QuickBooks 未分類收入與支出：報稅前先整理

什麼是未分類支出和未分類收入？

未分類支出（Uncategorized Expense）和未分類收入（Uncategorized Income）是會計軟體的暫存科目，軟體遇到無法歸類的銀行交易，就放進這裡，例如沒有符合任何規則的資料連線交易，或沒有預設科目的收款方。這些餘額不是稅務類別。稅表上沒有任何一項叫「未分類」。

您的帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免，且足以證明這些項目（Publication 583；26 CFR 1.6001-1）。Schedule C 第 V 部分要求按類型和金額列出每一項其他支出（填表說明）。在最新公布的填表說明中，1120 表第 26 行、1120-S 表第 20 行和 1065 表第 21 行，都要求附上按類型和金額列出各項扣除的說明（1120；1120-S；1065）。所以每一筆都要在進入稅表之前分好類。

稅務摘要或稅務報表上缺少的費用，通常仍在未分類科目裡、從未進入帳簿，或根本不是 Schedule C 的支出。關於遺漏費用的一節說明如何分辨是哪一種。

遇到下列情況，就不是簡單個案：

• 餘額累積了數月的項目或數千美元，而不是少數幾筆小額；
• 帳簿用於合夥企業或 S 公司的稅表；
• 已經根據這些帳簿提交過稅表；
• 貸款機構或 IRS 要求提供對帳單；
• 設備、所有者薪酬或個人開支混在這堆項目裡。

先備齊：全年按科目分列的損益表、同一份按月分列的報表、銀行和信用卡對帳單、收據，以及去年的稅表。

各產品和版本的選單不同，所以本指南只講稅務方面和工作順序，不講點擊路徑。

年底前，怎麼找出所有未分類交易？

對每個未分類科目，執行整個稅務年度的交易報表，把每筆重新分類到它真正的科目，並對每個銀行和信用卡帳戶對帳，確保沒有任何交易在帳簿之外。

1. 對未分類支出和未分類收入執行交易明細報表，範圍從稅務年度第一天到最後一天。如果餘額從更早的年度就開始，也要執行那些年度。
2. 每個銀行和信用卡帳戶都要對帳到年度最後一天。對帳可以發現對帳單、支票簿和帳簿中的錯誤（Publication 583）。從未進入帳簿的銀行交易，會表現為您無法解釋的差額。見銀行資料連線不等於對帳。
3. 依收據和業務目的，把每一筆重新分類到對應稅表行次的科目。
4. 只為還無法歸類的項目列一份簡短清單：日期、收款方、金額和疑問。按收款方排序。重複出現的收款方，可以考慮設定預設科目。

如果帳簿落後了好幾個月，請先看補做逾期帳目。

怎麼為每一筆選對類別？

對每一筆問三個問題：它是什麼、業務原因是什麼、它對應哪一行稅表。營業費用必須既是一般的、也是必要的（Publication 334；第 162 條）。佐證文件應顯示付款金額，以及它屬於營業費用（Publication 583）。

對獨資經營者或按獨資經營者課稅的單一成員 LLC，常見的 Schedule C 歸屬行次如下：

行次依據最新公布的 Schedule C；請對照您提交那一年的表格核對。完整對照見Schedule C 的會計科目表。

合夥企業、S 公司或 C 公司適用同樣的一般且必要測試，但其稅表有自己的行次，並有其他扣除的說明。見帳簿對應企業稅表。

怎麼為餐費分類？娛樂費用呢？

商務餐費要單獨設科目，按全額記錄。商務餐費一般只有 50% 可以扣除（第 274(n) 條），娛樂費用一般不可扣除，所以您帳簿中的餐費合計，一般會大於 Schedule C 第 24b 行。這個差額不是遺漏的費用。

對 2025 年之後支付的款項，為雇主方便而提供的餐食，以及雇主經營的餐飲設施提供的食物，一般不可扣除（第 274(o) 條）。請把它們放在另一個科目。誰符合資格、收據要顯示什麼以及例外情況，見商務餐費扣除。

什麼不是一般支出：設備、所有者提款和個人開支？

設備、所有者提款、貸款還款和個人開支都不是一般支出，儘管錢確實離開了企業帳戶。

一筆付款涵蓋多項內容，例如同一張收據上既有用品又有個人物品，要拆分到不同科目，個人部分一般不可扣除（Publication 334）。見混合用途開支。

為什麼我的稅務摘要或稅務報表上缺少某些費用？

以帳簿為基礎的稅務摘要缺少某筆費用，原因可能是：它在未分類科目中、從未進入帳簿、被記成費用以外的項目、是在總帳之外計算的，或根本不是 Schedule C 的支出。

