Schedule L: bảng cân đối kế toán khi nộp tờ khai doanh nghiệp

Form 1120-S, 1120 hoặc 1065 của tôi có cần bảng cân đối kế toán Schedule L không?

Có, trừ khi tờ khai đạt điều kiện dành cho người nộp nhỏ. Form 1120-S, Form 1120 và Form 1065 đều có Schedule L, "Balance Sheets per Books" (bảng cân đối kế toán theo sổ sách). Công ty có tổng doanh thu và tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000 trả lời Yes trên tờ khai và bỏ qua Schedule L. Hợp danh phải có tổng doanh thu dưới $250.000, tổng tài sản dưới $1.000.000, Schedule K-1 được nộp và gửi cho các thành viên chậm nhất vào hạn nộp tờ khai (kể cả thời gian gia hạn), và không nộp cũng không bắt buộc nộp Schedule M-3. Mọi người nộp còn lại phải lập Schedule L, và Schedule L phải khớp với sổ sách (hướng dẫn Form 1120-S).

Tờ khai không tự tạo ra bảng cân đối kế toán: Schedule L sao chép bảng trong sổ sách của bạn. Doanh nghiệp chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh hoặc bảng tính sao kê ngân hàng phải lập bảng cân đối kế toán đó trước.

Chủ doanh nghiệp một chủ, hoặc LLC một thành viên chưa chọn tính thuế như công ty, thường khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu và không có Schedule L. Xem doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Trường hợp đơn giản khi sổ sách cân đối, khớp với ngân hàng vào cuối năm, và bắt đầu từ số dư cuối năm đã nộp của năm trước. Cần đến phán đoán chuyên môn khi:

• Sổ sách theo phương pháp tiền mặt, ghi sổ đơn hoặc là bảng tính không có bảng cân đối kế toán.
• Người chuẩn bị thuế đã báo thêm phí để "lập bảng cân đối kế toán", hoặc bạn không chắc báo giá gồm những gì.
• Số dư đầu kỳ khác với Schedule L đã nộp của năm trước.
• Khoản vay, khoản góp vốn và khoản phân phối của chủ sở hữu bị lẫn lộn.
• Các năm trước cũng bị thiếu, hoặc tờ khai đã nộp trễ.
• Tổng tài sản cuối năm đạt $10.000.000, hoặc bầu chọn S corporation chấm dứt trong năm.

Hãy chuẩn bị trước: sao kê ngân hàng, thẻ và khoản vay cuối năm; danh sách thiết bị kèm khấu hao lũy kế; tờ khai năm trước đã nộp cùng Schedule L và Schedule K-1; và số tiền mỗi chủ sở hữu đã góp vào và rút ra trong năm.

Ai được bỏ qua Schedule L, và còn bỏ qua những gì khác?

Người nộp chỉ bỏ qua Schedule L bằng cách trả lời Yes cho câu hỏi riêng của tờ khai, và mọi điều kiện đều phải đúng. "Dưới" nghĩa là nhỏ hơn: tờ khai đúng bằng mức giới hạn thì không đủ điều kiện. Schedule M-1 đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập trên tờ khai.

Nguồn: Form 1120-S, Form 1120 và Form 1065.

Tổng doanh thu là số gộp, không phải lợi nhuận. Trên Form 1120-S, đó là doanh thu gộp hoặc doanh số bán hàng, mọi khoản thu nhập khác, và thu nhập hoặc khoản lãi ròng khai trên Schedule K và Form 8825, như tiền thuê gộp, tiền lãi, cổ tức, tiền bản quyền và các khoản lãi (hướng dẫn Form 1120-S). Doanh nghiệp có doanh số khiêm tốn nhưng tiền thuê hoặc khoản lãi lớn vẫn có thể không đạt điều kiện về doanh thu. Hướng dẫn Form 1065 định nghĩa tổng tài sản là số ghi ở mục F. Với công ty, hãy dùng cùng cơ sở này: tổng tài sản cuối năm theo phương pháp kế toán mà sổ sách vẫn thường dùng (mục F; mục D trên Form 1120).

S corporation bỏ qua Schedule L vẫn ghi mục F từ sổ sách.

IRS có yêu cầu báo cáo tài chính do CPA lập, soát xét hoặc kiểm toán không?

Không. Hướng dẫn về Schedule L của Form 1120-S, Form 1120 và Form 1065 chỉ đề nghị Schedule L khớp với sổ sách và hồ sơ. Các hướng dẫn này không nêu yêu cầu kiểm toán, soát xét hay dịch vụ tổng hợp báo cáo (compilation) (hướng dẫn Form 1120-S, Form 1120 và Form 1065).

Ngân hàng, nhà đầu tư hoặc người mua có thể yêu cầu báo cáo tài chính đã soát xét hoặc do CPA lập. Yêu cầu đó đến từ họ, không phải từ tờ khai. Xem báo cáo tài chính mà ngân hàng cần khi xét khoản vay.

"Bảng cân đối kế toán theo sổ sách" (balance sheet per books) nghĩa là gì?

"Theo sổ sách" nghĩa là bảng cân đối kế toán mà chính sổ sách và hồ sơ của pháp nhân nộp tờ khai thể hiện vào đầu và cuối năm thuế, không phải con số tính riêng cho tờ khai. Hướng dẫn nêu rằng bảng này phải khớp với sổ sách và hồ sơ, và tổng tài sản theo phương pháp kế toán mà sổ sách vẫn thường dùng (hướng dẫn Form 1120-S). Pháp nhân ở đây là chính S corporation, C corporation hoặc hợp danh, không phải tài khoản cá nhân của chủ sở hữu.

Chênh lệch giữa thu nhập theo sổ sách và thu nhập trên tờ khai được đối chiếu ở Schedule M-1, không phải bằng cách sửa Schedule L. Hợp danh đính kèm bản giải trình về mọi chênh lệch giữa Schedule L và sổ sách (hướng dẫn Form 1065).

Tôi có thể lập Schedule L từ sổ sách theo phương pháp tiền mặt hoặc bảng tính không?

Thường là được, nếu hồ sơ đủ để lập bảng cân đối kế toán. Hướng dẫn về Schedule L không bắt buộc sổ sách dồn tích hay phần mềm cụ thể: Schedule L theo sổ sách, và tổng tài sản theo phương pháp mà sổ sách vẫn thường dùng. Theo phương pháp tiền mặt, thu nhập nói chung được tính khi thực nhận hoặc coi như đã nhận (đã ghi có vào tài khoản của bạn hoặc bạn có thể sử dụng), còn chi phí được tính khi trả, trừ trường hợp khoản chi trả trước nói chung chỉ được tính vào năm mà nó áp dụng (Publication 538). Vì vậy bảng cân đối kế toán theo phương pháp tiền mặt thường không có khoản phải thu hay khoản phải trả, nhưng tiền đã ghi có vào cuối năm và chi phí trả trước vẫn có thể thuộc về bảng này. Tiền mặt và vốn chủ sở hữu luôn có, cùng với thiết bị và các khoản vay (nếu có). Doanh nghiệp có được dùng phương pháp tiền mặt để tính thuế hay không là câu hỏi riêng: xem sổ sách dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt và phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Khoảng trống thường gặp là bảng tính chỉ liệt kê thu nhập và chi phí. Hệ thống ghi sổ đơn dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh. Hệ thống ghi sổ kép có các tài khoản tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng, và tự cân đối (Publication 583). Bộ báo cáo cuối năm gồm hai báo cáo lấy từ cùng sổ sách đã đối chiếu: báo cáo kết quả kinh doanh của cả năm và bảng cân đối kế toán vào ngày cuối cùng. Schedule L cần báo cáo thứ hai; về quy trình khóa sổ, xem danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm. Để lập bảng cân đối kế toán từ hồ sơ thu nhập và chi phí:

1. Lấy số dư đầu kỳ từ Schedule L đã nộp của năm trước, hoặc từ số dư cuối năm trước trong sổ sách nếu tờ khai đó đã bỏ qua Schedule L. Pháp nhân mới không có tờ khai năm trước để sao chép: hãy bắt đầu từ khoản góp vốn đầu tiên của chủ sở hữu và số dư ngân hàng ban đầu, và xem tài khoản opening balance equity nếu phần mềm đã gom chúng vào một tài khoản chung.
2. Lấy số tiền mặt từ sao kê ngân hàng cuối năm, sau khi đối chiếu từng tài khoản.
3. Lấy số dư khoản vay và thẻ từ sao kê cuối năm của bên cho vay.
4. Lấy thiết bị và khấu hao lũy kế từ danh sách tài sản.
5. Thêm mọi tài sản và nợ phải trả khác mà phương pháp của sổ sách ghi nhận, như hàng tồn kho, khoản phải thu, khoản phải trả, tiền đặt cọc, khoản trả trước và thuế còn nợ, mỗi khoản đối chiếu với hồ sơ của nó.
6. Cộng dồn vốn chủ sở hữu từ số dư đầu kỳ với khoản góp vốn của chủ sở hữu, thu nhập ròng theo sổ sách và các khoản phân phối. Xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm ngoái để biết cách cộng dồn và cách tìm chênh lệch.
7. Kiểm tra xem tổng tài sản trừ tổng nợ phải trả có bằng vốn chủ sở hữu cuối kỳ đó không.

Nếu bước 7 bị lệch, hãy đối chiếu từng số dư tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu với hồ sơ trước khi nộp. Một bút toán ép vào lợi nhuận giữ lại chỉ che giấu lỗi. Nếu bảng cân đối kế toán không cân, xem bảng cân đối kế toán của S corporation không cân. Nếu có tháng hoặc năm hoàn toàn không có hồ sơ, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Mỗi phần của Schedule L ghi những gì?

Schedule L liệt kê tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, mỗi mục vào đầu và cuối năm. Đây là các line chính trên Form 1120-S và Form 1065.

Form 1120 dùng các line của Form 1120-S đến line 21. Sau đó, biểu mẫu này tách vốn cổ phần thành cổ phần ưu đãi và cổ phần phổ thông (line 22), tách lợi nhuận giữ lại thành phần đã trích lập (appropriated, line 24) và chưa trích lập (unappropriated, line 25), và tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông là line 28. Khoản phân phối không có line riêng: trong sổ sách, chúng làm giảm lợi nhuận giữ lại hoặc vốn của thành viên hợp danh. Xem ghi nhận các khoản phân phối của S corporation.

Những số liệu nào trên Schedule L phải khớp với phần còn lại của tờ khai?

Tổng tài sản, khoản vay của chủ sở hữu và cột đầu kỳ phải khớp với các phần khác của tờ khai hoặc với tờ khai năm trước.

Trên Form 1120-S, Schedule M-2 theo dõi tài khoản điều chỉnh tích lũy (accumulated adjustments account), một tài khoản thuế. Tài khoản này không giống lợi nhuận giữ lại theo sổ sách trên Schedule L, và hai số có thể khác nhau. Nguồn: hướng dẫn Form 1120-S, hướng dẫn Form 1065, Form 1120.

Nếu số dư đầu kỳ hoặc lợi nhuận giữ lại không khớp với năm trước, xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm ngoái. Về khoản vay của chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán, xem khoản vay của cổ đông trên bảng cân đối kế toán.

Hợp danh, sổ sách bằng ngoại tệ hoặc Schedule M-3 làm thay đổi điều gì?

Hợp danh ghi tài khoản vốn của các thành viên thay cho cổ phần và lợi nhuận giữ lại, hợp danh có sổ sách bằng ngoại tệ báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ, và với quy mô thuộc Schedule M-3, quy tắc phụ thuộc vào việc có những báo cáo tài chính nào.

• Hợp danh. Vốn chủ sở hữu là tài khoản vốn của các thành viên hợp danh (line 21), không phải cổ phần và lợi nhuận giữ lại. Khoản vay từ thành viên hợp danh ghi ở line 19a. Không được lấy nợ phải trả trừ vào tài sản hay ghi số âm (hướng dẫn Form 1065). Xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh.
• Sổ sách bằng ngoại tệ. Hợp danh nói chung báo cáo Schedule L bằng đô la Hoa Kỳ, quy đổi sổ sách theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Hoa Kỳ (US GAAP). Nếu hợp danh hoặc một đơn vị kinh doanh đủ điều kiện (qualified business unit) dùng phương pháp giao dịch riêng gần đúng bằng đô la Hoa Kỳ (US dollar approximate separate transactions method), thì Schedule L ghi bảng cân đối kế toán thuế được quy đổi theo Regulations section 1.985-3(d) (hướng dẫn Form 1065). Hướng dẫn dành cho công ty không nêu quy tắc quy đổi riêng cho Schedule L.
• Schedule M-3. S corporation có tổng tài sản từ $10.000.000 trở lên vào ngày cuối năm phải nộp Schedule M-3 (hướng dẫn Form 1120-S), C corporation từ $10.000.000 (hướng dẫn Form 1120), và hợp danh khi tài sản đạt $10.000.000 hoặc doanh thu đạt $35.000.000, cùng các điều kiện khác (hướng dẫn Form 1065). Để kiểm tra điều kiện về tài sản, tổng tài sản được đo theo phương pháp dồn tích tổng thể, trừ khi tờ khai dùng phương pháp tiền mặt tổng thể và không có pháp nhân thuộc phạm vi tính nào lập hoặc được đưa vào báo cáo tài chính theo phương pháp dồn tích. Người nộp Schedule M-3 phải ghi các số không theo cơ sở thuế trên Schedule L nếu đã lập báo cáo tài chính không theo cơ sở thuế cho bất kỳ mục đích nào, và báo cáo lập cho và trình bày với ban quản lý, chủ nợ, chủ sở hữu, cơ quan quản lý hoặc bên thứ ba khác đều được tính (hướng dẫn Schedule M-3 cho Form 1120-S, Form 1120 và Form 1065). Việc có những báo cáo nào quyết định Schedule L ghi gì, nên đây là trường hợp cần đến hỗ trợ thuế công ty.

Nếu tôi chưa có bảng cân đối kế toán lúc nộp tờ khai, hoặc người chuẩn bị thuế báo giá để lập thì sao?

Nếu bắt buộc có Schedule L thì tờ khai phải có nó. Tờ khai không nêu đủ thông tin bắt buộc có thể bị phạt nộp trễ, và lý do chính đáng có thể được miễn phạt (hướng dẫn Form 1120-S, hướng dẫn Form 1065). Với S corporation, mức phạt là $260 cho mỗi cổ đông mỗi tháng hoặc phần tháng, tối đa 12 tháng. Với hợp danh, mức phạt là $260 cho mỗi thành viên hợp danh, tối đa 12 tháng. Các mức này được điều chỉnh hằng năm (Rev. Proc. 2025-32); đây là mức cho năm thuế ghi trên trang này, và tờ khai của năm trước có thể áp dụng mức thấp hơn. Nếu S corporation còn nợ thuế, tờ khai nộp trễ bị phạt thêm một khoản tính theo số thuế chưa nộp (hướng dẫn Form 1120-S). Người nộp Form 1120 chỉ chịu loại phạt đó, tức một tỷ lệ phần trăm trên số thuế chưa nộp khi nộp trễ; xem tiền phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ.

Form 7004 dời hạn nộp tờ khai, nói chung thêm sáu tháng. Form này không gia hạn thời gian nộp thuế phải trả (hướng dẫn Form 7004). Hãy dùng thời gian đó để lập bảng cân đối kế toán, không phải để bỏ qua nó:

1. Kiểm tra điều kiện dành cho người nộp nhỏ ở trên. Nếu áp dụng, bạn không cần lập Schedule L.
2. Nếu không áp dụng và bạn cần thêm thời gian, hãy nộp Form 7004 chậm nhất vào hạn nộp thông thường. Với doanh nghiệp theo năm dương lịch, hạn đó là ngày 15 tháng 3 đối với S corporation, ngày 15 tháng 3 đối với hợp danh và 15 tháng 4 của năm kế tiếp đối với C corporation.
3. Dựng lại số dư cuối năm từ sao kê ngân hàng, sao kê khoản vay và tờ khai năm trước đã nộp, theo các bước ở trên.
4. Nộp tờ khai kèm Schedule L khớp với sổ sách.

Trước khi chấp nhận báo giá "lập bảng cân đối kế toán", hãy hỏi báo giá bao gồm gì: chỉ riêng schedule, hay cả sổ sách đã đối chiếu bên dưới. Schedule L chỉ báo cáo những gì sổ sách đang có, nên tháng bị thiếu, nhiều tài khoản và khoản vay, số dư đầu kỳ phải dựng lại từ tờ khai năm trước, và những năm trước bị thiếu đều làm tăng khối lượng việc. Xem chi phí hoàn thiện sổ sách tồn đọng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

S corporation dưới cả hai mức giới hạn

Một S corporation có tổng doanh thu $180.000 và tổng tài sản cuối năm $90.000. Cả hai đều dưới $250.000, nên công ty trả lời Yes ở Schedule B, câu hỏi 11 và bỏ qua Schedule L và M-1. Công ty vẫn ghi $90.000 vào mục F theo sổ sách, và biểu mẫu không miễn Schedule M-2.

