IRS کے لیے اسکین شدہ رسیدیں: کیا کاغذی رسیدیں تلف کر سکتے ہیں؟

کیا میں رسیدوں کی ڈیجیٹل کاپیاں رکھ کر کاغذ تلف کر سکتا ہوں؟

اسکین یا تصویر کاغذی رسید کی جگہ لے سکتی ہے، لیکن صرف اس صورت میں جب پہلے تین باتیں پوری ہوں: آپ کا نظام ہر رسید کو تلاش کر کے صاف پڑھنے کے قابل شکل میں دکھا اور پرنٹ کر سکے (IRS اسے برقی ذخیرہ نظام کہتا ہے)؛ آپ نے اس کی جانچ کی ہو؛ اور آپ کے پاس ایسے طریقہ کار ہوں جو اسے چلتا رکھیں۔ اگر ان میں سے کوئی ایک بھی نہ ہو تو کاغذ رکھیں۔ معیار Publication 583 میں ہے اور تفصیل سے Revenue Procedure 97-22 میں، جس کی طرف Publication 583 اور IRS کا خودکار ریکارڈ کا صفحہ اب بھی اشارہ کرتے ہیں۔

یہ قاعدہ 1997 کا ہے اور "برقی ذخیرہ نظام" کی بات کرتا ہے، فونز یا ایپس کی نہیں۔ اس صفحے پر دیا گیا IRS کا کوئی حوالہ فون کی تصویروں یا رسید کی ایپس کا نام لے کر ذکر نہیں کرتا۔ کوئی خاص ایپ اہل ہے یا نہیں، یہ اس کی حقیقت پر منحصر ہے: وہ انڈیکس کیسے کرتی ہے، کیا ہر تصویر نکالی اور پرنٹ کی جا سکتی ہے، رسائی کون کنٹرول کرتا ہے، اور وہ فائلیں کتنی مدت رکھتی ہے۔

اگر کاغذ ختم ہو چکا ہو اور نظام کمزور ہو تو IRS Notice of Inadequate Records (ناکافی ریکارڈ کا نوٹس) جاری کر سکتا ہے اور لاگو جرمانے لگا سکتا ہے، جن میں درستگی سے متعلق جرمانہ شامل ہے۔ اگر اصل ریکارڈ رکھا گیا ہو تو جرمانے لاگو نہیں ہو سکتے (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 6.02 اور 9)۔

معاملہ سادہ نہیں ہوتا جب برسوں کا کاغذ جانے والا ہو یا جا چکا ہو، جب تصویریں صرف ایسی ایپ میں ہوں جس کی سبسکرپشن ختم ہو سکتی ہے، یا جب IRS پہلے ہی ریکارڈ مانگ چکا ہو۔

پہلے یہ جمع کریں: چند نمونے کے اسکین (ایک دھندلا بھی شامل کریں)، ایپ کی شرائط، ریکارڈ رکھنے کا شیڈول، آپ کے بیک اپ کہاں ہیں، سال کے لحاظ سے اب تک تلف شدہ چیزوں کی فہرست، اور ایپ کا لاگ ان کس کے پاس ہے۔

کاغذ تلف کرنے سے پہلے میرے اسکین کرنے کے نظام کو کیا کرنا ہوگا؟

Revenue Procedure 97-22، سیکشن 4 کے مطابق نظام کو ہر رسید مکمل اور درست طور پر نقل کرنی ہوگی، پھر اسے انڈیکس کرنا، محفوظ کرنا، برقرار رکھنا، نکالنا اور صاف پڑھنے کے قابل شکل میں دوبارہ بنانا ہوگا۔

کنٹرولز معقول ہونے چاہئیں، اور انڈیکس کو تقریباً اتنا ہی اچھا کام کرنا چاہیے جتنا کاغذی فائلنگ کا معقول نظام (سیکشن 4.01 اور 4.02)۔ سروس فراہم کرنے والے کو استعمال کرنے سے ذمہ داری منتقل نہیں ہوتی: ٹیکس دہندہ نظام کے لیے جوابدہ رہتا ہے (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 3.03)۔

