Dedução de refeições de negócios: 50%, 100% e registros

Quanto de uma refeição de negócios posso deduzir?

Uma refeição de negócios é em geral dedutível em 50%, e só quando passa em quatro testes. O regulamento e as instruções do Schedule C exigem que a refeição:

1. seja uma despesa comum e necessária da empresa, e não pessoal;
2. não seja luxuosa nem extravagante nas circunstâncias;
3. conte com a sua presença ou a de um empregado;
4. seja para você ou para um parceiro de negócios: cliente atual ou potencial, fornecedor, empregado, agente, sócio ou consultor profissional.

“Luxuosa” depende dos fatos, e não de um teto em dólares. A Publication 463 diz que uma refeição não é negada só porque custa mais que um valor fixo ou é num restaurante de luxo; no exemplo dela, só a parte luxuosa se perde.

O entretenimento de clientes, como ingressos, não é dedutível, e as mensalidades de clubes nunca são. Um evento de lazer para os empregados em geral é a exceção: o custo todo, alimentos e instalações, fica fora da proibição do entretenimento (seção 274(e)(4)). A dedução integral temporária para comida de restaurante valeu apenas para valores pagos ou incorridos depois de 2020 e antes de 2023 (seção 274(n)(2)(D); Publication 15-B). As refeições de restaurante pagas desde então seguem o mesmo limite, e um ano anterior segue a regra em vigor quando a refeição foi paga.

O caso deixa de ser simples quando as refeições ficam todas em uma única conta genérica, a empresa dá comida aos empregados, você viaja e dorme fora com frequência ou um cliente reembolsa suas refeições. Reúna os recibos detalhados ou extratos do cartão, quem participou e qual a relação com o negócio, o assunto tratado e, nas viagens, as datas e os locais.

Quais refeições de negócios são dedutíveis em 100%?

Só a refeição que se encaixa em uma exceção da lista escapa do limite de 50%, e ela ainda precisa ser uma despesa real da empresa. As exceções vêm da seção 274 e do regulamento. Todas as linhas são 100%, exceto a do prestador de serviços independente, em que o limite passa para um dos lados.

As instruções do Schedule C permitem a dedução integral das refeições tratadas como salário (retidas e declaradas) e das refeições pagas a quem não é empregado e declaradas no Form 1099-NEC.

Nas refeições reembolsadas, o limite recai sobre um lado, nunca sobre os dois: sobre a parte que um acordo escrito indicar. Se nenhuma for indicada, recai sobre o cliente quando o prestador de serviços presta contas das refeições com comprovantes e sobre o prestador de serviços quando não presta.

Uma refeição para uma lista de convidados não é comida para o público em geral, e empregados, sócios, acionistas de corporação S com mais de 2% e prestadores de serviços independentes não contam na parte do público (regulamento).

Motoristas sujeitos aos limites de horas de serviço do Department of Transportation deduzem 80%, e não 100% (veja a seção sobre caminhoneiros); a Publication 463 lista os trabalhadores do transporte aéreo, rodoviário de carga e de passageiros, ferroviário e da marinha mercante como sujeitos a esses limites. Alguns casos de refeições de tripulação também estão na lei: certas embarcações comerciais e plataformas marítimas e, para valores pagos depois de 2025, barcos de pesca e locais remotos de processamento de pescado.

Um autônomo pode deduzir o café ou o almoço diário quando trabalha sozinho, em casa ou dirigindo?

Em geral, não. A comida que você compra para si perto do seu local habitual de trabalho é uma despesa pessoal, que a seção 262 não permite deduzir. O café na sua mesa, o almoço enquanto trabalha numa cafeteria e o almoço de um motorista local em um turno normal são, em geral, gastos pessoais.

Uma refeição conta em dois casos:

• Um contato de negócios participa. O café que você compra para um cliente durante uma reunião é uma refeição de negócios, porque alimentos e bebidas incluem lanches e bebidas (regulamento). Se colegas se revezam para pagar principalmente por motivos pessoais, ninguém pode deduzir (Publication 463).
• Você está fora de casa, dormindo fora, a negócios. As instruções do Schedule C incluem as refeições durante viagens fora de casa, e a Publication 463 as cobre quer você coma sozinho, quer acompanhado.

“Fora de casa” tem um teste. Suas atividades precisam levá-lo para fora da área geral da sua base fiscal (tax home) por um período bem mais longo que um dia normal de trabalho, e você precisa de sono ou descanso. Sua base fiscal é a cidade ou a área geral do seu principal local de negócios, onde quer que sua família more (Tax Topic 511). Uma viagem longa de um dia que não exige sono nem descanso não é viagem fora de casa, então o seu almoço nela é pessoal, a menos que um contato de negócios coma com você. O trabalho num único lugar com duração prevista de mais de um ano não é viagem fora de casa, e quem não tem local regular de negócios nem lugar onde more com regularidade é itinerante, tem como base fiscal o lugar onde trabalha e, por isso, nunca está fora de casa (Publication 463).

Refeições com clientes: quem precisa estar presente e o que devo anotar?

Você ou um empregado precisa estar na refeição, e os outros convidados precisam ser contatos de negócios. Anote quem foi e qual a relação com a sua empresa, o assunto, a data e o local, e guarde o recibo detalhado.

A Publication 463 diz que o recibo de um restaurante comprova uma refeição de negócios quando mostra o nome e o endereço do restaurante, o número de pessoas atendidas, a data e o valor, e sinaliza qualquer cobrança que não seja de alimentos ou bebidas. Ela diz também que um cheque compensado, sozinho, não mostra a finalidade de negócios. Uma linha de extrato bancário ou de cartão tem a mesma lacuna, então acrescente quem participou e por quê. Anote os fatos na hora ou logo depois; um registro semanal conta como feito em tempo hábil, e valores aproximados ou estimados não são dedutíveis.

O imposto e a gorjeta contam? E os ingressos e a comida em um jogo ou show?

O imposto, a gorjeta e a taxa de entrega fazem parte do custo da refeição, então ficam sob o mesmo limite de 50% (regulamento). O transporte de ida e volta da refeição não faz parte do custo e não é reduzido pela metade (Publication 463).

Ingressos para clientes, mensalidades de clubes e o uso de uma instalação de entretenimento não são dedutíveis. A comida em um evento ainda pode contar se foi comprada separadamente do entretenimento ou se a conta indica o custo dela separado dos ingressos:

• Os ingressos comprados para um cliente não são dedutíveis, mas os cachorros-quentes comprados à parte no jogo são dedutíveis em 50%.
• O ingresso de um camarote cujo preço inclui comida, sem cobrança separada pela comida, é entretenimento por inteiro, e nada é dedutível.
• Inflar a cobrança da comida para contornar a regra não funciona.
• Alimentos ou bebidas embalados que você dá a um cliente para levar para casa são presente, e não refeição. O limite de presentes é $25 por pessoa por ano (Publication 463).

Os exemplos de ingressos vêm da Publication 463 e das instruções do Schedule C.

Preciso de recibo para uma refeição pequena? E se eu o perdi?

Guarde o recibo detalhado e a sua nota de quem participou e por quê, qualquer que seja o valor. A Publication 463 diz que não é preciso comprovante documental para uma despesa, exceto hospedagem, abaixo de US$75. Essa regra faz parte das regras de registros de viagem, presentes e carro, então alcança uma refeição numa viagem com pernoite: pelo custo real, uma refeição de viagem de US$75 ou mais exige recibo ou conta paga, e abaixo disso o registro da viagem ainda importa. Não está dito se ela alcança uma refeição local com cliente, e é por isso que o recibo é o registro mais seguro. Em geral é preciso um motivo de negócios por escrito, a menos que as circunstâncias deixem isso claro.

Se o recibo sumiu, um extrato bancário ou de cartão, uma anotação na agenda e a nota são o ponto de partida, e a Publication 463 permite reconstituir os registros quando eles se perdem por motivos fora do seu controle, como incêndio ou enchente. Os passos estão em recibos perdidos de despesas da empresa, e as regras de prova para qualquer despesa estão em exigências de recibos do IRS.

Refeições em viagem: custo real ou ajuda de custo padrão para refeições (per diem)?

Em viagem de negócios com pernoite, você pode deduzir o custo real das refeições, com registros, ou a ajuda de custo padrão para refeições, que dispensa recibos das refeições. Nos dois métodos vale o limite de 50% para as refeições, ou 80% para motoristas sujeitos a limites de horas de serviço (Publication 463).

Os dois métodos exigem registros da viagem: datas, local e finalidade de negócios. Autônomos podem usar a ajuda de custo (instruções do Schedule C). Pelo Revenue Procedure 2019-48:

• O valor diário inteiro conta como custo de alimentos e bebidas, então o limite percentual se aplica a ele todo.
• Depois de usar a ajuda de custo em um dia, nenhuma outra dedução é permitida para os custos de refeições e despesas acessórias desse dia.
• As taxas mudam a cada 1º de outubro. Em viagens dentro dos EUA continentais nos últimos três meses do ano, você pode manter as taxas dos primeiros nove meses ou usar as novas, mas escolha uma e mantenha a mesma.

