قائمة الأرباح والخسائر تبدو خاطئة؟ ما الذي تفحصه بالترتيب

لماذا لا يطابق ربحي رصيد حسابي المصرفي؟

قد تكون قائمة الأرباح والخسائر (P&L) صحيحة حسابيًا ومع ذلك لا تطابق البنك، لأن الربح والنقد شيئان مختلفان. بعض حركات النقد ليست دخلًا ولا مصروفات: قرض مُستلَم أو مُسدَّد، ومال وضعته في النشاط أو أخذته منه، وضريبة مبيعات جمعتها لحساب الولاية، ومعدات اشتريتها (تُهلَك عادةً)، ومخزون لم تبعه بعد. ويفصل التوقيت بينهما أيضًا: بيع في ديسمبر دُفع ثمنه في يناير، وفاتورة لم تُسدَّد بعد. فقائمة الأرباح والخسائر التي تبدو خاطئة هي غالبًا حساب صحيح على معاملات موسومة خطأً أو ناقصة.

قد تكفي عملية تنظيف واحدة عندما يتعلق الأمر بنشاط واحد وفترة واحدة ومجموعة حسابات واحدة، ولم يُقدَّم شيء على أساس أرقام خاطئة إلى جهة ضريبية أو مقرض. اعتبر الحالة تحتاج إلى حكم مهني إذا انطبق أي مما يلي:

• الربح الخاطئ موجود أصلًا في إقرار قُدّم أو في ملف قرض أو بيع.
• مقرض أو مشترٍ أو محاسب CPA ينتظر، ولا تستطيع تحديد الحساب أو الفترة الخاطئة.
• الدفاتر متأخرة بأشهر، أو يشترك المال الشخصي ومال النشاط في حساب واحد.
• النشاط يحتفظ بمخزون، أو يدير رواتب، أو له عدة كيانات.

اجمع أولًا: كشوف البنك والبطاقات للفترة، وتقارير معالجات الدفع، وكشوف القروض، وتقارير الرواتب، وآخر إقرار قُدّم، وجرد المخزون. يسرد المنشور 583 المستندات المؤيدة التي تدعم الدفاتر.

بأي ترتيب أفحص، وماذا أسلّم لمسؤول مسك الدفاتر أو لمحاسب CPA؟

افحص بهذا الترتيب، لأن كل خطوة تجعل التي بعدها موثوقة. أعد تشغيل قائمة الأرباح والخسائر بعد كل خطوة لترى أي إصلاح غيّر الربح.

سلّم الكشوف المذكورة أعلاه، وقائمة الأرباح والخسائر مع الأساس الذي أُعدّت عليه (نقدي أو استحقاق)، وقائمة قصيرة بما وجدته وغيّرته.

هل حساباتي مسوّاة، وهل بقي شيء غير مصنّف؟

يكون الحساب مسوّى عندما يتفق الرصيد الختامي في الدفاتر مع الكشف بعد مراعاة البنود التي لم تُصرف بعد. يقول المنشور 583 أن تسوّي حساب الشيكات الخاص بالنشاط كل شهر: فهذا يؤكد الرصيد، ويلتقط رسوم البنك، ويصحح الأخطاء في الكشف ودفتر الشيكات والدفاتر. افعل الأمر نفسه لكل حساب بطاقة وقرض. والمعاملات البنكية المستوردة تحتاج إلى هذا الفحص أيضًا (راجع التغذية البنكية ليست تسوية).

ابحث عن رصيد يخالف الكشف، وعن شهر بلا كشف، وعن أي شيء متروك في حساب غير مصنّف أو حساب مؤقت (مكان للمعاملات التي لم يضع لها أحد تصنيفًا). وافحص نوع الحساب: الحساب الموجود في قائمة الأرباح والخسائر محتسب في الربح أصلًا تحت تصنيف خاطئ، والحساب الموجود في الميزانية العمومية ليس في الربح إطلاقًا. وإذا تغيّر الرصيد الافتتاحي لشهر مغلق، فراجع رصيد بداية التسوية الخاطئ.

وابحث أيضًا عن المال نفسه المحتسب مرتين. الدفعة من البنك إلى بطاقة ائتمان النشاط، أو التحويل إلى حساب ادخار، تنقل المال بين حسابات وليست مصروفًا؛ والمصروف هو الشراء على البطاقة. راجع دفعات بطاقات الائتمان في الدفاتر.

ما طريقة المحاسبة التي يستخدمها مسؤول مسك الدفاتر عندي: النقدي أم الاستحقاق؟

الأساس النقدي يحتسب الدخل عند استلامه والمصروفات عند دفعها. وأساس الاستحقاق يحتسبها عند كسبها وتحمّلها (المنشور 334). فبيع في ديسمبر دُفع ثمنه في يناير، أو فاتورة ديسمبر سُدّدت في يناير، تقع في فترتين مختلفتين بحسب الأساس.

اسأل عن الأساس الذي أُعدّت عليه قائمة الأرباح والخسائر، ثم قارنه بالطريقة المستخدمة في آخر إقرار قُدّم (Schedule C، السطر F، لصاحب المنشأة الفردية). يقول المنشور 334 أن تستخدم طريقة المحاسبة نفسها لحساب الدخل الخاضع للضريبة ولمسك دفاترك. وتقول تعليمات النموذج 1065 إن طريقة الشراكة يجب أن تكون قابلة للتسوية مع دفاترها وسجلاتها، وتقول تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ أن يُحسب الدخل بالطريقة المستخدمة بانتظام في مسك دفاتر الشركة. وإذا اختلفت الطريقتان، فاعرف السبب قبل تغيير أي منهما؛ راجع دفاتر على أساس الاستحقاق وإقرار ضريبي على الأساس النقدي.

قد تختلف الدفاتر والإقرار حتى مع الطريقة نفسها، لأن الإقرار يطبّق قواعد ضريبية لا تطبّقها الدفاتر، مثل حدود نفقات السفر والترفيه. وتتضمن تعليمات النموذج 1065 والنموذج 1120 والنموذج ⁦1120-S⁩ جدولًا يسوّي الدخل حسب الدفاتر مع الدخل حسب الإقرار (Schedule ⁦M-1⁩، أو Schedule M-3 للكيانات الأكبر). والفرق وحده لا يعني أن قائمة الأرباح والخسائر خاطئة؛ أما الفرق الذي لا يستطيع أحد تفسيره فهو سؤال لمحاسب CPA.

بعض الأنشطة لا يمكنها استخدام الأساس النقدي. فشركة C، أو الشراكة التي من شركائها شركة C، لا تستطيع ذلك عادةً ما لم ينطبق استثناء. أما الملاذ الضريبي (tax shelter)، ومنه التجمّع الاستثماري (syndicate)، وهو كيان تذهب أكثر من ⁦35%⁩ من خسائره إلى مالكين لا يديرونه فعليًا، فقد لا يستخدم الأساس النقدي أبدًا (تعليمات النموذج 1065 والنموذج 1120). والنشاط الذي يحتفظ بمخزون يستخدم عادةً أساس الاستحقاق للمبيعات والمشتريات ما لم يكن دافع ضرائب من الأعمال الصغيرة (المنشور 538؛ تعليمات Schedule C؛ تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). وتغيير الطريقة يتطلب عادةً موافقة IRS عبر النموذج 3115 (المنشور 538)؛ راجع التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق لمعرفة من يستوفي الشروط.

هل تُحتسب إيداعات القروض أو المال الذي وضعته في النشاط مبيعات؟

لا إيداع القرض ولا المال الذي تضعه في النشاط يُعدّ دخلًا. فالمال المقترض بقرض حقيقي ليس دخلًا (المنشور 334)، ويقترح المنشور 583 تسجيل مصدر كل إيداع: دخل النشاط، أو أموال شخصية، أو قرض. والتحويل بين حسابات النشاط نفسها ليس أيًّا من هذه.

