Khấu trừ chi phí bữa ăn kinh doanh: 50%, 100% và hồ sơ cần giữ

Tôi được khấu trừ bao nhiêu cho một bữa ăn kinh doanh?

Một bữa ăn kinh doanh nhìn chung được khấu trừ 50%, và chỉ khi đạt bốn điều kiện. Quy định và hướng dẫn Schedule C yêu cầu bữa ăn phải:

1. Là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, không phải chi phí cá nhân.
2. Không xa hoa hay quá mức trong hoàn cảnh cụ thể.
3. Có bạn hoặc một nhân viên cùng dự.
4. Dành cho bạn hoặc một đối tác kinh doanh: khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng, nhà cung cấp, nhân viên, đại lý, thành viên hợp danh hoặc cố vấn chuyên môn.

"Xa hoa" phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tế, không có mức tiền trần. Publication 463 nói một bữa ăn không bị loại chỉ vì giá cao hơn một mức nào đó hoặc vì ở nhà hàng sang trọng; trong ví dụ của tài liệu, chỉ phần xa hoa bị mất.

Chi phí giải trí cho khách hàng, chẳng hạn vé, không được khấu trừ, và phí hội viên câu lạc bộ thì không bao giờ được. Sự kiện giải trí cho nhân viên nói chung là ngoại lệ: toàn bộ chi phí, gồm thức ăn và cơ sở vật chất, nằm ngoài lệnh cấm chi phí giải trí (section 274(e)(4)). Khoản khấu trừ toàn phần tạm thời cho thức ăn nhà hàng chỉ áp dụng cho số tiền đã trả hoặc phát sinh sau năm 2020 và trước năm 2023 (section 274(n)(2)(D); Publication 15-B). Các bữa ăn nhà hàng được trả từ đó đến nay theo cùng giới hạn đó, và một năm trước đó theo quy tắc có hiệu lực khi bữa ăn được trả.

Trường hợp không còn đơn giản khi các bữa ăn nằm trong một tài khoản chung chung, doanh nghiệp đãi nhân viên ăn, bạn thường xuyên đi công tác qua đêm, hoặc khách hàng hoàn lại tiền ăn của bạn. Hãy gom biên lai chi tiết hoặc sao kê thẻ, ai tham dự và quan hệ với doanh nghiệp, chủ đề đã bàn, và với chuyến đi thì ngày và địa điểm.

Bữa ăn kinh doanh nào được khấu trừ 100%?

Chỉ bữa ăn thuộc một ngoại lệ được liệt kê mới thoát khỏi giới hạn 50%, và nó vẫn phải là chi phí kinh doanh thực sự. Các ngoại lệ đến từ section 274 và quy định. Mọi dòng đều là 100% trừ dòng nhà thầu, nơi giới hạn chuyển sang một bên.

Hướng dẫn Schedule C cho phép khấu trừ toàn bộ với bữa ăn được coi là tiền lương (đã khấu trừ thuế và khai báo) và bữa ăn trả cho người không phải nhân viên và khai trên Form 1099-NEC.

Với bữa ăn được hoàn lại, giới hạn rơi vào một bên, không bao giờ cả hai: bên được nêu tên trong thỏa thuận bằng văn bản. Nếu không có bên nào được nêu tên, giới hạn rơi vào khách hàng khi nhà thầu giải trình bữa ăn kèm chứng từ, và rơi vào nhà thầu khi không.

Bữa ăn theo danh sách mời không phải là thức ăn cho công chúng, và nhân viên, thành viên hợp danh, cổ đông 2-percent của S corporation và nhà thầu không được tính vào phần của công chúng (quy định).

