یہ کس کے لیے ہے
- نئی قائم شدہ کینیڈین کارپوریشن کے مالکان اور ڈائریکٹرز
- وہ کارپوریشنیں جو پہلا ڈیویڈنڈ ادا کر رہی ہیں یا پہلا T2 جمع کرا رہی ہیں
- وہ کارپوریشنیں جن کی منٹ بک کبھی بنی ہی نہیں یا پیچھے رہ گئی ہے
یہاں شامل نہیں
- ڈیویڈنڈ، حصص کے سرمائے اور حصص دار کے قرضوں کے حسابی اندراجات
- کارپوریٹ رجسٹری کو سالانہ گوشوارہ جمع کرانا
- حصص کی اقسام چننا یا قیام کی دستاویزات اور ضمنی قواعد تیار کرنا
- ماضی کے کارپوریٹ اقدامات کی درستی کے لیے قانونی مشورہ
منٹ بک کیا ہے، اور کیا کارپوریشن کو ایک چاہیے؟
منٹ بک وہ بائنڈر یا ڈیجیٹل فائل ہے جس میں کارپوریشن کا قانونی ریکارڈ رہتا ہے، اور یہ ریکارڈ رکھنا لازم ہے۔ وفاقی کارپوریشن کو اپنی قیام کی دستاویزات اور ضمنی قواعد، حصص داروں کی کارروائی اور قراردادیں، Corporations Canada کے پاس جمع کرائے گئے ڈائریکٹرز کے نوٹس کی نقول، اور سیکیورٹیز رجسٹر رکھنا ہوتا ہے، ساتھ ڈائریکٹرز کی کارروائی اور قراردادیں اور مناسب حسابی ریکارڈ (Canada Business Corporations Act، سیکشن 20)۔ ایکٹ "منٹ بک" کے الفاظ استعمال نہیں کرتا؛ Corporations Canada کہتا ہے کہ کارپوریشنیں اکثر یہ ریکارڈ اسی نام کی ایک کتاب میں رکھتی ہیں (Corporations Canada)۔ صوبائی کارپوریشنوں کی اپنے ایکٹ کے تحت ملتی جلتی ذمہ داریاں ہیں۔
منٹ بک کاغذی ہو سکتی ہے، کھلے صفحوں کا بائنڈر ہو سکتی ہے یا الیکٹرانک نظام، بشرطیکہ وہ مناسب وقت میں ریکارڈ کو پڑھنے کے قابل تحریری شکل میں دوبارہ پیش کر سکے۔ کارپوریشن کو نقصان، تباہی اور جعلی اندراجات کے خلاف مناسب احتیاط کرنی چاہیے (سیکشن 22)۔ معقول وجہ کے بغیر ریکارڈ نہ رکھنا جرم ہے جس کا جرمانہ $5,000 تک ہے (سیکشن 20(6))؛ نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر نہ رکھنا، یا اس کی معلومات Corporations Canada کو نہ بھیجنا، $100,000 تک جرمانہ لاتا ہے (سیکشن 21.1(6); سیکشن 21.21(4))۔
منٹ بک پہلے دن سے رکھنا آسان ہے۔ معاملہ تب آسان نہیں رہتا جب:
- حصص کبھی باضابطہ جاری نہ ہوئے ہوں، یا ادائیگی سے پہلے جاری شدہ درج کر دیے گئے ہوں؛
- ڈیویڈنڈ ڈائریکٹرز کی قرارداد کے بغیر ادا ہوئے ہوں؛
- مالکان یا ڈائریکٹرز بدلے ہوں اور رجسٹر تازہ نہ کیے گئے ہوں؛
- پہلا ڈیویڈنڈ یا پہلا T2 واجب ہو اور منٹ بک کبھی بنی ہی نہ ہو؛
- برسوں بعد بینک یا خریدار کے لیے منٹ بک دوبارہ بنائی جا رہی ہو۔
قیام کا سرٹیفکیٹ اور دستاویزات، کوئی بھی ضمنی قواعد اور کبھی دستخط شدہ قراردادیں، حصص کے سرٹیفکیٹ یا رجسٹر کے اندراجات، ہر حصص دار نے اپنے حصص کے لیے کیا ادا کیا اس کا ثبوت، قیام کے بعد ہر ملکیت اور ڈائریکٹر کی تبدیلی کی فہرست، اور ہر مالک کے لگائے یا نکالے گئے پیسوں کے بینک ریکارڈ جمع کریں۔
نئی کارپوریشن کی منٹ بک میں پہلے دن کیا جاتا ہے؟
پہلے دن نئی کارپوریشن کی منٹ بک میں اس کی بنیادی دستاویزات، تنظیمی قراردادیں جو ڈائریکٹرز مقرر کرتی اور پہلے حصص جاری کرتی ہیں، اور وہ رجسٹر ہوتے ہیں جو ریکارڈ کرتے ہیں کہ اس کا مالک اور کنٹرول کرنے والا کون ہے۔ یہ جدول وفاقی ایکٹ کی پیروی کرتا ہے؛ صوبائی ایکٹس میں قریبی مساوی ہیں۔
| آئٹم | یہ کیا ریکارڈ کرتا ہے | وفاقی اصول |
|---|---|---|
| قیام کا سرٹیفکیٹ اور دستاویزات | کارپوریشن کا وجود، نام، حصص کی اقسام، ڈائریکٹرز کی حد اور حصص کی منتقلی پر کوئی پابندیاں | قیام کی دستاویزات سیکشن 20(1)(a) کے تحت رکھی جاتی ہیں |
| ضمنی قواعد | اجلاسوں، افسران، دستخطوں اور بینکنگ کے قواعد | ڈائریکٹرز انہیں قرارداد سے بناتے ہیں؛ حصص دار اگلے اجلاس میں ان کی توثیق، ترمیم یا انکار کرتے ہیں (سیکشن 103) |
| رجسٹرڈ دفتر اور ڈائریکٹرز کے نوٹس | رجسٹرڈ دفتر کا پتہ اور پہلے ڈائریکٹرز، جو قیام کی دستاویزات کے ساتھ جمع ہوتے ہیں | قیام کی دستاویزات کے ساتھ بھیجے جاتے ہیں (سیکشن 19(2); سیکشن 106); ڈائریکٹر کے نوٹس کی نقل سیکشن 20(1)(c) کے تحت رکھی جاتی ہے |
