Nộp bù tờ khai công ty chưa nộp tại Canada

Điều gì xảy ra nếu công ty không nộp tờ khai thuế?

CRA có thể yêu cầu nộp các tờ khai còn thiếu, ấn định thuế khi không có tờ khai, tính tiền phạt và tiền lãi, và thu khoản nợ thuế đã ấn định. Quy trình xử lý người không nộp tờ khai của CRA có thể leo thang thành liên hệ trực tiếp hoặc truy tố. Khoản thuế của công ty không biến mất chỉ vì chưa nộp tờ khai: Income Tax Act quy định nghĩa vụ thuế không phụ thuộc vào việc có thông báo ấn định thuế hay chưa.

Trước hết hãy kiểm tra ngày và loại của từng thư CRA. Yêu cầu nộp tờ khai, thông báo ấn định thuế và thông báo thu nợ cần được xử lý khác nhau. Nợ khấu trừ tiền lương và nợ GST/HST đặc biệt khẩn cấp: CRA cho biết biện pháp thu nợ theo pháp luật có thể bắt đầu ngay sau khi gửi thông báo.

Chúng tôi có phải nộp mọi năm còn thiếu, kể cả năm không có thu nhập không?

Công ty cư trú tại Canada thường phải nộp tờ khai T2 cho mọi năm thuế, kể cả năm không hoạt động và năm không có thuế phải nộp. CRA nêu một số ngoại lệ hẹp cho một số công ty nhà nước (Crown corporation) được miễn thuế, cộng đồng Hutterite và tổ chức từ thiện đã đăng ký; ngừng hoạt động không chấm dứt nghĩa vụ này. Nếu công ty đã giải thể, hãy kiểm tra ngày giải thể và xem CRA đã được thông báo chưa; tài khoản thuế lương và GST/HST có các bước đóng riêng. Công ty không cư trú có các điều kiện phải nộp tờ khai khác (CRA: ai phải nộp tờ khai T2).

Tờ khai T2 đến hạn trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm tài chính của công ty. Số thuế công ty còn nợ thường đến hạn sau 2 tháng kể từ ngày kết thúc năm, hoặc sau 3 tháng đối với CCPC đủ điều kiện. Không có quy tắc chung nào cho rằng chỉ những năm chưa nộp gần đây mới cần tờ khai. Doanh nghiệp đã đăng ký GST/HST phải nộp tờ khai cho từng kỳ khai báo, kể cả khi không có giao dịch hoặc không có thuế ròng. Tờ khai và khoản thanh toán theo tháng và theo quý đến hạn sau 1 tháng kể từ khi kỳ khai báo kết thúc; tờ khai hằng năm và khoản thanh toán cuối cùng thường đến hạn sau 3 tháng kể từ ngày kết thúc năm. Hồ sơ thuế lương tùy thuộc vào việc công ty có trả thù lao hay có tài khoản thuế lương đang mở và dự kiến phải nộp khoản khấu trừ hay không.

Những tờ khai nào còn thiếu, và nên nộp tờ khai nào trước?

Trước khi nộp, hãy lập bảng nghĩa vụ của công ty theo từng tài khoản và từng kỳ. Một năm T2, một kỳ GST/HST, một kỳ nộp thuế lương và một năm dương lịch T4 là các đơn vị khác nhau, nên một tờ khai nộp bù không thể bao trùm tất cả.

Trước hết hãy kiểm tra các yêu cầu nộp tờ khai, biện pháp thu nợ và khoản thuế lương hoặc GST/HST chưa nộp; hãy liên hệ CRA sớm về các khoản này. Song song, hãy dựng lại các kỳ còn thiếu cũ nhất trước để số dư đầu kỳ, khoản lỗ và khoản thanh toán được chuyển đúng sang các năm sau. Trước khi nộp, hãy đối chiếu các tờ khai với nhau: doanh thu T2, doanh số chịu thuế GST/HST, tiền lương T4 và cổ tức T5 phải khớp và nhất quán. Đối với Quebec, Revenu Québec quản lý việc khai GST/HST và QST. Nếu công ty lẽ ra phải đăng ký GST/HST nhưng chưa bao giờ đăng ký, xem khi nào phải đăng ký.

