CRA kiểm tra thuế: chi phí cá nhân bị coi là lợi ích cổ đông

Lợi ích cổ đông là gì, và CRA ấn định nó như thế nào?

Lợi ích cổ đông (shareholder benefit) là giá trị mà công ty trao cho cổ đông vì họ nắm cổ phần, ngoài một giao dịch kinh doanh thiện chí và ngoài quan hệ lao động. Subsection 15(1) của Income Tax Act cộng giá trị đó vào thu nhập của cổ đông trong năm thuế mà lợi ích được trao. Công ty không được khấu trừ khoản này như chi phí kinh doanh, và cũng không khấu trừ thuế lương (CRA: lợi ích cổ đông).

Lợi ích dành cho thành viên gia đình, hoặc một cá nhân khác không giao dịch độc lập với cổ đông hay có quan hệ liên kết với cổ đông, được tính là lợi ích của cổ đông, trừ khi nó đã nằm trong thu nhập của ai đó (subsection 15(1.4)). Thư đề xuất là quan điểm của CRA, không phải quyết định cuối cùng: một khoản có phải chi phí cá nhân hay không tùy vào mục đích của nó và hồ sơ đứng sau.

Trường hợp không đơn giản khi:

• Ngày trả lời, 30 ngày kể từ thư đề xuất, đã gần đến hoặc đã qua.
• Các khoản trải dài qua nhiều năm. Mỗi năm được ấn định lại riêng, trên cả hai tờ khai.
• Các khoản nằm trong tài khoản khoản vay của cổ đông. Một khoản vay thật theo quy tắc riêng (xem khoản vay của cổ đông), còn lợi ích cổ đông bị tính thuế trong năm lợi ích được trao.
• Cả T2 của công ty và tờ khai cá nhân của bạn đều sẽ bị ấn định lại.
• Tín thuế GST/HST cũng đã được yêu cầu cho các khoản này.
• Thư đề xuất phạt.
• Cổ đông không phải người cư trú Canada. Act coi lợi ích đó là cổ tức để tính thuế người không cư trú theo Part XIII (subsection 214(3)); bên chi trả phải khấu trừ và chịu trách nhiệm đối với phần không khấu trừ (subsection 215(1); subsection 215(6)). Giám đốc tại thời điểm khoản tiền đến hạn cũng có thể cùng chịu trách nhiệm (subsection 227.1(1)), trừ khi giám đốc đã thận trọng như một người hợp lý, và CRA có hai năm kể từ khi người đó thôi làm giám đốc để bắt đầu truy đòi (subsections 227.1(3) và (4)).
• Công ty còn số thuế chưa nộp. Cổ đông có thể phải chịu trách nhiệm một phần (xem bên dưới).
• Công ty ở Quebec hoặc Alberta.

Hãy gom các thư kiểm tra thuế và danh sách các khoản bị loại, sổ cái, tài khoản khoản vay của cổ đông, sao kê ngân hàng và thẻ, cùng mọi hóa đơn hoặc ghi chú cho thấy mục đích kinh doanh.

Vì sao lợi ích cổ đông không phải tiền lương hay cổ tức?

Tiền lương là tiền trả cho công việc, đi qua bảng lương và có khấu trừ. Cổ tức là khoản phân phối do hội đồng giám đốc công bố và ghi nhận là cổ tức. Lợi ích cổ đông không phải cả hai: đó là giá trị cổ đông nhận được vì sở hữu cổ phần.

CRA cho biết một khi công ty đã nộp T4A báo cáo lợi ích cổ đông, bản chất của lợi ích không thể thay đổi, chỉ có thể sửa lỗi báo cáo, và việc gán lại bản chất sau đó có thể bị xem là lập kế hoạch thuế hồi tố (CRA: lợi ích cổ đông). Xem tự trả lương cho mình sau khi đã rút tiền.

Điều gì xảy ra với tôi và với công ty: lợi ích có bị đánh thuế hai lần không?

CRA ấn định lại thuế của hai đối tượng nộp thuế: cổ đông, người có thu nhập tăng lên, và công ty, nơi khoản khấu trừ bị từ chối. Đây là hai thông báo riêng với các ngày riêng.

Cùng số tiền có thể bị đánh thuế ở cả hai nơi. Công ty không được khấu trừ (Income Tax Act, paragraph 18(1)(a)), còn cổ đông phải nộp thuế trên lợi ích. Tín thuế yêu cầu theo quy tắc GST/HST chỉ được chấp nhận trong phạm vi khoản mua phục vụ hoạt động thương mại của công ty (Excise Tax Act, section 169), nên GST/HST có thể bị ấn định lại bằng một thông báo riêng. Nếu chính công ty cung cấp lợi ích, chẳng hạn cho dùng tài sản của mình hoặc một dịch vụ, section 173 có thể coi như đã thu GST/HST trên số tiền được tính vào thu nhập theo subsection 15(1), trừ một số trường hợp loại trừ.

Việc công ty trả chi phí của chủ sở hữu cũng có thể làm phát sinh trách nhiệm cho chủ sở hữu. Nếu công ty chuyển tài sản cho một người mà nó không giao dịch độc lập với giá thấp hơn giá trị thị trường hợp lý, người đó cùng chịu trách nhiệm đối với các khoản công ty còn nợ theo Act cho năm đó và các năm trước, tối đa bằng giá trị tài sản chuyển giao trừ đi số công ty nhận được (subsection 160(1)). CRA có thể ấn định vào bất cứ lúc nào (subsection 160(2)). Một lợi ích cụ thể có phải là chuyển giao tài sản hay không là câu hỏi dành cho kế toán viên của bạn.

CRA coi những khoản nào là lợi ích cổ đông, và chúng được định giá thế nào?

CRA liệt kê các chi phí cá nhân do công ty trả, việc sử dụng cá nhân tài sản của công ty, các giao dịch bán giữa công ty và cổ đông với giá thấp hơn hoặc cao hơn thị trường, và nhiều khoản khác. CRA định giá lợi ích theo giá trị thị trường hợp lý của thứ cổ đông nhận được, hoặc theo chi phí của công ty hay khoản công ty không kiếm được (CRA: lợi ích cổ đông). CRA định nghĩa giá trị thị trường hợp lý là mức giá cao nhất có thể đạt được trên thị trường mở giữa một người mua và một người bán có hiểu biết, tự nguyện, giao dịch độc lập.

Xe của công ty có quy tắc riêng. Khi công ty cho cổ đông hoặc người liên quan dùng một chiếc xe ô tô, subsection 15(5) định giá lợi ích bằng quy tắc xe do người sử dụng lao động cung cấp, coi công ty là người sử dụng lao động. Các quy tắc đó gồm phí chờ sử dụng (standby charge) và lợi ích chi phí vận hành (CRA: xe ô tô do người sử dụng lao động cung cấp):

• Phí chờ sử dụng: khoản tính hằng tháng vì có sẵn xe, thường là 2% giá xe cho mỗi 30 ngày với xe sở hữu, hoặc hai phần ba tiền thuê hằng tháng với xe thuê. Khoản này chỉ được giảm khi xe được yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ của người đó, tỷ lệ dùng cho kinh doanh cao hơn 50% và quãng đường lái cá nhân nằm trong giới hạn của CRA.
• Lợi ích chi phí vận hành: khoản tính cho chi phí vận hành mà công ty đã trả; mức chung là $0,34 cho mỗi km đi cá nhân (Bộ Tài chính Canada).

Không phải xe tải nào cũng là xe ô tô. Act loại trừ một số xe van và xe bán tải, tùy số chỗ ngồi và cách chúng được dùng để tạo thu nhập trong năm mua hoặc thuê (Income Tax Act, subsection 248(1)). Xe nằm ngoài định nghĩa này không được định giá bằng các công thức trên. Việc dùng cho kinh doanh được chứng minh bằng sổ nhật ký xe; xem dựng lại sổ nhật ký xe cho một lần CRA rà soát. Nhà do công ty sở hữu được nêu trong nhà thuộc sở hữu của công ty bạn.

Nếu tôi cũng là nhân viên hoặc giám đốc thì có khác không?

Có. Lợi ích bạn nhận với tư cách nhân viên không phải lợi ích cổ đông (CRA: lợi ích cổ đông). Lợi ích bạn nhận vì sở hữu cổ phần vẫn là lợi ích cổ đông, dù bạn cũng làm việc cho công ty.

Cách gọi tên thay đổi ai phải trả gì:

• Lợi ích từ việc làm: giá trị của nó là thu nhập từ việc làm (Income Tax Act, paragraph 6(1)(a)), công ty được khấu trừ, và áp dụng quy tắc về tiền lương.
• Lợi ích cổ đông: không được khấu trừ và không khấu trừ thuế lương, như nêu ở trên.

Giám đốc giữ một chức vụ (office), và định nghĩa chức vụ trong Act bao gồm vị trí giám đốc công ty (subsection 248(1)). Do đó, một lợi ích nhận được vì chức danh giám đốc có thể được xử lý theo quy tắc về việc làm. Trang của CRA chỉ nói về nhân viên và cho biết mỗi lợi ích được xem xét theo từng trường hợp, nên lý do khoản đó được cấp và hồ sơ lập tại thời điểm đó có sức nặng quyết định.

Việc ấn định lợi ích có thể kèm theo những khoản phạt và tiền lãi nào?

Tiền lãi tính trên số thuế bổ sung. Tiền phạt cần có cơ sở riêng, và CRA phải chứng minh nếu tiền phạt bị kháng cáo (Income Tax Act, subsection 163(3)).

Tiền lãi cũng tính trên các khoản phạt này, từ ngày đến hạn nộp tờ khai (subsection 161(11)). Tiền lãi nhìn chung tiếp tục tính trên khoản đang tranh chấp (CRA: P148). Công ty dự đoán sẽ bị ấn định lại có thể gửi khoản tiền gửi trước bằng Form RC159 để giảm tiền lãi (CRA: nộp trước khoản thuế sẽ bị ấn định lại).

Tôi trả lời thư đề xuất của CRA thế nào, và tôi có bao lâu?

Bạn có 30 ngày để đồng ý hoặc không đồng ý với đề xuất (CRA: kiểm tra thuế doanh nghiệp; CRA: RC4188). Cả hai trang đều không hứa cho thêm thời gian, nên nếu cần, hãy hỏi kiểm tra viên trước khi hết hạn.

1. Liệt kê từng khoản trong thư: năm, ngày, bên nhận, số tiền, khoản đó dành cho ai, và con số CRA đề xuất cộng vào thu nhập và loại khỏi khoản khấu trừ của công ty.
2. Đối chiếu từng khoản với hồ sơ lập tại thời điểm đó: biên lai, hợp đồng, nghị quyết hoặc ghi chú về mục đích kinh doanh.
3. Phân loại các khoản theo điều hồ sơ chứng minh: khoản hồ sơ cho thấy là cá nhân, khoản hồ sơ có thể cho thấy là kinh doanh, và khoản bạn chưa thể đánh giá.
4. Trả lời bằng văn bản trước hạn. Với mỗi khoản bạn phản đối, hãy nêu sự việc và đính kèm tài liệu. Với mỗi khoản bạn đồng ý, hãy nói rõ. Đồng ý hay không là quyết định của bạn; thư chỉ là đề xuất của CRA.
5. Kiểm tra xem đề xuất có bao gồm cả tờ khai cá nhân của bạn chứ không chỉ T2 hay không, và có đề xuất phạt hay không. Kiểm tra viên có thể đưa ước tính số tiền trước khi ra thông báo (CRA: RC4188).

Việc hoàn lại một khoản cho công ty ngay bây giờ có thay đổi cách CRA xử lý khoản đó hay không là câu hỏi dành cho kế toán viên của bạn; trang về lợi ích cổ đông của CRA không nói rõ.

Nếu một vấn đề vẫn còn bỏ ngỏ, thông tin liên hệ của trưởng nhóm có trong các thư của kiểm tra viên. Sau thư cuối cùng, thông báo ấn định lại sẽ được gửi nếu thu nhập hoặc thuế thay đổi. Tự nguyện khai báo và phần còn lại của quy trình kiểm tra có trong rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Nếu tôi không đồng ý: khiếu nại hoạt động thế nào với công ty và với cá nhân tôi?

Bạn khiếu nại từng thông báo ấn định lại, không phải thư đề xuất. Công ty và cổ đông là hai đối tượng nộp thuế riêng với thông báo riêng, nên mỗi bên nộp đơn khiếu nại riêng theo hạn riêng.

Với thông báo T2 và thuế thu nhập cá nhân, hãy nộp qua dịch vụ tranh chấp chính thức trực tuyến của CRA, hoặc gửi Form T400A hoặc thư có chữ ký đến Appeals Intake Centre. Hãy giải thích vì sao bạn không đồng ý và đính kèm sự việc cùng tài liệu (CRA: P148). Một viên chức khiếu nại sẽ xem xét thông báo ấn định lại.

CRA thường hoãn việc thu số thuế thu nhập đang tranh chấp cho đến 90 ngày sau khi CRA gửi quyết định, nhưng tiền lãi nhìn chung vẫn tiếp tục tính (CRA: P148). Công ty lớn có quy tắc thu khác (Income Tax Act, subsection 225.1(7)). Nếu vẫn không đồng ý với quyết định, bạn có thể kháng cáo lên Tax Court of Canada trong vòng 90 ngày kể từ quyết định, hoặc khi đã qua 90 ngày mà chưa có quyết định. Đơn khiếu nại thuế thu nhập nộp trễ có thể được xin chậm nhất một năm sau hạn (CRA: P148).

Thông báo GST/HST theo quy tắc khác. Hãy khiếu nại trực tuyến qua My Account hoặc trên Form GST159 (CRA: GST/HST Memorandum 31). Khiếu nại không làm dừng việc thu, dù CRA có thể hoãn (Excise Tax Act, section 315). Nếu chưa có quyết định, bạn có thể kháng cáo lên Tax Court sau 180 ngày, không phải 90 ngày (section 306).

CRA có thể truy lại bao xa đối với lợi ích cổ đông?

CRA thường có thể ấn định lại T2 trong vòng ba năm đối với công ty tư nhân do người Canada kiểm soát vào cuối năm, hoặc bốn năm đối với công ty khác, và ấn định lại tờ khai cá nhân trong vòng ba năm, mỗi thời hạn tính từ thông báo ấn định gốc của tờ khai đó (CRA: khi chúng tôi ấn định lại T2 của bạn). Công ty và cổ đông nộp riêng, nên thời hạn của họ kết thúc vào các ngày khác nhau. Khai sai do cẩu thả, thiếu cẩn trọng hoặc cố ý bỏ qua, gian lận, hoặc có văn bản từ bỏ thời hiệu cho phép CRA ấn định lại sau thời hạn đó, nhưng chỉ đối với các vấn đề liên quan (subsection 152(4); subsection 152(4.01)). Subsection 152(4) còn liệt kê vài trường hợp khác; các quy tắc, văn bản từ bỏ thời hiệu và các năm chưa nộp có trong CRA có thể ấn định lại ngược về bao xa.

Tôi sửa sổ sách và tránh lặp lại thế nào?

Hãy điều chỉnh lại từng khoản theo quan điểm cuối cùng của CRA, rồi đổi cách xử lý chi tiêu cá nhân. Kế toán viên nên xác nhận từng bước.

