यह किसके लिए है
- नई निगमित कनाडाई कंपनी के स्वामी और निदेशक
- वे कंपनियाँ जो पहला लाभांश दे रही हैं या पहला T2 भर रही हैं
- वे कंपनियाँ जिनकी कार्यवृत्त पुस्तिका कभी बनी ही नहीं या पिछड़ गई है
यहाँ शामिल नहीं
- लाभांश, शेयर पूँजी और शेयरधारक ऋण की बही प्रविष्टियाँ
- कंपनी रजिस्ट्री में वार्षिक रिटर्न भरना
- शेयर के वर्ग चुनना या आर्टिकल्स और उपनियम तैयार करना
- पिछले कंपनी कार्यों को ठीक करने की कानूनी सलाह
कार्यवृत्त पुस्तिका क्या है, और क्या कंपनी को इसकी ज़रूरत होती है?
कार्यवृत्त पुस्तिका वह बाइंडर या डिजिटल फ़ाइल है जिसमें कंपनी के कानूनी रिकॉर्ड रहते हैं, और इन रिकॉर्ड को रखना अनिवार्य है। संघीय कंपनी को अपने आर्टिकल्स और उपनियम, शेयरधारकों के कार्यवृत्त और प्रस्ताव, Corporations Canada में भरी निदेशक सूचनाओं की प्रतियाँ, और प्रतिभूति रजिस्टर रखना होता है, साथ में निदेशकों के कार्यवृत्त और प्रस्ताव और पर्याप्त लेखा रिकॉर्ड (Canada Business Corporations Act, धारा 20)। Act में "minute book" शब्द नहीं आता; Corporations Canada कहती है कि कंपनियाँ अक्सर इन रिकॉर्ड को इसी नाम की एक पुस्तिका में रखती हैं (Corporations Canada)। प्रांतीय कंपनियों के अपने कानूनों में मिलते-जुलते दायित्व हैं।
कार्यवृत्त पुस्तिका कागज़ की, खुले पन्नों वाले बाइंडर की, या इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली की हो सकती है, बशर्ते वह उचित समय में रिकॉर्ड को पढ़ने लायक लिखित रूप में दोबारा बना सके। कंपनी को नुकसान, नष्ट होने और झूठी प्रविष्टियों के खिलाफ़ उचित सावधानियाँ रखनी होती हैं (धारा 22)। बिना उचित कारण रिकॉर्ड न रखना अपराध है, जिसमें $5,000 तक का जुर्माना है (धारा 20(6)); महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर न रखने या उसकी जानकारी Corporations Canada को न भेजने पर $100,000 तक का जुर्माना है (धारा 21.1(6); धारा 21.21(4))।
कार्यवृत्त पुस्तिका पहले दिन से रखना आसान है। मामला तब सरल नहीं रहता जब:
- शेयर कभी औपचारिक रूप से जारी ही नहीं हुए, या भुगतान से पहले जारी दर्ज किए गए;
- लाभांश निदेशकों के प्रस्ताव के बिना दिए गए;
- स्वामी या निदेशक बदले और रजिस्टर अद्यतन नहीं हुए;
- पहला लाभांश या पहला T2 देय है और कार्यवृत्त पुस्तिका कभी बनी ही नहीं;
- बैंक या खरीदार के लिए कार्यवृत्त पुस्तिका सालों बाद दोबारा बनाई जा रही है।
निगमन का प्रमाणपत्र और आर्टिकल्स, कभी हस्ताक्षर हुए कोई भी उपनियम और प्रस्ताव, शेयर प्रमाणपत्र या रजिस्टर की प्रविष्टियाँ, हर शेयरधारक ने अपने शेयरों के लिए क्या चुकाया उसका सबूत, निगमन के बाद से हर स्वामित्व और निदेशक बदलाव की सूची, और हर स्वामी ने जो पैसा लगाया या निकाला उसके बैंक रिकॉर्ड इकट्ठा करें।
नई कंपनी की कार्यवृत्त पुस्तिका में पहले दिन क्या जाता है?
