À qui s'adresse cette page
- Propriétaires et administrateurs d'une société canadienne nouvellement constituée
- Sociétés qui versent un premier dividende ou produisent une première déclaration T2
- Sociétés dont le registre des procès-verbaux n'a jamais été mis en place ou est en retard
Non traité ici
- Écritures comptables pour les dividendes, le capital-actions et les prêts aux actionnaires
- Dépôt du rapport annuel auprès du registre des sociétés
- Choix des catégories d'actions ou rédaction des statuts et des règlements administratifs
- Conseils juridiques pour corriger des actes de société passés
Qu'est-ce qu'un registre des procès-verbaux, et une société doit-elle en avoir un?
Un registre des procès-verbaux est le cahier ou le fichier numérique qui contient les documents juridiques d'une société, et il est obligatoire de tenir ces documents. Une société fédérale doit garder ses statuts et ses règlements administratifs, les procès-verbaux et résolutions des actionnaires, les copies des avis d'administrateurs déposés auprès de Corporations Canada et un registre des valeurs mobilières, de même que les procès-verbaux et résolutions des administrateurs et des livres comptables adéquats (Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 20). La Loi n'emploie pas les mots « registre des procès-verbaux »; Corporations Canada indique que les sociétés gardent souvent ces documents dans un seul cahier de ce nom (Corporations Canada). Les sociétés provinciales ont des obligations semblables en vertu de leurs propres lois.
Le registre peut être sur papier, dans un cahier à feuilles mobiles ou dans un système électronique, pourvu qu'il puisse reproduire les documents sous une forme écrite lisible dans un délai raisonnable. La société doit prendre des précautions raisonnables contre la perte, la destruction et la falsification des inscriptions (article 22). Omettre sans motif raisonnable de tenir les documents est une infraction passible d'une amende pouvant atteindre 5 000 $ (article 20(6)); ne pas tenir le registre des particuliers ayant un contrôle important, ou ne pas transmettre ses renseignements à Corporations Canada, entraîne une amende pouvant atteindre 100 000 $ (article 21.1(6); article 21.21(4)).
Un registre des procès-verbaux est simple à tenir dès le premier jour. Votre dossier n'est plus simple lorsque :
- des actions n'ont jamais été formellement émises, ou ont été inscrites comme émises avant d'être payées;
- des dividendes ont été versés sans résolution des administrateurs;
- les propriétaires ou les administrateurs ont changé et les registres n'ont pas été mis à jour;
- un premier dividende ou une première déclaration T2 est à produire et le registre des procès-verbaux n'a jamais été mis en place;
- le registre des procès-verbaux est reconstitué des années plus tard pour une banque ou un acheteur.
Rassemblez le certificat et les statuts de constitution, les règlements administratifs et les résolutions déjà signés, les certificats d'actions ou les inscriptions au registre, la preuve de ce que chaque actionnaire a payé pour ses actions, la liste de chaque changement de propriétaire et d'administrateur depuis la constitution, ainsi que les relevés bancaires de l'argent que chaque propriétaire a investi ou retiré.
Que contient le registre des procès-verbaux d'une nouvelle société dès le premier jour?
Dès le premier jour, le registre des procès-verbaux d'une nouvelle société contient ses documents fondateurs, les résolutions d'organisation qui mettent les administrateurs en place et émettent les premières actions, ainsi que les registres qui indiquent qui détient et contrôle la société. Ce tableau suit la loi fédérale; les lois provinciales ont des équivalents proches.
