Ngưỡng 1099-NEC: nhà thầu nào nhận, LLC và thanh toán bằng thẻ

Ai nhận Form 1099-NEC, và ngưỡng hiện nay là bao nhiêu?

Doanh nghiệp tại Hoa Kỳ nói chung gửi Form 1099-NEC cho từng người mà mình đã trả từ $2.000 trở lên trong năm dương lịch cho dịch vụ, khi người đó không phải nhân viên của mình (hướng dẫn của IRS). Điều kiện là "từ mức này trở lên": nhà thầu được trả đúng bằng ngưỡng vẫn nhận biểu mẫu (26 U.S.C. 6041).

Nhiều nguồn vẫn ghi $600; mức đó áp dụng cho các khoản thanh toán trước năm 2026 (câu hỏi thường gặp của IRS).

Khấu trừ dự phòng là ngoại lệ: nếu bạn đã khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ một nhà thầu, bạn phải nộp Form 1099-NEC cho nhà thầu đó ở bất kỳ mức nào (IRS).

Phải đáp ứng cả bốn điều kiện (hướng dẫn của IRS):

1. Bạn đã trả tiền cho người không phải nhân viên của bạn.
2. Khoản thanh toán là cho dịch vụ trong quá trình kinh doanh của bạn (tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan chính phủ cũng tính).
3. Người nhận là cá nhân, hợp danh hoặc di sản, hoặc công ty thuộc một ngoại lệ bên dưới.
4. Bạn đã trả cho người nhận đó từ mức ngưỡng trở lên trong năm.

Ngưỡng là phần dễ. Điều làm trường hợp khó hơn là nhà thầu là LLC, thiếu Form W-9, thanh toán bằng thẻ hoặc ứng dụng, người lao động có thể thật ra là nhân viên, và các năm trước chưa bao giờ nộp. Trước tháng 1, hãy chuẩn bị danh sách mọi người bạn đã trả cho dịch vụ, tổng của từng người theo năm dương lịch, cách trả từng khoản, và Form W-9 của từng nhà thầu. Nếu bạn trả cho nhiều nhà cung cấp, không có Form W-9 hay tổng theo năm, hoặc các năm trước chưa gửi, danh sách đó phải được dựng lại từ hồ sơ ngân hàng và thẻ của bạn; phần cuối, Trường hợp của bạn có khác không?, cho biết bắt đầu từ đâu.

Tôi có gửi Form 1099-NEC cho nhà thầu là LLC không?

Còn tùy vào cách LLC chịu thuế, không phải vào ba chữ "LLC". Hãy đọc line 3a của Form W-9 của nhà thầu: LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế (một chủ sở hữu, IRS coi là một phần của chủ sở hữu đó) đánh dấu ô theo loại hình của chủ sở hữu, còn mọi LLC khác đánh dấu "LLC" và điền mã riêng (C, S hoặc P).

LLC bị bỏ qua về thuế do một công ty sở hữu thì ghi loại hình công ty ở line 3a. Nếu line 3a để trống hoặc không nhất quán, hãy xin Form W-9 đã sửa. Quỹ tín thác, di sản hoặc pháp nhân loại "Other" không nằm trong bảng này và có thể cần chuyên gia xem xét.

Tôi có gửi Form 1099-NEC cho nhà thầu là công ty (corporation) không?

Nói chung là không. Khoản thanh toán cho dịch vụ trả cho công ty, kể cả LLC được coi là C corporation hoặc S corporation, thường không cần Form 1099-NEC (hướng dẫn của IRS).

Dịch vụ pháp lý là ngoại lệ. Phí luật sư phải khai trên Form 1099-NEC khi đạt ngưỡng, kể cả khi trả cho công ty luật là một công ty (corporation), và tiền dàn xếp tranh chấp trả cho luật sư mà không phải là phí thì khai trên Form 1099-MISC. Khoản thanh toán y tế và chăm sóc sức khỏe cho công ty (corporation) cũng phải khai, trên Form 1099-MISC (Pub. 1099).

Tôi có gửi Form 1099-NEC nếu đã trả bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc ứng dụng thanh toán không?

Nói chung không có Form 1099-NEC cho khoản thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng lưới của bên thứ ba. Các khoản này thuộc quy tắc khai Form 1099-K của đơn vị xử lý thanh toán, và doanh nghiệp đã trả không nộp Form 1099-NEC cho chúng (hướng dẫn của IRS; Regulations section 1.6041-1). Điều này vẫn đúng kể cả khi ngưỡng riêng của đơn vị xử lý chưa đạt, vì IRS bỏ qua ngưỡng đó khi quyết định biểu mẫu nào áp dụng (Hướng dẫn cho Form 1099-K).

