Chi phí ghi sổ kế toán hằng tháng: điều gì quyết định mức phí

Có mức giá chuẩn hoặc mức giá phổ biến cho việc ghi sổ kế toán hằng tháng không?

Không. Không có nguồn liên bang hay tiểu bang nào quy định giá ghi sổ kế toán. Trong hầu hết trường hợp, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) không yêu cầu phương pháp cụ thể nào, chỉ cần một hệ thống thể hiện rõ thu nhập và chi phí và chứng minh được những gì tờ khai báo cáo (Publication 583). Vì vậy một báo giá là giá của phạm vi công việc mà công ty đồng ý làm mỗi tháng, dù đến từ nhân viên ghi sổ độc lập, công ty kế toán hay dịch vụ trực tuyến. "Mức giá phổ biến cho mỗi giao dịch" chỉ là một cách công ty có thể đếm khối lượng công việc đó, không phải một tiêu chuẩn.

Khó đánh giá một báo giá khi có bất kỳ điều nào sau đây:

• Tiền lương, biểu mẫu cho nhà thầu hoặc tờ khai thuế bán hàng nằm trong công việc.
• Doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay hoặc nền tảng thanh toán, hoặc bán qua một nền tảng mà khoản tiền chi trả khác với doanh thu bán hàng.
• Có liên quan đến hàng tồn kho, nhiều hơn một pháp nhân, hoặc tiền của chủ sở hữu bị lẫn với tiền của doanh nghiệp.
• Có những tháng chưa ghi sổ, hoặc bên cho vay hay một thông báo đặt ra hạn chót.

Nếu có từ hai điều trở lên, hãy chốt báo giá bao gồm những gì trước khi so sánh giá: phạm vi công việc, phần nào làm hằng tháng và phần nào là bắt kịp một lần, và liệu cùng một công ty có làm sổ sách đến tận tờ khai thuế hay không.

Hãy chuẩn bị trước khi nhờ ai báo giá: báo giá hoặc thư tăng phí, mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và thanh toán cùng số giao dịch mỗi tháng của từng tài khoản, số nhân viên và nhà thầu được trả tiền, các tiểu bang bạn thu thuế bán hàng, và sổ sách đang chậm bao lâu. Về những gì một dịch vụ hằng tháng nên mang lại, xem dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng bao gồm những gì.

Công việc nào làm một tháng ghi sổ kế toán nặng hơn?

Tài khoản, số giao dịch, tiền lương, nhà thầu, thuế bán hàng và nền tảng bán hàng đều làm tăng công việc, và riêng doanh thu không quyết định quy mô. Một doanh nghiệp có vài hóa đơn lớn và một doanh nghiệp có cùng doanh thu nhưng chia thành hàng trăm đơn nhỏ không có cùng một khối lượng công việc trong tháng.

Tiền lương có làm tăng phí hằng tháng không, và nộp gì vào lúc nào?

Tiền lương luôn thêm công việc lặp lại dù ai làm: tính lương và khấu trừ mỗi kỳ lương, nộp thuế, tờ khai theo quý và theo năm, và bảng kê tiền lương cuối năm. Phần việc này nằm trong phí hằng tháng, tính thành một dòng riêng hay giao cho nhà cung cấp dịch vụ tiền lương là một điều khoản về phạm vi công việc, nên báo giá phải nói rõ là cách nào. Khi dùng nhà cung cấp dịch vụ tiền lương hoặc đại lý báo cáo, người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế và tờ khai (Publication 15). Hợp đồng với certified professional employer organization (tổ chức cung cấp dịch vụ nhân sự được chứng nhận) có thể thay đổi ai là người sử dụng lao động đối với khoản tiền lương mà hợp đồng bao gồm (cùng ấn phẩm), nên báo giá phải nêu tên thỏa thuận này. Sổ sách vẫn ghi từng kỳ lương và phải khớp với chúng.

Nếu IRS đã thông báo bằng văn bản cho bạn nộp Form 944, bạn nộp tờ khai hằng năm đó thay cho các Form 941. Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được dời sang ngày làm việc kế tiếp, và việc nộp thuế không thay thế việc nộp tờ khai (hạn nộp của IRS). Nộp thuế lương trễ bị phạt 2% đến 15% số tiền chưa nộp, tùy mức độ trễ (IRS). Thuế khấu trừ chưa nộp cũng có thể ảnh hưởng đến cá nhân: người có trách nhiệm cố ý không thu hoặc không nộp khoản này có thể phải trả 100% số tiền chưa nộp, gọi là tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.

Tài khoản khấu trừ thuế và thất nghiệp của tiểu bang có hạn nộp riêng. Lịch nộp thuế, quy tắc ngày hôm sau và tài khoản thuế lương của tiểu bang nằm trong thiết lập tiền lương; với nhân viên ở nhiều tiểu bang, xem nhân viên ở tiểu bang khác.

Nghĩa vụ nào về nhà thầu và thuế bán hàng làm tăng công việc?

Nhà thầu kéo theo các yêu cầu cung cấp thông tin người nộp thuế, biểu mẫu cuối năm và đôi khi là khấu trừ thuế. Thuế bán hàng kéo theo một tờ khai, theo lịch của tiểu bang, cho mỗi tiểu bang mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Biểu mẫu cho nhà thầu. Doanh nghiệp nhìn chung nộp Form 1099-NEC cho nhà thầu được trả $2.000 trở lên cho dịch vụ trong năm, áp dụng cho các khoản thanh toán trong năm thuế của trang này. Các năm trước dùng $600 (IRS). Hạn nộp các biểu mẫu là ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán (hạn nộp của IRS); với các khoản thanh toán trong năm thuế của trang này, hạn là ngày 1 tháng 2 năm 2027. Không phải người nhận nào cũng nhận Form 1099-NEC: các khoản trả cho công ty nhìn chung không phải khai, trong đó phí luật sư là ngoại lệ chính, và các khoản thanh toán bằng thẻ và qua mạng lưới thanh toán do đơn vị xử lý khai trên Form 1099-K (hướng dẫn của IRS). Xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế.

Mã số thuế và khấu trừ. Với người nhận tại Hoa Kỳ, bên trả tiền nhìn chung thu thập tên và mã số thuế (TIN) trên Form W-9. Mã số thiếu hoặc sai có thể buộc phải khấu trừ dự phòng (IRS). Bên trả tiền nộp khoản đã khấu trừ và báo cáo trên Form 945, và bên trả tiền không khấu trừ có thể phải trả khoản chưa thu (hướng dẫn dành cho bên yêu cầu); xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu. Nhà thầu ở nước ngoài cần các biểu mẫu khác và có thể chịu quy tắc khấu trừ khác: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.

Cách nộp. Từ 10 tờ khai thông tin trở lên, gồm cả Form 1099 và W-2 cộng lại, nhìn chung phải nộp điện tử (IRS). Báo giá nên nói rõ việc nộp đó đã gồm hay chưa.

Việc phí hằng tháng có bao gồm thu thập Form W-9, cộng tổng các khoản thanh toán, khấu trừ thuế (nếu có) và nộp biểu mẫu hay không là một câu hỏi về phạm vi công việc. Với nhà thầu có thể thật ra là nhân viên, xem nhà thầu có thể là nhân viên.

Thuế bán hàng. Thuế bán hàng đánh lên người mua, mà doanh nghiệp thu và nộp lại cho tiểu bang, không phải là thu nhập, và các mẫu sổ sách của IRS trừ nó khỏi tổng thu. Thuế đánh lên người bán và thu lại từ khách hàng là một phần của tổng doanh thu (Publication 334), nên sổ sách phải cho thấy loại nào áp dụng. Sau đó mỗi tiểu bang đặt lịch nộp tờ khai riêng, và mỗi tiểu bang thêm vào đều thêm tờ khai và hạn nộp vào tháng làm việc. Bạn có phải thu thuế ở một tiểu bang hay không là câu hỏi riêng: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng và nộp tờ khai thuế bán hàng.

Việc bắt kịp sổ sách có nằm trong phí hằng tháng không?

Chỉ khi báo giá nói như vậy. Bắt kịp nghĩa là ghi sổ các tháng chưa từng được ghi, còn phí hằng tháng được xây dựng quanh tài khoản và giao dịch của tháng hiện tại. IRS yêu cầu hồ sơ chứng minh được tờ khai (Publication 583), nên các tháng chưa ghi sổ phải được dựng lại trước khi có thể tin cậy vào sổ sách.

Một báo giá gộp cả hai nên nêu rõ:

• Tháng đầu tiên được bao gồm, và số dư đầu kỳ mà việc ghi sổ bắt đầu từ đó.
• Phần tồn đọng được tính một lần hay chia vào phí hằng tháng, và tháng mà mức phí thay đổi.
• Các tờ khai nộp trễ của những tháng đó có nằm trong báo giá hay không, và ai chuẩn bị và ký chúng.

Về những yếu tố quyết định giá dọn dẹp sổ sách, xem chi phí ghi sổ bắt kịp.

Tôi có đang trả quá nhiều không? Một báo giá phải nói gì để so sánh được?

Hai báo giá khó so sánh nếu không liệt kê cùng một công việc. Con số thấp hơn với phạm vi hẹp hơn chưa chắc rẻ hơn con số cao hơn bao gồm nhiều việc hơn.

Đưa mọi báo giá về cùng một cơ sở. Hãy yêu cầu từng công ty báo giá cùng một danh sách công việc cho cùng một khoảng thời gian, rồi so sánh tổng số, gồm cả tiền lương, thuế bán hàng và biểu mẫu cho nhà thầu mà doanh nghiệp cần, dù được gộp chung hay tính riêng. Tách riêng các khoản phí bắt kịp tính một lần. Với báo giá theo giờ, dùng số giờ ước tính và mức trần đã nêu. Giữ mức phí cố định là phí cố định: việc tách nó thành số giờ hay giá theo giao dịch mà công ty không đưa ra là tự bịa. Một mức phí không gắn được với một phạm vi công việc xác định thì khó đánh giá.

Hãy coi một báo giá là khó đánh giá khi:

• Nó chỉ ghi "ghi sổ kế toán" và một con số, không có danh sách.
• Nó không nhắc đến tiền lương, thuế bán hàng hay công việc 1099, nên bạn không biết những phần đó có bị loại ra hay không.
• Giá cố định được đặt ra trước khi có ai xem một bản sao kê nào.
• Bất kỳ phần nào của mức phí phụ thuộc vào khoản hoàn thuế hoặc vào số thuế tiết kiệm được.

Nếu phí tăng, hãy yêu cầu thay đổi bằng văn bản và đối chiếu với dòng "Điều làm giá thay đổi" trong bảng: thêm một tài khoản, số giao dịch vượt mức đã báo giá, thêm một tiểu bang, thêm một nhân viên, hoặc phần sổ sách tồn đọng được cộng vào giá hằng tháng. Phí tăng mà tài khoản, số giao dịch và nghĩa vụ vẫn như cũ là lý do để hỏi điều gì đã thay đổi.

Về các điều khoản bằng văn bản, xem thư thỏa thuận dịch vụ ghi sổ kế toán nên ghi rõ những gì và câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ.

Tính theo giờ, trọn gói hay theo giao dịch: tôi nên kiểm tra gì ở mỗi cách?

Mỗi cách tính đặt rủi ro phát sinh thêm công việc vào một chỗ khác nhau, nên hãy kiểm tra điều khoản quyết định ai là người trả cho phần việc đó.

Nhân viên ghi sổ hoặc CPA có được tính phí theo phần trăm khoản hoàn thuế hoặc số tiền tiết kiệm của tôi không?

Còn tùy bên cung cấp dịch vụ là ai và công việc là gì. Với CPA, enrolled agent hoặc luật sư, Circular 230 của Bộ Tài chính Hoa Kỳ cấm phí quá đáng và, với một số ngoại lệ, cấm phí theo kết quả (contingent fee) cho các dịch vụ liên quan đến bất kỳ vấn đề nào trước IRS.

Cùng section đó định nghĩa phí theo kết quả gồm khoản phí dựa trên phần trăm khoản hoàn thuế khai trên tờ khai, phần trăm số thuế tiết kiệm được, hoặc khoản phí phụ thuộc vào kết quả cụ thể đạt được. Một vấn đề trước IRS bao gồm việc hoạch định và tư vấn thuế, cũng như chuẩn bị hoặc nộp tờ khai hoặc yêu cầu hoàn thuế hay tín thuế. Các ngoại lệ rất hẹp và chủ yếu áp dụng cho công việc sau khi IRS kiểm tra hoặc phản đối một tờ khai. Một giới hạn của quy tắc: năm 2014, một tòa án liên bang cấp quận tại District of Columbia phán rằng IRS không có thẩm quyền theo luật để quản lý phí chuẩn bị và nộp các yêu cầu hoàn thuế thông thường, tức là yêu cầu nộp sau tờ khai gốc và trước bất kỳ cuộc kiểm tra nào (phán quyết của tòa). Đó là phán quyết của một tòa án, và nội dung quy định không đổi, nên chỉ riêng nội dung quy định không cho thấy phán quyết có phạm vi đến đâu. Bộ Tài chính Hoa Kỳ đã đề xuất bãi bỏ section này và coi phí theo kết quả cho việc chuẩn bị tờ khai gốc hoặc tờ khai điều chỉnh hay yêu cầu hoàn thuế là hành vi đáng chê trách; đề xuất này chưa có hiệu lực (Internal Revenue Bulletin 2025-05). Hãy hỏi người hành nghề câu hỏi này trước khi ký. IRS cũng khuyên người nộp thuế tránh những người chuẩn bị tờ khai tính phí theo phần trăm khoản hoàn thuế.

