Lỗi trả lương: sửa khoản trả thừa, Form 941-X và W-2c

Tôi có thể hủy một kỳ lương đã trả không?

Việc hệ thống bảng lương có cho phép hủy một kỳ lương hay không là tính năng của phần mềm; hướng dẫn sửa lỗi của IRS không nói gì về việc này. Tờ khai thuế theo đúng số tiền đã thực trả và đã khấu trừ, không theo những gì hiện trên màn hình bảng lương, và nghĩa vụ nộp thuế tính từ ngày trả lương, không phải từ lúc ghi nhận khoản phải trả trong sổ sách (Publication 15). Vì vậy, khi tiền đã đến tay nhân viên thì tiền lương đã được trả và tờ khai được sửa cho khớp, như bên dưới. Kỳ lương bị chạy trùng hoặc sai số tiền cũng xử lý theo cách tương tự.

Lỗi nằm ở đâu sẽ quyết định cách sửa:

Trả thiếu? Hãy trả phần chênh lệch trong một kỳ lương mới. Form 941 tính tiền lương bạn đã trả trong quý (hướng dẫn Form 941), nên khoản trả thêm được khai cho quý mà bạn thực sự trả; Form 941-X chỉ dùng cho những gì kỳ lương ban đầu khai sai. Phải trả sớm đến mức nào là câu hỏi về luật tiền lương, hãy hỏi sở lao động của tiểu bang bạn.

Lỗi bảng lương không còn đơn giản khi:

• lỗi kéo dài qua nhiều quý hoặc qua cuối năm;
• lỗi ảnh hưởng đến nhiều nhân viên, hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương đã nộp tờ khai;
• nhân viên không chịu hoàn trả, đã nghỉ việc hoặc tranh chấp số tiền;
• sổ sách và các tờ khai đã nộp không còn khớp nhau.

Hãy chuẩn bị trước khi thay đổi bất cứ điều gì: bảng kê lương của từng ngày trả lương bị ảnh hưởng, các khoản ghi nợ ngân hàng, hồ sơ nộp thuế, từng Form 941 đã nộp và các Form W-2 đã phát hành.

Tôi có thể đòi lại tiền từ nhân viên, hoặc trừ vào kỳ lương kế tiếp của họ không?

Quy định thuế cho biết tờ khai thay đổi thế nào khi nhân viên hoàn lại tiền lương đã trả nhầm, chẳng hạn tiền cho những giờ chưa làm. Quy định thuế không nói bạn được thu hồi bằng cách nào. Bạn có được trừ khoản trả thừa vào lương sau hay không là câu hỏi về luật tiền lương, và luật tiểu bang cũng áp dụng bên cạnh luật liên bang.

Giới hạn liên bang gần nhất nằm trong Hướng dẫn tham khảo nhanh về Fair Labor Standards Act của Department of Labor. Hướng dẫn này nêu rằng các khoản trừ cho những việc như thiếu hụt hàng hóa và đồng phục là bất hợp pháp nếu đẩy tiền lương xuống dưới mức lương tối thiểu liên bang hoặc làm giảm tiền làm thêm giờ phải trả. Hướng dẫn không nói gì về việc thu hồi khoản trả thừa. Hướng dẫn nói thêm rằng luật liên bang không thay thế luật tiểu bang bảo vệ nhân viên tốt hơn, nên luật trả lương của tiểu bang có thể giới hạn việc người sử dụng lao động có được trừ khoản này hay không, trừ bao nhiêu và theo điều kiện nào. Hãy hỏi sở lao động của tiểu bang bạn trước khi trừ.

