Geschäftliche Mahlzeiten absetzen: 50 %, 100 %, Belege

Wie viel einer geschäftlichen Mahlzeit kann ich abziehen?

In den USA ist eine geschäftliche Mahlzeit im Allgemeinen zu 50 % abzugsfähig, und nur, wenn sie vier Tests besteht. Die Regulation und die Anleitung zu Schedule C verlangen, dass die Mahlzeit:

1. eine gewöhnliche und notwendige Betriebsausgabe ist, keine private.
2. unter den Umständen nicht übertrieben aufwendig (lavish) oder extravagant ist.
3. in Ihrer Anwesenheit oder der eines Arbeitnehmers stattfindet.
4. an Sie oder einen Geschäftspartner geht: einen bestehenden oder potenziellen Kunden, Auftraggeber, Lieferanten, Arbeitnehmer, Vertreter, Gesellschafter oder fachlichen Berater.

„Lavish“ hängt von den Tatsachen ab, nicht von einer Betragsgrenze. Publication 463 sagt, dass eine Mahlzeit nicht schon deshalb abgelehnt wird, weil sie mehr als einen bestimmten Betrag kostet oder in einem Luxusrestaurant stattfindet; in ihrem Beispiel geht nur der übertriebene Teil verloren.

Unterhaltung von Kunden, etwa Eintrittskarten, ist nicht abzugsfähig, und Clubbeiträge nie. Eine Freizeitveranstaltung für Arbeitnehmer allgemein ist in der Regel die Ausnahme: Ihre gesamten Kosten, Essen und Einrichtungen, bleiben außerhalb des Unterhaltungsverbots (Abschnitt 274(e)(4)). Der befristete volle Abzug für Restaurantessen galt nur für Beträge, die nach 2020 und vor 2023 gezahlt oder angefallen sind (Abschnitt 274(n)(2)(D); Publication 15-B). Restaurantessen, die seither bezahlt wurden, folgen derselben Begrenzung, und ein früheres Jahr folgt der Regel, die galt, als die Mahlzeit bezahlt wurde.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn Mahlzeiten auf einem Sammelkonto liegen, das Unternehmen Arbeitnehmer verpflegt, Sie oft übernachtend reisen oder ein Kunde Ihre Mahlzeiten erstattet. Sammeln Sie detaillierte Belege oder Kartenabrechnungen, wer teilnahm und in welcher Beziehung zum Geschäft, das besprochene Thema und bei Reisen Daten und Orte.

Welche geschäftlichen Mahlzeiten sind zu 100 % abzugsfähig?

Nur eine Mahlzeit, die zu einer aufgelisteten Ausnahme passt, entgeht der Begrenzung auf 50 %, und sie muss weiterhin eine echte Betriebsausgabe sein. Die Ausnahmen stammen aus Abschnitt 274 und der Regulation. Jede Zeile gilt zu 100 %, außer der Zeile für Auftragnehmer, in der die Begrenzung auf eine Seite wandert.

Die Anleitung zu Schedule C erlaubt den vollen Abzug für Mahlzeiten, die als Lohn behandelt werden (einbehalten und gemeldet), und für Mahlzeiten, die an einen Nichtarbeitnehmer gezahlt und auf Form 1099-NEC gemeldet werden.

Bei erstatteten Mahlzeiten liegt die Begrenzung auf einer Seite, nie auf beiden: bei der Partei, die eine schriftliche Vereinbarung nennt. Ist keine genannt, liegt sie beim Kunden, wenn der Auftragnehmer die Mahlzeiten mit Nachweis abrechnet, und beim Auftragnehmer, wenn nicht.

Eine Mahlzeit für eine Einladungsliste ist keine Speise für die Allgemeinheit, und Arbeitnehmer, Gesellschafter, Aktionäre einer S Corporation mit 2-Prozent-Beteiligung und Auftragnehmer zählen nicht zum Anteil der Allgemeinheit (Regulation).

Fahrer, die den Lenk- und Ruhezeitvorschriften (Hours of Service) des Department of Transportation unterliegen, erhalten 80 %, nicht 100 % (siehe den Abschnitt zu Lkw); Publication 463 nennt Beschäftigte in der Luftfahrt, im Lkw-, Bus- und Schienenverkehr sowie in der Handelsschifffahrt als diesen Grenzen unterliegend. Einige Fälle von Crew-Mahlzeiten stehen ebenfalls im Gesetz: bestimmte Handelsschiffe und Offshore-Plattformen sowie, für nach 2025 gezahlte Beträge, Fischereifahrzeuge und abgelegene Fischverarbeitungsstandorte.

Kann ein Selbstständiger täglichen Kaffee oder Mittagessen abziehen, wenn er allein, von zu Hause oder unterwegs arbeitet?

In der Regel nicht. Speisen, die Sie für sich selbst in der Nähe Ihres regulären Arbeitsorts kaufen, sind eine private Ausgabe, die Abschnitt 262 nicht zulässt. Kaffee am Schreibtisch, Mittagessen beim Arbeiten im Café und das Mittagessen eines Fahrers im Nahverkehr während einer normalen Schicht sind im Allgemeinen privat.

Eine Mahlzeit zählt in zwei Fällen:

• Ein Geschäftskontakt isst mit. Kaffee, den Sie bei einem Termin für einen Kunden kaufen, ist eine geschäftliche Mahlzeit, weil Speisen und Getränke auch Snacks und Getränke umfassen (Regulation). Wenn Kollegen abwechselnd zahlen, überwiegend aus privaten Gründen, kann niemand es abziehen (Publication 463).
• Sie sind geschäftlich über Nacht von zu Hause weg. Die Anleitung zu Schedule C nimmt Mahlzeiten auf Reisen außerhalb des Wohnorts auf, und Publication 463 behandelt sie, ob Sie allein oder mit anderen essen.

„Von zu Hause weg“ (away from home) hat einen Test. Ihre Aufgaben müssen Sie für wesentlich länger als einen gewöhnlichen Arbeitstag aus dem allgemeinen Gebiet Ihres steuerlichen Wohnsitzes (Tax Home) führen, und Sie müssen Schlaf oder Ruhe brauchen. Ihr steuerlicher Wohnsitz ist die Stadt oder das allgemeine Gebiet Ihres Hauptgeschäftssitzes, wo auch immer Ihre Familie lebt (Tax Topic 511). Eine lange Tagesreise, die weder Schlaf noch Ruhe erfordert, ist keine Reise außerhalb des Wohnorts, daher ist Ihr eigenes Mittagessen dabei privat, außer ein Geschäftskontakt isst mit Ihnen. Arbeit an einem Ort, die voraussichtlich länger als ein Jahr dauert, ist keine Reise außerhalb des Wohnorts. Wer keinen regulären Geschäftssitz und keinen Ort hat, an dem er regelmäßig lebt, ist ein Itinerant (Reisender ohne festen Standort); sein steuerlicher Wohnsitz ist dort, wo er arbeitet, und er ist daher nie von zu Hause weg (Publication 463).

Kundenessen: Wer muss dabei sein, und was schreibe ich auf?

Entweder Sie oder ein Arbeitnehmer müssen bei der Mahlzeit anwesend sein, und die anderen Gäste müssen Geschäftskontakte sein. Schreiben Sie auf, wer kam und in welcher Beziehung zu Ihrem Geschäft, das Thema, das Datum und den Ort, und bewahren Sie den detaillierten Beleg auf.

Publication 463 sagt, dass ein Restaurantbeleg eine geschäftliche Mahlzeit belegt, wenn er Name und Ort des Restaurants, die Anzahl der bewirteten Personen sowie Datum und Betrag zeigt und jede Position kennzeichnet, die weder Speise noch Getränk ist. Sie sagt auch, dass ein entwerteter Scheck allein keinen geschäftlichen Zweck zeigt. Eine Bank- oder Kartenzeile hat dieselbe Lücke, ergänzen Sie also das Wer und Warum. Halten Sie die Tatsachen zum oder nahe am Zeitpunkt fest; ein wöchentliches Protokoll gilt als zeitnah, und geschätzte oder ungefähre Beträge sind nicht abzugsfähig.

Zählen Steuer und Trinkgeld, und was gilt für Eintrittskarten und Essen bei einem Spiel oder einer Show?

Steuer, Trinkgeld und Liefergebühren gehören zu den Kosten der Mahlzeit und fallen deshalb unter dieselbe Begrenzung auf 50 % (Regulation). Die Beförderung zur und von der Mahlzeit gehört nicht zu den Kosten und wird nicht halbiert (Publication 463).

Eintrittskarten für Kunden, Clubbeiträge und die Nutzung einer Unterhaltungseinrichtung sind nicht abzugsfähig. Essen bei einer Veranstaltung kann dennoch zählen, wenn es getrennt von der Unterhaltung gekauft wurde oder die Rechnung seine Kosten getrennt von den Karten ausweist:

• Karten, die für einen Kunden gekauft werden, sind nicht abzugsfähig, aber Hotdogs, die beim Spiel getrennt gekauft werden, sind zu 50 % abzugsfähig.
• Eine Logenkarte, deren Preis Essen einschließt und für die kein getrennter Essenspreis ausgewiesen ist, ist insgesamt Unterhaltung, und nichts ist abzugsfähig.
• Den Essenspreis aufzublähen, um die Regel zu umgehen, funktioniert nicht.
• Verpacktes Essen oder Getränke, die Sie einem Kunden zum Mitnehmen geben, sind ein Geschenk, keine Mahlzeit. Die Geschenkgrenze beträgt $25 pro Person und Jahr (Publication 463).

Die Beispiele zu den Karten stammen aus Publication 463 und der Anleitung zu Schedule C.

Brauche ich für eine kleine Mahlzeit einen Beleg, und was, wenn ich ihn verloren habe?

Bewahren Sie den detaillierten Beleg und Ihren Vermerk zu Wer und Warum auf, bei jeder Größe. Publication 463 sagt, dass für eine Ausgabe unter $75, außer Unterkunft, kein Beleg nötig ist. Diese Regel steht in den Aufzeichnungsregeln zu Reisen, Geschenken und Autos, erfasst also eine Mahlzeit auf einer Reise mit Übernachtung: Bei tatsächlichen Kosten braucht eine Reisemahlzeit ab $75 einen Beleg oder eine bezahlte Rechnung, darunter zählen weiterhin die Reiseunterlagen. Ob sie auch ein Kundenessen am Ort erfasst, sagt sie nicht, deshalb ist der Beleg die sicherere Unterlage. Ein schriftlicher geschäftlicher Zweck ist im Allgemeinen nötig, sofern er sich nicht klar aus den Umständen ergibt.

Fehlt ein Beleg, sind ein Bank- oder Kartenauszug, ein Kalendereintrag und der Vermerk der Ausgangspunkt, und Publication 463 erlaubt, Unterlagen zu rekonstruieren, wenn sie aus Gründen außerhalb Ihrer Kontrolle verloren gingen, etwa durch Feuer oder Überschwemmung. Die Schritte stehen in verlorene Belege für Geschäftsausgaben, und die Nachweisregeln für jede Ausgabe in Belegpflichten des IRS.

Mahlzeiten unterwegs: tatsächliche Kosten oder Standard Meal Allowance (Per Diem)?

Bei Geschäftsreisen mit Übernachtung dürfen Sie die tatsächlichen Mahlzeitkosten mit Belegen abziehen oder die Standard Meal Allowance, die keine Belege für Mahlzeiten braucht. Bei beiden Methoden gilt für Mahlzeiten die Begrenzung auf 50 %, bei Fahrern unter Lenk- und Ruhezeitvorschriften 80 % (Publication 463).

Beide brauchen Reiseunterlagen: Daten, Ort und geschäftlichen Zweck. Selbstständige dürfen die Pauschale nutzen (Anleitung zu Schedule C). Nach Revenue Procedure 2019-48:

• Der gesamte Tagesbetrag zählt als Kosten für Speisen und Getränke, daher gilt die Prozentbegrenzung für den ganzen Betrag.
• Sobald Sie die Pauschale für einen Tag nutzen, ist für diese Mahlzeit- und Nebenkosten kein weiterer Abzug erlaubt.
• Die Sätze ändern sich jedes Jahr am 1. Oktober. Für Reisen innerhalb der kontinentalen USA in den letzten drei Monaten eines Jahres dürfen Sie die Sätze der ersten neun Monate beibehalten oder die neuen nutzen, müssen sich aber für eine Möglichkeit entscheiden und dabei bleiben.

