S Şirketinde Çocuğa Ücret: W-2, Bordro Vergisi, Nakit Ödeme

S şirketim çocuğumu bordroya almak ve Form W-2 vermek zorunda mı?

Genellikle evet. S şirketi bir çocuğa iş karşılığı ödeme yaparsa işveren şirkettir ve ödeme ücrettir. “18 yaş altına bordro vergisi yok” kuralı ebeveynin kendi işletmesi için geçerlidir, şirket için değil. Bu yüzden sosyal güvenlik, Medicare ve federal işsizlik vergisi (FUTA) çocuğun ücretine her yaşta uygulanır (sonraki bölüm). Bu da çocuğa ödeme yapmanın vergi tasarrufunu azaltır.

Şirket, akraba olsa da her çalışan için Form W-2 verir. Bunun için şirketin gelir vergisi, sosyal güvenlik veya Medicare vergisi kesmiş olması (tutar ne olursa olsun) ya da hiçbir kesinti yapmadan $2.000 veya daha fazla ücret ödemiş olması yeterlidir (IRS: Form W-2 ve W-3 talimatları). Kanun, kesinti yapması gereken işvereni kapsar; yani kesinti yapmamış olmak bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz (26 U.S.C. 6051(a)). Form 1099 vermek de bunu önlemez: IRS, formu değil, ilişkinin tamamına ve işçiyi yönetme ve denetleme hakkına bakar (IRS: Bağımsız yüklenici mi, çalışan mı).

Şu durumlarda dosya sıradan olmaktan çıkar:

• Çocuk, eş veya ebeveyn bu yıl ya da önceki yıllarda nakit veya havale ile ödeme almışsa.
• Çocuğun şirkette hissesi varsa; ücret ile dağıtımın birbirinden ayrı tutulması gerekir.
• Yapılan işe dair hiçbir kayıt yoksa.
• İş ya da bordro hesapları, şirketin bulunduğu eyalet dışında bir eyaleti ilgilendiriyorsa.
• Akraba ABD dışında yaşıyorsa, Sosyal Güvenlik Numarası yoksa veya ABD'de çalışma izni olmayabilirse.
• IRS veya eyalet idaresinden bir yazı geldiyse.

Aile bireylerine bordro dışında ödeme yapıldıysa aşağıdaki nakit ve havale bölümüne geçin. Bu durum, özellikle önceki yıllara uzandığında, herhangi bir beyanname verilmeden önce uzman incelemesi gerektirebilir (şirket vergisi desteği).

Önce toplayın:

• Her aile bireyinin ne iş yaptığı, hangi tarihlerde ve kaç saat çalıştığı
• Her ödeme: tarih, tutar, alan kişi ve gönderme yöntemi
• Defterlerin her ödemeyi nasıl kaydettiği (ücret, dağıtım, kredi veya başka gider)
• Her Form 1120-S'teki ücret ve yönetici ücreti ile verilmiş tüm bordro beyannameleri
• Her kişinin Sosyal Güvenlik Numarası ve varsa Form W-4
• Şirketin EIN'i ve eyalet bordro hesap numaraları

İşveren S şirketi olduğunda 18 yaş altı muafiyeti neden uygulanmaz?

Sosyal güvenlik ve Medicare vergisinde 18 yaş altı muafiyeti, işverenin kim olduğuna bağlıdır. Bir işletmede 18 yaşından küçük çocuğa ödenen ücret sosyal güvenlik ve Medicare vergisinden, 21 yaşından küçük çocuğa ödenen ücret FUTA'dan yalnızca iki durumda muaftır: çocuk ebeveyninin kendi şahıs işletmesinde çalışıyorsa ya da tüm ortakları çocuğun ebeveyni olan bir ortaklıkta çalışıyorsa (IRS: Aile çalışanları). Şirket ayrı bir işverendir. Publication 15 çocuğu ebeveyne değil şirkete bağlı çalışan sayar (IRS: Publication 15, section 3). Kanundaki istisna da yalnızca “babası veya annesi” tarafından çalıştırılan çocuğu kapsar (26 U.S.C. 3121(b)(3)). Yönetmelikler, şirket için yapılan hizmetin iki istisnanın da dışında kaldığını, ortaklığın ise ancak her ortak çocuğun ebeveyniyse istisnaya girdiğini belirtir (26 CFR 31.3121(b)(3)-1; 26 CFR 31.3306(c)(5)-1).

