Làm việc cho công ty Hoa Kỳ từ Canada: có nên lập công ty?

Tôi có thể làm việc cho một công ty Hoa Kỳ từ Canada theo ba cách nào?

Người cư trú Canada có thể tự làm việc với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ (nhà thầu độc lập), cung cấp dịch vụ qua một công ty tại Canada, hoặc trở thành nhân viên của công ty Hoa Kỳ. Nếu khách hàng chỉ ký hợp đồng với công ty, hãy kiểm tra xem công ty của bạn có phải là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (PSB) hay không. PSB là công ty mà nếu không có công ty đó, bạn sẽ được coi là nhân viên của khách hàng.

Doanh nghiệp một chủ không có tư cách pháp lý riêng, nên bạn tự chịu các rủi ro của doanh nghiệp; công ty là một pháp nhân độc lập. CRA: Doanh nghiệp một chủ, Corporations Canada: Nghĩa vụ của công ty. Lập công ty có lợi hay không còn tùy tỉnh bang, chi phí và nhu cầu tiền mặt của bạn; xem doanh nghiệp một chủ hay công ty.

Nếu hợp đồng ghi là nhà thầu và tôi không nhận chứng từ T4, Cơ quan Thuế Canada (CRA) vẫn có thể coi tôi là nhân viên không?

Có. Khi người cư trú Canada ký hợp đồng cá nhân với một công ty Hoa Kỳ, Cơ quan Thuế Canada (CRA) xem xét mối quan hệ làm việc thực tế, không dựa vào tên gọi nhà thầu, hóa đơn hay việc không có chứng từ T4. CRA: Tình trạng việc làm.

Theo các yếu tố thông luật (common law) của Cơ quan Thuế Canada (CRA), mỗi sự việc nghiêng về một phía:

Không có yếu tố nào tự quyết định kết quả; giờ làm cố định cho một khách hàng chỉ là một yếu tố cần cân nhắc cùng các yếu tố khác. CRA: Các yếu tố thông luật.

Cơ quan Thuế Canada (CRA) áp dụng các yếu tố thông luật này khi hợp đồng được lập bên ngoài Quebec, và áp dụng Civil Code of Québec, vốn xét mối quan hệ lệ thuộc (subordination), khi hợp đồng được lập tại Quebec. Hợp đồng nhìn chung được coi là lập tại nơi bên trả tiền, với tư cách bên đưa ra đề nghị, nhận được sự chấp nhận. Trang của CRA không đề cập trường hợp bên trả tiền ở ngoài Canada, nên người cư trú Quebec không thể mặc định cách nào sẽ áp dụng. CRA: Xác định cách tiếp cận nào áp dụng, CRA: Hợp đồng được lập tại Quebec.

Bạn hoặc bên trả tiền có thể yêu cầu Cơ quan Thuế Canada (CRA) đưa ra quyết định xác nhận (ruling) về CPP/EI qua tài khoản CRA hoặc gửi bưu điện Form CPT1, chậm nhất là ngày 29 tháng 6 của năm sau năm mà vấn đề liên quan. CRA: Cách yêu cầu, CRA: Hạn yêu cầu.

Nếu Cơ quan Thuế Canada (CRA) kết luận công việc là việc làm công ăn lương, bên trả tiền không khấu trừ CPP và EI sẽ nợ cả hai phần cùng tiền phạt và tiền lãi, và tình trạng của bạn cũng ảnh hưởng đến quyền hưởng EI. CRA: Tác động của tình trạng việc làm. Trang của CRA không nói việc này thay đổi thế nào đối với CPP bạn đã đóng khi tự kinh doanh hoặc các chi phí bạn đã khấu trừ trước đó; xem kiểm tra bảng lương và quyết định xác nhận tình trạng người lao động.

Chỉ có một khách hàng Hoa Kỳ thì công ty của tôi có thành doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (PSB) không?

Chỉ có một khách hàng Hoa Kỳ tự nó không phải là tiêu chí quyết định. Công ty là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (PSB) khi, trong số các điều kiện khác, bạn hợp lý sẽ được coi là nhân viên của khách hàng nếu không có công ty đó; điều này được xét theo cùng các yếu tố như bảng trên. Một khách hàng duy nhất quyết định giờ làm và cách làm của bạn là dấu hiệu nghiêng về hướng đó. CRA: Các điều kiện của PSB, Income Tax Act, subsection 125(7).

Thu nhập của doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (PSB) mất khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ, bị hạn chế các khoản khấu trừ và chịu thêm thuế liên bang bổ sung ở mức 5%. CRA: Nghĩa vụ thuế của PSB. Quyết định xác nhận về CPP/EI không thể quyết định phép thử giả định bạn là nhân viên, dù có thể quyết định mối quan hệ thực tế giữa bạn và công ty của bạn. CRA: Giới hạn của quyết định xác nhận. Các điều kiện đầy đủ (kể cả cổ phần của ai được tính), các ngoại lệ, thuế và cách yêu cầu quyết định xác nhận nằm trong doanh nghiệp dịch vụ cá nhân.

Khách hàng Hoa Kỳ có cần Form W-8BEN hoặc W-8BEN-E không, và họ có khấu trừ thuế không?

Khi bên trả tiền ở Hoa Kỳ yêu cầu giấy tờ chứng minh tình trạng người nước ngoài, cá nhân là người nước ngoài nhìn chung nộp Form W-8BEN, còn công ty Canada thông thường nhìn chung nộp Form W-8BEN-E; công dân Hoa Kỳ, người có thẻ xanh hoặc người Hoa Kỳ (US person) khác nộp Form W-9 thay thế. IRS: Hướng dẫn W-8BEN. Đối với phí dịch vụ thông thường cho công việc làm hoàn toàn tại Canada, thuế khấu trừ liên bang Hoa Kỳ đối với người không cư trú nhìn chung không áp dụng vì thu nhập có nguồn nước ngoài. IRS: Publication 515.

Thời điểm cũng quan trọng: khoản thanh toán mà nguồn thu nhập không xác định được vào lúc trả, chẳng hạn phí dịch vụ cá nhân trả trước khi làm việc, bị coi là có nguồn từ Hoa Kỳ, nên khoản ứng trước hoặc khoản đặt cọc dịch vụ (retainer) có thể làm phát sinh câu hỏi về khấu trừ thuế. Trang này giả định bạn không phải US person; nếu bạn là US person, hãy bắt đầu từ freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ.

Hãy đưa biểu mẫu cho bên yêu cầu, không gửi cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS). Biểu mẫu chỉ ghi nhận tình trạng của bạn; nó không biến công việc cho Hoa Kỳ thành công việc tại Canada và không chứng minh thu nhập của bạn được miễn thuế. Mỗi biểu mẫu nhìn chung có hiệu lực đến ngày cuối cùng của năm dương lịch thứ ba kế tiếp, tính từ năm bạn ký; hãy gửi biểu mẫu mới cho khách hàng trong vòng 30 ngày sau khi có thay đổi khiến biểu mẫu không còn đúng. IRS: Hướng dẫn W-8BEN, IRS: Hướng dẫn W-8BEN-E. Nếu phí gồm phí cấp phép hoặc tiền bản quyền, hoặc bạn thực hiện dịch vụ tại Hoa Kỳ, phân tích khấu trừ thuế có thể thay đổi; cá nhân xin miễn thuế theo hiệp định cho dịch vụ làm tại Hoa Kỳ dùng Form 8233, không dùng W-8BEN. Nếu khách hàng yêu cầu Form W-9 hoặc gửi Form 1099, hãy xem freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ đối với cá nhân hoặc các biểu mẫu W cho công ty Canada đối với công ty.

Lập công ty có làm phát sinh tờ khai thuế Hoa Kỳ cho công việc làm tại Canada không?

Việc thành lập công ty tại Canada tự nó không làm phát sinh nghĩa vụ nộp tờ khai thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ chỉ vì khách hàng là người Hoa Kỳ. Với cá nhân không phải US person hoặc công ty Canada thông thường làm toàn bộ công việc dịch vụ tại Canada, địa chỉ của khách hàng và loại tiền thanh toán không quyết định thu nhập từ dịch vụ có nguồn ở đâu. IRS: Quy tắc xác định nguồn thu nhập từ dịch vụ.

Số ngày làm việc tại Hoa Kỳ, văn phòng hoặc hoạt động kinh doanh khác tại Hoa Kỳ cần được xem xét riêng. Công ty Canada có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (US trade or business) nhìn chung phải nộp tờ khai của công ty nước ngoài (Form 1120-F) ngay cả khi hiệp định thuế miễn thuế cho lợi nhuận kinh doanh của công ty, và hoạt động kinh doanh của cá nhân tại Hoa Kỳ có thể buộc phải nộp Form 1040-NR. IRS: Hướng dẫn Form 1120-F, IRS: Publication 519. Tờ khai của cá nhân nằm trong freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ; việc lập pháp nhân tại Hoa Kỳ được nêu trong thành lập doanh nghiệp Hoa Kỳ khi là người cư trú Canada.

CPP, EI và GST/HST khác nhau thế nào giữa ba lựa chọn?

Chủ doanh nghiệp một chủ tự đóng cả hai phần CPP trên thu nhập kinh doanh ròng và không có bảo hiểm thất nghiệp (EI) thông thường. Chủ sở hữu được công ty trả lương đóng CPP và EI qua bảng lương, trừ việc EI không áp dụng nếu chủ sở hữu kiểm soát hơn 40% cổ phần có quyền biểu quyết, hoặc có quan hệ với công ty và không giao dịch độc lập (arm's length), trừ khi Cơ quan Thuế Canada (CRA) thấy công việc đó giống công việc trong giao dịch độc lập. Tiền lương của nhân viên đi qua bảng lương. Employment Insurance Act, section 5.

Nguồn: CRA: Tác động của tình trạng việc làm, CRA: Các trường hợp loại trừ EI, điều kiện hưởng quyền lợi đặc biệt.

GST/HST đăng ký theo doanh thu, không theo cơ cấu doanh nghiệp. Với đa số doanh nghiệp, giới hạn nhà cung cấp nhỏ là C$30.000 doanh thu chịu thuế toàn cầu trước chi phí, kể cả xuất khẩu zero-rated (thuế suất 0%), tính từ tất cả doanh nghiệp của bạn và của các bên liên kết (associates) với bạn. Nếu một quý dương lịch vượt giới hạn, việc đăng ký có hiệu lực chậm nhất vào ngày thực hiện giao dịch cung cấp khiến bạn vượt giới hạn. Nếu chỉ tổng bốn quý vượt giới hạn, bạn không còn là nhà cung cấp nhỏ vào cuối tháng sau quý mà bạn vượt giới hạn và phải đăng ký chậm nhất vào lần cung cấp đầu tiên sau đó. CRA: Quy định đăng ký. Việc dịch vụ cung cấp cho khách hàng Hoa Kỳ có phải zero-rated hay không được nêu trong thu GST/HST từ khách hàng Hoa Kỳ. Tại Quebec, QPP thay thế CPP, bảo hiểm cha mẹ là khoản riêng và QST có quy tắc riêng; hãy kiểm tra các quy tắc đó trước khi dùng bảng so sánh này.

Nếu công ty Hoa Kỳ thuê tôi làm nhân viên, bảng lương do bên nào chịu trách nhiệm?

Người sử dụng lao động ở ngoài Canada và không có cơ sở kinh doanh tại Canada có cùng trách nhiệm khấu trừ, nộp và báo cáo như người sử dụng lao động Canada đối với công việc làm tại Canada. CRA: Người sử dụng lao động không cư trú. CPP thì khác: người sử dụng lao động đó có thể chọn tham gia CPP bằng Form CPT13 (không áp dụng cho nhân viên ở Quebec, vì họ thuộc QPP). Nếu họ không tham gia, nhân viên là người cư trú Canada có thể chọn trên Form CPT20 (type E) để tự đóng CPP như thu nhập tự kinh doanh, nghĩa là đóng cả hai phần; với năm thuế của trang này, hạn nộp đơn chọn là ngày 15 tháng 6 năm 2028, hạn nộp tiền là ngày 30 tháng 4 năm 2028. Hiệp định An sinh Xã hội Canada–Hoa Kỳ cũng cần được xem xét. CRA: CPP đối với người sử dụng lao động nước ngoài, CRA: Form CPT13, CRA: Form CPT20, CPP Regulations, section 22, section 29, section 30, CPP Act, section 10, section 13.

Trước khi chấp nhận, hãy làm rõ ai là người sử dụng lao động hợp pháp, ai sẽ chạy bảng lương và phát hành chứng từ T4 cho bạn, công việc được coi là đặt ở tỉnh bang nào, và việc tham gia chương trình hưu trí sẽ được xác nhận bằng cách nào.

Những nghĩa vụ này có thể giải thích vì sao một số người sử dụng lao động đưa ra điều khoản nhà thầu; đó là suy luận, không phải kết luận về bất kỳ người sử dụng lao động nào, và các điều khoản vẫn phải khớp với thực tế công việc. Về việc ai khấu trừ gì và thuế xuyên biên giới đối với tiền lương, xem làm việc xuyên biên giới và làm việc từ xa cho người sử dụng lao động và khách hàng ở nước ngoài.

Tôi cần giải quyết những gì trước khi lập công ty?

Trước hóa đơn đầu tiên, hãy quyết định ai ký hợp đồng, từ ngày nào và công ty cần những tài khoản nào. Chỉ lập công ty thôi chưa tổ chức xong cổ phần, tài khoản và hồ sơ thanh toán của công ty.

1. Xác định bên ký hợp đồng và ngày bắt đầu. Nếu công ty sẽ cung cấp dịch vụ, hãy ghi hợp đồng dưới tên pháp lý của công ty với ngày có hiệu lực rõ ràng; hãy nhờ xem xét việc chuyển một hợp đồng cá nhân hiện có.
2. Tổ chức công ty. Phát hành cổ phần, lưu hồ sơ công ty, dùng tài khoản ngân hàng riêng và ghi sổ sách để tách các khoản thu của công ty khỏi các khoản thanh toán cho cá nhân bạn. Corporations Canada: Tổ chức công ty sau khi thành lập.
3. Đăng ký đúng tài khoản. Công ty mới có mã số doanh nghiệp (BN) riêng; tài khoản thuế lương và GST/HST không tự động chuyển từ doanh nghiệp một chủ sang. CRA: Thay đổi tư cách pháp lý.

Công ty đã có sẵn có thể đứng tên hợp đồng, nhưng phép thử doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (PSB) vẫn áp dụng cho công việc với khách hàng này. CRA: Các điều kiện của PSB. Xem bắt đầu doanh nghiệp thứ hai để biết có nên lập một công ty riêng không, và chuyển doanh nghiệp vào công ty về tài sản, khoản phải thu và uy tín kinh doanh (goodwill) của doanh nghiệp một chủ hiện có.

Công ty phát sinh thêm những hồ sơ và tờ khai nào?

Công ty cư trú tại Canada thông thường phải nộp tờ khai thuế thu nhập công ty Canada (T2) riêng cho mỗi năm thuế, kể cả năm không hoạt động hoặc năm không có thuế phải nộp, nhìn chung trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm. Hạn nộp số thuế còn nợ đến sớm hơn: hai tháng sau ngày kết thúc năm, hoặc ba tháng đối với công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) đủ điều kiện hưởng khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ và đạt phép thử giới hạn thu nhập của Cơ quan Thuế Canada (CRA). CRA: Hạn nộp số thuế còn nợ, CRA: Ai phải nộp T2, CRA: Thời hạn nộp T2, Income Tax Act, section 157.

Danh sách đầy đủ và hạn nộp nằm trong doanh nghiệp của bạn phải nộp những tờ khai nào.

Với tư cách giám đốc, bạn có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân cùng với công ty đối với các khoản khấu trừ tiền lương và GST/HST mà công ty không nộp, trừ khi bạn đã thận trọng hợp lý; không thể khởi kiện hoặc ấn định thuế khi đã quá 2 năm kể từ lần cuối bạn thôi làm giám đốc. Income Tax Act, s. 227.1, Excise Tax Act, s. 323, CPP Act, s. 21.1, EI Act, s. 83.

Hãy lưu hợp đồng, hóa đơn, biên lai, hồ sơ ngân hàng, hồ sơ về nơi làm việc và chứng từ cho các khoản thanh toán cho cá nhân bạn. Công ty kinh doanh cấp liên bang cũng phải giữ sổ đăng ký cổ phần và nghị quyết, đồng thời nộp báo cáo hằng năm riêng của công ty; hãy kiểm tra quy định đăng ký của tỉnh bang. Corporations Canada: Hồ sơ, Corporations Canada: Báo cáo hằng năm.

Điều gì thay đổi nếu tôi chuyển sang Hoa Kỳ, làm việc theo visa TN hoặc có quốc tịch Hoa Kỳ?

Chuyển đi có thể làm phát sinh thuế khi rời Canada (departure tax) đối với cổ phần của bạn, công việc theo visa TN thêm một phép thử cư trú của Hoa Kỳ, còn quốc tịch Hoa Kỳ kéo theo nghĩa vụ khai thu nhập toàn cầu và báo cáo công ty nước ngoài. Mỗi trường hợp khiến phần so sánh chỉ xét Canada ở trên không còn đầy đủ.

• Chuyển sang Hoa Kỳ: Khi không còn là người cư trú Canada, bạn nhìn chung bị coi như đã bán, theo giá trị thị trường hợp lý, hầu hết tài sản mình sở hữu, kể cả cổ phần của công ty, nên có thể phải chịu thuế khi rời Canada (departure tax); quyền kiểm soát của người không cư trú cũng có thể chấm dứt tư cách công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC). Xem rời Canada, chuyển công ty xuyên biên giới và chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada. Việc chuyển sang Hoa Kỳ cũng khiến Form W-8BEN của bạn không còn đúng: hãy báo cho khách hàng trong vòng 30 ngày. IRS: Hướng dẫn W-8BEN, Income Tax Act, subsection 128.1(4), CRA: Loại hình công ty.
• Làm việc theo visa TN: Số ngày làm việc tại Hoa Kỳ và các phép thử cư trú cần được phân tích lại nghĩa vụ khai thuế; hãy xem người Canada làm việc theo visa TN. Nếu cả hai nước đều coi bạn là người cư trú, tiêu chí phân định (tie-breaker) trong hiệp định thuế bắt đầu từ nơi bạn có nhà ở thường trực. IRS: Cư trú và nghĩa vụ khai thuế, Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều IV.
• Quốc tịch Hoa Kỳ hoặc thẻ xanh: Hãy báo cho khách hàng trong vòng 30 ngày và chuẩn bị nhận yêu cầu cung cấp Form W-9. Nghĩa vụ khai thu nhập toàn cầu và báo cáo công ty nước ngoài có thể áp dụng dù bạn sống tại Canada; hãy xem chủ sở hữu người Hoa Kỳ của công ty Canada. IRS: Hướng dẫn W-8BEN, IRS: Người nộp thuế ở nước ngoài, IRS: Hướng dẫn Form 5471.

Ví dụ

Đây là số liệu minh họa bằng đô la Canada, không phải phép tính thuế. Một người cư trú Canada ở Ontario được đề nghị mức phí nhà thầu C$150.000 mỗi năm. Giả định đây là dịch vụ thông thường làm hoàn toàn tại Canada, người đó không phải US person và có C$10.000 chi phí kinh doanh vốn được phép khấu trừ.

Với C$150.000 mỗi năm, doanh thu xuất hóa đơn trung bình mỗi quý dương lịch vượt giới hạn C$30.000, nên nghĩa vụ đăng ký GST/HST có thể đến hạn ngay trong quý đầu tiên, và doanh thu xuất khẩu zero-rated (thuế suất 0%) cũng được tính vào. Nếu công ty quyết định lịch làm việc và phương pháp làm việc của bạn và yêu cầu bạn tự làm, những yếu tố đó làm dấy lên mối lo về quan hệ việc làm, bất kể hóa đơn ghi gì.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Một khách hàng kiểm soát công việc của bạn: Hãy xem doanh nghiệp dịch vụ cá nhân trước khi dựa vào cách tính thuế dành cho công ty.
• Bạn muốn so sánh số tiền sau thuế: Hãy xem doanh nghiệp một chủ hay công ty để biết về nhu cầu tiền mặt cá nhân, lợi nhuận giữ lại và chi phí khai thuế.
• Bạn vẫn là nhà thầu cá nhân: Hãy xem freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ để biết về tờ khai, cách khai báo ngoại tệ và chi tiết thuế bán hàng, kể cả ở Quebec.
• Bạn được đề nghị làm nhân viên hoặc sẽ làm việc tại Hoa Kỳ: Hãy xem làm việc xuyên biên giới hoặc người Canada làm việc theo visa TN.
• Bạn sắp lập công ty hoặc đổi hợp đồng: Việc bị kết luận là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (PSB) có thể thay đổi các khoản khấu trừ và thuế; hỗ trợ về thuế công ty có thể xem xét cơ cấu và hồ sơ khai thuế. Hãy chuẩn bị hợp đồng, thông tin về quyền kiểm soát giờ làm và công cụ, hồ sơ sở hữu, thu nhập dự kiến, tỉnh bang, các chuyến đi Hoa Kỳ và các tờ khai những năm trước.