Tài xế chịu giới hạn giờ làm việc (hours-of-service) của Bộ Giao thông Vận tải Hoa Kỳ được 80%, không phải 100% (xem phần xe tải); Publication 463 liệt kê người làm việc trong ngành hàng không, xe tải, xe buýt, đường sắt và hàng hải thương mại là đối tượng của các giới hạn đó. Một vài trường hợp bữa ăn của thủy thủ đoàn cũng có trong luật: một số tàu thương mại và giàn khoan ngoài khơi, và, với khoản trả sau năm 2025, tàu đánh cá và các địa điểm chế biến cá ở vùng xa.

Người tự kinh doanh có được khấu trừ cà phê hoặc bữa trưa hằng ngày khi làm việc một mình, ở nhà hoặc đang lái xe không?

Thường là không. Thức ăn bạn mua cho mình gần nơi làm việc thường xuyên là chi phí cá nhân, mà section 262 không cho phép khấu trừ. Cà phê ở bàn làm việc, bữa trưa khi làm việc ở quán cà phê, và bữa trưa của tài xế địa phương trong ca bình thường nhìn chung là chi phí cá nhân.

Một bữa ăn được tính trong hai trường hợp:

• Có đối tác kinh doanh cùng dùng. Cà phê bạn mua cho khách hàng trong cuộc họp là bữa ăn kinh doanh, vì thức ăn và đồ uống gồm cả đồ ăn nhẹ và đồ uống (quy định). Nếu đồng nghiệp thay phiên nhau trả tiền chủ yếu vì lý do cá nhân, không ai được khấu trừ (Publication 463).
• Bạn đi công tác xa nhà qua đêm. Hướng dẫn Schedule C gồm bữa ăn khi đi xa nhà, và Publication 463 áp dụng cho các bữa ăn đó dù bạn ăn một mình hay cùng người khác.

"Xa nhà" có tiêu chuẩn riêng. Công việc phải đưa bạn ra ngoài khu vực chung quanh nơi làm việc chính của bạn (tax home) trong thời gian dài hơn đáng kể so với một ngày làm việc thông thường, và bạn cần ngủ hoặc nghỉ. Tax home là thành phố hoặc khu vực chung quanh nơi kinh doanh chính của bạn, dù gia đình bạn sống ở đâu (Tax Topic 511). Chuyến đi trong ngày dài mà không cần ngủ hay nghỉ không phải là đi xa nhà, nên bữa trưa của chính bạn trong chuyến đó là chi phí cá nhân, trừ khi có đối tác kinh doanh ăn cùng. Công việc tại một nơi dự kiến kéo dài hơn một năm không phải là đi xa nhà, và người không có nơi kinh doanh thường xuyên cũng không có nơi thường ở là người di chuyển liên tục (itinerant), có tax home là bất cứ nơi nào họ làm việc, nên không bao giờ ở xa nhà (Publication 463).

Bữa ăn với khách hàng: ai phải có mặt, và tôi cần ghi lại gì?

Bạn hoặc một nhân viên phải có mặt ở bữa ăn, và những khách mời khác phải là đối tác kinh doanh. Hãy ghi ai đã đến và quan hệ với doanh nghiệp của bạn, chủ đề, ngày và địa điểm, và giữ biên lai chi tiết.

Publication 463 nói biên lai nhà hàng chứng minh một bữa ăn kinh doanh khi ghi tên và địa điểm nhà hàng, số người được phục vụ, ngày và số tiền, và đánh dấu mọi khoản không phải thức ăn hay đồ uống. Tài liệu cũng nói riêng tờ séc đã thanh toán không cho thấy mục đích kinh doanh. Một dòng trên sao kê ngân hàng hay thẻ cũng thiếu như vậy, nên hãy thêm ai và vì sao. Hãy ghi các sự việc vào lúc xảy ra hoặc gần đó; nhật ký ghi hằng tuần được coi là kịp thời, còn số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính thì không được khấu trừ.

Thuế và tiền boa có được tính không, và vé cùng thức ăn tại trận đấu hay buổi diễn thì sao?

