Dành cho ai
- Công ty Hoa Kỳ có vốn đầu tư mạo hiểm hoặc đang gọi vốn mà nhóm đầu tiên được trả bằng Form 1099
- Startup trả lời câu hỏi của nhà đầu tư về phân loại người lao động trước khi đóng vòng gọi vốn
Không đề cập ở đây
- Xác định tình trạng của một người lao động theo phép kiểm tra của IRS, Form SS-8 và khoản giảm trừ theo section 530
- Các khiếu nại về tiền lương và giờ làm, phúc lợi và luật lao động khác
- Người lao động ngoài Hoa Kỳ
Xếp sai nhà thầu khi thẩm định: vòng gọi vốn đang đứng trước rủi ro gì?
Rủi ro liên bang thường là thuế lao động truy thu trên số tiền đã trả cho người lao động, tính theo mức section 3509 đã giảm, cộng tiền phạt và tiền lãi. Công ty nợ toàn bộ phần An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động, cộng một phần của phần người lao động và một tỷ lệ nhỏ trên tiền lương thay cho việc khấu trừ thuế thu nhập, và không thể đòi lại bất kỳ khoản nào trong đó từ người lao động. Thuế thất nghiệp tiểu bang, khấu trừ thuế tiểu bang và các khiếu nại về tiền lương có thể làm tăng thêm.
Một kết luận xếp sai phân loại không nhất thiết làm dừng cả vòng gọi vốn. Nhà đầu tư thường yêu cầu ba việc: người lao động vào bảng lương từ nay, một ước tính cụ thể cho quá khứ, và nội dung được ghi trong bảng công bố thông tin. Những điều khiến trường hợp khó hơn:
- Không nộp Form 1099 nào. Mức section 3509 cho phần người lao động và cho thuế thu nhập tăng gấp đôi, và chương trình giải quyết của IRS không còn áp dụng.
- Nhà sáng lập hoặc cán bộ điều hành được trả theo hóa đơn. Cán bộ điều hành có làm việc và được trả tiền nhìn chung là nhân viên.
- Quyền chọn được cấp cho người lao động dưới dạng ISO. Tư cách ISO phụ thuộc vào tư cách nhân viên.
- Người lao động ở nhiều tiểu bang, hoặc ở nước ngoài. Mỗi tiểu bang áp dụng phép kiểm tra riêng.
- Cố tình né tránh. Mức section 3509 không áp dụng khi người sử dụng lao động cố ý bỏ qua nghĩa vụ khấu trừ.
Việc từng người lao động trên thực tế có phải là nhân viên hay không được quyết định theo phép kiểm tra thông luật của IRS; xem nhà thầu có thể là nhân viên.
Chúng tôi ước tính thuế lương liên bang truy thu theo section 3509 bằng cách nào?
Hãy nhân tiền lương của từng người lao động trong mỗi năm còn mở với mức section 3509 phù hợp với người đó. Mức áp dụng tùy theo việc công ty có nộp các Form 1099 bắt buộc cho người đó hay không (section 3509(b); hướng dẫn Form 941-X).
Một năm là năm còn mở nếu IRS vẫn có thể ấn định thuế cho năm đó. Nhìn chung đó là ba năm sau khi các Form 941 của năm được coi là đã nộp, tức là ngày 15 tháng 4 của năm sau nếu đã nộp đúng hạn. Với quý không nộp Form 941, không có giới hạn thời gian (26 U.S.C. 6501).
| Phần của khoản thuế | Có nộp Form 1099 | Không nộp Form 1099 |
|---|---|---|
| Tỷ lệ của phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của người lao động | 20% | 40% |
| An sinh Xã hội: toàn bộ phần của người sử dụng lao động cộng phần đó của người lao động | 7,44% | 8,68% |
| Medicare: toàn bộ phần của người sử dụng lao động cộng phần đó của người lao động | 1,74% | 2,03% |
| Khấu trừ thuế thu nhập liên bang, tính theo tỷ lệ trên tiền lương | 1,5% | 3% |
Khi có nộp Form 1099, IRS tính mức gộp là 10,68% tiền lương đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội là $184.500, và 3,24% trên mức đó (VCSP FAQ). Thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) được cộng thêm trên $7.000 đầu tiên của mỗi người lao động mỗi năm.
Mức section 3509 không áp dụng nếu công ty cố ý bỏ qua việc khấu trừ, đã khấu trừ thuế thu nhập nhưng không khấu trừ An sinh Xã hội và Medicare, hoặc với một số nhân viên theo luật định. Nộp trễ khoản nộp thuế có thể bị phạt 2% đến 15% khoản chưa nộp, và tiền lãi tính trên thuế chưa nộp (IRS: tiền phạt nộp thuế trễ).
Bản điều chỉnh được khai trên Form 941-X, line 19 đến 22, đánh dấu line 42 và giải thích ở line 43. Nếu công ty chưa từng nộp Form 941 vì mọi người đều là nhà thầu, công ty nộp Form 941 cho mỗi quý bị bỏ sót, ghi "Misclassified Employees" và đính kèm Form 941-X (hướng dẫn Form 941-X). Hướng dẫn liên quan nêu cách làm với từng tờ khai quá khứ.
ABC test của California và các phép kiểm tra khác của tiểu bang bổ sung điều gì?
Một tiểu bang có thể coi cùng một người lao động là nhân viên ngay cả khi câu trả lời ở cấp liên bang chưa rõ. California mặc định người lao động là nhân viên, trừ khi công ty chứng minh được cả ba phần của ABC test (California EDD; California Labor and Workforce Development Agency):
- Người lao động không chịu sự kiểm soát và chỉ đạo của công ty, theo hợp đồng và trên thực tế.
- Công việc nằm ngoài hoạt động thông thường của doanh nghiệp công ty.
- Người lao động thường xuyên hành nghề hoặc kinh doanh độc lập cùng loại.
Phần 2 là phần khó với startup: kỹ sư viết mã nguồn cho sản phẩm đang làm đúng hoạt động thông thường của công ty. California dùng một phép kiểm tra nhiều yếu tố khác cho các trường hợp ngoại lệ được liệt kê. Một kết luận ở đó có thể kéo theo bảo hiểm thất nghiệp tiểu bang, bảo hiểm thương tật, thuế đào tạo và khấu trừ thuế tiểu bang.
Các tiểu bang khác dùng phép kiểm tra riêng, và một số tiểu bang áp dụng khác nhau giữa bảo hiểm thất nghiệp và luật tiền lương. Hãy kiểm tra từng tiểu bang nơi người lao động sống hoặc làm việc; xem nhân viên ở tiểu bang khác. Tiền làm thêm giờ chưa trả, phúc lợi và các khiếu nại khác về tiền lương và giờ làm là việc của luật sư lao động.
Chúng tôi nên chuyển nhà thầu thành nhân viên trước hay sau khi vòng gọi vốn đóng?
Quy tắc thuế không đặt hạn chót theo ngày đóng vòng; lựa chọn là về thời điểm và khoản giảm trừ nào còn mở. Hai hướng đi phổ biến:
| Hướng xử lý | Diễn biến | Đánh đổi chính |
|---|---|---|
| Đưa người lao động vào bảng lương ngay | Người lao động trở thành nhân viên trước khi đóng vòng; quá khứ được điều chỉnh trên Form 941-X theo mức section 3509, hoặc được ước tính và công bố | Chấm dứt chương trình giải quyết của IRS đối với những người lao động đó |
| Nộp đơn vào chương trình giải quyết của IRS trước | Form 8952 được nộp ngay; người lao động chuyển sang bảng lương vào ngày bắt đầu thỏa thuận với IRS | Người lao động vẫn nhận Form 1099 cho đến lúc đó; nhà đầu tư đóng vòng khi đơn còn đang chờ xử lý |
Dù chọn cách nào, vòng gọi vốn thường đóng khi quá khứ đã được ước tính và liệt kê, chưa được giải quyết xong. Đưa người lao động vào bảng lương nghĩa là phải mở tài khoản mới và khấu trừ thuế; xem thiết lập bảng lương.
Chuyển đổi bây giờ có loại bỏ Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (VCSP) không?
Có, đối với những người lao động đó. Chương trình yêu cầu công ty đang đối xử với người lao động như người không phải nhân viên khi nộp đơn, và đã nộp mọi Form 1099 bắt buộc cho họ trong ba năm trước đó, hoặc trong suốt thời gian họ làm việc nếu ngắn hơn (hướng dẫn Form 8952). Khi một số người lao động trong một nhóm đã được phân loại lại, mọi người lao động trong nhóm đó đều phải được phân loại lại (VCSP FAQ). Form 1099 nộp trong vòng 6 tháng sau hạn nộp vẫn được tính.
Đổi lại, công ty trả 10% khoản thuế section 3509 chỉ trên tiền lương của năm gần nhất đã hoàn tất, không có tiền lãi hay tiền phạt và không bị kiểm tra thuế lao động về tình trạng của những người lao động đó trong các năm trước. Việc ký không phải là thừa nhận gì về các năm trước. IRS khuyến nghị nộp Form 8952 ít nhất 120 ngày trước ngày bắt đầu đối xử như nhân viên; đây là khuyến nghị, không phải hạn chót (IRS: VCSP; VCSP FAQ).
Công ty không thể nộp đơn khi đang bị IRS kiểm tra thuế lao động hoặc bị cơ quan lao động hay cơ quan tiểu bang kiểm tra về phân loại. Chương trình chỉ giải quyết thuế lao động liên bang, không giải quyết thuế tiểu bang hay các khiếu nại về tiền lương. IRS cho biết không chia sẻ đơn với Bộ Lao động hoặc các cơ quan tiểu bang.
Nhà sáng lập và cán bộ điều hành được trả như nhà thầu: họ có phải là nhân viên không?
Thường là có. Cán bộ điều hành của công ty nhìn chung là nhân viên về thuế lao động liên bang; ngoại lệ là cán bộ không làm dịch vụ nào hoặc chỉ làm dịch vụ nhỏ, và không nhận cũng không có quyền nhận tiền công (Publication 15-A). Giám đốc không phải là nhân viên đối với dịch vụ làm giám đốc.
Vì vậy, nhà sáng lập kiêm cán bộ điều hành được trả theo hóa đơn thường là đang nhận tiền lương, và bảng lương nên bắt đầu cho nhà sáng lập đó. Việc mức section 3509 có áp dụng cho quá khứ hay không tùy theo việc khấu trừ có bị cố ý bỏ qua hay không, và điều này phụ thuộc vào sự việc. Ngoài ra, người chịu trách nhiệm khấu trừ mà cố ý không thu hoặc không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về khoản phạt bằng số thuế không thu (26 U.S.C. 6672). Về việc định mức lương sau vòng gọi vốn, xem lương nhà sáng lập trong công ty có vốn đầu tư mạo hiểm.
Quyền chọn cấp cho nhà thầu: có còn là ISO không?
Quyền chọn mua cổ phiếu khuyến khích (ISO) chỉ có thể được cấp cho nhân viên của công ty hoặc của một công ty liên quan (26 U.S.C. 422). Tư cách nhân viên theo quy tắc này theo cùng phép kiểm tra thông luật như việc khấu trừ (26 CFR 1.421-1(h)).
| Ai nhận quyền chọn | Kết quả |
|---|---|
| Nhà thầu độc lập thực sự | Không phải ISO; đó là quyền chọn không theo luật định (NSO) |
| Người lao động trên thực tế là nhân viên theo thông luật vào thời điểm cấp | Có thể đủ điều kiện là ISO nếu các quy tắc ISO khác được đáp ứng |
Dòng thứ hai dựa trên cùng sự việc với câu hỏi về bảng lương, nên hồ sơ của công ty cần giữ một lập trường nhất quán. Người nắm giữ cũng phải còn là nhân viên cho đến ba tháng trước khi thực hiện quyền chọn. Hãy sửa sổ quyền chọn và mọi Form 3921 đã nộp cho khoản cấp không phải là ISO, và khai việc thực hiện quyền chọn đó như NSO; xem cấp quyền chọn mua cổ phiếu sau khi định giá.
Điều gì được ghi vào sổ sách và vào bảng công bố thông tin?
Sổ sách ghi ước tính thuế truy thu, tiền phạt và tiền lãi, dưới dạng khoản nợ phải trả đã ghi sổ hoặc ghi chú, tùy theo kết luận của kế toán và kiểm toán viên của công ty về điều quy tắc kế toán yêu cầu. Bảng công bố thông tin liệt kê vấn đề phân loại như một ngoại lệ đối với các cam kết về thuế lương và thuế lao động, kèm người lao động, các năm và tình trạng của mọi cách khắc phục.
Luật sư soạn bảng công bố; đầu vào về thuế là ước tính, các hồ sơ đã nộp và mọi Form 8952 hoặc Form 941-X. Xem cam kết về thuế và bảng công bố thông tin để biết các cam kết còn lại.
Chúng tôi cần gom những hồ sơ nào?
Hãy gom những hồ sơ giúp ước tính và hỗ trợ các sự việc:
- Hợp đồng, thư mời làm việc và bản mô tả công việc của từng người lao động
- Các khoản đã trả theo từng người lao động, tháng và năm, và cách trả
- Các Form 1099 đã nộp, kèm ngày nộp; xem biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ nếu có biểu mẫu bị bỏ sót
- Chức danh, nhiệm vụ, giờ làm, thiết bị và người chỉ đạo công việc của từng người lao động
- Nơi mỗi người lao động sống và làm việc, theo từng giai đoạn
- Các khoản cấp quyền chọn, phê duyệt của hội đồng quản trị và mọi Form 3921
- Mọi Form 941, 940 và tờ khai thuế lương tiểu bang đã nộp
- Mọi thư của IRS, cơ quan lao động hoặc cơ quan tiểu bang về tình trạng người lao động
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Ba kỹ sư nhận Form 1099 trong hai năm
Một C corporation Delaware trả cho ba kỹ sư $100.000 mỗi năm mỗi người trong hai năm: tổng cộng $600.000. Mọi Form 1099 đều đã được nộp.
- Mức section 3509 khi có Form 1099: $600.000 × 10,68% ≈ $64.000 thuế liên bang truy thu.
- Khi không có Form 1099, mức tăng lên 8,68% + 2,03% + 3% = 13,71%: khoảng $82.000.
- Tiền phạt, tiền lãi, FUTA và thuế tiểu bang còn cộng thêm.
- Nếu công ty nộp đơn vào chương trình giải quyết trước khi chuyển đổi, khoản phải trả là 10% thuế section 3509 trên $300.000 của năm gần nhất: khoảng $3.200.
Nhà sáng lập được trả như nhà thầu
Giám đốc điều hành (CEO) của C corporation nhận $8.000 mỗi tháng theo hóa đơn. Là cán bộ điều hành có làm việc và được trả tiền, CEO nhìn chung là nhân viên. Bảng lương cho CEO bắt đầu trước khi đóng vòng, và khoản đã trả trong quá khứ được ước tính cùng với những người lao động khác.
Quyền chọn cho nhà thầu bị gắn nhãn ISO
Một nhà thầu làm trang web tiếp thị cho nhiều khách hàng đã nhận một quyền chọn gắn nhãn ISO. Nhà thầu thực sự không thể giữ ISO, nên khoản cấp được coi là NSO; công ty sửa sổ quyền chọn và mọi Form 3921.
Trường hợp của bạn khác thì sao?
- Bạn không chắc những người lao động có phải là nhân viên hay không: hãy áp dụng phép kiểm tra của IRS và xem khoản giảm trừ theo section 530 trong nhà thầu có thể là nhân viên.
- Khi thẩm định còn phát hiện các vấn đề thuế khác: xem chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định và nhận hỗ trợ thuế cho startup.
- Một số người lao động ở ngoài Hoa Kỳ: xem thuê nhân viên ở nước ngoài cho startup Hoa Kỳ.
- Người lao động ở nhiều tiểu bang: xem nhân viên ở tiểu bang khác.
- Form 1099 của nhà thầu chưa bao giờ được nộp: xem biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
- Nhà sáng lập cần có lương sau vòng gọi vốn: xem lương nhà sáng lập trong công ty có vốn đầu tư mạo hiểm.
- Việc sửa chữa liên quan đến hồ sơ đóng vòng: xem cam kết về thuế và bảng công bố thông tin và nhận hỗ trợ thuế cho startup.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Tỷ lệ thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên mà chủ sử dụng lao động phải nộp theo section 3509, đã nộp các tờ khai thông tin bắt buộc 26 U.S.C. 3509(a)(2); áp dụng khi người lao động bị coi là người không phải nhân viên, trừ khi cố ý bỏ qua quy định hoặc có trường hợp loại trừ khác theo 3509(d) | 20% | US Code: 26 U.S.C. 3509 Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên mà chủ sử dụng lao động phải nộp theo section 3509, chưa nộp các tờ khai thông tin bắt buộc 26 U.S.C. 3509(b)(1)(B); áp dụng khi chủ sử dụng lao động không đáp ứng yêu cầu của section 6041(a), 6041A hoặc 6051 mà không có lý do chính đáng | 40% | US Code: 26 U.S.C. 3509 Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ An sinh Xã hội theo section 3509 trên tiền lương (chủ sử dụng lao động 6,2% cộng 20% của 6,2% của nhân viên), đã nộp tờ khai thông tin Hướng dẫn Form 941-X, lines 19-22; áp dụng đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội | 7,44% | IRS: Hướng dẫn Form 941-X Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ An sinh Xã hội theo section 3509 trên tiền lương (chủ sử dụng lao động 6,2% cộng 40% của 6,2% của nhân viên), chưa nộp tờ khai thông tin Hướng dẫn Form 941-X, lines 19-22; áp dụng đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội | 8,68% | IRS: Hướng dẫn Form 941-X Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ Medicare theo section 3509 trên tiền lương (chủ sử dụng lao động 1,45% cộng 20% của 1,45% của nhân viên), đã nộp tờ khai thông tin Hướng dẫn Form 941-X, lines 19-22 | 1,74% | IRS: Hướng dẫn Form 941-X Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ Medicare theo section 3509 trên tiền lương (chủ sử dụng lao động 1,45% cộng 40% của 1,45% của nhân viên), chưa nộp tờ khai thông tin Hướng dẫn Form 941-X, lines 19-22 | 2,03% | IRS: Hướng dẫn Form 941-X Đã kiểm tra |
| Nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo section 3509 tính theo tỷ lệ của tiền lương, đã nộp các tờ khai thông tin bắt buộc 26 U.S.C. 3509(a)(1) | 1,5% | US Code: 26 U.S.C. 3509 Đã kiểm tra |
| Nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo section 3509 tính theo tỷ lệ của tiền lương, chưa nộp các tờ khai thông tin bắt buộc 26 U.S.C. 3509(b)(1)(A) | 3% | US Code: 26 U.S.C. 3509 Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ gộp theo section 3509(a) trên tiền lương đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội IRS VCSP FAQ 15: thuế thu nhập 1,5 + An sinh Xã hội của nhân viên 1,24 + An sinh Xã hội của chủ sử dụng lao động 6,2 + Medicare của nhân viên 0,29 + Medicare của chủ sử dụng lao động 1,45; đã nộp tờ khai thông tin | 10,68% | IRS: Câu hỏi thường gặp về VCSP Đã kiểm tra |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ gộp theo section 3509(a) trên tiền lương vượt mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội IRS VCSP FAQ 15: thuế thu nhập 1,5 + Medicare của nhân viên 0,29 + Medicare của chủ sử dụng lao động 1,45; đã nộp tờ khai thông tin | 3,24% | IRS: Câu hỏi thường gặp về VCSP Đã kiểm tra |
| Mức lương chịu thuế thất nghiệp liên bang cho mỗi nhân viên Tiền lương đầu tiên trả cho mỗi nhân viên trong năm dương lịch | $7.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Khoảng tiền phạt nộp trễ thuế lương tại Hoa Kỳ IRC 6656 và hướng dẫn của IRS: 2%, 5%, 10% hoặc 15% của khoản thuế nộp chưa đủ tùy theo mức độ trễ và thông báo; các mức này không cộng dồn | 2% đến 15% | IRS: Tiền phạt không nộp tiền thuế đúng kỳ (Failure to Deposit Penalty) Đã kiểm tra |
| Thời hạn nộp muộn Form 1099 theo VCSP Tính từ hạn nộp Form 1099 bắt buộc, gồm cả gia hạn; các điều kiện khác của VCSP vẫn áp dụng | 6 tháng | IRS: Câu hỏi thường gặp về Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (Voluntary Classification Settlement Program) Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ khoản thanh toán VCSP trên thuế lao động section 3509 đã giảm Áp dụng trên số tiền theo section 3509(a) đối với thù lao đã trả cho nhóm người lao động trong năm dương lịch gần nhất đã hoàn tất, trừ các ngoại lệ tại line 18 của Form 8952; chỉ dành cho người tham gia VCSP đã được chấp nhận | 10% | IRS: Hướng dẫn cho Form 8952 Đã kiểm tra |
| Thời gian chuẩn bị đơn Form 8952 được khuyến nghị Khuyến nghị của IRS trước ngày dự kiến bắt đầu coi người làm việc là nhân viên, không phải là thời hạn bắt buộc | 120 ngày | IRS: Hướng dẫn cho Form 8952 Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- US Code: 26 U.S.C. 3509
- IRS: Hướng dẫn Form 941-X
- US Code: 26 U.S.C. 6501
- US Code: 26 U.S.C. 6672
- IRS: Sửa thuế lương
- IRS: Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (VCSP)
- IRS: Câu hỏi thường gặp về VCSP
- IRS: Hướng dẫn cho Form 8952
- IRS: Nhà thầu độc lập (tự kinh doanh) hay nhân viên?
- IRS: Publication 15-A
- US Code: 26 U.S.C. 422
- eCFR: 26 CFR 1.421-1
- California EDD: Nhân viên hay nhà thầu độc lập
- California Labor and Workforce Development Agency: ABC test
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.