Hãy kiểm tra phương thức nộp cho từng năm T2 quá hạn; một số tờ khai cũ cần dùng phương thức khác. Xem nộp tờ khai công ty để biết các bước nộp và các trường hợp ngoại lệ.

Làm sao lấy lại chứng từ, thông báo và bảng sao kê cũ từ CRA?

Dùng mã số doanh nghiệp (BN) của công ty để xem mọi tài khoản chương trình trong My Business Account, hoặc cấp quyền truy cập cho người đại diện được ủy quyền. CRA cho biết tại đó có các tờ khai chưa nộp, số dư, tờ khai GST/HST dự kiến và đã nộp, thông tin thuế lương và tình trạng tờ khai T2.

Hãy tải các thông báo, thư và bảng sao kê của công ty từ thư trực tuyến. Nếu thiếu một thông báo hoặc cần lịch sử thanh toán chi tiết, CRA cho biết dịch vụ Enquiries có thể cấp bản sao và bảng sao kê theo yêu cầu. Với chứng từ T4 hoặc T5 đã nộp, hãy dùng View return details trong My Business Account: lọc theo năm và loại tờ khai, rồi xem chứng từ hoặc yêu cầu tải xuống. Hãy lập lại các chứng từ chưa nộp từ hồ sơ gốc; màn hình CRA trống không chứng minh rằng chưa có khoản thanh toán nào. Với nghĩa vụ tại Quebec, hãy lấy lịch sử tài khoản và thông báo từ Revenu Québec.

Hãy thu thập mã số doanh nghiệp và số tài khoản chương trình, ngày thành lập và ngày kết thúc năm tài chính, sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng, hóa đơn bán hàng, biên lai chi phí, bảng lương, chứng từ cũ, tờ khai thuế, thông báo của CRA và bằng chứng thanh toán. Hãy giữ danh sách từng kỳ còn thiếu và tình trạng nộp của kỳ đó.

Nếu chưa bao giờ ghi sổ hoặc hồ sơ đã mất thì sao?

Trước khi nộp, hãy dựng lại các giao dịch từ những bằng chứng tốt nhất hiện có. Truy nguồn từng khoản tiền gửi vào ngân hàng và ghi lại đó là doanh thu, khoản vay, chuyển khoản hay khoản nhận khác; không khai khoản rút tiền không có chứng từ là chi phí. Hãy yêu cầu sao kê, hóa đơn và dữ liệu lương cũ từ những nơi lưu giữ ban đầu, rồi đối chiếu với lịch sử tài khoản CRA. CRA yêu cầu hồ sơ đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ hỗ trợ. Hồ sơ điện tử bị mất phải được báo cho CRA và được lập lại trong một khoảng thời gian hợp lý.

Nói chung, hãy lưu giữ hồ sơ của tờ khai thuế thu nhập nộp trễ trong sáu năm sau khi nộp; lịch sử tài sản và cổ phần, chỉ thị của CRA và các khiếu nại chưa giải quyết có thể đòi hỏi phải lưu lâu hơn. CRA cũng cho biết vẫn phải nộp tờ khai GST/HST khi kỳ khai báo đã kết thúc hơn sáu năm trước. Về việc dựng lại sổ sách và báo cáo tài chính cuối năm, xem ghi sổ kế toán và GIFI cho công ty.

CRA gửi yêu cầu nộp tờ khai hoặc ấn định thuế tùy ý (arbitrary assessment): bây giờ làm gì?