| پہلے ڈائریکٹرز کی قراردادیں | ضمنی قواعد اپنانا، پہلے حصص جاری کرنا، افسران مقرر کرنا | تمام ڈائریکٹرز کی دستخط شدہ تحریری قرارداد اجلاس کی طرح درست ہے اور ڈائریکٹرز کی کارروائی کے ساتھ رکھی جاتی ہے (سیکشن 117) |
| پہلے حصص داروں کی قراردادیں | ضمنی قواعد کی توثیق، ڈائریکٹرز کا انتخاب، آڈیٹر پر فیصلہ | تمام ووٹنگ حصص داروں کی دستخط شدہ تحریری قرارداد اجلاس کی طرح درست ہے (سیکشن 142) |
| حصص کی سبسکرپشنز اور سرٹیفکیٹس | کس نے کون سے حصص کس قیمت پر خریدنے پر اتفاق کیا | حصص اس وقت تک جاری نہیں ہوتا جب تک رقم، جائیداد یا ماضی کی خدمات میں مکمل ادا نہ ہو؛ خریدار کا promissory note شمار نہیں ہوتا (سیکشن 25)۔ ہر حامل سرٹیفکیٹ یا تحریری تصدیق مانگ سکتا ہے (سیکشن 49) |
| سیکیورٹیز رجسٹر | ہر جاری اور منتقل شدہ حصص | اگلا حصہ دیکھیں |
| نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر | کارپوریشن کا حتمی مالک یا کنٹرول کرنے والا کون ہے | اگلا حصہ دیکھیں |
کارپوریشن ہر قسم کے حصص کے لیے بیان کردہ سرمائے کا الگ اکاؤنٹ بھی رکھتی ہے اور جاری حصص پر وصول شدہ پوری رقم اس میں شامل کرتی ہے، اگرچہ جب وہ کسی متعلقہ (غیر آزادانہ لین دین والے) شخص سے جائیداد کے بدلے حصص جاری کرے تو کم شامل کر سکتی ہے (سیکشن 26)۔ اس اکاؤنٹ کے پیچھے کے حسابی اندراجات کے لیے دیکھیں نئی CCPC کے لیے حساب کتاب۔ حصص کی کون سی اقسام بنانی ہیں، اس کے لیے دیکھیں قیام کے وقت حصص کی اقسام۔ اگر کارپوریشن آن لائن بنی تھی تو دیکھیں ان میں سے کون سی چیزیں واقعی تیار ہوئیں: دیکھیں آن لائن قیام کے بعد کیا باقی رہتا ہے۔
کارپوریشن کی منٹ بک میں کون سے رجسٹر ہونے لازمی ہیں؟
وفاقی کارپوریشن کی منٹ بک میں سیکیورٹیز رجسٹر ہوتا ہے، اور زیادہ تر نجی کارپوریشنوں کے لیے نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر۔ وفاقی ایکٹ ڈائریکٹرز کا الگ رجسٹر درج نہیں کرتا؛ وہ Corporations Canada کے پاس جمع کرائے گئے ڈائریکٹرز کے نوٹس کی نقول مانگتا ہے۔ اونٹاریو اور برٹش کولمبیا ڈائریکٹرز کا رجسٹر مانگتے ہیں۔
| رجسٹریشن | یہ کیا دکھاتا ہے | کب تازہ کریں |
|---|---|---|
| سیکیورٹیز (حصص) کا رجسٹر | ہر قسم کے لیے، ہر ماضی اور موجودہ حامل کا نام اور آخری معلوم پتہ، رکھے گئے حصص کی تعداد، اور ہر اجرا اور منتقلی کی تاریخ اور تفصیل (سیکشن 50) | جب بھی حصص جاری یا منتقل ہوں |
| ڈائریکٹرز کے ریکارڈ | ڈائریکٹرز کے نوٹس اور ہر تبدیلی کے نوٹس کی نقول (سیکشن 20(1)(c)) | کارپوریشن ڈائریکٹرز میں تبدیلی کے بعد، یا ڈائریکٹر کی طرف سے نئے پتے کا نوٹس ملنے کے بعد، 15 دن کے اندر Corporations Canada کو نوٹس بھیجتی ہے (سیکشن 113) |
| نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر | ایسے ہر فرد کا نام، تاریخ پیدائش، رہائشی پتہ، شہریت، ٹیکس رہائش، وہ تاریخیں جب وہ ایسا بنا یا نہ رہا، اور وہ کنٹرول کیسے رکھتا ہے (سیکشن 21.1) | ہر مالی سال میں کم از کم ایک بار معقول اقدامات، اور نئی معلومات کارپوریشن کے آگاہ ہونے کے 15 دن کے اندر درج |
نمایاں کنٹرول رکھنے والا فرد عموماً وہ ہے جو اکیلے یا دوسروں کے ساتھ ووٹوں یا قدر کے لحاظ سے حصص کا 25% یا زیادہ رکھتا، کنٹرول کرتا یا ہدایت دیتا ہے، یا حصص رکھے بغیر حقیقی کنٹرول رکھتا ہے (Corporations Canada)۔ وفاقی کارپوریشن یہ معلومات قیام، انضمام یا continuance پر، ہر سال سالانہ گوشوارے کے ساتھ، اور رجسٹر میں تبدیلی کے 15 دن کے اندر Corporations Canada کو بھی بھیجتی ہے (سیکشن 21.21)۔ عوامی اور Crown کارپوریشنیں مستثنیٰ ہیں۔
ہر سال منٹ بک میں کیا شامل کرنا ہوتا ہے؟