Thuế, tiền boa và phí giao hàng là một phần chi phí của bữa ăn, nên chịu cùng giới hạn 50% (quy định). Chi phí đi lại đến và về từ bữa ăn không phải một phần chi phí và không bị giảm một nửa (Publication 463).

Vé khách hàng, phí hội viên câu lạc bộ và việc dùng cơ sở giải trí không được khấu trừ. Thức ăn tại một sự kiện vẫn có thể được tính nếu mua tách riêng khỏi phần giải trí, hoặc nếu hóa đơn ghi chi phí thức ăn riêng khỏi vé:

• Vé mua cho khách hàng không được khấu trừ, nhưng xúc xích mua riêng tại trận đấu được khấu trừ 50%.
• Vé phòng suite có giá đã gồm thức ăn, không tách riêng khoản thức ăn, là giải trí toàn bộ và không có gì được khấu trừ.
• Thổi phồng khoản thức ăn để lách quy tắc không có tác dụng.
• Thức ăn hoặc đồ uống đóng gói bạn tặng khách hàng mang về là quà tặng, không phải bữa ăn. Giới hạn quà tặng là $25 cho mỗi người mỗi năm (Publication 463).

Các ví dụ về vé lấy từ Publication 463 và hướng dẫn Schedule C.

Tôi có cần biên lai cho một bữa ăn nhỏ không, và nếu làm mất thì sao?

Hãy giữ biên lai chi tiết và ghi chú ai-và-vì-sao của bạn, với mọi số tiền. Publication 463 nói không cần chứng từ cho một khoản chi, ngoài tiền lưu trú, dưới $75. Quy tắc đó nằm trong phần quy tắc hồ sơ về đi lại, quà tặng và xe, nên áp dụng cho bữa ăn trong chuyến đi qua đêm: theo chi phí thực tế, bữa ăn trong chuyến đi từ $75 trở lên cần biên lai hoặc hóa đơn đã thanh toán, và dưới mức đó thì hồ sơ chuyến đi vẫn quan trọng. Tài liệu không nêu rõ quy tắc có áp dụng cho bữa ăn với khách hàng tại địa phương hay không, nên biên lai là hồ sơ an toàn hơn. Nhìn chung cần có mục đích kinh doanh bằng văn bản, trừ khi hoàn cảnh đã rõ ràng.

Nếu mất biên lai, sao kê ngân hàng hoặc thẻ, mục trong lịch và ghi chú là điểm bắt đầu, và Publication 463 cho phép dựng lại hồ sơ khi chúng bị mất vì lý do ngoài tầm kiểm soát của bạn, như hỏa hoạn hoặc lũ lụt. Các bước có trong mất biên lai chi phí kinh doanh, và quy tắc chứng minh cho mọi khoản chi nằm trong yêu cầu biên lai của IRS.

Bữa ăn khi đi đường: chi phí thực tế hay mức trợ cấp ăn uống tiêu chuẩn (per diem)?

Khi đi công tác qua đêm, bạn có thể khấu trừ chi phí bữa ăn thực tế, kèm hồ sơ, hoặc mức trợ cấp ăn uống tiêu chuẩn, không cần biên lai bữa ăn. Với cả hai cách, giới hạn 50% áp dụng cho bữa ăn, hoặc 80% với tài xế chịu giới hạn giờ làm việc (hours-of-service) (Publication 463).

Cả hai cách đều cần hồ sơ chuyến đi: ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh. Người tự kinh doanh được dùng mức trợ cấp này (hướng dẫn Schedule C). Theo Revenue Procedure 2019-48:

• Toàn bộ số tiền hằng ngày được tính là chi phí thức ăn và đồ uống, nên giới hạn theo tỷ lệ áp dụng cho tất cả.
• Một khi bạn dùng mức trợ cấp cho một ngày, không được khấu trừ khoản nào khác cho các chi phí bữa ăn và chi phí phát sinh của ngày đó.
• Mức thay đổi vào mỗi ngày 1 tháng 10. Với chuyến đi trong lục địa Hoa Kỳ vào ba tháng cuối năm, bạn có thể giữ mức của chín tháng đầu hoặc dùng mức mới, nhưng hãy chọn một và giữ nhất quán.

