Phí ghi sổ kế toán mỗi tháng tại Canada: mức phí và yếu tố chính

Nhân viên ghi sổ tại Canada tính phí mỗi tháng bao nhiêu, và vì sao không có mức giá chuẩn?

Cơ quan Thuế Canada (CRA) và các nguồn chính thức khác mà trang này sử dụng không quy định hay công bố mức phí ghi sổ kế toán, nên giá hằng tháng là báo giá cho một khối lượng công việc đã xác định, không phải mức giá chuẩn. Vì vậy trang này không đưa ra khoảng giá bằng đô la: một con số không có nguồn chính thức chỉ là phỏng đoán về thị trường của người khác. Điều CRA quy định là lượng công việc mà doanh nghiệp phải làm: hồ sơ phải lưu giữ, tờ khai phải nộp và tần suất nộp.

Một mức phí cố định hằng tháng chưa nói lên điều gì cho đến khi báo giá nêu rõ các giả định: số tài khoản và giao dịch mỗi tháng, kỳ khai GST/HST, số kỳ trả lương và việc sổ sách đã cập nhật hay chưa. Hai báo giá cùng một mức phí có thể bao gồm công việc khác nhau, và báo giá thấp hơn có thể không gồm ghi sổ bù, tờ khai GST/HST hoặc chứng từ T4.

Trường hợp không đơn giản khi doanh nghiệp có nhân viên, khai GST/HST hằng tháng, sổ sách đã chậm nhiều tháng, là công ty có khoản chi trả cho chủ sở hữu và khoản vay của cổ đông, hoặc có hồ sơ khai tại Quebec. Có hai trường hợp thường cần chuyên gia giúp: báo giá mà bạn không thể so sánh với báo giá khác, và sổ sách đã chậm nhiều tháng, khi mỗi báo giá định giá việc dựng lại sổ theo cách khác nhau. Trước khi xin báo giá, hãy chuẩn bị số giao dịch mỗi tháng của từng tài khoản, kỳ khai GST/HST, số nhân viên và tần suất trả lương, phần mềm đang dùng và số tháng đã chậm.

Phí hằng tháng phụ thuộc vào giao dịch, tài khoản và mức độ lộn xộn của sổ sách như thế nào?

Khối lượng và tình trạng hồ sơ quyết định phần lớn công việc đằng sau mức phí, vì mỗi giao dịch cần có chứng từ và một vị trí trong sổ sách. CRA liệt kê chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, biên lai, phiếu gửi tiền ngân hàng và hợp đồng, và thường yêu cầu lưu giữ hồ sơ tối thiểu sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ đó liên quan.

Người đăng ký GST/HST cũng cần có chứng từ đầy đủ trước khi yêu cầu tín thuế đầu vào, nên thiếu một biên lai có thể khiến khoản tín thuế bị rủi ro. Những điều làm tăng công việc:

• Nhiều tài khoản hơn: mỗi tài khoản ngân hàng, thẻ và nền tảng thanh toán đều phải được đối chiếu với sổ sách.
• Nhiều giao dịch hơn: mỗi giao dịch phải được phân loại và gắn với một hóa đơn hoặc biên lai.
• Biên lai bị thiếu hoặc không đầy đủ: phải có người đi tìm lại; xem biên lai phải ghi những gì.
• Tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp nằm chung một tài khoản: phải tách ra trước; xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Ngoại tệ hoặc tiền từ sàn thương mại chuyển về: xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền từ sàn thương mại chuyển về.
• Khoản chi trả cho chủ sở hữu: cổ tức, tiền lương và tài khoản khoản vay của cổ đông đều cần bút toán riêng.

Tần suất khai GST/HST làm tăng bao nhiêu công việc?

Mỗi kỳ khai cần một tờ khai riêng lập từ sổ sách, nên người khai hằng tháng có mười hai tờ khai mỗi năm, người khai hằng quý có bốn tờ và người khai hằng năm có một tờ. CRA ấn định kỳ khai dựa trên doanh thu, thường là doanh thu của năm tài chính trước, vì vậy hãy xem kỳ khai ghi trong tài khoản GST/HST của bạn trước khi định giá các tờ khai. Người đăng ký có thể chọn kỳ khai thường xuyên hơn.