| Élément | Ce qu'il consigne | Règle fédérale |
|---|---|---|
| Certificat et statuts de constitution | L'existence de la société, son nom, ses catégories d'actions, le nombre d'administrateurs permis et toute restriction au transfert des actions | Statuts conservés en vertu de l'article 20(1)a) |
| Règlements administratifs | Les règles sur les assemblées, les dirigeants, la signature et les opérations bancaires | Les administrateurs les adoptent par résolution; les actionnaires les confirment, les modifient ou les rejettent à l'assemblée suivante (article 103) |
| Avis du siège social et des administrateurs | L'adresse du siège social et les premiers administrateurs, déposés avec les statuts | Transmis avec les statuts (article 19(2); article 106); une copie de l'avis d'administrateurs est conservée en vertu de l'article 20(1)c) |
| Premières résolutions des administrateurs | L'adoption des règlements administratifs, l'émission des premières actions, la nomination des dirigeants | Une résolution écrite signée par tous les administrateurs a la même valeur qu'une assemblée et est conservée avec les procès-verbaux des administrateurs (article 117) |
| Premières résolutions des actionnaires | La confirmation des règlements administratifs, l'élection des administrateurs, la décision sur un vérificateur | Une résolution écrite signée par tous les actionnaires avec droit de vote a la même valeur qu'une assemblée (article 142) |
| Souscriptions et certificats d'actions | Qui a accepté d'acheter quelles actions, et à quel prix | Une action n'est pas émise tant qu'elle n'est pas entièrement payée en argent, en biens ou en services passés; un billet à ordre de l'acheteur ne compte pas (article 25). Chaque détenteur peut demander un certificat ou une confirmation écrite (article 49) |
| Registre des valeurs mobilières | Chaque action émise et transférée | Voir la section suivante |
| Registre des particuliers ayant un contrôle important | Qui détient ou contrôle ultimement la société | Voir la section suivante |
La société tient aussi un compte de capital déclaré distinct pour chaque catégorie d'actions et y ajoute la totalité du montant reçu pour les actions émises, bien qu'elle puisse y ajouter moins lorsqu'elle émet des actions en échange de biens provenant d'une personne liée (avec lien de dépendance) (article 26). Pour les écritures comptables derrière ce compte, voyez les livres d'une nouvelle SPCC. Pour savoir quelles catégories d'actions créer, voyez les catégories d'actions à la constitution. Si la société a été constituée en ligne, vérifiez lesquels de ces éléments ont réellement été préparés : voyez ce qui reste à faire après une constitution en ligne.
Quels registres le registre des procès-verbaux d'une société doit-il contenir?
Le registre des procès-verbaux d'une société fédérale contient un registre des valeurs mobilières et, pour la plupart des sociétés privées, un registre des particuliers ayant un contrôle important. La loi fédérale ne prévoit pas de registre distinct des administrateurs; elle exige des copies des avis d'administrateurs déposés auprès de Corporations Canada. L'Ontario et la Colombie-Britannique exigent bel et bien un registre des administrateurs.
| Registre | Ce qu'il montre | Quand le mettre à jour |
|---|---|---|
| Registre des valeurs mobilières (registre des actions) | Pour chaque catégorie, le nom et la dernière adresse connue de chaque détenteur actuel et ancien, le nombre d'actions détenues, ainsi que la date et les détails de chaque émission et de chaque transfert (article 50) | À chaque émission ou transfert d'actions |
| Registres des administrateurs | Les copies de l'avis d'administrateurs et de chaque avis de changement (article 20(1)c)) | La société transmet un avis à Corporations Canada dans les 15 jours suivant un changement parmi ses administrateurs ou la réception de l'avis d'un administrateur concernant sa nouvelle adresse (article 113) |
| Registre des particuliers ayant un contrôle important | Pour chacun de ces particuliers : son nom, sa date de naissance, son adresse résidentielle, sa citoyenneté, sa résidence fiscale, les dates où il l'est devenu ou a cessé de l'être, et la manière dont il détient le contrôle (article 21.1) | Des mesures raisonnables au moins une fois par exercice, et les nouveaux renseignements consignés dans les 15 jours suivant le moment où la société en prend connaissance |
Un particulier ayant un contrôle important détient, contrôle ou dirige généralement 25 % ou plus des actions en votes ou en valeur, seul ou avec d'autres, ou exerce un contrôle de fait sans détenir d'actions (Corporations Canada). Une société fédérale transmet aussi ces renseignements à Corporations Canada lors de sa constitution, de sa fusion ou de sa prorogation, chaque année avec son rapport annuel, et dans les 15 jours suivant un changement au registre (article 21.21). Les sociétés ouvertes et les sociétés d'État sont exemptées.
Que faut-il ajouter au registre des procès-verbaux chaque année?