帳簿與稅表常常因為這類項目而不同，所以要為每個差異列一份清單。見帳簿對應企業稅表。

無法辨認的項目和個人開支，該怎麼處理？

先找佐證。無法佐證的項目，作為扣除有風險：IRS 期望帳簿和佐證文件能顯示金額，以及它是營業費用（Publication 583）。

• 讀對帳單上完整的收款方文字，在電郵和信用卡應用程式中搜尋收據，並向供應商索取副本。見遺失的營業費用收據。
• 差旅（包括其中的餐費）、禮品和汽車費用，按近似或估算的金額不可扣除（Publication 463）。
• 如果某一項始終不明，就連同日期、收款方和金額列給報稅員。不要為了清掉餘額而硬放到某個指定行次。

從企業帳戶支付的個人開支不是營業費用（第 262 條）。在獨資經營中，它是所有者提款（Publication 334）。合夥企業或公司的正確分錄取決於實體類型：見用企業帳戶支付的個人開支。

對未分類收入，要按來源逐筆分類。總收入是您從業務收到的收入，IRS 建議把每筆存款的來源辨別為營業收入、個人資金或貸款（Publication 583）。

• 營業收入。 把每筆銷售與發票配對。同一筆銷售被計兩次，見帳簿中的重複收入；存款暫存餘額清不掉的情況，見Undeposited Funds 餘額。
• 您自己投入的資金，以及貸款所得。 都不是銷售。
• 支付處理商的撥款。 撥款常常是扣除手續費和退款後的淨額，也可能包含銷售稅。1099-K 表上的金額未必是應申報為收入的金額（Publication 334）。把每筆撥款拆開：銷售總額記為收入，手續費記為費用，向買家徵收、須代收並繳納的任何銷售稅記入負債科目，因為該稅款不是總收入。對賣方本身課徵的銷售稅則不同：代收的金額屬於總收入，稅款是第 23 行的費用（填表說明）。見對帳銷售與撥款。

怎麼防止未分類項目再次出現？

為重複出現的收款方設定預設科目，修正造成該筆的銀行規則，並每月檢查這兩個科目。

• 收款方預設科目。 如果同一個收款方佔了大多數分錄，給它設定預設費用科目。
• 銀行規則。 如果是某條規則把該筆放進來的，就要修正規則，否則下個月科目又會被填滿。
• 每月檢查。 對帳後，兩個未分類科目都應該是空的。IRS 說要每月對帳，並按年度和類型整理佐證文件（Publication 583）。
• 當時就註明目的。 在費用發生當時或前後所做的記錄，比事後重建的更有價值（Publication 463）。

已經提交的年度，我還能更改分錄嗎？

更改帳簿不會更改已提交的稅表，所以在已提交的期間重新分類之前，要先和會計師商量。已鎖定的期間見報稅後的結帳日期。

在同一年內，在可全額扣除的費用行次之間重新分類，不會改變淨利潤。稅表是否需要更正，取決於它所申報的金額對不對：IRS 把收入、扣除額、抵免或應納稅額的變動列為更正的原因（IRS）。退稅申請一般須在 提交原始稅表後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準 內提出（IRS）。該期限只適用於退稅申請。如果您還要補稅，更正稅表不會延長該稅款的原到期日：利息從該日起算，直到稅款繳清為止（1040-X 表填表說明）。

在現金收付制下，費用一般屬於您付款的那一年（Publication 538）。舊分錄是單純的過帳錯誤，還是時間點問題，可能取決於具體事實。

S 公司須提交更正的 1120-S 表，並附上說明，指出每個更正項目。如果股東的金額有變，還須提交更正的 Schedule K-1（需要時還有 K-3），並給每位股東一份副本（填表說明）；股東自己的稅表一般必須與 K-1 相符（K-1 填表說明）。合夥企業提交更正的 1065 表；如果適用集中式合夥企業審查制度（除非符合資格的合夥企業選擇退出，否則這是預設制度），則提交行政調整申請（administrative adjustment request）。申請須在稅表提交日或未延期的到期日（以較晚者為準）起 3 年 內提出（1065 表填表說明；第 6227 條）。C 公司使用 1120-X 表。獨資經營者的情況見因營業費用錯誤而更正稅表。

把帳簿交給報稅員之前，怎麼核對合計？

依序做這些檢查。每一項抓的是不同類型的錯誤。

1. 該稅務年度兩個未分類科目都是零，或剩下的每一筆都列在清單上，並寫明疑問。
2. 每個銀行和信用卡帳戶在年底都已對帳：對帳單餘額經調整未結清的項目後，等於稅務年度最後一天的帳簿餘額。
3. 收入與銷售記錄相符，依稅表所用的會計方法（Publication 538）。去掉不是銷售的存款、加回支付處理商留下的手續費，並考慮現金銷售、退款、處理商保留的餘額，以及權責發生制下的未付發票之後，存款就能解釋差額。
4. 每一項其他支出都有自己命名的科目，金額您能解釋。
5. 餐費單獨設科目，按全額記錄；業務里程已記錄，並附有全年總里程（Publication 463）。
6. 所有者提款、個人開支和所有者本人的所得稅付款，都在費用科目之外。合夥企業或 S 公司就自己收入繳納的州所得稅則是另一回事：Notice 2020-75，即宣布將發布法規的 IRS 指引，說明該實體可以扣除，所以移動它之前先問報稅員。

發送按科目分列的損益表、交易明細、對帳單、收據和去年的稅表。完整的報稅員清單見記帳整理清單和年終結帳清單。如果損益表仍然看起來不對，見損益表看起來不對。

舉例

以下舉例僅作說明；金額以美元計。

有各種混雜項目的自由工作者

一位提交 Schedule C 的自由工作者，未分類支出有 US$1,800：US$300 是軟體訂閱費，US$1,200 是筆記型電腦，US$300 是客戶餐費。訂閱費歸入第 V 部分的其他支出。筆記型電腦不屬於一般支出清單：視具體事實和所作的選擇，它可以在第一年扣除（額外折舊、Section 179 或小額購買安全港），或隨時間折舊，見小額購買是列費用還是資本化。餐費按全額記入餐費科目；因 50% 的限額，稅表顯示 US$150。

未分類收入的 US$5,000 拆分為支付處理商撥款 US$4,200 和所有者自己投入的資金 US$800，後者不是收入。撥款涵蓋 US$4,300 的銷售，扣除 US$100 手續費：銷售是總收入，US$100 是費用，不是銷售額變小。

有 14 個月項目的 LLC

一家提交 Schedule C 的單一成員 LLC，14 個月的未分類支出共 US$22,000。第一年，即前 8 個月、稅表已提交，有 US$13,000。第二年，即後 6 個月、仍未結束，有 US$9,000。

分類後，US$4,000 是設備，US$3,000 是所有者的個人開支，US$15,000 是一般成本。只有 US$15,000 放到指定的費用行次。設備歸入資產問題，個人開支歸入所有者提款。然後每一類再按年度拆開。如果第一年的稅表扣除了個人項目，或漏掉了一般成本，見「已經提交的年度，我還能更改分錄嗎？」

有里程記錄，沒有車輛成本

一位獨資經營者記錄了 8,000 英里的業務里程，但稅務摘要沒有顯示車輛成本。里程記錄只是一份記錄，不是費用分錄。如果使用標準里程費率，第 9 行按業務里程乘以該費率，再加上停車費和過路費計算。報稅員可以從記錄取得這個數字，帳簿也應該有一筆對應的分錄或備註，使損益表與稅表相符。

您的情況不同嗎？

• 餘額累積了數月的項目或數千美元、帳簿用於合夥企業或 S 公司的稅表、已經根據這些帳簿提交過稅表，或貸款機構或 IRS 要求提供對帳單： 在這些情況下，請專業人員審閱帳簿通常是值得的。要準備什麼，請見記帳協助。
• 帳簿落後數月、IRS 已就該年度來函，或貸款機構要求提供財務報表： 請見補做逾期帳目、寄給您企業的 IRS 通知和銀行貸款用的財務報表。
• 記帳員讓餘額一直未分類，或您不確定帳簿是否曾經對帳： 請見檢查記帳員的工作。
• 個人開支混進了帳簿： 請見修正企業與個人資金混用。S 公司或合夥企業的所有者，請見S 公司支付個人開支和保證付款與合夥人提款。
• 設備被記成了費用，或費用被記成了資產： 請見小額購買是列費用還是資本化。
• 收入被計了兩次，或存款餘額清不掉： 請見帳簿中的重複收入和Undeposited Funds 餘額。
• 您在美國境外擁有該公司，或您與公司之間的款項混在這堆項目裡： 請見外國人持有的美國公司記帳和外國人持有的 LLC 交易記錄，或跨境稅務協助。