Doanh thu USD và tiền từ sàn bán hàng trong sổ sách Canada

Tôi có phải khai thu nhập bằng USD sang đô la Canada không?

Có. Kết quả thuế tại Canada thường tính bằng đô la Canada, kể cả khi khách trả bằng USD và tiền vẫn nằm trong tài khoản USD. Theo section 261 của Income Tax Act, bạn quy đổi thu nhập, chi phí và các khoản liên quan đến tờ khai vào thời điểm chúng phát sinh. Ngoại lệ chính là công ty có lựa chọn đồng tiền chức năng còn hiệu lực.

Hãy ghi số tiền USD gốc bên cạnh giá trị đô la Canada. Số tiền gốc giúp bạn đối chiếu khoản bán với bảng sao kê của sàn. Số tiền đô la Canada dùng cho tờ khai và sổ sách ghi bằng đô la Canada. Tỷ giá sàn dùng khi chi trả sau này không thay thế tỷ giá của khoản bán trước đó. Tài liệu về đồng tiền của CRA gắn việc quy đổi với ngày khoản tiền phát sinh.

Tôi được dùng tỷ giá nào?

Với thuế thu nhập, hãy dùng tỷ giá hằng ngày của Ngân hàng Canada (Bank of Canada) cho ngày khoản tiền phát sinh, hoặc ngày có niêm yết gần nhất trước đó. CRA có thể chấp nhận nguồn tỷ giá hằng ngày khác chỉ khi nguồn đó độc lập, kiểm chứng được, được thị trường công nhận, được dùng cho báo cáo tài chính và áp dụng nhất quán, cùng một số điều kiện khác.

CRA có thể chấp nhận tỷ giá trung bình theo kỳ cho một số khoản thu nhập như một giải pháp thực tế. Nhìn chung CRA sẽ không chấp nhận tỷ giá trung bình khi tỷ giá biến động mạnh. Vì vậy tỷ giá trung bình cả năm phải phản ánh hợp lý các giao dịch. Đây không phải lựa chọn mặc nhiên cho mọi khoản bán, chi phí hay số dư cuối kỳ. Hãy lưu nguồn tỷ giá và cách tính cùng với từng đợt giao dịch. Đây là các điều kiện áp dụng cho thuế thu nhập. GST/HST có quy tắc quy đổi riêng.

Tôi ghi sổ tiền sàn chi trả sau phí, tiền hoàn và khoản giữ lại như thế nào?

Bắt đầu từ các khoản bán mà doanh nghiệp của bạn là người bán, rồi đối chiếu từng khoản trừ và khoản giữ lại với số tiền đã vào tài khoản. Nếu chỉ ghi số tiền ròng là doanh thu, bạn sẽ che mất doanh số, và thường cũng che mất chi phí được khấu trừ hoặc nghĩa vụ thuế bán hàng. CRA yêu cầu người bán trên nền tảng ghi nhận thu nhập và chi phí, và Form T2125 bắt đầu bằng doanh thu gộp.

Nếu sàn mua hàng của bạn để bán lại, thay vì hỗ trợ bạn bán cho khách, hợp đồng với sàn có thể thay đổi ai là khách hàng của bạn và khoản nào được tính là doanh thu của bạn. Hãy kiểm tra hợp đồng và hóa đơn trước khi áp dụng các bút toán theo doanh thu gộp bán cho khách. Đừng coi khoản tiền bị giữ tạm thời là hàng trả lại hay chi phí chỉ vì tiền chưa về tài khoản.

Đối chiếu theo từng kỳ quyết toán: số dư đầu kỳ trên sàn, cộng tiền thu từ khách, trừ tiền hoàn, phí, thuế đã chi và các khoản đã chuyển vào ngân hàng, sẽ bằng số dư cuối kỳ trên sàn. So sánh số dư cuối kỳ với báo cáo của sàn và xóa dần khi các đợt chi trả sau về. Hãy đối chiếu riêng theo USD và theo đô la Canada để chênh lệch tỷ giá không bị nhầm là doanh thu bị thiếu.

GST/HST được ghi vào đâu trong các bút toán?

GST/HST mà bạn phải thu trên một khoản bán được ghi vào tài khoản thuế phải nộp, không ghi vào doanh thu. GST/HST tính trên phí sàn là một phần chi phí, trừ khi doanh nghiệp của bạn được khấu trừ tín thuế đầu vào. Nếu được, hãy ghi riêng phần thuế được hoàn lại. Hướng dẫn chi phí trên Form T2125 của CRA yêu cầu giảm chi phí đi số tín thuế đầu vào đã khấu trừ.

