Pagar a sus hijos desde una corporación S: W-2 y nómina

¿Mi corporación S tiene que poner a mi hijo en la nómina y emitirle un W-2?

Generalmente sí. Cuando una corporación S le paga a un hijo por su trabajo, la corporación es el empleador y el pago es salario. La regla de «sin impuestos de nómina antes de los 18 años» pertenece al negocio propio de un padre, no a una corporación. Por eso el Seguro Social, Medicare y el impuesto federal por desempleo (FUTA) se aplican al pago de un hijo a cualquier edad (siguiente sección). Eso reduce el ahorro de pagarle a un hijo.

La corporación presenta un Form W-2 por cada empleado, incluso un familiar, cuando retuvo impuesto sobre la renta, del Seguro Social o de Medicare (sin importar el monto del salario), o cuando pagó $2,000 o más en salarios sin retener nada (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3). La ley alcanza al empleador que estaba obligado a retener, así que no retener no elimina la obligación (26 U.S.C. 6051(a)). Un Form 1099 no evita esto: el IRS examina toda la relación y el derecho a dirigir y controlar al trabajador, no el formulario (IRS: contratista independiente o empleado).

Un caso es más que rutina cuando:

• El hijo, cónyuge o padre ya recibió pagos en efectivo o por transferencia, este año o en años anteriores.
• Un hijo tiene acciones, así que hay que mantener separados los salarios y las distribuciones.
• No hay ningún registro de en qué consistió el trabajo.
• El trabajo o las cuentas de nómina involucran a un estado distinto del estado de origen de la corporación.
• Un familiar vive fuera de EE. UU., no tiene número de Seguro Social o quizá no esté autorizado para trabajar en EE. UU.
• Llegó una carta del IRS o de un estado.

Si ya se pagó a familiares fuera de la nómina, vaya a la sección de pagos en efectivo y transferencias más abajo. Ese caso, sobre todo cuando se remonta a años anteriores, puede requerir una revisión profesional antes de presentar cualquier declaración (ayuda con impuestos corporativos).

Reúna primero:

• Qué hizo cada familiar, en qué fechas y durante cuántas horas
• Cada pago: fecha, monto, quién lo recibió y cómo se envió
• Cómo registró la contabilidad cada pago (salarios, distribuciones, préstamo, otro gasto)
• Los salarios y la remuneración de ejecutivos en cada Form 1120-S, y cualquier declaración de nómina presentada alguna vez
• El número de Seguro Social de cada persona y cualquier Form W-4
• El EIN de la corporación y cualquier número de cuenta estatal de nómina

¿Por qué no aplica la exención por ser menor de 18 años cuando el empleador es una corporación S?

La exención para menores de 18 años del impuesto del Seguro Social y de Medicare depende de quién sea el empleador. En un negocio, el pago a un hijo menor de 18 años no lleva impuesto del Seguro Social ni de Medicare, y el pago a un hijo menor de 21 años no lleva FUTA, solo cuando el hijo trabaja para su padre o madre en la empresa individual del padre o madre, o en una sociedad de personas en la que todos los socios son padres del hijo (IRS: empleados familiares). Una corporación es un empleador distinto. La Publication 15 trata al hijo como trabajador de la corporación, no del padre (IRS: Publication 15, sección 3), y la excepción de la ley cubre solo a un hijo empleado por «su padre o su madre» (26 U.S.C. 3121(b)(3)). Los reglamentos dicen que el servicio para una corporación queda fuera de ambas excepciones, y que una sociedad de personas califica solo si todos los socios son padres del hijo (26 CFR 31.3121(b)(3)-1; 26 CFR 31.3306(c)(5)-1).

Una LLC con una elección válida de corporación S se trata como corporación desde la fecha de entrada en vigor de la elección (IRS: instrucciones del Form 2553), así que la respuesta es la misma. Una LLC que no ha elegido ser tratada como corporación se explica en cómo contratar a sus hijos.

¿Qué impuestos se aplican al salario de mi hijo en una corporación S?

Pueden aplicar los cuatro impuestos federales de nómina: la retención del impuesto sobre la renta, el Seguro Social, Medicare y FUTA. La parte del hijo del Seguro Social y de Medicare se descuenta del pago del hijo; la corporación paga su propia parte equivalente y todo el FUTA.

Un Form W-4 con exención detiene solo la retención del impuesto sobre la renta; el salario sigue sujeto al impuesto del Seguro Social y de Medicare, y la exención debe renovarse a más tardar el 15 de febrero de cada año (IRS: Publication 15).

¿Una corporación S también tiene que llevar nómina para un cónyuge o un padre?

Sí. Un cónyuge o un padre que trabaja para una corporación S se trata, igual que un hijo, como trabajador de la corporación. Por eso la corporación retiene el impuesto sobre la renta y el impuesto del Seguro Social y de Medicare, y además paga FUTA (IRS: Publication 15, sección 3). El IRS dice lo mismo de un padre que trabaja para una corporación aunque el hijo la controle (IRS: empleados familiares).

La comparación que importa es con un empleador individual. El pago a un cónyuge en la empresa individual del otro cónyuge está sujeto a la retención del impuesto sobre la renta y al impuesto del Seguro Social y de Medicare, pero no a FUTA (IRS: Publication 15). Dentro de una corporación, FUTA también se aplica.

Si un cónyuge es el único accionista, nada cambia: la corporación sigue siendo la empleadora del otro cónyuge y de los hijos. Un familiar que además es accionista y trabaja en el negocio es un accionista-empleado, y la corporación debe pagar una remuneración razonable por esos servicios antes de hacer distribuciones que no sean salario (IRS: remuneración en corporaciones S). Para el sueldo del propio propietario, vea sueldo del propietario de una corporación S.

¿La corporación S puede deducir lo que le paga a mi hijo?

Sí, cuando el pago es un monto razonable y se paga únicamente por servicios que el hijo realmente prestó al negocio. El reglamento dice que un monto pagado como remuneración, pero que no es en realidad el precio de servicios, no es deducible, y que el pago razonable es lo que empresas similares pagan normalmente por servicios similares en circunstancias similares (26 CFR 1.162-7). La forma o el método para fijar el pago no determina si es deducible.

Qué hace real el pago:

• Un trabajo real que el negocio necesita, acorde con la edad y la capacidad del hijo. Los límites estatales al trabajo infantil están en cómo contratar a sus hijos.
• Una tarifa en línea con lo que el negocio le pagaría a un trabajador que no es familiar por el mismo trabajo.
• Registros hechos en el momento: funciones, fechas, horas, quién asignó la tarea y qué se produjo.
• Pago por medio de la nómina en fechas de pago regulares, no una suma única calculada para lograr un objetivo fiscal.

Los salarios que no se declaran en otra parte de la declaración van en la línea 8 del Form 1120-S para quien no es ejecutivo y en la línea 7 para un ejecutivo; los salarios que ya están en el costo de los bienes vendidos no se deducen otra vez (IRS: instrucciones del Form 1120-S). Las mismas instrucciones advierten que, cuando un familiar de un accionista presta servicios sin una remuneración razonable (un pago demasiado bajo), el IRS puede ajustar las partidas que toman en cuenta esa persona y los accionistas (26 U.S.C. 1366(e)). El pago que supera lo razonable no es deducible como remuneración.

Ya les pagamos a los hijos en efectivo o por transferencia sin nómina: ¿y ahora qué?

El pago por un trabajo es salario haya o no pasado por la nómina. Los reglamentos dicen que el nombre del pago es irrelevante y que el medio, incluido el efectivo, también lo es (26 CFR 31.3121(a)-1). Por eso la corporación puede tener declaraciones de nómina que nunca presentó. Cuando los pagos fueron por trabajo, esas declaraciones son lo que exigen las reglas. El trabajo que respalda cada pago determina cómo se trata:

En orden:

1. Nómina para los pagos actuales: evita que el problema siga creciendo. Vea cómo configurar la nómina.
2. Haga una lista de cada pago con los estados de cuenta bancarios: fecha, monto, persona, método y el trabajo realizado.
3. Ordene la lista con la tabla anterior, año por año.
4. Verifique quién era el empleador en la fecha de cada pago. El pago anterior a que entrara en vigor la elección S lo hizo lo que fuera el negocio en ese momento. Una empresa individual, o una LLC de un solo miembro que no había elegido ser tratada como corporación, sigue las reglas del empleador individual de cómo contratar a sus hijos. Un negocio constituido como corporación, o una LLC que ya había elegido el trato de corporación en el Form 8832, sigue bajo las reglas de corporación de esta página incluso antes de la elección S (26 CFR 301.7701-3; IRS: instrucciones del Form 2553).
5. Defina si el pago fue bruto o neto. Establezca si cada pago fue un salario bruto o un monto neto acordado, y si la persona reembolsará la parte del impuesto del empleado. Si la corporación paga esa parte y no la recupera, el IRS la trata como salario adicional en el momento en que se paga, no como más pago del año anterior (manual del IRS 4.23.8; guía del IRS, no es ley). Resuelva esto antes de calcular las correcciones.
6. Presente lo que exigen los salarios. Para cada trimestre en que se pagaron salarios, el Form 941, o el Form 941-X si ya se presentó un Form 941 de ese trimestre; para cada año en que se cumplen las pruebas del Form 940, el Form 940 (enmendado si ya se presentó uno); y un Form W-2 original para la persona y para la Administración del Seguro Social (SSA), o los Forms W-2c y W-3c si un W-2 presentado omitió estos salarios (IRS: instrucciones del W-2). Las instrucciones del Form 941-X cubren al empleador que nunca presentó porque trató a los trabajadores como no empleados: un Form 941 por cada trimestre atrasado. Para años anteriores, el Form 941-X corrige la retención del impuesto sobre la renta solo por un error administrativo o cuando se aplican las tasas de la sección 3509, así que el impuesto sobre la renta que nunca se retuvo no se anota como retenido; lea primero cómo corregir un error de nómina.
7. Corrija la contabilidad y el Form 1120-S. Los montos que la contabilidad llama distribuciones, préstamos u otros gastos no coincidirán con los W-2, y las líneas de salarios, los registros de accionistas y las distribuciones del Schedule K-1 pueden cambiar.

La corporación es responsable de la parte del empleado del impuesto del Seguro Social y de Medicare y del impuesto sobre la renta que debió retenerse (26 U.S.C. 3102(b); 26 U.S.C. 3403). La retención del impuesto sobre la renta se calcula con las fechas de pago y el Form W-4 que esté en el archivo, y con la tasa para personas solteras cuando no se entregó ninguno (IRS: contratación de empleados), de modo que un hijo sin impuesto a pagar en el año aun así puede haber tenido retención adeudada. Cuando no aplica la sección 3509, el pago de ese impuesto sobre la renta por parte del empleado puede liberar a la corporación de él, aunque las multas aún pueden aplicar (26 U.S.C. 3402(d)); el IRS tramita el alivio con los Forms 4669 y 4670 (manual del IRS 4.23.8). Las tasas reducidas del empleador de la sección 3509 anulan ese alivio (26 U.S.C. 3509(d)(1)(C)) y pueden o no aplicar al pago a familiares; vea contratistas que podrían ser empleados.

El tiempo no corre para una declaración que nunca se presentó: cuando no se presentó ninguna declaración, el IRS puede determinar el impuesto en cualquier momento (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Cuando sí se presentó una declaración del período, el límite habitual es de tres años desde el 15 de abril del año siguiente, y el fraude no tiene límite (26 U.S.C. 6501(a), (b)(2), (c)(1)). Las declaraciones y los pagos tardíos llevan multas e intereses (IRS: Publication 15; IRS: instrucciones del Form 941), y una persona responsable que deliberadamente no retiene o no entrega los impuestos de los empleados puede ser responsable personalmente por la multa de recuperación de impuestos en fideicomiso (26 U.S.C. 6672); vea atrasos en impuestos de nómina y multa de recuperación de impuestos en fideicomiso.

Conviene una revisión profesional cuando los pagos abarcan más de un año fiscal, las cuentas de nómina están en más de un estado, la contabilidad llama a los pagos distribuciones, préstamos u otros gastos, o llegó una carta del IRS. Vea ayuda con impuestos corporativos y ayuda con contabilidad.

¿Podemos llamar a esos pagos regalos o distribuciones?

No. Una etiqueta no cambia lo que es un pago. El dinero pagado por un trabajo es salario sin importar cómo se llame (26 CFR 31.3121(a)-1). Si no se hizo ningún trabajo, el pago no es remuneración por servicios y no es deducible como tal (26 CFR 1.162-7), pero eso no lo convierte por defecto en un regalo ni en una distribución.

Una distribución es un pago sobre acciones. Una corporación S solo puede tener una clase de acciones (IRS: corporaciones S), requisito que el reglamento considera cumplido cuando todas las acciones confieren derechos idénticos a las distribuciones y al producto de la liquidación (26 CFR 1.1361-1(l)). Un hijo que no tiene acciones no tiene derecho a una distribución, así que el pago no es una distribución al hijo. Si en cambio se trata como una distribución a un accionista que pasó el dinero al hijo depende de los hechos y necesita revisión; el reglamento dice que un supuesto sueldo pagado por una corporación puede ser una distribución sobre sus acciones (26 CFR 1.162-7(b)(1)).

Si el hijo sí tiene acciones, un pago proporcional al trabajo del hijo es remuneración, no una distribución. Si otros pagos a un hijo accionista afectan la regla de una sola clase de acciones es el tema de distribuciones desiguales en una corporación S.

¿Qué debo configurar y presentar para un hijo empleado?

Un hijo empleado necesita la misma configuración que cualquier empleado: un número de Seguro Social, un Form W-4 y las cuentas y declaraciones de nómina de la corporación. Para la configuración completa del primer empleado, vea cómo configurar la nómina.

Antes de la primera fecha de pago:

1. Obtenga el nombre y el número de Seguro Social del hijo (IRS: Publication 15).
2. Obtenga un Form W-4 firmado, vigente desde el primer pago de salario, y complete el Form I-9 de cada persona contratada (IRS: contratación de empleados).
3. Informe la nueva contratación al registro estatal y regístrese para las cuentas estatales de retención y desempleo que correspondan; cada estado fija sus propias reglas (IRS: Publication 15; IRS: sitios web de los gobiernos estatales).

Una fecha de vencimiento que cae en sábado, domingo o día feriado legal pasa al siguiente día hábil, y cualquiera de las dos declaraciones puede presentarse diez días después cuando todo su impuesto se depositó a tiempo (IRS: instrucciones del Form 941; IRS: instrucciones del Form 940).

¿Conviene pagarle a mi hijo por medio de la corporación S?

Puede convenir, con un margen menor que en el negocio propio de un padre, donde un hijo menor de 18 años no debe Seguro Social, Medicare ni FUTA. La deducción de la corporación le ahorra impuesto al propietario, a la tasa del propietario, sobre los salarios más los impuestos del empleador. El costo son las dos partes del Seguro Social y de Medicare, FUTA, cualquier impuesto estatal por desempleo y el trabajo de la nómina.

Que convenga depende de:

• La tasa de impuesto del propietario. La deducción vale menos con una tasa más baja, y los impuestos de nómina cuestan lo mismo con cualquier tasa. Otros efectos, como la deducción por ingreso empresarial calificado, también cambian el resultado.
• El monto. Los costos fijos, como un servicio de nómina y el impuesto estatal por desempleo, pesan más en pagos pequeños.
• El trabajo. Un pago que no se puede vincular a un trabajo real no es seguro de deducir.
• El impuesto propio del hijo. Un pago dentro de la deducción estándar del hijo, que se explica a continuación, generalmente no agrega impuesto federal sobre la renta para el hijo.

El ejemplo siguiente calcula las cifras de un caso. Haga las suyas con su tasa real.

¿Cómo funciona la declaración de impuestos del propio hijo?

Los salarios son ingreso del hijo, aunque un padre reciba el dinero (IRS: Publication 501). Un hijo que puede ser reclamado como dependiente tiene una deducción estándar limitada: la cifra mayor entre $1,350 y el ingreso del trabajo más $450, pero nunca más que el monto para solteros, $16,100 (IRS: Rev. Proc. 2025-32; IRS: Topic 551). Por eso, un hijo dependiente que solo tiene salarios generalmente no debe impuesto federal sobre la renta por los salarios hasta esa deducción.

Un hijo al que se le retuvo impuesto sobre la renta puede presentar una declaración para recuperarlo (IRS: Publication 501). Si un hijo cuenta como dependiente, si debe presentar declaración, el kiddie tax y los aportes a una Roth IRA se explican en cómo contratar a sus hijos.

Ejemplo

Todos los montos están en dólares estadounidenses y son ilustrativos. Las tasas son las tasas federales anteriores, con el crédito estatal completo por desempleo; no incluyen impuestos estatales, tarifas de servicios de nómina ni la deducción por ingreso empresarial calificado.