पहले दिन, नई कंपनी की कार्यवृत्त पुस्तिका में उसके स्थापना दस्तावेज़, वे आयोजन प्रस्ताव जो निदेशक नियुक्त करते और पहले शेयर जारी करते हैं, और वे रजिस्टर होते हैं जो दर्ज करते हैं कि उसका स्वामी और नियंत्रक कौन है। यह तालिका संघीय Act के अनुसार है; प्रांतीय कानूनों में लगभग वैसे ही प्रावधान हैं।
| मद | यह क्या दर्ज करता है | संघीय नियम |
|---|---|---|
| निगमन का प्रमाणपत्र और आर्टिकल्स | कंपनी का अस्तित्व, नाम, शेयर के वर्ग, निदेशकों की सीमा और शेयर ट्रांसफ़र पर कोई भी पाबंदी | आर्टिकल्स धारा 20(1)(a) के तहत रखे जाते हैं |
| उपनियम | बैठकों, अधिकारियों, हस्ताक्षर और बैंकिंग के नियम | निदेशक इन्हें प्रस्ताव से बनाते हैं; शेयरधारक अगली बैठक में इन्हें पुष्ट, संशोधित या अस्वीकार करते हैं (धारा 103) |
| पंजीकृत कार्यालय और निदेशकों की सूचनाएँ | पंजीकृत कार्यालय का पता और पहले निदेशक, जो आर्टिकल्स के साथ भरे जाते हैं | आर्टिकल्स के साथ भेजी जाती हैं (धारा 19(2); धारा 106); निदेशक सूचना की प्रति धारा 20(1)(c) के तहत रखी जाती है |
| पहले निदेशकों के प्रस्ताव | उपनियम अपनाना, पहले शेयर जारी करना, अधिकारी नियुक्त करना | सभी निदेशकों के हस्ताक्षर वाला लिखित प्रस्ताव बैठक जितना ही वैध है और निदेशकों के कार्यवृत्त के साथ रखा जाता है (धारा 117) |
| पहले शेयरधारकों के प्रस्ताव | उपनियमों की पुष्टि, निदेशकों का चुनाव, ऑडिटर पर फ़ैसला | सभी वोटिंग शेयरधारकों के हस्ताक्षर वाला लिखित प्रस्ताव बैठक जितना ही वैध है (धारा 142) |
| शेयर सब्सक्रिप्शन और प्रमाणपत्र | किसने कौन-से शेयर और किस कीमत पर खरीदने की सहमति दी | शेयर तब तक जारी नहीं होता जब तक वह पैसे, संपत्ति या पिछली सेवाओं में पूरी तरह चुकाया न गया हो; खरीदार का promissory note नहीं गिना जाता (धारा 25)। हर धारक प्रमाणपत्र या लिखित पावती माँग सकता है (धारा 49) |
| प्रतिभूति रजिस्टर | जारी और ट्रांसफ़र हुआ हर शेयर | अगला खंड देखें |
| महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर | अंततः कंपनी का स्वामी या नियंत्रक कौन है | अगला खंड देखें |
कंपनी हर शेयर वर्ग के लिए अलग घोषित पूँजी खाता भी रखती है और उसमें जारी शेयरों के बदले मिली पूरी राशि जोड़ती है, हालाँकि संबंधित (स्वतंत्र पक्ष न होने वाले) व्यक्ति से संपत्ति के बदले शेयर जारी करने पर वह कम जोड़ सकती है (धारा 26)। उस खाते के पीछे की बही प्रविष्टियों के लिए देखें नई CCPC का बहीखाता। कौन-से शेयर वर्ग बनाएँ, इसके लिए देखें निगमन के समय शेयर के वर्ग। अगर कंपनी ऑनलाइन बनाई गई थी, तो जाँचें कि इनमें से असल में कौन-से मद तैयार हुए: देखें ऑनलाइन निगमन के बाद क्या बचता है।
कंपनी की कार्यवृत्त पुस्तिका में कौन-से रजिस्टर रखने ज़रूरी हैं?
संघीय कंपनी की कार्यवृत्त पुस्तिका में प्रतिभूति रजिस्टर रहता है और, ज़्यादातर निजी कंपनियों के लिए, महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर। संघीय Act निदेशकों का अलग रजिस्टर सूचीबद्ध नहीं करता; वह Corporations Canada में भरी निदेशक सूचनाओं की प्रतियाँ माँगता है। Ontario और British Columbia निदेशकों का रजिस्टर माँगते हैं।
| रजिस्टर | यह क्या दिखाता है | इसे कब अद्यतन करें |
|---|---|---|
| प्रतिभूति (शेयर) रजिस्टर | हर वर्ग के लिए, हर पूर्व और वर्तमान धारक का नाम और ज्ञात आखिरी पता, रखे शेयरों की संख्या, और हर जारी करने और ट्रांसफ़र की तारीख और ब्योरा (धारा 50) | जब भी शेयर जारी या ट्रांसफ़र हों |
| निदेशकों के रिकॉर्ड | निदेशकों की सूचना और हर बदलाव सूचना की प्रतियाँ (धारा 20(1)(c)) | कंपनी निदेशकों में बदलाव के बाद, या निदेशक से नए पते की सूचना पाने के बाद, 15 दिन के भीतर Corporations Canada को सूचना भेजती है (धारा 113) |
| महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर | ऐसे हर व्यक्ति का नाम, जन्म तिथि, आवासीय पता, नागरिकता, कर निवास, वे तारीखें जब वह ऐसा व्यक्ति बना या नहीं रहा, और वह नियंत्रण कैसे रखता है (धारा 21.1) | हर वित्तीय वर्ष में कम से कम एक बार उचित कदम, और नई जानकारी कंपनी को पता चलने के 15 दिन के भीतर दर्ज |
महत्वपूर्ण नियंत्रण वाला व्यक्ति आम तौर पर वोट या मूल्य के हिसाब से शेयरों का 25% या ज़्यादा, अकेले या दूसरों के साथ, रखता, नियंत्रित करता या निर्देशित करता है, या शेयर रखे बिना वास्तविक नियंत्रण रखता है (Corporations Canada)। संघीय कंपनी यह जानकारी निगमन, विलय या स्थानांतरण के समय, हर साल अपने वार्षिक रिटर्न के साथ, और रजिस्टर में बदलाव के 15 दिन के भीतर Corporations Canada को भी भेजती है (धारा 21.21)। सार्वजनिक और Crown कंपनियों को छूट है।
कार्यवृत्त पुस्तिका में हर साल क्या जोड़ना होता है?
