Chi phí dùng chung: tỷ lệ kinh doanh của điện thoại và xe

Tôi tính tỷ lệ kinh doanh của điện thoại, internet hoặc xe như thế nào?

Chỉ khấu trừ phần kinh doanh của một khoản chi dùng chung. Publication 334 yêu cầu tách phần cá nhân khỏi phần kinh doanh, và phần cá nhân nói chung không được khấu trừ. Tỷ lệ là phần sử dụng cho kinh doanh, tính riêng cho từng khoản chi. Khi đã có tỷ lệ, sổ sách chỉ ghi phần đó là chi phí; phần cá nhân được chuyển sang khoản rút tiền của chủ sở hữu hoặc không vào sổ (mục thứ ba).

Các ấn phẩm và hướng dẫn của IRS mà trang này trích dẫn không đặt ra phương pháp nào để tính tỷ lệ cho điện thoại hay internet. Tỷ lệ này do bạn đánh giá, và bạn phải giải thích được cũng như có hồ sơ chứng minh đường dây thực sự được dùng ra sao. IRS không có quy tắc lấy mẫu một tháng cho điện thoại hay internet, nên hồ sơ phải phù hợp với cả năm, không chỉ một tháng bất thường. Hãy chọn một căn cứ, ghi lại và áp dụng như nhau mỗi tháng để sau này bạn giải thích được.

Trường hợp của bạn không đơn giản nếu:

• Xe không có sổ ghi số dặm trong năm. Tỷ lệ kinh doanh của xe không thể dựa trên ước tính (Publication 463).
• Tỷ lệ kinh doanh của xe gần mức 50%, là mức quyết định cách khấu hao xe.
• Một gói cước dùng cho nhiều người, chẳng hạn đường dây của nhân viên hoặc gia đình.
• Hóa đơn dùng chung được thanh toán qua thẻ hoặc tài khoản kinh doanh và sổ sách ghi phần cá nhân là chi phí.
• Các năm trước ghi sổ mà không tách tỷ lệ.

Hãy gom từng hóa đơn, số đọc đồng hồ đo quãng đường đầu năm và cuối năm cùng nhật ký chuyến đi, sao kê khoản vay, hóa đơn bảo hiểm, và ghi lại tài khoản nào đã thanh toán từng khoản.

Sau khi biết tỷ lệ, tôi có phải làm gì trong sổ sách không?

Có. Tỷ lệ không thay đổi gì cho đến khi sổ sách áp dụng nó. Nếu toàn bộ hóa đơn vẫn nằm trong chi phí, sổ sách sẽ cho thấy một khoản chi cá nhân là chi phí kinh doanh, và tờ khai lập từ sổ đó có thể khấu trừ khoản này. Nếu không ghi gì cả, phần kinh doanh sẽ không được tính. Publication 583 nêu rằng sổ sách phải cho thấy tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế.

1. Ghi tỷ lệ, căn cứ tính và ngày bắt đầu áp dụng ngay cạnh khoản chi.
2. Ghi từng hóa đơn kèm phần tách khi bạn nhập nó (mục tiếp theo). Tờ khai theo phương pháp tiền mặt nói chung khấu trừ phần kinh doanh trong năm thanh toán, nên nếu sổ sách của bạn ghi theo dồn tích, hãy làm cho thời điểm khớp nhau trước khi lập tờ khai (hướng dẫn Schedule C).
3. Cuối năm, thay mọi số ước tính bằng số thực tế của năm. Với xe, đó là tổng số dặm của năm. Một bút toán điều chỉnh sẽ sửa phần chênh lệch.

Tôi nên ghi toàn bộ hóa đơn rồi chuyển phần cá nhân đi, hay chỉ ghi phần kinh doanh?

Cả hai cách cho cùng một khoản khấu trừ. Hãy chọn theo tài khoản thanh toán hóa đơn, và giữ nguyên một cách cho từng hóa đơn suốt năm; đổi cách giữa năm làm sổ sách khó theo dõi hơn. Khoản rút tiền của chủ sở hữu là tiền bạn lấy ra cho riêng mình; đó không phải chi phí. Khoản góp vốn của chủ sở hữu là tiền bạn đưa vào; đó không phải thu nhập.

Publication 583 nêu rằng hãy dùng tài khoản kinh doanh chỉ cho kinh doanh, và chỉ viết séc cho chính mình khi rút tiền cá nhân. Hóa đơn dùng chung thanh toán từ tài khoản đó một phần là khoản rút tiền cá nhân, nên hãy ghi bút toán rút tiền ngay trong tháng đó. Về vị trí của khoản rút tiền trong sổ sách, xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu.