Un adolescente con un trabajo de verano

Una corporación S de Texas, cuyo único propietario es uno de los padres, le paga al hijo del propietario, de 16 años, US$6,000 durante el verano por trabajo de archivo y redes sociales. La corporación necesita una cuenta de nómina y presenta un W-2.

• Seguro Social y Medicare retenidos al hijo: US$459. La corporación suma US$459, más FUTA de US$36.
• El hijo recibe US$5,541 antes de cualquier retención del impuesto sobre la renta. Sin otros ingresos, la deducción estándar del hijo es de US$6,450, así que no se debe impuesto federal sobre la renta.
• En la empresa individual de un padre, el mismo trabajo no debe nada de los US$954 del total de impuestos de nómina.

La corporación deduce US$6,495 (los salarios más sus US$495 de impuestos de nómina). Con una tasa federal del propietario de 24%, la deducción ahorra unos US$1,560 de impuesto sobre la renta frente a US$954 de impuestos de nómina, así que la familia queda unos US$605 por delante en impuestos. Con 12%, la deducción ahorra unos US$780 y la familia termina unos US$175 por detrás. Estas cifras cambian con la tasa real del propietario, los impuestos estatales y la deducción por ingreso empresarial calificado; son una ilustración, no un pronóstico.

Dos propietarios envían transferencias a sus hijos sin nómina

Dos propietarios, cónyuges con 50/50 de las acciones, envían a sus hijos US$4,000 a cada uno por transferencia. No hay nómina ni registro del trabajo.

Los hijos no tienen acciones, así que los pagos no son distribuciones a los hijos. Cómo se tratan para los propietarios depende de los hechos.

• Si los hijos hicieron un trabajo real y se puede demostrar, y cada pago de US$4,000 fue un pago bruto: los US$8,000 son salarios. La corporación debe declaraciones de nómina de los trimestres pagados, W-2, Seguro Social y Medicare del empleador por US$612, FUTA por US$48 (más si no se pagó el impuesto estatal por desempleo), la parte del empleado de US$612 que no retuvo (si la corporación paga esa parte y no la recupera, es salario adicional, gravado otra vez) y cualquier multa e interés.
• Si no se hizo ningún trabajo: los pagos generalmente no son salarios, y cómo se tratan en cambio requiere la revisión de un CPA. Los pagos sin trabajo que los respalde pueden tratarse como distribuciones a los propietarios, y eso se revisa frente a sus acciones iguales de 50/50.

La falta de un registro del trabajo debilita la deducción.

Un cónyuge que trabaja medio tiempo

El cónyuge de un propietario trabaja medio tiempo para la corporación S y recibe US$20,000. La corporación, no el propietario, es la empleadora, así que las excepciones familiares no aplican. El pago pasa por la nómina como el de cualquier empleado: se le retienen al cónyuge US$1,530 de Seguro Social y Medicare, y la corporación paga US$1,530 equivalentes más FUTA de US$42. En la empresa individual del propietario, ese mismo cónyuge no debería FUTA.

¿Su caso es distinto?

• Se pagó a familiares fuera de la nómina durante parte de un año o varios años, o su contabilidad llama a los pagos distribuciones, préstamos u otros gastos: un profesional determina qué años requieren presentaciones o correcciones de nómina, si los pagos ahora cuentan como salarios, cómo los reflejan la contabilidad, el Form 1120-S y los registros de accionistas, y si conviene mantener el arreglo. Vea ayuda con impuestos corporativos, ayuda con contabilidad y contabilidad atrasada de una corporación S.
• Llegó una carta sobre la nómina, faltan W-2 o la nómina se procesó mal: vea atrasos en impuestos de nómina, formularios tardíos para contratistas y empleados y cómo corregir un error de nómina.
• Un familiar al que se le paga vive o trabaja fuera de EE. UU., o no tiene número de Seguro Social ni autorización de trabajo: la respuesta depende de dónde se hace el trabajo y de la situación de la persona; vea ayuda con impuestos transfronterizos.
• Es el primer empleado de la corporación: vea cómo configurar la nómina.
• Su propio sueldo tampoco está en la nómina: vea sueldo del propietario de una corporación S y corporación S que nunca procesó la nómina.
• El negocio es una empresa individual o una sociedad de personas formada solo por los padres, o necesita las reglas de trabajo infantil, kiddie tax o Roth IRA: vea cómo contratar a sus hijos.
• Un hijo tiene acciones, o las distribuciones son desiguales: vea distribuciones desiguales en una corporación S.