Geçerli bir S şirketi seçimi yapmış LLC, seçimin yürürlük tarihinden itibaren şirket sayılır (IRS: Form 2553 talimatları); aynı cevap uygulanır. Şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş LLC için çocuklarınızı çalıştırma rehberine bakın.

S şirketinden aldığı ücrette çocuğuma hangi vergiler uygulanır?

Dört federal bordro vergisinin hepsi uygulanabilir: gelir vergisi stopajı, sosyal güvenlik, Medicare ve FUTA. Çocuğun sosyal güvenlik ve Medicare payı çocuğun ücretinden kesilir; şirket kendi eşleşen payını ve FUTA'nın tamamını öder.

Muafiyet işaretli Form W-4 yalnızca gelir vergisi stopajını durdurur; ücret sosyal güvenlik ve Medicare vergisine tabi kalır. Muafiyet her yıl 15 Şubat'a kadar yenilenmelidir (IRS: Publication 15).

S şirketi eş veya ebeveyn için de bordro çalıştırmak zorunda mı?

Evet. S şirketinde çalışan eş veya ebeveyn de çocuk gibi şirkete bağlı çalışan sayılır. Bu yüzden şirket gelir vergisi, sosyal güvenlik ve Medicare vergisi keser, ayrıca FUTA öder (IRS: Publication 15, section 3). IRS, şirketi çocuk yönetse bile şirkette çalışan ebeveyn için aynı sonuca varır (IRS: Aile çalışanları).

Asıl karşılaştırma, bireysel işverenle yapılır. Bir eşin diğer eşin kendi şahıs işletmesinde aldığı ücrete gelir vergisi stopajı ile sosyal güvenlik ve Medicare vergisi uygulanır, FUTA uygulanmaz (IRS: Publication 15). Şirkette ise FUTA da uygulanır.

Tek hissedar eşlerden biriyse hiçbir şey değişmez: şirket yine diğer eşin ve çocukların işverenidir. İşletmede çalışan hissedar bir aile bireyi hissedar-çalışandır; şirket, ücret dışı dağıtım yapmadan önce bu hizmetler için makul ücret ödemek zorundadır (IRS: S şirketi ücretleri). Sahibin kendi ücreti için S şirketi sahibinin maaşı rehberine bakın.

S şirketi çocuğuma ödediği tutarı gider yazabilir mi?

Evet; ödeme makul bir tutarsa ve yalnızca çocuğun işletme için fiilen yaptığı hizmet karşılığıysa. Yönetmeliğe göre ücret adıyla ödenen ama gerçekte hizmetin bedeli olmayan tutar indirilemez; makul ücret ise benzer işletmelerin benzer koşullarda benzer hizmetler için genelde ödediği tutardır (26 CFR 1.162-7). Ücretin belirlenme biçimi veya yöntemi, indirilebilirliği belirlemez.

Ödemeyi gerçek kılan şeyler:

• İşletmenin ihtiyaç duyduğu gerçek bir iş, çocuğun yaşına ve becerisine uygun. Eyalet çocuk işçiliği sınırları için çocuklarınızı çalıştırma rehberine bakın.
• Aynı iş için aile dışından bir çalışana ödenecek oranla uyumlu bir ücret.
• O anda tutulmuş kayıtlar: görevler, tarihler, saatler, işi kimin verdiği, ortaya çıkan ürün.
• Düzenli ödeme günlerinde bordro üzerinden ödeme; vergi hedefine göre belirlenmiş toplu bir ödeme değil.

Beyannamenin başka bir yerinde gösterilmeyen ücretler, yönetici olmayan için Form 1120-S'te 8. satıra, yönetici için 7. satıra yazılır; satılan malın maliyetine zaten dahil edilen ücretler bir daha indirilmez (IRS: Form 1120-S talimatları). Aynı talimatlar şu uyarıyı yapar: hissedarın aile bireyi makul ücret almadan (yani çok düşük ücretle) hizmet verirse IRS, o kişiyle hissedarların hesaba kattığı kalemleri düzeltebilir (26 U.S.C. 1366(e)). Makul olanın üstündeki ödeme ücret olarak indirilemez.