हर साल संघीय कंपनी वार्षिक शेयरधारक कार्य (वित्तीय विवरण, ऑडिटर का फ़ैसला और कोई भी निदेशक चुनाव), हर लाभांश प्रस्ताव, और अपने रजिस्टरों में कोई भी बदलाव जोड़ती है। सभी वोटिंग शेयरधारकों के हस्ताक्षर वाला लिखित प्रस्ताव वार्षिक बैठक की जगह ले सकता है (धारा 142)।
| सालाना मद | संघीय नियम |
|---|---|
| वार्षिक बैठक या लिखित प्रस्ताव | पहली बैठक निगमन के 18 महीने के भीतर, फिर पिछली से 15 महीने के भीतर और वित्तीय वर्ष खत्म होने के छह महीने बाद से देर नहीं (धारा 133) |
| वित्तीय विवरण | निदेशक इन्हें मंज़ूर करते हैं, जो एक निदेशक के हस्ताक्षर से दिखता है (धारा 158), और शेयरधारकों के सामने रखते हैं (धारा 155); हर शेयरधारक को एक प्रति वार्षिक बैठक से, या उसकी जगह लेने वाले लिखित प्रस्ताव पर हस्ताक्षर से, कम से कम 21 दिन पहले जाती है, जब तक शेयरधारक ने लिखित रूप में मना न किया हो (धारा 159) |
| ऑडिटर का फ़ैसला | निजी (गैर-वितरक) कंपनी के शेयरधारक ऑडिटर न नियुक्त करने का प्रस्ताव कर सकते हैं, पर सिर्फ़ हर शेयरधारक की, बिना वोट वाले शेयरधारकों समेत, सहमति से, और सिर्फ़ अगली वार्षिक बैठक तक (धारा 163)। यह छूट हर साल नवीनीकृत होती है |
| निदेशक का चुनाव | निदेशक ऐसे कार्यकाल के लिए चुने जाते हैं जो चुनाव के बाद तीसरी वार्षिक बैठक तक खत्म हो; जिस निदेशक का कार्यकाल तय न हो, वह अगली वार्षिक बैठक में पद छोड़ देता है (धारा 106) |
| लाभांश प्रस्ताव | घोषित हर लाभांश के लिए एक (नीचे लेखाकार वाला खंड देखें) |
| महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्ति | रजिस्टर की साल में एक बार की समीक्षा (धारा 21.1) |
| वार्षिक रिटर्न | कंपनी रजिस्ट्री में फ़ाइलिंग, T2 से अलग (धारा 263); फ़ाइलिंग की पुष्टि रिकॉर्ड के साथ रखें |
वार्षिक रिटर्न की नियत तारीखों और शुल्क के लिए देखें कंपनी का वार्षिक रिटर्न।
कार्यवृत्त पुस्तिका को अद्यतन कौन रखता है?
यह ज़िम्मेदारी कंपनी की है, जो अपने निदेशकों के ज़रिए काम करती है। संघीय Act कहता है कि कंपनी रिकॉर्ड "तैयार करेगी और बनाए रखेगी" (धारा 20), और निदेशक तय करते हैं कि वे कहाँ रखे जाएँ। Act में कहीं वकील ज़रूरी नहीं है: स्वामी-निदेशक प्रस्ताव तैयार कर सकता है और रजिस्टर रख सकता है, और मदद के लिए पैसे देना कब ठीक है, यह खुद निगमन करें या वकील लें में है। निदेशक किसी और से, जैसे कंपनी के वकील से, पुस्तिका रखवाने और अद्यतन करवाने की व्यवस्था कर सकते हैं, और एजेंट प्रतिभूति रजिस्टर रख सकता है (धारा 50(2)), पर ज़िम्मेदारी कंपनी की ही रहती है। जो निदेशक या अधिकारी जानबूझकर कंपनी को महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों के रजिस्टर के नियम तोड़ने देता है, या उस रजिस्टर में झूठी जानकारी दर्ज करता है, वह व्यक्तिगत रूप से अपराध करता है, वैसे ही जैसे वह शेयरधारक जो जानबूझकर कंपनी के उस जानकारी के अनुरोध का सटीक और पूरा जवाब नहीं देता। संक्षिप्त दोषसिद्धि पर जुर्माना $200,000 तक या दो साल की जेल है, और अभियोग पर $1,000,000 तक या पाँच साल (धारा 21.4; धारा 21.1(4))।
कार्यवृत्त पुस्तिका कहाँ रखी जाए, इसे कौन देख सकता है, और कितने समय तक?