Chaque année, une société fédérale y ajoute les affaires annuelles des actionnaires (états financiers, décision sur le vérificateur et élections d'administrateurs, le cas échéant), chaque résolution de dividende et tout changement à ses registres. Une résolution écrite signée par tous les actionnaires avec droit de vote peut remplacer l'assemblée annuelle (article 142).
| Élément annuel | Règle fédérale |
|---|---|
| Assemblée annuelle ou résolution écrite | La première dans les 18 mois suivant la constitution, puis dans les 15 mois suivant la précédente et au plus tard six mois après la fin de l'exercice (article 133) |
| États financiers | Les administrateurs les approuvent, ce que montre la signature d'un administrateur (article 158), et les présentent aux actionnaires (article 155); une copie est remise à chaque actionnaire au moins 21 jours avant l'assemblée annuelle ou avant la signature de la résolution écrite qui la remplace, sauf si l'actionnaire a refusé par écrit (article 159) |
| Décision sur le vérificateur | Les actionnaires d'une société privée (qui ne fait pas appel au public) peuvent décider de ne pas nommer de vérificateur, mais seulement avec le consentement de chaque actionnaire, y compris ceux sans droit de vote, et seulement jusqu'à l'assemblée annuelle suivante (article 163). Cette dispense est renouvelée chaque année |
| Élection des administrateurs | Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la troisième assemblée annuelle suivant leur élection; un administrateur sans mandat précisé quitte ses fonctions à l'assemblée annuelle suivante (article 106) |
| Résolutions de dividende | Une pour chaque dividende déclaré (voyez la section sur le comptable ci-dessous) |
| Particuliers ayant un contrôle important | L'examen annuel du registre (article 21.1) |
| Rapport annuel | Un dépôt auprès du registre des sociétés, distinct de la déclaration T2 (article 263); gardez la confirmation de dépôt avec les registres |
Pour les échéances et les frais du rapport annuel, voyez le rapport annuel d'une société.
Qui tient le registre des procès-verbaux à jour?
Cette obligation revient à la société, qui agit par ses administrateurs. La loi fédérale dit que la société « tient » les registres (article 20), et les administrateurs décident où ils sont conservés. Rien dans la loi n'exige un avocat : un propriétaire-administrateur peut préparer les résolutions et tenir les registres, et constituer soi-même sa société ou passer par un avocat explique quand il vaut la peine de payer de l'aide. Les administrateurs peuvent confier à quelqu'un d'autre, par exemple l'avocat de la société, la garde et la mise à jour du registre, et un mandataire peut tenir le registre des valeurs mobilières (article 50(2)), mais la société reste responsable. Un administrateur ou un dirigeant qui permet sciemment à la société de contrevenir aux règles du registre des particuliers ayant un contrôle important, ou qui y consigne de faux renseignements, commet une infraction à titre personnel, tout comme un actionnaire qui, sciemment, ne répond pas de façon exacte et complète à la demande de la société pour ces renseignements. L'amende peut atteindre 200 000 $ ou deux ans de prison sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, et 1 000 000 $ ou cinq ans sur déclaration de culpabilité par mise en accusation (article 21.4; article 21.1(4)).
Où garder le registre des procès-verbaux, qui peut le consulter et pendant combien de temps?
Une société fédérale garde ses statuts, ses règlements administratifs, les procès-verbaux des actionnaires, les avis d'administrateurs et le registre des valeurs mobilières à son siège social ou à un autre endroit au Canada désigné par les administrateurs. Les actionnaires et les créanciers peuvent consulter la plupart de ces documents; les procès-verbaux des administrateurs et les livres comptables sont réservés aux administrateurs. Les procès-verbaux et les registres des actions sont conservés jusqu'à deux ans après la dissolution de la société.
Où. Les procès-verbaux des administrateurs et les livres comptables peuvent être gardés là où les administrateurs le jugent bon, mais si les livres comptables sont gardés hors du Canada, une partie suffisante pour montrer la situation financière de chaque trimestre reste au Canada (article 20(4) et (5)). Tout registre de la société, y compris les statuts et les registres, peut être gardé hors du Canada s'il peut être consulté par voie électronique au siège social ou à un autre endroit désigné au Canada (article 20(5.1)). Les registres fiscaux suivent une règle plus stricte : l'ARC indique que les registres gardés hors du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme gardés au Canada, sauf permission de l'ARC (ARC).
