Thuê người chuẩn bị thuế cho công ty do người nước ngoài sở hữu

Điều gì làm phí chuẩn bị thuế cao hơn hoặc thấp hơn?

Không có mức giá chính thức cho Form 1120 kèm Form 5472. Việc dọn dẹp sổ sách, nhiều bên liên quan, khoản góp của chủ sở hữu, các khoản thanh toán ra nước ngoài, bảng lương và các năm nộp trễ đều làm tăng công việc.

Khoản vay của chủ sở hữu cần có hợp đồng, lịch sử thanh toán, số dư, và có thể cần rà soát tiền lãi hoặc khấu trừ thuế. Về nợ so với cổ phần, xem góp vốn vào công ty Hoa Kỳ từ nước ngoài. Bảng lương cần được đối chiếu. Các khoản thanh toán ra nước ngoài có thể cần rà soát Form 1042 và Form 1042-S, tùy theo tính chất và nguồn của khoản trả (IRS Form 1042; IRS Form 1042-S).

Tôi nên gửi những tài liệu nào trước khi người chuẩn bị thuế bắt đầu?

Hãy liên hệ người chuẩn bị thuế ngay với các hồ sơ đang có và danh sách những phần còn thiếu. Cần hồ sơ đầy đủ để hoàn tất tờ khai: chỉ số dư ngân hàng thì không cho biết từng khoản chuyển tiền là gì (quy định về hồ sơ; hướng dẫn Form 5472).

Công ty Hoa Kỳ thường nộp Form 1120 kể cả khi không có thu nhập chịu thuế. Form 5472 tùy vào các giao dịch phải khai báo với bên liên quan (hướng dẫn Form 1120; hướng dẫn Form 5472).

Sổ sách có cần được chỉnh lý hoàn chỉnh không, và bảng cân đối kế toán nên thể hiện gì?

Sổ sách phải giải thích được các khoản biến động đáng kể của ngân hàng. Schedule L của Form 1120, khi bắt buộc, phải khớp với sổ sách và hồ sơ của công ty (hướng dẫn Form 1120).

Hãy đưa cho người chuẩn bị thuế báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán đầu kỳ và cuối kỳ, với các tài khoản ngân hàng đã đối chiếu. Thể hiện riêng tiền mặt, khoản phải thu, thiết bị, khoản phải trả, khoản vay, cổ phần và lợi nhuận giữ lại. Đánh dấu các khoản chuyển tiền chưa giải thích được và các khoản trả bằng thẻ cá nhân. Ngay cả khi công ty nhỏ không phải điền Schedule L, công ty vẫn cần hồ sơ chứng minh cho tờ khai (quy định về hồ sơ). Về việc ai nên giữ sổ sách đó, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Form 5472 cần thông tin gì về chủ sở hữu và bên liên quan?

Part II của Form 5472 xác định các cổ đông nước ngoài trực tiếp và gián tiếp cuối cùng đáp ứng phép thử quyền biểu quyết hoặc giá trị 25%. Thường cần một biểu mẫu riêng cho mỗi bên liên quan có giao dịch, trừ các ngoại lệ về việc nộp (hướng dẫn Form 5472).

Hãy cung cấp cho mỗi cổ đông nước ngoài đủ điều kiện và mỗi bên liên quan có giao dịch: tên, địa chỉ, quốc gia cư trú về thuế, chuỗi sở hữu nếu có liên quan, mã số thuế Hoa Kỳ nếu có, và mã tham chiếu Form 5472 trước đây nếu có. Hãy đánh dấu các cá nhân hoặc công ty nước ngoài không có mã nào để người chuẩn bị thuế cấp mã tham chiếu. Liệt kê hoạt động bán hàng, dịch vụ, tiền thuê, tiền bản quyền, tiền lãi, khoản vay và các trao đổi khác, kèm hợp đồng, hóa đơn, loại tiền tệ và tỷ giá. Khoản vay từ bên liên quan ở nước ngoài cần số dư đầu kỳ và cuối kỳ hoặc số dư trung bình theo tháng (hướng dẫn Form 5472).

Hãy giữ hồ sơ chứng minh các giao dịch với bên liên quan và cho người chuẩn bị thuế biết nơi có thể lấy hồ sơ đang lưu ở nước ngoài. Về các quy tắc riêng về nơi lưu hồ sơ, xem hồ sơ khai thuế của C corporation do người nước ngoài sở hữu (26 CFR 1.6038A-3).

Những câu hỏi về sở hữu nước ngoài trong Schedule K của Form 1120 cần trả lời thế nào?

Schedule K hỏi liệu một người nước ngoài có sở hữu ít nhất 25% công ty theo quyền biểu quyết hoặc giá trị hay không, rồi hỏi tỷ lệ sở hữu và quốc gia cư trú của chủ sở hữu đó (nếu là cá nhân) hoặc quốc gia thành lập, tổ chức, hình thành hay quản lý (nếu là pháp nhân). Nếu nhiều chủ sở hữu nước ngoài đáp ứng phép thử, biểu mẫu dùng chủ sở hữu có tỷ lệ cao nhất cho câu hỏi 7 (hướng dẫn Form 1120).

Hãy giải thích quyền sở hữu gián tiếp qua công ty mẹ, quỹ tín thác hoặc pháp nhân khác. Schedule K cũng hỏi về lợi ích trong các pháp nhân khác và các khoản thanh toán có thể cần Form 1099 hoặc Form 1042-S (hướng dẫn Form 1120). Nếu công ty sở hữu một công ty nước ngoài, hãy hỏi báo giá có bao gồm Form 5471 không. Xem công ty mẹ Hoa Kỳ của công ty hoạt động ở nước ngoài (hướng dẫn Form 5471).

Báo giá nên bao gồm những gì?

Hãy yêu cầu phạm vi công việc bằng văn bản, ghi riêng từng tờ khai, bản khai báo và phần rà soát. Form 1120 tự nó không bao gồm mọi hồ sơ khai của tiểu bang hay tài khoản nước ngoài.

Hãy hỏi tổng phí hoặc mức phí theo giờ, phí cho biểu mẫu phát sinh thêm, phạm vi dọn dẹp sổ sách và xử lý thông báo, và cách phê duyệt công việc phát sinh. Về cách tính cho Delaware, xem franchise tax của Delaware.

Tôi sẽ ký gì, và ai có thể trao đổi với IRS?

Một cán bộ điều hành (officer) được ủy quyền của công ty ký Form 1120. Người chuẩn bị thuế có thu phí cũng ký và cung cấp mã PTIN. Với tờ khai nộp điện tử, officer có thể ký Form 8879-CORP sau khi xem lại tờ khai đã hoàn tất. Nhà cung cấp dịch vụ e-file phải nhận được biểu mẫu này trước khi truyền tờ khai (hướng dẫn Form 1120; Form 8879-CORP). Công ty vẫn chịu trách nhiệm về thông tin mà mình nộp (hướng dẫn của IRS).

Phần ủy quyền cho người chuẩn bị thuế có thu phí trên tờ khai chỉ cho phép trao đổi giới hạn về việc xử lý tờ khai. Đại diện rộng hơn cần Form 2848 và một người đại diện đủ điều kiện. CPA, enrolled agent và luật sư có quyền đại diện không giới hạn trước IRS. Chỉ có PTIN thì được phép chuẩn bị tờ khai, không được đại diện (hướng dẫn Form 1120; Form 2848; chứng chỉ của IRS).

Sát hạn Ngày 15 tháng 10 thì tôi còn thuê được người chuẩn bị thuế không?

IRS không đặt thời hạn cuối để thuê người chuẩn bị thuế, nhưng công ty dùng năm dương lịch có nộp Form 7004 đúng hạn phải nộp Form 1120 và Form 5472 đính kèm (nếu bắt buộc) trước Ngày 15 tháng 10. Form 7004 thường cho thêm sáu tháng để nộp tờ khai, không phải để nộp tiền thuế (hướng dẫn Form 7004; hướng dẫn Form 5472).

Hãy gửi sổ sách cuối năm, hồ sơ bên liên quan, xác nhận gia hạn và thông tin liên hệ của officer ngay khi sẵn sàng. Hãy hỏi người chuẩn bị thuế có thể hoàn tất rà soát và lấy chữ ký của officer trước hạn không. Chỉ đặt lịch thì chưa nộp được tờ khai. Công ty dùng năm tài chính có hạn nộp khác. Công ty dùng năm dương lịch kinh doanh và lưu sổ sách ngoài Hoa Kỳ và Puerto Rico được tự động có thời hạn đến ngày 15 tháng 6. Form 7004 nộp trước ngày đó gia hạn việc nộp tờ khai đến Ngày 15 tháng 10 (hướng dẫn Form 7004). Thiếu Form 5472 bắt buộc có thể bị phạt công ty $25.000. Xem tờ khai của công ty đến hạn sau khi gia hạn để biết đầy đủ hạn nộp và hậu quả.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng số tiền đô la Hoa Kỳ chỉ để minh họa. Đây không phải báo giá phí.

Công ty không hoạt động

Một chủ sở hữu nước ngoài, 12 bản sao kê ngân hàng và không có khoản vay của chủ sở hữu khiến lần rà soát đầu tiên tương đối nhỏ. Hãy gửi sổ cổ đông, thư xác nhận EIN, sao kê ngân hàng, báo cáo Delaware và tờ khai gần nhất. Người chuẩn bị thuế vẫn kiểm tra xem có giao dịch nào với chủ sở hữu hay bên liên quan hay không trước khi quyết định có cần Form 5472.

Người sáng lập góp vốn khi chưa có doanh thu

Người sáng lập ứng trước $30.000 và trả $2.000 hóa đơn phần mềm bằng thẻ cá nhân. Hãy gửi điều khoản khoản vay, chứng từ chuyển tiền, hóa đơn, và bảng kê những gì công ty còn nợ. Sổ sách phải tách nợ khỏi tiền mua cổ phần. Khoản vay phải khai báo của chủ sở hữu nước ngoài cần thông tin số dư cho Form 5472. Các khoản trả bằng thẻ cá nhân cần được phân loại trước khi quyết định cách xử lý trên Form 5472.

Công ty mẹ nước ngoài, công ty liên kết và nhà thầu

Một công ty mẹ nước ngoài và công ty liên kết của nó tính phí dịch vụ, và công ty trả tiền cho một nhà thầu tại Hoa Kỳ. Hãy gửi cả hai hợp đồng nội bộ giữa các công ty, hóa đơn, hồ sơ thanh toán và thông tin nhà thầu. Báo giá nên bao gồm từng Form 5472 bắt buộc, rà soát xem phí nước ngoài có cần Form 1042 và Form 1042-S không, và kiểm tra việc khai Form 1099 cho nhà thầu.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn sẽ tự nộp tờ khai: xem nộp tờ khai của công ty từ nước ngoài.
• Các năm trước chưa từng nộp hoặc đã nhận được thông báo: xem hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ sót và tiền phạt.
• Bạn cần danh sách đầy đủ các hồ sơ khai hằng năm: xem hồ sơ khai thuế của C corporation do người nước ngoài sở hữu.
• Sổ sách, khoản vay của chủ sở hữu hoặc các khoản thanh toán xuyên biên giới vẫn chưa được giải quyết: hãy tập hợp các hồ sơ nêu trên và trao đổi về dịch vụ thuế công ty trước khi đặt lịch lập tờ khai.