Payer vos enfants par votre société de type S : paie et W-2

Ma société de type S doit-elle inscrire mon enfant à la paie et produire un W-2?

En général, oui. Quand une société de type S paie un enfant pour son travail, la société est l'employeur et la rémunération est un salaire. La règle des « pas de charges sociales avant 18 ans » vaut pour l'entreprise personnelle d'un parent, pas pour une société par actions. La cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security), la cotisation Medicare et l'impôt fédéral de chômage (FUTA) s'appliquent donc au salaire d'un enfant, à tout âge (section suivante). Cela réduit l'économie d'impôt que procure le fait de payer un enfant.

La société produit un formulaire W-2 pour chaque employé, même un proche, lorsqu'elle a retenu de l'impôt sur le revenu, de la cotisation de sécurité sociale ou de la cotisation Medicare (quel que soit le salaire), ou lorsqu'elle a versé 2 000 $ ou plus en salaires sans rien retenir (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3). La loi vise l'employeur tenu de retenir l'impôt; omettre de retenir ne supprime donc pas l'obligation (26 U.S.C. 6051(a)). Un formulaire 1099 n'y change rien : l'IRS examine l'ensemble de la relation et le droit de diriger et de contrôler le travailleur, et non le formulaire (IRS : entrepreneur indépendant ou employé).

Le cas dépasse la routine quand :

• L'enfant, le conjoint ou le parent a déjà été payé en espèces ou par virement, cette année ou les années précédentes.
• Un enfant détient des actions : il faut alors séparer les salaires et les distributions.
• Aucun registre n'indique en quoi consistait le travail.
• Le travail ou les comptes de paie touchent un État autre que celui où la société est établie.
• Un proche vit hors des États-Unis, n'a pas de numéro de sécurité sociale (SSN) ou n'est peut-être pas autorisé à travailler aux États-Unis.
• Une lettre de l'IRS ou d'un État est arrivée.

Si des membres de la famille ont déjà été payés en dehors de la paie, passez à la section ci-dessous sur les paiements en espèces et par virement. Ce cas, surtout lorsqu'il remonte à des années antérieures, peut exiger un examen professionnel avant la production de toute déclaration (aide en fiscalité des sociétés).

Rassemblez d'abord :

• Ce que chaque membre de la famille a fait, à quelles dates et pendant combien d'heures
• Chaque paiement : date, montant, bénéficiaire et mode d'envoi
• Comment les livres ont enregistré chaque paiement (salaire, distribution, prêt, autre dépense)
• Les salaires et la rémunération des dirigeants sur chaque formulaire 1120-S, et toute déclaration de paie déjà produite
• Le numéro de sécurité sociale de chaque personne et tout formulaire W-4
• L'EIN de la société et les numéros de compte de paie de l'État

Pourquoi l'exemption pour les moins de 18 ans ne s'applique-t-elle pas quand l'employeur est une société de type S?

L'exemption des moins de 18 ans pour la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare dépend de l'identité de l'employeur. Dans une entreprise, la rémunération d'un enfant de moins de 18 ans est exempte de ces cotisations, et celle d'un enfant de moins de 21 ans est exempte de FUTA, seulement quand l'enfant travaille pour son parent dans l'entreprise individuelle de celui-ci, ou dans une société de personnes dont tous les associés sont les parents de l'enfant (IRS : employés membres de la famille). Une société par actions est un employeur distinct. La Publication 15 considère que l'enfant travaille pour la société, et non pour le parent (IRS : Publication 15, section 3), et l'exception de la loi vise uniquement l'enfant employé par « son père ou sa mère » (26 U.S.C. 3121(b)(3)). Selon les règlements, le service pour une société est exclu des deux exceptions, et une société de personnes n'y a droit que si chaque associé est un parent de l'enfant (26 CFR 31.3121(b)(3)-1; 26 CFR 31.3306(c)(5)-1).

Une société à responsabilité limitée (LLC) qui a fait un choix valide de société de type S est traitée comme une société par actions à compter de la date d'effet du choix (IRS : instructions du formulaire 2553); la même réponse s'applique donc. La LLC qui n'a pas choisi le statut de société par actions est traitée dans embaucher vos enfants.

Quels impôts et cotisations s'appliquent au salaire de mon enfant versé par une société de type S?

Les quatre prélèvements fédéraux sur la paie peuvent s'appliquer : la retenue d'impôt sur le revenu, la cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security), la cotisation Medicare et l'impôt fédéral de chômage (FUTA). La part de l'enfant pour la sécurité sociale et Medicare est prélevée sur sa paie; la société verse sa propre part équivalente et la totalité du FUTA.

Un formulaire W-4 d'exemption arrête seulement la retenue d'impôt sur le revenu; les salaires restent assujettis à la cotisation de sécurité sociale et à la cotisation Medicare, et l'exemption doit être renouvelée au plus tard le 15 février de chaque année (IRS : Publication 15).

Une société de type S doit-elle aussi faire passer un conjoint ou un parent par la paie?

Oui. Le conjoint ou le parent qui travaille pour une société de type S est, comme un enfant, considéré comme travaillant pour la société; celle-ci retient donc l'impôt sur le revenu ainsi que la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare, et verse aussi le FUTA (IRS : Publication 15, section 3). L'IRS dit la même chose du parent qui travaille pour une société, même si l'enfant la contrôle (IRS : employés membres de la famille).

La comparaison utile se fait avec un employeur individuel. La rémunération d'un conjoint dans l'entreprise individuelle de l'autre conjoint est assujettie à la retenue d'impôt sur le revenu et aux cotisations de sécurité sociale et Medicare, mais pas au FUTA (IRS : Publication 15). Dans une société par actions, le FUTA s'applique aussi.

Si un seul conjoint est actionnaire, rien ne change : la société reste l'employeur de l'autre conjoint et des enfants. Un membre de la famille qui est aussi actionnaire et travaille dans l'entreprise est un actionnaire-employé, et la société doit lui verser une rémunération raisonnable pour ces services avant de faire des distributions qui ne sont pas des salaires (IRS : questions de rémunération et d'assurance maladie dans les sociétés de type S). Pour la rémunération du propriétaire, voir salaire du propriétaire d'une société de type S.

La société de type S peut-elle déduire ce qu'elle paie à mon enfant?

Oui, quand le montant est raisonnable et versé uniquement pour des services que l'enfant a réellement rendus à l'entreprise. Selon le règlement, un montant versé à titre de rémunération mais pas réellement comme prix de services n'est pas déductible, et la rémunération raisonnable est celle que des entreprises comparables versent habituellement pour des services comparables dans des circonstances comparables (26 CFR 1.162-7). La forme ou la méthode de fixation de la rémunération ne détermine pas la déductibilité.

Ce qui rend la rémunération réelle :

• Un vrai travail dont l'entreprise a besoin, adapté à l'âge et aux capacités de l'enfant. Les limites du travail des enfants dans chaque État figurent dans embaucher vos enfants.
• Un taux comparable à ce que l'entreprise paierait à un travailleur extérieur à la famille pour le même travail.
• Des registres tenus au moment des faits : tâches, dates, heures, qui a confié la tâche, ce qui a été produit.
• Un paiement par la paie, aux dates de paie régulières, et non une somme forfaitaire calculée pour atteindre un objectif fiscal.

Les salaires non déclarés ailleurs dans la déclaration vont à la ligne 8 du formulaire 1120-S pour un non-dirigeant et à la ligne 7 pour un dirigeant; les salaires déjà inclus dans le coût des marchandises vendues ne sont pas déduits une seconde fois (IRS : instructions du formulaire 1120-S). Les mêmes instructions préviennent que, lorsqu'un membre de la famille d'un actionnaire fournit des services sans rémunération raisonnable (une rémunération trop basse), l'IRS peut rajuster les éléments pris en compte par cette personne et par les actionnaires (26 U.S.C. 1366(e)). Une rémunération supérieure au montant raisonnable n'est pas déductible à titre de rémunération.

Nous avons déjà payé les enfants en espèces ou par virement, sans paie : que faire maintenant?

La rémunération d'un travail est un salaire, que la paie ait été traitée ou non. Selon les règlements, le nom du paiement n'a pas d'importance, ni le mode de paiement, espèces comprises (26 CFR 31.3121(a)-1). La société peut donc avoir des déclarations de paie qu'elle n'a jamais produites. Quand les paiements rémunéraient un travail, ces déclarations sont ce que les règles exigent. Le travail à l'origine de chaque paiement détermine son traitement :

Dans l'ordre :

1. La paie pour la rémunération courante empêche l'écart de s'agrandir. Voir mettre en place la paie.
2. Dressez la liste de chaque paiement à partir des relevés bancaires : date, montant, personne, mode de paiement et travail effectué.
3. Classez la liste à l'aide du tableau ci-dessus, année par année.
4. Vérifiez qui était l'employeur à chaque date de paiement. La rémunération versée avant la prise d'effet du choix de société de type S l'a été par l'entité que l'entreprise était alors. Une entreprise individuelle, ou une LLC à membre unique qui n'avait pas choisi le statut de société par actions, suit les règles de l'employeur individuel décrites dans embaucher vos enfants. Une entreprise constituée en société, ou une LLC qui avait déjà choisi le traitement de société par actions au moyen du formulaire 8832, reste soumise aux règles des sociétés par actions de cette page, même avant le choix de société de type S (26 CFR 301.7701-3; IRS : instructions du formulaire 2553).
5. Établissez si le montant est brut ou net. Déterminez si chaque paiement était une rémunération brute ou un montant net convenu, et si la personne remboursera la part de l'employé. Si la société paie cette part et ne la recouvre pas, l'IRS la traite comme un salaire additionnel au moment du paiement, et non comme une rémunération supplémentaire pour l'année antérieure (manuel de l'IRS 4.23.8; indications de l'IRS, et non la loi). Réglez ce point avant de calculer les corrections.
6. Produisez ce que les salaires exigent. Pour chaque trimestre où des salaires ont été versés, il s'agit du formulaire 941, ou du formulaire 941-X si un formulaire 941 a déjà été produit pour ce trimestre; pour chaque année où les critères du formulaire 940 sont remplis, du formulaire 940 (modifié si un formulaire a été produit); et d'un formulaire W-2 original remis à la personne et à la Social Security Administration (SSA), ou des formulaires W-2c et W-3c si un W-2 produit omettait ces salaires (IRS : instructions du W-2). Les instructions du formulaire 941-X visent l'employeur qui n'a jamais produit de déclaration parce qu'il traitait les travailleurs comme des non-employés : un formulaire 941 pour chaque trimestre en retard. Pour les années antérieures, le formulaire 941-X ne corrige la retenue d'impôt sur le revenu que pour une erreur administrative ou lorsque les taux de l'article 3509 s'appliquent; l'impôt sur le revenu qui n'a jamais été retenu n'est donc pas inscrit comme retenu. Lisez d'abord corriger une erreur de paie.
7. Corrigez les livres et le formulaire 1120-S. Les montants que les livres qualifient de distributions, de prêts ou d'autres dépenses ne concorderont pas avec les W-2, et les lignes de salaires, les registres des actionnaires et les distributions de l'annexe K-1 peuvent changer.