Hãy kiểm tra xem thư là yêu cầu nộp tờ khai hay thông báo ấn định thuế. Hãy phản hồi sớm yêu cầu của CRA bằng một kế hoạch nộp tờ khai thực tế. Nếu công ty không đồng ý với thông báo ấn định thuế, hãy kiểm tra ngay ngày của thông báo: công ty có 90 ngày để nộp đơn khiếu nại chính thức. Nộp tờ khai còn thiếu hoặc liên hệ bộ phận thu nợ không phải là nộp đơn khiếu nại; xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo để biết quy trình giải quyết tranh chấp.

Thông báo ấn định thuế theo Income Tax Act subsection 152(7) không thay thế cho tờ khai còn thiếu. CRA cho biết cơ quan này có thể bỏ qua các khoản khấu trừ tùy chọn vì thiếu dữ kiện; khi công ty nộp tờ khai thực tế, CRA sẽ xem xét và ban hành thông báo ấn định lại. Số thuế đã ấn định vẫn có thể bị thu trong lúc việc này diễn ra. Yêu cầu nộp tờ khai hoặc việc CRA đã liên hệ cũng ảnh hưởng khi cân nhắc tự nguyện khai báo, nên hãy kiểm tra hướng này trước khi nộp hồ sơ khai báo.

CRA đã phong tỏa tài khoản ngân hàng của công ty: chúng tôi có thể làm gì?

Hãy coi việc hạn chế tài khoản ngân hàng là một vụ thu nợ đang diễn ra. Hãy hỏi ngân hàng đã nhận văn bản pháp lý nào, lấy bản sao của công ty, xác nhận với CRA tài khoản chương trình và số dư bị ảnh hưởng, rồi liên hệ nhân viên thu nợ ghi tên trên thông báo. CRA có thể ra lệnh cho tổ chức tài chính chuyển số tiền đang giữ cho CRA thông qua yêu cầu thanh toán (requirement to pay) hoặc văn bản khấu trừ liên quan.

Nếu công ty không đồng ý với số dư, hãy gửi cho nhân viên thu nợ thông báo ấn định thuế và kế hoạch nộp các tờ khai còn thiếu; chỉ nộp tờ khai hoặc khiếu nại thì chưa chắc dừng được việc thu nợ. Nếu công ty không thể trả ngay, CRA có các thỏa thuận thanh toán. Thỏa thuận thanh toán không tự động hủy yêu cầu thanh toán đang có: CRA cho biết cơ quan này thường giữ nguyên biện pháp đó cho đến khi trả hết nợ hoặc chứng minh được khó khăn tài chính. Hãy hỏi nhân viên thu nợ cần gì để thay đổi việc hạn chế, và yêu cầu trả lời bằng văn bản trước khi dựa vào tài khoản đó để trả lương hoặc đóng công ty. Nợ thuế lương và nợ GST/HST có thể bị chuyển sang thu nợ ngay sau khi có thông báo; nếu đang có giao dịch bán công ty hoặc khoản vay thế chấp thì thời điểm càng quan trọng.

Giám đốc có phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản khấu trừ tiền lương và GST/HST chưa nộp không?

Giám đốc có thể bị ấn định thuế cá nhân đối với một số khoản khấu trừ tiền lương và GST/HST chưa nộp, cộng với tiền phạt và tiền lãi liên quan. Rủi ro này khác với khoản nợ thuế thu nhập T2 thông thường của công ty. CRA phải đáp ứng các điều kiện thu nợ đối với công ty, và giám đốc có thể bào chữa bằng việc đã thận trọng hợp lý (due diligence) nếu đã thực hiện các bước phòng ngừa hợp lý trước khi xảy ra việc không nộp. Thông tư của CRA về trách nhiệm của giám đốc nêu rằng thông báo ấn định thuế phải được ban hành trong vòng hai năm sau lần cuối người đó thôi làm giám đốc; việc không tham gia điều hành không tự nó loại bỏ rủi ro.

