Demonstração do resultado errada? O que conferir, em ordem

Por que o meu lucro não bate com a conta bancária?

Uma demonstração do resultado (P&L) pode somar certo e ainda assim não bater com o banco, porque lucro e caixa são coisas diferentes. Algumas movimentações de caixa não são receita nem despesa: um empréstimo recebido ou pago, dinheiro que você aportou ou retirou, sales tax que você cobrou para o estado, equipamento que você comprou (em geral depreciado) e estoque que você ainda não vendeu. O momento do registro também separa os dois: uma venda de dezembro paga em janeiro, uma conta ainda não paga. Uma P&L com aparência errada costuma ser aritmética correta sobre transações classificadas errado ou ausentes.

Uma limpeza pontual pode bastar quando há uma só empresa, um só período e um só conjunto de contas, e nada foi entregue ao IRS nem enviado a um banco com os números errados. Trate como caso de julgamento profissional se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• O lucro errado já está em uma declaração entregue ou em um pedido de empréstimo ou de venda da empresa.
• Um banco, comprador ou CPA (contador público habilitado) está esperando e você não sabe dizer qual conta ou período está errado.
• A escrituração está meses atrasada, ou dinheiro pessoal e dinheiro da empresa dividem a mesma conta.
• A empresa tem estoque, tem folha de pagamento ou tem várias entidades.

Reúna antes: extratos de contas bancárias e de cartões do período, relatórios das processadoras de pagamento, extratos de empréstimos, relatórios da folha de pagamento, a última declaração entregue e as contagens de estoque. A Publication 583 lista os documentos de apoio que comprovam a escrituração.

Em que ordem eu confiro e o que entrego a um responsável contábil ou CPA?

Confira nesta ordem, porque cada etapa torna a seguinte confiável. Gere a P&L de novo depois de cada etapa para ver qual correção mexeu no lucro.

Entregue os extratos acima, a P&L com a base em que ela foi gerada (caixa ou competência) e uma lista curta do que você encontrou e alterou.

Minhas contas estão conciliadas e há algo sem categoria?

Uma conta está conciliada quando o saldo final nos livros concorda com o extrato, considerando os itens que ainda não compensaram. A Publication 583 diz para conciliar todo mês a conta corrente da empresa: isso confirma o saldo, captura as tarifas bancárias e corrige erros no extrato, no talão de cheques e nos livros. Faça o mesmo em cada conta de cartão e de empréstimo. Transações importadas do banco ainda precisam dessa conferência (veja importação do banco não é conciliação).

Procure um saldo que não concorda com o extrato, um mês sem extrato e qualquer coisa parada em uma conta sem categoria ou de transição (um lugar para transações que ninguém classificou). Confira o tipo da conta: uma conta da P&L já entra no lucro com a classificação errada, e uma conta do balanço patrimonial não entra no lucro. Se o saldo inicial de um mês fechado mudou, veja saldo inicial da conciliação errado.

Procure também o mesmo dinheiro contado duas vezes. Um pagamento da conta bancária para o cartão de crédito da própria empresa, ou uma transferência para a poupança, move dinheiro entre contas e não é despesa; a despesa é a compra feita no cartão. Veja pagamentos de cartão de crédito na escrituração.

Qual método contábil o meu responsável contábil usa, caixa ou competência?

O regime de caixa conta a receita quando ela é recebida e a despesa quando é paga. O regime de competência conta quando a receita é ganha e a despesa é incorrida (Publication 334). Uma venda de dezembro paga em janeiro, ou uma conta de dezembro paga em janeiro, cai em períodos diferentes em cada regime.

Pergunte em qual base a P&L é gerada e compare com o método da última declaração entregue (Schedule C, linha F, para um empresário individual). A Publication 334 diz para usar o mesmo método contábil para apurar a renda tributável e para manter a escrituração. As instruções do Form 1065 dizem que o método de uma sociedade de pessoas deve poder ser conciliado com seus livros e registros, e as instruções do Form 1120-S dizem para apurar a renda pelo método usado regularmente na escrituração da corporação. Se os dois diferem, descubra o motivo antes de mudar qualquer um; veja escrituração por competência e declaração pelo regime de caixa.

A escrituração e a declaração podem diferir mesmo com o mesmo método, porque a declaração aplica regras fiscais que a escrituração não aplica, como os limites para viagens e entretenimento. As instruções do Form 1065, do Form 1120 e do Form 1120-S trazem, cada uma, um anexo que concilia a renda nos livros com a renda na declaração (Schedule M-1, ou Schedule M-3 para entidades maiores). Uma diferença, sozinha, não significa que a P&L está errada; uma diferença que ninguém consegue explicar é uma pergunta para um CPA.

Algumas empresas não podem usar o regime de caixa. Uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas que tem uma corporação C como sócia, em geral não pode, a menos que uma exceção se aplique. Um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal), que inclui um syndicate (uma entidade em que mais de 35% dos prejuízos vão para proprietários que não participam ativamente da gestão), nunca pode usar o regime de caixa (instruções do Form 1065 e do Form 1120). Uma empresa com estoque em geral usa o regime de competência para vendas e compras, a menos que seja uma small business taxpayer (pequena empresa contribuinte) (Publication 538; instruções do Schedule C; instruções do Form 1120-S). Mudar de método em geral exige autorização do IRS no Form 3115 (pedido de mudança de método contábil) (Publication 538); veja mudar do regime de caixa para o de competência para saber quem se qualifica.

Depósitos de empréstimo ou dinheiro que eu aportei contam como vendas?

Nem um depósito de empréstimo nem o dinheiro que você aportou na empresa é receita. Dinheiro tomado emprestado em um empréstimo legítimo não é receita (Publication 334), e a Publication 583 sugere registrar a origem de cada depósito como receita da empresa, dinheiro pessoal ou empréstimo. Uma transferência entre as contas da própria empresa não é nenhuma dessas coisas.

Liste todo depósito que não esteja ligado a um cliente, a uma fatura ou a um repasse de processadora: valores redondos, o nome de um banco emprestador, o nome do proprietário, transferências da poupança. Registre o empréstimo como dívida (veja como registrar um empréstimo da empresa). O dinheiro que o proprietário aportou é um aporte ou um empréstimo do proprietário, conforme o que foi combinado e documentado (veja aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC); se isso não estiver claro, é uma pergunta para um CPA.

Os juros de uma dívida usada no negócio em geral são uma despesa, sujeita a limites (Publication 334). Pagar o principal não é despesa; reduz a dívida.

O sales tax que cobrei conta como receita?

Se o sales tax que você cobrou conta como receita depende de quem a lei tributa. O sales tax imposto ao comprador, que o vendedor deve cobrar e repassar, não é receita (Publication 334) e não é uma despesa dedutível (instruções do Schedule C). Se o imposto é imposto ao vendedor e cobrado do comprador, o valor cobrado faz parte da receita bruta e o imposto é deduzido como despesa de imposto (Publication 334; instruções do Schedule C, linha 23). Qual caso se aplica depende de como a lei do estado redige o imposto, então confirme com a autoridade fiscal do estado. Se o estado deixa o vendedor ficar com parte do imposto cobrado, essa parte é receita no Schedule C, linha 6 (instruções do Schedule C).

Se o imposto é do comprador, confira se a linha de vendas o exclui e se o saldo de sales tax a pagar bate com o que foi declarado. Se é do vendedor, confira se a receita o inclui e se há uma despesa de imposto registrada. Veja lançamentos contábeis de sales tax e sales tax a pagar não bate com a declaração.

Retiradas do proprietário, gastos pessoais ou equipamentos estão nas despesas?

Retiradas do proprietário, contas pessoais e compras de equipamentos não são despesas comuns. As instruções do Schedule C excluem de outras despesas os equipamentos ou móveis da empresa, as substituições ou melhorias permanentes e as despesas pessoais, de moradia e da família.

Em uma corporação S, os pagamentos a um diretor devem ser tratados como salário na medida em que sejam uma remuneração razoável pelos serviços (instruções do Form 1120-S). Veja como registrar as retiradas do proprietário e, para uma corporação S, corporação S pagando despesas pessoais.

Um bem que deve durar mais de um ano em geral é depreciado, e não deduzido por inteiro quando comprado (Publication 334). Três regras fiscais ainda podem levar o custo total para o primeiro ano: a opção pelo de minimis safe harbor (limite de segurança para compras pequenas) (instruções do Schedule C), a opção pela seção 179 e a depreciação especial, que se aplica a bens qualificados, a menos que a empresa opte por não usá-la (Publication 946). Antes de mover um item, confira a lista de ativos, a política da escrituração e a declaração entregue; veja lançar como despesa ou ativar compras pequenas e deduzir equipamentos no primeiro ano. Contas pessoais pagas com a conta da empresa não são dedutíveis, mas ainda precisam constar nos registros (Publication 583); veja como corrigir a mistura entre dinheiro pessoal e da empresa.

Repasses, taxas e reembolsos estão contados duas vezes ou só líquidos?

Um repasse pode ser diferente das vendas que o originaram. Registrar só o depósito reduz as vendas e as despesas no valor das taxas descontadas. Registrar a fatura como receita e depois o depósito como receita conta a venda duas vezes.

A escrituração deve mostrar as vendas brutas como vendas, as taxas como despesa e os reembolsos como devoluções e abatimentos, que a Publication 334 descreve como reembolsos em dinheiro ou crédito aos clientes, descontos e outros abatimentos sobre o preço de venda (informados no Schedule C, linha 2).

O Form 1099-K informa o valor bruto, sem considerar taxas, reembolsos ou frete (instruções), então nem ele nem o repasse é automaticamente o seu valor de vendas. O imposto que a processadora reteve dos repasses (retenção adicional, informada na caixa 4) é imposto retido em seu nome, e não uma taxa. Como conciliá-los está em conciliar vendas e repasses.

O dinheiro que nunca chega ao banco tem o mesmo efeito. Se a empresa recebe em dinheiro e paga alguns custos com o caixa antes de depositar, os depósitos reduzem tanto as vendas quanto as despesas. A Publication 583 diz para depositar todas as receitas do dia na conta da empresa e mostra um resumo diário das vendas em dinheiro, tirado da fita do caixa ou dos comprovantes de venda; veja registros de vendas de uma empresa que recebe em dinheiro.

O custo das mercadorias e o estoque estão certos?

Para um negócio de varejo ou de atacado, divida o lucro bruto pela receita líquida (receita bruta menos devoluções e abatimentos) e compare o resultado com a política de preços. Pouca diferença sugere que o lucro bruto está correto; uma diferença grande pode mostrar que vendas, compras, estoque ou outros custos não foram apurados com exatidão (Publication 334). Uma empresa que vende apenas serviços pula esse teste.

Compare o lucro bruto como percentual das vendas, e não como margem sobre o custo (markup). O mesmo preço dá um percentual menor sobre as vendas do que sobre o custo.

Se o teste falhar, confira se o estoque inicial em geral bate com o estoque final do ano anterior, se as compras excluem mercadorias retiradas para uso pessoal e se o estoque final vem de uma contagem documentada (tudo da Publication 334). Uma small business taxpayer pode optar por não manter estoque; veja estoque ou materiais de consumo para pequenos vendedores.

O que costuma estar faltando e mexe no lucro?

Quatro lançamentos podem faltar em uma P&L montada principalmente a partir da movimentação bancária. Cada um deles aumenta o lucro quando falta, exceto as contas a pagar ainda não pagas, que só importam no regime de competência; no regime de caixa, uma conta é despesa quando é paga.

E se o lucro errado já está em uma declaração entregue ou em um pedido de empréstimo?

Corrigir a escrituração não corrige o que já foi entregue ou enviado. A declaração e o arquivo do banco precisam, cada um, da sua própria correção.

Para uma declaração individual já entregue, o IRS diz que talvez seja preciso retificá-la depois de encontrar um erro, e o Form 1040-X corrige um Form 1040 entregue antes. Um pedido de restituição nele em geral deve ser entregue dentro de 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (instruções do Form 1040-X). Para uma sociedade de pessoas ou corporação, veja como corrigir uma declaração empresarial entregue.

Editar um ano fechado altera saldos já declarados ou informados (veja data de fechamento depois de entregues as declarações). Um banco ou comprador tem os números antigos, então guarde a P&L antiga, date cada correção e liste o que mudou (veja como comprovar renda a um banco).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Retiradas e um empréstimo nos lugares errados

Uma LLC de encanamento tributada como sociedade de pessoas mostra um prejuízo de US$5.000 na P&L. As retiradas dos proprietários, de US$30.000, foram lançadas como despesas, e um depósito de empréstimo de US$25.000 está nas vendas. Tirar as retiradas das despesas soma US$30.000 ao lucro. Tirar o empréstimo das vendas subtrai US$25.000. O prejuízo de US$5.000 vira lucro de US$0, e o empréstimo aparece como dívida.

Taxas descontadas dos repasses

A P&L de um vendedor on-line mostra US$140.000 de vendas, mas o Form 1099-K da processadora de pagamentos informa US$168.000. Suponha que toda a diferença de US$28.000 sejam taxas descontadas dos repasses. A escrituração deve mostrar vendas de US$168.000 e taxas de US$28.000 como despesa. O lucro não muda, mas a linha de vendas passa a bater com o formulário. Se parte da diferença fosse reembolsos ou sales tax, cada um seria tratado como descrito acima.

Lucro bruto muito distante da política de preços

Uma loja de varejo tem receita líquida de US$200.000 e custo das mercadorias vendidas de US$120.000, então o lucro bruto é de US$80.000, ou 40% da receita líquida. A política de preços mira 55%, o que seriam US$110.000. A diferença de US$30.000 aponta para vendas não registradas, compras que incluem itens que não são estoque ou foram lançados duas vezes, um estoque final contado a menos, ou uma política que não corresponde mais aos preços reais de venda.

E no seu caso?

• Um banco, comprador ou CPA está esperando e você não sabe dizer qual conta está errada: uma limpeza pontual e uma reconstrução a partir dos registros do banco são trabalhos diferentes (veja como reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários). Qual dos dois a escrituração precisa, e o que acontece com uma declaração já entregue, é a questão a resolver com ajuda com escrituração contábil. Para um banco, veja também como comprovar renda a um banco.
• O lucro errado já está em uma declaração entregue: veja como corrigir uma declaração empresarial entregue.
• A escrituração está meses ou um ano atrasada: veja como atualizar uma escrituração atrasada e ajuda com escrituração contábil.
• O balanço patrimonial também parece errado: saldos de empréstimos, de patrimônio líquido e de contas a pagar que não zeram costumam ter a mesma causa que a P&L; veja balanço patrimonial de pequena empresa parece errado.
• Repasses, taxas e Form 1099-K não batem: siga conciliar vendas e repasses.
• Dinheiro pessoal e da empresa dividem as mesmas contas: veja como corrigir a mistura entre dinheiro pessoal e da empresa.
• Você está decidindo se continua fazendo isso sozinho: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e a lista de verificação do fechamento mensal.