Để tìm mức, hãy dùng công cụ tra per diem của GSA theo thành phố, tiểu bang hoặc mã ZIP và chọn năm tài chính. Alaska, Hawaii và các vùng lãnh thổ Hoa Kỳ dùng mức của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ, còn nước ngoài dùng mức của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ; Publication 463 có liên kết đến cả hai công cụ tra.

Nếu người khác đã đãi bạn ăn, chẳng hạn khách hàng trả bữa trưa, thì bạn không trả cho bữa ăn đó. Mức trợ cấp dành cho những ngày bạn trả hoặc phát sinh chi phí bữa ăn. Vào ngày bạn không trả bữa ăn nào nhưng có chi phí phát sinh, bạn có thể dùng mức tùy chọn cho chi phí phát sinh là $5 mỗi ngày, hoặc ba phần tư mức đó vào ngày không trọn vẹn. Mức này không bị giới hạn 50% cắt, và bạn không thể dùng vào ngày đã dùng mức trợ cấp (Revenue Procedure 2019-48, Publication 463).

GSA công bố bảng chia theo từng bữa của mức hằng ngày. Revenue Procedure 2019-48 (section 6.01) áp dụng quy tắc đi lại liên bang cho mức này, và các quy tắc đó giảm số tiền hằng ngày theo mức bữa ăn của GSA khi bữa ăn đã nằm trong phí đăng ký, nhưng không giảm với bữa ăn trên phương tiện vận tải công cộng (common carrier) hay bữa ăn miễn phí của khách sạn (41 CFR 301-11.21). Quy định ưu đãi của revenue procedure cho bữa ăn được cung cấp bằng hiện vật (section 6.03) chỉ viết cho bên chi trả (payor), nên người tự kinh doanh đi công tác nên dự kiến cũng bị giảm như vậy với bữa trưa tại hội nghị. Không nguồn nào của IRS áp dụng điều đó cho bữa tối do khách hàng đãi, nên chi phí thực tế là hồ sơ rõ ràng hơn cho ngày đó.

Bữa ăn của vợ/chồng hoặc người nhà không được khấu trừ, trừ khi người đó là nhân viên đi công tác vì mục đích kinh doanh thực sự (quy định). Với chuyến đi vừa công tác vừa nghỉ mát, xem đi công tác kèm ngày cá nhân.

Tôi lái xe tải: có mức per diem đặc biệt không, và tỷ lệ của tôi có cao hơn không?

Cả hai đều có thể áp dụng cho tài xế đủ điều kiện. Người làm trong ngành vận tải có thể dùng mức đặc biệt $80 mỗi ngày trong lục địa Hoa Kỳ ($86 bên ngoài) thay vì tra từng thành phố, và tài xế chịu giới hạn giờ làm việc (hours-of-service) của Bộ Giao thông Vận tải Hoa Kỳ khấu trừ 80% thay vì 50%. IRS công bố mức này mỗi mùa thu (Notice 2026-60 và Notice 2025-54 cho cùng số tiền).

Để dùng mức đặc biệt, công việc của bạn phải trực tiếp liên quan đến việc vận chuyển người hoặc hàng hóa bằng máy bay, sà lan, xe buýt, tàu thủy, tàu hỏa hoặc xe tải, và thường xuyên phải đi xa nhà với các điểm dừng ở nơi có mức bữa ăn khác nhau (Publication 463). Tỷ lệ cao hơn áp dụng cho bữa ăn khi xa nhà trong hoặc gắn với thời gian làm việc chịu giới hạn giờ làm việc (section 274(n)(3)); hướng dẫn Schedule C nêu tên những người điều hành xe tải liên tiểu bang theo quy định của Bộ Giao thông Vận tải Hoa Kỳ. Việc lái xe của bạn có chịu các giới hạn đó hay không là một câu hỏi về thực tế.

Nếu bạn lái xe cho S corporation của chính mình, bạn là nhân viên của công ty đó và công ty hoàn lại số tiền hằng ngày theo kế hoạch có giải trình (accountable plan). Tiêu chuẩn đủ điều kiện, quy tắc năm dương lịch và nhật ký per diem có trong sổ sách cho chủ xe tải tự lái. Tài xế rideshare hoặc giao hàng về nhà mỗi tối nhìn chung không phải đi xa nhà; xem khoản khấu trừ cho tài xế rideshare và giao hàng.

Tôi ghi bữa ăn vào sổ sách thế nào để tờ khai cho ra đúng số tiền?

Hãy giữ toàn bộ chi phí trong các tài khoản bữa ăn, chia theo cách tờ khai xử lý chúng, và để chi phí giải trí cùng bữa ăn cá nhân ra ngoài. Trong cách thiết lập này, tỷ lệ phần trăm được áp dụng khi lập tờ khai.

Ba thói quen giúp các tài khoản trung thực:

• Trả tiền ăn bằng thẻ hoặc tài khoản kinh doanh. Publication 583 nói hãy giữ tài khoản kinh doanh tách khỏi tài khoản cá nhân.
• Ghi ai và vì sao vào ghi chú giao dịch, hoặc đính kèm ảnh biên lai, khi bạn phân loại khoản chi.
• Đừng dùng một tài khoản "bữa ăn và giải trí" chung; nó buộc phải tách thủ công vào cuối năm. Mỗi tháng, hãy chuyển bữa ăn cá nhân ra ngoài và tách hóa đơn gộp vé với thức ăn.

Trên Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ, line 24b ghi số tiền bữa ăn được khấu trừ đã áp tỷ lệ, và chi phí giải trí không đưa vào line đó (hướng dẫn). Hợp danh, S corporation hoặc C corporation cộng lại phần bữa ăn không được khấu trừ trên Schedule M-1 khi nộp schedule đó (xem hướng dẫn Form 1065, Form 1120-S và Form 1120). Một tài khoản bữa ăn riêng giúp người chuẩn bị thuế lấy thẳng con số đó. Bữa ăn cá nhân trả từ tài khoản kinh doanh được nêu trong chi phí cá nhân trả từ tài khoản kinh doanh.

LLC hoặc S corporation: bữa trưa của nhóm, tiệc cuối năm, bữa ăn của nhân viên, và bữa ăn công ty hoàn lại cho tôi?

Công ty theo cùng quy tắc 50%, với một vài quy tắc về bữa ăn của nhân viên khác đi, và một số bữa ăn do người sử dụng lao động cung cấp được trả sau năm 2025 không được khấu trừ gì cả.

Những điều này lấy từ quy định, section 274 và Public Law 119-21, section 70305. Lệnh cấm mới có các ngoại lệ hẹp, gồm thức ăn bán cho khách hàng và các trường hợp bữa ăn của thủy thủ đoàn nêu trên. Publication 15-B giải thích thay đổi này và bổ sung rằng bữa ăn cung cấp để nâng tinh thần hoặc tạo thiện chí không được cung cấp vì sự thuận tiện của người sử dụng lao động. Cả section 274(o) lẫn Publication 15-B đều không nói đồ ăn thông thường trong phòng nghỉ thuộc diện nào theo lệnh cấm mới, nên hãy hỏi người chuẩn bị thuế cách xử lý trên tờ khai của bạn.

Trong hợp danh, một thành viên hợp danh hoặc nhân viên phải có mặt tại bữa ăn (hướng dẫn Form 1065). Kế hoạch có giải trình và hồ sơ của chúng nằm trong hoàn lại chi phí cho chủ sở hữu. Khi một thành viên hợp danh tự trả bữa trưa với khách hàng, xem chi phí LLC do thành viên tự trả.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Bữa trưa với khách hàng ở Austin

Một nhà tư vấn mời khách hàng ăn trưa. Hóa đơn là $120 gồm thuế và tiền boa, nên cô được khấu trừ $60, bằng 50% của $120. Ghi chú của cô ghi ngày, nhà hàng, tên và công ty của khách hàng, hai người ăn, và họ bàn về việc gia hạn dự án. Cô phân loại vào bữa ăn kinh doanh.

Ly cà phê hằng ngày tại văn phòng tại nhà

Một nhà thiết kế mua ly cà phê $5 mỗi sáng và làm việc tại văn phòng tại nhà. Không có đối tác kinh doanh nào cùng dùng và cô không đi công tác qua đêm, nên nhìn chung không khoản nào được khấu trừ. Khi cô mua ly cà phê $5 cho khách hàng trong một cuộc họp, được khấu trừ $2,50 và cô ghi lại tên khách hàng.

Chủ xe tải đường dài tự lái

Một chủ xe tải tự lái chịu giới hạn giờ làm việc (hours-of-service) ở xa nhà qua đêm 200 ngày trong năm, tất cả trong lục địa Hoa Kỳ, dùng mức đặc biệt minh họa $80 mỗi ngày cho mọi chuyến. Trong số đó, 180 ngày là ngày đủ và 20 ngày là ngày đầu hoặc ngày cuối, tính ba phần tư mức. Ngày đủ: 180 x $80 = $14.400. Ngày không trọn vẹn: 20 x $60 = $1.200. Tổng là $15.600, và 80% của số đó là $12.480. Cô giữ ngày, địa điểm và mục đích của các chuyến đi và không cần biên lai bữa ăn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bữa ăn của bạn nằm trong một tài khoản chung chung, không ghi tên hay mục đích: tờ khai cần tách riêng bữa ăn 50%, các ngoại lệ và chi phí giải trí, và dựng lại một năm từ sao kê đòi hỏi phán đoán trên từng dòng. Xem hỗ trợ ghi sổ.
• Bạn đi đường phần lớn thời gian trong năm, làm tài xế hoặc nhà tư vấn: việc chọn giữa chi phí thực tế và mức trợ cấp, mức đặc biệt cả năm và quy tắc 80% đều phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn. Xem hỗ trợ ghi sổ; tài xế cũng có thể đọc sổ sách cho chủ xe tải tự lái.
• Nhiều năm bữa ăn chưa được phân loại, hoặc sổ sách bị trễ: hãy đọc hoàn thiện sổ sách quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ trước khi nộp tờ khai. Bữa ăn của các năm trước theo quy tắc có hiệu lực khi được trả, nên bữa ăn nhà hàng của những năm được khấu trừ toàn phần tạm thời được phân loại khác.
• IRS yêu cầu bạn chứng minh bữa ăn hoặc chi phí khác: các hồ sơ nêu trên là loại hồ sơ IRS yêu cầu. Xem chi phí Schedule C mà IRS thường hỏi và mất biên lai.
• Công ty của bạn đãi nhân viên ăn hoặc hoàn tiền cho một chủ sở hữu: thay đổi cho khoản trả sau năm 2025 và quy tắc kế hoạch có giải trình phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tế. Xem hoàn lại chi phí cho chủ sở hữu và hỗ trợ ghi sổ.
• Khách hàng hoàn lại tiền ăn cho bạn với tư cách nhà thầu, hoặc chuyến đi vừa công tác vừa nghỉ mát: xem chi phí được hoàn lại trên form dành cho nhà thầu và đi công tác kèm ngày cá nhân.
• Một phần hoạt động kinh doanh của bạn ở Canada, hoặc bạn đã trả bằng ngoại tệ: xem bữa ăn và giải trí trong sổ sách công ty và chi phí trả bằng ngoại tệ.