Para achar a taxa, use a consulta de per diem da GSA por cidade, estado ou CEP (ZIP code) e escolha o ano fiscal. O Alasca, o Havaí e os territórios dos EUA usam as taxas do Department of Defense, e os países estrangeiros usam as taxas do Department of State; a Publication 463 traz os links das duas consultas.

Se outra pessoa pagou a sua comida, como um cliente que pagou o almoço, você não pagou por essa refeição. A ajuda de custo vale para os dias em que você paga ou tem despesas com refeições. Num dia em que você não paga refeição alguma, mas paga despesas acessórias, pode usar em vez disso o valor opcional de despesas acessórias de $5 por dia, ou três quartos dele num dia parcial. Esse valor não é reduzido pelo limite de 50%, e você não pode usá-lo num dia em que usa a ajuda de custo (Revenue Procedure 2019-48, Publication 463).

A GSA publica a divisão por refeição da taxa diária. O Revenue Procedure 2019-48 (seção 6.01) aplica à taxa as regras federais de viagem, e essas regras reduzem o valor diário pelo valor da refeição da GSA quando a refeição está incluída na taxa de inscrição, mas não quando é uma refeição de transportadora comum ou uma refeição gratuita do hotel (41 CFR 301-11.21). O alívio do revenue procedure para refeições fornecidas in natura (seção 6.03) foi escrito só para quem paga, então um viajante autônomo deve esperar a mesma redução para um almoço de conferência. Nenhuma fonte do IRS aplica isso a um jantar que um cliente paga, então o custo real é o registro mais claro para esse dia.

As refeições de um cônjuge ou familiar não são dedutíveis, a menos que a pessoa seja empregada e viaje por um motivo real de negócios (regulamento). Para uma viagem que mistura negócios e férias, veja viagem de negócios com dias pessoais.

Dirijo caminhão: existe uma taxa de per diem especial, e o meu percentual é maior?

Os dois podem valer para um motorista que se enquadre. Trabalhadores do transporte podem usar uma taxa especial de US$80 por dia dentro dos EUA continentais (US$86 fora deles), em vez de consultar cada cidade, e um motorista sujeito aos limites de horas de serviço do Department of Transportation deduz 80% em vez de 50%. O IRS publica a taxa todo outono (o Notice 2026-60 e o Notice 2025-54 mostram o mesmo valor).

Para usar a taxa especial, o seu trabalho precisa envolver diretamente o transporte de pessoas ou mercadorias por avião, barcaça, ônibus, navio, trem ou caminhão e exigir com regularidade viagens para fora de casa, com paradas em lugares de taxas de refeições diferentes (Publication 463). O percentual maior cobre as refeições fora de casa durante um período de serviço sujeito aos limites de horas de serviço, ou ligado a ele (seção 274(n)(3)); as instruções do Schedule C citam os operadores interestaduais de caminhão sob as regras do Department of Transportation. Se a sua condução está sujeita a esses limites é uma questão de fato.

Se você dirige para a sua própria corporação S, você é empregado dela, e a empresa reembolsa o valor diário por um plano de reembolso comprovado (accountable plan). O teste de enquadramento, a regra do ano-calendário e o registro da diária (per diem) estão em escrituração de motorista-proprietário de caminhão. Um motorista de aplicativo ou de entregas que volta para casa todas as noites em geral não está em viagem fora de casa; veja deduções de motoristas de aplicativo e de entregas.

Como lanço as refeições na escrituração contábil para que a declaração mostre o valor certo?

Guarde o custo total em contas de refeições separadas conforme o que a declaração faz com cada uma, e deixe o entretenimento e as refeições pessoais de fora. Nesta organização, o percentual é aplicado na hora de preparar a declaração.

Três hábitos mantêm as contas corretas:

• Pague as refeições com o cartão ou a conta da empresa. A Publication 583 diz para manter uma conta da empresa separada da sua conta pessoal.
• Anote quem participou e por quê no campo de descrição da transação, ou anexe a imagem do recibo, ao classificá-la.
• Não use uma única conta de “refeições e entretenimento”; ela obriga a uma divisão manual no fim do ano. Todo mês, tire as refeições pessoais da conta e divida a conta que junta ingressos e comida.

No Schedule C de um empresário individual, a linha 24b recebe o valor dedutível das refeições com o percentual já aplicado, e o entretenimento fica fora dessa linha (instruções). Uma sociedade de pessoas, corporação S ou corporação C soma de volta a parte das refeições que não pode deduzir no Schedule M-1, quando esse schedule é entregue (veja as instruções do Form 1065, do Form 1120-S e do Form 1120). Uma conta de refeições separada permite que o preparador retire esse valor diretamente. As refeições pessoais pagas pela conta da empresa estão em despesas pessoais pagas pela conta da empresa.

