Vay tiền từ công ty của chính bạn: khoản vay, phân phối hay lương

Tôi có thể vay tiền từ S corporation hoặc C corporation của chính mình không?

Luật thuế liên bang cho phép công ty cho chủ sở hữu vay tiền, và tờ khai có chỗ để khai khoản này: Schedule L, line 7 của cả Form 1120-S và Form 1120 là "Loans to shareholders". Luật công ty của tiểu bang khác nhau và có thể hạn chế khoản vay cho cán bộ điều hành và giám đốc, nên trang này chỉ nói về thuế liên bang. Section 7872 đặt ra quy tắc về lãi cho khoản vay, trực tiếp hay gián tiếp, giữa công ty và bất kỳ cổ đông nào của công ty. Điểm khó là chứng minh đó là khoản vay thật: có giấy nợ bằng văn bản và các khoản trả nợ thực sự đã thực hiện, với lãi suất bằng hoặc cao hơn lãi suất liên bang. Lãi suất thấp hơn mức đó tự nó không làm khoản vay mất đi, nhưng section 7872 đánh thuế phần chênh lệch như thể đã được trả. Nếu không có khoản nợ thật, IRS có thể xem số tiền đó là khoản phân phối, cổ tức hoặc tiền lương. Ở S corporation, khoản phân phối không chịu thuế đến mức giá gốc tính thuế cổ phần (stock basis) của chủ sở hữu, phần vượt trở thành lãi; ở C corporation, khoản phân phối là cổ tức trong phạm vi lợi nhuận và thu nhập tích lũy (earnings and profits).

Trường hợp không đơn giản khi:

• số dư lớn, đã quá một năm, hoặc tăng lên mỗi năm;
• không có giấy nợ có chữ ký, không có lãi, không có khoản trả nào, hoặc bạn không có kế hoạch trả;
• chủ sở hữu của S corporation làm việc trong doanh nghiệp mà không có trong bảng lương;
• C corporation có lợi nhuận và thu nhập tích lũy (earnings and profits), thước đo thuế quyết định một khoản chi có phải cổ tức hay không;
• giá gốc tính thuế cổ phần (stock basis) của chủ sở hữu, nói đại khái là chi phí tính thuế của cổ phần được điều chỉnh mỗi năm, còn thấp.

Hãy gom mọi khoản chuyển cho chủ sở hữu theo ngày, giấy nợ nếu có, bảng cân đối kế toán và Schedule L từ các tờ khai trước, số dư trước đó, hồ sơ giá gốc tính thuế cổ phần và hồ sơ bảng lương.

Điều gì khiến một khoản là khoản vay thật chứ không phải khoản phân phối, cổ tức hay tiền lương?

Khoản vay là thật khi sự việc cho thấy có một khoản nợ phải trả và được trả, bất kể sổ sách gọi là gì. Bộ luật không liệt kê các điều khoản bắt buộc của một khoản vay, nên phép thử nằm ở sự việc. Một bản ghi nhớ của Chief Counsel thuộc IRS, không có tính ràng buộc, tóm tắt các phán quyết của tòa án và hỏi, với công ty do một chủ sở hữu nắm toàn bộ, liệu cả hai bên có ý định trả nợ khi tiền được lấy hay không. Các yếu tố gồm tài sản thế chấp, ngày đáo hạn cố định, các bước đòi nợ, khả năng trả nợ của chủ sở hữu và các khoản đã thực sự thanh toán (bản ghi nhớ của IRS). Phần tóm tắt của chính IRS về một vụ kiện liên bang cho thấy điều gì đã thất bại: các khoản "vay" cho một chủ sở hữu kiêm cán bộ điều hành bị xem là tiền lương để tính thuế lương, vì đó là giấy nợ trả khi yêu cầu, không có bảo đảm và không có lãi, được cấp theo ý chủ sở hữu cho một người làm nhiều việc thực chất, và chỉ được "trả" bằng bút toán ghi có trừ vào khoản công ty nợ chủ sở hữu (IRS).

