Dành cho ai
- Chủ sở hữu C corporation tại Hoa Kỳ làm việc trong công ty và tự trả chi phí, hoặc được công ty trả chi phí cá nhân
- Chủ doanh nghiệp và nhân viên ghi sổ phân loại chi tiêu của chủ sở hữu nhiều năm thành hoàn chi phí, tiền lương, cổ tức hoặc khoản vay
Không đề cập ở đây
- S corporation, nơi các khoản phân phối tuân theo quy tắc về giá gốc cổ phần
- Chủ động lập cổ tức hoặc khoản vay, kèm điều khoản và lãi
- Quy định về thuế thu nhập tiểu bang và thuế lương
- Từng bước sửa các tờ khai thuế lương đã nộp
Accountable plan của C corporation là gì, và ba tiêu chí của nó là gì?
Accountable plan (kế hoạch hoàn chi phí có chứng từ) là thỏa thuận theo đó công ty hoàn trả chi phí kinh doanh của nhân viên mà khoản hoàn trả không bị coi là tiền lương. Chủ sở hữu C corporation làm việc trong công ty nhìn chung là nhân viên, nên có thể được hoàn trả theo thỏa thuận này. Quy định liên bang và Publication 15 đặt ra ba tiêu chí, và thỏa thuận phải đáp ứng cả ba.
Hãy xác định trường hợp của bạn trước:
| Tình huống | Kết quả thông thường | Xem ở đâu |
|---|---|---|
| Bạn trả một chi phí kinh doanh bằng thẻ hoặc tài khoản của chính mình | Không phải tiền lương, nếu công ty yêu cầu chứng từ và yêu cầu hoàn lại khoản dư đúng hạn | Ba tiêu chí, bên dưới |
| Công ty trả hóa đơn cá nhân của bạn | Cổ tức hoặc khoản phân phối khác, tiền lương hoặc khoản vay, tùy theo hồ sơ | Chi phí cá nhân do công ty trả |
| Nhiều năm trước bạn đã trả chi phí của công ty và chưa bao giờ được hoàn lại | Chi phí bạn đã chứng minh đúng hạn vẫn có thể được hoàn trả; nếu bây giờ mới có chứng từ thì khoản hoàn trả có thể là tiền lương, hoặc khoản vay nếu hồ sơ lập vào thời điểm đó cho thấy đó là khoản vay | Tôi có được hoàn lại chi phí của các năm trước không |
| Điều kiện | Thỏa thuận phải yêu cầu điều gì | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Liên quan đến hoạt động kinh doanh | Chủ sở hữu trả một chi phí mà công ty có thể khấu trừ, trong khi đang làm việc cho công ty. Khoản trả là hoàn lại chi phí đó; không phải khoản tiền mà chủ sở hữu vẫn sẽ nhận dù không có chi phí. | Chuyến đi gia đình, việc đi làm hằng ngày, "phụ cấp" cố định mỗi tháng trả dù có chi phí hay không, hoặc giảm lương rồi bù bằng các khoản "hoàn chi phí" |
| Chứng từ đúng hạn | Chủ sở hữu đưa cho công ty hồ sơ của từng chi phí trong một thời gian hợp lý. | Sao kê thẻ không ghi mục đích, hoặc biên lai gom lại một năm sau |
| Hoàn lại khoản dư | Mọi khoản tạm ứng hoặc khoản trả vượt quá chi phí đã chứng minh phải được hoàn lại trong một thời gian hợp lý. Khoản tạm ứng phải được tính một cách hợp lý để không vượt quá chi phí dự kiến, và được trả gần thời điểm chi phí phát sinh. | Phụ cấp cố định mà chủ sở hữu giữ lại, hoặc một khoản gộp chuyển cho chủ sở hữu mà không có chi phí dự kiến nào đứng sau |
Nếu cả ba tiêu chí đều đạt, khoản trả không phải là tiền lương. Nó không nằm trên Form W-2, không bị khấu trừ thuế thu nhập hay thuế lương, và công ty có thể khấu trừ chi phí gốc như chi phí kinh doanh thông thường, trong các giới hạn (quy định; section 162). Nếu một tiêu chí không đạt, khoản trả được coi là trả theo nonaccountable plan (kế hoạch hoàn chi không có chứng từ), nêu ở phần dưới.
Khoản "hoàn chi phí" mà lẽ ra công ty đã trả dưới dạng tiền lương, hoặc khoản thay thế một phần lương của chủ sở hữu, là tiền lương (Publication 15; Publication 463). Nếu một khoản trả qua bảng lương gồm cả lương và tiền hoàn chi phí, khoản hoàn chi phí phải được ghi thành một số tiền riêng (quy định, đoạn (d)(1)).
