Libro de actas de una corporación en Canadá: qué conservar y por qué

¿Qué es un libro de actas y una corporación necesita uno?

Un libro de actas es la carpeta o el archivo digital que reúne los registros legales de una corporación, y llevar esos registros es obligatorio. Una corporación federal debe conservar sus documentos de constitución y reglamentos internos, las actas y resoluciones de los accionistas, copias de los avisos de directores presentados a Corporations Canada y un registro de valores, además de las actas y resoluciones de los directores y registros contables adecuados (Canada Business Corporations Act, sección 20). La ley no usa las palabras “libro de actas” (minute book); Corporations Canada dice que las corporaciones suelen guardar estos registros en un solo libro con ese nombre (Corporations Canada). Las corporaciones provinciales tienen obligaciones parecidas bajo sus propias leyes.

El libro de actas puede ser de papel, una carpeta de hojas sueltas o un sistema electrónico, siempre que pueda reproducir los registros en forma escrita legible en un plazo razonable. La corporación debe tomar precauciones razonables contra la pérdida, la destrucción y las anotaciones falsificadas (sección 22). No llevar los registros sin una causa razonable es un delito con una multa de hasta $5,000 (sección 20(6)); no llevar el registro de personas con control significativo, o no enviar su información a Corporations Canada, conlleva una multa de hasta $100,000 (sección 21.1(6); sección 21.21(4)).

Un libro de actas es sencillo de llevar desde el primer día. Un caso deja de ser sencillo cuando:

• las acciones nunca se emitieron formalmente, o se registraron como emitidas antes de pagarse;
• se pagaron dividendos sin una resolución de los directores;
• cambiaron los propietarios o los directores y no se actualizaron los registros;
• vence un primer dividendo o una primera T2 y el libro de actas nunca se creó;
• el libro de actas se reconstruye años después para un banco o un comprador.

Reúna el certificado y los documentos de constitución, los reglamentos internos y las resoluciones que se hayan firmado, los certificados de acciones o asientos del registro, el comprobante de lo que cada accionista pagó por sus acciones, una lista de cada cambio de propietarios y de directores desde la constitución, y los registros bancarios del dinero que cada propietario aportó o retiró.

¿Qué incluye el libro de actas de una corporación nueva el primer día?

El primer día, el libro de actas de una corporación nueva incluye sus documentos de constitución, las resoluciones de organización que nombran a los directores y emiten las primeras acciones, y los registros que anotan quién la posee y la controla. Esta tabla sigue la ley federal; las leyes provinciales tienen equivalentes cercanos.

La corporación también lleva una cuenta de capital declarado separada para cada clase de acciones y le suma el monto total recibido por las acciones emitidas, aunque puede sumar menos cuando emite acciones a cambio de bienes de una persona relacionada (con vínculo de dependencia) (sección 26). Para los asientos contables detrás de esa cuenta, consulte contabilidad de una CCPC nueva. Para saber qué clases de acciones crear, consulte clases de acciones al constituir la corporación. Si la corporación se creó en línea, revise cuáles de estos elementos se prepararon realmente: consulte qué queda por hacer después de constituir en línea.

¿Qué registros debe incluir el libro de actas de una corporación?

El libro de actas de una corporación federal incluye un registro de valores y, en la mayoría de las corporaciones privadas, un registro de personas con control significativo. La ley federal no enumera un registro de directores aparte; exige copias de los avisos de directores presentados a Corporations Canada. Ontario y Columbia Británica sí exigen un registro de directores.

Una persona con control significativo generalmente posee, controla o dirige 25% o más de las acciones por votos o por valor, sola o con otras, o tiene control de hecho sin poseer acciones (Corporations Canada). Una corporación federal también envía esta información a Corporations Canada cuando se constituye, fusiona o continúa, cada año con su informe anual, y dentro de 15 días después de un cambio en el registro (sección 21.21). Las corporaciones públicas y las de la Corona están exentas.

¿Qué hay que agregar al libro de actas cada año?

Cada año, una corporación federal agrega los asuntos anuales de los accionistas (estados financieros, la decisión sobre el auditor y cualquier elección de directores), cada resolución de dividendos y cualquier cambio en sus registros. Una resolución escrita firmada por todos los accionistas con voto puede reemplazar la asamblea anual (sección 142).

Para las fechas límite y las tarifas del informe anual, consulte el informe anual de la corporación.

¿Quién mantiene al día el libro de actas?