کاغذ پھینکنے سے پہلے مجھے کیا جانچنا اور لکھنا ہوگا؟

دو کام، دونوں تلف کرنے سے پہلے: اپنی جانچ مکمل کریں، جو دکھائے کہ نظام کاغذ کو ہر شرط کے مطابق دوبارہ بناتا ہے، اور ایسے طریقہ کار بنائیں جو اسے شرائط کے مطابق رکھیں (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 7)۔ Revenue Procedure جانچ کی کوئی شکل یا نمونے کا سائز مقرر نہیں کرتا۔ جو آپ نے کیا اسے لکھ لینا وہ طریقہ ہے جس سے آپ بعد میں دکھا سکتے ہیں؛ یہ عمل کی بات ہے، IRS کا قاعدہ نہیں۔

پہلے اچھی طرح محفوظ کریں (عمل کی بات، IRS کا قاعدہ نہیں): پوری رسید کی تصویر سیدھی اور یکساں روشنی میں لیں، اگر پشت پر چھپائی ہو تو دونوں طرف کی، اور حرارتی (thermal) رسیدیں دھندلی ہونے سے پہلے دنوں کے اندر اسکین کر لیں۔ آگے بڑھنے سے پہلے ہر تصویر اسکرین پر دیکھ لیں۔

1. نظام کی وضاحت لکھیں۔ لکھیں کہ ہر رسید کیسے محفوظ، نام زد، فائل اور حساب کتاب سے منسلک ہوتی ہے، اور کہاں رکھی جاتی ہے۔ IRS یہ وضاحت مانگ سکتا ہے۔
2. نمونہ چنیں۔ مختلف فروخت کنندگان، مہینے اور کاغذ کی قسمیں شامل کریں، بشمول اپنی سب سے پتلی یا سب سے پرانی رسیدیں۔
3. جانچ چلائیں۔ ہر چیز کے لیے صرف انڈیکس سے اسے تلاش کریں، دکھائیں، پرنٹ کریں اور کاغذ سے ملائیں۔ ہر عدد پڑھا جانا چاہیے۔
4. نتیجہ درج کریں۔ تاریخ، جانچ کس نے کی، کیا نمونہ لیا گیا، کیا پاس ہوا، اور آپ نے کیا درست کیا، لکھیں۔
5. معمول مقرر کریں۔ مقررہ تاریخ تک اسکین کریں، شیڈول کے مطابق نمونے جانچیں، اور بیک اپ رکھیں۔
6. صرف وہی تلف کریں جو جانچ میں شامل تھا۔

اگر کوئی چیز ناکام ہو تو کاغذ رکھیں: اوپر کے جرمانے لاگو نہیں ہو سکتے اگر اصل ریکارڈ رکھے گئے ہوں (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 6.02; Publication 583)۔

اگر آپ کاغذ پہلے ہی تلف کر چکے ہیں تو اب اپنی موجود تصویروں پر مراحل 2 سے 4 چلائیں اور تاریخ اور نتیجہ لکھ لیں۔ Revenue Procedure جانچ اور طریقہ کار بنانے کے بعد اصل تلف کرنے کی اجازت دیتا ہے، اس لیے پہلے تلف کرنا اس کے بیان سے باہر ہے، اور یہاں دیے گئے IRS کے صفحات نہیں بتاتے کہ جانچ کرنے والا اسے کیسے دیکھتا ہے۔ جہاں کوئی تصویر جانچ میں ناکام ہو، اس رسید کو گم شدہ سمجھیں: کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔

اسکین کے بعد بھی مجھے کون سا کاغذ رکھنا چاہیے؟

ہر وہ رسید رکھیں جسے تصویر صاف اور مکمل نہ دکھا سکے۔ Revenue Procedure اس کاغذ کو رکھنا سفارش کردہ عمل کے طور پر درج کرتا ہے جو پڑھا نہ جائے، یا جسے درست یا مکمل طور پر منتقل نہ کیا جا سکے (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 4.03)۔