Nếu bạn dùng phương pháp nhanh (quick method) của GST/HST, bạn không được khấu trừ tín thuế đầu vào cho phí hoạt động. Hãy cộng khoản thuế đó vào chi phí của khoản phí.

Khi doanh nghiệp phải nộp GST/HST cho một khoản bán, hãy ghi nợ toàn bộ số tiền khách trả mà sàn đang giữ cho bạn. Ghi có doanh thu trước thuế và GST/HST phải nộp riêng. Với khoản phí bị trừ vào số dư đó, hãy ghi có toàn bộ khoản phí vào khoản phải thu từ sàn. Ghi nợ phí trước thuế, và chỉ khi đủ điều kiện mới ghi nợ riêng khoản tín thuế đầu vào phải thu. Nếu không, hãy cộng thuế vào chi phí của khoản phí.

Hãy ghi GST/HST theo việc ai phải thu và nộp thuế cho khoản bán đó. Hóa đơn bằng USD không quyết định điều này. Xem Khi nào cần đăng ký GST/HST để biết khi nào áp dụng thuế Canada và sàn có thu thuế hay không. Đừng ghi khoản thuế do sàn nộp thành thuế phải nộp của chính bạn.

Với số tiền GST/HST tính bằng ngoại tệ, bản hướng dẫn quy đổi GST/HST của CRA thường dùng ngày thuế phải nộp. Hướng dẫn này cũng cho phép dùng một số ngày thay thế được chỉ định và tỷ giá trung bình tháng của tháng thuế phát sinh, với điều kiện áp dụng nhất quán và có hồ sơ hỗ trợ. Cách này có thể cho ra số tiền đô la Canada khác với cách quy đổi cho thuế thu nhập. Hãy thể hiện rõ chênh lệch đó trong hồ sơ làm việc về GST/HST. Để biết doanh số bán sang Hoa Kỳ có tính vào ngưỡng đăng ký hay không, xem Khi nào cần đăng ký GST/HST. Về quy tắc tín thuế đầu vào, xem Khai GST/HST và tín thuế đầu vào.

Nếu tỷ giá thay đổi trước khi tiền được chi trả thì sao?

Hãy ghi khoản bán theo giá trị đô la Canada tại thời điểm phát sinh. Khi khoản USD phải thu được thanh toán, hãy so sánh giá trị đã ghi với giá trị đô la Canada tại thời điểm thanh toán, rồi ghi phần chênh lệch là lãi hoặc lỗ ngoại hối. Nhìn chung, chênh lệch phát sinh trực tiếp từ doanh thu kinh doanh thông thường thuộc thu nhập kinh doanh, theo hướng dẫn về ngoại tệ của CRA.

Đừng gộp chênh lệch tỷ giá vào doanh thu hay phí sàn. Nếu sàn đổi tiền chi trả sang đô la Canada, hãy giữ bảng sao kê quy đổi và mọi khoản phí đổi tiền riêng. Nếu sàn trả USD vào tài khoản USD, việc thanh toán khoản phải thu từ sàn và việc dùng số USD đó sau này là hai sự kiện riêng. Tính chất thuế của lãi hoặc lỗ tiền tệ về sau phụ thuộc vào cách bạn giữ và dùng số tiền đó. Lãi gắn với thu nhập kinh doanh khác với lãi từ giao dịch vốn (bản hướng dẫn lưu trữ của CRA).

Tôi xử lý tài khoản ngân hàng USD vào cuối năm như thế nào?

Khi báo cáo bằng đô la Canada, hãy ghi số dư USD của tài khoản và giá trị đô la Canada theo tỷ giá cuối năm, rồi đối chiếu với sao kê ngân hàng. Với tài khoản kinh doanh vãng lai và các khoản chưa thanh toán, sổ tay kiểm tra của CRA mô tả việc điều chỉnh theo tỷ giá cuối năm và đưa chênh lệch tỷ giá phát sinh vào thu nhập, theo phương pháp tỷ giá hiện hành áp dụng nhất quán.

Đừng cho rằng mọi khoản lãi trên giấy về ngoại tệ đều chịu thuế ngay. CRA phân biệt tiền tệ dùng trong kinh doanh với tiền tệ nắm giữ như vốn. CRA cho biết nhìn chung khoản lãi chưa thực hiện trong tài khoản vốn không bị ghi nhận về thuế chỉ vì tỷ giá thay đổi. Trước khi hoàn tất tờ khai, hãy xác định số dư đó là tiền vận hành từ doanh thu hay là khoản nắm giữ mang tính đầu tư (sổ tay kiểm tra của CRA). Hãy đối chiếu cả khoản tiền sàn còn giữ vào cuối năm. Tiền chưa vào ngân hàng vẫn có thể là khoản phải thu.