Điều quyết định là thỏa thuận, không phải tên gọi. Quy định không nói kế hoạch phải bằng văn bản; quy định nói thỏa thuận phải yêu cầu chứng từ và yêu cầu hoàn lại khoản dư.
Người nhận phải là nhân viên. Cán bộ điều hành làm việc trong công ty là nhân viên, dù công ty chưa từng chạy bảng lương cho họ (Publication 15; section 3401(c)). Cán bộ điều hành không làm hoặc chỉ làm rất ít việc và không nhận lương thì không phải là nhân viên (IRS: Tự trả tiền cho mình). Tổng thù lao của chủ sở hữu có hợp lý hay không là một câu hỏi riêng, nêu trong cổ tức cho chủ sở hữu C corporation. Tiền trả cho cổ đông không phải là nhân viên thuộc quy tắc về khoản phân phối và khoản vay bên dưới.
Một trường hợp không đơn giản khi:
- chi tiêu của chủ sở hữu đi qua công ty hơn một năm mà không có chính sách hay biên lai;
- chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân dùng chung một thẻ hoặc một tài khoản;
- chủ sở hữu không có tên trong bảng lương;
- chủ sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ;
- Form W-2, tờ khai thuế lương hoặc tờ khai thuế thu nhập đã được nộp;
- sắp đến cuối năm, sắp bán công ty hoặc sắp có thư của IRS.
Hãy chuẩn bị chính sách và biên bản họp hội đồng quản trị, báo cáo chi phí và biên lai, sao kê thẻ và ngân hàng, nhật ký số dặm, hồ sơ bảng lương và Form W-2, cùng tài khoản khoản vay của cổ đông kèm các giấy nợ nếu có.
Công ty có thể hoàn trả những chi phí nào của chủ sở hữu mà không bị coi là tiền lương?
C corporation có thể hoàn trả các chi phí kinh doanh thông thường mà chủ sở hữu đã trả khi làm việc cho công ty: đi công tác, số dặm đi cho công việc, và phần dùng cho kinh doanh của điện thoại, internet hoặc văn phòng tại nhà. Chi phí cá nhân không thể được hoàn trả theo cách này.
| Chi phí | Công ty có thể hoàn trả gì | Chủ sở hữu cung cấp gì |
|---|---|---|
| Đi công tác xa nhà | Vé đi lại, chỗ ở và bữa ăn trong chuyến đi vì công việc của công ty (section 162(a)(2)). Khoản khấu trừ của công ty cho các bữa ăn nhìn chung bị giới hạn (section 274(n); Publication 463). Giới hạn về bữa ăn tự nó không làm khoản hoàn trả thành tiền lương (quy định, đoạn (h)(1)). | Số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh của từng chi phí, kèm biên lai khi được yêu cầu (quy định; Publication 463) |
| Số dặm đi bằng xe của chủ sở hữu | Số dặm đi cho công việc theo mức tùy chọn của IRS là 72,5 cent mỗi dặm trước ngày 1 tháng 7 và 76 cent mỗi dặm từ ngày 1 tháng 7 (Announcement 2026-11), hoặc theo chi phí thực tế. Việc đi làm hằng ngày là chi phí cá nhân (Publication 463). | Nhật ký có ghi ngày: nơi đến, mục đích, số dặm |
| Điện thoại và internet | Điện thoại: hướng dẫn của IRS cho nhân viên kiểm tra thuế coi việc hoàn trả gói cước riêng của chủ sở hữu không nhất thiết là tiền lương khi công ty yêu cầu dùng điện thoại vì lý do kinh doanh đáng kể, gói cước phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, khoản hoàn trả không vượt quá chi phí thực tế và không thay thế tiền lương (IRM 4.23.5.15.3.2). Internet: phần dùng cho kinh doanh của hóa đơn thực tế. Điện thoại do công ty cấp vì lý do kinh doanh là phúc lợi điều kiện làm việc, không chịu thuế (Publication 15-B). | Hóa đơn, và với internet là cách tính phần dùng cho kinh doanh |
| Văn phòng tại nhà | Phần chi phí nhà ở dùng cho kinh doanh, nếu không gian đó đáp ứng quy tắc về văn phòng tại nhà. Nhân viên không được khấu trừ văn phòng tại nhà trên tờ khai cá nhân (Publication 587), nên công ty hoàn trả là cách thường dùng. | Các hóa đơn, tỷ lệ diện tích sàn, và lý do công ty cần không gian đó |
Chủ sở hữu nắm hơn 10% cổ phần của công ty tính theo giá trị không thể dùng per diem (phụ cấp công tác hằng ngày) hay phụ cấp xe làm bằng chứng cho số tiền, và phải chứng minh được chi phí với IRS dù đã báo cáo với công ty, nên hãy giữ hóa đơn thực tế và nhật ký số dặm có ghi ngày (Publication 463).