ہر سال وفاقی کارپوریشن سالانہ حصص داروں کا کام (مالی گوشوارے، آڈیٹر کا فیصلہ اور ڈائریکٹرز کے کوئی انتخابات)، ہر ڈیویڈنڈ کی قرارداد، اور اپنے رجسٹروں میں کوئی بھی تبدیلی شامل کرتی ہے۔ تمام ووٹنگ حصص داروں کی دستخط شدہ تحریری قرارداد سالانہ اجلاس کی جگہ لے سکتی ہے (سیکشن 142)۔
| سالانہ چیز | وفاقی اصول |
|---|---|
| سالانہ اجلاس یا تحریری قرارداد | پہلا قیام کے 18 ماہ کے اندر، پھر پچھلے سے 15 ماہ کے اندر اور مالی سال کے اختتام کے چھ ماہ بعد سے دیر نہیں (سیکشن 133) |
| مالی گوشوارے | ڈائریکٹرز انہیں منظور کرتے ہیں، جو ایک ڈائریکٹر کے دستخط سے ظاہر ہوتا ہے (سیکشن 158)، اور انہیں حصص داروں کے سامنے رکھتے ہیں (سیکشن 155)؛ ہر حصص دار کو ایک نقل سالانہ اجلاس سے، یا اس کی جگہ لینے والی تحریری قرارداد پر دستخط سے، کم از کم 21 دن پہلے ملتی ہے، الا یہ کہ حصص دار نے تحریری طور پر انکار کیا ہو (سیکشن 159) |
| آڈیٹر کا فیصلہ | نجی (non-distributing) کارپوریشن کے حصص دار قرارداد کر سکتے ہیں کہ آڈیٹر مقرر نہ ہو، لیکن صرف ہر حصص دار کی رضامندی سے، بغیر ووٹ کے حصص داروں سمیت، اور صرف اگلے سالانہ اجلاس تک (سیکشن 163)۔ یہ چھوٹ ہر سال دوبارہ کی جاتی ہے |
| ڈائریکٹرز کا انتخاب | ڈائریکٹرز ایسی مدت کے لیے منتخب ہوتے ہیں جو انتخاب کے بعد تیسرے سالانہ اجلاس سے دیر نہ ہو؛ جس ڈائریکٹر کی مدت طے نہ ہو وہ اگلے سالانہ اجلاس پر عہدہ چھوڑ دیتا ہے (سیکشن 106) |
| ڈیویڈنڈ کی قراردادیں | اعلان کردہ ہر ڈیویڈنڈ کے لیے ایک (نیچے اکاؤنٹنٹ والا حصہ دیکھیں) |
| نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد | رجسٹر کا سال میں ایک بار جائزہ (سیکشن 21.1) |
| سالانہ گوشوارہ | کارپوریٹ رجسٹری کو فائلنگ، جو T2 سے الگ ہے (سیکشن 263); فائلنگ کی تصدیق ریکارڈ کے ساتھ رکھیں |
سالانہ گوشوارے کی آخری تاریخوں اور فیسوں کے لیے دیکھیں کارپوریٹ سالانہ گوشوارہ۔
منٹ بک کو تازہ کون رکھتا ہے؟
یہ ذمہ داری کارپوریشن کی ہے، جو ڈائریکٹرز کے ذریعے کام کرتی ہے۔ وفاقی ایکٹ کہتا ہے کہ کارپوریشن ریکارڈ "تیار کرے گی اور برقرار رکھے گی" (سیکشن 20)، اور ڈائریکٹرز طے کرتے ہیں کہ وہ کہاں رکھے جائیں۔ ایکٹ میں کہیں نہیں کہ وکیل لازمی ہے: مالک-ڈائریکٹر قراردادیں تیار کر سکتا اور رجسٹر رکھ سکتا ہے، اور خود کارپوریشن بنائیں یا وکیل رکھیں بتاتا ہے کہ مدد کے لیے ادائیگی کب معقول ہے۔ ڈائریکٹرز کسی اور کو، جیسے کارپوریشن کے وکیل کو، کتاب رکھنے اور تازہ کرنے کا انتظام کر سکتے ہیں، اور ایجنٹ سیکیورٹیز رجسٹر رکھ سکتا ہے (سیکشن 50(2))، لیکن ذمہ داری کارپوریشن کی رہتی ہے۔ جو ڈائریکٹر یا افسر جان بوجھ کر کارپوریشن کو نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کے رجسٹر کے قواعد توڑنے دے، یا اس رجسٹر میں غلط معلومات درج کرے، وہ ذاتی طور پر جرم کا مرتکب ہوتا ہے، اسی طرح وہ حصص دار جو جان بوجھ کر ان معلومات کے لیے کارپوریشن کی درخواست کا درست اور مکمل جواب نہ دے۔ جرمانہ $200,000 تک یا سادہ سزا پر دو سال قید ہے، اور فرد جرم پر $1,000,000 تک یا پانچ سال قید (سیکشن 21.4; سیکشن 21.1(4))۔
منٹ بک کہاں رکھی جائے، اسے کون دیکھ سکتا ہے، اور کتنی دیر؟
وفاقی کارپوریشن اپنی قیام کی دستاویزات، ضمنی قواعد، حصص داروں کی کارروائی، ڈائریکٹرز کے نوٹس اور سیکیورٹیز رجسٹر اپنے رجسٹرڈ دفتر یا کینیڈا میں ڈائریکٹرز کی نامزد کردہ کسی اور جگہ رکھتی ہے۔ حصص دار اور قرض دہندگان ان میں سے زیادہ تر دیکھ سکتے ہیں؛ ڈائریکٹرز کی کارروائی اور حسابی ریکارڈ ڈائریکٹرز کے لیے ہیں۔ کارروائی اور حصص کا ریکارڈ کارپوریشن کی تحلیل کے دو سال بعد تک رکھا جاتا ہے۔