1. Bỏ khoản khấu trừ. Với mỗi khoản CRA cuối cùng coi là lợi ích, hãy đưa chi phí ra khỏi các tài khoản chi phí và giá vốn hàng bán, rà soát tín thuế GST/HST đã yêu cầu cho khoản đó và hoàn lại trong phạm vi khoản đó không phục vụ hoạt động thương mại, cùng mọi GST/HST mà section 173 coi như đã thu trên lợi ích do công ty cung cấp.
2. Ghi lợi ích riêng. Giữ nó trong một tài khoản riêng không được khấu trừ, không phải tài khoản khoản vay của cổ đông, trừ khi khi tiền chi ra đã có một khoản nợ thật phải hoàn trả. Xem tài khoản khoản vay của cổ đông và khoản vay của cổ đông.
3. Ghi nhận thông báo ấn định lại. Thuế, tiền lãi và tiền phạt mỗi loại cần một bút toán riêng; xem ghi các thông báo ấn định lại và tiền phạt của CRA.
4. Kiểm tra các chứng từ. CRA cho biết lợi ích cổ đông được báo cáo trên T4A khi tổng khoản chi trong năm vượt $500 (hoặc có thuế đã khấu trừ), theo mã của loại lợi ích (CRA: lợi ích cổ đông). Hãy hỏi xem công ty có phải nộp hoặc sửa chứng từ cho từng năm hay không.
5. Kiểm tra các năm cuộc kiểm tra không bao gồm. Những khoản tương tự có thể nằm ở đó.

Để tránh lặp lại:

• Không dùng thẻ và tài khoản của công ty cho chi tiêu cá nhân.
• Ghi mục đích kinh doanh cho từng dòng trên thẻ công ty ngay khi trả, không đợi đến cuối năm.
• Quyết định bằng văn bản, ngay tại thời điểm đó, xem mỗi khoản trả cho chủ sở hữu hay vì chủ sở hữu là chi phí kinh doanh, khoản vay, tiền lương hay cổ tức.
• Giữ biên lai và ghi chú mục đích trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan. Nếu bạn nộp khiếu nại hoặc kháng cáo, hãy giữ mọi hồ sơ cần thiết cho đến khi vụ việc được giải quyết, thời hạn cho mọi kháng cáo tiếp theo đã qua và thời hạn đó đã kết thúc (CRA: lưu hồ sơ).
• Hãy hoàn thành Schedule 11 khi công ty có giao dịch với cổ đông ngoài hoạt động kinh doanh thông thường (CRA: hướng dẫn T2).

Quy trình cuối năm có trong danh sách việc cuối năm.

Tôi ở Quebec hoặc Alberta: cuộc kiểm tra này có áp dụng như vậy không?

CRA kiểm tra tờ khai liên bang ở bất cứ đâu công ty đặt trụ sở, nhưng quản lý thuế công ty cấp tỉnh bang ở mọi nơi trừ Quebec và Alberta (CRA: thuế công ty cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ). Trang này nói về các cuộc kiểm tra của CRA. Phần cấp tỉnh bang là riêng:

• Alberta: Tax and Revenue Administration quản lý Alberta Corporate Tax Act, và thông báo khiếu nại đối với một thông báo ấn định của Alberta phải nộp trong vòng 90 ngày kể từ ngày ghi trên thông báo (Alberta: thuế thu nhập công ty).
• Quebec: thuế công ty cấp tỉnh bang nằm ngoài sự quản lý của CRA và do cơ quan riêng là Revenu Québec phụ trách. Các cuộc kiểm tra, thông báo và hạn nộp của cơ quan này không được đề cập ở đây.

Thông báo ấn định lại liên bang và thông báo cấp tỉnh bang là hai văn bản riêng với ngày riêng. Hãy đọc từng thông báo.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Cải tạo nhà và đi du lịch cùng gia đình qua hai năm

Một công ty tại Ontario có ngày kết thúc năm tài chính là ngày 31 tháng 12 trả C$8.000 cho việc sửa nhà của chủ sở hữu ở Năm 1 và C$4.000 cho chuyến du lịch gia đình ở Năm 2. Cả hai đều được ghi là chi phí kinh doanh. Thư đề xuất cộng C$12.000 vào thu nhập của chủ sở hữu và từ chối cùng số tiền đó đối với công ty.

Chủ sở hữu tìm thấy hóa đơn hội nghị và lịch trình cho C$1.500 của chuyến đi. Thư trả lời chấp nhận C$8.000 và C$2.500 là lợi ích và phản đối C$1.500 kèm tài liệu. Nếu CRA đồng ý, C$10.500 vẫn là lợi ích cổ đông. Mỗi năm có một thông báo cho công ty và một thông báo cá nhân, tức là bốn thông báo, bốn ngày và bốn hạn khiếu nại.