Den Satz finden Sie mit der GSA-Per-Diem-Suche nach Stadt, Bundesstaat oder Postleitzahl und Auswahl des Haushaltsjahres. Alaska, Hawaii und die US-Territorien nutzen Sätze des Department of Defense, und das Ausland nutzt Sätze des Department of State; Publication 463 verlinkt beide Suchen.

Hat Sie jemand anderes verpflegt, etwa ein Kunde, der das Mittagessen bezahlt hat, haben Sie diese Mahlzeit nicht bezahlt. Die Pauschale gilt für Tage, an denen Sie Mahlzeitkosten zahlen oder tragen. An einem Tag, an dem Sie keine Mahlzeit bezahlen, aber Nebenkosten tragen, dürfen Sie stattdessen den optionalen Betrag für Nebenkosten von $5 pro Tag nutzen, oder drei Viertel davon an einem Teiltag. Er wird nicht durch die Begrenzung auf 50 % gekürzt, und an einem Tag, an dem Sie die Pauschale nutzen, können Sie ihn nicht verwenden (Revenue Procedure 2019-48, Publication 463).

GSA veröffentlicht eine Aufteilung je Mahlzeit des Tagessatzes. Revenue Procedure 2019-48 (Abschnitt 6.01) wendet die Reiseregeln des Bundes auf den Satz an, und diese Regeln kürzen den Tagesbetrag um den GSA-Mahlzeitbetrag für eine Mahlzeit, die in einer Anmeldegebühr enthalten ist, nicht aber für eine Mahlzeit bei einem Beförderungsunternehmen oder ein kostenloses Hotelessen (41 CFR 301-11.21). Die Erleichterung der Revenue Procedure für Mahlzeiten als Sachleistung (Abschnitt 6.03) ist nur für Zahler geschrieben, ein selbstständiger Reisender sollte daher dieselbe Kürzung für ein Konferenzmittagessen erwarten. Keine IRS-Quelle wendet sie auf ein Abendessen an, das ein Kunde bezahlt; für diesen Tag sind die tatsächlichen Kosten daher die klarere Unterlage.

Die Mahlzeiten eines Ehepartners oder Familienmitglieds sind nicht abzugsfähig, außer diese Person ist ein Arbeitnehmer auf Reise mit echtem geschäftlichen Zweck (Regulation). Zu einer Reise, die Geschäft und Urlaub mischt, siehe Geschäftsreisen mit privaten Tagen.

Ich fahre Lkw: Gibt es einen besonderen Per-Diem-Satz, und ist mein Prozentsatz höher?

Beides kann für einen qualifizierten Fahrer gelten. Beschäftigte im Transportwesen dürfen einen besonderen Satz von $80 pro Tag innerhalb der kontinentalen USA ($86 außerhalb) nutzen, statt jede Stadt nachzuschlagen, und ein Fahrer, der den Lenk- und Ruhezeitvorschriften des Department of Transportation unterliegt, zieht 80 % statt 50 % ab. Der IRS veröffentlicht den Satz jeden Herbst (Notice 2026-60 und Notice 2025-54 zeigen denselben Betrag).

Für den besonderen Satz muss Ihre Arbeit unmittelbar die Beförderung von Personen oder Gütern per Flugzeug, Lastkahn, Bus, Schiff, Zug oder Lkw betreffen und regelmäßig Reisen außerhalb des Wohnorts mit Aufenthalten an Orten mit unterschiedlichen Mahlzeitsätzen erfordern (Publication 463). Der höhere Prozentsatz erfasst Mahlzeiten außerhalb des Wohnorts während oder im Zusammenhang mit einem Dienstzeitraum, der den Lenk- und Ruhezeitgrenzen unterliegt (Abschnitt 274(n)(3)); die Anleitung zu Schedule C nennt Betreiber im zwischenstaatlichen Lkw-Verkehr nach den Regeln des Department of Transportation. Ob Ihr Fahren diesen Grenzen unterliegt, ist eine Tatsachenfrage.

Fahren Sie für Ihre eigene S Corporation, sind Sie deren Arbeitnehmer, und die Gesellschaft erstattet den Tagesbetrag nach einem Accountable Plan (Erstattungsplan mit Nachweispflicht). Der Qualifikationstest, die Kalenderjahr-Regel und das Per-Diem-Protokoll stehen in Buchhaltung für Owner-Operators im Lkw-Verkehr. Ein Fahrer von Mitfahr- oder Lieferdiensten, der jeden Abend nach Hause zurückkehrt, ist im Allgemeinen nicht außerhalb des Wohnorts unterwegs; siehe Abzüge für Fahrer von Mitfahr- und Lieferdiensten.

Wie buche ich Mahlzeiten so, dass die Erklärung den richtigen Betrag zeigt?

Führen Sie die vollen Kosten auf Mahlzeitkonten, getrennt danach, was die Erklärung damit macht, und halten Sie Unterhaltung und private Mahlzeiten heraus. In diesem Aufbau wird der Prozentsatz bei der Erstellung der Erklärung angewendet.

Drei Gewohnheiten halten die Konten ehrlich:

• Bezahlen Sie Mahlzeiten mit der Geschäftskarte oder vom Geschäftskonto. Publication 583 sagt, ein Geschäftskonto getrennt vom privaten zu führen.
• Tragen Sie das Wer und Warum beim Kontieren in den Buchungsvermerk ein oder hängen Sie das Bild des Belegs an.
• Nutzen Sie nicht ein einziges Konto „Mahlzeiten und Unterhaltung“; es erzwingt zum Jahresende eine manuelle Aufteilung. Verschieben Sie jeden Monat private Mahlzeiten heraus und teilen Sie eine Rechnung auf, die Karten mit Essen bündelt.

In Schedule C eines Einzelunternehmers nimmt Zeile 24b den abzugsfähigen Mahlzeitbetrag mit bereits angewendetem Prozentsatz auf, und Unterhaltung bleibt von dieser Zeile fern (Anleitung). Eine Personengesellschaft, S Corporation oder C Corporation addiert den Teil der Mahlzeiten, den sie nicht abziehen kann, auf Schedule M-1 hinzu, wo diese Schedule eingereicht wird (siehe die Anleitungen zu Form 1065, Form 1120-S und Form 1120). Ein eigenes Mahlzeitkonto lässt den Ersteller der Steuererklärung diesen Betrag direkt ziehen. Private Mahlzeiten vom Geschäftskonto behandelt private Ausgaben vom Geschäftskonto.

LLC oder S Corporation: Teamessen, Feiertagsfeier, Mahlzeiten für Arbeitnehmer und Mahlzeiten, die das Unternehmen mir erstattet?

Ein Unternehmen folgt derselben Regel zu 50 %, mit einigen abweichenden Regeln für Mahlzeiten von Arbeitnehmern, und manche vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten, die nach 2025 bezahlt werden, haben gar keinen Abzug.

Diese Regeln stammen aus der Regulation, Abschnitt 274 und Public Law 119-21, Abschnitt 70305. Das neue Verbot hat enge Ausnahmen, darunter an Kunden verkaufte Speisen und die oben genannten Fälle von Crew-Mahlzeiten. Publication 15-B erläutert die Änderung und fügt hinzu, dass Mahlzeiten, die zur Hebung der Moral oder zur Pflege des guten Willens gestellt werden, nicht im Interesse des Arbeitgebers gestellt sind. Weder Abschnitt 274(o) noch Publication 15-B sagen, wo einfache Pausenraumverpflegung nach dem neuen Verbot einzuordnen ist; fragen Sie deshalb den Ersteller Ihrer Steuererklärung, wie sie in Ihrer Erklärung behandelt wird.