کہاں۔ ڈائریکٹرز کی کارروائی اور حسابی ریکارڈ وہاں رکھے جا سکتے ہیں جہاں ڈائریکٹرز مناسب سمجھیں، لیکن اگر حسابی ریکارڈ کینیڈا سے باہر رکھے جائیں تو ہر سہ ماہی کی مالی پوزیشن دکھانے کے لیے کافی ریکارڈ کینیڈا میں رہتا ہے (سیکشن 20(4) اور (5))۔ کارپوریشن کا کوئی بھی ریکارڈ، بشمول قیام کی دستاویزات اور رجسٹر، کینیڈا سے باہر رکھا جا سکتا ہے اگر اس کا معائنہ رجسٹرڈ دفتر یا کینیڈا میں نامزد کسی اور جگہ پر الیکٹرانک طور پر ہو سکے (سیکشن 20(5.1))۔ ٹیکس ریکارڈ کا اصول سخت ہے: CRA کہتا ہے کہ کینیڈا سے باہر رکھے گئے اور کینیڈا سے الیکٹرانک طور پر رسائی والے ریکارڈ کینیڈا میں رکھے ہوئے نہیں مانے جاتے، جب تک CRA اجازت نہ دے (CRA)۔
اسے کون دیکھ سکتا ہے۔
| شخص | وہ کیا جانچ سکتے ہیں |
|---|---|
| حصص دار اور قرض دہندگان | قیام کی دستاویزات، ضمنی قواعد، کوئی بھی حصص داروں کا متفقہ معاہدہ، حصص داروں کی کارروائی اور قراردادیں، ڈائریکٹرز کے نوٹس اور سیکیورٹیز رجسٹر، مفت، معمول کے کاروباری اوقات میں (سیکشن 21) |
| ڈائریکٹرز | ڈائریکٹرز کی کارروائی اور قراردادیں اور حسابی ریکارڈ بھی (سیکشن 20(4)) |
| Corporations Canada | نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر، درخواست پر (سیکشن 21.3) |
| عوام | وہ جو وفاقی کارپوریشن Corporations Canada کو جمع کراتی ہے: ہر ایسے فرد کا نام، خدمت کا پتہ (یا رہائشی پتہ اگر کوئی نہ دیا گیا ہو)، اور یہ کہ وہ نمایاں کنٹرول کب اور کیسے رکھتا ہے؛ نابالغوں کے لیے نہیں، اور محدود صورتوں میں درخواست پر روکا جاتا ہے (سیکشن 21.303) |
| پولیس اور ٹیکس حکام، بشمول CRA | اس رجسٹر کی نقل، ایسی درخواست پر جو ایکٹ کی شرائط پوری کرے (سیکشن 21.31) |
کتنی دیر۔ ڈائریکٹرز اور حصص داروں کی کارروائی، حصص کی ملکیت اور منتقلی کا ریکارڈ اور جنرل لیجر اس وقت تک رکھے جاتے ہیں جب تک کارپوریشن موجود ہے اور اس کی تحلیل کے دو سال بعد تک (Income Tax Regulations، سیکشن 5800)۔ CRA اسے یوں کہتا ہے کہ حصص کی رجسٹری ہمیشہ کے لیے رکھیں، کیونکہ یہ بعد کی کسی بھی فروخت یا وائنڈ اپ کو متاثر کرتی ہے (CRA)۔ نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر استثنا ہے: وفاقی کارپوریشن سابق فرد کی ذاتی معلومات اس دن کی چھٹی سالگرہ کے ایک سال کے اندر ختم کر دیتی ہے جب اس نے نمایاں کنٹرول رکھنا چھوڑا (سیکشن 21.1(5))۔ وفاقی ایکٹ حسابی ریکارڈ متعلقہ مالی سال کے چھ سال بعد تک رکھتا ہے (سیکشن 20(2.1))، اور زیادہ تر دیگر ٹیکس ریکارڈ متعلقہ ٹیکس سال کے اختتام سے چھ سال تک رکھے جاتے ہیں (Income Tax Act، سیکشن 230); دیکھیں کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں۔
میرا اکاؤنٹنٹ منٹ بک کیوں مانگتا ہے؟
اکاؤنٹنٹ منٹ بک سے تصدیق کرتا ہے کہ کتابوں اور ٹیکس فائلنگز میں جو ہونا بتایا گیا وہ واقعی مجاز تھا: حصص کا مالک کون ہے، ان کے لیے کیا ادا ہوا، اور مالکان کو کون سی ادائیگیاں ڈیویڈنڈ تھیں۔
| فائلنگ یا اندراج | اکاؤنٹنٹ منٹ بک میں کیا جانچتا ہے |
|---|---|
| ڈیویڈنڈ اور T5 | وفاقی ایکٹ کے تحت بورڈ ڈیویڈنڈ کا اعلان کرتا ہے اور یہ اختیار کمیٹی یا منیجنگ ڈائریکٹر کو نہیں سونپ سکتا (سیکشن 115(3))۔ قرارداد کی حصص کی قسم اور رقم ان T5 سلپس سے ملنی چاہیے جو کینیڈا کے مقیم افراد کو ادا کیے گئے ڈیویڈنڈ کے لیے ہیں (CRA)، جو ڈیویڈنڈ کے سال کے بعد فروری کا آخری دن تک واجب ہیں، اور T2 کے مالی گوشواروں میں اعلان کردہ ڈیویڈنڈ سے۔ جو حصص دار کینیڈا کا مقیم نہیں اسے اس کے بجائے NR4 سلپ ملتی ہے، اور کارپوریشن غیر مقیم ٹیکس کاٹتی ہے، اور نہ کاٹے تو خود وہ ٹیکس ادا کرتی ہے (Income Tax Act، سیکشن 212; سیکشن 215(6); CRA)۔ ڈیویڈنڈ کا اعلان کیسے کریں، بشمول solvency ٹیسٹ، ڈیویڈنڈ کا اعلان اور ادائیگی میں ہے؛ یہ کس سال کے T5 پر جاتا ہے، سال کے اختتام سے پہلے یا بعد ڈیویڈنڈ میں ہے |
