Mi estado de resultados está mal: qué revisar, en orden

¿Por qué mi utilidad no coincide con mi cuenta bancaria?

Un estado de resultados (P&L, por sus siglas en inglés) puede sumar bien y aun así no coincidir con el banco, porque utilidad y efectivo son cosas distintas. Algunos movimientos de efectivo no son ingresos ni gastos: un préstamo recibido o pagado, dinero que usted aportó o retiró, el impuesto sobre las ventas que cobró para el estado, el equipo que compró (que generalmente se deprecia) y el inventario que aún no vendió. El momento también los separa: una venta de diciembre cobrada en enero, una factura aún sin pagar. Un estado de resultados que se ve mal suele ser aritmética correcta sobre transacciones mal clasificadas o faltantes.

Puede bastar una limpieza única cuando se trata de un solo negocio, un solo período y un solo conjunto de cuentas, y no se ha presentado ni enviado a un prestamista nada con las cifras equivocadas. Trátelo como un caso para el criterio de un profesional si se cumple cualquiera de estos puntos:

• La utilidad equivocada ya está en una declaración presentada o en un paquete de préstamo o de venta.
• Un prestamista, un comprador o un CPA está esperando y usted no puede decir qué cuenta o qué período está mal.
• La contabilidad lleva meses de atraso, o el dinero personal y el del negocio comparten una cuenta.
• El negocio tiene inventario, paga nómina o tiene varias entidades.

Reúna primero: los estados de cuenta bancarios y de tarjetas del período, los reportes de la procesadora de pagos, los estados de cuenta de préstamos, los reportes de nómina, la última declaración presentada y los conteos de inventario. La Publication 583 enumera los documentos de respaldo que sustentan los libros.

¿En qué orden lo reviso y qué le entrego a un contador o a un CPA?

Revise en este orden, porque cada paso hace confiable el siguiente. Vuelva a generar el estado de resultados después de cada paso para ver qué corrección movió la utilidad.

Entregue los estados de cuenta mencionados, el estado de resultados con la base sobre la que se generó (efectivo o acumulación) y una lista breve de lo que encontró y cambió.

¿Mis cuentas están conciliadas y queda algo sin categoría?

Una cuenta está conciliada cuando el saldo final de los libros coincide con el estado de cuenta, descontando las partidas que aún no se han cobrado. La Publication 583 indica conciliar la cuenta corriente del negocio cada mes: confirma el saldo, detecta los cargos bancarios y corrige los errores del estado de cuenta, de la chequera y de los libros. Haga lo mismo con cada tarjeta y cada cuenta de préstamo. Las transacciones bancarias importadas también necesitan esta revisión (consulte las conexiones bancarias no son una conciliación).

Busque un saldo que no coincide con el estado de cuenta, un mes sin estado de cuenta y cualquier cosa guardada en una cuenta sin categoría o transitoria (un lugar para transacciones que nadie ha clasificado). Revise el tipo de cuenta: una que está en el estado de resultados ya cuenta en la utilidad con la etiqueta equivocada, y una que está en el balance general no está en la utilidad en absoluto. Si cambió el saldo inicial de un mes cerrado, consulte saldo inicial de la conciliación incorrecto.

Busque también el mismo dinero contado dos veces. Un pago del banco a la tarjeta de crédito del propio negocio, o una transferencia a ahorros, mueve dinero entre cuentas y no es un gasto; el gasto es el cargo en la tarjeta. Consulte los pagos de tarjeta de crédito en la contabilidad.

¿Qué método contable usa mi contador: efectivo o acumulación?

El método de efectivo cuenta el ingreso cuando se recibe y el gasto cuando se paga. El de acumulación los cuenta cuando se ganan y se incurren (Publication 334). Una venta de diciembre cobrada en enero, o una factura de diciembre pagada en enero, cae en períodos distintos con cada método.

