Şirkette Yemek ve Eğlence Giderleri: Defterler ve T2 İlavesi

Şirketim bir yemek veya eğlence faturasının ne kadarını indirebilir?

Şirket; yiyecek, içecek ve eğlence için fiilen ödediği veya borçlandığı tutarla makul tutardan düşük olanın %50 kadarını indirebilir (Income Tax Act, madde 67.1). Defterler giderin tamamını tutar. T2 ise kalan kısmı Schedule 1 üzerinde ilave eder (CRA guide T4012).

Income Tax Act (kısaca “Act”) “makul” kavramını tanımlamaz. Gösterişli bir fatura iki kez kısıtlanır: önce makul tutara, sonra bunun %50 kadarına indirilir. Bu yüzden ilave tutarı, faturanın olağan payından büyük olur. Bir tutarın makul olup olmadığı olaya göre değişir.

Bu rehberde sınırlı gider, yalnızca %50 kadarı indirilebilen gider demektir. Sınırsız gider ise 67.1 maddesinin kesinti yapmadığı gider demektir.

Sınır; her türlü yiyecek, içecek ve eğlenceyi kapsar: müşteri ve tedarikçi yemekleri, kahve, biletler, giriş ücretleri ve bahşişler (madde 67.1; şahıs işletmeleri ve ortaklıklar için yazılmış CRA işletme gideri rehberi). Bazı giderler sınırın dışında kalır; bir sonraki bölüm bunları sıralar. Bir giderin hiç indirilebilir olup olmadığı ayrı bir sorudur: bkz. CRA'nın kabul ettiği işletme giderleri.

Durumu karmaşık yapan noktalar:

• Defter, sınırlı ve sınırsız giderleri tek hesapta tutar; bu yüzden ilave tutarını faturaları tek tek inceleyerek bulmak gerekir.
• Biletler, sahip yemekleri veya konferans ücretleri sıradan öğle yemeklerinin yanında durur.
• Yemek gibi görünen bir fatura, hissedara sağlanmış kişisel bir menfaat olabilir.
• Bir yılda altıdan fazla çalışan etkinliği vardır ya da GST/HST kredileri tam olarak talep edilmiş ve hiç düzeltilmemiştir.
• Şirket Québec veya Alberta'dadır. CRA, bu iki eyaletin şirket vergisini yönetmez (CRA). Bu sayfa yalnızca federal Act'i ve Schedule 1'i kapsar.

Toplanacaklar: yılın hesaplara göre defteri, kimlerin katıldığı ve nedeni not edilmiş makbuzlar, giderleri müşterilere yeniden faturalayan faturalar, çalışan etkinliklerinin tarihleri ve davetlileri, yemek menfaati varsa bordro kayıtları ve GST/HST beyannameleri.

Hangi yemek ve eğlence giderleri sınırlamaya tabi değildir?

Küçük bir şirkette en sık görülen üç durum şunlardır: müşteriye yeniden faturalanıp yazılı olarak belirtilen gider, yılda en fazla altı tüm çalışan etkinliği ve çalışana vergilendirilebilir menfaat olan yemek. Tablo, Act'in listesini verir (madde 67.1; CRA).

İki dar istisna, sahip tarafından yönetilen şirketlere nadiren uygulanır: uzak bir çalışma sahasında veya inşaat çalışma kampında yiyecek ve içecek ((2)(e), (e.1)) ile uzun yol kamyon şoförünün uygun seyahat döneminde yiyecek ve içeceği; bu durumda bunun yerine %80 uygulanır ((1.1), (5)).

İki tuzak:

• Çalışan etkinlikleri mali yıla göre değil, takvim yılına göre sayılır. Yalnızca sahipler veya seçilmiş çalışanlar için düzenlenen, o işyerindeki diğer çalışanların dışarıda bırakıldığı bir etkinliğin uyması pek olası değildir. (2)(f) bendi, bir takvim yılındaki altı veya daha az etkinliği kapsar; yedinci etkinlik hepsinin durumunu belirsiz bırakır. Herhangi birini sınırsız saymadan önce bir CPA incelemesi yaptırın.
• Yeniden faturalamada giderin müşteriye yazılı olarak belirtilmesi gerekir. Şirketin ödeyip yeniden faturalamadığı müşteri yemeği sınırlıdır. Götürü bir ücretin içinde yeniden faturalanan yemek, ancak fatura veya gider çizelgesi gibi müşteriye yazılı bir belge onu özellikle belirtiyorsa ve tahsil edilen tutar makulse uyar. Yeniden faturalanan giderlerdeki GST/HST için bkz. yeniden faturalanan giderlerde GST/HST.

Konser ve spor müsabakası biletleri eğlence sayılır mı?

Evet. Act, eğlencenin gösteri ve dinlenme faaliyetlerini kapsadığını söyler (madde 67.1(4)). CRA; eğlence veya spor etkinliği biletlerini ve giriş ücretlerini, bahşişleri, mekân giriş ücretlerini (cover charge) ve ağırlama süiti kiralarını eğlence olarak sayar (CRA). General Index of Financial Information, tiyatro, konser ve spor müsabakası biletlerini yemek ve eğlence kalemi 8523 altında listeler (RC4088).

Bu nedenle biletler sınırlı hesaba girer; indirilebilen pay, müşteri akşam yemeğiyle aynıdır. Tablodaki bir istisna uyuyorsa sınırlı hesaptan çıkarlar; örneğin çalışana vergilendirilebilir menfaat olan bir bilet.

Golf, loca ve kulüp giderleri farklı bir kurala tabidir ve yemek hesaplarının dışında tutulur; bkz. CRA'nın kabul ettiği işletme giderleri. Schedule 1'in indirilemeyen kulüp aidatları ve ücretleri için ayrı bir 120. satırı vardır.

Yemek ve eğlence giderleri hangi hesaba girer; sınırlı ve sınırsız giderleri ayırmalı mıyım?

Tutara göre değil, kurala göre ayırın. Şirket, giderin tamamını iki yemek hesabında tutmalıdır: biri sınırın uygulandığı giderler, diğeri bir istisnanın kapsadığı giderler için. Böylece ilave tutarı, sınırlı hesaptan gelen tek bir toplam olur.

İlave tutarını basit tutan kurallar:

• Varsayılan olarak sınırlı hesabı kullanın. Restoran, kafe ve bilet alımları oraya düşer. Bir faturayı sınırsız hesaba taşımak için kanıt gerekir.
• Giderin indirilebilen kısmını değil, tamamını kaydedin. Mali tablolar harcanan tutarı gösterir. İlave tutarı, yıl sonunda bir kez hesaplanır.
• İlave tutarını GIFI kodu değil, hesap belirler. Mali tablolarda iki yemek hesabı da GIFI kalem 8523 olarak raporlanabilir; ilave tutarı yine yalnızca sınırlı hesaptan gelir. Yeniden faturalanan bir gider farklı bir kodla raporlanabilir. Bkz. GIFI için hesap planı.

İndirilemeyen kısım T2'de nasıl ilave edilir?

Şirket ilave tutarını Schedule 1, 121. satıra, “Non-deductible meals and entertainment expenses” (indirilemeyen yemek ve eğlence giderleri) olarak yazar. Schedule 1; mali tablolardaki vergiler ve olağanüstü kalemler sonrası net gelirden (zarardan), yani Schedule 125'in 9999. satırından başlar ve bunu vergi amaçlı net gelire uyarlar (Schedule 1).

1. Beyanname verilen mali yıl için sınırlı hesabın toplamını alın; yıl sonunda tahakkuk ettirilip sonra ödenen faturalar da dahildir.
2. İndirilebilir tutarı hesaplayın. Her fatura için ödenen veya ödenmesi gereken tutarla makul tutardan düşük olanı alın ve bunları toplayın. İndirilebilir tutar, bu toplamın %50 kadarıdır. Makul faturalarda bu, toplamın olağan payıdır.
3. Bunu toplamdan çıkarın. Aradaki fark, ilave tutarıdır.
4. Bunu 121. satıra yazın. Sınırsız hesaba dokunmayın.

Schedule 1'in sonucu T2'nin 300. satırına gider (T4012). İlave tutarı, o yılın vergilendirilebilir gelirini artırır.

Bu kalıcı bir farktır: Act, tutarı sınırlı pay olarak kabul eder; bu yüzden kalan kısım sonraki bir yılda indirilemez. Schedule 1'in defter kârını vergilendirilebilir gelire nasıl uyarladığı için bkz. vergi geliri ile defter kârı.

Satır numarası, yayımlanmış en güncel Schedule 1'den alınmıştır. Satır numaraları form sürümleri arasında değişebilir; bu yüzden beyanname verilen mali yıl sonuna ait formdan teyit edin. Diğer yıl sonu adımları için bkz. şirket için yıl sonu kapanış kontrol listesi.

Her faturada ne kaydetmeliyim: kim, neden ve makbuz?

Her fatura için tarihi, kişileri, iş amacını ve hesabı kaydedin; makbuzu saklayın. Her bilgi, Act'teki bir testi destekler.

Kimin katıldığını ve nedenini fatura ödendiğinde yazın; aylar sonra yeniden oluşturulan not daha zayıftır. Makbuzu ve notu, iş kayıtları ne kadar süre saklanır bölümündeki süre boyunca saklayın. Makbuzu olmayan bir fatura için bkz. makbuzsuz işletme giderleri.

Konferans ücretleri ve yol yemekleri ne olur?