| T2 پر حصص کا سرمایہ | T2 کی بیلنس شیٹ پر عام اور ترجیحی حصص کا سرمایہ رجسٹر میں جاری شدہ حصص اور ہر قسم کے لیے درج بیان کردہ سرمائے سے ملنا چاہیے۔ ادا شدہ سرمایہ، حصص کے سرمائے کا ٹیکس ورژن، عموماً اسی کارپوریٹ قانون کے اعداد پر مبنی ہوتا ہے، کچھ لین دین میں ایڈجسٹمنٹس کے ساتھ (Income Tax Act، سیکشن 89(1)) |
| Schedule 50 | ہر نجی کارپوریشن ہر وہ حصص دار درج کرتی ہے جو اس کے عام یا ترجیحی حصص کا 10% یا زیادہ رکھتا ہو (CRA Schedule 50); سیکیورٹیز رجسٹر اس کا ماخذ ہے |
| حصص دار کا قرض یا ڈیویڈنڈ | وہ رقم جو مالک نے ڈیویڈنڈ کی قرارداد اور پے رول کے بغیر لی وہ عموماً کتابوں میں حصص دار کے ذمے واجب الادا کے طور پر درج رہتی ہے |
آخری قطار اہم ہے کیونکہ کارپوریشن کا حصص دار کو قرض عموماً حصص دار کی آمدنی میں شامل ہوتا ہے جب تک کوئی استثنا لاگو نہ ہو (Income Tax Act، ذیلی سیکشن 15(2))۔ واپسی کا اصول اور بیلنس کیسے صاف کریں، حصص دار کے قرض میں ہے۔ ڈیویڈنڈ ریکارڈ کرنے والے اندراجات کے لیے دیکھیں کتابوں میں ڈیویڈنڈ کا اندراج۔
اگر منٹ بک کبھی بنی ہی نہیں یا پرانی ہو چکی ہو تو کیا کریں؟
ابھی شروع کریں: جو کچھ موجود ہے جمع کریں، پھر ڈائریکٹرز اور حصص داروں سے ایسی قراردادوں پر دستخط کرائیں جو جو کچھ غائب ہے اسے ریکارڈ یا منظور کریں۔ اب دستخط کی گئی قرارداد پر دستخط کی تاریخ ہوتی ہے؛ کیا یہ پہلے کی کسی تاریخ سے نافذ ہو سکتی ہے، یہ کارپوریٹ وکیل کا سوال ہے۔
- سرٹیفکیٹ، قیام کی دستاویزات، جمع کرائے گئے نوٹس، کوئی بھی دستخط شدہ قراردادیں، اور وہ بینک ریکارڈ جمع کریں جو دکھائیں کہ ہر حصص دار نے حصص کے لیے کیا ادا کیا۔
- قیام کے بعد ہر واقعے کی فہرست بنائیں: حصص جاری یا منتقل ہوئے، ڈائریکٹرز شامل یا ہٹائے گئے، ڈیویڈنڈ ادا ہوئے، مالکان کے لیے گئے پیسے۔
- ان حقائق سے سیکیورٹیز رجسٹر اور نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر دوبارہ بنائیں، اور ڈائریکٹرز یا نمایاں کنٹرول کے جو نوٹس دیر سے ہیں وہ جمع کرائیں۔
- ڈائریکٹرز سے ضمنی قواعد اپنوائیں۔ اگر حصص کبھی جاری نہیں ہوئے تو انہیں کون ملے، کس ادائیگی پر اور کس تاریخ سے، یہ کسی بھی دستخط سے پہلے کارپوریٹ وکیل اور اکاؤنٹنٹ کے ساتھ طے کریں؛ حصص صرف مکمل ادائیگی کے بعد جاری ہوتا ہے (سیکشن 25)۔
- سالانہ چیزیں (مالی گوشوارے، آڈیٹر کے فیصلے، ڈائریکٹرز کے انتخابات) تازہ کریں، جہاں سال چھوٹے ہوں وہاں وکیل کی مدد سے۔
اگر رجسٹر میں غلط مالک دکھایا گیا ہو تو عدالت اسے درست کرنے کا حکم دے سکتی ہے (سیکشن 243)۔ ٹیکس کا پہلو بھی اہم ہے: گزشتہ سالوں میں لیے گئے پیسوں کے ساتھ سلوک، ڈیویڈنڈ، تنخواہ یا حصص دار کے قرض کے طور پر، T2، T5 سلپس اور مالک کے ذاتی گوشواروں کو بدل سکتا ہے، اس لیے انہیں جمع کرانے سے پہلے طے کرنا ضروری ہے۔
اونٹاریو، برٹش کولمبیا، البرٹا اور کیوبیک میں قواعد کیسے مختلف ہیں؟
صوبائی کارپوریشن اپنے صوبے کے ایکٹ کے تحت ریکارڈ رکھتی ہے۔ وفاقی کارپوریشن وفاقی ایکٹ کے تحت رکھتی ہے، اگرچہ کسی صوبے میں رجسٹر ہونے سے اس صوبے کی فائلنگ کے قواعد بھی لاگو ہو سکتے ہیں۔ ہر ایک کی ایک سطر:
- Ontario: کارپوریشن ڈائریکٹرز کا رجسٹر اور اونٹاریو میں اپنی ملکیتی زمین کا رجسٹر بھی رکھتی ہے (Business Corporations Act، سیکشن 140)۔ نجی ملکیت والی اونٹاریو کارپوریشن کو نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر رکھنا ہوتا ہے، جو وہ اپنے رجسٹرڈ دفتر میں رکھ سکتی ہے؛ یہ کسی رجسٹری میں جمع نہیں ہوتا (Ontario)۔
- British Columbia: کمپنی اپنا ریکارڈ اپنے records office میں رکھتی ہے، بشمول مرکزی سیکیورٹیز رجسٹر (جب تک ڈائریکٹرز کوئی اور جگہ نامزد نہ کریں)، ڈائریکٹرز کا رجسٹر، اور تمام کارروائی اور رضامندی کی قراردادیں (Business Corporations Act، سیکشن 42)؛ نجی کمپنیاں وہاں ایک transparency register بھی رکھتی ہیں جسے عوام نہیں دیکھ سکتے (BC transparency register)۔ اجلاس کی کارروائی سالانہ رپورٹ کے ساتھ جمع نہیں ہوتی (BC incorporated companies)۔