Qui peut le consulter.
| Personne | Ce qu'elle peut examiner |
|---|---|
| Actionnaires et créanciers | Les statuts, les règlements administratifs, toute convention unanime des actionnaires, les procès-verbaux et résolutions des actionnaires, les avis d'administrateurs et le registre des valeurs mobilières, gratuitement, pendant les heures normales d'ouverture (article 21) |
| Administrateurs | Aussi les procès-verbaux et résolutions des administrateurs et les livres comptables (article 20(4)) |
| Corporations Canada | Le registre des particuliers ayant un contrôle important, sur demande (article 21.3) |
| Le public | À partir de ce qu'une société fédérale dépose auprès de Corporations Canada : le nom de chaque particulier, son adresse aux fins de signification (ou son adresse résidentielle si aucune n'a été donnée), ainsi que le moment et la manière dont il détient un contrôle important; rien pour les mineurs, et des renseignements retenus dans certains cas sur demande (article 21.303) |
| Police et autorités fiscales, y compris l'ARC | Une copie de ce registre, sur une demande qui respecte les conditions de la Loi (article 21.31) |
Pendant combien de temps. Les procès-verbaux des administrateurs et des actionnaires, les registres de propriété et de transfert des actions et le grand livre sont gardés tant que la société existe et jusqu'à deux ans après sa dissolution (Règlement de l'impôt sur le revenu, article 5800). L'ARC résume ainsi : le registre des actions se garde indéfiniment, parce qu'il touche toute vente ou liquidation ultérieure (ARC). Le registre des particuliers ayant un contrôle important fait exception : une société fédérale élimine les renseignements personnels d'un ancien particulier dans l'année suivant le sixième anniversaire du jour où il a cessé d'avoir un contrôle important (article 21.1(5)). La loi fédérale prévoit la conservation des livres comptables pendant six ans après l'exercice auquel ils se rapportent (article 20(2.1)), et la plupart des autres registres fiscaux se gardent six ans à compter de la fin de l'année d'imposition visée (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230); voyez combien de temps garder les registres d'entreprise.
Pourquoi mon comptable demande-t-il le registre des procès-verbaux?
Un comptable utilise le registre des procès-verbaux pour confirmer que ce que disent les livres et les déclarations fiscales a bel et bien été autorisé : qui détient les actions, ce qui a été payé pour elles et lesquels des paiements aux propriétaires étaient des dividendes.
| Déclaration ou écriture | Ce que le comptable vérifie dans le registre des procès-verbaux |
|---|---|
| Dividendes et feuillet T5 | Selon la loi fédérale, le conseil d'administration déclare les dividendes et ne peut pas déléguer ce pouvoir à un comité ou à un administrateur délégué (article 115(3)). La catégorie d'actions et le montant de la résolution devraient correspondre aux feuillets T5 des dividendes versés à des résidents du Canada (ARC), à produire au plus tard, soit le dernier jour de février suivant l'année du dividende, et aux dividendes déclarés dans les états financiers de la T2. Un actionnaire non résident du Canada reçoit plutôt un feuillet NR4, et la société retient l'impôt des non-résidents, qu'elle doit elle-même payer si elle ne l'a pas retenu (Loi de l'impôt sur le revenu, article 212; article 215(6); ARC). La façon de déclarer un dividende, y compris le critère de solvabilité, est expliquée dans déclarer et verser un dividende; l'année du T5 où il figure est expliquée dans dividende avant ou après la fin de l'exercice |
| Capital-actions dans la T2 | Le capital-actions ordinaire et privilégié du bilan de la T2 devrait correspondre aux actions émises dans le registre et au capital déclaré inscrit pour chaque catégorie. Le capital versé, la version fiscale du capital-actions, repose généralement sur ce chiffre de droit des sociétés, avec des ajustements dans certaines opérations (Loi de l'impôt sur le revenu, article 89(1)) |
| Annexe 50 | Toute société privée y indique chaque actionnaire qui détient 10 % ou plus de ses actions ordinaires ou privilégiées (annexe 50 de l'ARC); la source est le registre des valeurs mobilières |
| Prêt à l'actionnaire ou dividende | L'argent qu'un propriétaire a retiré sans résolution de dividende et sans paie figure généralement dans les livres comme une somme due par l'actionnaire |
La dernière ligne est importante, car un prêt consenti par une société à un actionnaire est généralement inclus dans le revenu de l'actionnaire, sauf si une exception s'applique (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(2)). La règle de remboursement et la façon de régler le solde sont expliquées dans les prêts aux actionnaires. Pour les écritures qui consignent un dividende, voyez consigner les dividendes dans les livres.
Et si le registre des procès-verbaux n'a jamais été mis en place ou est périmé?
Commencez maintenant : rassemblez ce qui existe, puis faites signer par les administrateurs et les actionnaires des résolutions qui consignent ou approuvent ce qui manque. Une résolution signée maintenant porte la date de sa signature; savoir si elle peut prendre effet à une date antérieure est une question pour un avocat en droit des sociétés.