Çocuklara nakit veya havale ile bordrosuz ödeme yaptık: şimdi ne yapmalıyız?

Bordro çalıştırılmamış olsa da iş karşılığı ödeme ücrettir. Yönetmelikler, ödemenin adının önemli olmadığını, ödeme aracının (nakit dahil) de önemli olmadığını söyler (26 CFR 31.3121(a)-1). Dolayısıyla şirketin hiç vermediği bordro beyannameleri olabilir. Ödemeler iş karşılığıysa kuralların gerektirdiği şey bu beyannamelerdir. Ödemeye nasıl davranılacağını her ödemenin arkasındaki iş belirler:

Sırasıyla:

1. Güncel ödemeler için bordro boşluğun büyümesini durdurur. Bkz. bordro kurulumu.
2. Her ödemeyi listeleyin: hesap özetlerinden tarih, tutar, kişi, yöntem ve yapılan iş.
3. Listeyi yukarıdaki tabloya göre, yıl yıl ayırın.
4. Her ödeme tarihinde işverenin kim olduğunu kontrol edin. S seçimi yürürlüğe girmeden önceki ödemeyi o tarihte işletme neyse o yapmıştır. Şahıs işletmesi veya şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli LLC, çocuklarınızı çalıştırma rehberindeki bireysel işveren kurallarına tabidir. Şirket olarak kurulmuş işletme ya da Form 8832 ile şirket olarak vergilendirilmeyi zaten seçmiş LLC, S seçiminden önce bile bu sayfadaki şirket kurallarına tabi kalır (26 CFR 301.7701-3; IRS: Form 2553 talimatları).
5. Brüt mü net mi, belirleyin. Her ödemenin brüt ücret mi yoksa üzerinde anlaşılmış eve götürülen tutar mı olduğunu ve kişinin çalışan vergi payını geri ödeyip ödemeyeceğini netleştirin. Şirket bu payı öder ve geri almazsa IRS bunu önceki yıl için ek ücret değil, ödendiği tarihte ek ücret sayar (IRS manual 4.23.8; IRS rehberliğidir, kanun değildir). Düzeltmeleri hesaplamadan önce bunu çözün.
6. Ücretin gerektirdiği beyannameleri verin. Ücret ödenen her çeyrek için Form 941; o çeyrek için zaten Form 941 verildiyse Form 941-X. Form 940 testlerinin karşılandığı her yıl için Form 940 (verilmişse düzeltilmiş hâli). Ayrıca kişiye ve SSA'ya orijinal Form W-2; verilmiş bir W-2 bu ücretleri içermiyorsa Form W-2c ve W-3c (IRS: W-2 talimatları). Form 941-X talimatları, çalışanları çalışan saymadığı için hiç beyanname vermemiş işvereni de kapsar: gecikmiş her çeyrek için bir Form 941. Önceki yıllarda Form 941-X gelir vergisi stopajını yalnızca idari hata için veya section 3509 oranlarının uygulandığı durumlarda düzeltir; yani hiç kesilmemiş gelir vergisi kesilmiş gibi yazılmaz. Önce bordro hatasını düzeltme rehberini okuyun.
7. Defterleri ve Form 1120-S'i düzeltin. Defterlerin dağıtım, kredi veya başka gider dediği tutarlar W-2'lerle uyuşmaz; ücret satırları, hissedar kayıtları ve Schedule K-1 dağıtımları değişebilir.

Şirket, çalışan payına düşen sosyal güvenlik ve Medicare vergisinden ve kesilmesi gereken gelir vergisinden sorumludur (26 U.S.C. 3102(b); 26 U.S.C. 3403). Gelir vergisi stopajı, ödeme tarihlerine ve dosyadaki Form W-4'e göre hesaplanır; hiç form verilmediyse bekâr oranı kullanılır (IRS: Çalışan işe alma). Bu yüzden o yıl vergi borcu olmayan bir çocuk için de stopaj borcu doğmuş olabilir. Section 3509 uygulanmıyorsa çalışanın o gelir vergisini ödemesi şirketi bu yükümlülükten kurtarabilir, ancak cezalar yine uygulanabilir (26 U.S.C. 3402(d)); IRS bu affı Form 4669 ve Form 4670 ile yürütür (IRS manual 4.23.8). Section 3509'un indirimli işveren oranları bu affı devre dışı bırakır (26 U.S.C. 3509(d)(1)(C)) ve aileye yapılan ödemelere uyabilir de uymayabilir de; bkz. çalışan olabilecek yükleniciler.