Việc đi làm hằng ngày, chuyến đi gia đình, tạp hóa và phần cá nhân của điện thoại không đạt tiêu chí liên quan đến kinh doanh. Publication 463 nêu rằng khoản người sử dụng lao động hoàn trả cho chi phí cá nhân, như kỳ nghỉ, được khai là tiền lương. Với chủ sở hữu, IRS có thể coi khoản trả đó là khoản phân phối, như nêu bên dưới.
Chi tiết về văn phòng tại nhà, điện thoại và số dặm giống nhau đối với chủ sở hữu kiêm nhân viên của S corporation và C corporation: xem hoàn trả chi phí cho chủ sở hữu.
Chủ sở hữu đưa chứng từ gì cho công ty, và trong bao lâu?
Trong một thời gian hợp lý, chủ sở hữu đưa cho công ty những hồ sơ có thể hỗ trợ một khoản khấu trừ. Quy định đặt ra các mức an toàn (safe harbor) là 30, 60 và 120 ngày. Ngoài các mức đó, thời gian hợp lý tùy theo hoàn cảnh.
| Bước | Được coi là đúng hạn |
|---|---|
| Công ty tạm ứng tiền | trong vòng 30 ngày kể từ khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh, với số tiền được dự tính hợp lý là không vượt quá chi phí |
| Chủ sở hữu chứng minh chi phí | 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh |
| Chủ sở hữu hoàn lại khoản dư | 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh |
Chứng từ nghĩa là từng chi phí được liệt kê kèm số tiền, ngày, địa điểm và mục đích kinh doanh, có hồ sơ phía sau. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, Publication 463 yêu cầu biên lai cho chỗ ở và cho mọi chi phí khác từ $75 trở lên, và nhật ký cho việc dùng xe. Một dòng chung chung như "đi lại" hay "linh tinh" không được chấp nhận. Khoản không được chứng minh hoặc hoàn lại đúng hạn trở thành tiền lương chậm nhất vào kỳ lương đầu tiên sau khi hết thời hạn (quy định; Publication 15).
Các mức an toàn không áp dụng cho bất kỳ năm nào mà công ty có kế hoạch hoặc thông lệ trả nhiều hơn chi phí đã chứng minh để tránh phải khai báo và khấu trừ.
Chính sách bằng văn bản nêu các điểm này là một cách để cho thấy thỏa thuận có yêu cầu chúng:
- Chính sách nêu các chi phí được hoàn trả, như đi công tác, số dặm đi cho công việc, và phần dùng cho kinh doanh của điện thoại và internet.
- Chủ sở hữu nộp báo cáo kèm biên lai hoặc nhật ký số dặm trong vòng 60 ngày.
- Mọi khoản tạm ứng hoặc khoản dư được hoàn lại trong vòng 120 ngày.
- Hội đồng quản trị thông qua chính sách trong biên bản họp.
Nếu một khoản hoàn chi phí không đạt một tiêu chí thì nó có là tiền lương không, và phải nộp những gì?
Khoản trả không đạt một tiêu chí là tiền lương. Nó được trả theo nonaccountable plan, ghi vào Form W-2, và bị khấu trừ thuế cũng như chịu thuế lương khi được trả. Nếu chỉ phần dư không đạt, thì chỉ phần dư là tiền lương (quy định; Publication 15).
| Thuế | Trên khoản trả không đạt |
|---|---|
| Thuế thu nhập liên bang | Khấu trừ như các khoản tiền lương khác |
| An sinh Xã hội | 6,2% từ công ty và 6,2% từ chủ sở hữu, đến mức tiền lương chịu thuế là $184.500 |
| Medicare | 1,45% từ mỗi bên, không có mức trần tiền lương. Công ty cũng khấu trừ thuế Medicare bổ sung 0,9%, do một mình chủ sở hữu chịu, trên tiền lương vượt $200.000 trong năm dương lịch |
| Thuế thất nghiệp liên bang | Do công ty trả |
Chủ sở hữu nhìn chung không có khoản khấu trừ bù lại. Notice 2026-10 nêu rằng việc không cho khấu trừ các khoản khấu trừ theo từng khoản linh tinh, kể cả chi phí đi lại của nhân viên không được hoàn lại, nay là vĩnh viễn (section 67(h)). Công ty khấu trừ tiền lương như thù lao nếu tổng thù lao hợp lý so với công việc (section 162(a)(1)).
Công ty nợ khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ (section 3403). Cán bộ điều hành kiêm chủ sở hữu kiểm soát bảng lương và cố ý không thu hoặc không nộp có thể phải tự chịu khoản thuế đã khấu trừ chưa nộp (section 6672); chỉ riêng việc sở hữu thì không đủ. IRS nhìn chung có 3 năm kể từ ngày 15 tháng 4 năm sau, hoặc ngày nộp tờ khai muộn hơn, để ấn định khoản này, và không giới hạn nếu không nộp tờ khai (IRM 5.7.3). Xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.
Tiền lương lẽ ra thuộc về năm trước được sửa bằng việc điều chỉnh bảng lương: xem sửa lỗi bảng lương. Tiểu bang có thể có cách xử lý riêng về thuế lương và thuế thu nhập; kết quả ở cấp liên bang không quyết định điều đó.
Chi phí cá nhân do công ty trả: đó là cổ tức, tiền lương hay khoản vay?
Hóa đơn cá nhân do công ty trả không phải là chi phí kinh doanh. Tùy hoàn cảnh, IRS có thể coi đó là cổ tức hoặc khoản phân phối khác, là tiền lương, hoặc là khoản vay. Section 262 không cho khấu trừ chi phí cá nhân, sinh hoạt hay gia đình. Các ví dụ thường gặp là tiền thuê nhà hoặc tiền trả thế chấp của chủ sở hữu, thuế thu nhập cá nhân, học phí và chuyến đi gia đình. Việc dùng xe công ty cho mục đích cá nhân nhìn chung là phúc lợi chịu thuế tính vào tiền lương (Publication 15-B).
Khoản trả bị coi là cổ tức dù không có quyết định chia cổ tức nào gọi là cổ tức ngầm định (constructive dividend). Publication 542 gọi đó là các khoản phân phối ngầm định. Sổ tay của IRS dành cho nhân viên kiểm tra thuế yêu cầu họ xem các khoản công ty ứng cho cổ đông, kể cả chi phí cá nhân do công ty trả, là khoản vay thật hay là khoản phân phối chịu thuế như cổ tức. Họ xem xét điều các bên đã làm và đã dự định khi tiền rời công ty, và không có một phép thử duy nhất nào quyết định (IRM 4.10.3).
| Cách xử lý | Phù hợp khi |
|---|---|
| Tiền lương | Tiền trả cho dịch vụ: chạy qua bảng lương và Form W-2, hoặc vẫn bị coi là tiền lương, như Publication 463 áp dụng với khoản người sử dụng lao động hoàn trả chi phí cá nhân của nhân viên. Chỉ được khấu trừ nếu tổng số hợp lý so với công việc |
| Cổ tức hoặc khoản phân phối khác | Khoản trả mang lại lợi ích cho chủ sở hữu với tư cách cổ đông và không bị coi là tiền lương hay khoản vay |
| Khoản vay | Có một khoản nợ thật. Dấu hiệu gồm giấy nợ có chữ ký, lãi suất ghi rõ, ngày trả nợ, các lần trả thực tế và chủ sở hữu có khả năng trả; không dấu hiệu nào tự quyết định |
Các khoản chủ sở hữu đã hoàn trả cho thấy đó là khoản vay, còn nếu đến nay chưa trả gì thì nghiêng về cổ tức (IRM 4.10.3). Điều gì khiến một khoản tiền là khoản vay được nêu trong vay từ chính công ty của bạn.
Ghi hóa đơn cá nhân là chi phí đi lại, bữa ăn hay vật tư không làm nó được khấu trừ. Nhân viên kiểm tra thuế phát hiện công ty do ít người nắm giữ khấu trừ chi phí cá nhân của chủ sở hữu có thể điều chỉnh tờ khai của chủ sở hữu vì khoản cổ tức chưa khai (IRM 4.10.4).
Khoản phân phối là cổ tức trong phạm vi thu nhập và lợi nhuận (earnings and profits) của năm hiện tại hoặc tích lũy của công ty (section 316). Earnings and profits là thước đo thuế, không phải dòng lợi nhuận giữ lại; nó quyết định bao nhiêu của khoản phân phối là cổ tức. Phần còn lại làm giảm giá gốc tính thuế của cổ phần (stock basis) của chủ sở hữu, đại khái là số tiền chủ sở hữu đã bỏ vào cổ phần, và phần vượt quá giá gốc là khoản lãi (section 301). Cách tính earnings and profits nằm trong cổ tức cho chủ sở hữu C corporation.
Công ty còn được khấu trừ không, và chủ sở hữu nhận được gì?
Công ty được khấu trừ chi phí kinh doanh đã hoàn trả và tiền lương hợp lý, và không được khấu trừ gì cho cổ tức. Chủ sở hữu không nhận gì với khoản hoàn chi phí theo accountable plan, nhận Form W-2 cho tiền lương, và nhận Form 1099-DIV cho cổ tức.
| Kết quả | Khoản công ty được khấu trừ | Chủ sở hữu nhận được | Khai báo |
|---|---|---|---|
| Hoàn chi phí theo accountable plan | Chi phí kinh doanh gốc, trong các giới hạn thông thường như giới hạn về bữa ăn (section 162) | Không có; đó không phải thu nhập | Không có số tiền nào trên Form W-2 |
| Tiền lương | Thù lao, nếu hợp lý so với công việc (section 162(a)(1)) | Tiền lương có khấu trừ thuế thu nhập và thuế lương | Form W-2 và tờ khai thuế lương |
| Cổ tức | Không có (IRS: Thành lập công ty) | Thu nhập từ cổ tức | Form 1099-DIV |
| Khoản phân phối vượt quá earnings and profits | Không có | Làm giảm giá gốc tính thuế (basis) của cổ phần; phần vượt quá basis là khoản lãi | Form 1099-DIV ô 3, và Form 5452 nộp cùng tờ khai của công ty |
| Khoản vay thật | Không có | Không có gì trên tiền gốc khi đó còn là khoản vay thật; khoản vay không có lãi hoặc lãi thấp có thể phát sinh lãi tính định sẵn (imputed interest) (section 7872) | Giấy nợ và sổ sách |
Các form được giải thích trong hướng dẫn Form 1099-DIV và Giới thiệu Form 5452. Với chủ sở hữu là người nước ngoài không cư trú, Form 1042 và 1042-S thay cho Form 1099-DIV (phần cuối). Ngưỡng, hạn nộp và các bước nộp nằm trong cổ tức cho chủ sở hữu C corporation.
Ghi sổ khoản hoàn chi phí, khoản vay cho tôi và cổ tức khác nhau thế nào?
Mỗi kết quả có tài khoản riêng, và hóa đơn cá nhân không được vào tài khoản chi phí cho đến khi được phân loại.
| Kết quả | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Ghi một chi phí kinh doanh đã chứng minh mà chủ sở hữu đã trả | Tài khoản chi phí (đi lại, số dặm, điện thoại) | Số tiền phải trả cho chủ sở hữu |
| Trả cho chủ sở hữu số tiền được nhận | Số tiền phải trả cho chủ sở hữu | Ngân hàng |
| Hóa đơn cá nhân được coi là khoản vay | Khoản vay cho cổ đông (tài sản) | Khoản phải trả ngân hàng hoặc thẻ |
| Cổ tức | Cổ tức, hoặc lợi nhuận giữ lại | Ngân hàng |
| Tiền trả cho dịch vụ | Tiền lương cán bộ điều hành | Ngân hàng, cộng thuế lương phải nộp |
| Hóa đơn cá nhân chưa phân loại | Khoản phải thu từ cổ đông (Due from shareholder) | Khoản phải trả ngân hàng hoặc thẻ |
Nếu công ty trả trực tiếp chi phí, hãy ghi nợ chi phí và ghi có ngân hàng một lần. Số dư trong khoản phải thu từ cổ đông không phải là một quyết định. Hãy xóa nó bằng cách hoàn trả, trả lương, chia cổ tức hoặc lập khoản vay có hồ sơ: xem khoản vay cho cổ đông trên bảng cân đối kế toán. Điều khoản và lãi của khoản vay nằm trong vay từ chính công ty của bạn. Chủ động chia cổ tức nằm trong cổ tức cho chủ sở hữu C corporation.
Tôi có được hoàn lại chi phí của các năm trước, hoặc gọi đó là khoản tôi cho công ty vay, không?
Chi phí mà chủ sở hữu đã chứng minh đúng hạn theo một thỏa thuận có yêu cầu điều đó vẫn có thể được hoàn trả. Chỉ đến bây giờ mới chứng minh hoặc hoàn trả chi phí cũ thì chúng không trở thành khoản hoàn chi phí theo accountable plan, và đổi tên thành khoản vay chỉ có tác dụng khi sự việc cho thấy đó là khoản vay thật. Quy định không đặt mốc cắt rõ ràng cho chi phí cũ: thời gian hợp lý tùy theo hoàn cảnh (quy định).