Nguồn: RC4022, cũng liệt kê các khoản doanh thu không tính, như xuất khẩu và giao dịch cung cấp được miễn thuế. Tờ khai hằng tháng và hằng quý đến hạn sau 1 tháng kể từ khi kỳ khai kết thúc; hầu hết người khai hằng năm có 3 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính. Chủ doanh nghiệp một chủ có năm kết thúc ngày 31 tháng 12 và có thu nhập kinh doanh phải nộp thuế chậm nhất vào 30 tháng 4 và nộp tờ khai chậm nhất vào ngày 15 tháng 6 của năm sau.

Tờ khai hằng năm không phải lúc nào cũng có nghĩa là chỉ nộp tiền một lần mỗi năm: người khai hằng năm có GST/HST ròng đạt $3.000 có thể phải nộp tạm tính hằng quý. Hãy hỏi báo giá có theo dõi các khoản này không.

Nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc phải đăng ký, nên không phải nộp tờ khai GST/HST trừ khi tự nguyện đăng ký. Phép thử tính doanh thu chịu thuế trên toàn thế giới, kể cả doanh thu zero-rated (thuế suất 0%), cùng mọi hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp một chủ và các bên liên kết: nhà cung cấp nhỏ giữ doanh thu trong mức $30.000 cả trong một quý dương lịch lẫn trong bốn quý liên tiếp. Tài xế taxi và tài xế dịch vụ chở khách thương mại phải đăng ký dù doanh thu thấp hơn mức này. Xem khi nào phải đăng ký GST/HST. Báo giá cần nêu kỳ khai mà báo giá giả định, và nhân viên ghi sổ chỉ lập tờ khai hay còn nộp thay bạn.

Bảng lương làm tăng gì cho một nhóm nhân viên: khoản nộp, chứng từ T4 và hồ sơ?

Bảng lương thêm một lịch thứ hai: mỗi kỳ trả lương tạo ra các khoản phải khấu trừ, và người sử dụng lao động phải nộp chúng theo lịch tùy theo quy mô khoản khấu trừ. CRA chia người sử dụng lao động thành bốn loại người nộp, quyết định tần suất phải gửi các khoản khấu trừ.

CRA thường xác định loại người nộp dựa trên khoản khấu trừ của hai năm dương lịch trước, nhưng quy định cho phép người sử dụng lao động nhỏ đủ điều kiện nộp hằng quý nếu đạt ở một trong hai năm trước, với điều kiện tuân thủ hoàn hảo trong 12 tháng gần nhất. Chỉ nhìn số nhân viên thì chưa biết được lịch nộp. Nộp trễ bị phạt, và giám đốc của một công ty có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản khấu trừ chưa nộp (Income Tax Act s. 227.1); xem nộp thuế lương trễ.

Hồ sơ của người sử dụng lao động phải thể hiện số giờ mỗi nhân viên đã làm và các khoản đã khấu trừ cho CPP, EI và thuế, đồng thời gồm Form TD1 của từng nhân viên và mọi chứng từ, tờ khai đã nộp. Chứng từ T4 phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch mà các chứng từ áp dụng, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào thứ Bảy hoặc Chủ nhật (T4001). Báo giá cần nêu số nhân viên, số kỳ trả lương mỗi tháng, nhân viên ghi sổ tự tính lương hay chỉ ghi nhận lương do nơi khác lập, và ai nộp chứng từ T4. Cùng một dòng trong báo giá có thể là khối lượng công việc rất khác nhau giữa nhóm 4 người trả lương hằng tháng và nhóm 4 người trả lương hằng tuần.

Tại Quebec, người sử dụng lao động gửi các khoản khấu trừ QPP, QPIP và thuế thu nhập cấp tỉnh bang cho Revenu Québec (T4001). Xem chi phí kế toán cho công ty tại Quebec.