Quy tắc này được viết cho những người hành nghề: luật sư, kế toán viên công chứng (CPA), enrolled agent và một số chuyên gia đã đăng ký khác (section 10.3). Nhân viên ghi sổ đồng thời là CPA, enrolled agent hoặc luật sư thì thuộc nhóm này. Nội dung quy định không đặt quy tắc phí nào cho người chỉ ghi sổ và không có chứng chỉ nào trong số đó. Quy định của hội đồng kế toán tiểu bang có thể thêm giới hạn riêng: Bộ Tài chính Hoa Kỳ lưu ý rằng nhiều tiểu bang cấm phí theo kết quả cho việc chuẩn bị tờ khai gốc hoặc tờ khai điều chỉnh hay yêu cầu hoàn thuế (cùng bản tin). Dù bên cung cấp dịch vụ có chứng chỉ nào, mức phí gắn với khoản hoàn thuế hoặc với số tiền tiết kiệm là lý do để hỏi mức phí phụ thuộc vào kết quả nào trước khi ký.

Mức lương của nhân viên ghi sổ cho tôi biết gì về giá?

Rất ít. Mức lương trung vị mà Bureau of Labor Statistics công bố cho nhân viên văn thư ghi sổ, kế toán và kiểm toán là $24,36 mỗi giờ: mức lương mà một nửa số người làm công việc này kiếm được cao hơn và một nửa thấp hơn (BLS). Đó là số tiền người sử dụng lao động trả cho nhân viên, không phải số tiền một công ty hay một nhân viên ghi sổ độc lập tính phí, và BLS không công bố mức phí của các công ty.

Hai giới hạn:

• BLS cho biết dữ liệu về lương của họ không bao gồm người tự kinh doanh, nên nhân viên ghi sổ độc lập không nằm trong con số này.
• BLS cho biết công việc này thường không yêu cầu chứng chỉ. Danh sách chứng chỉ của IRS áp dụng cho việc chuẩn bị tờ khai và đại diện, không áp dụng cho việc ghi sổ.

BLS liệt kê các nhiệm vụ cốt lõi là nhập giao dịch, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh, kiểm tra độ chính xác và đối chiếu chênh lệch. Một báo giá trông cao hoặc thấp phải giải thích được theo các nhiệm vụ đó và các mục bổ sung nêu trên. Hãy hỏi ai làm việc, ai soát lại và ai có thể trả lời một thư của IRS. Để kiểm tra một CPA, enrolled agent hoặc luật sư, hãy dùng danh bạ người chuẩn bị tờ khai thuế được liên kết từ trang của IRS về chọn chuyên gia thuế.

Khi nào tự ghi sổ thì rẻ hơn, và khi nào tốn kém hơn?

Tự ghi sổ có thể rẻ hơn khi công việc nhỏ và luôn được cập nhật. Có thể tốn kém hơn khi công việc có tiền lương, nhiều tiểu bang hoặc sổ sách tồn đọng, vì sai sót ở đó có thể bị phạt. Trong hầu hết trường hợp, IRS cho phép dùng bất kỳ hệ thống nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí, và mọi người kinh doanh đều phải lưu giữ hồ sơ dù ai là người ghi.

Phép so sánh là mức phí so với số giờ của bạn cộng chi phí do sai sót; khoản phạt nộp thuế lương trễ trong phần tiền lương là một chi phí như vậy. Về quyết định này, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

LLC tiệm làm tóc nhận báo giá US$1.000

Một LLC tiệm làm tóc nhận báo giá US$1.000 mỗi tháng. Chủ sở hữu có hai tài khoản ngân hàng, một thẻ, tiền lương cho bốn nhân viên, và sáu nhà thầu, mỗi người được trả US$3.000 trong năm. Báo giá ghi "ghi sổ kế toán hằng tháng" và không liệt kê gì khác. US$1.000 chỉ là một con số trong câu chuyện, không phải mức giá điển hình.

Chủ sở hữu yêu cầu công ty trả lời từng dòng:

• Cả ba tài khoản có được đối chiếu mỗi tháng không?
• Tiền lương có nằm trong báo giá không: nộp thuế, bốn Form 941 mỗi năm, Form 940 và các Form W-2? Hay đó là một dòng riêng?
• Mỗi nhà thầu được trả nhiều hơn ngưỡng báo cáo $2.000, nên có thể phải nộp Form 1099-NEC cho từng người không phải là công ty (LLC chịu thuế như công ty được tính là công ty). Ai thu thập Form W-9 và nộp?
• Nếu cả sáu người đều cần Form 1099-NEC, thì sáu biểu mẫu đó cộng với các Form W-2 cho bốn nhân viên là mười tờ khai thông tin, đúng số lượng mà nhìn chung bắt buộc phải nộp điện tử. Báo giá có bao gồm việc nộp điện tử không?
• Có điều nào trong số này làm thay đổi giá không?