संघीय कंपनी अपने आर्टिकल्स, उपनियम, शेयरधारक कार्यवृत्त, निदेशक सूचनाएँ और प्रतिभूति रजिस्टर अपने पंजीकृत कार्यालय में या कनाडा में निदेशकों के तय किए किसी अन्य स्थान पर रखती है। शेयरधारक और लेनदार इनमें से ज़्यादातर देख सकते हैं; निदेशकों के कार्यवृत्त और लेखा रिकॉर्ड निदेशकों के लिए हैं। कार्यवृत्त और शेयर रिकॉर्ड कंपनी के विघटन के दो साल बाद तक रखे जाते हैं।
कहाँ। निदेशकों के कार्यवृत्त और लेखा रिकॉर्ड वहाँ रखे जा सकते हैं जहाँ निदेशक उचित समझें, पर अगर लेखा रिकॉर्ड कनाडा के बाहर रखे जाएँ, तो हर तिमाही की वित्तीय स्थिति दिखाने लायक काफ़ी रिकॉर्ड कनाडा में रहते हैं (धारा 20(4) और (5))। कंपनी का कोई भी रिकॉर्ड, आर्टिकल्स और रजिस्टर समेत, कनाडा के बाहर रखा जा सकता है अगर उसे पंजीकृत कार्यालय या कनाडा में किसी अन्य तय स्थान पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखा जा सके (धारा 20(5.1))। कर रिकॉर्ड पर सख्त नियम है: CRA कहती है कि कनाडा के बाहर रखे और कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखे रिकॉर्ड कनाडा में रखे हुए नहीं माने जाते, जब तक CRA अनुमति न दे (CRA)।
इसे कौन देख सकता है।
| व्यक्ति | वे क्या देख सकते हैं |
|---|---|
| शेयरधारक और लेनदार | आर्टिकल्स, उपनियम, कोई भी सर्वसम्मत शेयरधारक समझौता, शेयरधारक कार्यवृत्त और प्रस्ताव, निदेशक सूचनाएँ और प्रतिभूति रजिस्टर, मुफ़्त, सामान्य कार्य-समय में (धारा 21) |
| निदेशक | इसके अलावा निदेशकों के कार्यवृत्त और प्रस्ताव और लेखा रिकॉर्ड (धारा 20(4)) |
| Corporations Canada | महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर, अनुरोध पर (धारा 21.3) |
| जनता | उस जानकारी से जो संघीय कंपनी Corporations Canada में भरती है: ऐसे हर व्यक्ति का नाम, सेवा का पता (या अगर कोई नहीं दिया तो आवासीय पता), और वह महत्वपूर्ण नियंत्रण कब और कैसे रखता है; नाबालिगों के लिए नहीं, और आवेदन पर सीमित मामलों में रोकी जाती है (धारा 21.303) |
| पुलिस और कर प्राधिकरण, CRA समेत | उस रजिस्टर की प्रति, ऐसे अनुरोध पर जो Act की शर्तें पूरी करता हो (धारा 21.31) |
कितने समय। निदेशकों और शेयरधारकों के कार्यवृत्त, शेयर स्वामित्व और ट्रांसफ़र के रिकॉर्ड और सामान्य बही तब तक रखे जाते हैं जब तक कंपनी मौजूद है और उसके विघटन के दो साल बाद तक (Income Tax Regulations, धारा 5800)। CRA इसे यूँ कहती है: शेयर रजिस्ट्री हमेशा रखें, क्योंकि वह बाद की किसी भी बिक्री या समेटने को प्रभावित करती है (CRA)। महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर अपवाद है: संघीय कंपनी किसी पूर्व व्यक्ति की निजी जानकारी उस दिन की छठी वर्षगाँठ के एक साल के भीतर नष्ट कर देती है जिस दिन से उसका महत्वपूर्ण नियंत्रण नहीं रहा (धारा 21.1(5))। संघीय Act लेखा रिकॉर्ड को उस वित्तीय वर्ष के छह साल बाद तक रखवाता है जिससे वे जुड़े हैं (धारा 20(2.1)), और ज़्यादातर अन्य कर रिकॉर्ड उस कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखे जाते हैं जिससे वे जुड़े हैं (Income Tax Act, धारा 230); देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें।
मेरे लेखाकार को कार्यवृत्त पुस्तिका क्यों चाहिए?