- Rassemblez le certificat, les statuts, les avis déposés, les résolutions signées et les relevés bancaires qui montrent ce que chaque actionnaire a payé pour ses actions.
- Dressez la liste de chaque événement depuis la constitution : actions émises ou transférées, administrateurs ajoutés ou retirés, dividendes versés, argent retiré par les propriétaires.
- Reconstituez le registre des valeurs mobilières et le registre des particuliers ayant un contrôle important à partir de ces faits, et déposez les avis d'administrateurs ou de contrôle important qui sont en retard.
- Faites adopter des règlements administratifs par les administrateurs. Si aucune action n'a jamais été émise, qui les reçoit, en échange de quel paiement et à partir de quelle date, cela se décide avec un avocat en droit des sociétés et le comptable avant toute signature; une action n'est émise qu'une fois entièrement payée (article 25).
- Mettez à jour les éléments annuels (états financiers, décisions sur le vérificateur, élections d'administrateurs), avec l'aide d'un avocat pour les années manquées.
Si un registre indique le mauvais propriétaire, un tribunal peut ordonner sa correction (article 243). Le volet fiscal compte aussi : la façon dont l'argent retiré les années passées est traité, comme dividende, salaire ou prêt à l'actionnaire, peut changer la déclaration T2, les feuillets T5 et les déclarations personnelles du propriétaire; il faut donc régler la question avant de les produire.
En quoi les règles diffèrent-elles en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta et au Québec?
Une société provinciale tient ses registres selon la loi de sa province. Une société fédérale les tient selon la loi fédérale, bien qu'une inscription dans une province puisse ajouter les règles de dépôt de cette province. Une ligne pour chacune :
- Ontario : une société tient aussi un registre des administrateurs et un registre des terrains qu'elle possède en Ontario (Loi sur les sociétés par actions, article 140). Une société de l'Ontario à capital fermé doit tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important, qu'elle peut garder à son siège social; il n'est pas déposé auprès d'un registre (Ontario).
- Colombie-Britannique : une société garde ses registres à son bureau des registres, y compris son registre central des valeurs mobilières (sauf si les administrateurs désignent un autre endroit), un registre des administrateurs et tous les procès-verbaux et résolutions par consentement (Business Corporations Act, article 42); les sociétés privées y tiennent aussi un registre de transparence que le public ne peut pas consulter (registre de transparence de la C.-B.). Les procès-verbaux d'assemblée ne sont pas déposés avec le rapport annuel (sociétés constituées de la C.-B.).
- Alberta : une société garde ses registres à son bureau des registres (Business Corporations Act, article 21); la loi actuellement publiée ne prévoit pas de registre des particuliers ayant un contrôle important, bien que la province ait consulté sur l'obligation pour les sociétés privées de tenir des registres de propriété et de contrôle.
- Québec : certaines entreprises doivent aussi déclarer leurs bénéficiaires ultimes au Registraire des entreprises, ce qui rend leur identité publique (Québec).
Pour comparer la constitution fédérale et provinciale, voyez la constitution fédérale ou provinciale.
Exemple
Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars canadiens.
Une nouvelle société fédérale met en place son registre des procès-verbaux
Un propriétaire constitue une société fédérale et en est le seul administrateur et le seul actionnaire. Dès le premier jour, le registre des procès-verbaux contient le certificat et les statuts, l'avis d'administrateurs, les règlements administratifs adoptés par résolution des administrateurs et confirmés par résolution des actionnaires, une résolution des administrateurs émettant 100 actions ordinaires pour 100 $ CA une fois ces 100 $ CA payés, un certificat d'actions, une inscription au registre des valeurs mobilières et un registre des particuliers ayant un contrôle important qui nomme le propriétaire. Dans la première T2, le bilan montre 100 $ CA de capital-actions ordinaire, et l'annexe 50 indique le propriétaire.
Retraits sans résolution de dividende
Un propriétaire retire 40 000 $ CA du compte de la société au cours de l'année, sans paie, sans résolution de dividende et sans somme que la société lui devait. À la fin de l'année, les livres montrent 40 000 $ CA dus par l'actionnaire. Pour que le comptable déclare un dividende dans un feuillet T5, le registre des procès-verbaux doit contenir une résolution des administrateurs qui le déclare. Sans elle, le montant reste dû par l'actionnaire, et un prêt à l'actionnaire est généralement inclus dans le revenu du propriétaire, sauf s'il est remboursé à temps ou si une autre exception s'applique. Savoir si un dividende déclaré maintenant peut couvrir des sommes retirées plus tôt, et pour quelle année, se règle avec le comptable et un avocat avant la production de la T2 et des feuillets T5.
