Engager un préparateur pour une société à capitaux étrangers

Qu'est-ce qui fait monter ou baisser les honoraires de préparation?

Il n'existe pas de prix officiel pour les formulaires 1120 et 5472. Le nettoyage des livres, plusieurs parties liées, le financement par le propriétaire, les paiements à l'étranger, la paie et les années en retard ajoutent du travail.

Les prêts du propriétaire exigent des ententes, des historiques de paiement, des soldes et un éventuel examen des intérêts ou des retenues. Pour la distinction entre dette et actions, consultez financer sa société américaine depuis l'étranger. La paie doit être rapprochée. Les paiements à l'étranger peuvent exiger un examen des formulaires 1042 et 1042-S, selon leur nature et leur source (formulaire 1042 de l'IRS; formulaire 1042-S de l'IRS).

Quels documents envoyer avant que le préparateur commence?

Communiquez dès maintenant avec un préparateur en lui remettant les documents disponibles et une liste de ce qui manque. Des registres complets sont nécessaires pour terminer la déclaration : un solde bancaire seul ne peut pas montrer la nature de chaque transfert (règle sur les registres; instructions du formulaire 5472).

Une société américaine produit généralement le formulaire 1120 même sans revenu imposable; le formulaire 5472 dépend des opérations déclarables entre parties liées (instructions du formulaire 1120; instructions du formulaire 5472).

Les livres doivent-ils être en ordre, et que doit montrer le bilan?

Les livres doivent expliquer les mouvements bancaires importants. L'annexe L du formulaire 1120, lorsqu'elle est exigée, doit concorder avec les livres et les registres de la société (instructions du formulaire 1120).

Remettez au préparateur un état des résultats et des bilans d'ouverture et de clôture, avec les comptes bancaires rapprochés. Montrez séparément l'encaisse, les comptes clients, l'équipement, les comptes fournisseurs, les prêts, les actions et les bénéfices non répartis. Signalez les transferts inexpliqués et les paiements faits avec une carte personnelle. Même lorsqu'une petite société n'a pas à remplir l'annexe L, elle a besoin de registres à l'appui de sa déclaration (règle sur les registres). Pour savoir qui devrait tenir ces livres, consultez faire sa propre tenue de livres ou embaucher un spécialiste.

Quels renseignements sur les propriétaires et les parties liées le formulaire 5472 exige-t-il?

La partie II du formulaire 5472 identifie les actionnaires étrangers directs et indirects ultimes qui remplissent le critère de 25 % des droits de vote ou de la valeur. Il exige généralement un formulaire distinct pour chaque partie liée ayant des opérations, sous réserve d'exceptions de production (instructions du formulaire 5472).

Fournissez, pour chaque actionnaire étranger admissible et chaque partie liée ayant des opérations, le nom, l'adresse, le pays de résidence fiscale, la chaîne de propriété s'il y a lieu, le numéro d'identification fiscale américain s'il y en a un et tout numéro de référence d'un formulaire 5472 antérieur. Signalez les personnes ou sociétés étrangères sans aucun de ces numéros pour que le préparateur puisse leur attribuer un numéro de référence. Énumérez les ventes, services, loyers, redevances, intérêts, prêts et autres échanges, avec les contrats, les factures, la devise et les taux de change. Les prêts de parties liées étrangères exigent les soldes d'ouverture et de clôture ou des moyennes mensuelles (instructions du formulaire 5472).

Conservez les registres qui sous-tendent les opérations entre parties liées et indiquez au préparateur où obtenir les registres détenus à l'étranger. Pour les règles distinctes sur l'emplacement des registres, consultez déclaration d'une société de type C détenue par des étrangers (26 CFR 1.6038A-3).

Quelles questions sur la propriété étrangère de l'annexe K du formulaire 1120 exigent une réponse?

L'annexe K demande si une personne étrangère détenait au moins 25 % de la société par les droits de vote ou la valeur, puis demande le pourcentage de ce propriétaire et son pays de résidence (particulier) ou de constitution, d'organisation, de création ou d'administration (entité). Si plusieurs propriétaires étrangers remplissent le critère, le formulaire retient pour la question 7 celui qui a la plus forte participation (instructions du formulaire 1120).

Expliquez la propriété indirecte par l'intermédiaire de sociétés mères, de fiducies ou d'autres entités. L'annexe K pose aussi des questions sur les autres participations dans des entités et sur les paiements qui peuvent exiger les formulaires 1099 ou 1042-S (instructions du formulaire 1120). Si la société détient une société étrangère, demandez si le devis couvre le formulaire 5471; consultez société mère américaine d'une société d'exploitation étrangère (instructions du formulaire 5471).

Que doit comprendre un devis?

Demandez une description écrite du mandat qui présente séparément chaque déclaration, chaque divulgation et chaque examen. Le formulaire 1120 ne couvre pas à lui seul toutes les déclarations d'État ni celles des comptes étrangers.

Demandez les honoraires totaux ou le taux horaire, le coût des formulaires ajoutés, la portée du nettoyage et des avis, et la façon dont les travaux supplémentaires sont approuvés. Pour le calcul du Delaware, consultez la taxe de franchise du Delaware.

Que devrai-je signer, et qui peut parler à l'IRS?

Un dirigeant autorisé de la société signe le formulaire 1120; un préparateur rémunéré le signe aussi et fournit son PTIN. Pour une déclaration produite par voie électronique, le dirigeant peut signer le formulaire 8879-CORP après avoir examiné la déclaration terminée; le fournisseur de production électronique doit le recevoir avant de transmettre la déclaration (instructions du formulaire 1120; formulaire 8879-CORP). La société reste responsable des renseignements qu'elle produit (indications de l'IRS).

L'autorisation du préparateur rémunéré figurant dans la déclaration permet une discussion limitée sur son traitement. Une représentation plus large exige le formulaire 2848 et un représentant admissible. Les CPA, les agents autorisés (enrolled agents) et les avocats ont des droits de représentation illimités devant l'IRS; un PTIN seul permet de préparer, pas de représenter (instructions du formulaire 1120; formulaire 2848; titres reconnus par l'IRS).

Jusqu'à quel moment avant le 15 octobre puis-je embaucher quelqu'un?

L'IRS ne fixe aucune limite pour embaucher un préparateur, mais une société dont l'exercice correspond à l'année civile et qui a produit le formulaire 7004 à temps doit produire le formulaire 1120 et tout formulaire 5472 exigé qui y est joint avant le 15 octobre. Le formulaire 7004 ajoute généralement six mois pour produire, pas pour payer (instructions du formulaire 7004; instructions du formulaire 5472).

Envoyez les livres de fin d'exercice, les registres des parties liées, la confirmation de prolongation et les coordonnées du dirigeant dès qu'ils sont prêts. Demandez si le préparateur peut terminer l'examen et obtenir la signature du dirigeant avant la date limite; une simple réservation ne suffit pas à produire la déclaration. Les sociétés dont l'exercice n'est pas l'année civile ont d'autres dates. Une société dont l'exercice correspond à l'année civile, qui exerce ses activités et tient ses livres hors des États-Unis et de Porto Rico, obtient automatiquement jusqu'au 15 juin; le formulaire 7004 produit avant cette date prolonge la production jusqu'au 15 octobre (instructions du formulaire 7004). L'omission d'un formulaire 5472 exigé peut entraîner une pénalité de 25 000 $ pour la société; consultez la déclaration d'une société due après une prolongation pour les dates limites complètes et les conséquences.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains à titre indicatif; ce ne sont pas des devis.

Société inactive

Un propriétaire étranger, 12 relevés bancaires et aucun prêt du propriétaire rendent le premier examen relativement modeste. Envoyez le registre des actions, la lettre d'EIN, les relevés bancaires, le rapport du Delaware et la dernière déclaration. Le préparateur vérifie quand même si une opération du propriétaire ou d'une partie liée a eu lieu avant de décider si le formulaire 5472 est nécessaire.

Financement du fondateur avant les revenus

Le fondateur a avancé 30 000 $ et payé 2 000 $ de factures de logiciels avec une carte personnelle. Envoyez les modalités du prêt, les preuves de transfert, les factures et un tableau de ce que la société doit. Les livres doivent séparer la dette de l'argent versé en échange d'actions; un prêt déclarable d'un propriétaire étranger exige les soldes du formulaire 5472. Les paiements par carte personnelle doivent être classés avant que leur traitement dans le formulaire 5472 puisse être décidé.

Société mère étrangère, société affiliée et entrepreneur

Une société mère étrangère et sa société affiliée facturent des frais de services, et la société paie un entrepreneur américain. Envoyez les deux ententes intersociétés, les factures, les preuves de paiement et les renseignements sur l'entrepreneur. Le devis devrait couvrir chaque formulaire 5472 exigé, vérifier si les frais étrangers appellent les formulaires 1042 et 1042-S et examiner la déclaration de l'entrepreneur sur le formulaire 1099.

Votre situation est différente?

• Vous produirez la déclaration vous-même : consultez produire la déclaration d'une société depuis l'étranger.
• Des années antérieures n'ont jamais été produites ou un avis est arrivé : consultez déclarations omises des propriétaires étrangers et pénalités.
• Vous avez besoin de la liste complète des déclarations annuelles : consultez déclaration d'une société de type C détenue par des étrangers.
• Les livres, les prêts des propriétaires ou les paiements transfrontaliers ne sont pas réglés : réunissez les documents ci-dessus et discutez du service de fiscalité des sociétés avant de réserver la préparation de la déclaration.