लेखाकार कार्यवृत्त पुस्तिका से पुष्टि करता है कि बही और कर फ़ाइलिंग में जो हुआ बताया गया है, वह सचमुच अधिकृत था: शेयर किसके हैं, उनके लिए क्या चुकाया गया, और स्वामियों को कौन-से भुगतान लाभांश थे।
| फ़ाइलिंग या प्रविष्टि | लेखाकार कार्यवृत्त पुस्तिका में क्या जाँचता है |
|---|---|
| लाभांश और T5 | संघीय Act के तहत, बोर्ड लाभांश घोषित करता है और यह अधिकार किसी समिति या प्रबंध निदेशक को नहीं सौंप सकता (धारा 115(3))। प्रस्ताव का शेयर वर्ग और राशि कनाडा के निवासियों को दिए लाभांश की T5 पर्चियों से मेल खानी चाहिए (CRA), जो लाभांश वर्ष के बाद फ़रवरी का अंतिम दिन तक देय हैं, और T2 के वित्तीय विवरण में घोषित लाभांश से। कनाडा का अनिवासी शेयरधारक इसकी जगह NR4 पर्ची पाता है, और कंपनी अनिवासी कर काटती है, और न काटे तो वह कर खुद देती है (Income Tax Act, धारा 212; धारा 215(6); CRA)। लाभांश कैसे घोषित करें, solvency जाँच समेत, यह लाभांश घोषित करना और देना में है; वह किस साल की T5 पर जाता है, यह वर्षांत से पहले या बाद लाभांश में है |
| T2 पर शेयर पूँजी | T2 के तुलन पत्र पर साधारण और प्रेफ़र्ड शेयर पूँजी रजिस्टर में जारी शेयरों और हर वर्ग के लिए दर्ज घोषित पूँजी से मेल खानी चाहिए। चुकता पूँजी, शेयर पूँजी का कर संस्करण, आम तौर पर उसी कंपनी-कानून वाले आँकड़े पर आधारित होती है, कुछ लेन-देन में समायोजन के साथ (Income Tax Act, धारा 89(1)) |
| Schedule 50 | हर निजी कंपनी अपने साधारण या प्रेफ़र्ड शेयरों का 10% या ज़्यादा रखने वाले हर शेयरधारक को सूचीबद्ध करती है (CRA Schedule 50); स्रोत प्रतिभूति रजिस्टर है |
| शेयरधारक ऋण या लाभांश | जो पैसा स्वामी ने बिना लाभांश प्रस्ताव और बिना पेरोल के लिया, वह आम तौर पर बही में शेयरधारक पर बकाया के रूप में बैठता है |
आखिरी पंक्ति इसलिए मायने रखती है कि कंपनी से शेयरधारक को ऋण आम तौर पर शेयरधारक की आय में शामिल होता है, जब तक कोई अपवाद लागू न हो (Income Tax Act, उपधारा 15(2))। चुकाने का नियम और शेष राशि कैसे साफ़ करें, यह शेयरधारक ऋण में है। लाभांश दर्ज करने वाली प्रविष्टियों के लिए देखें बही में लाभांश दर्ज करना।
अगर कार्यवृत्त पुस्तिका कभी बनी ही नहीं या पुरानी हो गई हो तो?
अब शुरू करें: जो मौजूद है उसे इकट्ठा करें, फिर निदेशकों और शेयरधारकों से ऐसे प्रस्तावों पर हस्ताक्षर करवाएँ जो छूटा हुआ दर्ज करें या मंज़ूर करें। अब हस्ताक्षर हुआ प्रस्ताव उसी तारीख का होता है जिस दिन हस्ताक्षर हुए; क्या वह किसी पहले की तारीख से प्रभावी हो सकता है, यह कंपनी वकील का सवाल है।
- प्रमाणपत्र, आर्टिकल्स, भरी हुई सूचनाएँ, हस्ताक्षर हुए कोई भी प्रस्ताव, और बैंक रिकॉर्ड इकट्ठा करें जो दिखाएँ कि हर शेयरधारक ने शेयरों के लिए क्या चुकाया।
- निगमन के बाद से हर घटना की सूची बनाएँ: जारी या ट्रांसफ़र शेयर, जोड़े या हटाए निदेशक, दिए लाभांश, स्वामियों का लिया पैसा।
- उन तथ्यों से प्रतिभूति रजिस्टर और महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर दोबारा बनाएँ, और जो भी निदेशक या महत्वपूर्ण नियंत्रण की सूचनाएँ देर से हैं वे भरें।
- निदेशकों से उपनियम अपनवाएँ। अगर शेयर कभी जारी नहीं हुए, तो किसे मिलें, किस भुगतान पर और किस तारीख से, यह कुछ भी हस्ताक्षर होने से पहले कंपनी वकील और लेखाकार के साथ तय करें; शेयर तभी जारी होता है जब वह पूरी तरह चुकाया गया हो (धारा 25)।
- सालाना मद (वित्तीय विवरण, ऑडिटर फ़ैसले, निदेशक चुनाव) अद्यतन करें, जहाँ साल छूटे हों वहाँ वकील की मदद से।
अगर कोई रजिस्टर गलत स्वामी दिखाए, तो अदालत उसे सही करने का आदेश दे सकती है (धारा 243)। कर का पक्ष भी मायने रखता है: पिछले सालों में लिया पैसा लाभांश, वेतन या शेयरधारक ऋण के रूप में कैसे माना जाए, यह T2, T5 पर्चियों और स्वामी के व्यक्तिगत रिटर्न को बदल सकता है, इसलिए वे भरे जाने से पहले इसे तय करना होगा।
Ontario, British Columbia, Alberta और क्यूबेक में नियम कैसे अलग हैं?