La obligación es de la corporación, que actúa por medio de sus directores. La ley federal dice que la corporación “preparará y mantendrá” los registros (sección 20), y los directores deciden dónde se guardan. Nada en la ley exige un abogado: un propietario-director puede preparar las resoluciones y llevar los registros, y constituir usted mismo o con un abogado explica cuándo conviene pagar por ayuda. Los directores pueden encargar a otra persona, como el abogado de la corporación, que guarde y actualice el libro, y un agente puede llevar el registro de valores (sección 50(2)), pero la corporación sigue siendo responsable. Un director o ejecutivo que a sabiendas permite que la corporación incumpla las reglas del registro de personas con control significativo, o que anota información falsa en ese registro, comete un delito personalmente, igual que un accionista que a sabiendas no responde de forma exacta y completa a la solicitud de esa información de la corporación. La multa es de hasta $200,000 o dos años de prisión en un procedimiento sumario, y de hasta $1,000,000 o cinco años por acusación formal (sección 21.4; sección 21.1(4)).

¿Dónde debe guardarse el libro de actas, quién puede verlo y por cuánto tiempo?

Una corporación federal guarda sus documentos de constitución, reglamentos internos, actas de los accionistas, avisos de directores y registro de valores en su oficina registrada o en otro lugar de Canadá que designen los directores. Los accionistas y acreedores pueden examinar la mayoría de ellos; las actas de los directores y los registros contables son para los directores. Las actas y los registros de acciones se conservan hasta dos años después de que la corporación se disuelve.

Dónde. Las actas de los directores y los registros contables pueden guardarse donde los directores consideren conveniente, pero si los registros contables se guardan fuera de Canadá, deben quedar en Canadá los suficientes para mostrar la situación financiera de cada trimestre (sección 20(4) y (5)). Cualquiera de los registros de la corporación, incluidos los documentos de constitución y los registros, puede guardarse fuera de Canadá si pueden inspeccionarse por medios electrónicos en la oficina registrada o en otro lugar designado de Canadá (sección 20(5.1)). Los registros fiscales siguen una regla más estricta: la CRA dice que los registros guardados fuera de Canadá y consultados electrónicamente desde Canadá no se consideran guardados en Canadá, salvo que la CRA dé permiso (CRA).

Quién puede verlo.

Por cuánto tiempo. Las actas de los directores y de los accionistas, los registros de propiedad y transferencia de acciones y el libro mayor se conservan mientras exista la corporación y hasta dos años después de que se disuelva (Income Tax Regulations, sección 5800). La CRA lo expresa como conservar el registro de acciones de forma indefinida, porque afecta cualquier venta o liquidación posterior (CRA). El registro de personas con control significativo es la excepción: una corporación federal elimina la información personal de una persona que ya no tiene control significativo dentro de un año después del sexto aniversario del día en que dejó de tenerlo (sección 21.1(5)). La ley federal conserva los registros contables durante seis años después del ejercicio financiero al que se refieren (sección 20(2.1)), y la mayoría de los demás registros fiscales se conservan seis años desde el cierre del año fiscal al que se refieren (Income Tax Act, sección 230); consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Por qué mi contador pide el libro de actas?

Un contador usa el libro de actas para confirmar que lo que dicen los libros contables y las declaraciones de impuestos que ocurrió fue realmente autorizado: quién tiene las acciones, qué se pagó por ellas y cuáles pagos a los propietarios fueron dividendos.

La última fila importa porque un préstamo de una corporación a un accionista generalmente se incluye en el ingreso del accionista, salvo que aplique una excepción (Income Tax Act, subsección 15(2)). La regla de reembolso y cómo saldar el saldo se explican en préstamos del accionista. Para los asientos que registran un dividendo, consulte cómo registrar dividendos en la contabilidad.

¿Qué hago si el libro de actas nunca se creó o está desactualizado?

Empiece ahora: reúna lo que exista y haga que los directores y los accionistas firmen resoluciones que registren o aprueben lo que falta. Una resolución firmada ahora lleva la fecha en que se firma; si puede surtir efecto desde una fecha anterior es una pregunta para un abogado corporativo.

1. Reúna el certificado, los documentos de constitución, los avisos presentados, las resoluciones firmadas y los registros bancarios que muestren lo que cada accionista pagó por sus acciones.
2. Haga una lista de cada hecho desde la constitución: acciones emitidas o transferidas, directores agregados o retirados, dividendos pagados, dinero retirado por los propietarios.
3. Reconstruya el registro de valores y el registro de personas con control significativo a partir de esos hechos, y presente los avisos de directores o de control significativo que estén atrasados.
4. Haga que los directores adopten los reglamentos internos. Si nunca se emitieron acciones, quién las recibe, por qué pago y desde qué fecha se decide con un abogado corporativo y el contador antes de firmar nada; una acción se emite solo cuando está totalmente pagada (sección 25).
5. Ponga al día los elementos anuales (estados financieros, decisiones sobre el auditor, elecciones de directores), con ayuda de un abogado si se omitieron años.

Si un registro muestra al propietario equivocado, un tribunal puede ordenar que se corrija (sección 243). El aspecto fiscal también importa: cómo se trata el dinero retirado en años pasados, como dividendo, sueldo o préstamo del accionista, puede cambiar la T2, los comprobantes T5 y las declaraciones personales del propietario, por lo que debe resolverse antes de presentarlas.

¿En qué se diferencian las reglas en Ontario, Columbia Británica, Alberta y Quebec?

Una corporación provincial lleva sus registros conforme a la ley de su provincia. Una corporación federal los lleva conforme a la ley federal, aunque registrarse en una provincia puede sumar las reglas de presentación de esa provincia. Una línea por provincia:

• Ontario: una corporación también lleva un registro de directores y un registro de cualquier terreno que posea en Ontario (Business Corporations Act, sección 140). Una corporación de Ontario de capital cerrado debe llevar un registro de personas con control significativo, que puede guardar en su oficina registrada; no se presenta ante un registro (Ontario).
• Columbia Británica: una compañía guarda sus registros en su oficina de registros, incluido su registro central de valores (salvo que los directores designen otro lugar), un registro de directores y todas las actas y resoluciones por consentimiento (Business Corporations Act, sección 42); las compañías privadas también llevan allí un registro de transparencia que el público no puede ver (registro de transparencia de BC). Las actas de las asambleas no se presentan con el informe anual (compañías constituidas de BC).
• Alberta: una corporación guarda sus registros en su oficina de registros (Business Corporations Act, sección 21); la ley, tal como está publicada hoy, no tiene un registro de personas con control significativo, aunque la provincia ha consultado sobre exigir a las compañías privadas que lleven registros de propiedad y control.
• Quebec: ciertas empresas también deben declarar a sus beneficiarios finales ante el Registraire des entreprises, lo que hace pública su identidad (Québec).

Para comparar la constitución federal y la provincial, consulte constitución federal o provincial.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares canadienses.

Una corporación federal nueva crea su libro de actas

Un propietario constituye una corporación federal y es el único director y accionista. El libro de actas del primer día incluye el certificado y los documentos de constitución, el aviso de directores, los reglamentos internos adoptados por resolución de los directores y confirmados por resolución de los accionistas, una resolución de los directores que emite 100 acciones comunes por C$100 una vez que se pagan los C$100, un certificado de acciones, un asiento en el registro de valores y un registro de personas con control significativo que nombra al propietario. En la primera T2, el balance general muestra C$100 de capital accionario común, y el Schedule 50 enumera al propietario.

Retiros sin resolución de dividendo

Un propietario retira C$40,000 de la cuenta de la corporación durante el año, sin nómina, sin resolución de dividendo y sin que la corporación le debiera dinero. Al cierre del año, los libros muestran C$40,000 adeudados por el accionista. Para que el contador informe un dividendo en un T5, el libro de actas necesita una resolución de los directores que lo declare. Sin ella, el monto sigue adeudado por el accionista, y un préstamo del accionista generalmente se incluye en el ingreso del propietario, salvo que se reembolse a tiempo o aplique otra excepción. Si un dividendo declarado ahora puede cubrir montos retirados antes, y para qué año, se resuelve con el contador y un abogado antes de presentar la T2 y los T5.

Un comprador pide el libro de actas

Cinco años después de constituirse, la corporación acuerda vender su negocio. El abogado del comprador pide el libro de actas y no encuentra una resolución que emita las acciones del fundador ni un registro de personas con control significativo. La corporación firma resoluciones actuales, reconstruye los registros, y los abogados deciden cómo tratar la emisión de acciones antes del cierre.

¿Su caso es distinto?

• Va a pagar un primer dividendo o presentar una primera T2: las resoluciones de dividendos, el registro de acciones y los libros contables deben coincidir antes de presentar la T2 y los T5. Consulte declarar y pagar un dividendo y luego obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Constituyó la corporación en línea, el libro de actas nunca se creó, o un banco o un comprador lo pidió: consulte qué queda por hacer después de constituir en línea. Las resoluciones faltantes son una tarea legal; para la contabilidad y los registros fiscales que deben coincidir con ellas, consulte ayuda para constituir su negocio.
• Los propietarios retiraron dinero sin resolución de dividendo: consulte préstamos del accionista, dividendo antes o después del cierre del año y pagarse un sueldo con efecto retroactivo, y obtenga ayuda con impuestos corporativos antes de presentar la T2 y los T5.
• Necesita los asientos contables de un dividendo o del capital accionario, o la contabilidad ya no coincide con el libro de actas: consulte cómo registrar dividendos en la contabilidad y contabilidad de una CCPC nueva, o consiga ayuda con la contabilidad.
• Un propietario vive fuera de Canadá: consulte constituir una corporación en Canadá desde el extranjero y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos antes del primer dividendo.
• Omitió informes anuales o la corporación fue disuelta: consulte el informe anual de la corporación o reactivar una corporación disuelta.
• Aún no ha constituido la corporación: consulte cómo constituir una corporación en Canadá.