Hiç verilmemiş beyannamede zaman aşımı işlemez: beyanname verilmemişse IRS vergiyi her zaman tarh edebilir (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Dönem için beyanname verilmişse olağan sınır, izleyen yılın 15 Nisan'ından itibaren üç yıldır; hile durumunda sınır yoktur (26 U.S.C. 6501(a), (b)(2), (c)(1)). Geç beyanname ve geç ödenen vergi ceza ve faize tabidir (IRS: Publication 15; IRS: Form 941 talimatları). Çalışan vergilerini bilerek toplamayan veya ödemeyen sorumlu kişi, trust fund recovery penalty nedeniyle kişisel olarak sorumlu tutulabilir (26 U.S.C. 6672); bkz. bordro vergisi borcu ve trust fund recovery cezası.

Şu durumlarda uzman incelemesi yararlıdır: ödemeler birden fazla vergi yılına yayılıyorsa, bordro hesapları birden fazla eyaletteyse, defterler ödemeleri dağıtım, kredi veya başka gider olarak kaydediyorsa ya da bir IRS yazısı geldiyse. Bkz. şirket vergisi desteği ve muhasebe kayıtları desteği.

Bu ödemelere hediye ya da dağıtım diyemez miyiz?

Hayır. Etiket, ödemenin ne olduğunu değiştirmez. İş karşılığı ödenen para, adı ne olursa olsun ücrettir (26 CFR 31.3121(a)-1). İş yapılmadıysa ödeme hizmet karşılığı değildir ve ücret olarak indirilemez (26 CFR 1.162-7); ancak bu, onu kendiliğinden hediye veya dağıtım yapmaz.

Dağıtım, hisseler üzerinden yapılan ödemedir. S şirketinin yalnızca bir hisse sınıfı olabilir (IRS: S şirketleri); yönetmelik, her hissenin dağıtım ve tasfiye gelirinde aynı hakları vermesi hâlinde bu şartın karşılandığını kabul eder (26 CFR 1.1361-1(l)). Hissesi olmayan çocuğun dağıtım hakkı yoktur; bu yüzden ödeme çocuğa yapılmış bir dağıtım değildir. Paranın, onu çocuğa aktaran bir hissedara yapılmış dağıtım sayılıp sayılmayacağı olgulara bağlıdır ve incelenmelidir; yönetmeliğe göre bir şirketin ücret görünümlü ödemesi, hisseleri üzerinden yapılmış dağıtım olabilir (26 CFR 1.162-7(b)(1)).

Çocuğun hissesi varsa çocuğun işine denk ödeme dağıtım değil ücrettir. Hissedar çocuğa yapılan diğer ödemelerin tek hisse sınıfı kuralını etkileyip etkilemediği S şirketinde eşit olmayan dağıtımlar rehberinin konusudur.

Çocuk çalışan için neyi kurmalı ve neyi vermeliyim?

Çocuk çalışan için diğer çalışanlarla aynı kurulum gerekir: Sosyal Güvenlik Numarası, Form W-4, şirketin bordro hesapları ve beyannameleri. İlk çalışan için tam kurulum adımlarına bordro kurulumu rehberinden bakın.

İlk ödeme gününden önce:

1. Çocuğun adını ve Sosyal Güvenlik Numarasını alın (IRS: Publication 15).
2. İlk ücret ödemesinden itibaren geçerli, imzalı bir Form W-4 alın ve işe alınan her kişi için Form I-9'u doldurun (IRS: Çalışan işe alma).
3. Yeni işe alınanı eyalet kayıt sistemine bildirin ve gereken eyalet stopaj ve işsizlik hesaplarını açtırın; her eyalet kendi kuralını belirler (IRS: Publication 15; IRS: Eyalet kurumlarının web siteleri).