प्रांतीय कंपनी अपने प्रांत के कानून के तहत रिकॉर्ड रखती है। संघीय कंपनी उन्हें संघीय Act के तहत रखती है, हालाँकि किसी प्रांत में पंजीकरण से उस प्रांत की फ़ाइलिंग के नियम जुड़ सकते हैं। एक-एक पंक्ति में:
- Ontario: कंपनी निदेशकों का रजिस्टर और Ontario में अपनी ज़मीन-जायदाद का रजिस्टर भी रखती है (Business Corporations Act, धारा 140)। निजी स्वामित्व वाली Ontario कंपनी को महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर रखना होता है, जिसे वह अपने पंजीकृत कार्यालय में रख सकती है; वह किसी रजिस्ट्री में नहीं भरा जाता (Ontario)।
- British Columbia: कंपनी अपने रिकॉर्ड अपने records office में रखती है, जिनमें उसका केंद्रीय प्रतिभूति रजिस्टर (जब तक निदेशक कोई और स्थान तय न करें), निदेशकों का रजिस्टर, और सभी कार्यवृत्त और सहमति प्रस्ताव शामिल हैं (Business Corporations Act, धारा 42); निजी कंपनियाँ वहाँ एक पारदर्शिता रजिस्टर भी रखती हैं जिसे जनता नहीं देख सकती (BC पारदर्शिता रजिस्टर)। बैठकों के कार्यवृत्त वार्षिक रिपोर्ट के साथ नहीं भरे जाते (BC निगमित कंपनियाँ)।
- Alberta: कंपनी अपने रिकॉर्ड अपने records office में रखती है (Business Corporations Act, धारा 21); फ़िलहाल प्रकाशित Act में महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का कोई रजिस्टर नहीं है, हालाँकि प्रांत ने निजी कंपनियों से स्वामित्व और नियंत्रण के रिकॉर्ड रखवाने पर परामर्श किया है।
- क्यूबेक: कुछ उद्यमों को अपने अंतिम लाभार्थियों की घोषणा भी Registraire des entreprises को करनी होती है, जिससे उनकी पहचान सार्वजनिक हो जाती है (Québec)।
संघीय और प्रांतीय निगमन की तुलना के लिए देखें संघीय या प्रांतीय निगमन।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; आँकड़े कनाडाई डॉलर में हैं।
नई संघीय कंपनी अपनी कार्यवृत्त पुस्तिका बनाती है
स्वामी संघीय निगमन करता है और अकेला निदेशक और शेयरधारक है। पहले दिन कार्यवृत्त पुस्तिका में ये हैं: प्रमाणपत्र और आर्टिकल्स, निदेशकों की सूचना, निदेशकों के प्रस्ताव से अपनाए और शेयरधारकों के प्रस्ताव से पुष्ट उपनियम, C$100 चुकाए जाने पर C$100 में 100 साधारण शेयर जारी करने वाला निदेशकों का प्रस्ताव, एक शेयर प्रमाणपत्र, प्रतिभूति रजिस्टर की एक प्रविष्टि, और स्वामी का नाम दर्ज करने वाला महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर। पहले T2 पर तुलन पत्र C$100 की साधारण शेयर पूँजी दिखाता है, और Schedule 50 स्वामी को सूचीबद्ध करता है।
लाभांश प्रस्ताव के बिना निकासी
स्वामी साल भर में कंपनी के खाते से C$40,000 निकालता है, बिना पेरोल, बिना लाभांश प्रस्ताव और बिना ऐसे पैसे के जो कंपनी पर स्वामी का बकाया हो। वर्षांत पर बही शेयरधारक पर C$40,000 बकाया दिखाती है। लेखाकार T5 पर लाभांश रिपोर्ट कर सके, इसके लिए कार्यवृत्त पुस्तिका में उसे घोषित करने वाला निदेशकों का प्रस्ताव चाहिए। उसके बिना राशि शेयरधारक पर बकाया रहती है, और शेयरधारक ऋण आम तौर पर स्वामी की आय में शामिल होता है जब तक उसे समय पर चुकाया न जाए या कोई अन्य अपवाद लागू न हो। अब घोषित लाभांश पहले निकाली राशियों को कवर कर सकता है या नहीं, और किस साल के लिए, यह T2 और T5 भरने से पहले लेखाकार और वकील के साथ तय होता है।
खरीदार कार्यवृत्त पुस्तिका माँगता है
निगमन के पाँच साल बाद कंपनी अपना व्यवसाय बेचने पर सहमत होती है। खरीदार का वकील कार्यवृत्त पुस्तिका माँगता है और पाता है कि संस्थापक के शेयर जारी करने का कोई प्रस्ताव नहीं है और महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का कोई रजिस्टर नहीं है। कंपनी मौजूदा प्रस्तावों पर हस्ताक्षर करती है, रजिस्टर दोबारा बनाती है, और वकील क्लोज़िंग से पहले तय करते हैं कि शेयर जारी करने से कैसे निपटना है।
आपके मामले में अलग है?