Dù bạn thỏa thuận với nhân viên thế nào, hãy giữ hồ sơ thuế cho chính xác:

• Ghi lại ngày trả lương, số tiền trả nhầm và số tiền đã hoàn lại.
• Thỏa thuận bằng văn bản về số tiền nhân viên hoàn trả và thời điểm hoàn trả. Tiền lương của năm trước phải được hoàn lại toàn bộ (gross, xem bên dưới); Publication 15 không nói gì về tiền lương cùng năm, nên hãy ghi lại cách bạn đã thỏa thuận.
• Việc sửa trên bảng lương, hoặc tiền mặt được trả lại, không sửa được các tờ khai đã nộp. Việc sửa gắn với khoản hoàn trả và được thực hiện trên Form 941-X (Publication 15).
• Nếu nhân viên không bao giờ hoàn trả thì không có khoản hoàn trả để sửa; Publication 15 không đề cập khoản trả thừa không thu hồi được.

Thuế lương thay đổi thế nào nếu khoản trả thừa được hoàn lại trong cùng năm?

Tiền lương trả nhầm và được hoàn lại trong cùng năm dương lịch, ở một quý sau, thì được sửa trên Form 941-X của quý đã trả lương. Việc sửa thu hồi thuế thu nhập khấu trừ và thuế An sinh Xã hội và Medicare trên số tiền lương hoàn lại (Publication 15, Wage Repayments).

1. Ghi lại khoản hoàn trả: ngày hoàn trả, số tiền và ngày trả lương ban đầu.
2. Nộp một Form 941-X riêng cho mỗi quý bị ảnh hưởng. Giảm tiền lương (line 6), thuế thu nhập đã khấu trừ (line 7), tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội (line 8) và tiền lương chịu thuế Medicare (line 12). Dùng quy trình điều chỉnh (line 1): yêu cầu hoàn thuế không thu hồi được thuế thu nhập đã thực sự khấu trừ. Giải thích từng thay đổi ở line 43 và nhập ngày bạn phát hiện lỗi (hướng dẫn Form 941-X).
3. Hoàn tất các phần xác nhận. Khi việc sửa làm giảm thuế An sinh Xã hội hoặc Medicare đã khấu trừ từ nhân viên, bạn xác nhận rằng phần của nhân viên đã được hoàn lại hoặc bồi hoàn cho nhân viên. Yêu cầu hoàn thuế có thể dựa trên văn bản đồng ý của nhân viên, và nếu không tìm được nhân viên hoặc nhân viên không đưa ra bản xác nhận, thì chỉ sửa phần của người sử dụng lao động (hướng dẫn Form 941-X).
4. Lập Form W-2 của năm với tổng số đã sửa. Vì tiền lương được nhận nhầm trong cùng năm, khoản hoàn trả có thể làm giảm tiền lương của năm đó (Publication 15).

Nếu lỗi và khoản hoàn trả xảy ra trong cùng một quý trước khi nộp Form 941 của quý đó, thì không cần Form 941-X: chính Form 941 sẽ ghi số tổng đúng.

Nếu nhân viên hoàn trả sau khi hết năm thì sao?

Tiền lương trả nhầm trong một năm và hoàn lại vào năm sau chỉ thu hồi được thuế An sinh Xã hội và Medicare, trên Form 941-X của quý đã trả lương. Thuế thu nhập đã khấu trừ giữ nguyên như đã khai, và Form W-2c sửa các box An sinh Xã hội và Medicare (Publication 15; hướng dẫn Form W-2 và W-3).

Ba quy tắc áp dụng cho việc hoàn trả tiền lương của năm trước:

• Hoàn trả toàn bộ (gross). Hướng dẫn Form W-2 và W-3 nêu rằng khoản hoàn trả trong năm nay cho tiền lương đã trả ở năm trước phải được hoàn lại toàn bộ (gross), không phải số thực nhận sau khấu trừ (net).
• Giữ bản xác nhận của nhân viên. Để thu hồi phần thuế của nhân viên trong năm trước, bạn xác nhận đã hoàn lại hoặc bồi hoàn cho nhân viên và giữ bản xác nhận bằng văn bản rằng nhân viên đã không và sẽ không yêu cầu hoàn thuế hay tín thuế cho khoản đó. Hãy giữ ít nhất bốn năm (hướng dẫn Form 941-X).
• Giải thích cho nhân viên ý nghĩa của việc này. IRS nêu rằng nhân viên có thể được khấu trừ hoặc tín thuế cho khoản hoàn trả nếu vượt quá $3.000, và chỉ khi nhân viên đã tính khoản lương vào thu nhập vào lúc có vẻ như họ có quyền sử dụng không hạn chế khoản đó (26 USC 1341). Khoản khấu trừ là khoản khấu trừ theo từng khoản; nhân viên có thể chọn tín thuế thay vào đó. Ở mức đó hoặc thấp hơn, Publication 525 nêu rằng khoản hoàn trả không được khấu trừ trên tờ khai liên bang; tờ khai tiểu bang có thể khác. Để thu hồi thuế Medicare bổ sung đã nộp trên khoản lương đó, nhân viên nộp Form 1040-X; người sử dụng lao động không điều chỉnh khoản này.

Tôi đã khấu trừ quá nhiều từ tiền lương của nhân viên. Tôi phải làm gì, và trước khi nào?

Hãy hoàn lại hoặc bồi hoàn cho nhân viên phần dư. Thuế thu nhập hoặc thuế Medicare bổ sung khấu trừ dư phải được hoàn lại trước khi hết năm dương lịch mà khoản đó bị khấu trừ, và bạn giữ biên nhận bằng văn bản của nhân viên ghi ngày và số tiền (Publication 15).

Nếu bạn không hoàn lại hoặc bồi hoàn cho nhân viên, bạn phải khai và nộp từng khoản dư, kể cả thuế An sinh Xã hội và Medicare, cùng Form 941 của quý mà bạn khấu trừ quá. Với thuế thu nhập, chỉ được sửa việc thu quá nếu bạn cũng đã hoàn lại cho nhân viên trong cùng năm (IRS: Sửa thuế lương).

Thuế An sinh Xã hội hoặc Medicare dư đã khai trên Form 941 đã nộp thì theo hướng Form 941-X nêu trên: hoàn lại cho nhân viên, hoặc giữ văn bản đồng ý của nhân viên cho yêu cầu hoàn thuế, rồi sửa tờ khai.

Tôi đã khấu trừ hoặc khai quá ít. Làm sao sửa và thu lại từ nhân viên?

Khi khấu trừ quá ít, người sử dụng lao động nợ khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ, dù có thu lại từ nhân viên hay không. Trước hết hãy so Form 941 với những gì nó phải ghi: line 3 khai thuế thu nhập đã khấu trừ hoặc phải khấu trừ (hướng dẫn Form 941). Nếu Form 941 của quý chưa nộp, hãy khai đủ số tiền trên đó. Nếu tờ khai chỉ ghi số đã khấu trừ, hãy sửa bằng Form 941-X; nếu đã ghi đủ số tiền, đừng tăng thêm lần nữa, và hãy nộp phần còn thiếu. Bạn có được thu lại khoản thuế đó từ lương sau hay không là câu hỏi về luật tiền lương nêu trên, và Publication 15 coi việc bồi hoàn là vấn đề do bạn và nhân viên tự thỏa thuận (Publication 15). Chỉ khai mỗi đồng một lần: đừng tính cùng khoản thuế thu nhập trên Form 941-X rồi lại tính lần nữa như khoản khấu trừ từ lương sau. Cách khai việc này do người chuẩn bị thuế của bạn quyết định.

Nếu bạn chọn tự chịu khoản thuế thay vì thu lại, hướng dẫn Form 941-X coi khoản thuế mà người sử dụng lao động trả thay nhân viên, thay vì khấu trừ từ lương, là tiền lương bổ sung chịu thuế. Hãy giải quyết việc này trước khi nộp.

Có hai giới hạn:

• Thuế thu nhập và thuế Medicare bổ sung phải được thu lại từ nhân viên muộn nhất vào ngày cuối cùng của năm dương lịch.
• Sau khi hết năm, Form 941-X không thể sửa thuế thu nhập chưa bao giờ được khấu trừ, vì tờ khai đã ghi những gì thực sự được khấu trừ (hướng dẫn Form 941-X). Người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ (26 USC 3403), trừ khi thuế của chính nhân viên trên khoản lương đó đã được nộp (26 USC 3402(d)). Các biểu mẫu IRS để chứng minh việc này là Form 4669 và Form 4670. Với thuế thu nhập khấu trừ, Form 4670 còn đòi báo cáo kiểm tra và, nếu thuế đã được nộp, một tờ khai điều chỉnh như Form 941-X, nên việc hướng này có phù hợp hay không là quyết định của chuyên gia. Tiền phạt và khoản thuế cộng thêm không được miễn.

Tiền lương An sinh Xã hội và Medicare khai thiếu được sửa trên Form 941-X khi thời hạn sửa còn mở.

Làm sao sửa Form 941: Form 941-X, điều chỉnh hay yêu cầu hoàn thuế, và trước khi nào?

Khi phát hiện lỗi trên Form 941 đã nộp, bạn phải sửa bằng Form 941-X. Nộp một biểu mẫu cho mỗi quý, tách biệt với Form 941 hiện tại của bạn, và nộp điện tử nếu có thể. Nếu bạn chưa bao giờ nộp Form 941, hãy nộp tờ khai đó thay vì Form 941-X, và xem chậm nộp thuế lương (hướng dẫn Form 941-X). Nếu đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương nộp tờ khai cho bạn, hãy nhờ họ lập Form 941-X và Form W-2c: bạn vẫn chịu trách nhiệm về các tờ khai và khoản thuế (Publication 15).

Part 1 yêu cầu bạn chọn một quy trình:

Sửa cả số khai thiếu lẫn số khai thừa trong một quý thì dùng quy trình điều chỉnh trên một biểu mẫu. Yêu cầu hoàn thuế cho cùng quý cần thêm biểu mẫu thứ hai cho phần khai thiếu (IRS: Sửa thuế lương).

Hạn nộp khi bạn nợ thuế. Nộp chậm nhất vào hạn nộp Form 941 của quý mà bạn phát hiện lỗi, và nộp tiền vào lúc nộp tờ khai:

Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật thì dời sang ngày làm việc kế tiếp.

Hạn đối với thuế khai thừa. IRS gọi hạn sửa là thời hiệu: bản điều chỉnh nên được nộp trước khi thời hiệu kết thúc hơn 90 ngày, còn yêu cầu hoàn thuế có thể nộp bất kỳ lúc nào trước khi thời hiệu kết thúc và bắt buộc phải nộp trong 90 ngày cuối. Thời hiệu đối với thuế khai thừa là 3 năm kể từ ngày nộp Form 941 hoặc 2 năm kể từ ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn. Đối với thuế khai thiếu là 3 năm kể từ ngày nộp. Form 941 nộp và thuế đã trả trước ngày 15 tháng 4 của năm kế tiếp được coi là nộp và trả vào ngày 15 tháng 4 (hướng dẫn Form 941-X; 26 USC 6513(c)).

Nếu hạn hoàn thuế sắp hết trước khi nhân viên được hoàn lại hoặc đồng ý, hướng dẫn Form 941-X nói hãy nộp yêu cầu mà không đánh dấu ô nào ở line 5 và ghi rõ điều đó ở line 43. Bạn phải hoàn lại hoặc bồi hoàn cho họ và xác nhận việc đó trước khi IRS có thể chấp thuận yêu cầu (hướng dẫn Form 941-X).

Người nộp theo năm dùng Form 944-X, đến hạn vào ngày 31 tháng 1 của năm sau năm phát hiện lỗi khi họ nợ thuế (hướng dẫn Form 944-X). Form 940 không có biểu mẫu X: hãy đánh dấu ô tờ khai điều chỉnh trên một Form 940 mới (IRS: Sửa thuế lương).

Khi nào tôi cũng phải nộp Form W-2c và Form W-3c?

Nộp Form W-2c cùng Form W-3c khi việc sửa làm thay đổi tiền lương hoặc thuế An sinh Xã hội và Medicare của một năm mà các Form W-2 đã được nộp. Publication 15 gắn hai biểu mẫu này với nhau, và Form 941-X yêu cầu bạn xác nhận đã nộp hoặc sẽ nộp mọi Form W-2 và W-2c cần thiết, kể cả khi bản sửa của bạn không thay đổi chúng (Publication 15; hướng dẫn Form 941-X).

• Nộp càng sớm càng tốt sau khi phát hiện lỗi, và đưa cho nhân viên một bản sao (hướng dẫn Form W-2 và W-3).
• Nộp điện tử nếu bản gốc bắt buộc phải nộp điện tử. Form W-2c sửa một Form W-2 bắt buộc nộp điện tử cũng phải nộp điện tử.
• Phát hiện lỗi sau khi nhân viên đã có Form W-2 nhưng trước khi đến Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA): hủy Copy A sai, lập Form W-2 mới và đóng dấu "CORRECTED" lên các bản mới của nhân viên.
• Tiền lương hoàn trả từ năm trước: chỉ sửa tiền lương và thuế An sinh Xã hội và Medicare, không sửa box 1 hay box 2.

Lỗi được phát hiện và hoàn trả trong cùng một năm không cần Form W-2c, vì Form W-2 của năm đó chưa được nộp. Trang IRS Giới thiệu Form W-2c có liên kết đến biểu mẫu hiện hành.

Lỗi khấu trừ thuế thu nhập nào vẫn sửa được sau khi hết năm?

Thuế thu nhập khấu trừ chỉ sửa được nếu bạn phát hiện lỗi trong cùng năm dương lịch mà bạn trả lương. Đối với các năm trước, chỉ sửa được lỗi hành chính, hoặc lỗi của người lao động bị coi nhầm là nhà thầu và bị tính thuế theo mức section 3509. Lỗi hành chính là lỗi khi số tiền ở Form 941, line 3 không phải là số tiền thực sự đã khấu trừ; hướng dẫn Form 941-X chỉ coi là lỗi tính toán hoặc lỗi đảo số khi khai số tiền đã khấu trừ (Publication 15; hướng dẫn Form 941-X).

Giới hạn cuối năm tương tự cũng áp dụng cho khấu trừ thuế Medicare bổ sung. Tiền lương khai sai vẫn được sửa trên Form 941-X, line 6, và trên Form W-2c, trừ tiền lương mà nhân viên đã hoàn trả.

Làm sao sửa sổ sách sau một lỗi bảng lương?

Hãy sửa sổ sách bằng các bút toán mới có ghi ngày, sao cho cuối cùng khớp với các tờ khai đã sửa. Không nguồn nào của chính phủ quy định các bút toán, nên đây là một phương pháp làm việc phổ biến, không phải quy tắc thuế. Mốc thuế là số tiền lương theo quý ở Form 941-X, line 6, mà IRS cho biết sẽ chuyển sang Form W-2 và thường là khoản khấu trừ tiền lương của doanh nghiệp (hướng dẫn Form 941-X).

Khoản hoàn trả tiền lương của năm trước xuất hiện thế nào trên tờ khai thuế thu nhập của chính doanh nghiệp là một câu hỏi riêng mà trang này không trả lời. Về các bút toán, xem bút toán sổ nhật ký tiền lương, và về các số dư không xóa được, xem khoản phải trả tiền lương không xóa được.

Báo cáo tiền lương và thất nghiệp của tiểu bang có cần sửa tương tự không?

Việc sửa ở cấp liên bang không tự thay đổi hồ sơ nộp cho tiểu bang. Thuế thu nhập khấu trừ của tiểu bang, báo cáo tiền lương thất nghiệp của tiểu bang và thông tin tiền lương tiểu bang trên Form W-2 đều có cơ quan riêng và quy trình sửa riêng, và quy định, biểu mẫu cùng hạn nộp khác nhau theo tiểu bang. Trang này không nêu những điều đó.

Có một điểm liên bang hữu ích. Nếu các thay đổi duy nhất của bạn trên Form W-2 là dữ liệu của tiểu bang hoặc địa phương, bạn không gửi Copy A của Form W-2c cho SSA: bạn gửi cho cơ quan tiểu bang hoặc địa phương và đưa nhân viên một bản sao (hướng dẫn Form W-2 và W-3). Hãy hỏi cơ quan thuế và cơ quan lao động của tiểu bang bạn cách điều chỉnh.

Tôi có phải trả tiền lãi hoặc tiền phạt cho việc sửa bảng lương không?

Không phải lúc nào cũng có. Việc sửa thuế khai thiếu thường không bị tính tiền lãi và tiền phạt nộp trễ hay nộp trễ khoản thuế phải nộp nếu bạn:

• nộp chậm nhất vào hạn nộp Form 941 của quý mà bạn phát hiện lỗi;
• nộp số tiền ghi ở line 27 vào lúc nộp tờ khai;
• ghi ngày bạn phát hiện lỗi; và
• giải thích cơ sở và sự việc của việc sửa.

Việc sửa không được miễn lãi nếu các số khai thiếu liên quan đến vấn đề được nêu trong một đợt kiểm tra kỳ trước, nếu bạn cố ý khai thiếu, hoặc nếu bạn nhận thông báo và yêu cầu thanh toán hay thông báo xác định theo section 7436 (phân loại người lao động) (hướng dẫn Form 941-X; Publication 15). Thuế FUTA nộp thiếu không có cách điều chỉnh miễn lãi (IRS: Sửa thuế lương).

Form 941-X cho thấy thuế bạn nợ và nộp sau hạn phải đính kèm Schedule B (Form 941, báo cáo nghĩa vụ thuế theo ngày) đã sửa, nếu không IRS có thể ấn định mức phạt nộp thuế trễ tính theo mức trung bình (hướng dẫn Form 941-X). Nếu thông báo phạt đến sau khi bạn nộp, hãy trả lời thông báo kèm lời giải thích của bạn; đừng đính kèm vào tờ khai. Hãy dùng Form 843, không phải Form 941-X, để xin xóa tiền phạt hoặc tiền lãi đã ấn định (Giới thiệu Form 843; hướng dẫn Form 941-X). Người có nghĩa vụ thu và nộp thuế khấu trừ mà cố ý không làm có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân với khoản phạt bằng số thuế chưa nộp (26 USC 6672). Về tiền phạt nộp thuế trễ và ai có thể phải chịu trách nhiệm, xem chậm nộp thuế lương.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ. Giả định thuế An sinh Xã hội 6,2% và thuế Medicare 1,45% cho mỗi bên là nhân viên và người sử dụng lao động, và nhân viên có mức lương thấp hơn mức tiền lương chịu thuế.

Hoàn trả trong cùng năm cho một quý trước

Vào tháng 3, bảng lương trả cho nhân viên US$3.000 gộp thay vì US$1.500. Trên US$1.500 trả thêm, bảng lương khấu trừ US$150 thuế thu nhập, US$93,00 thuế An sinh Xã hội và US$21,75 thuế Medicare, nên nhân viên nhận thêm US$1.235,25. Người sử dụng lao động cũng nợ phần thuế tương ứng của mình và đã nộp. Vào tháng 11, nhân viên hoàn lại US$1.235,25 đã thực nhận. Nhân viên đã chịu US$264,75 khấu trừ trên khoản lương đó. Ví dụ này coi đó là đã giải quyết phần của nhân viên; phần xác nhận trên Form 941-X vẫn phải đúng sự thật.

Người sử dụng lao động nộp Form 941-X cho quý có tháng 3, dùng quy trình điều chỉnh: tiền lương -US$1.500 (line 6), thuế thu nhập -US$150 (line 7), An sinh Xã hội -US$186,00 (line 8, 12,4% của US$1.500) và Medicare -US$43,50 (line 12, 2,9%). Tín thuế là US$379,50. Form W-2 của năm thể hiện tiền lương và thuế thu nhập đã giảm.

Hoàn trả sau khi hết năm

Tháng 12 năm ngoái, bảng lương trả cho nhân viên thừa US$4.000, với US$600 thuế thu nhập đã khấu trừ trên khoản đó. Nhân viên hoàn lại US$4.000 toàn bộ (gross) vào tháng 3. Form 941-X của quý tháng 12 thu hồi An sinh Xã hội US$496,00 và Medicare US$116,00, một khoản sửa US$612,00, nhưng không thu hồi US$600 thuế thu nhập.

Người sử dụng lao động bồi hoàn phần của nhân viên (US$306) và giữ bản xác nhận bằng văn bản của nhân viên. Form W-2c chỉ sửa các box An sinh Xã hội và Medicare. US$4.000 vẫn chịu thuế đối với nhân viên cho năm ngoái. Giả định rằng khi tờ khai năm ngoái được nộp, có vẻ như nhân viên có quyền đối với khoản lương đó. Vì khoản hoàn trả vượt US$3.000, nhân viên có thể khấu trừ nó (nếu khai khấu trừ theo từng khoản) hoặc nhận tín thuế trên tờ khai năm nay. Tiền lương năm nay không bị giảm.

Thuế thu nhập khấu trừ quá thấp

Một lỗi thiết lập khiến khấu trừ thiếu US$1.200 thuế thu nhập liên bang qua ba kỳ lương trong quý ba, và Form 941 đã nộp chỉ khai số thuế thực sự đã khấu trừ. Người sử dụng lao động phát hiện vào tháng 11. Họ nộp Form 941-X cho quý ba chậm nhất vào ngày 31 tháng 1, dùng quy trình điều chỉnh, và nộp US$1.200 vào lúc nộp tờ khai. Nếu phát hiện lỗi sau ngày 31 tháng 12, Form 941-X không thể sửa thuế thu nhập khấu trừ, và người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về khoản thuế trừ khi thuế của chính nhân viên trên khoản lương đó đã được nộp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Lỗi kéo dài qua nhiều quý hoặc qua cuối năm, ảnh hưởng nhiều nhân viên, đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương đã nộp sai tờ khai, hoặc đang hoàn trả tiền lương của năm trước: bản điều chỉnh hoặc yêu cầu hoàn thuế, phần của nhân viên, mọi Form W-2c và sổ sách đều phải khớp với các tờ khai đã nộp. Những việc đó phải được sắp xếp xong trước khi bạn nộp; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Lẽ ra phải khấu trừ thuế thu nhập ở một năm trước nhưng đã không khấu trừ: Form 941-X không sửa được, và người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm trừ khi thuế của chính nhân viên đã được nộp. Việc chứng minh bắt đầu từ hồ sơ bảng lương và sổ sách; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Nhân viên không chịu hoàn trả, hoặc tranh chấp số tiền đã trả: việc thu hồi là câu hỏi về luật tiền lương, hãy hỏi sở lao động của tiểu bang bạn; ghi sổ khoản không thu hồi được và giữ cho các tờ khai khớp nhau là hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn bỏ sót khoản nộp thuế, chưa bao giờ nộp Form 941, hoặc nhận thông báo của IRS: xem chậm nộp thuế lương.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương không nộp thuế: xem đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương không nộp thuế của bạn.
• Form W-2 hoặc Form 1099 chưa bao giờ được nộp: xem biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
• Người lao động được trả như nhà thầu: xem nhà thầu có thể là nhân viên.
• Chủ S corporation nộp thêm thuế qua EFTPS thay vì khấu trừ: xem thuế của chủ S corporation nộp qua EFTPS.
• Bạn tự trả lương cho mình từ LLC một thành viên: xem tiền lương từ LLC một thành viên của chính bạn.
• Lỗi xảy ra sau khi đổi đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương giữa năm, hoặc bạn muốn thiết lập bảng lương để lỗi không lặp lại: xem đổi đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương và thiết lập bảng lương.