| Hướng xử lý | Điều kiện cần | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Trả các chi phí chủ sở hữu đã chứng minh đúng hạn | Thỏa thuận yêu cầu chứng từ và hoàn lại khoản dư, và có báo cáo đúng hạn | Mức an toàn 60 ngày áp dụng cho việc chứng minh, không áp dụng cho thời điểm công ty trả tiền; quy định không đặt hạn trả. Nếu không có chứng từ đó, xem dòng tiếp theo. |
| Hoàn trả ngay bây giờ như một khoản hoàn chi phí | Thỏa thuận yêu cầu chứng từ và hoàn lại khoản dư vào thời điểm chi phí phát sinh | Các thời hạn 60 và 120 ngày đã hết từ lâu, nên chứng từ nộp bây giờ khó được coi là chứng từ đúng hạn. Nhân viên cũng không thể biến một thỏa thuận nonaccountable thành accountable bằng cách báo cáo sau, nên khoản hoàn trả có thể là tiền lương khi được trả (quy định; Publication 463). |
| Coi các chi phí là khoản vay từ chủ sở hữu | Chủ sở hữu ứng tiền để trả các hóa đơn của chính công ty và sự việc cho thấy có một khoản nợ. Lời hứa trả nợ bằng văn bản, lãi, ngày trả nợ và sổ sách đã ghi nó là khoản vay đều có ích; không mục nào tự quyết định | Nợ hay vốn cổ phần là câu hỏi về sự việc theo section 385. Giấy nợ viết nhiều năm sau cho thấy điều khoản của hôm nay, không phải điều đã thỏa thuận khi tiền được chuyển. |
| Để chi phí không được hoàn trả | Không có | Chủ sở hữu nhìn chung không được khấu trừ chi phí nhân viên không được hoàn trả trên tờ khai cá nhân (Notice 2026-10) |
Cách xử lý bằng khoản vay phù hợp hơn khi chủ sở hữu trả các hóa đơn của chính công ty, như hóa đơn nhà cung cấp, và kém phù hợp hơn khi chủ sở hữu trả chi phí công việc của chính mình, như đi lại: đó là chi phí của nhân viên, và các tiêu chí của accountable plan áp dụng. Hoàn trả một khoản vay thật không phải là tiền lương hay cổ tức, nhưng số tiền, ngày và ý định phải chứng minh được bằng hồ sơ lập vào thời điểm đó.
Dựng lại từng năm từ sao kê thẻ và ngân hàng, gắn nhãn mỗi khoản chi là kinh doanh, cá nhân hay chưa rõ, sẽ cho thấy những khoản nào có thể được hoàn trả.
Hồ sơ nào giúp mọi thứ rõ ràng nếu IRS hỏi?
Hãy giữ hồ sơ cho thấy mỗi khoản trả cho chủ sở hữu đúng như sổ sách ghi:
- chính sách bằng văn bản và biên bản họp hội đồng quản trị đã thông qua nó;
- báo cáo chi phí kèm biên lai và nhật ký số dặm;
- sao kê thẻ và ngân hàng với mỗi khoản chi được gắn nhãn kinh doanh hoặc cá nhân;
- hồ sơ bảng lương và Form W-2 cho mọi khoản chạy qua bảng lương;
- với khoản vay, giấy nợ có chữ ký cùng hồ sơ lãi và các lần trả nợ;
- với cổ tức, biên bản họp hội đồng quản trị và Form 1099-DIV, cùng Form 5452 khi áp dụng;
- tài khoản khoản vay của cổ đông, đối chiếu với sổ sách vào cuối mỗi năm.
Publication 15 nêu rằng phải giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất 4 năm, kể cả hồ sơ hoàn chi phí và chứng từ của chúng.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Chủ sở hữu trả chi phí đi lại cho khách hàng bằng thẻ cá nhân
Chủ sở hữu của một công ty tư vấn, cũng là nhân viên duy nhất, trả US$3.000 tiền vé máy bay và chỗ ở cho khách hàng bằng thẻ cá nhân. Chính sách của công ty yêu cầu nộp báo cáo chi phí trong 60 ngày và hoàn lại mọi khoản dư. Chủ sở hữu nộp báo cáo kèm biên lai trong 40 ngày, và công ty hoàn trả US$3.000. Khoản hoàn trả không phải tiền lương, không xuất hiện trên Form W-2, và công ty khấu trừ US$3.000 chi phí đi lại.
Công ty trả cho một chuyến đi gia đình
Một C corporation trả US$18.000 cho chuyến đi gia đình và ghi là chi phí đi lại. Không có mục đích kinh doanh, không có giấy nợ và không xử lý qua bảng lương, nên IRS có thể coi khoản trả là khoản phân phối, công ty không được khấu trừ, và US$18.000 bị loại khỏi chi phí đi lại. Giả sử earnings and profits của công ty trong năm, tính sau khi loại chuyến đi khỏi chi phí và trước khoản phân phối này, là US$10.000 và giá gốc cổ phần của chủ sở hữu ít nhất là US$8.000. Khi đó US$10.000 là cổ tức và US$8.000 làm giảm giá gốc của chủ sở hữu, kèm một Form 1099-DIV và một Form 5452. Nếu tờ khai đã nộp đã khấu trừ chuyến đi, tờ khai đó cần được xem xét lại.
Chi phí của ba năm trên một thẻ cá nhân
Một chủ sở hữu đã trả chi phí công ty bằng thẻ cá nhân trong ba năm, không có chính sách và không có biên lai. Cùng thẻ đó còn có một số chi tiêu cá nhân. Sao kê cho thấy phần chia như bảng dưới. Hai tờ khai đầu đã nộp; tờ thứ ba chưa nộp.
| Năm | Chi phí kinh doanh | Chi tiêu của chính chủ sở hữu | Tờ khai |
|---|---|---|---|
| 1 | US$7.000 | US$1.000 | Đã nộp |
| 2 | US$7.000 | US$1.000 | Đã nộp |
| 3 | US$6.000 | US$2.000 | Chưa nộp |
Chi tiêu của chính chủ sở hữu không phải chi phí kinh doanh, nên công ty không hoàn trả. Thời hạn 60 và 120 ngày đã qua đối với US$20.000 chi phí kinh doanh, nên việc hoàn trả bây giờ nhìn chung không đủ điều kiện là khoản hoàn chi phí theo accountable plan. Trả chúng như tiền lương kèm thuế lương là một cách xử lý. Cách khác là xét xem một phần có phải là khoản tạm ứng mà hồ sơ lập vào thời điểm đó hỗ trợ như một khoản vay hay không. Cách nào đứng vững tùy vào sự việc và giấy tờ. Sổ sách năm 3 vẫn có thể được sửa trước khi nộp tờ khai của năm đó. Nếu công ty đã khấu trừ các chi phí này trên tờ khai năm 1 hoặc năm 2, các tờ khai đã nộp đó có thể cần được xem xét lại; khoản hoàn trả bây giờ nhìn chung là tiền lương trong năm được trả.
Trường hợp của bạn khác thì sao?
- Chi tiêu của chủ sở hữu nhiều năm đi qua công ty mà không có chính sách hay biên lai, hoặc sắp đến cuối năm, sắp bán công ty hay sắp có thư của IRS: khoản nào còn có thể hoàn trả, khoản nào là tiền lương, cổ tức hay khoản vay có hồ sơ, và nên ghi sổ gì ngay bây giờ đều tùy vào việc đọc chung sao kê, hồ sơ bảng lương và các tờ khai đã nộp. Hãy mang chúng đến dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
- Form W-2 hoặc tờ khai thuế lương đã nộp mà không có các khoản này: xem sửa lỗi bảng lương, và mang sổ sách đến dịch vụ hỗ trợ ghi sổ để khớp lại.
- Chủ sở hữu là người nước ngoài không cư trú về thuế Hoa Kỳ (chỉ sống ở nước ngoài thì chưa quyết định được điều đó): cổ tức trả cho người nước ngoài không cư trú nhìn chung chịu khấu trừ 30% hoặc mức thấp hơn theo hiệp định được khai trên Form W-8BEN, và được khai trên Form 1042 và 1042-S thay vì Form 1099-DIV (IRS: thu nhập của người nước ngoài không cư trú). Xem bỏ sót khấu trừ trên các khoản trả ra nước ngoài và hỏi về dịch vụ thuế xuyên biên giới. Công ty là bên khấu trừ thuế (withholding agent) và chịu trách nhiệm về khoản thuế không khấu trừ (section 1461).
- Bạn sở hữu một S corporation: accountable plan hoạt động giống như vậy, nhưng các khoản phân phối theo quy tắc về giá gốc cổ phần. Xem hoàn trả chi phí cho chủ sở hữu và S corporation trả chi phí cá nhân.
- Chi tiêu cá nhân nằm trên thẻ công ty: xem chi phí cá nhân trên thẻ công ty.
- Bạn đã trả chi phí kinh doanh bằng thẻ của chính mình: xem chi phí kinh doanh trên thẻ tín dụng cá nhân.
- Bạn muốn vay từ công ty, hoặc sổ sách đã cho thấy khoản vay cho cổ đông: xem vay từ chính công ty của bạn và khoản vay cho cổ đông trên bảng cân đối kế toán.
- Bạn muốn chủ động chia cổ tức cho mình: xem cổ tức cho chủ sở hữu C corporation và cách C corporation bị đánh thuế.
- Tiểu bang của bạn xử lý các khoản trả này khác đi: kết quả ở cấp liên bang không quyết định kết quả của tiểu bang. Hãy kiểm tra quy tắc của cơ quan thuế tiểu bang, rồi đưa câu trả lời vào sổ sách với dịch vụ hỗ trợ ghi sổ.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn chứng minh chi phí được coi là hợp lý (phương pháp ngày cố định) Chỉ là safe harbor; ngoài phạm vi đó, thời gian hợp lý phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh. Publication 463 nêu cùng mốc 60 ngày | 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn hoàn trả khoản chi vượt mức được coi là hợp lý (phương pháp ngày cố định) Chỉ là safe harbor; ngoài phạm vi đó, thời gian hợp lý phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh. Publication 463 nêu cùng mốc 120 ngày | 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
| Mức tính dặm tiêu chuẩn cho kinh doanh trước ngày 1 tháng 7 Số dặm lái xe cho kinh doanh trước ngày 1 tháng 7; Notice 2026-10 vẫn áp dụng cho các dặm này theo Announcement 2026-11. | 72,5 cent mỗi dặm Năm thuế 2026 | IRS: Notice 2026-10 Đã kiểm tra |
| Mức tính dặm tiêu chuẩn cho kinh doanh, từ tháng 7 đến tháng 12 Số dặm lái xe cho kinh doanh vào hoặc sau ngày 1 tháng 7 của năm thuế | 76 cent mỗi dặm Năm thuế 2026 | IRS: Announcement 2026-11 Đã kiểm tra |
| Quyền sở hữu khiến nhân viên được xem là người liên quan đến công ty sử dụng lao động khi chứng minh phụ cấp xe Quyền sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp tính theo giá trị cổ phiếu đang lưu hành của công ty; nhân viên có liên quan phải chứng minh được chi phí xe với IRS ngay cả khi đã báo cáo với người sử dụng lao động. | Hơn 10% | IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe Đã kiểm tra |
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn để khoản tạm ứng được coi là đã trả trong thời gian hợp lý (phương pháp ngày cố định) Chỉ là safe harbor; ngoài phạm vi đó, thời gian hợp lý phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh. Publication 463 nêu cùng mốc 30 ngày | Trong vòng 30 ngày kể từ khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
| Ngưỡng cần biên lai, chi phí đi lại, quà tặng và xe (lưu trú luôn cần) Phải có chứng từ bằng tài liệu cho mọi khoản lưu trú khi đi công tác xa nơi cư trú và cho mọi khoản chi khác từ số tiền này trở lên; với chi phí vận chuyển thì được miễn khi không có sẵn. Mức này nằm trong các quy tắc section 274(d) (đi lại, quà tặng, tài sản được liệt kê), không nằm trong quy tắc chung về chi phí thông thường | $75 | IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe Đã kiểm tra |
| Thuế suất An sinh Xã hội cho mỗi bên, nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế, tối đa đến mức lương tính thuế hằng năm | 6,2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã kiểm tra |
| Thuế suất Medicare cho mỗi bên là nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế; không có giới hạn mức lương tính thuế | 1,45% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức khấu trừ thuế Medicare bổ sung Thuế chỉ do nhân viên chịu trên tiền lương vượt ngưỡng khấu trừ hằng năm của người sử dụng lao động | 0,9% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Ngưỡng bắt đầu người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế Medicare bổ sung Tiền lương mà người sử dụng lao động này trả cho một nhân viên trong một năm dương lịch | $200.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp đối với tờ khai thuế lao động nộp đúng hạn, hoặc ngày nộp thực tế nếu muộn hơn; có ngoại lệ | 3 năm | IRS: Thời hiệu ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Thuế suất khấu trừ đối với thu nhập FDAP nguồn Hoa Kỳ trả cho người nước ngoài Áp dụng cho tổng số tiền thu nhập FDAP có nguồn từ Hoa Kỳ không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ; hiệp định thuế có thể giảm mức này. Đây cũng là mức áp dụng cho khoản trả cho nhà thầu độc lập không cư trú về dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ. | 30% | IRS: Thu nhập cố định, có thể xác định, theo kỳ (FDAP) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- 26 CFR 1.62-2, Hoàn chi phí và các thỏa thuận cấp phụ cấp chi phí khác (GovInfo)
- IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động
- IRS: Publication 15-B, Hướng dẫn thuế phúc lợi cho người sử dụng lao động
- IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS: Publication 542, Công ty
- IRS: Publication 587, Sử dụng nhà ở cho mục đích kinh doanh
- IRS: Notice 2026-10, mức dặm tiêu chuẩn năm 2026
- IRS: Announcement 2026-11, mức dặm tiêu chuẩn đã điều chỉnh
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-DIV
- IRS: Giới thiệu Form 5452, báo cáo của công ty về các khoản phân phối không phải cổ tức
- IRS: Tự trả tiền cho mình
- IRS: Thành lập công ty
- IRS: Internal Revenue Manual 4.10.3, kỹ thuật kiểm tra
- IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4, Kiểm tra thu nhập
- IRS: Internal Revenue Manual 4.23.5, hướng dẫn kỹ thuật về các vấn đề thuế lao động
- IRS: Khấu trừ thuế thu nhập liên bang và khai báo các loại thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ khác trả cho người nước ngoài không cư trú
- Internal Revenue Code section 67 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 162 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 262 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 274 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 301 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 316 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 385 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 3401 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 3403 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 6672 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 7872 (uscode.house.gov)
- Internal Revenue Code section 1461 (uscode.house.gov)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, tiền phạt thu hồi thuế ủy thác
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.