جو رسید ای میل سے یا فروخت کنندہ کی سائٹ سے آئی، وہ کبھی کاغذ نہیں تھی۔ اس فائل کو اسی انڈیکس والی جگہ پر رکھیں، پڑھنے اور نکالنے کے قابل، اتنی ہی مدت تک جتنی کاغذی رسید۔ یہاں دیا گیا IRS کا کوئی حوالہ اسے پرنٹ کرنے کا نہیں کہتا۔

کیا رسید کے بغیر بینک یا کارڈ اسٹیٹمنٹ، یا میری ایپ کی بینک فیڈ کافی ہے؟

اکیلی نہیں۔ اسٹیٹمنٹ ادائیگی کا ثبوت ہے: یہ دکھاتی ہے کہ کس کو، کب اور کتنی رقم دی گئی، یہ نہیں کہ کیا خریدا گیا یا کیوں۔ Publication 583 اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس کو اخراجات کی دستاویزات میں شمار کرتا ہے، لیکن کہتا ہے کہ صرف ادائیگی کا ثبوت کٹوتی ثابت نہیں کرتا، اور کریڈٹ کارڈ کی فروخت کی سلپس اور انوائسز جیسی دستاویزات رکھنے کو کہتا ہے تاکہ دکھایا جا سکے کہ لاگت بھی آپ پر آئی (Publication 583)۔ اکیلا منسوخ شدہ چیک بھی کاروباری مقصد ثابت نہیں کرتا (Publication 463)۔

جہاں خرچ کو ادائیگی کے ثبوت سے زیادہ چاہیے وہاں رسید اسٹیٹمنٹ کے ساتھ رکھیں۔ اسٹیٹمنٹ پر کیا ہونا چاہیے، اور Publication 463 میں چھوٹے اخراجات کے قواعد، IRS کی رسید کی شرائط میں ہیں۔

یہاں دیے گئے IRS کے صفحات نہیں کہتے کہ بینک فیڈ اسٹیٹمنٹ شمار ہوتی ہے۔ ایسی فیڈ کے لیے جو حسابات کا ملاپ نہیں ہے، بینک فیڈ حسابات کا ملاپ نہیں ہیں دیکھیں۔ اگر رسید پہلے ہی گم ہو چکی ہو تو کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔

محفوظ تصویر پر کیا ہونا چاہیے تاکہ خرچ قائم رہے؟

تصویر کو وہی دکھانا چاہیے جو کاغذ دکھاتا تھا، اتنا کہ ادا کی گئی رقم اور یہ کہ وہ کاروباری خرچ تھا ثابت ہو (Publication 583)۔ سفر، تحفے اور گاڑی کے اخراجات کے لیے Publication 463 عموماً دستاویزی ثبوت کو کافی مانتا ہے جب وہ رقم، تاریخ، جگہ اور خرچ کی بنیادی نوعیت دکھائے، ساتھ کاروباری مقصد کا تحریری بیان، سوائے اس کے کہ حالات سے واضح ہو، اور وہ اسی وقت یا اس کے قریب درج ہو۔

مقصد عموماً آپ کا نوٹ ہوتا ہے، رسید نہیں۔ اسے حساب کتاب میں تصویر کے ساتھ لکھیں، تاکہ ہر خرچ اپنے ثبوت سے جڑا ہو۔ ہر خرچ پر ایک ہی معیار نہیں لگتا، اور کچھ چھوٹے اخراجات کا ہلکا قاعدہ ہے؛ ہر قسم کو کیا چاہیے یہ IRS کی رسید کی شرائط میں ہے۔

میں تصویریں کتنی مدت رکھوں، اور اگر ایپ بدلوں یا بند کروں تو کیا ہوگا؟

تصویریں اتنی ہی مدت رکھیں جتنی آپ کاغذ رکھتے۔ برقی ذخیرہ نظاموں پر وہی ریکارڈ رکھنے کے قواعد لاگو ہوتے ہیں جو اصل کاغذ پر (Publication 583)، اور ریکارڈ اتنی دیر رکھنے ہوتے ہیں جتنی دیر ان کا مواد کسی بھی internal revenue قانون کے لیے اہم ہو سکتا ہے (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩)۔ انکم ٹیکس کے زیادہ تر ریکارڈ کے لیے یہ اس وقت تک ہے جب تک گوشوارے میں ترمیم کی یا IRS کے مزید ٹیکس لگانے کی مدت ختم نہ ہو: عموماً جمع کرانے کے 3 سال بعد (جلدی جمع کرایا گیا گوشوارہ آخری تاریخ پر جمع شدہ شمار ہوتا ہے)، اور درج شدہ صورتوں میں اس سے زیادہ (IRS: مجھے ریکارڈ کتنی مدت رکھنا چاہیے؟)۔ شراکت داری یا S کارپوریشن کے لیے مدت اس تاریخ سے بھی گنی جاتی ہے جب ہر شریک یا حصص دار کا گوشوارہ واجب ہو یا جمع ہو، جو بھی بعد کی ہو (Form 1065 کی ہدایات; Form 1120-S کی ہدایات)۔ تمام مدتیں کاروباری ریکارڈ کتنی مدت رکھیں میں ہیں۔

جائیداد کے ریکارڈ بھی شرائط پر پورا اترنے والی تصویروں کے طور پر رکھے جا سکتے ہیں، لیکن زیادہ مدت کے لیے: اس سال کی مدت بند ہونے تک جس میں قابل ٹیکس فروخت ہوئی۔ غیر قابل ٹیکس تبادلے کے بعد پرانی اور بدلے میں آنے والی جائیداد کے ریکارڈ اس وقت تک رکھیں جب تک اس سال کی مدت بند نہ ہو جس میں آپ بدلے میں آنے والی جائیداد فروخت کریں (Publication 583)۔ تصویر تبھی کام کی ہے جب وہ اس وقت بھی نکالی جا سکے۔

ایپ منسوخ کرنے سے ریکارڈ تلف شدہ شمار ہو سکتے ہیں۔ اگر آپ شرائط پوری کرنے کے لیے ضروری ہارڈ ویئر اور سافٹ ویئر برقرار رکھنا بند کر دیں تو محفوظ ریکارڈ تلف شدہ شمار ہوتے ہیں، سوائے اس کے کہ وہ IRS کے لیے دستیاب رہیں جیسا Revenue Procedure مانگتا ہے (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 4.01)۔ جو ایپ سبسکرپشن ختم ہونے پر تصویریں مٹا دے، وہ آپ کو نہ کاغذ اور نہ تصویریں چھوڑ سکتی ہے۔

منسوخ کرنے یا بدلنے سے پہلے:

1. شرائط پڑھیں۔ دیکھیں کہ منسوخی پر آپ کی فائلوں کا کیا ہوتا ہے، کون سے ایکسپورٹ فارمیٹ ہیں اور کیا کوئی شرط ان تک رسائی محدود کرتی ہے۔
2. سب کچھ ایکسپورٹ کریں۔ ہر تصویر، انڈیکس (یا وہ فائل نام جو اسے لے کر چلتے ہیں) اور ہر اندراج سے اس کی تصویر کا ربط لیں۔
3. ایکسپورٹ کی جانچ کریں۔ ایپ کے بغیر فائلوں کا ایک نمونہ کھولیں۔
4. اسے اپنے بیک اپ کے ساتھ رکھیں ریکارڈ رکھنے کی پوری مدت تک۔
5. پھر منسوخ کریں۔

حساب کتاب کے لیے سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا اور اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر منسوخ کرتے وقت رکھنے والے ریکارڈ دیکھیں۔

اسکین شدہ ریکارڈ کو کیسے ترتیب دوں اور بیک اپ کروں تاکہ IRS یا میرا ٹیکس تیار کرنے والا انہیں حاصل کر سکے؟

ہر فائل کو ایسا نام دیں کہ کھولے بغیر مل جائے، اسے اس کے اندراج سے جوڑیں، اور ایپ کے باہر دوسری کاپی رکھیں۔

• فائل کے نام۔ جو ایپ تصویر کو لین دین سے جوڑتی ہے وہ یہ خود کرتی ہے۔ ایپ کے بغیر ایک مقررہ نمونہ استعمال کریں، جیسے تاریخ، فروخت کنندہ اور رقم۔
• فولڈرز۔ Publication 583 معاون دستاویزات کو سال اور آمدنی یا خرچ کی قسم کے لحاظ سے ترتیب دینے کا مشورہ دیتا ہے۔
• بیک اپ۔ Revenue Procedure لیبل لگانا، محفوظ ذخیرہ، بیک اپ کاپیاں، دوسری جگہ کا مقام اور وقفے وقفے سے جانچ کو سفارش کردہ عمل کے طور پر بتاتا ہے، اور انہیں ٹیکس دہندہ پر چھوڑتا ہے (Revenue Procedure 97-22، سیکشن 4.03)۔ کاغذ ختم ہونے پر کھوئی ہوئی تصویر بدلی نہیں جا سکتی، اس لیے بیک اپ کو ضروری سمجھیں۔
• ٹیکس تیار کرنے والے کی رسائی۔ اپنے بک کیپر یا ٹیکس تیار کرنے والے کو تصویریں اور لیجر کھولنے کا ایسا طریقہ دیں جو آپ کے لاگ ان پر منحصر نہ ہو۔

اگر میری جانچ ہو اور میں حساب کتاب سافٹ ویئر میں رکھتا ہوں تو IRS کیا مانگے گا؟

عموماً سافٹ ویئر کی بیک اپ فائل، جانچ کے شروع میں، اور ساتھ ایڈمنسٹریٹر کا یوزر نیم اور پاس ورڈ۔ IRS یہ Form 4564 پر Information Document Request (اپنی مطلوبہ چیزوں کی تحریری فہرست) میں مانگتا ہے، اور کہتا ہے کہ جہاں حساب کتاب سافٹ ویئر میں رکھا جائے وہاں زیادہ تر معاملات میں جانچ کرنے والے بیک اپ فائل مانگتے ہیں (IRS: برقی اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے ریکارڈ)۔ محدود آڈٹ، جیسے ایک خرچ کی مد، اس کی ضرورت نہیں رکھ سکتا۔ وہ صفحہ Small Business/Self-Employed کی جانچوں کی بات کرتا ہے۔

سافٹ ویئر کا ڈیٹا بھی ریکارڈ ہے، صرف تصویریں نہیں۔ Publication 583 کہتا ہے کہ مشین سے پڑھے جانے والے ریکارڈ (سافٹ ویئر کی اپنی ڈیٹا فائل) اور اپنے نظام کے کمپیوٹر والے حصے کی مکمل وضاحت رکھیں، اور تفصیل Revenue Procedure 98-25 طے کرتا ہے (Publication 583)۔ چھوٹے کاروبار کے لیے یہ طریقہ تب لاگو ہوتا ہے جب قانون کی مطلوبہ کچھ معلومات صرف سافٹ ویئر میں موجود ہوں (سیکشن 4.02)۔ جہاں یہ لاگو نہ ہو، IRS کہتا ہے کہ یہ موجود برقی حساب کتاب پیش کرنے سے چھوٹ نہیں ہے (IRS سافٹ ویئر ریکارڈ FAQ، ⁦Q7⁩)۔

Revenue Procedure میں زیر جانچ سالوں کے لیے کوئی استثنا نہیں، لیکن جانچ کھلی ہونے تک ریکارڈ اہم رہتے ہیں (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩)۔ بہت سے مالکان کھلے یا نوٹس والے سال کا کاغذ رکھتے ہیں؛ یہ احتیاط ہے، IRS کا قاعدہ نہیں۔ جانچ کیسے چلتی ہے، اور ریکارڈ نہ ہونے پر کیا ہوتا ہے، یہ چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ اور کاروباری ریکارڈ نہ رکھنے پر جرمانے میں ہے۔

کیا دوسرے ادارے، قرض دینے والے یا بیمہ کمپنیاں کاغذ رکھنے کے اپنے قواعد رکھتے ہیں؟

جی ہاں، رکھ سکتے ہیں۔ IRS کہتا ہے کہ ریکارڈ اس وقت تک نہ پھینکیں جب تک یہ نہ دیکھ لیں کہ دوسرے مقاصد کے لیے انہیں زیادہ دیر رکھنا ضروری تو نہیں، اور نوٹ کرتا ہے کہ بیمہ کمپنیاں اور قرض خواہ IRS سے زیادہ مدت مانگ سکتے ہیں (IRS: مجھے ریکارڈ کتنی مدت رکھنا چاہیے؟)۔ یہ صفحہ امریکہ کے وفاقی انکم ٹیکس کے معیار کا احاطہ کرتا ہے۔ ریاستی ٹیکس محکمے، پے رول کے قواعد، قرض دینے والے اور بیمہ کمپنیاں ہر ایک اپنا معیار مقرر کرتے ہیں۔

کیلیفورنیا کا سیلز اور استعمال ٹیکس کا ضابطہ ایک مثال ہے۔ یہ اس قانون کے تحت آنے والے ٹیکس دہندہ کو لازمی ریکارڈ صرف ذخیرے کے لیے تصویروں میں، بشمول PDF فائلوں کے، تبدیل کرنے اور شرائط پوری ہونے پر کاغذ تلف کرنے دیتا ہے، اور کم از کم 4 سال مقرر کرتا ہے، سوائے اس کے کہ ریاست تحریری طور پر کم کی اجازت دے (CDTFA Regulation 1698)۔ دوسری ریاستیں مختلف ہیں، اس لیے ہر اس ریاست کو دیکھیں جہاں آپ کا کوئی گوشوارہ جمع ہوتا ہے۔ پے رول کی اپنی گھڑیاں ہیں: پے رول ریکارڈ رکھنے کی مدت دیکھیں۔

مثال

تمام رقمیں امریکی ڈالر میں ہیں اور وضاحت کے لیے ہیں۔

ایک ٹھیکیدار جانچتی ہے، لکھتی ہے اور تلف کرتی ہے

ایک ٹھیکیدار ہر رسید ایسی ایپ میں فوٹو کرتی ہے جو تصویر کو تاریخ اور فروخت کنندہ کے ساتھ محفوظ کرتی ہے اور حساب کتاب کے اندراج سے جوڑتی ہے۔ ایک جمعے کو وہ مختلف مہینوں اور فروخت کنندگان کی 20 رسیدیں چنتی ہے، ہر ایک کو صرف ایپ کی تلاش سے ڈھونڈتی ہے، پرنٹ کرتی ہے اور کاغذ سے ملاتی ہے۔ ہر ایک پر فروخت کنندہ، تاریخ اور کل رقم صاف دکھائی دیتی ہے، مثلاً سپلائی اسٹور پر ⁦US$86.40⁩۔ وہ تاریخ، نمونے اور نتیجے کے ساتھ ایک صفحہ لکھتی ہے، اس پر ایک نوٹ جوڑتی ہے کہ وہ فائلیں کیسے اسکین، نام زد اور بیک اپ کرتی ہے، اور ماہانہ نمونے کی جانچ مقرر کرتی ہے۔ پھر وہ جانچ میں شامل کاغذ تلف کر دیتی ہے۔ یہ مراحل دکھاتا ہے، یہ نہیں کہ اس کا نظام ہر شرط پوری کرتا ہے۔ وہ ایپ کے کنٹرولز، اس کے انڈیکس، اور اس پر بھی منحصر ہے کہ کیا اس کی شرائط IRS کی نظام تک رسائی محدود کرتی ہیں۔