Pregunte con qué base se generó el estado de resultados y compárela con el método de la última declaración presentada (Schedule C, línea F, para un propietario único). La Publication 334 indica usar el mismo método contable para calcular el ingreso gravable y para llevar los libros. Las instrucciones del Form 1065 dicen que el método de una sociedad de personas debe poder conciliarse con sus libros y registros, y las del Form 1120-S dicen que el ingreso se calcula con el método que se usa de forma habitual para llevar los libros de la corporación. Si los dos difieren, averigüe por qué antes de cambiar cualquiera; consulte libros con acumulación y declaración con método de efectivo.

Los libros y la declaración pueden diferir incluso con el mismo método, porque la declaración aplica reglas fiscales que los libros no aplican, como los límites a los gastos de viajes y de entretenimiento. Las instrucciones del Form 1065, del Form 1120 y del Form 1120-S incluyen cada una un anexo que concilia el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración (el Schedule M-1, o el Schedule M-3 para entidades más grandes). Una diferencia por sí sola no significa que el estado de resultados esté mal; una diferencia que nadie puede explicar es una pregunta para un CPA.

Algunos negocios no pueden usar el método de efectivo. Una corporación C, o una sociedad de personas con una corporación C como socia, generalmente no puede, salvo que se aplique una excepción. Un refugio fiscal (tax shelter), que incluye un sindicato (syndicate: una entidad en la que más de 35% de sus pérdidas va a propietarios que no la administran activamente), nunca puede usar el método de efectivo (instrucciones del Form 1065 y del Form 1120). Un negocio con inventario generalmente usa acumulación para las ventas y las compras, salvo que sea un contribuyente de pequeña empresa (small business taxpayer) (Publication 538; instrucciones del Schedule C; instrucciones del Form 1120-S). Cambiar de método generalmente requiere el consentimiento del IRS en el Form 3115 (Publication 538); consulte cómo pasar del método de efectivo al de acumulación para saber quién califica.

¿Los depósitos de préstamos o el dinero que aporté se cuentan como ventas?

Ni un depósito de préstamo ni el dinero que usted aporta al negocio es ingreso. El dinero prestado mediante un préstamo genuino no es ingreso (Publication 334), y la Publication 583 sugiere anotar el origen de cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o préstamo. Una transferencia entre cuentas del propio negocio no es ninguna de estas cosas.

Haga una lista de cada depósito que no esté ligado a un cliente, una factura o un pago de la procesadora: montos redondos, el nombre de un prestamista, el nombre del propietario, transferencias desde ahorros. Registre un préstamo como una deuda (consulte cómo registrar un préstamo del negocio). El dinero que puso el propietario es un aporte o un préstamo del propietario, según lo que se acordó y se documentó (consulte aporte o préstamo del propietario a su LLC); si eso no está claro, es una pregunta para un CPA.

Los intereses de una deuda que se usa para el negocio generalmente son un gasto, con ciertos límites (Publication 334). Pagar el capital del préstamo no es un gasto; reduce la deuda.

¿El impuesto sobre las ventas que cobré cuenta como ingreso?

Que el impuesto sobre las ventas que cobró cuente como ingreso depende de a quién grava la ley. El impuesto sobre las ventas que se impone al comprador, y que el vendedor debe cobrar y entregar, no es ingreso (Publication 334) y no es un gasto deducible (instrucciones del Schedule C). Si el impuesto se impone al vendedor y se cobra al comprador, lo cobrado forma parte de los ingresos brutos y el impuesto se deduce como gasto de impuestos (Publication 334; instrucciones del Schedule C, línea 23). Cuál de los dos casos aplica depende de cómo redacte la ley del estado el impuesto, así que confírmelo con la autoridad tributaria del estado. Si el estado permite que el vendedor se quede con una parte del impuesto cobrado, esa parte es ingreso en el Schedule C, línea 6 (instrucciones del Schedule C).

Si el impuesto es del comprador, verifique que la línea de ventas lo excluya y que el saldo del impuesto sobre las ventas por pagar coincida con lo presentado. Si es del vendedor, verifique que los ingresos lo incluyan y que se registre un gasto de impuestos. Consulte asientos contables del impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración.

¿Hay retiros del propietario, gastos personales o equipo dentro de los gastos?

Los retiros del propietario, las cuentas personales y las compras de equipo no son gastos ordinarios. Las instrucciones del Schedule C excluyen de los otros gastos el equipo o los muebles del negocio, los reemplazos o las mejoras permanentes, y los gastos personales, de vida y familiares.

En una corporación S, los pagos a un ejecutivo deben tratarse como sueldos en la medida en que sean una remuneración razonable por sus servicios (instrucciones del Form 1120-S). Consulte cómo registrar los retiros del propietario y, para una corporación S, corporación S que paga gastos personales.

Los bienes que se espera que duren más de un año generalmente se deprecian y no se deducen por completo al comprarlos (Publication 334). Aun así, tres reglas fiscales pueden llevar el costo completo al primer año: la elección de la regla de protección de minimis (de minimis safe harbor) para compras pequeñas (instrucciones del Schedule C), la elección de la sección 179 y la depreciación adicional (bonus), que se aplica a los bienes que califican salvo que el negocio opte por no usarla (Publication 946). Antes de mover una partida, revise la lista de activos, la política de los libros y la declaración presentada; consulte gastar o capitalizar compras pequeñas y deducir el equipo en el primer año. Las cuentas personales pagadas desde la cuenta del negocio no son deducibles, pero aun así pertenecen a los registros (Publication 583); consulte cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.

¿Los pagos de la procesadora, las comisiones y los reembolsos se cuentan dos veces o solo en neto?

Un pago de la procesadora puede diferir de las ventas que lo originaron. Registrar solo el depósito subestima tanto las ventas como los gastos por las comisiones descontadas. Registrar la factura como ingreso y luego el depósito como ingreso cuenta la venta dos veces.

Los libros deben mostrar las ventas brutas como ventas, las comisiones como gasto y los reembolsos como devoluciones y descuentos, que la Publication 334 describe como reembolsos en efectivo o en crédito a los clientes, reembolsos parciales y otros descuentos sobre el precio de venta (se reportan en el Schedule C, línea 2).

El Form 1099-K reporta el monto bruto sin tener en cuenta comisiones, reembolsos ni envío (instrucciones), así que ni ese formulario ni el pago de la procesadora son automáticamente su cifra de ventas. El impuesto que la procesadora retuvo de los pagos (retención adicional, que se reporta en la casilla 4) es impuesto retenido a su nombre, no una comisión. La forma de conciliarlos se explica en cómo conciliar las ventas y los pagos de la procesadora.

El efectivo que nunca llega al banco tiene el mismo efecto. Si el negocio recibe efectivo y paga algunos costos desde la caja registradora antes de depositar, los depósitos subestiman tanto las ventas como los gastos. La Publication 583 indica depositar todos los ingresos diarios en la cuenta del negocio y muestra un resumen diario de las ventas en efectivo tomado de la cinta de la caja registradora o de los comprobantes de venta; consulte registros de ventas de un negocio en efectivo.

¿El costo de los bienes y el inventario están bien?

Para un negocio minorista o mayorista, divida la utilidad bruta entre los ingresos netos (ingresos brutos menos devoluciones y descuentos) y compare el resultado con la política de precios. Una diferencia pequeña sugiere que la utilidad bruta es correcta; una diferencia grande puede indicar que las ventas, las compras, el inventario u otros costos no se calcularon con exactitud (Publication 334). Un negocio que solo vende servicios omite esta prueba.

Compare la utilidad bruta como porcentaje de las ventas, no el margen sobre el costo. El mismo precio da un porcentaje menor sobre las ventas que sobre el costo.

Si la prueba falla, verifique que el inventario inicial normalmente coincida con el inventario final del año pasado, que las compras excluyan los bienes tomados para uso personal y que el inventario final provenga de un conteo documentado (todo según la Publication 334). Un contribuyente de pequeña empresa puede optar por no llevar inventario; consulte inventario o suministros para vendedores pequeños.

¿Qué suele faltar que mueve la utilidad?

Pueden faltar cuatro asientos en un estado de resultados armado sobre todo con la actividad del banco. Cada uno aumenta la utilidad cuando falta, salvo las facturas sin pagar, que importan solo con el método de acumulación; con el método de efectivo una factura es un gasto cuando se paga.

¿Qué hago si la utilidad equivocada ya está en una declaración presentada o en un paquete de préstamo?

Corregir los libros no corrige lo que ya se presentó o se envió. La declaración y el expediente del prestamista necesitan cada uno su propia corrección.

Para una declaración individual ya presentada, el IRS indica que quizá deba enmendarla al encontrar un error, y el Form 1040-X corrige un Form 1040 presentado antes. Una solicitud de reembolso en ese formulario generalmente debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (instrucciones del Form 1040-X). Para una sociedad de personas o una corporación, consulte cómo corregir una declaración de negocio presentada.

Editar un año cerrado altera saldos ya presentados o reportados (consulte la fecha de cierre después de presentar los impuestos). Un prestamista o un comprador tiene las cifras anteriores, así que conserve el estado de resultados anterior, ponga fecha a cada corrección y enumere lo que cambió (consulte cómo comprobar sus ingresos ante un prestamista).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Retiros y un préstamo en las cuentas equivocadas

Una LLC de plomería que tributa como sociedad de personas muestra una pérdida de $5,000 en su estado de resultados. Los retiros de los propietarios por $30,000 se registraron como gastos, y un depósito de préstamo de $25,000 está en las ventas. Quitar los retiros suma $30,000 a la utilidad. Quitar el préstamo de las ventas resta $25,000. La pérdida de $5,000 se convierte en una utilidad de $0, y el préstamo aparece como una deuda.

Comisiones descontadas de los pagos

El estado de resultados de un vendedor en línea muestra $140,000 en ventas, pero el Form 1099-K de la procesadora de pagos reporta $168,000. Suponga que toda la diferencia de $28,000 son comisiones descontadas de los pagos. Los libros deben mostrar ventas de $168,000 y comisiones de $28,000 como gasto. La utilidad no cambia, pero la línea de ventas ya coincide con el formulario. Si parte de la diferencia fueran reembolsos o impuesto sobre las ventas, cada uno se trata como se describió antes.

Utilidad bruta muy alejada de la política de precios

Una tienda minorista tiene ingresos netos de $200,000 y un costo de los bienes vendidos de $120,000, así que su utilidad bruta es de $80,000, o 40% de los ingresos netos. Su política de precios apunta a 55%, que serían $110,000. La diferencia de $30,000 apunta a ventas sin registrar, compras que incluyen artículos que no son inventario o que se ingresaron dos veces, un inventario final contado por debajo de lo real, o una política que ya no coincide con los precios reales de venta.

¿Su caso es distinto?

• Un prestamista, un comprador o un CPA está esperando y usted no puede decir qué cuenta está mal: una limpieza única y una reconstrucción a partir de los registros bancarios son trabajos distintos (consulte cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta). Cuál de los dos necesitan los libros, y qué pasa con una declaración ya presentada, es la pregunta que debe resolver con ayuda de contabilidad. Si es para un prestamista, consulte también cómo comprobar sus ingresos ante un prestamista.
• La utilidad equivocada ya está en una declaración presentada: consulte cómo corregir una declaración de negocio presentada.
• La contabilidad lleva meses o un año de atraso: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda de contabilidad.
• El balance general también parece estar mal: los saldos de préstamos, patrimonio y cuentas por pagar que no se cancelan suelen compartir causa con el estado de resultados; consulte el balance general de una pequeña empresa parece estar mal.
• Los pagos de la procesadora, las comisiones y el Form 1099-K no coinciden: siga cómo conciliar las ventas y los pagos de la procesadora.
• El dinero personal y el del negocio comparten cuentas: consulte cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.
• Está decidiendo si seguir haciéndolo usted mismo: consulte llevar su propia contabilidad o contratar a un contador y la lista de cierre de fin de mes.