اسرد كل إيداع لا يرتبط بعميل أو فاتورة أو دفعة من معالج دفع: المبالغ المقرّبة، واسم المقرض، واسم المالك، والتحويلات من حساب الادخار. سجّل القرض كدين (راجع تسجيل قرض النشاط). والمال الذي وضعه المالك هو مساهمة أو قرض من المالك بحسب ما اتُّفق عليه ووُثّق (راجع مساهمة المالك أو قرضه لشركة LLC)؛ وإذا لم يكن ذلك واضحًا فهو سؤال لمحاسب CPA.

الفوائد على دين استُخدم للنشاط هي عادةً مصروف، ضمن حدود (المنشور 334). أما سداد أصل الدين فليس مصروفًا؛ بل يخفض الدين.

هل تُحتسب ضريبة المبيعات التي جمعتها دخلًا؟

يتوقف احتساب ضريبة المبيعات التي جمعتها دخلًا على من يفرض القانون الضريبة عليه. فضريبة المبيعات المفروضة على المشتري، التي يجب على البائع جمعها وتوريدها، ليست دخلًا (المنشور 334) وليست مصروفًا قابلًا للخصم (تعليمات Schedule C). أما إذا فُرضت الضريبة على البائع وجُمعت من المشتري، فالمبلغ المجموع جزء من إجمالي الإيرادات، وتُخصم الضريبة مصروفًا ضريبيًا (المنشور 334؛ تعليمات Schedule C، السطر 23). والحالة المنطبقة تتوقف على صياغة قانون الولاية للضريبة، فتأكد منها لدى الجهة الضريبية في الولاية. وإذا سمحت الولاية للبائع بالاحتفاظ بجزء من الضريبة المجموعة، فهذا الجزء دخل في Schedule C، السطر 6 (تعليمات Schedule C).

إذا كانت الضريبة على المشتري، فتحقق من أن سطر المبيعات يستثنيها، وأن رصيد ضريبة المبيعات المستحقة يطابق ما قُدّم. وإذا كانت على البائع، فتحقق من أن الإيرادات تشملها وأن مصروف الضريبة مسجّل. راجع قيود اليومية لضريبة المبيعات وضريبة المبيعات المستحقة لا تطابق الإقرار.

هل السحوبات أو الإنفاق الشخصي أو المعدات موجودة داخل المصروفات؟

سحوبات المالك والفواتير الشخصية ومشتريات المعدات ليست مصروفات عادية. فـتعليمات Schedule C تستبعد من المصروفات الأخرى معدات النشاط وأثاثه، والاستبدالات والتحسينات الدائمة، والنفقات الشخصية والمعيشية والعائلية.

في شركة S، يجب معاملة المدفوعات للمسؤول التنفيذي كأجور بالقدر الذي يمثل أجرًا معقولًا عن الخدمات (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). راجع تسجيل سحوبات المالك، وبالنسبة إلى شركة S راجع شركة S تدفع نفقات شخصية.

الممتلكات التي يُتوقع أن تدوم أكثر من سنة تُهلَك عادةً ولا تُخصم كاملة عند شرائها (المنشور 334). ومع ذلك، هناك ثلاث قواعد ضريبية قد تضع التكلفة كاملة في السنة الأولى: اختيار الملاذ الآمن للمشتريات الصغيرة (de minimis) (تعليمات Schedule C)، واختيار المادة 179، والإهلاك الإضافي (Bonus Depreciation) الذي ينطبق على الممتلكات المؤهلة ما لم يختر النشاط عدم تطبيقه (المنشور 946). وقبل نقل أي بند، افحص قائمة الأصول وسياسة الدفاتر والإقرار الذي قُدّم؛ راجع تحميل المشتريات الصغيرة على المصروفات أو رسملتها وخصم المعدات في السنة الأولى. والفواتير الشخصية المدفوعة من حساب النشاط غير قابلة للخصم، لكنها تبقى في السجلات (المنشور 583)؛ راجع إصلاح اختلاط مال النشاط بالمال الشخصي.

هل الدفعات والرسوم والمبالغ المستردة محتسبة مرتين أو بالصافي فقط؟

قد تختلف الدفعة عن المبيعات التي تقف خلفها. فتسجيل الإيداع وحده يقلّل المبيعات والمصروفات معًا بمقدار الرسوم المقتطعة. وتسجيل الفاتورة كدخل ثم تسجيل الإيداع كدخل يحتسب البيع مرتين.

يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي المبيعات كمبيعات، والرسوم كمصروف، والمبالغ المستردة كمردودات ومسموحات، وهي بحسب المنشور 334 المبالغ المستردة نقدًا أو ائتمانًا للعملاء، والخصومات والمسموحات الأخرى من سعر البيع (وتُسجَّل في Schedule C، السطر 2).

يعرض النموذج ⁦1099-K⁩ المبلغ الإجمالي دون النظر إلى الرسوم أو المبالغ المستردة أو الشحن (التعليمات)، فلا هو ولا الدفعة يمثل تلقائيًا رقم مبيعاتك. والضريبة التي استقطعها معالج الدفع من الدفعات (الاستقطاع الاحتياطي، المسجل في الخانة 4) ضريبة مستقطعة لحسابك، وليست رسومًا. وتجد مطابقتها في تسوية المبيعات مع الدفعات.

النقد الذي لا يصل إلى البنك له الأثر نفسه. فإذا كان النشاط يتسلم نقدًا ويدفع بعض التكاليف من الصندوق قبل الإيداع، فالإيداعات تقلّل المبيعات والمصروفات معًا. يقول المنشور 583 أن تودع كل إيرادات اليوم في حساب النشاط، ويعرض ملخصًا يوميًا للمبيعات النقدية مأخوذًا من شريط السجل النقدي أو إيصالات البيع؛ راجع سجلات مبيعات الأنشطة النقدية.

هل تكلفة البضاعة والمخزون صحيحان؟

في نشاط التجزئة أو الجملة، اقسم إجمالي الربح على صافي الإيرادات (إجمالي الإيرادات ناقص المردودات والمسموحات) وقارن الناتج بسياسة التسعير. فالفرق الصغير يوحي بأن إجمالي الربح دقيق؛ والفرق الكبير قد يدل على أن المبيعات أو المشتريات أو المخزون أو التكاليف الأخرى لم تُحسب بدقة (المنشور 334). والنشاط الذي يبيع خدمات فقط يتخطى هذا الاختبار.

قارن إجمالي الربح كنسبة من المبيعات، لا كهامش زيادة على التكلفة. فالسعر نفسه يعطي نسبة أصغر من المبيعات منها من التكلفة.

إذا فشل الاختبار، فتحقق من أن مخزون أول المدة يطابق عادةً مخزون آخر المدة في السنة الماضية، وأن المشتريات تستثني البضائع المأخوذة للاستخدام الشخصي، وأن مخزون آخر المدة يأتي من جرد موثّق (كلها من المنشور 334). وقد يختار دافع الضرائب من الأعمال الصغيرة ألا يحتفظ بمخزون؛ راجع المخزون أو المستلزمات للبائعين الصغار.

ما الذي يغيب عادةً ويغيّر الربح؟

قد تغيب أربعة قيود عن قائمة أرباح وخسائر مبنية في معظمها على نشاط البنك. وكل منها يرفع الربح إذا غاب، باستثناء الفواتير غير المسدَّدة التي لا تهم إلا على أساس الاستحقاق؛ ففي الأساس النقدي تكون الفاتورة مصروفًا عند دفعها.

ماذا لو كان الربح الخاطئ موجودًا أصلًا في إقرار قُدّم أو في ملف قرض؟

تصحيح الدفاتر لا يصحح ما قُدّم أو أُرسل. فالإقرار وملف المقرض يحتاج كل منهما إلى تصحيحه الخاص.

في الإقرار الفردي الذي قُدّم، يقول IRS إنك قد تحتاج إلى التعديل بعد اكتشاف خطأ، وإن النموذج ⁦1040-X⁩ يصحح النموذج 1040 المقدَّم سابقًا. ويجب عادةً تقديم مطالبة الاسترداد عليه خلال 3 سنوات بعد تقديم الإقرار الأصلي أو سنتين ⁦(2)⁩ بعد دفع الضريبة، أيهما أبعد (تعليمات النموذج ⁦1040-X⁩). وبالنسبة إلى الشراكة أو الشركة، راجع تصحيح إقرار نشاط قُدّم.