ایک کیٹرر دھندلا کاغذ رکھتی ہے

ایک کیٹرر کی ایندھن کی رسیدیں حرارتی (thermal) کاغذ پر چھپتی ہیں۔ پرانی رسیدوں کی تصویریں دھندلی آئیں: ⁦US$62⁩ کی کل رقم مشکل سے پڑھی جاتی ہے اور تاریخ غائب ہے۔ وہ ان رسیدوں کا کاغذ رکھتی ہے، کیونکہ تصویر پڑھی نہیں جا سکتی۔ اسی بیچ کی صاف رسیدیں اس کی جانچ پاس کرتی ہیں اور تلف کر دی جاتی ہیں۔

ایک LLC کا مالک رسید کی ایپ منسوخ کرتا ہے

ایک LLC کا مالک رسید کی ایپ کے لیے ماہانہ ⁦US$30⁩ دیتا ہے اور اسے بند کرنے کا ارادہ رکھتا ہے۔ ایپ سبسکرپشن ختم ہونے پر تصویریں مٹا دیتی ہے۔ کاغذ پہلے ہی تلف ہو چکا ہو تو اس کے پاس کوئی رسید نہ ہوگی، اور تصویریں تلف شدہ شمار ہو سکتی ہیں۔ منسوخ کرنے سے پہلے وہ ہر تصویر انڈیکس اور لیجر کے روابط کے ساتھ ایکسپورٹ کرتا ہے، ایپ کے بغیر فائلوں کا نمونہ کھول کر دیکھتا ہے اور کاپیاں اپنے دوسرے بیک اپ کے ساتھ رکھتا ہے۔ پھر منسوخ کرتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ رسیدوں کی دراز یا ڈبے تلف کرنے والے ہیں، یا کر چکے ہیں اور نہیں جانتے کہ ایپ کی تصویریں کافی ہوں گی یا نہیں: IRS نظام کی وضاحت، انڈیکس، تصویروں کے صاف پڑھے جانے اور ہر خرچ سے اس کی تصویر کے ربط کو دیکھتا ہے۔ یہ چیزیں، چند نمونے کے اسکین (ایک دھندلا بھی شامل کریں) اور ایپ کی شرائط حساب کتاب میں مدد کے پاس لائیں، ممکن ہو تو کاغذ جانے سے پہلے۔
• کاغذ ختم ہو چکا اور تصویریں کمزور یا غائب ہیں: کاروباری اخراجات کی گم شدہ رسیدیں دیکھیں۔ اپنی اسٹیٹمنٹس، فروخت کنندگان کی کاپیاں اور ایپ کا ڈیٹا حساب کتاب میں مدد کے پاس لائیں تاکہ دیکھا جا سکے کہ کیا ثابت کیا جا سکتا ہے۔
• حساب کتاب پیچھے ہے یا ایک سال یا زیادہ کی رسیدیں ترتیب میں نہیں: پرانے حسابات مکمل کرنا دیکھیں اور حساب کتاب میں مدد لیں۔
• کوئی بک کیپر، شریک یا عملے کا رکن کاروبار کے لیے اسکین کرتا ہے، یا ایپ کا اکاؤنٹ کسی اور کے نام ہے: حساب کتاب میں مدد لیں تاکہ ایک نظام، ایک جانچ کا ریکارڈ اور ایک بیک اپ ایسا بنے جس کا مالک کاروبار ہو۔
• IRS نے خط بھیجا یا جانچ شروع کی: آپ کے کاروبار کو IRS کا نوٹس اور چھوٹے کاروبار کا IRS آڈٹ دیکھیں۔
• آپ کاروبار بند کر رہے ہیں یا سافٹ ویئر بدل رہے ہیں: اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر منسوخ کرتے وقت رکھنے والے ریکارڈ دیکھیں۔
• آپ کا کینیڈا میں بھی کاروبار ہے، یا رسیدیں دوسری کرنسی میں ہیں: غیر ملکی کرنسی میں ادا کیے گئے اخراجات اور CRA کے لیے اسکین شدہ رسیدیں دیکھیں۔
• آپ سال بھر کا سادہ معمول چاہتے ہیں، یا ایپ چن رہے ہیں: خود روزگار افراد کے لیے ریکارڈ رکھنا اور Schedule C کے لیے حساب کتاب کی ایپ دیکھیں۔