Cumartesi, Pazar veya resmî tatile denk gelen son tarih sonraki iş gününe kayar. Tüm vergi zamanında yatırıldıysa her iki beyanname on gün sonra da verilebilir (IRS: Form 941 talimatları; IRS: Form 940 talimatları).

Çocuğuma S şirketi üzerinden ödeme yapmaya değer mi?

Değebilir, ancak 18 yaşından küçük çocuğun sosyal güvenlik, Medicare veya FUTA borcu olmadığı ebeveynin kendi işletmesine göre kazanç daha dardır. Şirketin gideri, sahibe ücret ile işveren vergilerinin toplamı üzerinden sahibin vergi oranında tasarruf sağlar. Maliyet ise sosyal güvenlik ve Medicare'in iki payı, FUTA, varsa eyalet işsizlik vergisi ve bordro işidir.

Değip değmeyeceği şunlara bağlıdır:

• Sahibin vergi oranı. Düşük oranda indirimin değeri azalır; bordro vergileri ise hangi oranda olursa olsun aynı maliyettedir. Nitelikli işletme geliri indirimi (QBI) gibi diğer etkiler de sonucu değiştirir.
• Tutar. Bordro hizmeti ve eyalet işsizlik vergisi gibi sabit maliyetler küçük ödemelerde daha ağır basar.
• Yapılan iş. Gerçek bir işe bağlanamayan ödemeyi gider yazmak güvenli değildir.
• Çocuğun kendi vergisi. Çocuğun standart indirimi içinde kalan ödeme (sonraki bölümde) genellikle çocuk tarafında federal gelir vergisi doğurmaz.

Aşağıdaki örnek, bir olay için hesabı yapar. Kendi hesabınızı gerçek oranınızla yapın.

Çocuğumun kendi vergi beyannamesi nasıl işler?

Para ebeveyne verilse bile ücret çocuğun gelirdir (IRS: Publication 501). Bağımlı olarak gösterilebilen çocuğun standart indirimi sınırlıdır: $1.350 ile kazanılan gelir artı $450 tutarından yüksek olanı; ancak hiçbir zaman $16.100 tutarındaki bekâr indirimini aşamaz (IRS: Rev. Proc. 2025-32; IRS: Topic 551). Bu nedenle yalnızca ücret geliri olan bağımlı çocuk, bu indirim tutarına kadar olan ücret için genellikle federal gelir vergisi ödemez.

Gelir vergisi kesilen çocuk, kesileni geri almak için beyanname verebilir (IRS: Publication 501). Çocuğun bağımlı sayılıp sayılmadığı, beyanname verip vermeyeceği, kiddie tax ve Roth IRA katkıları çocuklarınızı çalıştırma rehberinde anlatılır.

Örnek

Tüm tutarlar ABD dolarıdır ve örnek amaçlıdır. Oranlar, eyalet işsizlik kredisinin tamamı uygulanmış hâliyle yukarıdaki federal oranlardır; eyalet vergileri, bordro hizmeti ücretleri ve nitelikli işletme geliri indirimi dahil değildir.

Yaz işinde çalışan genç

Tamamı bir ebeveynin olan Texas'taki bir S şirketi, sahibin 16 yaşındaki çocuğuna yaz boyunca dosyalama ve sosyal medya işi için US$6.000 öder. Şirketin bordro hesabı olması ve Form W-2 vermesi gerekir.

• Çocuktan kesilen sosyal güvenlik ve Medicare: US$459. Şirket buna US$459 ekler, ayrıca US$36 FUTA öder.
• Çocuk, gelir vergisi stopajından önce US$5.541 eve götürür. Başka geliri yoksa çocuğun standart indirimi US$6.450 olduğundan federal gelir vergisi doğmaz.
• Ebeveynin şahıs işletmesinde aynı iş için toplam US$954 bordro vergisinin hiçbiri doğmazdı.

