumuna ve kullanıma bağlıdır; bkz. yabancı tedarikçilerden gelen faturalar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yabancı harcamalar birkaç kart veya hesaptan geçiyor ya da geçmiş kayıtlar farklı tutarlarla girilmiş (bazıları kart çekimiyle, bazıları çevrilmiş tutarla): beyanname veya geri ödeme hazırlanmadan önce muhasebe kayıtlarının tek bir kur yöntemine ihtiyacı var; bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Bir geri ödeme veya yıl sonu talebi, ekstrelerle eşleşmeyen onlarca yabancı makbuz içeriyor: talep ödenmeden önce makbuzları çevirip ekstrelerle eşleştirin; bunun için muhasebe kayıtları desteği alın.
• İki ülkede de faaliyet gösteriyorsunuz ve muhasebe kayıtlarıyla beyannameler uyuşmuyor: bkz. Kanadalı bir şirketin ve ABD şirketinin muhasebe kayıtları, Kanadalı bir kişinin sahip olduğu ABD LLC'sinin muhasebe kayıtları ve muhasebe kayıtları desteği.
• Muhasebe kayıtlarınız aylarca geride: bkz. Kanada'da veya ABD'de gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.
• İşletme muhasebe kayıtlarını esas olarak başka bir ülkenin para biriminde tutuyor (yurt dışı şube veya ofis ya da fonksiyonel para birimiyle raporlamayı seçmiş bir Kanada şirketi): IRS, bu tür bazı birimlerin hesaplamalarını o para biriminde yapmasına izin verir; bkz. yurt dışındaki bir işletmenin bilançosu. Bir Kanada şirketi, ABD doları, euro, sterlin, yen veya Avustralya doları ile raporlamayı seçebilir; bunun için başladığı yılın ilk gününden sonraki 60 gün içinde başvuru yapar (Act, s. 261(3)). Bu durumda bu sayfadaki Kanada doları çevirisi geçerli olmaz. Bkz. bir şirket beyannamesinde kur farkı kazançları.
• Bir makbuz kayıp veya hiç düzenlenmedi: bkz. kayıp makbuzlar veya Kanada'da makbuzsuz giderler.