Un acheteur demande le registre des procès-verbaux
Cinq ans après sa constitution, la société accepte de vendre son entreprise. L'avocat de l'acheteur demande le registre des procès-verbaux et ne trouve ni résolution émettant les actions du fondateur ni registre des particuliers ayant un contrôle important. La société signe des résolutions à jour, reconstitue les registres, et les avocats décident comment traiter l'émission des actions avant la clôture.
Votre situation est différente?
- Vous versez un premier dividende ou produisez une première déclaration T2 : les résolutions de dividende, le registre des actions et les livres doivent concorder avant la production de la T2 et des feuillets T5. Voyez déclarer et verser un dividende, puis obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
- Vous avez constitué la société en ligne, le registre des procès-verbaux n'a jamais été mis en place, ou une banque ou un acheteur le demande : voyez ce qui reste à faire après une constitution en ligne. Des résolutions manquantes relèvent du droit; pour les livres et les inscriptions fiscales qui doivent y correspondre, voyez l'aide à la constitution d'entreprise.
- Des propriétaires ont retiré de l'argent sans résolution de dividende : voyez les prêts aux actionnaires, dividende avant ou après la fin de l'exercice et se verser un salaire après coup, et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant la production de la T2 et des feuillets T5.
- Vous avez besoin des écritures pour un dividende ou le capital-actions, ou les livres ne correspondent plus au registre des procès-verbaux : voyez consigner les dividendes dans les livres et les livres d'une nouvelle SPCC, ou obtenez de l'aide en tenue de livres.
- Un propriétaire vit hors du Canada : voyez constituer une société au Canada depuis l'étranger et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière avant le premier dividende.
- Vous avez manqué des rapports annuels ou la société a été dissoute : voyez le rapport annuel d'une société ou la reconstitution d'une société dissoute.
- Vous n'avez pas encore constitué de société : voyez comment constituer une société au Canada.
Chiffres de cette page
| Chiffre | Valeur | Source |
|---|---|---|
| Amende maximale pour une société fédérale qui omet de tenir ses registres de société Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphe 20(6) : la société qui, sans motif raisonnable, ne se conforme pas à l'article 20 commet une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire d'une amende maximale de cinq mille dollars | 5 000 $ | Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 20 Vérifié |
| Amende maximale pour une société fédérale qui enfreint les règles sur le registre des particuliers ayant un contrôle important ou sur la production de documents Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphes 21.1(6) (tenue du registre) et 21.21(4) (transmission des renseignements au directeur) : sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, en cas de contravention sans motif raisonnable | 100 000 $ | Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21.1 Vérifié |
| Date limite de l'avis de changement d'administrateur d'une société fédérale À partir d'un changement parmi les administrateurs, pour l'avis à Corporations Canada selon la Loi canadienne sur les sociétés par actions | 15 jours | Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), paragraphe 113(1) Vérifié |
| Date limite fédérale pour mettre à jour le registre des particuliers ayant un contrôle important À partir du moment où une société fédérale apprend un changement qui touche son registre des particuliers ayant un contrôle important | 15 jours | Corporations Canada : particuliers ayant un contrôle important Vérifié |
| Seuil de participation d'une société fédérale pour un contrôle important Au moins cette part des droits de vote ou de la juste valeur marchande peut faire d'un particulier un particulier ayant un contrôle important ; un contrôle de fait peut aussi suffire | 25 % | Corporations Canada : particuliers ayant un contrôle important Vérifié |
| Date limite fédérale pour déclarer un changement relatif au registre des particuliers ayant un contrôle important À partir d'un changement au registre des particuliers ayant un contrôle important d'une société fédérale | 15 jours | Corporations Canada : particuliers ayant un contrôle important Vérifié |
| Préavis minimal pour l'envoi des états financiers annuels aux actionnaires Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphe 159(1) : au moins vingt et un jours avant chaque assemblée annuelle ou avant la signature d'une résolution écrite qui en tient lieu, sauf à l'actionnaire qui a refusé par écrit; le remplacement du paragraphe 159(1) de 2018 n'est pas en vigueur | 21 jours | Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 159 Vérifié |
| Amende maximale sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire pour une infraction d'un administrateur, d'un dirigeant ou d'un actionnaire relative au contrôle important Loi canadienne sur les sociétés par actions, alinéa 21.4(5)(a) : ou emprisonnement d'au plus deux ans, ou les deux; vise les infractions aux paragraphes 21.4(1) à (4) | 200 000 $ | Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21.4 Vérifié |
| Amende maximale sur mise en accusation pour une infraction d'un administrateur, d'un dirigeant ou d'un actionnaire relative au contrôle important Loi canadienne sur les sociétés par actions, alinéa 21.4(5)(b) : ou emprisonnement d'au plus cinq ans, ou les deux; vise les infractions aux paragraphes 21.4(1) à (4) | 1 000 000 $ | Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21.4 Vérifié |
| Période de conservation de l'ARC après la dissolution d'une société Après la date de dissolution, pour les registres justifiant les obligations et droits fiscaux de la société ; d'autres lois peuvent exiger une conservation plus longue | Deux ans | ARC : où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment demander la permission de les détruire plus tôt Vérifié |
| Délai de conservation des livres comptables prévu par le droit fédéral des sociétés Loi canadienne sur les sociétés par actions, paragraphe 20(2.1) : après la fin de l'exercice auquel se rapportent les registres, sous réserve de tout délai de conservation fédéral ou provincial plus long | Six ans | Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 20 Vérifié |
| Période générale de conservation des registres d'entreprise À partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle se rapportent les registres et les pièces justificatives; une conservation plus longue peut s'appliquer | Six ans | ARC : où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment demander la permission de les détruire plus tôt Vérifié |
| Date limite de production du T5 Les feuillets T5 sont produits et envoyés aux bénéficiaires à cette date; les règles de fin de semaine et de jour férié peuvent déplacer la date limite de l'ARC | Le dernier jour de février suivant l'année du dividende | ARC : date limite de la déclaration de renseignements T5 Vérifié |
| Seuil d'actionnaires de l'annexe 50 pour une société privée Une société privée remplit l'annexe 50 pour tout actionnaire détenant au moins cette part de ses actions ordinaires, de ses actions privilégiées ou des deux | 10 % | ARC : annexe 50, renseignements sur les actionnaires Vérifié |
Sources officielles
- Corporations Canada : registres de la société et autres obligations des sociétés
- Corporations Canada : particuliers ayant un contrôle important
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 20 (registres de la société)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21 (accès aux registres)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21.1 (registre des particuliers ayant un contrôle important)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 50 (registre des valeurs mobilières)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 142 (résolution des actionnaires tenant lieu d'assemblée)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 117 (résolutions écrites des administrateurs)
- Loi de l'impôt sur le revenu, article 230 (registres et livres)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21.21 (transmission des renseignements sur le contrôle important au directeur)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 21.4 (infractions relatives au contrôle important)
- Loi canadienne sur les sociétés par actions, article 159 (états financiers remis aux actionnaires)
- Loi de l'impôt sur le revenu, article 212 (impôt sur les dividendes versés à des non-résidents)
- Loi de l'impôt sur le revenu, article 215 (retenue sur les paiements versés à des non-résidents)
- ARC : NR4, retenue d'impôt des non-résidents, versement et déclaration
- Règlement de l'impôt sur le revenu, article 5800 (périodes de conservation)
- ARC : où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment demander la permission de les détruire plus tôt
- ARC : annexe 50, renseignements sur les actionnaires
- ARC : quand vous devez préparer un feuillet T5
- Colombie-Britannique : Business Corporations Act, article 42 (registres du bureau des registres)
- Ontario : Loi sur les sociétés par actions, article 140 (registres)
- Colombie-Britannique : sociétés constituées
- Colombie-Britannique : registre de transparence
- Ontario : exigences relatives aux renseignements sur les bénéficiaires effectifs
- Alberta : Business Corporations Act
- Alberta : consultation sur les bénéficiaires effectifs
- Québec : à propos des nouvelles obligations de transparence des entreprises
À propos de ce guide
Traduit du guide en anglais · Lire l'original en anglais
Il explique les règles générales pour l'année d'imposition indiquée. Il ne s'agit pas d'un conseil adapté à votre situation.
Modifications à l'original anglais
- : Première publication.