- Alberta: کارپوریشن اپنا ریکارڈ اپنے records office میں رکھتی ہے (Business Corporations Act، سیکشن 21)؛ ایکٹ، جیسا کہ فی الحال شائع ہے، میں نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر نہیں ہے، اگرچہ صوبے نے نجی کمپنیوں سے ملکیت اور کنٹرول کا ریکارڈ رکھوانے پر مشاورت کی ہے۔
- Quebec: کچھ اداروں کو اپنے حتمی مستفیدین Registraire des entreprises کے سامنے بھی ظاہر کرنے ہوتے ہیں، جو ان کی شناخت عوامی بنا دیتا ہے (Québec)۔
وفاقی اور صوبائی قیام کا موازنہ کرنے کے لیے دیکھیں وفاقی یا صوبائی قیام۔
مثال
یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں؛ رقوم کینیڈین ڈالر میں ہیں۔
نئی وفاقی کارپوریشن اپنی منٹ بک بناتی ہے
مالک وفاقی طور پر کارپوریشن بناتا ہے اور اکیلا ڈائریکٹر اور حصص دار ہے۔ پہلے دن کی منٹ بک میں سرٹیفکیٹ اور قیام کی دستاویزات، ڈائریکٹرز کا نوٹس، ڈائریکٹرز کی قرارداد سے اپنائے اور حصص داروں کی قرارداد سے توثیق شدہ ضمنی قواعد، C$100 ادا ہونے پر C$100 کے بدلے 100 عام حصص جاری کرنے والی ڈائریکٹرز کی قرارداد، حصص کا سرٹیفکیٹ، سیکیورٹیز رجسٹر کا اندراج، اور مالک کے نام والا نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر ہوتا ہے۔ پہلے T2 پر بیلنس شیٹ C$100 کا عام حصص کا سرمایہ دکھاتی ہے، اور Schedule 50 مالک کو درج کرتا ہے۔
ڈیویڈنڈ کی قرارداد کے بغیر رقم نکالنا
مالک سال بھر میں کارپوریشن کے اکاؤنٹ سے C$40,000 لیتا ہے، بغیر پے رول، بغیر ڈیویڈنڈ کی قرارداد، اور بغیر اس رقم کے جو کارپوریشن مالک کی مقروض تھی۔ سال کے اختتام پر کتابوں میں حصص دار کے ذمے C$40,000 واجب الادا دکھائی دیتے ہیں۔ اکاؤنٹنٹ کے T5 پر ڈیویڈنڈ رپورٹ کرنے کے لیے منٹ بک میں اسے اعلان کرنے والی ڈائریکٹرز کی قرارداد چاہیے۔ اس کے بغیر رقم حصص دار کے ذمے رہتی ہے، اور حصص دار کا قرض عموماً مالک کی آمدنی میں شامل ہوتا ہے جب تک وقت پر ادا نہ ہو یا کوئی اور استثنا لاگو نہ ہو۔ کیا اب اعلان کیا گیا ڈیویڈنڈ پہلے لی گئی رقوم کا احاطہ کر سکتا ہے، اور کس سال کے لیے، یہ T2 اور T5 جمع کرانے سے پہلے اکاؤنٹنٹ اور وکیل کے ساتھ طے ہوتا ہے۔
خریدار منٹ بک مانگتا ہے
قیام کے پانچ سال بعد کارپوریشن اپنا کاروبار بیچنے پر راضی ہوتی ہے۔ خریدار کا وکیل منٹ بک مانگتا ہے اور اسے بانی کے حصص جاری کرنے کی کوئی قرارداد اور نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا کوئی رجسٹر نہیں ملتا۔ کارپوریشن موجودہ تاریخ کی قراردادوں پر دستخط کرتی ہے، رجسٹر دوبارہ بناتی ہے، اور وکیل طے کرتے ہیں کہ سودا بند ہونے سے پہلے حصص کے اجرا کا کیا کیا جائے۔
آپ کی صورت مختلف ہے؟
- آپ پہلا ڈیویڈنڈ ادا کر رہے ہیں یا پہلا T2 جمع کرا رہے ہیں: T2 اور T5 جمع کرانے سے پہلے ڈیویڈنڈ کی قراردادیں، حصص کا رجسٹر اور کتابیں ایک دوسرے سے ملنی چاہییں۔ دیکھیں ڈیویڈنڈ کا اعلان اور ادائیگی، پھر کارپوریٹ ٹیکس میں مدد لیں۔
- آپ نے آن لائن کارپوریشن بنائی، منٹ بک کبھی بنی ہی نہیں، یا بینک یا خریدار نے مانگی ہے: دیکھیں آن لائن قیام کے بعد کیا باقی رہتا ہے۔ غائب قراردادیں قانونی کام ہیں؛ ان سے ملنے والی کتابوں اور ٹیکس رجسٹریشنز کے لیے دیکھیں کاروبار کے قیام میں مدد۔
- مالکان نے ڈیویڈنڈ کی قرارداد کے بغیر رقم لی: دیکھیں حصص دار کے قرض، سال کے اختتام سے پہلے یا بعد ڈیویڈنڈ اور بعد از وقت اپنی تنخواہ، اور T2 اور T5 جمع کرانے سے پہلے کارپوریٹ ٹیکس میں مدد لیں۔
- آپ کو ڈیویڈنڈ یا حصص کے سرمائے کے حسابی اندراجات چاہییں، یا کتابیں اب منٹ بک سے نہیں ملتیں: دیکھیں کتابوں میں ڈیویڈنڈ کا اندراج اور نئی CCPC کے لیے حساب کتاب، یا حساب کتاب میں مدد لیں۔
- کوئی مالک کینیڈا سے باہر رہتا ہے: دیکھیں بیرون ملک سے کینیڈا میں کارپوریشن قائم کرنا اور پہلے ڈیویڈنڈ سے پہلے سرحد پار ٹیکس میں مدد لیں۔
- آپ کے سالانہ گوشوارے چھوٹ گئے یا کارپوریشن تحلیل ہو گئی: دیکھیں کارپوریٹ سالانہ گوشوارہ یا تحلیل شدہ کارپوریشن کی بحالی۔
- آپ نے ابھی کارپوریشن نہیں بنائی: دیکھیں کینیڈا میں کارپوریشن کیسے قائم کریں۔
اس صفحے کے اعداد و شمار
| اعداد و شمار | قدر | ماخذ |
|---|---|---|
| کارپوریٹ ریکارڈ نہ رکھنے والی وفاقی کارپوریشن کے لیے زیادہ سے زیادہ جرمانہ Canada Business Corporations Act subsection 20(6): جو کارپوریشن معقول وجہ کے بغیر section 20 کی تعمیل نہ کرے، سرسری سزا پر پانچ ہزار ڈالر سے زیادہ نہ ہونے والے جرمانے کی ذمہ دار ہے | $5,000 | Canada Business Corporations Act, section 20 جانچا گیا |
| اہم کنٹرول کے رجسٹر یا فائلنگ کے قواعد توڑنے والی وفاقی کارپوریشن کے لیے زیادہ سے زیادہ جرمانہ Canada Business Corporations Act subsections 21.1(6) (رجسٹر رکھنا) اور 21.21(4) (معلومات ڈائریکٹر کو بھیجنا): معقول وجہ کے بغیر خلاف ورزی پر سرسری سزا کی صورت میں | $100,000 | Canada Business Corporations Act, section 21.1 جانچا گیا |
| وفاقی کارپوریشن کے ڈائریکٹر کی تبدیلی کے نوٹس کی آخری تاریخ Canada Business Corporations Act کے تحت ڈائریکٹرز میں تبدیلی سے Corporations Canada کو نوٹس تک | 15 دن | Canada Business Corporations Act: subsection 113(1) جانچا گیا |
| وفاقی ISC رجسٹر اپ ڈیٹ کرنے کی آخری تاریخ جب وفاقی کارپوریشن کو اپنے ISC رجسٹر کو متاثر کرنے والی تبدیلی کا علم ہو | 15 دن | Corporations Canada: نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد جانچا گیا |
| وفاقی کارپوریشن میں اہم کنٹرول کے حصص کی حد ووٹنگ حقوق یا مناسب مارکیٹ قیمت کا کم از کم اتنا حصہ کسی فرد کو نمایاں کنٹرول رکھنے والا فرد بنا سکتا ہے؛ عملاً کنٹرول بھی اہلیت دے سکتا ہے | 25% | Corporations Canada: نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد جانچا گیا |
| وفاقی ISC تبدیلی فائل کرنے کی آخری تاریخ وفاقی کارپوریشن کے ISC رجسٹر میں تبدیلی سے | 15 دن | Corporations Canada: نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد جانچا گیا |
| شیئر ہولڈرز کو سالانہ مالی گوشوارے بھیجنے کا کم از کم نوٹس Canada Business Corporations Act subsection 159(1): ہر سالانہ اجلاس سے کم از کم اکیس دن پہلے، یا اس کے بجائے تحریری قرارداد پر دستخط سے پہلے، سوائے اس حصص دار کے جس نے تحریری طور پر انکار کیا؛ subsection 159(1) کی 2018 کی تبدیلی نافذ نہیں ہے | 21 دن | Canada Business Corporations Act, section 159 جانچا گیا |
| ڈائریکٹر، افسر یا حصص دار کے اہم کنٹرول کے جرم پر سرسری سزا کی صورت میں زیادہ سے زیادہ جرمانہ Canada Business Corporations Act paragraph 21.4(5)(a): یا دو سال تک قید، یا دونوں؛ subsections 21.4(1) تا (4) کے تحت جرائم کا احاطہ کرتا ہے | $200,000 | Canada Business Corporations Act, section 21.4 جانچا گیا |
| ڈائریکٹر، افسر یا حصص دار کے اہم کنٹرول کے جرم پر فرد جرم کی صورت میں زیادہ سے زیادہ جرمانہ Canada Business Corporations Act paragraph 21.4(5)(b): یا پانچ سال تک قید، یا دونوں؛ subsections 21.4(1) تا (4) کے تحت جرائم کا احاطہ کرتا ہے | $1,000,000 | Canada Business Corporations Act, section 21.4 جانچا گیا |
