Form 1099-K, 1042-S từ nền tảng Hoa Kỳ: thuế người bán Canada

Vì sao nền tảng Hoa Kỳ gửi cho tôi Form 1099-K hoặc 1042-S?

Form 1099-K báo cáo các khoản thanh toán đã xử lý cho người bán. Form 1042-S thường báo cáo một số khoản thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ trả cho người nhận ở nước ngoài, kèm thuế đã khấu trừ liên quan. Hai biểu mẫu này có mục đích khác nhau.

Khi nền tảng lập một trong hai biểu mẫu này, họ gửi một bản cho người nhận và nộp một bản cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS). Nền tảng vẫn có thể phải lập Form 1042-S dù hiệp định thuế hoặc một khoản miễn khác khiến không có thuế nào bị khấu trừ. IRS: Form 1099-K, IRS: Hướng dẫn Form 1042-S.

Cần làm gì với biểu mẫu. Hãy lưu biểu mẫu cùng sổ sách bán hàng và so sánh box 1a với báo cáo doanh số và báo cáo chi trả của chính bạn. Việc một khoản tiền được ghi trên Form 1099-K không tự nó khiến khoản đó chịu thuế, và thu nhập kinh doanh tại Canada phải được khai dù có nhận được biểu mẫu hay không. IRS: Cần làm gì với Form 1099-K.

Nhận một trong hai biểu mẫu này có nghĩa là tôi nợ thuế Hoa Kỳ không?

Việc nhận Form 1099-K hoặc 1042-S không chứng minh rằng người bán Canada nợ thuế thu nhập Hoa Kỳ.

Với người bán không phải là người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ, hãy tách thành ba câu hỏi: thu nhập có nguồn ở đâu, người bán có tiến hành hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (US trade or business) hay không, và hiệp định thuế có giới hạn khoản thuế phát sinh hay không. Dù được miễn thuế Hoa Kỳ, người bán vẫn có thể phải nộp tờ khai tại Hoa Kỳ. IRS: Publication 519.

Khi nào thu nhập của người bán Canada chịu thuế tại Hoa Kỳ?

Thuế Hoa Kỳ đối với thu nhập của người bán Canada phụ thuộc vào món đã bán và nơi diễn ra việc bán hoặc làm việc, không phụ thuộc vào nơi người mua hoặc nền tảng đặt trụ sở.

Đây chỉ là các quy tắc ban đầu và có ngoại lệ: nếu việc bán thuộc về văn phòng của người bán tại Hoa Kỳ thì kết quả có thể khác. Với hàng mua về để bán lại, việc bán thường được coi là diễn ra tại nơi quyền sở hữu và rủi ro mất mát chuyển cho người mua. IRS: Publication 519, nguồn thu nhập, 26 CFR 1.861-7(c), 26 CFR 1.863-3(c).

Nguồn thu nhập chỉ là bước đầu. Nếu người bán có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, lợi nhuận có nguồn từ Hoa Kỳ khi bán hàng thường được coi là thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (ECI). Thu nhập có nguồn nước ngoài thường không bị coi như vậy, trừ khi có văn phòng tại Hoa Kỳ liên quan. Người bán không có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ chỉ bị đánh thuế theo mức 30% (hoặc mức thấp hơn theo hiệp định thuế) trên thu nhập cố định, có thể xác định, thường niên hoặc định kỳ (FDAP) có nguồn từ Hoa Kỳ, chẳng hạn tiền bản quyền. Theo quy tắc khấu trừ, lãi từ việc bán tài sản không thuộc nhóm thu nhập này. IRS: Publication 519, chương 4, 26 CFR 1.1441-2(b)(2).

Theo Điều VII, người cư trú Canada theo hiệp định thuế và đủ điều kiện hưởng ưu đãi hiệp định thường chỉ chịu thuế liên bang Hoa Kỳ trên lợi nhuận kinh doanh ở mức lợi nhuận đó thuộc về một cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Hoa Kỳ. Điều V bao gồm địa điểm cố định, một số đại diện và các hoạt động dịch vụ đủ điều kiện, nên việc không có văn phòng tại Hoa Kỳ chưa đủ để kết luận. Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, Điều V và VII.

Là người Canada, vì sao tôi nhận Form 1099-K và làm sao để không nhận nữa?