Séc, tiền mặt và chuyển khoản gửi từ tài khoản ngân hàng của bạn thẳng cho nhà thầu (ACH hoặc chuyển khoản điện tử) không phải thanh toán bằng thẻ hay qua mạng lưới, nên bạn phải khai. Khi một nhà thầu được trả bằng nhiều cách, hãy tính vào tổng mọi khoản không phải thanh toán bằng thẻ hay qua mạng lưới thanh toán, và bỏ các khoản do đơn vị xử lý khai. Một khoản trả qua ứng dụng có phải là thanh toán qua mạng lưới hay không tùy vào cách ứng dụng đó thanh toán bù trừ, nên hãy ghi lại cách trả của từng khoản và hỏi ứng dụng hoặc kế toán viên khi chưa chắc.

Khoản thanh toán nào nói chung không cần Form 1099-NEC?

Khoản thanh toán cá nhân, tiền trả cho nhân viên, khoản mua hàng hóa và hầu hết khoản thanh toán cho công ty (corporation) nói chung không cần Form 1099-NEC (hướng dẫn của IRS).

• Nhân viên: tiền lương, tiền thưởng, giải thưởng và phần thưởng khai trên Form W-2, và khoản hoàn chi phí kinh doanh cho nhân viên không khai trên Form 1099-NEC.
• Khoản thanh toán cá nhân: chỉ các khoản thanh toán trong quá trình kinh doanh mới phải khai.
• Hàng hóa: khoản thanh toán cho hàng hóa, cước vận chuyển, kho bãi, điện thoại và các khoản tương tự. Linh kiện và vật liệu mà nhà thầu cung cấp như một phần của dịch vụ thì được tính.
• Tổ chức được miễn thuế và cơ quan chính phủ: khoản thanh toán cho tổ chức được miễn thuế, Hoa Kỳ, một tiểu bang hoặc chính phủ nước ngoài.
• Tiền thuê: không khai trên Form 1099-NEC. Tiền thuê mặt bằng hoặc thiết bị kinh doanh trả cho chủ sở hữu nói chung được khai trên Form 1099-MISC, có ngưỡng riêng. Tiền thuê trả cho đại lý bất động sản hoặc người quản lý bất động sản thì bạn không cần nộp biểu mẫu, vì họ khai số tiền họ nộp lại cho chủ sở hữu (hướng dẫn của IRS).
• Tổng thấp hơn ngưỡng, trừ khi bạn đã khấu trừ dự phòng.

Tôi cộng tổng số tiền đã trả cho một nhà thầu như thế nào?

Hãy cộng mọi khoản bạn đã trả cho cùng một người nhận trong năm dương lịch, tính theo ngày bạn trả, không theo ngày hóa đơn hay ngày dự án (Regulations section 1.6041-1 gắn việc khai báo với các khoản thanh toán bạn thực hiện trong năm dương lịch). Hãy so sánh tổng với ngưỡng của năm đó.

Những gì được tính vào tổng (hướng dẫn của IRS):

• Phí, hoa hồng và các khoản trả khác cho dịch vụ.
• Linh kiện và vật liệu mà nhà thầu cung cấp khi đó là phần phụ của dịch vụ, chẳng hạn hóa đơn sửa chữa ghi riêng nhân công và linh kiện.
• Khoản hoàn lại chi phí đi lại mà nhà thầu không báo cáo chi tiết cho bạn.
• Thuế bán hàng của tiểu bang hoặc địa phương đánh lên bên cung cấp dịch vụ và đã trả cho họ. Thuế bán hàng đánh lên bạn với tư cách người mua và thu từ bạn thì không tính.

Hãy khai chủ doanh nghiệp một chủ dưới tên cá nhân; tên doanh nghiệp ghi ở dòng tên thứ hai, không bao giờ ghi riêng (Pub. 1099). Hãy bỏ các khoản thanh toán bằng thẻ và qua mạng lưới của bên thứ ba, dù đơn vị xử lý có nộp Form 1099-K hay không.

Sổ sách của tôi cần có gì trong năm để đến tháng 1 chỉ cần xuất báo cáo?

Mỗi nhà thầu cần một hồ sơ nhà cung cấp với năm thông tin được ghi lại trước lần thanh toán đầu tiên, để danh sách tháng 1 đến từ một báo cáo thay vì phải tìm kiếm. IRS khuyên nên xin Form W-9 của mọi người nhận tiền tại Hoa Kỳ (Pub. 1099).

Nếu bạn chuyển tiền boa của khách hàng cho nhà thầu, hãy ghi riêng: biểu mẫu cho thấy tiền boa bằng tiền mặt ở box 1b và mã nghề nhận tiền boa ở box 1c, bên cạnh tổng ở box 1a (hướng dẫn của IRS).

Vào tháng 12, hãy chạy báo cáo các khoản thanh toán theo nhà cung cấp, theo cách trả, cho năm dương lịch. Hãy so sánh từng tổng với ngưỡng và đòi mọi Form W-9 còn thiếu khi nhà thầu vẫn còn liên lạc được. Hãy giữ bản sao biểu mẫu đã nộp ít nhất 3 năm, hoặc 4 năm nếu đã áp dụng khấu trừ dự phòng (Pub. 1099).

Khi nào Form 1099-NEC đến hạn, và tiểu bang của tôi có muốn bản sao không?

Bản gửi IRS và bản gửi nhà thầu đều đến hạn ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán, chuyển sang ngày làm việc kế tiếp khi ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật (Pub. 1099). Với các khoản thanh toán trong năm 2026, hạn nộp là ngày 1 tháng 2 năm 2027. Form 1099-NEC không được tự động gia hạn.

Biểu mẫu nộp trễ hoặc sai bị phạt theo từng biểu mẫu, tính riêng cho bản gửi IRS và bản gửi nhà thầu, và mức phạt tăng lên càng để lâu chưa sửa (IRS). Về mức phạt, hạn đã lỡ, thông báo và cách sửa, xem Form 1099 và W-2 nộp trễ.

Quy tắc của tiểu bang là riêng. Các ô tiểu bang trên biểu mẫu chỉ để thuận tiện cho bạn và không cần điền cho IRS; nếu tiểu bang muốn bản giấy, Copy 1 gửi cho sở thuế của tiểu bang (hướng dẫn của IRS). Hãy hỏi cơ quan thuế tiểu bang của bạn. Chẳng hạn, California yêu cầu riêng một báo cáo gửi EDD (form DE 542) đối với nhà thầu là cá nhân, chủ doanh nghiệp một chủ và LLC một thành viên, trong vòng 20 ngày sau khi trả hoặc ký hợp đồng trả từ $600 trở lên, tùy ngày nào đến trước, khi Form 1099 liên bang cũng bắt buộc (California EDD).

Tôi nộp Form 1099-NEC điện tử như thế nào, và có cách miễn phí không?

Có, có cách nộp điện tử miễn phí. Cổng Taxpayer Portal của Hệ thống tiếp nhận tờ khai thông tin của IRS (IRIS) miễn phí: nhập biểu mẫu bằng tay hoặc tải lên tệp CSV, nộp tối đa 100 tờ khai mỗi lần, và tải về các bản gửi nhà thầu (IRS: IRIS). Bắt đầu từ năm thuế 2026, IRIS là hệ thống duy nhất của IRS để nộp điện tử tờ khai thông tin (Pub. 1099).

• Hãy đăng ký sớm. IRIS cần Transmitter Control Code (TCC), mã của IRS cho phép bạn nộp điện tử. Cần có EIN để đăng ký, và IRS nêu thời gian xử lý là tối đa 45 ngày ở một chỗ và 45 ngày làm việc ở chỗ khác (Pub. 1099). Chủ doanh nghiệp một chủ chưa có EIN cần xin trước.
• Từ 10 tờ khai trở lên thì bắt buộc nộp điện tử. Hãy đếm các tờ khai thông tin gốc bạn phải nộp trong năm, mọi loại gộp lại, kể cả Form W-2; tờ khai sửa không tính vào mức 10. Nếu các tờ khai gốc phải nộp điện tử thì tờ khai sửa cũng vậy. Hợp danh có hơn 100 thành viên hợp danh phải nộp điện tử ở bất kỳ số lượng nào (Pub. 1099; IRS; Regulations section 301.6011-2). Đơn xin miễn do khó khăn được nộp bằng Form 8508, ít nhất 45 ngày trước hạn nộp (Pub. 1099).
• Dưới 10 thì được nộp giấy. Hãy dùng Copy A do IRS in sẵn kèm Form 1096, biểu mẫu bìa cho tờ khai giấy. Copy A và Form 1096 in từ trang web của IRS không được dùng để nộp, vì IRS quét các biểu mẫu giấy (IRS; Hướng dẫn chung).
• Gửi cho nhà thầu một bản. Trang web của IRS có bản PDF điền được để gửi cho nhà thầu (hướng dẫn của IRS). Chỉ được gửi điện tử nếu nhà thầu đã đồng ý theo cách bắt buộc (Pub. 1099).