- आप पहला लाभांश दे रहे हैं या पहला T2 भर रहे हैं: T2 और T5 भरने से पहले लाभांश प्रस्ताव, शेयर रजिस्टर और बही में मेल होना चाहिए। देखें लाभांश घोषित करना और देना, फिर कंपनी कर सहायता लें।
- आपने ऑनलाइन निगमन किया, कार्यवृत्त पुस्तिका कभी बनी ही नहीं, या बैंक या खरीदार ने उसे माँगा है: देखें ऑनलाइन निगमन के बाद क्या बचता है। छूटे हुए प्रस्ताव कानूनी काम हैं; जो बही और कर पंजीकरण उनसे मेल खाने चाहिए, उनके लिए व्यवसाय स्थापना सहायता देखें।
- स्वामियों ने बिना लाभांश प्रस्ताव के पैसा लिया: देखें शेयरधारक ऋण, वर्षांत से पहले या बाद लाभांश और बाद में खुद को वेतन देना, और T2 और T5 भरने से पहले कंपनी कर सहायता लें।
- आपको लाभांश या शेयर पूँजी की बही प्रविष्टियाँ चाहिए, या बही अब कार्यवृत्त पुस्तिका से मेल नहीं खाती: देखें बही में लाभांश दर्ज करना और नई CCPC का बहीखाता, या बहीखाता सहायता लें।
- कोई स्वामी कनाडा के बाहर रहता है: देखें विदेश से कनाडा में निगमन और पहले लाभांश से पहले सीमा-पार कर सहायता लें।
- आपके वार्षिक रिटर्न छूट गए या कंपनी भंग हो गई: देखें कंपनी का वार्षिक रिटर्न या भंग हुई कंपनी को बहाल करना।
- आपने अभी निगमन नहीं किया है: देखें कनाडा में निगमन कैसे करें।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| अपने कंपनी रिकॉर्ड न रखने वाली संघीय कंपनी पर अधिकतम जुर्माना Canada Business Corporations Act subsection 20(6): जो कंपनी उचित कारण के बिना section 20 का पालन नहीं करती, वह summary conviction पर पाँच हज़ार डॉलर तक के जुर्माने की दोषी है | $5,000 | Canada Business Corporations Act, section 20 जाँचा गया |
| significant-control रजिस्टर या फ़ाइलिंग के नियम तोड़ने वाली संघीय कंपनी पर अधिकतम जुर्माना Canada Business Corporations Act subsections 21.1(6) (रजिस्टर रखना) और 21.21(4) (जानकारी Director को भेजना): उचित कारण के बिना उल्लंघन पर, summary conviction पर | $100,000 | Canada Business Corporations Act, section 21.1 जाँचा गया |
| संघीय कंपनी में निदेशक बदलाव की सूचना की अंतिम तिथि Canada Business Corporations Act के तहत निदेशकों में बदलाव से Corporations Canada को सूचना देने तक | 15 दिन | Canada Business Corporations Act: उपधारा 113(1) जाँचा गया |
| संघीय ISC रजिस्टर अपडेट करने की अंतिम तिथि जब कोई संघीय कंपनी अपने ISC रजिस्टर को प्रभावित करने वाले बदलाव के बारे में जानती है तब से | 15 दिन | Corporations Canada: महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्ति जाँचा गया |
| संघीय कंपनी में महत्वपूर्ण नियंत्रण की शेयर सीमा मतदान अधिकारों या उचित बाज़ार मूल्य का कम से कम इतना हिस्सा किसी व्यक्ति को महत्वपूर्ण नियंत्रण वाला व्यक्ति बना सकता है; वास्तविक नियंत्रण भी इसके लिए पर्याप्त हो सकता है | 25% | Corporations Canada: महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्ति जाँचा गया |
| संघीय ISC बदलाव फ़ाइल करने की अंतिम तिथि संघीय कंपनी के ISC रजिस्टर में बदलाव से | 15 दिन | Corporations Canada: महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्ति जाँचा गया |
| शेयरधारकों को वार्षिक वित्तीय विवरण भेजने की न्यूनतम सूचना अवधि Canada Business Corporations Act subsection 159(1): हर वार्षिक बैठक से या उसके बदले लिखित प्रस्ताव पर हस्ताक्षर होने से कम से कम इक्कीस दिन पहले, सिवाय उस शेयरधारक के जिसने लिखित रूप में मना किया हो; subsection 159(1) का 2018 का प्रतिस्थापन लागू नहीं है | 21 दिन | Canada Business Corporations Act, section 159 जाँचा गया |
| निदेशक, अधिकारी या शेयरधारक के significant-control अपराध पर summary conviction के तहत अधिकतम जुर्माना Canada Business Corporations Act paragraph 21.4(5)(a): या दो साल तक की कैद, या दोनों; subsections 21.4(1) से (4) के तहत अपराध शामिल | $200,000 | Canada Business Corporations Act, section 21.4 जाँचा गया |
| निदेशक, अधिकारी या शेयरधारक के significant-control अपराध पर indictment के तहत अधिकतम जुर्माना Canada Business Corporations Act paragraph 21.4(5)(b): या पाँच साल तक की कैद, या दोनों; subsections 21.4(1) से (4) के तहत अपराध शामिल | $1,000,000 | Canada Business Corporations Act, section 21.4 जाँचा गया |
| कंपनी के विघटन के बाद CRA का रिकॉर्ड रखने का समय विघटन की तिथि के बाद, कंपनी के कर दायित्वों और हक़ों से जुड़े रिकॉर्ड के लिए; अन्य कानून अधिक समय तक रखने को कह सकते हैं | दो साल | CRA: अपने रिकॉर्ड कहाँ रखें, कितने समय तक, और जल्दी नष्ट करने की अनुमति कैसे माँगें जाँचा गया |
| लेखा रिकॉर्ड के लिए संघीय कंपनी कानून की रखाव अवधि Canada Business Corporations Act subsection 20(2.1): रिकॉर्ड जिस वित्त वर्ष से जुड़े हैं उसके अंत के बाद, किसी भी लंबी संघीय या प्रांतीय अवधि के अधीन | छह साल | Canada Business Corporations Act, section 20 जाँचा गया |
| व्यावसायिक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि जिस आखिरी कर वर्ष से रिकॉर्ड और सहायक दस्तावेज़ जुड़े हैं, उसके अंत से; अधिक समय तक रखना भी ज़रूरी हो सकता है | छह साल | CRA: अपने रिकॉर्ड कहाँ रखें, कितने समय तक, और जल्दी नष्ट करने की अनुमति कैसे माँगें जाँचा गया |
| T5 फ़ाइल करने की अंतिम तिथि T5 पर्चियाँ इस तारीख तक दाखिल और प्राप्तकर्ताओं को भेजी जाती हैं; सप्ताहांत और छुट्टी के नियम CRA की देय तिथि बदल सकते हैं | लाभांश वर्ष के बाद फ़रवरी का अंतिम दिन | CRA: T5 सूचना रिटर्न की देय तिथि जाँचा गया |
| निजी कंपनी Schedule 50 के शेयरधारकों की सीमा निजी कंपनी हर उस शेयरधारक के लिए Schedule 50 भरती है जिसके पास उसके सामान्य या अधिमान शेयरों का कम से कम इतना हिस्सा है | 10% | CRA: Schedule 50, शेयरधारक की जानकारी जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- Corporations Canada: कंपनी के रिकॉर्ड और अन्य कंपनी दायित्व
- Corporations Canada: महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्ति
- Canada Business Corporations Act, धारा 20 (कंपनी के रिकॉर्ड)
- Canada Business Corporations Act, धारा 21 (रिकॉर्ड देखने का अधिकार)
- Canada Business Corporations Act, धारा 21.1 (महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों का रजिस्टर)
- Canada Business Corporations Act, धारा 50 (प्रतिभूति रजिस्टर)
- Canada Business Corporations Act, धारा 142 (बैठक की जगह शेयरधारक प्रस्ताव)
- Canada Business Corporations Act, धारा 117 (निदेशकों के लिखित प्रस्ताव)
- Income Tax Act, धारा 230 (रिकॉर्ड और बही)
- Canada Business Corporations Act, धारा 21.21 (महत्वपूर्ण नियंत्रण की जानकारी Director को भेजना)
- Canada Business Corporations Act, धारा 21.4 (महत्वपूर्ण नियंत्रण के अपराध)
- Canada Business Corporations Act, धारा 159 (शेयरधारकों को वित्तीय विवरण)
- Income Tax Act, धारा 212 (अनिवासियों को दिए लाभांश पर कर)
- Income Tax Act, धारा 215 (अनिवासियों को भुगतान पर विथहोल्डिंग)
- CRA: NR4, अनिवासी कर की विथहोल्डिंग, जमा और रिपोर्टिंग
- Income Tax Regulations, धारा 5800 (रिकॉर्ड रखने की अवधि)
- CRA: अपने रिकॉर्ड कहाँ रखें, कितने समय तक, और जल्दी नष्ट करने की अनुमति कैसे माँगें
- CRA: Schedule 50, शेयरधारक की जानकारी
- CRA: T5 पर्ची कब तैयार करनी होती है
- British Columbia: Business Corporations Act, धारा 42 (records office के रिकॉर्ड)
- Ontario: Business Corporations Act, धारा 140 (रिकॉर्ड)
- British Columbia: निगमित कंपनियाँ
- British Columbia: पारदर्शिता रजिस्टर
- Ontario: लाभकारी स्वामित्व की जानकारी की शर्तें
- Alberta: Business Corporations Act
- Alberta: लाभकारी स्वामित्व पर परामर्श
- Québec: कंपनी पारदर्शिता के नए दायित्वों के बारे में
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अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।