La société est responsable de la part de l'employé de la cotisation de sécurité sociale et de la cotisation Medicare, ainsi que de l'impôt sur le revenu qui aurait dû être retenu (26 U.S.C. 3102(b); 26 U.S.C. 3403). La retenue d'impôt sur le revenu se calcule d'après les dates de paie et le formulaire W-4 au dossier, et d'après le taux des personnes seules quand aucun formulaire n'a été remis (IRS : embauche d'employés); un enfant qui n'a aucun impôt à payer pour l'année peut donc quand même avoir donné lieu à une retenue due. Lorsque l'article 3509 ne s'applique pas, le paiement de cet impôt sur le revenu par l'employé peut libérer la société de l'obligation, bien que des pénalités puissent s'appliquer (26 U.S.C. 3402(d)); l'IRS traite l'allègement au moyen des formulaires 4669 et 4670 (manuel de l'IRS 4.23.8). Les taux réduits de l'employeur prévus à l'article 3509 annulent cet allègement (26 U.S.C. 3509(d)(1)(C)) et peuvent convenir ou non à la rémunération de membres de la famille; voir entrepreneurs qui pourraient être des employés.

Le temps ne protège pas une déclaration jamais produite : lorsqu'aucune déclaration n'a été produite, l'IRS peut établir la cotisation à tout moment (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Lorsqu'une déclaration a été produite pour la période, la limite habituelle est de trois ans à compter du 15 avril de l'année suivante, et la fraude n'a aucune limite (26 U.S.C. 6501(a), (b)(2), (c)(1)). Les déclarations et l'impôt en retard entraînent des pénalités et des intérêts (IRS : Publication 15; IRS : instructions du formulaire 941), et la personne responsable qui omet volontairement de percevoir ou de verser les impôts des employés peut être personnellement tenue responsable de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) (26 U.S.C. 6672); voir retard dans les charges sociales et la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Un examen professionnel est utile quand les paiements couvrent plus d'une année d'imposition, les comptes de paie se trouvent dans plus d'un État, les livres qualifient les paiements de distributions, de prêts ou d'autres dépenses, ou une lettre de l'IRS est arrivée. Voir aide en fiscalité des sociétés et aide en tenue de livres.

Peut-on plutôt qualifier ces paiements de cadeaux ou de distributions?

Non. Une étiquette ne change pas la nature d'un paiement. L'argent versé pour un travail est un salaire, quel que soit le nom qu'on lui donne (26 CFR 31.3121(a)-1). Si aucun travail n'a été fait, le paiement ne rémunère pas des services et n'est pas déductible à titre de rémunération (26 CFR 1.162-7), mais cela n'en fait pas, par défaut, un cadeau ni une distribution.

Une distribution est un paiement fait sur des actions. Une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions (IRS : sociétés de type S), condition que le règlement considère comme remplie lorsque chaque action confère des droits identiques aux distributions et au produit de la liquidation (26 CFR 1.1361-1(l)). Un enfant qui ne détient aucune action n'a aucun droit à une distribution; le paiement n'est donc pas une distribution à l'enfant. Savoir s'il est plutôt traité comme une distribution à un actionnaire qui a transmis l'argent dépend des faits et exige un examen; le règlement indique qu'un salaire apparent versé par une société peut être une distribution sur ses actions (26 CFR 1.162-7(b)(1)).

Si l'enfant détient des actions, un paiement proportionné à son travail est une rémunération, et non une distribution. La question de savoir si d'autres paiements à un enfant actionnaire influent sur la règle de la catégorie unique d'actions est traitée dans les distributions inégales d'une société de type S.

Que dois-je mettre en place et produire pour un enfant employé?

Un enfant employé exige la même mise en place que tout employé : un numéro de sécurité sociale, un formulaire W-4, ainsi que les comptes et les déclarations de paie de la société. Pour la mise en place complète d'un premier employé, voir mettre en place la paie.

Avant la première date de paie :

1. Obtenez le nom et le numéro de sécurité sociale de l'enfant (IRS : Publication 15).
2. Obtenez un formulaire W-4 signé, en vigueur dès le premier paiement de salaire, et remplissez le formulaire I-9 pour chaque personne embauchée (IRS : embauche d'employés).
3. Déclarez la nouvelle embauche au registre de l'État et inscrivez-vous à tout compte de retenue et d'assurance chômage de l'État; chaque État fixe ses propres règles (IRS : Publication 15; IRS : sites Web des gouvernements des États).

Une date d'échéance qui tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié passe au jour ouvrable suivant, et l'une ou l'autre déclaration peut être produite dix jours plus tard lorsque tout son impôt a été déposé à temps (IRS : instructions du formulaire 941; IRS : instructions du formulaire 940).

Vaut-il la peine de payer mon enfant par la société de type S?

Cela peut être rentable, mais avec une marge plus mince que dans l'entreprise d'un parent, où un enfant de moins de 18 ans ne doit ni cotisation de sécurité sociale, ni cotisation Medicare, ni FUTA. La déduction de la société fait économiser de l'impôt au propriétaire, à son taux, sur les salaires et sur les charges sociales de l'employeur. Le coût comprend les deux parts de la sécurité sociale et de Medicare, le FUTA, tout impôt de chômage de l'État et le travail de paie.

La rentabilité dépend de :

• Le taux d'imposition du propriétaire. La déduction vaut moins à un taux plus bas, alors que les charges sociales coûtent la même chose à n'importe quel taux. D'autres effets, comme la déduction pour revenu d'entreprise admissible (QBI), modifient aussi le résultat.
• Le montant. Les coûts fixes, comme un service de paie et l'impôt de chômage de l'État, pèsent davantage sur une petite rémunération.
• Le travail. Une rémunération qu'on ne peut pas rattacher à un vrai travail n'est pas sûre à déduire.
• L'impôt de l'enfant. Une rémunération qui reste dans la déduction standard de l'enfant, traitée ensuite, n'ajoute généralement aucun impôt fédéral sur le revenu du côté de l'enfant.

L'exemple ci-dessous chiffre un cas. Faites le calcul avec votre taux réel.

Comment fonctionne la déclaration de revenus de mon enfant?

Le salaire est un revenu de l'enfant, même si un parent reçoit l'argent (IRS : Publication 501). Un enfant qui peut être réclamé comme personne à charge a une déduction standard limitée : le plus élevé de 1 350 $ ou du revenu gagné plus 450 $, sans jamais dépasser 16 100 $, le montant pour une personne seule (IRS : Rev. Proc. 2025-32; IRS : Topic 551). Un enfant à charge dont le seul revenu est un salaire n'a donc généralement aucun impôt fédéral sur le revenu à payer sur un salaire inférieur ou égal à cette déduction.

Un enfant dont de l'impôt sur le revenu a été retenu peut produire une déclaration pour le récupérer (IRS : Publication 501). Les questions de savoir si un enfant compte comme personne à charge, s'il doit produire une déclaration, ainsi que l'impôt des enfants (kiddie tax) et les cotisations à un Roth IRA, sont traitées dans embaucher vos enfants.

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains et illustratifs. Les taux sont les taux fédéraux indiqués plus haut, avec le crédit complet pour l'impôt de chômage de l'État; les impôts de l'État, les frais de service de paie et la déduction pour revenu d'entreprise admissible ne sont pas inclus.

Un adolescent payé pour un emploi d'été

Une société de type S du Texas, détenue entièrement par un parent, verse 6 000 $ US au fils ou à la fille de 16 ans du propriétaire pour du travail de classement et de médias sociaux pendant l'été. La société a besoin d'un compte de paie et produit un W-2.

• Les cotisations de sécurité sociale et Medicare retenues à l'enfant s'élèvent à 459 $ US. La société ajoute 459 $ US, plus 36 $ US de FUTA.
• L'enfant touche 5 541 $ US avant toute retenue d'impôt sur le revenu. Sans autre revenu, la déduction standard de l'enfant est de 6 450 $ US; aucun impôt fédéral sur le revenu n'est donc dû.
• Dans l'entreprise individuelle d'un parent, le même emploi n'entraînerait aucune part des 954 $ US de charges sociales totales.