Trong LLC nhiều thành viên chịu thuế như hợp danh, phần cá nhân thường được ghi là khoản phân phối cho thành viên được hưởng lợi. Khoản vay thật cho thành viên thì khác. Một khoản thanh toán chỉ là khoản thanh toán đảm bảo (guaranteed payment) khi nó trả cho dịch vụ hoặc việc sử dụng vốn và được ấn định không phụ thuộc vào thu nhập của hợp danh, và thành viên hợp danh khai khoản đó là thu nhập (26 U.S.C. 707(c)); nhãn ghi trong thỏa thuận không thay đổi bản chất của khoản thanh toán. Khi một gói cước phục vụ nhiều thành viên, trước tiên hãy tách phần sử dụng kinh doanh khỏi phần sử dụng cá nhân của từng thành viên. Hợp danh chỉ khai các khoản khấu trừ kinh doanh ở line 9 đến line 21 của Form 1065 (hướng dẫn). Xem chi phí cá nhân thanh toán từ tài khoản kinh doanh.

Tỷ lệ kinh doanh nhỏ hay lớn có làm thay đổi gì không?

Với bất kỳ tỷ lệ nào, chỉ phần kinh doanh được khấu trừ, phần còn lại là cá nhân. Có hai điểm thay đổi.

• Khấu hao xe. Khi mức sử dụng kinh doanh vượt 50%, bạn có thể khấu hao nhanh hơn. Ở mức bằng hoặc thấp hơn, xe được khấu hao theo đường thẳng, và nếu sau đó mức dùng giảm xuống, phần khấu hao thêm trước đó có thể bị tính lại vào thu nhập (Publication 946). Xe ở mức bằng hoặc thấp hơn trong năm đưa vào sử dụng vẫn khấu hao theo đường thẳng dù sau đó mức dùng tăng lên. Xe dùng mức tính theo dặm trong năm đầu rồi sau đó chuyển sang chi phí thực tế cũng chỉ được khấu hao theo đường thẳng (Publication 463; xem mức tính theo dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế). Các quy tắc nằm trong mua xe qua doanh nghiệp của bạn. Mức tính theo dặm tiêu chuẩn không có ngưỡng: nó chỉ nhân với số dặm kinh doanh.
• Chọn cách ghi. Hóa đơn chủ yếu là cá nhân thì thanh toán từ tài khoản cá nhân, hóa đơn chủ yếu là kinh doanh thì thanh toán từ tài khoản kinh doanh. Khi đó phần bạn phải chuyển sẽ là phần nhỏ hơn.

Các ấn phẩm này không đặt ngưỡng nào cho gói cước điện thoại hoặc internet.

Sổ sách ghi gì cho xe khi dùng mức tính theo dặm và khi dùng chi phí thực tế?

Với mức tính theo dặm tiêu chuẩn, sổ sách chỉ có một khoản chi phí xe: số dặm kinh doanh nhân với mức tính, cộng phí đậu xe, phí cầu đường kinh doanh và phần kinh doanh của thuế tài sản cá nhân đánh trên xe. Với chi phí thực tế, sổ sách ghi từng chi phí vận hành theo phần kinh doanh của nó, cộng khấu hao.

Nguồn: Publication 463, Publication 334 và Topic 510.

Với xe thuộc sở hữu cá nhân của bạn, khoản tính theo dặm không có giao dịch ngân hàng nào đi kèm, nên đó là một bút toán nhật ký với khoản góp vốn của chủ sở hữu ở phía đối ứng. Nếu doanh nghiệp sở hữu xe hoặc trả chi phí của xe, hãy ghi đúng khoản doanh nghiệp thực trả và đối chiếu với khoản khấu trừ theo dặm khi lập tờ khai; số tiền tính theo dặm không phải là khoản góp vốn của chủ sở hữu. Hóa đơn mà mức tính đã bao gồm thì không nên đồng thời nằm trong chi phí, nếu không xe bị khấu trừ hai lần. Cách chọn phương pháp, và có thể đổi hay không, nằm trong mức tính theo dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế. Nhật ký phải ghi những gì nằm trong yêu cầu về nhật ký số dặm.

Tiền gốc khoản vay mua xe cá nhân của tôi có là chi phí không nếu tôi trả từ tài khoản kinh doanh?

Không. Hãy ghi vào khoản rút tiền của chủ sở hữu nếu xe và khoản vay là của cá nhân bạn, hoặc ghi giảm số dư khoản vay nếu khoản vay nằm trong sổ sách của doanh nghiệp. Tiền gốc là trả lại tiền đã vay; đó không phải chi phí sử dụng xe. Publication 463 tính số tiền bạn vay vào giá gốc của xe, và mức tính theo dặm tiêu chuẩn đã bao gồm khấu hao. Giá xe được thu hồi qua khấu hao hoặc qua mức tính, nên khấu trừ tiền gốc khi trả sẽ khấu trừ xe hai lần.

Tiền lãi thì khác. Người tự kinh doanh có thể khấu trừ phần sử dụng cho kinh doanh của tiền lãi vay mua xe trên Schedule C, kể cả khi dùng mức tính theo dặm tiêu chuẩn (Publication 463). Phần cá nhân không phải chi phí kinh doanh và không nằm trong sổ sách kinh doanh. Phần này có thể đủ điều kiện là tiền lãi vay mua xe chở khách đủ điều kiện (qualified passenger vehicle loan interest) trên Schedule 1-A (Form 1040); cùng một khoản lãi không được khấu trừ hai lần (Publication 463).

Xe bạn sở hữu trước khi có doanh nghiệp được nêu trong đưa tài sản cá nhân vào LLC của bạn.

Đường dây điện thoại đầu tiên tại nhà hoặc internet tại nhà có được tính không, và văn phòng tại nhà thì sao?

Gói cước di động hoặc internet tại nhà là khoản chi dùng chung: hãy khấu trừ phần kinh doanh mà bạn chứng minh được. Các ấn phẩm và hướng dẫn của IRS mà trang này trích dẫn không nói gì về hai khoản này, vì quy tắc về điện thoại trong đó được viết cho điện thoại bàn.

Cước cơ bản của đường điện thoại bàn đầu tiên vào nhà bạn là chi phí cá nhân. Cước gọi đường dài kinh doanh trên đường dây đó, và chi phí của đường dây thứ hai chỉ dùng cho kinh doanh, được khấu trừ (Publication 587). Nếu đường dây thứ hai cũng dùng cho cá nhân, hãy khấu trừ theo tỷ lệ kinh doanh của nó, như hướng dẫn Schedule C mô tả, ở line 25, Utilities.

Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà là một khoản riêng. Nó dùng tỷ lệ diện tích của nhà, và một số chi phí điện thoại được khấu trừ ở các dòng riêng, ngoài giới hạn của văn phòng tại nhà (Publication 587). Mỗi khoản chỉ tính một lần, hoặc trong khoản khấu trừ văn phòng tại nhà hoặc ở dòng riêng, không tính cả hai. Điều kiện đủ tiêu chuẩn và cách tính tỷ lệ nằm trong khoản khấu trừ văn phòng tại nhà.

Nếu tỷ lệ của tôi thay đổi trong năm thì sao?

Với gói cước điện thoại hoặc internet, hãy dùng tỷ lệ mới từ ngày mức sử dụng thay đổi và giữ nguyên các tháng trước đã ghi. Ghi ngày và lý do cạnh khoản chi, chẳng hạn khi một gói cước trở thành chỉ dùng cho kinh doanh hoặc thôi dùng cho công việc.

Xe thì khác. Tỷ lệ của xe là số dặm kinh doanh chia cho tổng số dặm của cả năm (Publication 946), nên con số theo tháng chỉ là ước tính. Hãy ghi sổ bằng một ước tính được nêu rõ, chẳng hạn tỷ lệ của năm trước, rồi điều chỉnh bằng một bút toán cuối năm khi đã biết số dặm thực.

Nếu xe chuyển từ dùng cá nhân sang dùng kinh doanh trong năm và bạn không có hồ sơ số dặm của những tháng trước đó, Publication 463 có cách tính riêng: tỷ lệ số dặm kinh doanh trong giai đoạn sau khi chuyển, nhân với số tháng dùng kinh doanh chia cho 12. Hãy giữ ngày chuyển. Xem đưa tài sản cá nhân vào LLC của bạn.

Các khoản này nằm ở line nào trên Schedule C?

Hướng dẫn Schedule C đặt chi phí xe ở line 9 và khấu hao ở line 13. Hướng dẫn không nêu line nào cho gói cước di động hoặc internet.

Dùng cùng một line mỗi năm giúp các năm so sánh được với nhau. Hợp danh không có line riêng cho xe hay điện thoại trên Form 1065: tiền lãi vay mua xe ở line 15, khấu hao ở line 16a, và các chi phí kinh doanh khác ở line 21, Các khoản khấu trừ khác (Other Deductions), kèm bản kê liệt kê từng khoản theo loại và số tiền (hướng dẫn).

Hồ sơ nào chứng minh cho tỷ lệ?

Hồ sơ lập vào lúc sử dụng có giá trị hơn bản kê lập sau (Publication 463). Chỉ riêng sao kê ngân hàng thì chưa đủ: Publication 583 nêu rằng bằng chứng đã thanh toán tự nó không chứng minh được một khoản khấu trừ.