Để minh họa, giả sử thuế 40% trên thu nhập thêm của chủ sở hữu và 12% trên khoản khấu trừ bị từ chối của công ty; thuế suất thực tế khác nhau. Với C$10.500, đó là khoảng C$4.200 cộng C$1.260, tức C$5.460 trước tiền lãi và mọi khoản phạt.

Một chiếc xe tải chỉ dùng cho các chuyến đi của gia đình

Một công ty thuê xe tải với giá C$500 một tháng (C$6.000 một năm) và trả C$2.000 tiền nhiên liệu, tất cả được ghi là kinh doanh. Giả sử đây là xe ô tô theo Act và C$500 đã gồm GST/HST nhưng không gồm bảo hiểm. Gia đình lái 8.000 km cá nhân và xe không có mục đích kinh doanh.

• Phí chờ sử dụng của xe thuê là hai phần ba của C$6.000, tức C$4.000.
• Lợi ích chi phí vận hành là 8.000 km nhân với C$0,34, tức C$2.720.
• Thu nhập của chủ sở hữu tăng C$6.720.
• Khoản khấu trừ của công ty bị từ chối cho toàn bộ C$8.000 đã chi, vì không khoản nào tạo ra thu nhập.

Hai con số khác nhau: một là số công ty đã chi, một là giá trị theo công thức của lợi ích. Một sổ nhật ký xe ghi các chuyến đi kinh doanh có thể giữ phần kinh doanh vẫn được khấu trừ và giảm số km cá nhân bị tính vào lợi ích.

Một công ty ở Quebec nhận hai thư

Một công ty ở Quebec nhận thư đề xuất của CRA về T2 liên bang và một thư của Revenu Québec về tờ khai Quebec. Thời hạn 30 ngày của CRA chỉ áp dụng cho thư của CRA. Thư của Revenu Québec có ngày trả lời và hạn khiếu nại riêng, nên một thư trả lời không bao gồm cả hai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thư liệt kê các khoản cá nhân qua nhiều năm, các khoản nằm trong tài khoản khoản vay của cổ đông, cả T2 và tờ khai cá nhân của bạn đều sẽ bị ấn định lại, hoặc công ty còn nợ thuế chưa nộp: việc trả lời thường xoay quanh quyết định chấp nhận hay phản đối từng khoản, và sổ sách sau đó cần được điều chỉnh khớp với quan điểm cuối cùng. Hãy nhờ rà soát thư, sổ cái và sao kê trước ngày trả lời: hỗ trợ về thuế công ty cho việc trả lời và mọi khiếu nại, hỗ trợ ghi sổ kế toán cho sổ sách được điều chỉnh lại.
• Một cổ đông sống ngoài Canada: công ty có thể còn nợ khoản khấu trừ theo Part XIII mà chưa khấu trừ. Hãy mang thư đến hỗ trợ về thuế công ty trước khi trả lời; nếu còn có hồ sơ tại Hoa Kỳ, xem hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• CRA chưa liên hệ với bạn và bạn đang sửa các chi phí cá nhân ngay bây giờ: xem chi phí cá nhân do công ty trả.
• Thư là một cuộc rà soát, hoặc bạn đang cân nhắc tự nguyện khai báo: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.
• Một số khoản có thể là khoản vay thật: xem khoản vay của cổ đông.
• Có liên quan đến các năm vượt quá thời hạn thông thường: xem CRA có thể ấn định lại ngược về bao xa.
• Hóa đơn tiền phạt hoặc tiền lãi có vẻ sai: xem tiền phạt, tiền lãi và cách được miễn.
• Bạn nợ một khoản mà không thể trả ngay một lần: xem thỏa thuận thanh toán với CRA cho nợ doanh nghiệp.
• Bạn muốn biết điều gì khiến bị kiểm tra thuế: xem điều gì khiến CRA kiểm tra thuế.
• Công ty sở hữu căn nhà bạn đang ở: xem nhà thuộc sở hữu của công ty bạn.
• Bạn ở Quebec hoặc Alberta: phần cấp tỉnh bang có thông báo và ngày riêng; hãy mang thư đó đến hỗ trợ về thuế công ty cùng với thư liên bang.