La société déduit 6 495 $ US (le salaire plus ses 495 $ US de charges sociales). À un taux fédéral de 24 % pour le propriétaire, la déduction fait économiser environ 1 560 $ US d'impôt sur le revenu contre 954 $ US de charges sociales; la famille s'en sort donc avec environ 605 $ US d'avance sur le plan fiscal. À 12 %, la déduction fait économiser environ 780 $ US, et la famille termine avec environ 175 $ US de moins. Ces chiffres varient selon le taux réel du propriétaire, les impôts de l'État et la déduction pour revenu d'entreprise admissible; ils servent d'illustration et ne constituent pas une prévision.

Deux propriétaires envoient des virements à leurs enfants, sans paie

Deux propriétaires, des conjoints qui détiennent 50/50 de la société, envoient 4 000 $ US à chacun de leurs enfants par virement. Il n'y a aucune paie et aucun registre du travail.

Les enfants ne détiennent aucune action; les paiements ne sont donc pas des distributions aux enfants. Leur traitement pour les propriétaires dépend des faits.

• Si les enfants ont fait un vrai travail, qu'on peut le démontrer, et que chaque paiement de 4 000 $ US était une rémunération brute : les 8 000 $ US sont des salaires. La société doit des déclarations de paie pour les trimestres payés, des W-2, 612 $ US de cotisations d'employeur de sécurité sociale et Medicare, 48 $ US de FUTA (davantage si l'impôt de chômage de l'État n'a pas été payé), la part de l'employé de 612 $ US qu'elle n'a pas retenue (si elle paie cette part et ne la recouvre pas, il s'agit de salaires additionnels, imposés de nouveau), ainsi que les pénalités et intérêts éventuels.
• Si aucun travail n'a été fait : les paiements ne sont généralement pas des salaires, et leur traitement de remplacement exige l'examen d'un CPA. Des paiements sans travail correspondant peuvent être traités comme des distributions aux propriétaires, ce qui se vérifie au regard de leurs parts égales de 50/50.

L'absence de registre du travail affaiblit la déduction.

Un conjoint qui travaille à temps partiel

Le conjoint d'un propriétaire travaille à temps partiel pour la société de type S et reçoit 20 000 $ US. C'est la société, et non le propriétaire, qui est l'employeur; les exceptions pour la famille ne s'appliquent donc pas. La rémunération passe par la paie comme celle de tout employé : 1 530 $ US de cotisations de sécurité sociale et Medicare sont retenus au conjoint, et la société verse une part équivalente de 1 530 $ US plus 42 $ US de FUTA. Dans l'entreprise individuelle du propriétaire, le même conjoint n'entraînerait aucun FUTA.

Votre situation est différente?

• Des membres de la famille ont été payés en dehors de la paie pendant une partie d'une année ou pendant plusieurs années, ou vos livres qualifient les paiements de distributions, de prêts ou d'autres dépenses : un professionnel détermine quelles années exigent des déclarations de paie ou des corrections, si les paiements comptent maintenant comme des salaires, comment les livres, le formulaire 1120-S et les registres des actionnaires les présentent, et si l'arrangement vaut la peine d'être conservé. Voir aide en fiscalité des sociétés, aide en tenue de livres et livres de rattrapage d'une société de type S.
• Un avis de paie est arrivé, des W-2 manquent ou la paie a été mal traitée : voir retard dans les charges sociales, formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés et corriger une erreur de paie.
• Un proche payé vit ou travaille hors des États-Unis, ou n'a ni numéro de sécurité sociale ni autorisation de travail : la réponse dépend du lieu du travail et du statut de la personne; voir aide en fiscalité transfrontalière.
• C'est le premier employé de la société : voir mettre en place la paie.
• Votre propre salaire manque aussi à la paie : voir salaire du propriétaire d'une société de type S et société de type S sans paie.
• L'entreprise est une entreprise individuelle ou une société de personnes formée des seuls parents, ou vous avez besoin des règles sur le travail des enfants, l'impôt des enfants (kiddie tax) ou le Roth IRA : voir embaucher vos enfants.
• Un enfant détient des actions, ou les distributions sont inégales : voir les distributions inégales d'une société de type S.