LLC ou corporação S: e os almoços da equipe, a festa de fim de ano, as refeições dos empregados e as refeições que a empresa me reembolsa?

Uma empresa segue a mesma regra de 50%, com algumas regras diferentes para refeições de empregados, e certas refeições fornecidas pelo empregador e pagas depois de 2025 não têm dedução alguma.

Isto vem do regulamento, da seção 274 e da Public Law 119-21, seção 70305. A nova proibição tem exceções restritas, entre elas os alimentos vendidos a clientes e os casos de refeições de tripulação citados acima. A Publication 15-B explica a mudança e acrescenta que as refeições fornecidas para elevar o moral ou promover a boa vontade não são fornecidas para conveniência do empregador. Nem a seção 274(o) nem a Publication 15-B dizem onde fica a simples comida da copa na nova proibição, então pergunte ao seu preparador como ela é tratada na sua declaração.

Numa sociedade de pessoas, um sócio ou empregado precisa estar presente na refeição (instruções do Form 1065). Os planos de reembolso comprovado (accountable plans) e seus registros estão em reembolso de despesas do proprietário. Quando um sócio paga um almoço com cliente do próprio bolso, veja despesas de LLC pagas pelo sócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Um almoço com cliente em Austin

Uma consultora leva um cliente para almoçar. A conta é de US$120, com imposto e gorjeta, então ela pode deduzir US$60, que são 50% de US$120. Na nota dela estão a data, o restaurante, o nome e a empresa do cliente, que duas pessoas comeram e que conversaram sobre a renovação do projeto. Ela lança o gasto em refeições de negócios.

Um café diário em um escritório em casa

Uma designer compra um café de US$5 toda manhã e trabalha em um escritório em casa. Não há contato de negócios presente e ela não viaja com pernoite, então, em geral, nada disso é dedutível. Quando ela compra um café de US$5 para um cliente durante uma reunião, US$2,50 são dedutíveis, e ela anota o nome do cliente.

Um motorista-proprietário de longa distância

Um motorista-proprietário sujeito a limites de horas de serviço fica fora de casa com pernoite por 200 dias em um ano, todos dentro dos EUA continentais, usando uma taxa especial ilustrativa de US$80 por dia em todas as viagens. Desses dias, 180 são dias inteiros e 20 são primeiro ou último dia, a três quartos da taxa. Dias inteiros: 180 × US$80 = US$14.400. Dias parciais: 20 × US$60 = US$1.200. O total é de US$15.600, e 80% disso são US$12.480. Ela guarda as datas, os locais e as finalidades das viagens e não precisa de recibos das refeições.

E no seu caso?

• Suas refeições estão em uma única conta genérica, sem nomes nem finalidade: a declaração precisa que as refeições de 50%, as exceções e o entretenimento estejam separados, e reconstruir um ano a partir dos extratos exige julgamento em cada linha. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Você passa boa parte do ano na estrada, como motorista ou consultor: a escolha entre custo real e ajuda de custo, a taxa especial do ano inteiro e a regra de 80% dependem dos seus fatos. Veja ajuda com escrituração contábil; motoristas podem ler também escrituração de motorista-proprietário de caminhão.
• Anos de refeições nunca foram classificados, ou a escrituração está atrasada: leia como atualizar uma escrituração atrasada e procure ajuda com escrituração contábil antes de entregar a declaração. As refeições de anos anteriores seguem as regras em vigor quando foram pagas, então as refeições de restaurante dos anos da dedução integral temporária são lançadas de outra forma.
• O IRS pediu que você comprovasse refeições ou outras despesas: os registros acima são do tipo que ele pede. Veja despesas do Schedule C que o IRS questiona e recibos perdidos.
• Sua empresa dá comida aos empregados ou reembolsa um proprietário: a mudança para valores pagos depois de 2025 e as regras do plano de reembolso comprovado dependem dos fatos. Veja reembolso de despesas do proprietário e ajuda com escrituração contábil.
• Um cliente reembolsa as suas refeições como prestador de serviços independente, ou uma viagem mistura negócios e férias: veja despesas reembolsadas em um formulário de prestador de serviços e viagem de negócios com dias pessoais.
• Parte do seu negócio está no Canadá, ou você pagou em moeda estrangeira: veja refeições e entretenimento na escrituração de corporações e despesas pagas em moeda estrangeira.