Pagar filhos em corporação S: W-2, folha e pagamento em dinheiro

Minha corporação S precisa colocar meu filho na folha de pagamento e emitir o W-2?

Geralmente sim. Quando uma corporação S paga um filho por trabalho, a corporação é a empregadora e o pagamento é salário. A regra de “sem imposto sobre a folha abaixo de 18 anos” vale para o negócio dos pais, não para uma corporação. Por isso, Social Security, Medicare e o imposto federal de seguro-desemprego (FUTA) incidem sobre o pagamento do filho em qualquer idade (veja a próxima seção). Isso reduz a economia de imposto de pagar um filho.

A corporação entrega um Form W-2 para cada empregado, mesmo parente, quando reteve imposto de renda, Social Security ou Medicare (qualquer que seja o salário), ou quando pagou $2.000 ou mais em salários sem reter nada (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3). A lei alcança o empregador que era obrigado a reter, então não reter não elimina a obrigação (26 U.S.C. 6051(a)). Emitir um Form 1099 não evita isso: o IRS olha a relação como um todo e o direito de dirigir e controlar o trabalhador, não o formulário (IRS: prestador de serviços independente ou empregado).

O caso exige mais cuidado quando:

• O filho, o cônjuge ou um dos pais já recebeu em dinheiro ou por transferência, neste ano ou em anos anteriores.
• Um filho é dono de ações, e é preciso manter salários e distribuições separados.
• Não há registro de qual foi o trabalho.
• O trabalho ou as contas da folha envolvem um estado diferente do estado de origem da corporação.
• Um parente mora fora dos EUA, não tem SSN (número de seguridade social dos EUA) ou pode não ter autorização para trabalhar nos EUA.
• Chegou uma carta do IRS ou do estado.

Se familiares já foram pagos fora da folha, vá para a seção sobre dinheiro e transferências, mais abaixo. Esse caso, principalmente quando alcança anos anteriores, pode exigir revisão profissional antes de qualquer declaração ser entregue (ajuda com impostos de corporação).

Reúna primeiro:

• O que cada familiar fez, em quais datas e por quantas horas
• Cada pagamento: data, valor, quem recebeu e como foi enviado
• Como a escrituração contábil registrou cada pagamento (salário, distribuição, empréstimo ou outra despesa)
• Salários e remuneração de diretores em cada Form 1120-S, e qualquer declaração de folha já entregue
• O SSN e o Form W-4, se houver, de cada pessoa
• O EIN da corporação e os números das contas estaduais da folha

Por que a isenção para menores de 18 anos não vale quando o empregador é uma corporação S?

A isenção de Social Security e Medicare para menores de 18 anos depende de quem é o empregador. Em um negócio, o pagamento a um filho menor de 18 anos fica livre de Social Security e Medicare, e o pagamento a um filho menor de 21 anos fica livre de FUTA, somente quando o filho trabalha para o pai ou a mãe na empresa individual do próprio pai ou da própria mãe, ou em uma sociedade em que todos os sócios são pais do filho (IRS: familiares como empregados). Uma corporação é um empregador separado. A Publication 15 trata o filho como empregado da corporação, não do pai ou da mãe (IRS: Publication 15, seção 3), e a exceção da lei cobre apenas o filho empregado por “seu pai ou sua mãe” (26 U.S.C. 3121(b)(3)). Os regulamentos dizem que o serviço prestado a uma corporação fica fora das duas exceções, e que uma sociedade só se qualifica se todos os sócios forem pais do filho (26 CFR 31.3121(b)(3)-1; 26 CFR 31.3306(c)(5)-1).

Uma LLC com opção válida pelo regime de corporação S é tratada como corporação a partir da data de vigência da opção (IRS: instruções do Form 2553), então a mesma resposta vale. Uma LLC que não optou pelo regime de corporação está em contratar seus filhos.

Quais impostos incidem sobre o salário do meu filho em uma corporação S?

Os quatro impostos federais sobre a folha podem incidir: retenção do imposto de renda, Social Security, Medicare e FUTA. A parte do filho em Social Security e Medicare sai do pagamento dele; a corporação paga sua parte correspondente e todo o FUTA.

Um Form W-4 com isenção interrompe apenas a retenção do imposto de renda; o salário continua sujeito a Social Security e Medicare, e a isenção precisa ser renovada até 15 de fevereiro de cada ano (IRS: Publication 15).

Uma corporação S também precisa rodar a folha para o cônjuge ou um dos pais?

Sim. O cônjuge ou o pai ou a mãe que trabalha para uma corporação S é tratado, como um filho, como empregado da corporação. Assim, a corporação retém o imposto de renda e o Social Security e o Medicare e também paga o FUTA (IRS: Publication 15, seção 3). O IRS diz o mesmo para o pai ou a mãe que trabalha para uma corporação, mesmo que o filho a controle (IRS: familiares como empregados).

A comparação que importa é com um empregador pessoa física. O pagamento ao cônjuge na empresa individual do outro cônjuge está sujeito à retenção do imposto de renda e ao Social Security e Medicare, mas não ao FUTA (IRS: Publication 15). Dentro de uma corporação, o FUTA também se aplica.

Se um dos cônjuges é o único acionista, nada muda: a corporação continua sendo a empregadora do outro cônjuge e dos filhos. Um familiar que também é acionista e trabalha no negócio é um acionista-empregado, e a corporação precisa pagar remuneração razoável por esses serviços antes de fazer distribuições que não são salário (IRS: remuneração em corporações S). Para o pagamento do próprio proprietário, veja salário do proprietário de corporação S.

A corporação S pode deduzir o que paga ao meu filho?

Sim, quando o pagamento é um valor razoável, pago apenas por serviços que o filho realmente prestou ao negócio. O regulamento diz que um valor pago como remuneração, mas não de fato como preço de serviços, não é dedutível, e que o pagamento razoável é o que empresas semelhantes costumam pagar por serviços semelhantes em circunstâncias semelhantes (26 CFR 1.162-7). A forma ou o método de fixar o pagamento não decide a dedutibilidade.

O que torna o pagamento real:

• Um trabalho real de que o negócio precisa, dentro da idade e da capacidade do filho. Os limites estaduais de trabalho infantil estão em contratar seus filhos.
• Um valor em linha com o que o negócio pagaria a um trabalhador que não é da família pelo mesmo trabalho.
• Registros feitos na época: tarefas, datas, horas, quem passou a tarefa, o que foi produzido.
• Pagamento pela folha em datas regulares, não uma quantia única calculada para atingir uma meta de imposto.

Salários não informados em outro lugar da declaração vão na linha 8 do Form 1120-S para quem não é diretor e na linha 7 para um diretor; salários já incluídos no custo das mercadorias vendidas não são deduzidos de novo (IRS: instruções do Form 1120-S). As mesmas instruções avisam que, quando um familiar de um acionista presta serviços sem remuneração razoável (pagamento baixo demais), o IRS pode ajustar os itens considerados dessa pessoa e dos acionistas (26 U.S.C. 1366(e)). Pagamento acima do razoável não é dedutível como remuneração.

Já pagamos os filhos em dinheiro ou por transferência, sem folha de pagamento: e agora?

Pagamento por trabalho é salário, tenha a folha rodado ou não. Os regulamentos dizem que o nome do pagamento é irrelevante e que o meio, inclusive dinheiro, também é irrelevante (26 CFR 31.3121(a)-1). Por isso, a corporação pode ter declarações da folha que nunca entregou. Quando os pagamentos foram por trabalho, essas declarações são o que as regras exigem. O trabalho por trás de cada pagamento decide como ele é tratado:

Em ordem:

1. Rode a folha para os pagamentos atuais para a lacuna parar de crescer. Veja como configurar a folha de pagamento.
2. Liste todos os pagamentos pelos extratos bancários: data, valor, pessoa, método e o trabalho.
3. Classifique a lista com a tabela acima, ano por ano.
4. Confira quem era o empregador em cada data de pagamento. O pagamento anterior à vigência da opção pelo regime S foi feito pelo que o negócio era na época. Uma empresa individual, ou uma LLC de um único membro que não optou pelo regime de corporação, segue as regras de empregador pessoa física em contratar seus filhos. Um negócio constituído como corporação, ou uma LLC que já tinha optado pelo tratamento de corporação no Form 8832, continua sob as regras de corporação desta página mesmo antes da opção pelo regime S (26 CFR 301.7701-3; IRS: instruções do Form 2553).
5. Defina bruto ou líquido. Estabeleça se cada pagamento foi salário bruto ou um valor líquido combinado, e se a pessoa vai devolver a parte do imposto do empregado. Se a corporação paga essa parte e não a recupera, o IRS a trata como salário adicional na data em que é paga, não como mais salário do ano anterior (manual do IRS 4.23.8; orientação do IRS, não lei). Resolva isso antes de calcular as correções.
6. Entregue o que o salário exige. Para cada trimestre em que houve salário, o Form 941, ou o Form 941-X se um Form 941 já foi entregue para aquele trimestre; para cada ano em que os testes do Form 940 forem atendidos, o Form 940 (retificado, se um já foi entregue); e um Form W-2 original para a pessoa e para a Social Security Administration, ou os Forms W-2c e W-3c se um W-2 entregue deixou esses salários de fora (IRS: instruções do W-2). As instruções do Form 941-X tratam do empregador que nunca entregou porque considerou os trabalhadores como não empregados: um Form 941 para cada trimestre em atraso. Para anos anteriores, o Form 941-X corrige a retenção do imposto de renda apenas por erro administrativo ou quando se aplicam as alíquotas da seção 3509, então o imposto de renda que nunca foi retido não é lançado como retido; leia primeiro como corrigir um erro na folha de pagamento.
7. Corrija a escrituração e o Form 1120-S. Valores que a escrituração chama de distribuições, empréstimos ou outras despesas não vão bater com os W-2, e as linhas de salários, os registros dos acionistas e as distribuições do Schedule K-1 podem mudar.

A corporação responde pela parte do empregado em Social Security e Medicare e pelo imposto de renda que deveria ter sido retido (26 U.S.C. 3102(b); 26 U.S.C. 3403). A retenção do imposto de renda é calculada com as datas de pagamento e o Form W-4 arquivado, e pela alíquota de solteiro quando nenhum foi entregue (IRS: como contratar empregados), então um filho sem imposto a pagar no ano ainda pode ter retenção devida. Quando a seção 3509 não se aplica, o pagamento desse imposto de renda pelo empregado pode livrar a corporação dele, embora as multas ainda possam se aplicar (26 U.S.C. 3402(d)); o IRS trata do alívio com os Forms 4669 e 4670 (manual do IRS 4.23.8). As alíquotas reduzidas do empregador da seção 3509 desligam esse alívio (26 U.S.C. 3509(d)(1)(C)) e podem ou não servir para pagamentos a familiares; veja prestadores de serviços que podem ser empregados.

O tempo não corre a favor de uma declaração que nunca foi entregue: quando nenhuma declaração foi entregue, o IRS pode lançar o imposto a qualquer momento (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Quando uma declaração foi entregue para o período, o limite usual é de três anos a partir de 15 de abril do ano seguinte, e a fraude não tem limite (26 U.S.C. 6501(a), (b)(2), (c)(1)). Declarações e impostos em atraso trazem multas e juros (IRS: Publication 15; IRS: instruções do Form 941), e uma pessoa responsável que deixa de reter ou recolher de propósito os impostos do empregado pode responder pessoalmente pela multa de recuperação do imposto retido (trust fund recovery penalty) (26 U.S.C. 6672); veja impostos da folha em atraso e multa de recuperação do imposto retido.

Vale ter uma revisão profissional quando os pagamentos abrangem mais de um ano fiscal, as contas da folha estão em mais de um estado, a escrituração chama os pagamentos de distribuições, empréstimos ou outras despesas, ou chegou uma carta do IRS. Veja ajuda com impostos de corporação e ajuda com escrituração contábil.

Podemos chamar esses pagamentos de presentes ou distribuições?

Não. Um rótulo não muda o que o pagamento é. Dinheiro pago por trabalho é salário, seja qual for o nome (26 CFR 31.3121(a)-1). Se nenhum trabalho foi feito, o pagamento não é remuneração por serviços e não é dedutível como remuneração (26 CFR 1.162-7), mas isso não o torna, por padrão, um presente ou uma distribuição.

Uma distribuição é um pagamento sobre ações. Uma corporação S pode ter apenas uma classe de ações (IRS: corporações S), o que o regulamento considera atendido quando todas as ações dão os mesmos direitos a distribuições e ao produto da liquidação (26 CFR 1.1361-1(l)). Um filho que não tem ações não tem direito a distribuição, então o pagamento não é uma distribuição ao filho. Se ele é tratado, em vez disso, como distribuição a um acionista que repassou o dinheiro depende dos fatos e precisa de revisão; o regulamento diz que um suposto salário pago por uma corporação pode ser uma distribuição sobre suas ações (26 CFR 1.162-7(b)(1)).

Se o filho for dono de ações, um pagamento proporcional ao trabalho do filho é remuneração, não distribuição. Se outros pagamentos a um filho acionista afetam a regra de uma única classe de ações é assunto de distribuições desiguais em corporações S.

O que preciso configurar e entregar para um filho empregado?

Um filho empregado exige a mesma configuração de qualquer empregado: um SSN, um Form W-4 e as contas e declarações da folha da corporação. Para a configuração completa do primeiro empregado, veja como configurar a folha de pagamento.

Antes da primeira data de pagamento:

1. Obtenha o nome e o SSN do filho (IRS: Publication 15).
2. Obtenha um Form W-4 assinado, válido a partir do primeiro pagamento de salário, e preencha o Form I-9 de cada pessoa contratada (IRS: como contratar empregados).
3. Informe o novo empregado ao registro estadual e registre-se nas contas estaduais de retenção e seguro-desemprego que forem necessárias; cada estado define suas regras (IRS: Publication 15; IRS: sites dos governos estaduais).

Um vencimento em sábado, domingo ou feriado passa para o próximo dia útil, e qualquer uma das declarações pode ser entregue dez dias depois quando todo o imposto foi depositado em dia (IRS: instruções do Form 941; IRS: instruções do Form 940).

Vale a pena pagar meu filho pela corporação S?

Pode valer, com uma margem menor do que no negócio do próprio pai ou da própria mãe, onde um filho menor de 18 anos não deve Social Security, Medicare nem FUTA. A dedução da corporação economiza imposto do proprietário, na alíquota dele, sobre o salário mais os impostos do empregador. O custo são as duas partes de Social Security e Medicare, o FUTA, o eventual seguro-desemprego estadual e o trabalho da folha.

Se vale a pena depende de:

• A alíquota do proprietário. A dedução vale menos numa alíquota menor, e os impostos da folha custam o mesmo em qualquer alíquota. Outros efeitos, como a dedução da renda empresarial qualificada, também mudam o resultado.
• O valor. Custos fixos, como um serviço de folha e o seguro-desemprego estadual, pesam mais sobre pagamentos pequenos.
• O trabalho. Um pagamento que não pode ser ligado a trabalho real não é seguro de deduzir.
• O imposto do próprio filho. Um pagamento dentro da dedução padrão do filho, explicada a seguir, geralmente não acrescenta imposto federal de renda do lado do filho.

O exemplo abaixo faz as contas de um caso. Faça as suas com a sua alíquota real.

Como funciona a declaração de imposto de renda do meu filho?

O salário é renda do filho, mesmo que um dos pais receba o dinheiro (IRS: Publication 501). Um filho que pode ser declarado como dependente tem uma dedução padrão limitada: o maior valor entre US$1.350 ou a renda do trabalho mais US$450, mas nunca mais do que o valor de $16.100 para solteiros (IRS: Rev. Proc. 2025-32; IRS: Topic 551). Um filho dependente que tem apenas salário, portanto, geralmente não deve imposto federal de renda sobre o salário até o valor dessa dedução.

Um filho que teve imposto de renda retido pode entregar a declaração para receber de volta (IRS: Publication 501). Se um filho conta como dependente, se precisa entregar a declaração, o kiddie tax e as contribuições a um Roth IRA estão em contratar seus filhos.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos. As alíquotas são as federais acima, com o crédito integral do seguro-desemprego estadual; impostos estaduais, taxas de serviço de folha e a dedução da renda empresarial qualificada não estão incluídos.

Um adolescente pago por um trabalho de verão

Uma corporação S do Texas, de propriedade integral de um dos pais, paga US$6.000 ao filho de 16 anos do proprietário durante o verão por trabalho de arquivo e redes sociais. A corporação precisa de uma conta de folha e entrega um W-2.

• Social Security e Medicare retidos do filho: US$459. A corporação soma US$459, mais US$36 de FUTA.
• O filho recebe US$5.541 antes de qualquer retenção de imposto de renda. Sem outra renda, a dedução padrão do filho é de US$6.450, então não há imposto federal de renda a pagar.
• Na empresa individual de um dos pais, o mesmo trabalho não deve nada dos US$954 de imposto total sobre a folha.

A corporação deduz US$6.495 (o salário mais US$495 de imposto sobre a folha). Com uma alíquota federal de 24% para o proprietário, a dedução economiza cerca de US$1.560 de imposto de renda contra US$954 de imposto sobre a folha, e a família sai cerca de US$605 à frente em impostos. A 12%, a dedução economiza cerca de US$780, e a família termina cerca de US$175 atrás. Esses números mudam com a alíquota real do proprietário, os impostos estaduais e a dedução da renda empresarial qualificada; são uma ilustração, não uma previsão.

Dois proprietários enviam transferências aos filhos sem folha de pagamento

Dois proprietários, cônjuges com participação de 50/50, enviam US$4.000 a cada filho por transferência. Não há folha de pagamento nem registro do trabalho.

Os filhos não têm ações, então os pagamentos não são distribuições aos filhos. Como eles são tratados para os proprietários depende dos fatos.

• Se os filhos fizeram trabalho real e isso pode ser comprovado, e cada US$4.000 era salário bruto: os US$8.000 são salário. A corporação deve as declarações da folha dos trimestres pagos, os W-2, US$612 de Social Security e Medicare do empregador, US$48 de FUTA (mais se o seguro-desemprego estadual não foi pago), os US$612 da parte do empregado que não reteve (se pagar essa parte e não a recuperar, ela é salário adicional, tributado de novo) e eventuais multas e juros.
• Se nenhum trabalho foi feito: os pagamentos geralmente não são salário, e como eles são tratados em vez disso precisa da revisão de um CPA (contador público habilitado). Pagamentos sem trabalho por trás podem ser tratados como distribuições aos proprietários, e isso é conferido contra a participação igual de 50/50 deles.

A falta de registro do trabalho enfraquece a dedução.

Um cônjuge que trabalha meio período

O cônjuge de um proprietário trabalha meio período para a corporação S e recebe US$20.000. A empregadora é a corporação, não o proprietário, então as exceções para familiares não se aplicam. O pagamento passa pela folha como o de qualquer empregado: US$1.530 de Social Security e Medicare são retidos do cônjuge, e a corporação paga US$1.530 correspondentes mais US$42 de FUTA. Na empresa individual do proprietário, o mesmo cônjuge não deveria FUTA.

E no seu caso?

• Familiares foram pagos fora da folha durante parte de um ano ou por vários anos, ou sua escrituração chama os pagamentos de distribuições, empréstimos ou outras despesas: um profissional define quais anos precisam de declarações da folha ou correções, se os pagamentos agora contam como salário, como a escrituração, o Form 1120-S e os registros dos acionistas os mostram, e se vale manter o arranjo. Veja ajuda com impostos de corporação, ajuda com escrituração contábil e escrituração atrasada de corporação S.
• Chegou uma carta sobre a folha, faltam W-2 ou a folha foi rodada errada: veja impostos da folha em atraso, formulários de impostos atrasados de prestadores e empregados e como corrigir um erro na folha de pagamento.
• Um parente pago mora ou trabalha fora dos EUA, ou não tem SSN nem autorização de trabalho: a resposta depende de onde o trabalho é feito e da situação da pessoa; veja ajuda com impostos entre países.
• Este é o primeiro empregado da corporação: veja como configurar a folha de pagamento.
• Seu próprio salário também está faltando na folha: veja salário do proprietário de corporação S e folha de corporação S nunca rodada.
• O negócio é uma empresa individual ou uma sociedade formada só pelos pais, ou você precisa das regras de trabalho infantil, kiddie tax ou Roth IRA: veja contratar seus filhos.
• Um filho é dono de ações, ou as distribuições são desiguais: veja distribuições desiguais em corporações S.