| کارپوریشن کی تحلیل کے بعد CRA کا ریکارڈ رکھنے کی مدت تحلیل کی تاریخ کے بعد، کارپوریشن کی ٹیکس ذمہ داریوں اور حقوق کے ثبوت والے ریکارڈ کے لیے؛ دوسرے قوانین زیادہ عرصے تک ریکارڈ رکھنے کا تقاضا کر سکتے ہیں | دو سال | CRA: اپنے ریکارڈ کہاں رکھیں، کتنی مدت کے لیے، اور انہیں جلد تلف کرنے کی اجازت کیسے مانگیں جانچا گیا |
| اکاؤنٹنگ ریکارڈ کے لیے وفاقی کارپوریٹ قانون کی ریکارڈ رکھنے کی مدت Canada Business Corporations Act subsection 20(2.1): جن سال سے ریکارڈ متعلق ہیں اس مالی سال کے اختتام کے بعد، کسی بھی طویل وفاقی یا صوبائی ریکارڈ رکھنے کی مدت کے تابع | چھ سال | Canada Business Corporations Act, section 20 جانچا گیا |
| کاروباری ریکارڈ رکھنے کی عمومی مدت اس آخری ٹیکس سال کے اختتام سے جس سے ریکارڈ اور معاون دستاویزات متعلق ہوں؛ زیادہ دیر تک رکھنا بھی لاگو ہو سکتا ہے | چھ سال | CRA: اپنے ریکارڈ کہاں رکھیں، کتنی مدت کے لیے، اور انہیں جلد تلف کرنے کی اجازت کیسے مانگیں جانچا گیا |
| T5 جمع کرانے کی آخری تاریخ T5 سلپس اس تاریخ تک جمع کرائی اور وصول کنندگان کو بھیجی جاتی ہیں؛ ہفتہ وار تعطیل اور سرکاری چھٹی کے اصول CRA کی آخری تاریخ کو آگے بڑھا سکتے ہیں | ڈیویڈنڈ کے سال کے بعد فروری کا آخری دن | CRA: T5 معلوماتی گوشوارے کی آخری تاریخ جانچا گیا |
| نجی کارپوریشن کے Schedule 50 میں حصص داروں کی حد نجی کارپوریشن Schedule 50 ہر اس حصص دار کے لیے مکمل کرتی ہے جو اس کے عام اور/یا ترجیحی حصص کا کم از کم اتنا حصہ رکھتا ہو | 10% | CRA: Schedule 50، حصص دار کی معلومات جانچا گیا |
بنیادی ذرائع
- Corporations Canada: کارپوریٹ ریکارڈ اور دیگر کارپوریٹ ذمہ داریاں
- Corporations Canada: نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 20 (کارپوریٹ ریکارڈ)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 21 (ریکارڈ تک رسائی)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 21.1 (نمایاں کنٹرول رکھنے والے افراد کا رجسٹر)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 50 (سیکیورٹیز رجسٹر)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 142 (اجلاس کے بجائے حصص داروں کی قرارداد)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 117 (ڈائریکٹرز کی تحریری قراردادیں)
- Income Tax Act، سیکشن 230 (ریکارڈ اور کتابیں)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 21.21 (نمایاں کنٹرول کی معلومات Director کو بھیجنا)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 21.4 (نمایاں کنٹرول کے جرائم)
- Canada Business Corporations Act، سیکشن 159 (حصص داروں کو مالی گوشوارے)
- Income Tax Act، سیکشن 212 (غیر مقیم افراد کو ادا کیے گئے ڈیویڈنڈ پر ٹیکس)
- Income Tax Act، سیکشن 215 (غیر مقیم افراد کو ادائیگیوں پر ودہولڈنگ)
- CRA: NR4، غیر مقیم ٹیکس کی کٹوتی، ادائیگی اور رپورٹنگ
- Income Tax Regulations، سیکشن 5800 (ریکارڈ رکھنے کی مدت)
- CRA: اپنے ریکارڈ کہاں رکھیں، کتنی مدت کے لیے، اور انہیں جلد تلف کرنے کی اجازت کیسے مانگیں
- CRA: Schedule 50، حصص دار کی معلومات
- CRA: T5 سلپ کب تیار کرنی ہوتی ہے
- British Columbia: Business Corporations Act، سیکشن 42 (records office کا ریکارڈ)
- Ontario: Business Corporations Act، سیکشن 140 (ریکارڈ)
- British Columbia: قائم شدہ کمپنیاں
- British Columbia: Transparency register
- Ontario: Beneficial ownership information requirements
- Alberta: Business Corporations Act
- Alberta: حقیقی ملکیت پر مشاورت
- Québec: کارپوریٹ شفافیت کی نئی ذمہ داریوں کے بارے میں
اس رہنما کے بارے میں
انگریزی رہنما مضمون سے ترجمہ شدہ · انگریزی اصل پڑھیں
یہ دکھائے گئے ٹیکس سال کے عمومی اصول بیان کرتا ہے۔ یہ آپ کی صورت حال کے لیے مشورہ نہیں ہے۔
انگریزی اصل میں ہونے والی تبدیلیاں
- : پہلی بار شائع ہوا۔