Người bán Canada thường nhận Form 1099-K vì nền tảng coi tài khoản là của người nhận tiền tại Hoa Kỳ: không có biểu mẫu xác nhận tình trạng nước ngoài trong hồ sơ, hoặc tài khoản có địa chỉ Hoa Kỳ, tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ hay dấu hiệu khác cho thấy đó là người Hoa Kỳ (US person: công dân, người có thẻ xanh hoặc người cư trú tại Hoa Kỳ). Chỉ có địa chỉ Canada thì chưa đủ để không bị lập biểu mẫu. Để giảm khả năng bị lập thêm một biểu mẫu nữa:

1. Hãy đưa cho nền tảng đúng biểu mẫu trong bảng bên dưới và luôn cập nhật biểu mẫu đó.
2. Kiểm tra tên, địa chỉ và ngân hàng nhận tiền của tài khoản có khớp với cá nhân hoặc công ty đã thực hiện các giao dịch bán hay không.
3. Hỏi xem biểu mẫu đang lưu có áp dụng cho các khoản đã chi trả hay không: việc được miễn phụ thuộc vào hồ sơ mà nền tảng có trước khi trả tiền, nên Form W-8 nộp sau có thể không xóa được biểu mẫu đã lập; hãy hỏi nền tảng có sửa biểu mẫu đó hay không.

Nền tảng Hoa Kỳ không cần lập Form 1099-K cho người nhận có địa chỉ nước ngoài được trả vào tài khoản ngoài Hoa Kỳ, nếu nền tảng đã có giấy tờ hợp lệ xác nhận tình trạng nước ngoài trước khi trả tiền. Nếu tài khoản ghi địa chỉ Hoa Kỳ hoặc hướng dẫn chi trả tại Hoa Kỳ, ngoại lệ này còn cần Form W-8 được thu thập trong vòng 90 ngày sau khi nền tảng ký hợp đồng với người bán, và không áp dụng nếu nền tảng biết người bán là người Hoa Kỳ (US person). Sàn thương mại hoặc ứng dụng thanh toán phải báo cáo cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) khi có hơn 200 giao dịch mỗi năm với tổng giá trị vượt US$20.000, nhưng vẫn có thể gửi biểu mẫu khi thấp hơn mức đó; các khoản thanh toán bằng thẻ không có mức tối thiểu. IRS: ngoại lệ cho người nhận ở nước ngoài, IRS: ngưỡng báo cáo.

Biểu mẫu được gửi cho nền tảng, không gửi cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS). Nếu thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (tức hoạt động kinh doanh được tiến hành ở Hoa Kỳ), biểu mẫu cần dùng có thể là Form W-8ECI; Form W-8 xác nhận tình trạng của người nhận tiền nên phải phù hợp với loại thu nhập. Form W-8 thường có hiệu lực đến hết năm dương lịch thứ ba sau năm ký, nhưng nếu có thay đổi khiến biểu mẫu không còn đúng (thu nhập trở thành thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ hoặc, với cá nhân, việc chuyển đến Hoa Kỳ sinh sống), bạn phải báo cho nền tảng trong vòng 30 ngày và nộp biểu mẫu mới. Cách điền và gia hạn cho công ty có trong các Form W của công ty Canada. IRS: Hướng dẫn Form W-8BEN, IRS: Hướng dẫn Form W-8BEN-E.

Nếu nền tảng đã khấu trừ thuế và gửi Form 1042-S thì sao?

Form 1042-S cho thấy nền tảng coi khoản thanh toán là thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ trả cho người nước ngoài, và biểu mẫu này ghi số thuế đã khấu trừ (nếu có). Khoản thuế đó có thể xin hoàn lại hoặc tính tín thuế hay không tùy thuộc vào lý do nền tảng khấu trừ, và lý do này thể hiện qua mã thu nhập và mã miễn thuế.

Một số khoản thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ, như tiền bản quyền, có thể bị khấu trừ thuế theo mức mặc định 30% trên tổng số tiền khi không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ; hiệp định thuế có thể giảm khoản thuế này. Đây không phải loại thuế áp dụng cho mọi khoản bán hàng qua nền tảng Hoa Kỳ. Về tiền bản quyền, xem tiền bản quyền và phí cấp phép từ khách hàng Hoa Kỳ. IRS: thu nhập cố định hoặc có thể xác định.