Hãy xác định ai là giám đốc trong từng kỳ chưa nộp, mỗi người thôi chức khi nào, và công ty có biện pháp kiểm soát nào đối với việc khấu trừ và nộp thuế. Nếu các khoản giữ hộ CRA theo luật (trust amounts) đã bị dùng để tài trợ hoạt động, hoặc giám đốc đã nhận thông báo ấn định thuế cá nhân, hãy nhờ hỗ trợ chuẩn bị thuế về hồ sơ tài khoản và hồ sơ giám đốc, đừng mặc định rằng tờ khai của công ty sẽ giải quyết rủi ro cá nhân.

Chúng tôi còn có thể yêu cầu tín thuế đầu vào và dùng các khoản lỗ cũ không?

Một số khoản yêu cầu có thể vẫn còn hiệu lực, nhưng nộp trễ không kéo dài mọi thời hạn yêu cầu. Theo Excise Tax Act subsection 225(4), một doanh nghiệp đăng ký GST/HST thông thường phải yêu cầu tín thuế đầu vào (input tax credit) trong tờ khai nộp trước hạn của kỳ khai báo cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau kỳ ban đầu. Đối với các đối tượng được chỉ định (specified persons), thời hạn chung dùng kỳ khai báo cuối cùng kết thúc trong vòng hai năm sau năm tài chính chứa kỳ ban đầu; có áp dụng các ngoại lệ theo luật. Hãy kiểm tra từng hóa đơn, thời gian đăng ký và thời hạn yêu cầu trước khi đưa một khoản tín thuế cũ vào tờ khai.

Khoản lỗ không phải lỗ vốn (non-capital loss) của công ty có chứng từ đầy đủ có thể được trừ vào thu nhập chịu thuế của các năm khác trong thời hạn chuyển lỗ áp dụng. Hướng dẫn T2 của CRA mô tả khoản lỗ không phải lỗ vốn của năm hiện tại được chuyển về ba năm trước hoặc chuyển sang 20 năm sau. Các khoản lỗ cũ hơn có thể có thời hạn khác, và việc có bên khác giành quyền kiểm soát công ty có thể hạn chế việc dùng lỗ. Hãy nộp tờ khai của năm lỗ kèm chứng từ, rồi đối chiếu số lỗ đã được ấn định trước khi dùng cho các tờ khai sau. Thông báo ấn định thuế tùy ý của CRA có thể chưa phản ánh các khoản khấu trừ hoặc khoản lỗ cho đến khi tờ khai thực tế được xem xét.

Nộp bù sẽ tốn bao nhiêu thuế, tiền phạt và tiền lãi?

Chưa có một con số ước tính hữu ích nào trước khi sổ sách và lịch sử tài khoản được đối chiếu. Hãy tách riêng thuế thu nhập công ty, thuế ròng GST/HST, khoản khấu trừ tiền lương và các khoản của người sử dụng lao động, số dư cấp tỉnh bang, tiền phạt, tiền lãi và chi phí dựng lại hồ sơ. Một tờ khai T2 không có số liệu vẫn có thể cần được chuẩn bị và nộp; một tờ khai GST/HST không phát sinh (nil return) vẫn có thể giải quyết thông báo thiếu kỳ khai báo. Ngược lại, các khoản giữ hộ CRA chưa nộp có thể gây rủi ro thu nợ và rủi ro cho giám đốc trước khi hoàn tất mọi năm T2 (CRA: thu nợ; trách nhiệm của giám đốc).

Hãy lập ước tính theo từng kỳ từ sổ sách đã dựng lại, rồi so với các thông báo ấn định thuế, khoản thanh toán và khoản tín thuế của CRA. Thuế công ty có thể đã đến hạn trước hạn nộp tờ khai T2, nên nộp bây giờ không xóa tiền lãi đã phát sinh. Về cách tính và khả năng hủy bỏ, xem tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm. Công ty có yêu cầu nộp tờ khai đang hiệu lực, tài khoản bị phong tỏa, nhiều năm còn thiếu hoặc các khoản chủ sở hữu rút tiền không rõ ràng thì không chỉ là một việc nộp tờ khai thông thường.

Chưa nên xem khoản hoàn GST/HST là tiền mặt: CRA có thể giữ lại khi còn thiếu tờ khai hoặc khoản thanh toán bắt buộc, hoặc bù vào một khoản nợ. Tờ khai T2 phải được nộp trong vòng ba năm sau ngày kết thúc năm để nhận hoàn thuế bằng tiền mặt. CRA có thể, theo quyết định của mình, bù khoản tín thuế T2 cũ vào khoản nợ đã xác lập đủ điều kiện thuộc cùng mã số doanh nghiệp; nợ phát sinh từ thông báo ấn định theo subsection 152(7) bị loại trừ. Hãy xác nhận tình trạng của từng khoản tín thuế trước khi tính vào chi phí nộp bù.

Ví dụ

Các số tiền dưới đây chỉ để minh họa và tính bằng đô la Canada. Một công ty có ba năm T2 chưa nộp và ba kỳ GST/HST hằng năm chưa nộp. Trong năm thứ nhất, công ty ghi nhận doanh thu $100.000 và chi phí có chứng từ $80.000: lợi nhuận sổ sách $20.000 trước các điều chỉnh thuế. Hồ sơ GST/HST riêng cho thấy thuế ròng phải nộp là $12.000. Trong năm thứ hai, phép tính thuế có chứng từ cho thấy khoản lỗ không phải lỗ vốn $10.000 và tờ khai GST/HST không phát sinh (nil return). Trong năm thứ ba, công ty không có thu nhập, chi phí, tiền lương hay giao dịch GST/HST nào.

Công ty kiểm tra các tài khoản CRA và ngày của các yêu cầu, rồi chuẩn bị cả ba năm T2 và các kỳ GST/HST. Nếu thu nhập chịu thuế năm thứ nhất cũng bằng $20.000 và việc chuyển lỗ về năm trước được cho phép, khoản lỗ $10.000 sẽ làm giảm con số này xuống $10.000; riêng lợi nhuận sổ sách không xác định thu nhập chịu thuế. Năm thứ hai và năm thứ ba có tờ khai GST/HST không phát sinh (nil return), và năm thứ ba vẫn cần tờ khai T2 trong khi các tài khoản còn mở. Công ty đối chiếu tổng thuế ròng GST/HST $12.000 với các khoản thanh toán đã được ghi có, và kiểm tra xem có cần chứng từ T4 hoặc T5 hay không. Các con số này không xác định tiền phạt, tiền lãi hay số dư cuối cùng.

Tình huống của bạn khác?

• CRA gửi thư rà soát hoặc kiểm tra thuế, hoặc bạn đang cân nhắc khai báo tự nguyện: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• CRA đã tính tiền phạt hoặc tiền lãi: xem tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.
• Sổ sách và báo cáo tài chính cuối năm cần được dựng lại: xem ghi sổ kế toán và GIFI cho công ty.
• Chủ sở hữu rút tiền mà không có hồ sơ rõ ràng về tiền lương hay cổ tức: xem khoản vay của cổ đông.
• Công ty chưa bao giờ đăng ký GST/HST nhưng có thể đã phải đăng ký: xem đăng ký GST/HST.
• Công ty bỏ sót Form T1134, T1135 hoặc T106: xem khai báo tài sản nước ngoài và công ty liên kết.
• Tờ khai T1 cá nhân của bạn cũng còn thiếu: xem nộp bù tờ khai cá nhân.
• Có liên quan đến việc hạn chế tài khoản ngân hàng, thông báo ấn định thuế cho giám đốc hoặc hạn bán công ty gấp: hãy mang các thông báo, bảng sao kê tài khoản và hồ sơ giao dịch đến dịch vụ chuẩn bị thuế.