Şirket US$6.495 gider yazar (ücret artı US$495 bordro vergisi). Sahibin federal oranı %24 ise bu indirim yaklaşık US$1.560 gelir vergisi tasarrufu sağlar; karşılığında US$954 bordro vergisi vardır. Aile vergide yaklaşık US$605 kazançlı çıkar. %12 oranında indirim yaklaşık US$780 tasarruf sağlar ve aile yaklaşık US$175 zararda kalır. Bu rakamlar sahibin gerçek oranına, eyalet vergilerine ve nitelikli işletme geliri indirimine göre değişir; tahmin değil, örnektir.

İki sahip, çocuklarına bordrosuz havale gönderiyor

Hisseleri 50/50 olan iki sahip (eşler), çocuklarının her birine havale ile US$4.000 gönderiyor. Bordro yok, iş kaydı da yok.

Çocukların hissesi yok; dolayısıyla ödemeler çocuklara yapılmış dağıtım değildir. Sahipler açısından nasıl değerlendirileceği olgulara bağlıdır.

• Çocuklar gerçek bir iş yaptıysa, bu kanıtlanabiliyorsa ve her US$4.000 brüt ücretse: US$8.000 ücrettir. Şirketin ödenen çeyrekler için bordro beyannameleri, W-2'ler, US$612 işveren sosyal güvenlik ve Medicare vergisi, US$48 FUTA (eyalet işsizlik vergisi ödenmediyse daha yüksek), kesmediği US$612 çalışan payı (şirket bu payı öder ve geri almazsa ek ücret sayılır ve yeniden vergilenir) ile varsa ceza ve faiz gündeme gelir.
• İş yapılmadıysa: ödemeler genellikle ücret değildir ve bunun yerine nasıl değerlendirileceği bir CPA'nın incelemesini gerektirir. İş karşılığı olmayan ödemeler sahiplere yapılmış dağıtım sayılabilir; bu da eşit 50/50 hisselerine göre denetlenir.

İş kaydının olmaması gider indirimini zayıflatır.

Yarı zamanlı çalışan eş

Bir sahibin eşi S şirketinde yarı zamanlı çalışıyor ve US$20.000 alıyor. İşveren sahip değil, şirkettir; bu nedenle aile istisnaları uygulanmaz. Ödeme, her çalışanın ücreti gibi bordrodan geçer: eşten US$1.530 sosyal güvenlik ve Medicare kesilir, şirket eşleşen US$1.530'u ve US$42 FUTA'yı öder. Sahibin kendi şahıs işletmesinde aynı eş için FUTA doğmazdı.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aile bireylerine yılın bir bölümünde veya birkaç yıl boyunca bordro dışında ödeme yapıldı ya da defterleriniz ödemelere dağıtım, kredi veya başka gider diyor: bir uzman, hangi yıllar için bordro beyannamesi veya düzeltme gerektiğini, ödemelerin artık ücret sayılıp sayılmadığını, defterlerin, Form 1120-S'in ve hissedar kayıtlarının bunları nasıl göstereceğini ve düzenin sürdürülmeye değer olup olmadığını ayırır. Bkz. şirket vergisi desteği, muhasebe kayıtları desteği ve S şirketi gecikmiş kayıtların tamamlanması.
• Bordro yazısı geldi, W-2'ler eksik veya bordro yanlış çalıştırıldı: bkz. bordro vergisi borcu, geç verilen yüklenici ve çalışan vergi formları ve bordro hatasını düzeltme.
• Ücret ödenen akraba ABD dışında yaşıyor veya çalışıyor, ya da Sosyal Güvenlik Numarası veya çalışma izni yok: cevap işin nerede yapıldığına ve kişinin statüsüne bağlıdır; bkz. sınır ötesi vergi desteği.
• Bu, şirketin ilk çalışanı: bkz. bordro kurulumu.
• Sizin kendi maaşınız da bordroda yok: bkz. S şirketi sahibinin maaşı ve S şirketinde hiç çalıştırılmamış bordro.
• İşletme şahıs işletmesi veya sadece ebeveynlerden oluşan ortaklık ya da çocuk işçiliği, kiddie tax veya Roth IRA kurallarına ihtiyacınız var: bkz. çocuklarınızı çalıştırma.
• Çocuğun hissesi var veya dağıtımlar eşit değil: bkz. S şirketinde eşit olmayan dağıtımlar.