In einer Personengesellschaft muss bei der Mahlzeit ein Gesellschafter oder Arbeitnehmer anwesend sein (Anleitung zu Form 1065). Accountable Plans und ihre Unterlagen stehen in Auslagen der Eigentümer erstatten. Wenn ein Gesellschafter ein Kundenessen privat bezahlt, siehe von Gesellschaftern privat bezahlte LLC-Ausgaben.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Ein Kundenessen in Austin

Eine Beraterin geht mit einem Kunden zum Mittagessen. Die Rechnung beträgt $120 einschließlich Steuer und Trinkgeld, sie kann also $60 abziehen, das sind 50 % von $120. Ihr Vermerk hält Datum, Restaurant, Name und Unternehmen des Kunden fest, dass zwei Personen aßen und dass sie die Verlängerung des Projekts besprachen. Sie bucht es auf geschäftliche Mahlzeiten.

Täglicher Kaffee im Heimbüro

Eine Designerin kauft jeden Morgen einen Kaffee für $5 und arbeitet im Heimbüro. Es ist kein Geschäftskontakt anwesend, und sie reist nicht über Nacht, daher ist im Allgemeinen nichts davon abzugsfähig. Kauft sie während einer Besprechung einen Kaffee für $5 für einen Kunden, sind $2,50 abzugsfähig, und sie vermerkt den Namen des Kunden.

Ein Owner-Operator im Fernverkehr

Ein Owner-Operator unter Lenk- und Ruhezeitvorschriften ist in einem Jahr an 200 Tagen über Nacht von zu Hause weg, alles innerhalb der kontinentalen USA, und nutzt einen beispielhaften besonderen Satz von $80 pro Tag für jede Reise. Von diesen Tagen sind 180 volle Tage und 20 erste oder letzte Tage zu drei Vierteln des Satzes. Volle Tage: 180 x $80 = $14.400. Teiltage: 20 x $60 = $1.200. Die Summe beträgt $15.600, und 80 % davon sind $12.480. Sie bewahrt Reisedaten, Orte und Zwecke auf und braucht keine Belege für Mahlzeiten.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Mahlzeiten liegen auf einem Sammelkonto, ohne Namen oder Zweck: Die Erklärung braucht die Mahlzeiten zu 50 %, die Ausnahmen und die Unterhaltung getrennt, und ein Jahr aus Kontoauszügen neu aufzubauen verlangt bei jeder Zeile ein Urteil. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind einen großen Teil des Jahres unterwegs, als Fahrer oder Berater: Die Wahl zwischen tatsächlichen Kosten und Pauschale, der ganzjährige besondere Satz und die Regel zu 80 % hängen von Ihren Tatsachen ab. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung; Fahrer können auch Buchhaltung für Owner-Operators im Lkw-Verkehr lesen.
• Jahre von Mahlzeiten wurden nie sortiert, oder die Buchhaltung ist im Rückstand: Lesen Sie überfällige Buchhaltung nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor die Erklärung eingereicht wird. Mahlzeiten früherer Jahre folgen den Regeln, die galten, als sie bezahlt wurden, daher werden Restaurantmahlzeiten aus den Jahren des befristeten vollen Abzugs anders kontiert.
• Der IRS hat Sie aufgefordert, Mahlzeiten oder andere Ausgaben nachzuweisen: Die oben genannten Unterlagen sind die Art, nach der er fragt. Siehe Ausgaben in Schedule C, die der IRS hinterfragt und verlorene Belege.
• Ihr Unternehmen verpflegt Arbeitnehmer oder erstattet einem Eigentümer: Die Änderung für nach 2025 gezahlte Beträge und die Regeln für Accountable Plans hängen von den Tatsachen ab. Siehe Auslagen der Eigentümer erstatten und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Kunde erstattet Ihre Mahlzeiten als Auftragnehmer, oder eine Reise mischt Geschäft und Urlaub: Siehe erstattete Ausgaben auf einem Auftragnehmerformular und Geschäftsreisen mit privaten Tagen.
• Ein Teil Ihres Geschäfts liegt in Kanada, oder Sie haben in einer Fremdwährung gezahlt: Siehe Bewirtung und Unterhaltung in Unternehmensbüchern und in Fremdwährung gezahlte Ausgaben.