تعديل سنة مغلقة يغيّر أرصدة قُدّمت أو أُبلغ عنها أصلًا (راجع تاريخ الإغلاق بعد تقديم الضرائب). والمقرض أو المشتري يحتفظ بالأرقام القديمة، فاحتفظ بقائمة الأرباح والخسائر القديمة، وأرّخ كل تصحيح، واذكر ما تغيّر (راجع إثبات الدخل للمقرض).

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

سحوبات وقرض في أماكن خاطئة

تُظهر قائمة الأرباح والخسائر لشركة LLC للسباكة تُفرض عليها الضريبة كشراكة خسارة قدرها 5,000 دولار. فقد سُجّلت سحوبات المالكين البالغة 30,000 دولار كمصروفات، وبقي إيداع قرض بمبلغ 25,000 دولار داخل المبيعات. وإخراج السحوبات يضيف 30,000 دولار إلى الربح. وإخراج القرض من المبيعات يطرح 25,000 دولار. فتتحول الخسارة البالغة 5,000 دولار إلى ربح قدره 0 دولار، ويظهر القرض كدين.

رسوم مقتطعة من الدفعات

تُظهر قائمة الأرباح والخسائر لبائع عبر الإنترنت مبيعات قدرها 140,000 دولار، بينما يعرض النموذج ⁦1099-K⁩ من معالج الدفع مبلغ 168,000 دولار. افترض أن الفرق كله، وقدره 28,000 دولار، رسوم اقتُطعت من الدفعات. يجب أن تُظهر الدفاتر مبيعات قدرها 168,000 دولار ورسومًا قدرها 28,000 دولار كمصروف. لا يتغير الربح، لكن سطر المبيعات يطابق النموذج الآن. ولو كان جزء من الفرق مبالغ مستردة أو ضريبة مبيعات، لعومل كل منهما كما سبق شرحه.

إجمالي الربح بعيد عن سياسة التسعير

محل تجزئة صافي إيراداته 200,000 دولار وتكلفة بضاعته المباعة 120,000 دولار، فيكون إجمالي الربح 80,000 دولار، أي ⁦40%⁩ من صافي الإيرادات. وتستهدف سياسة التسعير لديه ⁦55%⁩، وهي تساوي 110,000 دولار. والفجوة البالغة 30,000 دولار تشير إلى مبيعات غير مسجلة، أو مشتريات تشمل بنودًا ليست مخزونًا أو أُدخلت مرتين، أو مخزون آخر مدة جُرد بأقل من حقيقته، أو سياسة لم تعد تطابق أسعار البيع الفعلية.

هل وضعك مختلف؟

• مقرض أو مشترٍ أو محاسب CPA ينتظر ولا تستطيع تحديد الحساب الخاطئ: التنظيف لمرة واحدة وإعادة البناء من السجلات البنكية عملان مختلفان (راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك). وأي منهما تحتاجه الدفاتر، وما يحدث لإقرار قُدّم أصلًا، هما ما تحسمه مع مساعدة في مسك الدفاتر. وإذا كان الأمر لمقرض، فراجع أيضًا إثبات الدخل للمقرض.
• الربح الخاطئ موجود أصلًا في إقرار قُدّم: راجع تصحيح إقرار نشاط قُدّم.
• الدفاتر متأخرة بأشهر أو بسنة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• الميزانية العمومية تبدو خاطئة أيضًا: أرصدة القروض وحقوق الملكية والمستحقات التي لا تُصفَّر كثيرًا ما يكون سببها مشتركًا مع قائمة الأرباح والخسائر؛ راجع الميزانية العمومية لنشاط صغير تبدو خاطئة.
• الدفعات والرسوم والنموذج ⁦1099-K⁩ لا تتطابق: اتبع تسوية المبيعات مع الدفعات.
• المال الشخصي ومال النشاط في الحسابات نفسها: راجع إصلاح اختلاط مال النشاط بالمال الشخصي.
• تفكر في مواصلة مسك دفاترك بنفسك: راجع مسك دفاترك بنفسك أو توظيف مسؤول مسك دفاتر وقائمة إغلاق نهاية الشهر.