Seyahatte yenen yemekler, diğer yemekler gibi sınırlıdır. Konferans ücreti bölünür: yemek kısmı sınırlıdır, ücretin geri kalanı bu kuralla sınırlanmaz (madde 67.1).

• Konferans veya kongre ücreti. Ücret katılımcıya yiyecek, içecek veya eğlence hakkı veriyorsa ve ücretin hesabı bunlar için makul bir kısmı belirtmiyorsa, bunların sağlandığı her gün için $50 yiyecek ve eğlence sayılır. Bu tutarı sınırlı hesaba, kalanını konferans ücreti olarak kaydedin. Toplantı veya resepsiyonlardaki tesadüfi içecek ve ikramlar bu kuralı tetiklemez. Fatura makul bir yemek kısmını belirtiyorsa, o tutarı sınırlı hesaba kaydedin.
• Seyahatte yemekler. CRA, sınırın seyahatteki yemek, içecek ve eğlenceye uygulandığını söyler (CRA). 67.1 maddesinde yer testi yoktur; bu yüzden sınır, Kanada dışında alınan yemeklere de uygulanır.
• Uçak, tren ve otobüs. Biletin hiçbir kısmı yemek sayılmaz; yemek dahil bir bilet bölünmez. Ayrıca satın alınan veya bilet fiyatına dahil olmadan servis edilen yiyecek ve içecek sınırlıdır.

Bir şirketin bir yılda kaç kongreyi indirebileceği ayrı bir kuraldır; bkz. CRA'nın kabul ettiği işletme giderleri.

Sınır, GST/HST girdi vergisi kredilerini nasıl etkiler?

Düzenli muhasebe yöntemini kullanan bir GST/HST mükellefi, gelir vergisi indirimi %50 ile sınırlıyken, yemek veya eğlence giderindeki GST/HST'nin %50 kadarı için girdi vergisi kredisi (ITC) talep eder (CRA: RC4022). Quick Method kullanan bir şirket, yemek ve eğlence dahil faaliyet giderlerinde ITC talep edemez (RC4022). GST/HST kaydı olmayan şirketin sınırlanacak bir kredisi yoktur. Kredi, gelir vergisi testini izler: Excise Tax Act, Income Tax Act'in 67.1 maddesinin gideri sınırladığı durumlarda krediyi azaltır (Excise Tax Act, section 236). Gelir vergisi sınırı dışında kalan bir gider bu kuralla kesintiye uğramaz; ancak diğer kredi testleri yine geçerlidir. Bunlar arasında, bir görevlinin veya çalışanın yalnızca kişisel kullanımı için edinilen gider için krediyi reddedebilen section 170 de vardır. Vergilendirilebilir menfaat olan bir yemekte krediyi bir CPA'ye kontrol ettirin. Uzun yol kamyon şoförünün uygun seyahat döneminde yiyecek ve içeceğinin payı farklıdır: kredi, şoförün %80 payını izler. Bir fatura makul tutardan yüksekse 170(2) ve 236(1.2) bentleri krediyi daha da keser; bir CPA'ye teyit ettirin. Bu bölüm yalnızca GST/HST'yi kapsar, Québec'in QST'sini değil. Kısmi kredisi olan veya kredisi bulunmayan diğer giderler için bkz. ITC'si olmayan veya kısmi olan giderler.

Düzenli yöntemde CRA, mükellefin kredi talebi için iki yoldan birini seçmesine izin verir:

Hangisini seçerseniz seçin, bir faturadaki GST/HST'yi faturayla aynı sınırlı veya sınırsız ayrımına göre kodlayın, ardından yukarıdaki diğer kredi testlerini kontrol edin. Talep edilmeyen GST/HST kredi olarak geri alınmaz. Excise Tax Act, 67.1 maddesinin vergi dahil ödenecek tutara uygulandığını kabul eder (section 236); Income Tax Act ise talep edilen krediyi devlet yardımı sayar (section 248(16)). Bu nedenle talep edilmeyen verginin nasıl kaydedileceği ve ilave tutarını nasıl değiştirdiği, kullanılan tabana bağlıdır; bir CPA teyit etmelidir. Gelir vergisi ilavesi ile GST/HST düzeltmesi, ayrı beyannamelerde yapılan ayrı hesaplamalardır.

Şirket sahibin kişisel yemeklerini öderse ne olur?

Bir hissedarın kişisel yemeği iş yemeği değildir; bu yüzden iki yemek hesabına da girmez. (Bordro üzerinden çalışana vergilendirilebilir menfaat olarak işlenen yemek, yukarıdaki vergilendirilebilir menfaat satırıdır.) Act, yalnızca iş geliri elde etmek için yapılan harcamanın indirilmesine izin verir (madde 18(1)(a)). Şirket bir hissedarın kişisel giderini öderse bu tutar, hissedarın gelirine dahil etmesi gereken bir menfaat olabilir (madde 15(1)).

Defterlerde tutarı giderlerden çıkarın ve gerçekte ne olduğuna göre kaydedin. Hissedar hesabında kredi sayılması için, para çıkarken sahibin geri ödemesi gereken gerçek bir borcu bulunması gerekir; aksi halde bu bir menfaattir ve tek başına bir mahsup kaydı bunu krediye çevirmez. Üzerinde talep edilmiş GST/HST kredisi varsa onu da gözden geçirin. Bkz. şirketin ödediği kişisel giderler ve hissedar kredi hesabı. Sahibin akşam yemeğini “garanti olsun diye” sınırlı hesaba koymak, kişisel bir giderin bir kısmı için yine indirim talep etmek demektir. İş ve kişisel konukların karıştığı bir faturada, defterler kapanmadan önce ne kadarının iş olduğuna karar verilmelidir. CRA denetimde bu tür giderleri bulursa bkz. denetimde bulunan hissedar menfaati.

Tersi durum, yani sahibin kişisel olarak ödediği gerçek bir iş yemeği, diğer iş yemekleri gibi kaydedilir; bkz. kişisel olarak ödenen işletme giderleri.

Örnek

Bu örneklerde Kanada doları kullanılır. Belirtilmedikçe GST/HST dahil edilmemiştir.

Yıl sonu ilavesi

Bir şirketin sınırlı hesabında, hepsi makul olan C$10.000 tutarında müşteri öğle yemeği, kahve ve seyahat yemeği vardır. İndirilebilir tutar C$5.000'dir. Schedule 1, 121. satırdaki ilave tutarı C$5.000'dir. Başka bir düzeltmeden önce vergilendirilebilir gelir bu tutar kadar yüksek olur.

Çalışan etkinlikleri

Şirket, yaz barbekü ve Aralık akşam yemeği olmak üzere iki etkinlik düzenler; her biri tek işyerindeki 30 çalışanın tamamına açıktır. İkisinin toplam maliyeti C$4.000'dir. Bunların o takvim yılındaki tek çalışan etkinlikleri olduğu varsayılırsa ikisi de altı sınırı içinde kalır; bu yüzden sınırsız hesaba girer ve hiçbir şey ilave edilmez. Yalnızca sahiplerin katıldığı akşam yemeği tüm çalışanlara açık bir etkinlik değildir: belgelenmiş bir iş yemeğiyse sınırlı hesaba girer, kişiselse iki yemek hesabının dışında kalır.

Konser biletleri

Şirket müşteriler için C$2.000 tutarında konser bileti alır. Biletler eğlencedir; bu yüzden C$1.000 indirilebilir, C$1.000 121. satırda ilave edilir (HST etkisinden önce). Biletlerde %13 oranında C$260 HST varsa, şirket kayıtlıysa, düzenli yöntemi kullanıyorsa ve kredi için diğer koşulları da sağlıyorsa, kredi C$130 ile sınırlıdır; şirket ister tam talep edip yıl sonunda düzeltsin, ister her dönemde yarısını talep etsin. Talep edilmeyen C$130'un 121. satırı nasıl etkilediği, GST/HST bölümündeki açık noktadır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Defteriniz sınırlı ve sınırsız giderleri karıştırıyor, bilet veya sahip yemekleri içeriyor ve T2'nin son tarihi yaklaşıyor: ilave tutarı, hissedar menfaati sorusu ve hesap yapısı, beyannameden önce bir CPA'nin incelemesini gerektirir; bkz. şirket vergisi desteği.
• Bir yılda altıdan fazla çalışan etkinliği var ya da etkinlik tüm çalışanlara açık değil: ilave tutarı değişebilir; beyannameden önce şirket vergisi desteği alın.
• Yemek ve biletlerdeki GST/HST kredileri tam olarak talep edildi ve hiç düzeltilmedi ya da Quick Method kullanılırken talep edildi: bkz. ITC'si olmayan veya kısmi olan giderler, GST/HST Quick Method ve muhasebe desteği.
• Defterler geride kalmış veya kullanılabilir ayrıntı yok: bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması; beyanname hazırlanmadan önce muhasebe desteği almayı düşünün.
• Önceki yıllara ait şirket beyannameleri hiç verilmedi: bkz. verilmemiş şirket beyannamelerinin tamamlanması.
• Şirket, bir sahip için kişisel akşam yemekleri veya geziler ödedi: bkz. şirketin ödediği kişisel giderler.
• CRA yemek veya diğer giderleri sordu: bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim ve şirket vergisi desteği alın.
• Şirket Québec veya Alberta'dadır: eyalet beyannamesi ayrıdır; bu yüzden iki beyanname için de şirket vergisi desteği alın.