Déduction des repas d'affaires : 50 %, 100 % et registres à garder

Quelle part d'un repas d'affaires puis-je déduire?

Un repas d'affaires est généralement déductible à 50 %, et seulement s'il satisfait à quatre critères. Le règlement et les instructions de l'annexe C exigent que le repas :

1. soit une dépense d'entreprise ordinaire et nécessaire, non une dépense personnelle;
2. ne soit pas somptuaire ni extravagant dans les circonstances;
3. se déroule en votre présence ou en celle d'un employé;
4. soit offert à vous-même ou à un associé d'affaires : un client actuel ou potentiel, un fournisseur, un employé, un agent, un associé ou un conseiller professionnel.

Le caractère « somptuaire » dépend des faits, non d'un plafond en dollars. La Publication 463 dit qu'un repas n'est pas refusé du seul fait qu'il coûte plus qu'un montant fixé ou qu'il est pris dans un restaurant de luxe; dans son exemple, seule la partie somptuaire est perdue.

Le divertissement des clients, comme les billets, n'est pas déductible, et les cotisations à un club ne le sont jamais. Une activité récréative pour les employés en général fait exception : son coût entier, nourriture et installations, reste hors de l'interdiction visant le divertissement (article 274(e)(4)). La déduction complète temporaire pour la nourriture de restaurant ne visait que les montants payés ou engagés après 2020 et avant 2023 (article 274(n)(2)(D); Publication 15-B). Les repas de restaurant payés depuis suivent la même limite, et une année antérieure suit la règle en vigueur au moment du paiement du repas.

Un cas cesse d'être simple lorsque les repas sont dans un seul compte fourre-tout, que l'entreprise nourrit ses employés, que vous voyagez souvent la nuit ou qu'un client vous rembourse vos repas. Rassemblez les reçus détaillés ou les relevés de carte, les participants et leur lien avec l'entreprise, le sujet discuté et, pour les voyages, les dates et les endroits.

Quels repas d'affaires sont déductibles à 100 %?

Seul un repas qui correspond à une exception prévue échappe à la limite de 50 %, et il doit quand même être une vraie dépense d'entreprise. Les exceptions viennent de l'article 274 et du règlement. Chaque ligne est à 100 %, sauf celle de l'entrepreneur, où la limite se déplace d'un côté.

Les instructions de l'annexe C permettent la déduction complète pour les repas traités comme salaire (retenus et déclarés) et pour les repas payés à un non-employé et déclarés sur le formulaire 1099-NEC.

Pour les repas remboursés, la limite tombe d'un seul côté, jamais des deux : sur la partie que désigne une entente écrite. Si aucune n'est désignée, elle tombe sur le client lorsque l'entrepreneur rend compte des repas avec pièces à l'appui, et sur l'entrepreneur dans le cas contraire.

Un repas pour une liste d'invités n'est pas de la nourriture pour le grand public, et les employés, les associés, les actionnaires de 2 % ou plus d'une société de type S et les entrepreneurs ne comptent pas dans la part du public (règlement).

Les conducteurs soumis aux limites d'heures de service du Department of Transportation obtiennent 80 %, et non 100 % (voir la section sur le camionnage); la Publication 463 range les travailleurs de l'aviation, du camionnage, des autobus, du rail et de la marine marchande parmi ceux visés par ces limites. Quelques cas de repas d'équipage figurent aussi dans la loi : certains navires commerciaux et plateformes en mer et, pour les montants payés après 2025, les bateaux de pêche et les sites éloignés de transformation du poisson.

Un travailleur autonome peut-il déduire le café ou le dîner quotidien lorsqu'il travaille seul, à la maison ou au volant?

Habituellement non. La nourriture que vous achetez pour vous-même près de votre lieu de travail habituel est une dépense personnelle, que l'article 262 ne permet pas de déduire. Le café à votre bureau, le dîner pris dans un café en travaillant et le dîner d'un conducteur local pendant un quart normal sont généralement personnels.

Un repas compte dans deux cas :

• Un contact d'affaires le partage. Le café que vous payez à un client pendant une réunion est un repas d'affaires, parce que la nourriture et les boissons comprennent les collations et les breuvages (règlement). Si des collègues paient à tour de rôle surtout pour des raisons personnelles, personne ne peut le déduire (Publication 463).
• Vous êtes loin de chez vous la nuit, pour affaires. Les instructions de l'annexe C incluent les repas pris en voyage loin de chez soi, et la Publication 463 les couvre que vous mangiez seul ou avec d'autres.

Le critère « loin de chez vous » existe. Vos fonctions doivent vous mener hors de la région générale de votre domicile fiscal pour une durée sensiblement plus longue qu'une journée de travail ordinaire, et vous devez avoir besoin de dormir ou de vous reposer. Votre domicile fiscal est la ville ou la région générale de votre principal lieu d'affaires, peu importe où habite votre famille (Tax Topic 511). Une longue journée de déplacement qui n'exige ni sommeil ni repos n'est pas un voyage loin de chez soi : votre propre dîner y est donc personnel, sauf si un contact d'affaires mange avec vous. Un travail dans un même lieu dont la durée prévue dépasse un an n'est pas un voyage loin de chez soi, et une personne sans lieu d'affaires habituel ni lieu où elle habite régulièrement est un itinérant, dont le domicile fiscal est là où elle travaille : elle n'est donc jamais loin de chez elle (Publication 463).

Repas avec des clients : qui doit être présent, et que dois-je noter?

Vous ou un employé devez être présent au repas, et les autres convives doivent être des contacts d'affaires. Notez qui est venu et son lien avec votre entreprise, le sujet, la date et l'endroit, et gardez le reçu détaillé.

La Publication 463 dit qu'un reçu de restaurant prouve un repas d'affaires lorsqu'il indique le nom et l'adresse du restaurant, le nombre de personnes servies, la date et le montant, et qu'il signale tout poste qui n'est ni nourriture ni boisson. Elle dit aussi qu'un chèque encaissé ne montre pas à lui seul un objet d'affaires. Une ligne de relevé bancaire ou de carte a la même lacune : ajoutez donc le qui et le pourquoi. Consignez les faits au moment même ou peu après; un journal hebdomadaire est considéré comme fait à temps, et les montants approximatifs ou estimés ne sont pas déductibles.

Les taxes et le pourboire comptent-ils, et que dire des billets et de la nourriture à un match ou à un spectacle?

Les taxes, le pourboire et les frais de livraison font partie du coût du repas : ils sont donc soumis à la même limite de 50 % (règlement). Le transport aller-retour au repas ne fait pas partie du coût et n'est pas réduit de moitié (Publication 463).

Les billets offerts aux clients, les cotisations à un club et l'usage d'une installation de divertissement ne sont pas déductibles. La nourriture lors d'un événement peut quand même compter si elle a été achetée séparément du divertissement, ou si la facture en indique le coût séparément des billets :

• Les billets achetés pour un client ne sont pas déductibles, mais les hot-dogs achetés séparément au match sont déductibles à 50 %.
• Le billet d'une loge dont le prix comprend la nourriture, sans frais de nourriture distincts, est un divertissement en entier, et rien n'est déductible.
• Gonfler le prix de la nourriture pour contourner la règle ne fonctionne pas.
• La nourriture ou la boisson emballée que vous donnez à un client pour emporter est un cadeau, non un repas. La limite des cadeaux est de 25 $ par personne par année (Publication 463).

Les exemples de billets viennent de la Publication 463 et des instructions de l'annexe C.

Faut-il un reçu pour un petit repas, et que faire si je l'ai perdu?

Gardez le reçu détaillé et votre note sur le qui et le pourquoi, quel que soit le montant. La Publication 463 dit qu'une preuve documentaire n'est pas nécessaire pour une dépense, hors hébergement, de moins de 75 $. Cette règle figure dans ses règles de registres sur les voyages, les cadeaux et l'automobile : elle vise donc un repas pris lors d'un voyage avec nuitée. Au coût réel, un repas de voyage de 75 $ ou plus exige un reçu ou une facture payée, et en dessous, le registre du voyage compte quand même. Rien n'indique qu'elle vise un repas d'affaires local avec un client : c'est pourquoi le reçu est le registre le plus sûr. Un objet d'affaires écrit est généralement nécessaire, sauf si les circonstances le rendent évident.

Si un reçu est perdu, un relevé bancaire ou de carte, une entrée de calendrier et la note sont le point de départ, et la Publication 463 permet de reconstituer les registres perdus pour des raisons indépendantes de votre volonté, comme un incendie ou une inondation. Les étapes se trouvent dans reçus perdus pour des dépenses d'entreprise, et les règles de preuve pour toute dépense, dans exigences de l'IRS sur les reçus.

Repas en déplacement : coût réel ou indemnité de repas standard (indemnité quotidienne)?

Lors d'un voyage d'affaires avec nuitée, vous pouvez déduire le coût réel des repas, avec registres, ou l'indemnité de repas standard, qui n'exige aucun reçu de repas. Avec l'une ou l'autre méthode, la limite de 50 % s'applique aux repas, ou 80 % pour les conducteurs soumis aux limites d'heures de service (Publication 463).

Les deux exigent les registres du voyage : dates, endroit et objet d'affaires. Les travailleurs autonomes peuvent utiliser l'indemnité (instructions de l'annexe C). Selon la Revenue Procedure 2019-48 :

• Le montant quotidien entier compte comme coût de nourriture et de boissons : la limite en pourcentage s'applique donc à tout le montant.
• Une fois l'indemnité utilisée pour une journée, aucune autre déduction n'est permise pour ces repas et frais accessoires.
• Les taux changent chaque 1er octobre. Pour un voyage dans les États-Unis continentaux durant les trois derniers mois d'une année, vous pouvez garder les taux des neuf premiers mois ou utiliser les nouveaux, mais choisissez-en un et tenez-vous-y.

Pour trouver le taux, utilisez la recherche de l'indemnité quotidienne de la GSA par ville, par État ou par code ZIP, et choisissez l'exercice. L'Alaska, Hawaï et les territoires américains utilisent les taux du Department of Defense, et les pays étrangers utilisent ceux du Department of State; la Publication 463 donne les liens vers les deux recherches.

Si quelqu'un d'autre vous a nourri, par exemple un client qui a payé le dîner, vous n'avez pas payé ce repas. L'indemnité vise les journées où vous payez ou engagez des frais de repas. Un jour où vous ne payez aucun repas mais payez des frais accessoires, vous pouvez plutôt utiliser le montant facultatif des frais accessoires de 5 $ par jour, ou trois quarts de ce montant pour une journée partielle. Il n'est pas réduit par la limite de 50 %, et vous ne pouvez pas l'utiliser un jour où vous utilisez l'indemnité (Revenue Procedure 2019-48, Publication 463).

La GSA publie une répartition par repas du taux quotidien. La Revenue Procedure 2019-48 (article 6.01) applique au taux les règles fédérales de voyage, et ces règles réduisent le montant quotidien du montant des repas de la GSA pour un repas compris dans des frais d'inscription, mais non pour un repas d'un transporteur public ni pour un repas gratuit d'hôtel (41 CFR 301-11.21). L'allègement de la procédure pour les repas fournis en nature (article 6.03) est rédigé pour les payeurs seulement : un voyageur autonome doit donc s'attendre à la même réduction pour un dîner de conférence. Aucune source de l'IRS ne l'applique à un souper payé par un client : le coût réel est donc le registre le plus clair pour cette journée.

Les repas du conjoint ou d'un membre de la famille ne sont pas déductibles, sauf si cette personne est un employé qui voyage pour un véritable objet d'affaires (règlement). Pour un voyage qui mêle affaires et vacances, voir voyage d'affaires avec des jours personnels.

Je conduis un camion : existe-t-il un taux d'indemnité quotidienne spécial, et mon pourcentage est-il plus élevé?

Les deux peuvent s'appliquer à un conducteur admissible. Les travailleurs du transport peuvent utiliser un taux spécial de 80 $ par jour dans les États-Unis continentaux (86 $ à l'extérieur) au lieu de chercher chaque ville, et un conducteur soumis aux limites d'heures de service du Department of Transportation déduit 80 % au lieu de 50 %. L'IRS publie le taux chaque automne (la Notice 2026-60 et la Notice 2025-54 indiquent le même montant).

Pour utiliser le taux spécial, votre travail doit consister directement à transporter des personnes ou des marchandises par avion, barge, autobus, navire, train ou camion, et exiger régulièrement des déplacements loin de chez vous avec des arrêts dans des endroits aux taux de repas différents (Publication 463). Le pourcentage plus élevé couvre les repas pris loin de chez soi pendant une période de service soumise aux limites d'heures de service, ou liée à celle-ci (article 274(n)(3)); les instructions de l'annexe C nomment les exploitants de camions interétatiques visés par les règles du Department of Transportation. Savoir si votre conduite est soumise à ces limites est une question de fait.

Si vous conduisez pour votre propre société de type S, vous en êtes l'employé et la société rembourse le montant quotidien selon un régime comptable (accountable plan). Le critère d'admissibilité, la règle de l'année civile et le registre de l'indemnité quotidienne se trouvent dans livres d'un propriétaire-exploitant de camion. Un conducteur de covoiturage ou de livraison qui rentre chez lui chaque soir ne voyage généralement pas loin de chez lui; voir déductions des conducteurs de covoiturage et de livraison.

Comment inscrire les repas dans les livres pour que la déclaration montre le bon montant?

Gardez le coût complet dans des comptes de repas séparés selon ce que la déclaration en fait, et laissez de côté le divertissement et les repas personnels. Dans cette méthode, le pourcentage est appliqué lors de la préparation de la déclaration.

Trois habitudes gardent les comptes exacts :

• Payez les repas avec la carte ou le compte de l'entreprise. La Publication 583 dit de garder un compte d'entreprise distinct du compte personnel.
• Inscrivez le qui et le pourquoi dans le mémo de l'opération, ou joignez l'image du reçu, au moment de la classer.
• N'utilisez pas un seul compte « repas et divertissement »; il force un partage manuel en fin d'année. Chaque mois, sortez les repas personnels et divisez une facture qui regroupe des billets et de la nourriture.

À l'annexe C d'un entrepreneur individuel, la ligne 24b reçoit le montant déductible des repas, pourcentage déjà appliqué, et le divertissement reste hors de cette ligne (instructions). Une société de personnes, une société de type S ou une société de type C réintègre la part des repas qu'elle ne peut pas déduire à l'annexe M-1, lorsque cette annexe est produite (voir les instructions des formulaires 1065, 1120-S et 1120). Un compte de repas distinct permet au préparateur d'en tirer directement ce chiffre. Les repas personnels payés avec le compte de l'entreprise sont traités dans dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise.

LLC ou société de type S : dîners d'équipe, fête des Fêtes, repas des employés et repas que l'entreprise me rembourse?

Une entreprise suit la même règle de 50 %, avec quelques règles différentes pour les repas des employés, et certains repas fournis par l'employeur et payés après 2025 n'ouvrent aucune déduction.

Ces règles viennent du règlement, de l'article 274 et de la Public Law 119-21, article 70305. La nouvelle interdiction comporte de rares exceptions, dont la nourriture vendue aux clients et les cas de repas d'équipage mentionnés plus haut. La Publication 15-B explique le changement et ajoute que les repas fournis pour remonter le moral ou favoriser la bonne volonté ne sont pas fournis pour la commodité de l'employeur. Ni l'article 274(o) ni la Publication 15-B ne dit où se situe la simple nourriture de salle de pause selon la nouvelle interdiction : demandez donc à votre préparateur comment elle est traitée dans votre déclaration.

Dans une société de personnes, un associé ou un employé doit être présent au repas (instructions du formulaire 1065). Les régimes comptables (accountable plans) et leurs registres sont traités dans remboursement des dépenses du propriétaire. Lorsqu'un associé paie personnellement un dîner avec un client, voir dépenses d'une LLC payées par un associé.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains.

Un dîner avec un client à Austin

Une consultante invite un client à dîner. La facture est de 120 $, taxes et pourboire compris : elle peut déduire 60 $, soit 50 % de 120 $. Sa note consigne la date, le restaurant, le nom et l'entreprise du client, que deux personnes ont mangé, et qu'elles ont discuté du renouvellement du projet. Elle le classe dans les repas d'affaires.

Un café quotidien dans un bureau à domicile

Une designer achète un café de 5 $ chaque matin et travaille dans son bureau à domicile. Aucun contact d'affaires n'est présent et elle ne voyage pas la nuit : généralement, rien n'est déductible. Lorsqu'elle achète un café de 5 $ à un client pendant une réunion, 2,50 $ sont déductibles et elle note le nom du client.

Un propriétaire-exploitant de long-courrier

Un propriétaire-exploitant soumis aux limites d'heures de service est loin de chez lui la nuit 200 jours dans l'année, tous dans les États-Unis continentaux, avec un taux spécial illustratif de 80 $ par jour pour chaque voyage. Parmi ces jours, 180 sont des journées complètes et 20 sont des premiers ou derniers jours aux trois quarts du taux. Journées complètes : 180 × 80 $ = 14 400 $. Journées partielles : 20 × 60 $ = 1 200 $. Le total est de 15 600 $, et 80 % de ce montant font 12 480 $. Elle garde les dates, les endroits et les objets des voyages et n'a besoin d'aucun reçu de repas.

Votre situation est différente?

• Vos repas sont dans un seul compte fourre-tout, sans noms ni objet : la déclaration exige que les repas à 50 %, les exceptions et le divertissement soient séparés, et reconstituer une année à partir des relevés demande du jugement pour chaque ligne. Voir l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes sur la route une grande partie de l'année, comme conducteur ou consultant : le choix entre le coût réel et l'indemnité, le taux spécial pour toute l'année et la règle de 80 % dépendent de votre situation. Voir l'aide en tenue de livres; les conducteurs peuvent aussi lire livres d'un propriétaire-exploitant de camion.
• Des années de repas n'ont jamais été triées, ou les livres sont en retard : lisez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres avant de produire la déclaration. Les repas des années antérieures suivent les règles en vigueur au moment où ils ont été payés : les repas de restaurant des années de déduction complète temporaire se classent donc autrement.
• L'IRS vous a demandé de prouver des repas ou d'autres dépenses : les registres ci-dessus sont ceux qu'il demande. Voir dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question et reçus perdus.
• Votre entreprise nourrit ses employés ou rembourse un propriétaire : le changement pour les montants payés après 2025 et les règles des régimes comptables (accountable plans) dépendent des faits. Voir remboursement des dépenses du propriétaire et l'aide en tenue de livres.
• Un client rembourse vos repas comme entrepreneur, ou un voyage mêle affaires et vacances : voir dépenses remboursées sur un formulaire d'entrepreneur et voyage d'affaires avec des jours personnels.
• Une partie de votre entreprise est au Canada, ou vous avez payé en devise étrangère : voir repas et divertissement dans les livres d'une société et dépenses payées en devise étrangère.