Với xe, Publication 463 nêu rằng các số tiền bạn tính xấp xỉ hoặc ước tính không được khấu trừ. Hãy giữ hồ sơ sử dụng kinh doanh cho từng năm trong thời gian khấu hao.

Hãy giữ hồ sơ chứng minh một khoản khấu trừ ít nhất 3 năm sau khi nộp tờ khai hoặc sau hạn nộp, tùy ngày nào đến sau. Một số trường hợp kéo dài hơn, và hồ sơ về chính chiếc xe được giữ cho đến khi hết thời hiệu của năm bạn thanh lý xe (Publication 583). Nếu thiếu nhật ký, xem dựng lại nhật ký số dặm.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Điện thoại của một freelancer

Một freelancer trả hóa đơn điện thoại $120 mỗi tháng từ tài khoản kinh doanh. Cô dùng 60% cho công việc. Cô ghi toàn bộ $120 vào chi phí điện thoại, rồi chuyển $48 sang khoản rút tiền của chủ sở hữu. Chi phí là $72 mỗi tháng, $864 cho cả năm. Nếu cô trả bằng thẻ cá nhân, cô sẽ ghi $72 vào chi phí điện thoại và ghi có $72 vào khoản góp vốn của chủ sở hữu. Khoản khấu trừ vẫn như nhau.

Xe và khoản vay của một tài xế giao hàng

Một tài xế chạy 15.000 dặm trong năm, trong đó 9.000 dặm là giao hàng, nên 60% là kinh doanh. Anh dùng chi phí thực tế. Hóa đơn bảo hiểm $1.800 cho phần kinh doanh là $1.080. Một khoản trả $500 cho khoản vay mua xe cá nhân rời khỏi tài khoản kinh doanh: $380 là tiền gốc và $120 là tiền lãi. Tiền gốc vào khoản rút tiền của chủ sở hữu, không vào chi phí. Trong tiền lãi, $72 là chi phí lãi vay và $48 vào khoản rút tiền. Giá xe được thu hồi qua khấu hao theo phần kinh doanh, khai trên Form 4562 và không trình bày ở đây. Nếu dùng mức tính theo dặm tiêu chuẩn thì khoản bảo hiểm hoàn toàn không được khấu trừ, vì mức tính đã bao gồm nó.

Internet tại nhà của một nhà thiết kế

Một nhà thiết kế trả $900 mỗi năm cho internet tại nhà. Hồ sơ sử dụng qua vài tháng điển hình cho thấy 25% dùng cho công việc. Phần kinh doanh là $225, và $675 còn lại vẫn là cá nhân. Cô trả từ tài khoản cá nhân, nên chỉ ghi $225 vào chi phí, kèm một khoản góp vốn của chủ sở hữu tương ứng. Khoản khấu trừ phụ thuộc vào hồ sơ đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Phần kinh doanh của bạn lớn mà bạn không có nhật ký hoặc hồ sơ chứng minh, hoặc một gói cước dùng cho nhiều người: xác định tỷ lệ bạn chứng minh được và các bút toán hằng tháng là công việc ghi sổ. Hãy bắt đầu với dựng lại nhật ký số dặm, rồi xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Các năm trước khấu trừ toàn bộ hóa đơn mà không tách: cả sổ sách lẫn tờ khai đã nộp đều có thể khai quá khoản khấu trừ. Có điều chỉnh các tờ khai đó hay không tùy vào các năm, số tiền và lịch sử nộp tờ khai của bạn. Xác định năm nào và hóa đơn nào bị ảnh hưởng là công việc của hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tỷ lệ kinh doanh của xe gần mức 50%: cách khấu hao xe có thể thay đổi ở mức đó, nên hãy xác nhận số dặm của năm trước khi ghi sổ. Xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn, rồi hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Hóa đơn dùng chung đi qua thẻ hoặc tài khoản kinh doanh và sổ sách ghi chi phí cá nhân là chi phí: nhiều tháng như vậy được gỡ rối trong sửa lỗi lẫn lộn tiền kinh doanh và tiền cá nhân, và dựng lại sổ sách không đối chiếu được nằm trong hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• S corporation hoàn lại tiền cho bạn về điện thoại, văn phòng tại nhà hoặc xe: quy tắc hoàn tiền nằm trong hoàn lại chi phí của chủ sở hữu.
• Xe hoặc thiết bị là của bạn trước khi có doanh nghiệp: xem đưa tài sản cá nhân vào LLC của bạn.
• Một thành viên hợp danh tự trả một khoản chi chung: xem chi phí LLC do thành viên tự trả.
• Bạn đang cân nhắc chiếc điện thoại là chi phí hay tài sản: xem ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.