Nếu không nhận được Form W-8 từ người nhận, nền tảng có thể phải khấu trừ theo mức 30% hoặc theo mức khấu trừ dự phòng 24%, tức phần tiền được giữ lại để nộp cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS). Khoản khấu trừ dự phòng được ghi ở box 4 của Form 1099-K. IRS: Hướng dẫn Form W-8BEN, IRS: Hướng dẫn Form 1099-K.

Để biết cần kiểm tra gì ở từng box trên Form 1042-S, cũng như quy trình xin hoàn thuế hoặc tính tín thuế, xem thuế Hoa Kỳ khấu trừ khi trả cho người Canada.

Tôi có phải nộp tờ khai Hoa Kỳ vì nhận biểu mẫu này không?

Chỉ riêng biểu mẫu này không tạo ra nghĩa vụ nộp tờ khai tại Hoa Kỳ. Bạn có thể cần nộp tờ khai khi có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (kể cả khi hiệp định thuế xóa khoản thuế), khi có thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ mà khoản khấu trừ chưa bao phủ hết, hoặc khi xin hoàn thuế.

Tờ khai nào áp dụng tùy vào hoạt động của người bán tại Hoa Kỳ: xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada (và, với các năm bị bỏ sót, tờ khai Hoa Kỳ bị bỏ sót của công ty Canada) hoặc, với cá nhân, freelancer Canada có khách hàng Hoa Kỳ.

Việc nộp tờ khai còn quyết định bạn có giữ được các khoản khấu trừ hay không. Để được áp dụng các khoản khấu trừ và tín thuế đối với thu nhập sau này bị xác định là chịu thuế Hoa Kỳ, công ty nước ngoài thường phải nộp tờ khai trong vòng 18 tháng kể từ hạn nộp tờ khai, còn cá nhân phải nộp trong vòng 16 tháng kể từ hạn đó; hạn có thể sớm hơn nếu tờ khai của năm trước chưa được nộp. Hướng dẫn Form 1120-F yêu cầu công ty nước ngoài nộp tờ khai bảo vệ (protective return) để giữ các quyền này nếu hoạt động hạn chế của công ty tại Hoa Kỳ không tạo ra thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, hoặc nếu công ty thấy không phải chịu thuế Hoa Kỳ theo hiệp định thuế (ví dụ vì không có cơ sở thường trú). Tờ khai nêu rằng thu nhập không thuộc về cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ thường phải đính kèm Form 8833, trừ khi được miễn; không khai báo có thể bị phạt US$1.000 (US$10.000 với C corporation, tức công ty chịu thuế thu nhập riêng) cho mỗi lần không khai báo. IRS: Publication 519, thông tin về việc nộp tờ khai, IRS: Form 1120-F, nộp tờ khai và tờ khai bảo vệ, 26 CFR 1.882-4(a)(3), IRS: Form 8833.

Tôi phải khai gì ở Canada, và thuế Hoa Kỳ đã khấu trừ được xử lý ra sao?

Người bán cư trú tại Canada khai thu nhập của hoạt động kinh doanh ở Canada, kể cả các khoản bán không có trong biểu mẫu của Hoa Kỳ. Doanh số và các chi phí đủ điều kiện được khai riêng, không khai theo số tiền ròng mà nền tảng chi trả. CRA: nghĩa vụ thuế liên quan đến nền tảng.

Các khoản thuế tại Canada thường được tính bằng đô la Canada theo tỷ giá hối đoái của ngày phát sinh từng khoản. Để biết nên dùng tỷ giá nào, và lựa chọn cho phép một số công ty khai bằng đô la Hoa Kỳ, xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền chuyển về từ sàn thương mại. CRA: tiền tệ dùng để khai thuế, paragraph 1.3-1.8.

Thuế Hoa Kỳ đã khấu trừ không tự động trở thành tín thuế tại Canada: tín thuế bị giới hạn, và thuế đã được hoàn lại cũng như phần khấu trừ vượt mức thuế theo hiệp định thuế không phải là thuế nước ngoài đủ điều kiện. Phần tín thuế chưa dùng hết cho thuế nước ngoài trên thu nhập kinh doanh có thể chuyển về 3 năm trước hoặc chuyển sang 10 năm sau (Income Tax Act, s. 126(2)). Tín thuế cấp tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ được xin riêng (Form T2036; người cư trú Quebec làm việc với Revenu Québec, theo trang tín thuế của CRA). Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada (cá nhân) hoặc khai thuế Hoa Kỳ trên tờ khai thuế của công ty (công ty). CRA: Tín thuế nước ngoài, paragraph 1.32-1.38.

Làm sao đối chiếu tổng số tiền trên biểu mẫu với sổ sách của tôi?

Trước hết hãy đối chiếu biểu mẫu với hồ sơ giao dịch, rồi đối chiếu hồ sơ giao dịch với các khoản chi trả và với số liệu khai thuế tại Canada. Box 1a của Form 1099-K không trừ phí, khoản hoàn tiền, giảm giá hay tiền vận chuyển. IRS: báo cáo tổng số tiền thanh toán.

Người bán tự kinh doanh, trừ nông dân, ngư dân và đại lý ăn hoa hồng, khai thu nhập theo cơ sở dồn tích (accrual basis), tức tính thu nhập vào lúc phát sinh chứ không phải lúc được trả tiền, nên biểu mẫu theo năm dương lịch có thể khác với thu nhập của kỳ khai thuế. CRA: T4002, Chương 1. Trên Form T2125, thuế bán hàng, hàng trả lại, khoản giảm trừ và giảm giá đã nằm trong doanh số được ghi ở amount 3B, còn hàng mua hoặc làm ra để bán được tính vào chi phí của kỳ mà hàng được bán. CRA: T4002, Chương 2.

Quy trình chi tiết có trong đối chiếu doanh số và khoản chuyển tiền.

CRA có nhìn thấy những gì nền tảng báo cáo về tôi không?

Canada có quy tắc báo cáo nền tảng riêng, tách biệt với các biểu mẫu của Hoa Kỳ; Form 1099-K hoặc 1042-S không cho biết nền tảng có nghĩa vụ báo cáo tại Canada hay không. Thứ gần giống Form 1099-K nhất ở Canada là thông tin mà nền tảng thuộc diện báo cáo phải gửi cho từng người bán mà nền tảng báo cáo.

Các quy tắc nằm trong Part XX của Income Tax Act, và kỳ báo cáo đầu tiên là năm dương lịch 2024. Bên vận hành nền tảng đặt trụ sở ngoài Canada cũng có thể là bên vận hành nền tảng thuộc diện báo cáo khi họ tạo điều kiện cho người bán cư trú tại Canada bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Bên vận hành thuộc diện báo cáo khai danh tính của từng người bán, khoản tiền đã trả hoặc ghi có, số hoạt động, cùng các khoản phí, hoa hồng hoặc thuế đã tính hoặc khấu trừ, và gửi thông tin đó cho người bán chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 của năm sau. Người bán mà bên vận hành chỉ tạo điều kiện cho việc bán hàng hóa, với dưới 30 lần bán và tổng số tiền không quá C$2.800 trong năm dương lịch, thì bị loại khỏi diện báo cáo. CRA: hướng dẫn về quy tắc báo cáo nền tảng, paragraph 2.29, 6.2, 6.3 và 6.11, Income Tax Act, s. 282(1).

Quy tắc của Canada có các điều kiện về bên vận hành, người bán và hoạt động, và phần mềm chỉ xử lý thanh toán thì không phải là nền tảng. Khoản tiền được báo cáo (consideration) là số tiền ròng đã trả hoặc ghi có, khác với tổng số tiền thanh toán trên Form 1099-K, nên tổng hai bên sẽ khác nhau. CRA: paragraph 2.5-2.6 và 7.7. Về cách khai thu nhập từ nền tảng, xem cách đánh thuế thu nhập từ tự kinh doanh.

Nếu biểu mẫu sai, bị trùng hoặc không nhận được thì sao?

Hãy yêu cầu bên lập biểu mẫu sửa biểu mẫu thanh toán không chính xác, và chỉ khai các giao dịch kinh doanh gốc một lần. Việc không nhận được biểu mẫu không làm mất nghĩa vụ khai thu nhập của người cư trú Canada. Nền tảng có nghĩa vụ lập biểu mẫu phải gửi Form 1099-K chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 và Form 1042-S chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 của năm sau. IRS: bản dành cho người nhận của Form 1099-K, IRS: hạn nộp Form 1042-S.

1. Hãy so sánh tên người nhận, tài khoản, kỳ và số tiền với hồ sơ của bạn. Dùng nhiều nền tảng có thể dẫn đến nhiều Form 1099-K, nên hãy kiểm tra xem hai biểu mẫu có bao gồm cùng một khoản bán hay không. Nếu biểu mẫu ghi tên bạn nhưng công ty của bạn mới là bên bán hàng (hoặc ngược lại), hãy yêu cầu bên lập biểu mẫu sửa tên người nhận và lưu hồ sơ cho thấy cá nhân hay công ty nào tạo ra thu nhập.
2. Với Form 1099-K không chính xác, bị trùng hoặc gửi nhầm, hãy yêu cầu bên lập biểu mẫu có tên trên đó cấp bản sửa, ghi số tiền bằng 0 nếu biểu mẫu bị trùng hoặc không phải của bạn. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) không thể sửa biểu mẫu của bên lập.
3. Với Form 1042-S không chính xác, hãy yêu cầu bên khấu trừ thuế (withholding agent) cấp bản sao sửa cho người nhận và điều chỉnh hồ sơ nộp cho Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) nếu cần.
4. Hãy lưu bản gốc, bản đã sửa và thư từ trao đổi, đồng thời vẫn tuân thủ hạn nộp tờ khai trong lúc chờ sửa.

IRS: Form 1099-K không chính xác, IRS: sửa Form 1042-S.

Hãy chuẩn bị các biểu mẫu, Form W-8 và hồ sơ nền tảng chấp nhận biểu mẫu, báo cáo chi trả và doanh số theo tháng; nếu chưa rõ mức độ liên quan đến Hoa Kỳ, hãy bổ sung hợp đồng, điều khoản giao hàng, địa điểm sản xuất và các ngày làm việc tại Hoa Kỳ.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ; ví dụ không tính thuế và không đưa ra tỷ giá hối đoái.

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở Canada cung cấp dịch vụ hoàn toàn tại Canada qua nền tảng Hoa Kỳ. Form 1099-K ghi tổng số tiền thanh toán là US$40.000. Nền tảng ghi nhận US$2.000 tiền hoàn lại và US$3.000 phí, nên người bán nhận được US$35.000. Giả sử không có thuế bán hàng, khoản khấu trừ, chi phí nào khác hay chênh lệch về thời điểm.

Trên Form T2125, tổng số tiền thanh toán US$40.000 được ghi ở amount 3A và US$2.000 tiền hoàn lại ở amount 3B, cho ra doanh số sau hoàn tiền là US$38.000 ở amount 3C. Khoản phí US$3.000 là một chi phí riêng, còn lại US$35.000 trước các chi phí khác. Khi khai thuế tại Canada, bạn dùng các số tiền tương ứng bằng đô la Canada.

Chỉ riêng biểu mẫu không xác lập thuế Hoa Kỳ hay nghĩa vụ nộp tờ khai tại Hoa Kỳ. Công việc thực hiện hoàn toàn tại Canada thường có nguồn nước ngoài theo quy định của Hoa Kỳ; mọi hoạt động kinh doanh khác tại Hoa Kỳ vẫn cần được rà soát.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã làm dịch vụ tại Hoa Kỳ: xem freelancer Canada có khách hàng Hoa Kỳ.
• Bạn để hàng tồn kho trong kho tại Hoa Kỳ: xem người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ.
• Khoản tiền là phí cấp phép: xem tiền bản quyền và phí cấp phép từ khách hàng Hoa Kỳ.
• Bạn cần xem xét thuế bán hàng: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng Hoa Kỳ về thuế bán hàng Hoa Kỳ và tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ về GST/HST.
• Doanh số của bạn đi qua LLC hoặc công ty tại Hoa Kỳ: biểu mẫu có thể ghi tên pháp nhân đó thay vì tên bạn; xem chủ sở hữu Canada của LLC Hoa Kỳ hoặc chủ sở hữu người Canada của công ty Hoa Kỳ.
• Bạn ở lại Hoa Kỳ nhiều ngày: số ngày đủ nhiều có thể khiến người Canada trở thành người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ, khi đó Form W-8 không còn đúng; xem snowbird và tình trạng cư trú tại Hoa Kỳ.
• Bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh: xem người Hoa Kỳ sống tại Canada và, về Form 1099-K của người nộp thuế Hoa Kỳ, thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.
• Công ty có hoạt động tại Hoa Kỳ hoặc quyền hưởng hiệp định thuế chưa rõ ràng: hãy mang các biểu mẫu và hồ sơ đến rà soát thuế xuyên biên giới.