Để thiết lập một khoản vay:

1. Trước khi tiền được chuyển, hãy ký giấy nợ ghi số tiền, lãi suất bằng hoặc cao hơn lãi suất liên bang theo kỳ hạn của khoản vay (phần kế tiếp), các ngày trả và ngày đáo hạn cuối cùng.
2. Trả bằng tiền của chính bạn vào các ngày đã định.
3. Ghi từng khoản tạm ứng, từng khoản lãi và từng khoản trả thành một bút toán riêng (xem phần về sổ sách bên dưới).

Chủ sở hữu S corporation làm việc trong doanh nghiệp và lấy tiền mà không qua bảng lương là mô hình mà IRS có thể xếp lại thành tiền lương (IRS). Giấy nợ viết hôm nay chỉ bao trùm khoản vay từ hôm nay. Việc nó có thay đổi cách xử lý các khoản tạm ứng trước đó hay không là câu hỏi về sự việc của những năm đó.

Tôi có phải tính lãi không, và lãi suất liên bang là bao nhiêu?

Bộ luật không buộc bạn phải tính lãi, nhưng nó đánh thuế phần chênh lệch như thể lãi đã được trả, nên mức an toàn là lãi suất liên bang áp dụng (applicable federal rate, AFR) hoặc cao hơn. Khoản vay không lãi, hoặc lãi thấp hơn AFR, là khoản vay dưới thị trường, và phần lãi không tính được gọi là lãi bị bỏ qua (forgone interest) (section 7872).

Mức lãi suất tùy loại khoản vay, và kỳ hạn tính cả các quyền chọn gia hạn hoặc kéo dài (section 1274(d)):

Bộ luật cho phép quy định coi khoản vay không có ngày đáo hạn cố định là khoản vay trả khi yêu cầu. IRS công bố các mức lãi suất mỗi tháng dưới dạng một revenue ruling, có trong trang Applicable Federal Rates của IRS. Bảng 1 của mỗi revenue ruling cho mọi mức lãi suất theo cách tính lãi gộp hằng năm, nửa năm, hằng quý và hằng tháng; hãy đọc cột khớp với tần suất giấy nợ của bạn trả lãi, nên giấy nợ trả lãi mỗi năm một lần dùng cột hằng năm.

Nếu lãi quá thấp:

• Khoản vay trả khi yêu cầu: phần lãi bị bỏ qua của mỗi năm được coi là công ty trả cho chủ sở hữu rồi chủ sở hữu trả lại công ty như tiền lãi vào ngày cuối cùng của năm dương lịch, nên công ty có thu nhập lãi mà chưa thu.
• Khoản vay có kỳ hạn: phần chênh lệch được coi là tiền mặt chủ sở hữu nhận vào ngày thực hiện khoản vay, hoặc vào ngày đầu tiên section này áp dụng cho khoản vay nếu muộn hơn, và khoản vay được coi là có chiết khấu phát hành gốc (original issue discount), tức là tiền lãi dồn tích trong suốt thời gian vay.
• Khoản tiền đó là gì: Publication 542 cho biết phần lãi không tính có thể được xem là khoản phân phối cho cổ đông, tùy bản chất giao dịch. Với S corporation, quy định đưa ví dụ một khoản vay dưới thị trường được xem là khoản phân phối mà tự nó không tạo ra loại cổ phần thứ hai, trừ khi một mục đích chính là lách quy tắc một loại cổ phần.

Section 7872 không áp dụng vào bất kỳ ngày nào mà tổng các khoản vay giữa chủ sở hữu và công ty không quá $10.000, trừ khi tránh thuế liên bang là một trong các mục đích chính của thỏa thuận về lãi. Vợ chồng được tính là một người ở đây, nên khoản vay cho cổ đông và cho vợ/chồng của cổ đông được cộng lại (section 7872(f)(7)). Với khoản vay có kỳ hạn, một khi section này đã áp dụng vào bất kỳ ngày nào thì tiếp tục áp dụng cho khoản vay đó (section 7872(f)(10)). Ngoại lệ đó chỉ nói về tiền lãi. Nó không nói gì về việc một khoản tạm ứng nhỏ không có giấy nợ và không có khoản trả có phải là khoản vay hay không.

Khoản vay của cổ đông, khoản phân phối và khoản rút tiền của chủ sở hữu khác nhau thế nào?

Khoản vay là tiền chủ sở hữu nợ lại. Khoản phân phối là khoản chi trên cổ phần của chủ sở hữu, gọi là cổ tức khi lấy từ lợi nhuận và thu nhập tích lũy của C corporation. Tiền lương là tiền trả cho công việc. "Draw" (rút tiền) là từ ghi sổ của doanh nghiệp một chủ và LLC; với công ty, sự việc quyết định số tiền thuộc loại nào trong ba loại, không phải tên gọi.

Điều gì xảy ra nếu IRS xem số tiền là khoản phân phối hoặc tiền lương?

Số tiền không phải khoản vay thật bị đánh thuế theo bản chất của nó: khoản phân phối, cổ tức hoặc tiền lương. Kết quả khác nhau giữa S corporation và C corporation.

Chủ sở hữu S corporation đối mặt với phép thử giá gốc tính thuế và câu hỏi về tiền lương; chủ sở hữu C corporation đối mặt với thuế trên cổ tức mà công ty không được khấu trừ (Publication 542).

Khoản vay thể hiện thế nào trên sổ sách và tờ khai (due from shareholder, Schedule L)?

Khoản vay cho chủ sở hữu là tài sản, không phải chi phí và không phải vốn chủ sở hữu. Hãy giữ một tài khoản "loans to shareholders" (due from shareholder, khoản phải thu từ cổ đông) với một dòng sổ cái cho mỗi chủ sở hữu, và ghi từng khoản tạm ứng, từng khoản lãi và từng khoản trả thành một bút toán riêng để số dư được chuyển tiếp.

Trên tờ khai, số dư nằm ở Schedule L, line 7, "Loans to shareholders", với cột đầu năm và cột cuối năm (Form 1120-S; Form 1120). C corporation khai khoản lãi nhận được trên Form 1120, line 5. S corporation khai trên Schedule K, line 4, thu nhập lãi, khoản này chuyển cho các cổ đông. Công ty nhỏ có thể được miễn Schedule L, nhưng sổ sách vẫn phải ghi khoản vay; xem Schedule L trên tờ khai công ty.

Tôi trả nợ thế nào, và khi nào nên xóa số dư?

Tiền mặt trả từ tiền của chính chủ sở hữu vào các ngày ghi trong giấy nợ là dấu hiệu rõ nhất cho thấy khoản vay là thật. Luật thuế liên bang không đặt hạn chót trả nợ cho một khoản vay thật; ngày đáo hạn trong giấy nợ và các quy tắc về lãi chi phối.

Các cách khác để xóa số dư làm thay đổi kết quả thuế:

• Bù trừ với tiền lương hoặc khoản phân phối: tiền lương vẫn là tiền lương và khoản phân phối vẫn theo quy tắc về khoản phân phối.
• Hủy nợ: Publication 542 xem khoản nợ mà công ty hủy mà không được trả là khoản phân phối cho cổ đông; với chủ sở hữu làm việc trong doanh nghiệp, sự việc có thể khiến nó thành tiền lương.

Số dư quá hạn mà không có khoản trả nào và không có văn bản gia hạn thì khó chứng minh là khoản vay thật hơn. Với số dư đã có trong sổ sách, xem khoản cho cổ đông vay trên bảng cân đối kế toán.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền bằng đô la Hoa Kỳ và lãi suất liên bang được chọn tròn 4% cho dễ tính. Một giấy nợ thật dùng lãi suất đã công bố của tháng thực hiện khoản vay.

C corporation cho vay theo giấy nợ có chữ ký

Vào ngày 1 tháng 1, một C corporation cho chủ sở hữu duy nhất vay $30.000 theo giấy nợ ba năm có chữ ký, ở lãi suất liên bang (ở đây là 4%), với $10.000 tiền gốc đến hạn vào mỗi ngày 31 tháng 12 cùng với tiền lãi.

• Năm 1: tiền lãi là $1.200; số dư sau khoản trả là $20.000.
• Năm 2: tiền lãi là $800; số dư là $10.000.
• Năm 3: tiền lãi là $400; số dư bằng không.

Đây là các đặc điểm hỗ trợ cho một khoản vay thật. Số dư nằm ở Schedule L, line 7, và công ty khai tiền lãi mỗi năm trên Form 1120, line 5. Các khoản trả tiền gốc không phải thu nhập.

Khoản tạm ứng của S corporation không có giấy tờ

Vào ngày 1 tháng 1 của năm 1, một S corporation trả $30.000 cho cổ đông duy nhất, người điều hành doanh nghiệp. Không có giấy nợ, không có lãi và không có khoản trả nào trong năm 1 hay năm 2, và sổ sách ghi $30.000 ở khoản cho cổ đông vay vào cuối mỗi năm.

• Xem là khoản vay: giả sử khoản này trả toàn bộ khi yêu cầu. Số dư vượt hạn mức khoản vay nhỏ $10.000, nên ở mức 4% phần lãi bị bỏ qua khoảng $1.200 mỗi năm, được coi là trả cho chủ sở hữu rồi hoàn lại dưới dạng tiền lãi vào cuối mỗi năm. Khoản vay có kỳ hạn dùng các quy tắc trả trước nêu ở trên.
• Xem là khoản phân phối: giả sử giá gốc tính thuế cổ phần là $20.000 sau thu nhập năm 1 và công ty không có lợi nhuận và thu nhập tích lũy. $20.000 không chịu thuế, giá gốc giảm về không, và $10.000 là lãi.
• Xem là tiền lương: $30.000 sẽ là tiền trả cho công việc của chủ sở hữu, kèm thuế lương và báo cáo của năm 1.

Sự việc quyết định kết quả nào áp dụng. Một số dư không bảo đảm, không lãi và chưa bao giờ được trả bớt có thể trông giống kết quả thứ hai hoặc thứ ba.

Một khoản tạm ứng nhỏ

Chủ sở hữu vay $8.000 theo giấy nợ có chữ ký. Tổng các khoản vay giữa chủ sở hữu và công ty vẫn ở mức $10.000 hoặc thấp hơn, nên các quy tắc về lãi nhìn chung không áp dụng. Nếu sau đó chủ sở hữu lấy thêm $5.000 khi khoản đầu chưa trả, tổng là $13.000 và các quy tắc áp dụng vào mỗi ngày tổng vượt $10.000; với khoản vay có kỳ hạn, một khi đã áp dụng thì tiếp tục áp dụng cho khoản vay đó, như trên. Giấy nợ có chữ ký giúp ghi nhận cả hai khoản tạm ứng, nhưng cả hai bên phải có ý định trả và hành động theo đó, và ngoại lệ khoản vay nhỏ không biến một khoản tạm ứng thành khoản vay.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư lớn, đã quá một năm, không có giấy nợ hay lãi, hoặc bạn không có kế hoạch trả: việc lập hồ sơ như khoản vay, xem là khoản phân phối hay thêm tiền lương sẽ làm thay đổi tờ khai của công ty, bảng lương và tờ khai của chính bạn. Hãy giải quyết với hỗ trợ về thuế công ty, và dựng lại sổ cái với hỗ trợ ghi sổ kế toán. Xem thêm khoản cho cổ đông vay trên bảng cân đối kế toán.
• Bạn cho công ty vay tiền, không phải ngược lại: xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.
• Công ty trả hóa đơn cá nhân của bạn: với S corporation, xem S corporation trả chi phí cá nhân. Với C corporation, xem C corporation trả chi phí cho chủ sở hữu.
• Bạn muốn tự trả cho mình chủ yếu bằng cổ tức của C corporation: xem cổ tức của chủ sở hữu C corporation.
• Bạn làm việc trong S corporation mà không nhận lương: xem mức lương của chủ sở hữu S corporation.
• Bạn lấy nhiều hơn giá gốc tính thuế cổ phần: xem khoản phân phối vượt quá giá gốc tính thuế.
• S corporation có nhiều hơn một cổ đông: khoản chi cho một chủ sở hữu đặt ra một câu hỏi riêng; xem khoản phân phối không đều của S corporation.
• Bạn sở hữu C corporation và không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ: khoản chi bị xem là cổ tức có thể bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ, và công ty, với tư cách bên khấu trừ thuế (withholding agent), phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ (Publication 515), nên hãy lên kế hoạch cho giấy nợ và các khoản trả trước khi tiền được chuyển, với hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.
• Doanh nghiệp của bạn là LLC hoặc doanh nghiệp một chủ có khoản rút tiền: xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu.