Làm lại nhật ký số dặm bị mất: IRS chấp nhận bằng chứng gì

Nếu không giữ nhật ký số dặm hoặc đã làm mất, tôi có được khấu trừ số dặm đi xe cho công việc không?

Có thể, nhưng chỉ khi bạn chứng minh được từng chuyến đi: ngày, số dặm và mục đích kinh doanh, cùng tổng số dặm của chiếc xe trong năm. Luật liên bang Hoa Kỳ không cho khấu trừ chi phí xe nếu bạn không chứng minh bằng hồ sơ đầy đủ (adequate records) hoặc bằng bằng chứng đủ để củng cố lời khai của chính bạn (sufficient evidence corroborating your own statement) (26 U.S.C. 274(d)). Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) xếp xe vào danh sách ngắn các khoản chi phải có thêm bằng chứng này (Revenue Procedure 2019-46, section 2.03). Quy định này áp dụng cho mọi người nộp thuế xin khấu trừ, kể cả công ty sở hữu chiếc xe.

Không có nhật ký là mất đi bằng chứng dễ nhất. Khoản khấu trừ vẫn có thể được chứng minh bằng bằng chứng khác, nếu bằng chứng đó có thật. Ước đoán không lấp được chỗ trống: quy định nói khoản khấu trừ không được dựa trên số liệu phỏng chừng hoặc lời khai không có chứng từ của người nộp thuế, và quy định này đã thay thế cách làm cũ của tòa án là ước tính một khoản chi chắc chắn đã xảy ra (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

Nhật ký bạn viết bây giờ không phải là bản ghi lập đúng thời điểm. Nó được tính là lời khai của chính bạn, và từng yếu tố trong đó cần được củng cố: bằng chứng từ có ghi ngày, hoặc lời khai chi tiết của những người biết sự việc. Chỉ nhớ lại mà không có bằng chứng thì không đủ.

Trường hợp không đơn giản khi:

• có nhiều hơn một năm không có nhật ký, vì mỗi năm khai thuế cần bằng chứng riêng;
• thông báo của IRS hoặc người chuẩn bị thuế đang đòi nhật ký;
• số dặm đã khai cao hơn nhiều so với những gì chứng từ chứng minh được, hoặc không khớp với số đọc trên đồng hồ đo đường;
• có công ty, hợp danh hoặc tài xế thứ hai liên quan;
• ứng dụng hoặc điện thoại từng lưu dữ liệu không còn nữa.

Nếu một điều nào ở trên đúng với bạn, phần cuối, "Trường hợp của bạn có khác không?", chỉ hướng đi tiếp theo.

Hãy gom trước: lịch làm việc, hóa đơn hoặc phiếu công việc có địa chỉ, bản tóm tắt chuyến đi của nền tảng, hồ sơ bảo dưỡng và kiểm định xe có số đọc đồng hồ đo đường, biên lai xăng, phí cầu đường và bãi đỗ xe, email hoặc tin nhắn của khách hàng, tờ khai thuế đã nộp và mọi thông báo của IRS.

IRS chấp nhận bằng chứng nào cho số dặm đi xe công việc?

IRS chấp nhận hồ sơ đầy đủ hoặc lời khai chi tiết của chính bạn kèm bằng chứng khác. Với xe, quy định nêu các yếu tố phải chứng minh: số dặm của từng lần dùng xe cho công việc, ngày, mục đích kinh doanh và tổng mức sử dụng xe trong năm. Publication 463 thêm nơi đến của chuyến đi công việc (26 CFR 1.274-5T(b)). Nhật ký phải ghi những gì, từng dòng một, có trong hướng dẫn về yêu cầu đối với nhật ký số dặm. Nếu bạn đã giữ nhật ký thật nhưng chưa đầy đủ, quy định cho phép IRS chấp nhận bằng chứng khác cho một yếu tố mà bạn đã tuân thủ đáng kể quy tắc hồ sơ đầy đủ; bạn có đạt hay không là do IRS quyết định (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

Với cách thứ hai, bằng chứng về ngày, nơi chốn hoặc mức sử dụng phải là bằng chứng trực tiếp, như lời khai viết chi tiết hoặc lời khai miệng của một nhân chứng khác, hoặc chứng từ như biên lai và hóa đơn đã thanh toán. Bằng chứng về mục đích kinh doanh có thể là bằng chứng gián tiếp (26 CFR 1.274-5T(c)(3)). Publication 463 lấy việc giao hàng làm ví dụ: tính chất công việc là bằng chứng gián tiếp cho thấy xe được dùng cho kinh doanh, còn hóa đơn giao hàng cho biết khi nào.

Vì sao nhật ký lập đúng thời điểm có giá trị hơn nhật ký làm lại sau?

Quy định nói bản ghi lập vào hoặc gần thời điểm của chuyến đi, kèm chứng từ đủ mạnh, có độ tin cậy cao mà lời khai về sau không có, vì người ta không nhớ chính xác các chi tiết sau đó. Không bắt buộc phải ghi ngay tại thời điểm, và nhật ký ghi mỗi tuần cho việc dùng xe của tuần đó vẫn được coi là lập vào hoặc gần thời điểm (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

Để có giá trị tương đương, lời khai viết về sau cần được chứng cứ mạnh hỗ trợ. Bằng chứng viết có giá trị hơn bằng chứng nói, và càng gần thời điểm chuyến đi thì càng có giá trị. Vì vậy, trong nhật ký làm lại, chứng từ lập ngay khi chuyến đi xảy ra, và bằng chứng viết nói chung, nhiều khả năng có giá trị hơn ghi chú viết sau.

Tôi có thể dùng gì để làm lại nhật ký số dặm sau này?

Hãy dùng chứng từ có ghi ngày cho thấy chiếc xe ở đâu và khi nào, cùng số đọc đồng hồ đo đường có ghi ngày để tính tổng số dặm của cả năm. Các nguồn của IRS nêu biên lai, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn giao hàng và lời khai viết của những người biết sự việc. Ngoài quy tắc về hồ sơ bị hủy hoại ở bên dưới và một quy tắc hẹp cho hoàn cảnh đặc biệt, khi chính hoàn cảnh khiến không thể có bằng chứng đầy đủ hơn (26 CFR 1.274-5T(c)(4)), các nguồn này không mô tả cách nào được chấp thuận để làm lại nhật ký. Chúng cũng không nhắc đến lịch làm việc, lịch sử của nền tảng hay dữ liệu vị trí. Chúng không nói những thứ này có được tính hay không, hoặc mỗi loại có giá trị đến đâu.

Cách lập danh sách:

1. Chốt số đọc đồng hồ đo đường. Tìm các số đọc có ghi ngày gần đầu năm và cuối năm. Hiệu của hai số là tổng số dặm của xe. Nếu thiếu số đọc ở một đầu, hãy dùng các số đọc có ghi ngày gần nhất và đánh dấu tổng số dặm của năm là số ước tính; nếu không chứng minh được tổng này, nên nhờ chuyên gia giúp trước khi nộp tờ khai hoặc trả lời thông báo.
2. Liệt kê mọi chuyến mà bằng chứng chứng minh được. Một dòng cho mỗi chuyến, không phải mỗi chứng từ: ngày, điểm xuất phát, điểm đến, mục đích. Gộp mọi chứng từ của cùng một chuyến vào một dòng. Chuyến khứ hồi hoặc một chuỗi liền mạch các điểm dừng công việc có thể là một dòng; mỗi chặng đã lái chỉ tính một lần (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. Đo từng chuyến theo cùng một cách. Kiểm tra xem bằng chứng có cho thấy xe đã đi chuyến đó vào đúng ngày và đến đúng nơi hay không. Số dặm là do chính bạn đo, nên hãy ghi lại bạn đã đo bằng cách nào.
4. Ghi nguồn trên mọi dòng, là một chứng từ hoặc một nhân chứng có thể xác nhận, và giữ các chứng từ hoặc lời khai đó cùng với danh sách. Dòng không có nguồn là số ước tính.
5. Cộng riêng số dặm có chứng từ và số dặm ước tính, và không bao giờ khai số dặm ước tính như số dặm có bằng chứng.
6. So tổng số dặm có chứng từ với số đã khai trên tờ khai. Nếu bạn chưa nộp tờ khai, tổng có chứng từ là con số mà bằng chứng chứng minh được. Nếu tờ khai đã nộp, phần chênh lệch là phần có rủi ro.

Mẫu nhật ký số dặm làm lại trông như thế nào?

Nhật ký làm lại trông giống nhật ký bình thường, thêm hai cột: nguồn của từng dòng, và dòng đó có chứng từ hay chỉ là ước tính. Publication 463 có in một mẫu nhật ký hằng ngày với ngày, nơi đến, mục đích kinh doanh, số đọc đồng hồ đo đường lúc bắt đầu và kết thúc, và số dặm của chuyến (Table 5-2).

Một dòng điền sẵn để minh họa: 14/3, từ cửa hàng đến 212 Oak St, sửa lò sưởi, 18 dặm (đo trên bản đồ, khứ hồi), hóa đơn 1041, có chứng từ.

Hãy ghi rõ cả danh sách là gì: "Làm lại vào ngày" thật, giai đoạn danh sách bao gồm và các nguồn đã dùng. Các nguồn của IRS không có quy tắc nào về cách ghi nhãn. Họ xét lời khai về sau khác với bản ghi lập đúng thời điểm, nên danh sách ghi rõ khi nào và bằng cách nào được lập sẽ ít bị nhầm với danh sách không phải vậy.

Tôi tuyệt đối không nên làm gì với nhật ký số dặm làm lại?

Đừng bao giờ làm những điều sau:

• Ghi lùi ngày danh sách hoặc nhập các chuyến như thể bạn đã ghi vào đúng ngày hôm đó. Danh sách lập sau mà giả làm bản ghi lập đúng thời điểm là giả mạo. Nếu IRS xác lập được rằng một phần số thuế thiếu là do gian lận, tiền phạt là 75% của phần do gian lận, và toàn bộ số thuế thiếu bị coi là do gian lận, trừ phần nào bạn chứng minh không phải (26 U.S.C. 6663).
• Điền chỗ trống bằng số tròn, chẳng hạn cùng một quãng đường vào mỗi thứ Ba. Publication 463 nói bạn không được khấu trừ các khoản bạn phỏng chừng hoặc ước tính.
• Thêm chuyến cho đủ số dặm đã khai trên tờ khai. Con số trên tờ khai không biến một chuyến thành có thật.
• Tính cả đoạn đi làm mà không kiểm tra. Chuyến từ nhà đến nơi làm việc cố định nhìn chung là việc cá nhân. Có ngoại lệ, và hướng dẫn về yêu cầu đối với nhật ký số dặm nói rõ.

Schedule C, Part IV (hoặc Form 4562, Part V, nếu bạn phải nộp mẫu đó) hỏi bạn có bằng chứng hỗ trợ khoản khấu trừ không và bằng chứng đó có ở dạng viết không (Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). Hãy trả lời theo những gì bạn thật sự có. Từ hôm nay, hãy ghi nhật ký vào hoặc gần thời điểm của mỗi chuyến và xuất một bản sao vào cuối năm: hệ thống điện tử phải có khả năng truy xuất và in lại hồ sơ của bạn ở dạng đọc được (Publication 583).

Ứng dụng của tôi xóa dữ liệu hoặc điện thoại bị hỏng: quy tắc về hồ sơ bị hủy hoại có áp dụng không?

Chỉ khi việc mất mát nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc thiên tai tai nạn khác. Quy định và Publication 463 không nói tài khoản ứng dụng bị xóa hay điện thoại hỏng có được tính hay không. Khi hồ sơ đầy đủ bị mất do hoàn cảnh nằm ngoài tầm kiểm soát của người nộp thuế, như bị hủy do hỏa hoạn, lũ lụt, động đất hoặc tai họa khác, người nộp thuế có quyền chứng minh khoản khấu trừ bằng cách dựng lại một cách hợp lý (26 CFR 1.274-5T(c)(5)). Publication 463 mô tả sự giảm nhẹ tương tự và nêu hỏa hoạn, lũ lụt và các tai họa khác (Publication 463).

Có ba giới hạn cần lưu ý:

• Chỉ nêu các tai họa. Chúng không nói tài khoản bị xóa, điện thoại hỏng hay gói đăng ký hết hạn có được tính hay không. Bạn phải chứng minh việc mất mát nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
• Quy tắc chỉ áp dụng cho hồ sơ từng tồn tại. Nó không giúp được gì với nhật ký chưa bao giờ được ghi.
• Quy tắc cho phép dựng lại một cách hợp lý. Chúng không định nghĩa thế nào là "hợp lý". Hãy dựng từ các chứng từ có ghi ngày ở trên, không dựa vào trí nhớ.

Trước hết hãy xem dữ liệu có khôi phục được không: yêu cầu ứng dụng hoặc nền tảng xuất dữ liệu, kiểm tra email và bản sao lưu trên đám mây, và tìm bản sao ở người chuẩn bị thuế trước đây. Hãy giữ bằng chứng về những gì đã xảy ra: ngày, nguyên nhân, tin nhắn với bộ phận hỗ trợ của ứng dụng, và mọi hồ sơ sửa chữa hoặc thay thế.

Tôi có thể ghi nhật ký một phần của năm rồi dùng cho cả năm không?

Có, nếu các giai đoạn đã ghi là hồ sơ đầy đủ và bằng chứng khác cho thấy chúng đại diện cho cả năm, trừ khi chiếc xe là xe của chủ sử dụng lao động mà nhiều hơn một nhân viên có thể dùng. Cách này gọi là lấy mẫu (sampling) (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

Ví dụ trong Publication 463 là bản ghi giữ trong tuần đầu của mỗi tháng, kèm hóa đơn và chứng từ cho thấy việc dùng xe cho công việc vẫn ở mức như vậy trong các tuần sau. Quy định đưa ra trường hợp ngược lại: một nhân viên bán hàng có tuần thứ tư mỗi tháng là tuần giao hàng, khác với ba tuần còn lại. Tuần đó không đại diện cho cả tháng, nên không thể làm cơ sở cho số liệu của cả năm.

Có năm giới hạn:

• Xe của chủ sử dụng lao động được cung cấp cho nhiều hơn một nhân viên dùng trong bất kỳ phần nào của năm thì không thể chứng minh bằng cách lấy mẫu (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• Mỗi giai đoạn đã ghi tự nó phải là bản ghi lập vào hoặc gần thời điểm. Một tuần viết lại về sau từ trí nhớ không phải là mẫu.
• Bằng chứng khác phải cho thấy các giai đoạn đã ghi là điển hình. Hóa đơn, chứng từ và nhịp làm việc đều đặn cho thấy điều đó; mùa cao điểm thì không.
• Quy định và Publication 463 nói về các giai đoạn trong một năm thuế. Cả hai đều không nói nhật ký của một năm có thể thay cho năm không có nhật ký.
• Mẫu cho biết tỷ lệ dùng xe cho công việc. Bạn vẫn cần tổng số dặm của năm từ số đọc đồng hồ đo đường.

Nếu dùng mức tính theo số dặm tiêu chuẩn, tôi có cần nhật ký số dặm không?

Bạn vẫn cần bằng chứng về số dặm công việc, dù không nhất thiết là nhật ký ghi đúng thời điểm: bản ghi lập đúng thời điểm là một cách, và lời khai chi tiết của chính bạn kèm bằng chứng củng cố là cách còn lại. Mức tính theo số dặm tiêu chuẩn thay cho hồ sơ về chi phí vận hành xe, không thay cho bằng chứng về quãng đường bạn đã lái cho công việc. Khoản khấu trừ bằng mức tính nhân với số dặm công việc, và số dặm đó vẫn phải được chứng minh theo section 274(d) (Revenue Procedure 2019-46, sections 2.03 and 4.01; Tax Topic 510).

Mức tính cho công việc đã đổi trong năm mà trang này đề cập. Số dặm lái từ tháng 1 đến tháng 6 được tính 72,5 cent mỗi dặm, và số dặm lái từ tháng 7 đến tháng 12 được tính 76 cent mỗi dặm. Mức tính của các năm trước có trên cùng trang của IRS, nên hãy dùng mức của đúng năm của từng chuyến. Mỗi dặm bạn không chứng minh được sẽ làm khoản khấu trừ mất đi một dặm nhân với mức tính. Mức tính bao gồm những gì có trong mức tính tiêu chuẩn hay chi phí thực tế; nhật ký phải ghi những gì có trong hướng dẫn về yêu cầu đối với nhật ký số dặm.

Khoản khấu trừ số dặm của tôi bị bác: tốn kém thế nào, và tôi làm gì được?

Số dặm bị bác làm tăng số thuế. IRS cũng có thể cộng thêm tiền lãi và tiền phạt do sai sót trong tờ khai (accuracy-related penalty) bằng 20% của số thuế thiếu do cẩu thả, bỏ qua quy tắc hoặc khai thiếu đáng kể (IRS: Tiền phạt liên quan đến sai sót trong tờ khai). Khai nhiều năm không có nhật ký nghĩa là có nhiều rủi ro riêng biệt, và mỗi năm có thời hạn riêng: IRS nhìn chung có 3 năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai (hoặc hạn nộp ban đầu, nếu bạn nộp sớm) để ấn định thêm thuế, và gian lận hoặc các tình tiết khác có thể xóa bỏ hoặc kéo dài giới hạn đó (26 U.S.C. 6501; IRS: Thời hạn IRS có thể ấn định thuế). Cuộc kiểm tra có thể xét ngược về bao xa, và có thể tốn kém ra sao, có trong hướng dẫn về việc IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ.

Nếu tờ khai của bạn bị kiểm tra, IRS có thể hỏi thêm thông tin để xác lập rằng hồ sơ, lời khai và chứng từ của bạn chính xác và đáng tin cậy (Publication 463). Danh sách làm lại được nộp vào như lời khai của bạn, kèm các chứng từ làm cơ sở. Nếu bạn đã thấy rõ số dặm đã khai không thể chứng minh, hãy xem điều chỉnh tờ khai khi sai sót về chi phí kinh doanh. Nếu bạn đã nhận thông báo, hãy làm theo hướng dẫn trả lời và thời hạn ghi trong đó (IRS: Tiền phạt liên quan đến sai sót trong tờ khai). Nếu khoản phải trả vượt quá khả năng trả một lần, tiền lãi và tiền phạt nộp trễ hằng tháng vẫn tiếp tục tính trên số dư chưa trả, và IRS có kế hoạch trả góp ngắn hạn (180 ngày hoặc ít hơn) và kế hoạch trả góp hằng tháng dài hạn (IRS: Kế hoạch trả góp).

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số liệu tròn, mang tính minh họa.

Tài xế rideshare bị ứng dụng mất dữ liệu hai năm

Hai tờ khai của một tài xế đều khai 14.000 dặm công việc. Dữ liệu trên ứng dụng không còn. Bản tóm tắt chuyến đi của nền tảng, tải từ tài khoản của tài xế, cho thấy ngày, điểm đón và điểm trả của từng chuyến, còn hóa đơn bảo dưỡng ghi số đọc đồng hồ đo đường ở đầu và cuối mỗi năm. Tài xế đo từng chuyến trong danh sách theo cùng một cách rồi cộng các dòng lại. Số dặm nào của nền tảng được tính ở đây được nói trong hướng dẫn dành cho tài xế rideshare.

Danh sách làm lại cho thấy 19.000 dặm có chứng từ và đánh dấu 9.000 dặm còn lại là số ước tính, không phải bản ghi. Với mức minh họa 65 cent mỗi dặm (mức thật khác nhau theo từng năm), 9.000 dặm không được chứng minh tương đương khoảng $5.850 khoản khấu trừ có rủi ro. Có bảo vệ số dặm đó, điều chỉnh hay bỏ đi hay không tùy vào bằng chứng khác hiện có và những năm nào vẫn còn mở.

Thợ điện có một chiếc xe van và không có nhật ký

Một thợ điện không có nhật ký. Hồ sơ công việc có ghi ngày và 190 hóa đơn chứng minh 190 chuyến riêng biệt, mỗi chuyến đi từ cửa hàng đến nơi làm việc rồi quay về, không có tuyến trùng hoặc gộp. Đo theo cùng một cách, 190 chuyến tổng cộng 6.840 dặm. Hồ sơ bảo dưỡng cho thấy tổng quãng đường của chiếc xe van trong năm là 12.000 dặm. Danh sách chứng minh được 6.840 dặm công việc, tức 57% là dùng cho kinh doanh. 5.160 dặm còn lại là dùng cá nhân hoặc không có chứng từ. Danh sách được đặt tên "Làm lại từ hóa đơn vào ngày" thật, và mỗi dòng ghi số hóa đơn. Những chuyến đi mua vật tư không có hóa đơn thì không đưa vào danh sách, trừ khi có biên lai cho thấy ngày và nơi chốn. Chuyến đi xuất phát từ nhà đặt ra câu hỏi về đoạn đi làm, được nói trong hướng dẫn về yêu cầu đối với nhật ký số dặm.

Nhà thầu bắt đầu ghi nhật ký từ bây giờ

Một nhà thầu không có nhật ký cho nửa đầu năm, bắt đầu ghi từ tháng 7, bao gồm tuần đầu tiên của mỗi tháng. Các tuần đã ghi cho thấy 900 dặm công việc trên tổng 1.200 dặm, tức 75% là dùng cho kinh doanh. Hóa đơn cho thấy nhịp công việc tương tự trong các tuần khác. Điều đó đúng theo mô hình lấy mẫu trong Publication 463, cho các tháng thực sự đã ghi. Đồng hồ đo đường cho thấy 6.000 dặm từ tháng 7 đến tháng 12. Nếu các tuần đã ghi là đại diện, tỷ lệ đó sẽ chứng minh tối đa 4.500 dặm công việc cho sáu tháng này (75% của 6.000). Với tháng 1 đến tháng 6, bản thân nhật ký không cho thấy gì. Quy tắc lấy mẫu chỉ áp dụng cho những tháng đó nếu bằng chứng khác, như hóa đơn có ghi ngày, cho thấy các tuần đã ghi là đại diện cho chúng, và các ví dụ trong quy định đi từ mẫu của giai đoạn trước sang các tuần sau, không phải ngược lại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• IRS gửi thông báo hoặc người chuẩn bị thuế đòi nhật ký bạn không có, dữ liệu ứng dụng đã mất, hoặc nhiều năm đã khai số dặm mà không có nhật ký: năm nào có rủi ro, có thể tập hợp bằng chứng trung thực nào, và nên điều chỉnh tờ khai, trả lời thông báo hay đổi cách ghi số dặm đều tùy vào những tình tiết mà một bản danh sách không giải quyết được. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán tập hợp bằng chứng và thiết lập hồ sơ cho những năm tới.
• IRS đã mở cuộc kiểm tra, hoặc bạn muốn sửa tờ khai đã nộp: xem hướng dẫn về việc IRS kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ, những khoản chi trên Schedule C bị IRS hỏi lại và điều chỉnh tờ khai khi sai sót về chi phí kinh doanh.
• Cả những năm chưa từng nộp tờ khai: xem nộp bù các tờ khai chưa nộp và chi phí Schedule C cho những năm chưa nộp tờ khai.
• Bạn lái xe cho nền tảng rideshare hoặc giao hàng: xem khoản khấu trừ của tài xế rideshare và giao hàng.
• Các biên lai khác cũng thiếu, hoặc sổ sách bị chậm, không chỉ số dặm: xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất và theo kịp sổ sách bị chậm, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán giúp.
• LLC hoặc S corporation sở hữu chiếc xe, hoặc công ty hoàn lại tiền số dặm cho bạn: khoản khấu trừ của công ty cần cùng loại bằng chứng. Khoản hoàn trả theo accountable plan cần một bản quyết toán trong thời gian hợp lý, nên danh sách lập rất lâu sau các chuyến đi có thể không đủ điều kiện, và khoản hoàn trả không đạt quy tắc của kế hoạch được báo cáo như tiền lương (Publication 463, chapter 6). Xem mua xe qua doanh nghiệp của bạn và hoàn chi phí cho chủ sở hữu.
• Bạn lái xe làm việc được chế tạo đặc biệt: quy tắc nhật ký không áp dụng cho xe không dùng cho mục đích cá nhân đủ điều kiện (qualified nonpersonal use vehicle), tức xe mà theo bản chất khó có thể được dùng cho mục đích cá nhân nhiều hơn mức không đáng kể (26 U.S.C. 274(d) và (i)). Quy tắc nhật ký nhìn chung áp dụng cho mọi xe bán tải hoặc xe van, trừ khi xe đã được sửa đổi đặc biệt (26 CFR 1.274-5(k)(8)). Xe bán tải, xe van hoặc xe hơi thông thường không đủ điều kiện.
• Bạn khai thuế ở Canada: quy định khác; xem hướng dẫn về nhật ký xe cho đợt rà soát của CRA.