Cũng công ty đó khi phát triển lên

Năm sau, tổng doanh thu lên $320.000 và tổng tài sản cuối năm là $60.000. Doanh thu vượt $250.000, nên câu hỏi 11 là No và công ty lập Schedule L và M-1 từ sổ sách. Tờ khai năm ngoái không có Schedule L để sao chép, nên cột đầu kỳ lấy từ số dư cuối năm trong sổ sách: tổng tài sản $90.000 vào đầu năm và $60.000 vào cuối năm. Giữ số dư cuối năm mỗi năm, kể cả năm được bỏ qua schedule, là điều giúp năm này làm được.

LLC hai thành viên được tính thuế như hợp danh

Một LLC được tính thuế như hợp danh có tổng doanh thu $200.000 và $1.200.000 tài sản cho thuê. Doanh thu dưới $250.000, nhưng tài sản không dưới $1.000.000, nên câu hỏi 4 là No. LLC lập Schedule L, M-1 và M-2 cùng mục F, với tổng tài sản ở line 14 và vốn của các thành viên ở line 21.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách của bạn là bảng tính hoặc theo phương pháp tiền mặt, số dư đầu kỳ không khớp với tờ khai năm ngoái, khoản vay và khoản phân phối của chủ sở hữu bị lẫn lộn, hoặc người chuẩn bị thuế đã báo giá để lập bảng cân đối kế toán: việc cần chọn là dựng lại số dư cuối năm từ hồ sơ ngân hàng và tờ khai đã nộp, hay sửa sổ sách trước, và bạn có cần Form 7004 để có thời gian hay không. Hãy nhờ xem tờ khai và sổ sách cùng lúc qua hỗ trợ thuế công ty và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bảng cân đối kế toán không cân: xem bảng cân đối kế toán của S corporation không cân.
• Chủ sở hữu cho doanh nghiệp vay tiền hoặc rút tiền dưới dạng khoản vay: xem khoản vay của cổ đông trên bảng cân đối kế toán và khoản vay của cổ đông cho S corporation.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng hoặc nhiều năm: xem bắt kịp sổ sách quá hạn. Nếu các tờ khai cũng chưa nộp, xem bắt kịp các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Tờ khai nộp trễ hoặc bạn nhận được thông báo phạt: xem tiền phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ.
• Hợp danh chưa bao giờ theo dõi tài khoản vốn: xem dựng lại tài khoản vốn của hợp danh.
• Bầu chọn S corporation chấm dứt trong năm: bảng cân đối kế toán cuối năm nói chung theo sổ sách vào cuối kỳ ngắn của C corporation. Nếu các cổ đông đã chọn theo section 1362(e)(3) để phân bổ các khoản vào từng kỳ ngắn theo quy tắc kế toán thuế thông thường, thì bảng này theo sổ sách vào cuối kỳ ngắn của S corporation (hướng dẫn Form 1120-S). Lựa chọn đó cần sự đồng ý của mọi người từng là cổ đông trong kỳ ngắn của S corporation và của mọi người là cổ đông vào ngày đầu tiên của kỳ ngắn của C corporation, và bản kê khai được nộp cùng tờ khai của kỳ ngắn C corporation (Regulations section 1.1362-6). Xem hỗ trợ thuế công ty.
• Tổng tài sản đạt mức của Schedule M-3: Schedule L có thể phải ghi các số không theo cơ sở thuế, tùy theo có những báo cáo tài chính nào. Xem hỗ trợ thuế công ty.
• Bên nước ngoài sở hữu công ty Hoa Kỳ, hoặc công ty nộp Form 5472 kèm Form 1120 pro forma: xem ghi sổ kế toán cho công ty Hoa Kỳ do bên nước ngoài sở hữu và người chuẩn bị thuế cần gì cho công ty do bên nước ngoài sở hữu, hoặc hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn cần biết nên lấy báo cáo nào từ sổ sách: xem từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp và ghi sổ kế toán cho S corporation.