Công ty của tôi có thể ghi sổ và nộp tờ khai T2 bằng USD không?

Công ty cư trú tại Canada có thể ghi sổ bằng USD, nhưng muốn nộp tờ khai T2 bằng USD thì phải có lựa chọn hợp lệ. Ngay cả khi đó, các khoản phải nộp theo Income Tax Act vẫn phải nộp bằng đô la Canada (section 261(11)). USD phải là đồng tiền báo cáo tài chính chính của công ty trong suốt năm đầu tiên áp dụng lựa chọn. Công ty đầu tư, công ty đầu tư thế chấp (mortgage investment corporation) và công ty quỹ tương hỗ (mutual fund corporation) không được chọn. Công ty đã từng chọn hoặc đã hủy lựa chọn thì không được chọn lại. Lựa chọn hợp lệ hiện có áp dụng cho các năm dùng đồng tiền chức năng sau đó cho đến khi hủy (tài liệu về đồng tiền của CRA). Chỉ có tài khoản ngân hàng USD hoặc nhiều khoản bán bằng USD thì chưa đủ điều kiện. Chủ doanh nghiệp một chủ không được chọn; Income Tax Act giới hạn lựa chọn này cho các công ty đủ điều kiện.

Công ty nộp Form T1296 trong 61 ngày đầu của năm thuế đầu tiên áp dụng lựa chọn. Cán bộ điều hành (officer) được ủy quyền ký biểu mẫu, và biểu mẫu hướng dẫn gửi qua đường bưu điện đến Functional Currency Team của CRA. Không thể tự ý đổi lựa chọn sang đồng tiền khác hoặc lập lại sau khi đã hủy. Không thể hủy trong năm đầu tiên dùng đồng tiền chức năng, và hiệu lực của việc hủy bị trì hoãn theo section 261. Trước khi chọn, hãy xem xét đồng tiền của toàn bộ sổ sách, các thuộc tính thuế và các pháp nhân liên quan.

Tôi nên lưu những hồ sơ nào cho mỗi lần sàn chi trả?

Hãy lưu đủ chi tiết để lần theo từ giao dịch của khách đến bảng quyết toán của sàn, khoản tiền vào ngân hàng và tờ khai. CRA yêu cầu hồ sơ đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ hỗ trợ. Với GST/HST, hồ sơ phải cho thấy thuế được thu như thế nào và tín thuế được tính ra sao (hồ sơ GST/HST của CRA).

• Báo cáo doanh số và tiền hoàn, ghi ngày giao dịch, đồng tiền, địa điểm khách hàng và bằng chứng giao hàng.
• Báo cáo quyết toán cho thấy phí, khoản hoàn tiền do khách khiếu nại (chargeback), thuế do sàn xử lý, khoản giữ lại, khoản giữ lại đã giải phóng và các khoản tiền chuyển vào ngân hàng.
• Hóa đơn phí và thông tin đăng ký GST/HST cần thiết để chứng minh tín thuế đầu vào.
• Sao kê ngân hàng của cả hai loại tiền và bảng sao kê quy đổi cho thấy số tiền thực nhận và các khoản phí.
• Nguồn tỷ giá, ngày áp dụng, phương pháp và cách tính đã dùng cho thuế thu nhập và GST/HST.
• Bảng đối chiếu số dư cuối kỳ trên sàn, các khoản phải thu, tiền hoàn và tài khoản thuế tại mỗi kỳ kết thúc.

Báo cáo thông tin hằng năm của sàn có thể cho thấy số tiền đã ghi có và phí bị giữ lại, nhưng không thay thế hồ sơ ở cấp giao dịch. Nếu nhận được báo cáo này, hãy đối chiếu với sổ sách của bạn và giải thích chênh lệch về thời điểm. Các nền tảng thuộc diện phải báo cáo gửi cho CRA thông tin về người bán thuộc diện phải báo cáo.

Các số tiền này đi vào Form T2125 hoặc T2 như thế nào?

Với chủ doanh nghiệp một chủ, hãy quy đổi sổ sách kinh doanh sang đô la Canada và khai doanh thu gộp trên Form T2125 trước khi trừ phí. Part 3A đặt doanh thu gộp, gồm GST/HST đã thu hoặc phải thu, ở ô 3A, rồi trừ tiền hoàn, chiết khấu và các loại thuế bán hàng đã tính trong đó ở ô 3B. Nếu tài khoản doanh thu của bạn không gồm GST/HST, hãy cộng thuế đó vào ô 3A và trừ ra ở ô 3B. Việc này không làm thay đổi doanh thu trong sổ sách. Doanh thu gộp sau điều chỉnh đi qua ô 3G đến dòng 8000, gồm cả điều chỉnh GST/HST theo phương pháp nhanh ở ô 3F. Nếu các trang trên sàn tạo ra thu nhập, hãy hoàn tất Part 2, Internet business activities. Xem Khai GST/HST và tín thuế đầu vào về phương pháp nhanh. Hãy khai các khoản phí kinh doanh hợp lý và lãi hoặc lỗ tỷ giá liên quan vào các dòng thu nhập hoặc chi phí phù hợp (CRA: chi phí trên Form T2125).

Hợp danh (partnership) cũng giữ cùng chuỗi chứng từ từ doanh thu gộp đến số ròng. Mỗi thành viên hợp danh khai phần thu nhập hợp danh của mình trên tờ khai cá nhân hoặc tờ khai công ty tương ứng. Thành viên là cá nhân tham gia điều hành có thể dùng Form T2125, kèm chứng từ T5013 khi được yêu cầu (CRA: hợp danh). Công ty đưa doanh thu, chi phí và số dư cuối năm đã đối chiếu vào báo cáo tài chính, rồi khai thông tin đó qua các bảng GIFI của tờ khai T2, gồm báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán (hướng dẫn T2 của CRA). Thu nhập từ sàn qua website cũng phải khai Schedule 88, Internet Business Activities cùng với tờ khai T2. Về cách đánh thuế lợi nhuận của người tự kinh doanh, xem Thu nhập tự kinh doanh. Về báo cáo tài chính của công ty, xem Báo cáo tài chính cuối năm.

Ví dụ

Chỉ là số liệu minh họa. Một doanh nghiệp Canada là người bán chính thức (seller of record). Bảng quyết toán của sàn cho thấy doanh thu US$1.000, tiền hoàn US$100, phí US$80, US$20 bị giữ tạm thời và US$800 được chuyển vào tài khoản ngân hàng USD. Giả sử các giao dịch này không chịu GST/HST. Tỷ giá minh họa khi các khoản phát sinh là C$1,30 cho US$1. Tại thời điểm chi trả là C$1,32 cho US$1.

Khi US$800 vào tài khoản USD, giá trị theo tỷ giá lúc chi trả là C$1.056. Khi xóa khoản phải thu C$1.040, bạn có khoản lãi tỷ giá C$16. US$20 bị giữ vẫn là khoản sàn còn nợ bạn, không phải chi phí phát sinh thêm. Giả sử số tiền gửi vẫn nằm trong tài khoản vận hành, khoản bị giữ vẫn còn phải thu, và tỷ giá cuối năm minh họa là C$1,34 cho US$1. Khi đó tài khoản ngân hàng là C$1.072, cao hơn giá trị tại ngày chi trả C$16. Khoản bị giữ là C$26,80, cao hơn giá trị ban đầu C$0,80. Theo phương pháp tỷ giá hiện hành cho thu nhập kinh doanh, hãy ghi các chênh lệch về sau này riêng với khoản lãi lúc chi trả. Nếu chỉ ghi khoản tiền gửi vào ngân hàng là doanh thu, bạn sẽ che mất doanh thu gộp, tiền hoàn, phí, khoản bị giữ và lãi tỷ giá.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhiều sàn, nhiều loại tiền hoặc thiếu báo cáo quyết toán: hãy đối chiếu từng số dư và nguồn quy đổi trước khi nộp tờ khai. Xem Hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty có sổ sách bằng USD hoặc sắp đến năm tài chính đầu tiên của tờ khai T2: hãy xem xét lựa chọn đồng tiền chức năng trước hạn chót. Xem thêm Báo cáo tài chính cuối năm.
• Chưa rõ doanh số bán sang Hoa Kỳ có phải đăng ký GST/HST tại Canada hay không, hoặc khoản phí nào được tín thuế: xem Khi nào cần đăng ký GST/HST và Khai GST/HST và tín thuế đầu vào.
• Hàng tồn kho đặt tại kho ở Hoa Kỳ hoặc có thắc mắc về thuế bán hàng tiểu bang Hoa Kỳ: xem Người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ và Thuế bán hàng Hoa Kỳ đối với người bán nước ngoài.
• Công ty Canada có thể cần nộp tờ khai tại Hoa Kỳ: xem Tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
• Bên trả tiền tại Hoa Kỳ đã khấu trừ thuế, hoặc bạn cần tín thuế nước ngoài cho cá nhân: xem Thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên các khoản trả cho người Canada hoặc Thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada.