Chi phí nhân viên W-2 và nhà thầu 1099: so sánh bên nào rẻ hơn

Nhà thầu 1099 có rẻ hơn nhân viên W-2 không?

Còn tùy vào tổng chi phí cho cùng một công việc, không phải mức giá theo giờ. Mức giá của nhà thầu được tính để bao gồm thuế và chi phí của chính họ, nên mỗi giờ trông cao hơn. Tiền lương của nhân viên trông thấp hơn nhưng người sử dụng lao động còn phải cộng thêm các khoản chi. Nhân viên W-2 nhận Form W-2 từ bạn mỗi năm; nhà thầu 1099 được trả $2.000 trở lên cho dịch vụ nói chung nhận Form 1099-NEC.

Một nhân viên tốn tiền lương cộng với thuế, bảo hiểm, phúc lợi (nếu có), ngày nghỉ có lương của người sử dụng lao động, và công sức vận hành bảng lương. Một nhà thầu tốn đúng mức giá bạn đã thỏa thuận: bạn không khấu trừ gì và nói chung không phải đóng thuế lương trên khoản đó (IRS: nhà thầu độc lập hay nhân viên).

Chi phí không quyết định nhãn. Chỉ có thể so sánh khi công việc đó có thể làm đúng luật theo cả hai cách, chẳng hạn một người phụ việc theo dự án tự quyết định cách làm và thời gian làm, và tự mang dụng cụ.

Hướng dẫn này phù hợp nếu bạn có báo giá của nhà thầu và con số lương cho cùng một công việc, hoặc đã trả tiền cho một người làm việc đều đặn bằng Form 1099 hoặc bằng tiền mặt.

Trường hợp không đơn giản nếu:

• bạn kiểm soát cách làm, thời gian và nơi làm việc, hoặc công việc là phần chính của doanh nghiệp, vì những điều này cho thấy đó là nhân viên;
• bạn đã trả tiền đều đặn cho ai đó bằng Form 1099 hoặc bằng tiền mặt mà chưa lập bảng lương, vì các năm trước có thể cần sửa;
• người lao động ở California, nơi áp dụng bài kiểm tra ABC riêng, hoặc ở tiểu bang khác có bài kiểm tra tư cách riêng;
• người lao động sống hoặc làm việc ở tiểu bang khác với doanh nghiệp của bạn, hoặc ở ngoài Hoa Kỳ.

Hãy chuẩn bị trước khi so sánh: số giờ mỗi tuần và số tuần mỗi năm, báo giá của nhà thầu và phạm vi báo giá, mức lương bạn sẽ trả, tiểu bang của bạn, phúc lợi bạn sẽ cung cấp, ai quyết định lịch làm việc, phương pháp và dụng cụ, người lao động có khách hàng khác và hợp đồng bằng văn bản hay không, và bạn đã trả họ bao nhiêu, bằng cách nào.

Nhà thầu hay nhân viên: ưu và nhược điểm là gì?

Mỗi hướng đều đánh đổi giữa quyền kiểm soát với chi phí và nghĩa vụ.

Nhân viên tốn thêm gì ngoài tiền lương?

Một nhân viên tốn tiền lương cộng với thuế lương, bảo hiểm và phúc lợi của người sử dụng lao động. Thuế của người sử dụng lao động do luật quy định; bảo hiểm, phúc lợi và chi phí xử lý tùy vào tiểu bang và lựa chọn của bạn.

Cục Thống kê Lao động (BLS) đưa ra số liệu tham chiếu. Trong bản công bố mới nhất, tiền lương và tiền công chiếm 70,0% chi phí thù lao của người sử dụng lao động khu vực tư nhân, và phúc lợi chiếm 30,0%. Với người lao động toàn thời gian ở khu vực tư nhân, các phúc lợi bắt buộc theo luật chiếm 7,0% và ngày nghỉ có lương chiếm 8,1% thù lao. Phúc lợi bắt buộc theo luật gồm An sinh Xã hội, Medicare, bảo hiểm thất nghiệp liên bang và tiểu bang, và bảo hiểm bồi thường lao động (bản công bố của BLS; định nghĩa). Đây là mức trung bình của mọi người sử dụng lao động tư nhân, không phải báo giá cho doanh nghiệp của bạn.

Nhà thầu tốn thêm gì ngoài hóa đơn?

Một nhà thầu tốn hóa đơn của họ cộng với giấy tờ để trả tiền đúng cách. Các loại thuế kiểu thuế lương do nhà thầu chịu, không phải bạn.

Nhà thầu đóng thuế tự kinh doanh ở mức 15,3%: 12,4% cho An sinh Xã hội và 2,9% cho Medicare, tính trên 92,35% thu nhập ròng. Nhà thầu có thể khấu trừ một nửa khoản này trên tờ khai thuế thu nhập (IRS: Topic no. 554). Khoản thuế đó, cùng mọi chi phí bảo hiểm, dụng cụ và thời gian nghỉ không có thu nhập, đều do nhà thầu gánh, nên hãy hỏi mức giá báo đã bao gồm những gì.

Phần việc của bạn:

• Khi bạn đã quyết định người lao động là nhà thầu, bước đầu tiên là có Form W-9 đã hoàn tất trong hồ sơ (IRS).
• Nộp Form 1099-NEC, hạn nộp ngày 1 tháng 2 năm 2027 đối với khoản thanh toán của năm nay, khi bạn trả cho nhà thầu là cá nhân hoặc hợp danh từ $2.000 trở lên cho dịch vụ trong năm. Công ty (corporation) nói chung không nhận biểu mẫu này, và khoản thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng lưới của bên thứ ba do đơn vị xử lý thanh toán khai thay (Publication 15; hướng dẫn của IRS). Xem ai nhận Form 1099-NEC.
• Khấu trừ 24% từ các khoản thanh toán phải khai báo nếu nhà thầu chưa đưa mã số thuế (TIN), hoặc IRS thông báo cho bạn rằng mã số bị sai và nhà thầu không xác nhận mã số đúng. Việc này bắt đầu khi tổng tiền trong năm đạt $2.000, hoặc từ khoản thanh toán đầu tiên nếu năm ngoái bạn phải nộp Form 1099 cho hoặc khấu trừ từ nhà thầu này. Bên trả tiền lẽ ra phải khấu trừ mà không làm thì nợ khoản thuế đó (IRS; Publication 15; section 3406; section 3403). Nếu nhà thầu không chịu đưa mã số, xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu.

Quy định về bảo hiểm bồi thường lao động khác nhau theo tiểu bang. Hãy hỏi cơ quan bảo hiểm bồi thường lao động của tiểu bang xem nhà thầu không có hợp đồng bảo hiểm riêng có thuộc phạm vi bảo hiểm của bạn hay không (DOL).

Nhà thầu và nhân viên: tính chi phí tương đương nhân viên như thế nào?

Hãy cộng mọi khoản chi của người sử dụng lao động vào tiền lương, rồi chia cho số giờ bạn thật sự nhận được. Kết quả là chi phí cho mỗi giờ làm việc hiệu quả, để bạn đặt cạnh mức giá của nhà thầu.

1. Ước tính số giờ cần làm việc mỗi năm. Nhà thầu chỉ tính tiền cho đúng số giờ đó.
2. Nhân tiền lương với số giờ bạn sẽ trả, kể cả ngày nghỉ có lương nếu bạn có cung cấp.
3. Cộng phần An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động trên số tiền lương đó. Phần An sinh Xã hội của người sử dụng lao động dừng ở mức tiền lương chịu thuế.
4. Cộng FUTA, dừng sau $7.000 đầu tiên trong tiền lương của mỗi nhân viên.
5. Cộng thuế thất nghiệp tiểu bang theo thuế suất và mức tiền lương chịu thuế mà tiểu bang áp dụng cho người sử dụng lao động mới.
6. Cộng báo giá bảo hiểm bồi thường lao động theo nhóm công việc, rồi đến phúc lợi và phí của nhà cung cấp dịch vụ bảng lương (nếu có).
7. Chia tổng cho số giờ làm việc bạn thật sự nhận được, không phải số giờ bạn trả tiền, rồi so với mức giá của nhà thầu.

Đối chiếu tổng với số liệu tham chiếu của Cục Thống kê Lao động ở trên. Số liệu này tính ngày nghỉ có lương là phúc lợi, nên hãy lấy tiền lương cho số giờ thực tế làm việc, trước khi tính ngày nghỉ có lương, chia cho tỷ lệ tiền lương 70,0% để ra chi phí trọn gói tương đối. Tỷ lệ đó là trung bình của mọi người sử dụng lao động tư nhân, kể cả nơi có phúc lợi rất tốt, nên người sử dụng lao động cung cấp ít phúc lợi có thể thấp hơn.

Làm thêm giờ, lương tối thiểu và giờ nghỉ: tôi phải trả gì cho nhân viên mà không phải trả cho nhà thầu?

Quy tắc liên bang về lương tối thiểu và tiền làm thêm giờ nói chung bảo vệ nhân viên, và người lao động thật ra là nhân viên vẫn giữ các quyền bảo vệ đó dù được trả bằng Form 1099 (DOL: phân loại sai).

Các quy tắc này không điều chỉnh số tiền bạn trả cho nhà thầu thật sự, người được trả theo giá đã thỏa thuận. Nhân viên có thuộc diện miễn làm thêm giờ hay không tùy vào nhiệm vụ và mức lương, không tùy vào chức danh (DOL Fact Sheet #17A).

Tôi có thể chọn tư cách nhà thầu vì rẻ hơn không?

Không. Tư cách phụ thuộc vào thực tế của mối quan hệ làm việc, không phụ thuộc vào giá hay nhãn gọi. Theo thông luật, bất kỳ ai làm dịch vụ cho bạn đều là nhân viên của bạn nếu bạn kiểm soát được việc gì sẽ được làm và làm thế nào, và nhãn gọi không thay đổi điều đó (IRS: nhân viên theo thông luật).

IRS xem xét ba nhóm yếu tố: quyền kiểm soát hành vi, quyền kiểm soát tài chính, và loại quan hệ, chẳng hạn hợp đồng, phúc lợi và việc công việc có phải phần chính của doanh nghiệp hay không. Không một yếu tố nào quyết định riêng (IRS). Về bài kiểm tra đầy đủ và quyết định theo Form SS-8, xem người lao động có thể là nhân viên.

Luật liên bang cũng đặt ra các nhóm cố định. Khi đáp ứng ba điều kiện, một số tài xế nhận hoa hồng giao thực phẩm, đồ uống, đồ giặt hoặc giặt khô, nhân viên bán bảo hiểm nhân thọ toàn thời gian, người làm việc tại nhà và nhân viên bán hàng đi lưu động được coi là nhân viên về An sinh Xã hội và Medicare, dù họ không phải nhân viên theo thông luật. Người bán hàng trực tiếp và đại lý bất động sản đủ điều kiện là người không phải nhân viên theo luật (Publication 15).

Luật lương liên bang (lương tối thiểu và tiền làm thêm giờ) dùng bài kiểm tra riêng, và bài kiểm tra này chưa ổn định. Trang về phân loại sai của Bộ Lao động Hoa Kỳ vẫn hiển thị quy định năm 2024 tại 29 CFR Part 795. Một đề xuất của Bộ, 91 FR 9932, nêu rằng các điều tra viên của Bộ không còn áp dụng phân tích của quy định đó mà dùng hướng dẫn cũ hơn, và sẽ thay phân tích của quy định bằng phân tích trong quy định năm 2021 của Bộ, kèm một vài thay đổi. Đây mới là đề xuất, chưa phải quy định cuối cùng.

Chọn sai thì sau này tốn kém thế nào?

Nếu một người lao động mà luật coi là nhân viên bị trả như nhà thầu, doanh nghiệp có thể nợ các khoản thuế lương chưa khấu trừ và chưa nộp, cộng với tiền lương chưa trả. Hợp đồng có chữ ký không thay đổi điều đó.

• Thuế lao động liên bang. Doanh nghiệp coi nhân viên là nhà thầu mà không có cơ sở hợp lý có thể bị buộc chịu trách nhiệm về thuế lao động của người đó (IRS). Mức thuế đặc biệt theo section 3509 có thể áp dụng: gộp lại là 10,68% tiền lương đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội khi đã nộp các Form 1099 bắt buộc, và mức cao hơn khi chưa nộp. Mức này không áp dụng nếu doanh nghiệp cố ý bỏ qua quy tắc khấu trừ (Publication 15). Doanh nghiệp nợ khoản thuế này; với chủ doanh nghiệp một chủ thì chính chủ sở hữu chịu trách nhiệm cá nhân (sổ tay IRS, hướng dẫn nội bộ). Người chịu trách nhiệm thu hoặc nộp thuế đã khấu trừ mà cố ý không làm cũng có thể bị tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) bằng 100% số thuế chưa nộp (Publication 15); xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.
• Thuế tiểu bang và khiếu nại đòi lương. Thuế thất nghiệp tiểu bang và bảo hiểm bồi thường lao động là nghĩa vụ của người sử dụng lao động đối với nhân viên (DOL: thất nghiệp; DOL: fact sheet về luật việc làm), nên việc chuyển người lao động sang diện nhân viên có thể kéo theo khoản đóng góp truy thu và khoảng trống về bảo hiểm. Người lao động bị phân loại sai có thể đã không nhận đủ lương tối thiểu và tiền làm thêm giờ (DOL).

Hai biện pháp giảm nhẹ liên bang có thể giảm khoản phải trả cho các năm trước: section 530 relief và Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952, mà IRS cho biết nên nộp ít nhất 120 ngày trước khi bắt đầu coi người lao động là nhân viên). Cả hai đều có điều kiện, trong đó có việc đã nộp các Form 1099 bắt buộc (IRS; hướng dẫn Form 8952). Thuế truy thu, tiền phạt và cách sửa các tờ khai trước đây được nói trong người lao động có thể là nhân viên.

Câu trả lời có thay đổi theo tiểu bang không?

Có. Thuế suất thuế lương liên bang giống nhau ở mọi nơi, nhưng luật tiểu bang quy định thuế thất nghiệp, quy tắc bảo hiểm bồi thường lao động, luật nghỉ phép, mức lương tối thiểu cao hơn (xem các bảng ở trên) và bài kiểm tra tư cách:

• Giảm tín thuế. Tiểu bang bị giảm tín thuế (credit reduction state) là tiểu bang chưa hoàn trả số tiền đã vay chính phủ liên bang để trả trợ cấp thất nghiệp. Nếu bạn trả lương ở đó, tín thuế đối với thuế thất nghiệp tiểu bang bị giảm, nên thuế thất nghiệp liên bang cao hơn (IRS).
• Bài kiểm tra tư cách. California nói chung mặc định người lao động là nhân viên, trừ khi doanh nghiệp thuê chứng minh được cả ba phần của bài kiểm tra ABC (California LWDA). Xem hướng dẫn về bài kiểm tra ABC của California. Massachusetts dùng bài kiểm tra ba phần tương tự cho luật lương của tiểu bang (Massachusetts General Laws). Với các tiểu bang khác, xem người lao động có thể là nhân viên.

Với người lao động ở tiểu bang khác với doanh nghiệp của bạn, xem nhân viên ở tiểu bang khác.

Mỗi hướng ghi gì vào sổ sách, và tôi cần thiết lập gì trước?

Nhân viên cần có hệ thống bảng lương trước kỳ lương đầu tiên. Với nhà thầu, bước đầu tiên là có Form W-9 đã hoàn tất.

Cách xếp lao động trong báo cáo kết quả kinh doanh được nói trong giá vốn hàng bán của doanh nghiệp dịch vụ. Về các bước cho nhân viên đầu tiên, xem thiết lập bảng lương. Để ghi một kỳ lương, xem bút toán bảng lương; với nhà thầu được trả bằng tiền mặt, xem trả tiền mặt cho nhà thầu phụ.

Ví dụ

Mọi con số đều là đô la Hoa Kỳ minh họa. Thuế thất nghiệp tiểu bang, bảo hiểm bồi thường lao động và $6.000 bảo hiểm sức khỏe trong ví dụ thứ hai là giả định, vì phụ thuộc vào tiểu bang, công ty bảo hiểm và gói bảo hiểm của bạn. Thuế thất nghiệp liên bang giả định được hưởng đủ tín thuế tiểu bang. Phí và công cụ bảng lương không được tính, ngày nghỉ có lương cũng không được tính, trừ ví dụ thứ hai.

Một người phụ việc bán thời gian, 1.000 giờ mỗi năm

Là nhân viên với mức $30 mỗi giờ, tiền lương của người phụ việc là $30.000. Phần An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động ở mức 7,65% thêm $2.295. Thuế thất nghiệp liên bang ở mức 0,6% trên $7.000 đầu tiên thêm $42. Giả định thuế thất nghiệp tiểu bang $300 và bảo hiểm bồi thường lao động $300 đưa tổng lên khoảng $32.937. Một nhà thầu với mức $40 mỗi giờ tốn $40.000. Trên giấy tờ, nhân viên rẻ hơn khoảng $7.063, nhưng chỉ khi công việc có thể làm đúng luật theo cả hai cách, và trước khi tính ngày nghỉ có lương, phí bảng lương và thời gian vận hành bảng lương.

Số giờ quan trọng ngang với mức giá. Nếu công việc chỉ lấp đầy 600 trong 1.000 giờ bạn trả tiền, nhân viên tốn khoảng $55 cho mỗi giờ làm việc ($32.937 chia 600), trong khi nhà thầu tính 600 giờ ở mức $40 tốn $24.000.

Một vị trí toàn thời gian $60.000

Là nhân viên, tiền lương $60.000 cộng phần An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động $4.590, thuế thất nghiệp liên bang $42, giả định thuế thất nghiệp tiểu bang $400, bảo hiểm bồi thường lao động $600 và bảo hiểm sức khỏe $6.000 tổng cộng khoảng $71.632. Báo giá trọn gói $75.000 của nhà thầu đắt hơn khoảng $3.368 trên giấy tờ. Điều đó chỉ đúng khi công việc vừa với số giờ nhân viên có mặt. Nếu vị trí cần 2.080 giờ làm việc và nhân viên nghỉ 120 giờ có lương, nhân viên tốn khoảng $36,55 cho mỗi giờ làm việc ($71.632 chia 1.960). Phủ đủ 2.080 giờ với chi phí đó là khoảng $76.018, tức khoảng $1.018 hơn báo giá. Một người lao động toàn thời gian, theo lịch của bạn và dưới sự chỉ đạo của bạn cũng sẽ nêu lên câu hỏi về tư cách đã nói ở trên.

Cùng vị trí đó ở California

Người lao động ở California được trả $75.000 bằng Form 1099 có thể không đạt bài kiểm tra ABC. Nếu vậy, vấn đề không còn là chi phí mà là rủi ro nợ thuế của người sử dụng lao động chưa nộp, khoản đóng góp bảo hiểm thất nghiệp và khiếu nại đòi lương cho các kỳ trước. Nếu người lao động cũng là nhân viên theo luật liên bang, section 3509 áp dụng được và các Form 1099 bắt buộc đã được nộp, thì riêng khoản thuế truy thu về khấu trừ thuế thu nhập liên bang, An sinh Xã hội và Medicare có thể khoảng $8.010 mỗi năm (10,68% của $75.000), chưa kể thuế thất nghiệp liên bang, tiền phạt, thuế tiểu bang và khiếu nại đòi lương.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có báo giá của nhà thầu và con số lương cho cùng một công việc, hoặc đã trả tiền đều đặn cho một người bằng Form 1099 hoặc bằng tiền mặt: lựa chọn nào phù hợp tùy vào cách công việc thật sự được thực hiện, và mỗi hướng ghi bút toán khác nhau trong sổ sách và cần thiết lập khác nhau trước lần thanh toán đầu tiên. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Người lao động có thể đã là nhân viên, hoặc các năm trước được trả bằng Form 1099 hay bằng tiền mặt: xem người lao động có thể là nhân viên để biết bài kiểm tra và cách sửa. Nếu có nhiều năm hoặc hồ sơ không đầy đủ, việc sửa bắt đầu từ việc dựng lại hồ sơ thanh toán; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Người lao động ở California: hãy đọc hướng dẫn về bài kiểm tra ABC của California trước khi định giá cho Form 1099, và thuế lương California và thiết lập EDD cho nhân viên.
• Đây là nhân viên đầu tiên của bạn: hãy làm theo thiết lập bảng lương.
• Nhân viên sống hoặc làm việc ở tiểu bang khác: xem nhân viên ở tiểu bang khác.
• Người lao động sống ngoài Hoa Kỳ: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài; với nhân viên xuyên biên giới Canada–Hoa Kỳ, xem thuê nhân viên xuyên biên giới.
• Bạn chưa chắc ai nhận Form 1099: xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế.
• Người lao động là con bạn: áp dụng quy tắc đặc biệt; xem thuê con của bạn.