Một báo giá không liệt kê phạm vi công việc thì chưa thể gọi là hợp lý hay không hợp lý cho đến khi công ty trả lời các dòng này.

Cửa hàng trực tuyến với 800 đơn hàng

Một cửa hàng trực tuyến có doanh thu US$60.000 mỗi tháng từ 800 đơn hàng. Báo cáo của nền tảng liệt kê các đơn hàng, phí và hoàn tiền. Ngân hàng cho thấy ít khoản tiền chi trả ròng hơn. Số đơn hàng, báo cáo chi trả và quy mô hàng tồn kho quyết định khối lượng công việc, không phải US$60.000. Báo giá nên nói rõ báo cáo nền tảng nào được đối chiếu, phí và hoàn tiền được ghi nhận thế nào, hàng tồn kho được kiểm đếm ra sao, và thuế bán hàng thu ở các tiểu bang khác có nằm trong báo giá hay không. Xem chi phí và phạm vi công việc của nhân viên ghi sổ thương mại điện tử.

Chuyên gia tư vấn làm một mình với 40 giao dịch

Một chuyên gia tư vấn có một tài khoản doanh nghiệp, một thẻ, khoảng 40 giao dịch mỗi tháng và không có tiền lương. Một báo giá xây dựng cho cửa hàng có nhân viên và thuế bán hàng có thể bao gồm nhiều hơn mức doanh nghiệp này dùng. Chủ sở hữu yêu cầu một danh sách dòng theo phạm vi công việc: hai tài khoản được đối chiếu hằng tháng, khoảng 40 giao dịch, một báo cáo kết quả kinh doanh và một bảng cân đối kế toán, với tiền lương, thuế bán hàng và biểu mẫu cho nhà thầu được ghi là không bao gồm. Ở quy mô này, tự ghi sổ cũng có thể là một lựa chọn: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang cầm một báo giá, thông báo tăng phí hoặc đang hỏi giá lần đầu, và doanh nghiệp có tiền lương, nhà thầu, thuế bán hàng hoặc có tháng chưa ghi sổ. Hãy đối chiếu báo giá với bảng ở trên. Phạm vi công việc, phần nào làm hằng tháng và phần nào là bắt kịp một lần, và liệu một công ty có làm sổ sách đến tận tờ khai thuế hay không là những điều cần chốt trước. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu có dòng nào chưa rõ.
• Sổ sách đã chậm nhiều tháng hoặc nhiều năm. Xem chi phí ghi sổ bắt kịp và bắt kịp sổ sách quá hạn, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Các khoản nộp thuế lương hoặc tờ khai thuế lương bị bỏ lỡ. Xem chậm nộp thuế lương. Nếu sổ sách của những tháng đó cũng chưa xong, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhà thầu không cung cấp mã số thuế, hoặc làm việc ngoài Hoa Kỳ. Xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu và trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài. Nếu việc khấu trừ hoặc biểu mẫu bị bỏ lỡ, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn thu thuế bán hàng ở nhiều hơn một tiểu bang. Xem ngưỡng nexus kinh tế về thuế bán hàng theo tiểu bang và thuê ngoài việc nộp thuế bán hàng. Nếu các tờ khai không khớp với sổ sách, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhân viên ghi sổ của bạn tăng phí, hoặc bạn muốn đổi người. Xem thay nhân viên ghi sổ và kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ. Nếu sổ sách không thể bàn giao gọn gàng, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn bán hàng qua cửa hàng trực tuyến. Xem chi phí và phạm vi công việc của nhân viên ghi sổ thương mại điện tử.
• Bạn điều hành một S corporation. Xem chi phí kế toán cho S corporation.
• Bạn muốn biết hóa đơn hằng năm của kế toán viên và tờ khai thuế, hoặc điều hành một startup có vốn đầu tư mạo hiểm. Xem chi phí kế toán viên cho doanh nghiệp nhỏ và chi phí kế toán cho startup.
• Bạn nhận được thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp. Xem thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp của bạn.
• Bạn đang so sánh các bên cung cấp dịch vụ. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng bao gồm những gì và câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ.
• Doanh nghiệp của bạn ở Canada. Xem chi phí ghi sổ kế toán hằng tháng tại Canada.