Nếu người lao động lẽ ra là nhân viên, hoặc tôi chưa bao giờ lấy Form W-9 thì sao?

Form 1099-NEC không biến người lao động thành nhà thầu. IRS xem xét quyền kiểm soát hành vi, quyền kiểm soát tài chính và loại quan hệ, không phải biểu mẫu bạn đã phát hành. Nếu bạn không có cơ sở hợp lý để coi nhân viên là nhà thầu, bạn có thể nợ thuế lao động cho người lao động đó (IRS). Việc giảm nhẹ theo section 530 có các yêu cầu riêng, trong đó có việc nộp mọi tờ khai thông tin bắt buộc nhất quán với cách bạn đã coi người lao động (IRS). Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952) đòi hỏi mọi Form 1099 bắt buộc của ba năm trước (IRS). Xem người lao động có thể là nhân viên, cũng nói về ai có thể nợ các khoản thuế đó với tư cách cá nhân.

Không có Form W-9 thì bạn không biết nhà thầu có phải là công ty (corporation) hay phải khai mã số thuế nào. Hãy xin ngay bây giờ. Nếu nhà thầu không chịu đưa mã số thuế, khấu trừ dự phòng 24% có thể áp dụng cho khoản thanh toán dịch vụ, và nếu bạn không thu và không nộp, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về số tiền chưa thu (Pub. 1099); xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ để minh họa.

Chủ doanh nghiệp một chủ trả tiền cho một nhiếp ảnh gia làm tự do

Một studio thiết kế do chủ doanh nghiệp một chủ điều hành trả tiền cho một nhiếp ảnh gia làm tự do, là cá nhân, bằng séc.

• 2025: $900. Ngưỡng cho khoản thanh toán năm 2025 là $600, nên phải có Form 1099-NEC cho năm đó. Nếu chưa bao giờ gửi, xem Form 1099 nộp trễ.
• 2026: $3.000. Tổng cao hơn ngưỡng $2.000, nên studio gửi Form 1099-NEC. Nếu chỉ trả $1.500 và không khấu trừ gì, thì không cần Form 1099-NEC cho năm đó.

Một S corporation trả tiền cho một LLC

Một S corporation trả cho một công ty điều hòa không khí được thành lập dưới dạng LLC $8.000 bằng séc để sửa chữa, đã gồm linh kiện. Form W-9 của công ty cho thấy một LLC chịu thuế như hợp danh, nên S corporation gửi Form 1099-NEC cho đủ $8.000. Nếu Form W-9 cho thấy LLC chịu thuế như C corporation hoặc S corporation, thì S corporation nói chung sẽ không gửi.

Một người làm tự do được trả qua ứng dụng thanh toán

Một chủ doanh nghiệp trả cho một người làm tự do $4.000 qua ứng dụng thanh toán bù trừ các khoản thanh toán trên mạng lưới riêng của ứng dụng. Các khoản đó thuộc quy tắc khai Form 1099-K của ứng dụng, nên chủ doanh nghiệp không gửi Form 1099-NEC cho chúng. Nếu chủ doanh nghiệp trả cùng $4.000 bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng cho một người làm tự do là cá nhân, thì chủ doanh nghiệp sẽ gửi một biểu mẫu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã trả cho nhiều nhà thầu, và hồ sơ nhà cung cấp thiếu Form W-9, loại hình pháp lý, cách trả hoặc tổng theo năm: danh sách nhà cung cấp phải được dựng lại từ hồ sơ ngân hàng và thẻ của bạn. Đó là công việc ghi sổ kế toán, và nó giúp danh sách tháng 1 đến từ một báo cáo thay vì phải tìm kiếm.
• Form 1099 của các năm trước chưa bao giờ được gửi: xem Form 1099 và W-2 nộp trễ để biết hạn và tiền phạt. Tổng của từng năm bị bỏ lỡ được dựng lại theo cách tương tự, từ hồ sơ ngân hàng và thẻ.
• Nhà thầu không chịu đưa Form W-9 hoặc mã số thuế: xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
• Người lao động có thể thật ra là nhân viên: xem người lao động có thể là nhân viên và chi phí nhân viên so với nhà thầu.
• Nhà thầu ở ngoài Hoa Kỳ: Form W-9 xác nhận tư cách người Hoa Kỳ, nên xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Bạn đã trả tiền mặt cho nhà thầu phụ, không có biên lai: xem trả tiền mặt cho nhà thầu phụ.
• Bạn trả tiền cho người dọn dẹp hoặc thợ sửa chữa vặt cho bất động sản cho thuê: xem biểu mẫu thuế nhà thầu dành cho chủ nhà cho thuê.