Phần mềm và người giữ tập tin sổ sách thay đổi điều gì?

Phần mềm và người giữ tập tin sổ sách thay đổi khoản bạn bị tính phí và những gì bạn có thể truy cập, nhưng không thay đổi quy định của CRA, vốn vẫn thuộc về doanh nghiệp. Hồ sơ phải được lưu tại địa điểm kinh doanh hoặc nơi cư trú của doanh nghiệp ở Canada, trừ khi CRA cho phép bằng văn bản. Hồ sơ lưu bên ngoài Canada và truy cập bằng điện tử từ Canada không được xem là lưu tại Canada, nhưng CRA có thể cho phép lưu hồ sơ điện tử bên ngoài Canada theo các điều kiện CRA đặt ra bằng văn bản, vì vậy hãy hỏi dữ liệu được lưu ở đâu. Thời hạn lưu giữ sáu năm áp dụng bất kể ai giữ tập tin.

Hãy hỏi từng báo giá:

• Tài khoản của ai đang giữ sổ sách, và sổ có còn thuộc về bạn nếu nhân viên ghi sổ rời đi không?
• Ai trả phí đăng ký phần mềm, và phí đó đã nằm trong mức phí chưa? Xem chọn phần mềm kế toán.
• Bạn có thể xuất toàn bộ tập tin theo yêu cầu không, và dữ liệu được lưu ở đâu?
• Nhân viên ghi sổ cần quyền truy cập CRA ở mức nào? CRA có ba cấp độ: chỉ xem, xem và cập nhật, và quyền ủy quyền đầy đủ.

Báo giá gồm những gì, và khoản nào tính thêm (ghi sổ bù, cuối năm, hỗ trợ T2)?

Báo giá chỉ so sánh được khi nó liệt kê các tờ khai và tình trạng sổ sách mà nó giả định. Hãy hỏi từng dòng.

Phí ghi sổ cố định hằng tháng có hợp lý không? So sánh báo giá từng dòng

Tổng số tiền không cho bạn biết điều đó: hai báo giá có giá khác nhau có thể gồm công việc khác nhau. Một mức phí hằng tháng thấp nhưng không gồm khai GST/HST, bảng lương hoặc ghi sổ bù thì không phải cùng một dịch vụ với mức cao hơn có gồm các việc đó.

1. Tự viết phạm vi công việc của bạn: tài khoản, số giao dịch mỗi tháng, kỳ khai GST/HST, số kỳ trả lương và số tháng đã chậm.
2. Đánh dấu những gì mỗi báo giá gồm so với phạm vi đó, và đánh dấu mọi phần còn thiếu.
3. So sánh giá trước thuế.
4. Hỏi mức phí được tính thế nào: cố định cho mọi khối lượng, theo giờ, hay theo bậc theo số giao dịch hoặc số nhân viên, và điều gì làm phí tăng: thêm giao dịch, thêm một tài khoản, thêm một nhân viên, hoặc kỳ khai GST/HST hằng tháng.
5. Hỏi ghi sổ bù và công việc cuối năm nằm trong mức phí hay không, và yêu cầu ghi giá riêng (nếu có) bằng văn bản.
6. Hỏi mỗi tháng bạn nhận được gì; xem nhân viên ghi sổ nên làm gì mỗi tháng.

Nếu mức phí tăng trong khi công việc của bạn không đổi, hãy hỏi phạm vi đã thay đổi thế nào. Ai làm việc gì được giải thích trong nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Trả hằng tháng, hằng quý hay chỉ vào cuối năm thì rẻ hơn?

Không nguồn nào xếp hạng các cách này, và hóa đơn nhỏ hơn không phải lúc nào cũng là chi phí thấp hơn. Lịch của CRA không phụ thuộc vào tần suất nhân viên ghi sổ làm việc: kỳ khai GST/HST hằng tháng và hằng quý cùng các khoản nộp thuế lương vẫn đến hạn dù có ai cập nhật sổ sách hay không. Nếu nhân viên ghi sổ chỉ đến mỗi quý, hoặc chỉ vào cuối năm, tờ khai hằng tháng, khoản nộp thuế hoặc khoản GST/HST nộp tạm tính có thể đến hạn giữa hai lần ghé. Ưu và nhược điểm nằm trong chỉ ghi sổ cuối năm hay ghi sổ hằng tháng.

Phí ghi sổ có bị tính GST/HST hoặc thuế cấp tỉnh bang không?

Phí của nhân viên ghi sổ có thể bị tính GST/HST. CRA cho biết hầu hết các dịch vụ cung cấp tại Canada chịu GST/HST và nêu dịch vụ kế toán là một ví dụ chịu thuế. Thuế suất theo nơi cung cấp dịch vụ và dao động từ 5% đến 15% tùy tỉnh bang (thuế suất của CRA). Nhân viên ghi sổ là nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc phải đăng ký, nên báo giá có thể không ghi thuế. Hãy so sánh giá trước thuế.

Người đăng ký GST/HST thường có thể thu hồi thuế đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động thương mại dưới dạng tín thuế đầu vào. Để chứng minh khoản yêu cầu, hóa đơn của nhân viên ghi sổ phải ghi số GST/HST của họ khi số tiền đạt $100.

Thuế cấp tỉnh bang khác nhau:

• British Columbia: BC từng dự định áp PST lên dịch vụ kế toán, mà trang dịch vụ kế toán của BC cho biết gồm cả ghi sổ kế toán, từ ngày 1 tháng 10, rồi sau đó tạm hoãn kế hoạch này. Order in Council 408/2026 bổ sung khoản miễn cho dịch vụ kế toán từ ngày 1 tháng 10, nên PST không áp dụng cho khoản phí này khi quy định còn hiệu lực. Nội dung chính của trang vẫn viết như thể thuế có áp dụng, và BC có thể thay đổi quy định, vì vậy hãy kiểm tra trang PST vào ngày bạn ký hợp đồng và yêu cầu nhân viên ghi sổ nêu bằng văn bản báo giá có gồm PST hay không. Xem PST của BC đối với dịch vụ.
• Quebec: Quebec có thuế bán hàng riêng là QST, thuế suất 9,975%, do Revenu Québec quản lý, cơ quan này thường cũng quản lý GST/HST tại Quebec (RC4022). Báo giá tại Quebec cần nêu có cộng thêm QST hay không.
• Các nơi khác: hãy yêu cầu báo giá ghi rõ mọi loại thuế được cộng thêm.

Tôi nên gửi gì để nhận được báo giá chính xác?

Hãy gửi những gì giúp nhân viên ghi sổ đếm được khối lượng công việc trước khi định giá.

• Sao kê ngân hàng, thẻ và nền tảng thanh toán của ba tháng gần nhất, cho thấy các giao dịch của từng tài khoản
• Danh sách các tài khoản, và tài khoản ngoại tệ nếu có
• Tình trạng đăng ký GST/HST, kỳ khai và tờ khai nộp gần nhất của bạn
• Bảng lương: số nhân viên, tần suất trả lương, loại người nộp và bản tổng hợp T4 của năm ngoái
• Phần mềm kế toán đang dùng, và ai có thể đăng nhập
• Ngày đối chiếu sổ sách gần nhất, và số tháng đã chậm
• Báo cáo tài chính và tờ khai thuế của năm ngoái, cùng ngày kết thúc năm
• Khoản chi trả cho chủ sở hữu: tiền lương, cổ tức, và tiền chuyển qua lại giữa bạn và doanh nghiệp
• Tỉnh bang của bạn, và các hồ sơ khai tại Quebec nếu có

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Canada. Số tiền chỉ để minh họa, không phải mức giá thị trường. Ở hai ví dụ đầu, giả định không có bên liên kết và doanh thu chịu thuế của năm tài chính trước là như nhau.

Công ty tư vấn có một tài khoản

Một công ty tư vấn tại Ontario có một chủ sở hữu, một tài khoản ngân hàng và một thẻ tín dụng, khoảng 40 giao dịch mỗi tháng và doanh thu C$180.000 mỗi năm. Công ty khai HST hằng quý. Ở quy mô này CRA ấn định kỳ khai hằng năm, nên khai hằng quý là lựa chọn mà báo giá cần xác nhận. Báo giá nên ghi rõ việc đối chiếu hằng tháng tài khoản và thẻ, bốn tờ khai HST mỗi năm và hồ sơ cuối năm gửi cho kế toán viên.

Một cửa hàng có nhân viên

Một cửa hàng tại Alberta có 3 nhân viên với khoản khấu trừ khoảng C$5.000 mỗi tháng trong cả hai năm trước, nên thuộc lịch nộp thông thường (CRA xác định loại người nộp theo khoản khấu trừ trước đây, không theo số nhân viên), khoảng 300 giao dịch mỗi tháng, doanh thu C$600.000 và khai GST hằng quý theo lựa chọn, vì ở quy mô này CRA ấn định kỳ khai hằng năm. Doanh thu không quyết định khối lượng công việc. Điều quyết định là 300 giao dịch, 3 nhân viên, 12 lần nộp thuế lương mỗi năm và chứng từ T4. Đó là lý do báo giá của cửa hàng này cao hơn báo giá của công ty tư vấn.

Sổ sách đã dừng 14 tháng trước

Một công ty tại BC có kỳ kết thúc năm vào tháng 12. Sổ sách của công ty dừng sau tháng 8 của năm 1, và nay là tháng 10 của năm 2. Một nhân viên ghi sổ báo C$300 mỗi tháng cho việc ghi sổ từ nay trở đi.

• Năm 1: sổ sách dừng từ tháng 8 và kỳ kết thúc năm vào tháng 12 trôi qua mà không có sao kê nào.
• Năm 2: tờ khai T2 của năm 1 đến hạn sáu tháng sau ngày kết thúc năm đó, tức tháng 6, và nay có thể đã quá hạn. Nếu công ty đã đăng ký, các tờ khai GST/HST của những kỳ bị bỏ cũng có thể đã quá hạn.
• Hôm nay: C$300 mỗi tháng chỉ gồm việc giữ sổ từ bây giờ. Mức này không gồm 14 tháng đã chậm. Câu hỏi đầu tiên là việc dựng lại sổ có được tính giá một lần, tách khỏi phí hằng tháng không, và có gồm các tờ khai có thể đã quá hạn không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có một báo giá mà không thể so sánh được: hãy liệt kê tài khoản, giao dịch, kỳ khai GST/HST và bảng lương của bạn đối chiếu với bảng ở trên, rồi mang danh sách đó đến dịch vụ ghi sổ kế toán để nhận phạm vi công việc bằng văn bản.
• Sổ sách của bạn đã chậm nhiều tháng và mỗi báo giá định giá một kiểu: hãy bắt đầu với ghi sổ bù cho sổ sách quá hạn, rồi trao đổi việc dựng lại sổ với dịch vụ ghi sổ kế toán, tính giá riêng ngoài phí hằng tháng.
• Có tờ khai hoặc khoản nộp thuế có thể đã quá hạn, hoặc kế toán viên trước để lại hồ sơ chưa hoàn tất: xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp, nộp thuế lương trễ và khi kế toán viên bỏ sót hồ sơ hoặc ngừng phản hồi. Các tờ khai được lập từ sổ sách, nên sổ sách phải cập nhật trước: dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc làm tự do: bạn không có T2 hay khoản vay của cổ đông; xem ứng dụng ghi sổ cho người tự kinh doanh và kế toán viên cho tờ khai của người tự kinh doanh.
• Bạn muốn biết phí của kế toán viên cho tờ khai T2: xem chi phí tờ khai T2.
• Bạn chưa chắc mình có cần nhân viên ghi sổ không: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ và chỉ ghi sổ cuối năm hay ghi sổ hằng tháng.
• Bạn cần biết ai làm việc gì: xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
• Doanh nghiệp của bạn ở Quebec: xem chi phí kế toán cho công ty tại Quebec.