Gewinn- und Verlustrechnung falsch? So prüfen Sie der Reihe nach

Warum passt mein Gewinn nicht zu meinem Bankkonto?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) kann rechnerisch stimmen und trotzdem nicht zur Bank passen, denn Gewinn und Bargeld sind zwei verschiedene Dinge. Manche Geldbewegungen sind weder Einnahme noch Ausgabe: ein erhaltenes oder zurückgezahltes Darlehen, Geld, das Sie eingelegt oder entnommen haben, für den Bundesstaat kassierte Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe), gekaufte Ausrüstung (in der Regel abgeschrieben), noch nicht verkaufter Warenbestand. Auch der Zeitpunkt trennt beide: ein Verkauf im Dezember, bezahlt im Januar, oder eine noch unbezahlte Rechnung. Eine GuV, die falsch aussieht, ist oft richtig gerechnet, aber auf falsch zugeordneten oder fehlenden Buchungen aufgebaut.

Eine einmalige Bereinigung kann genügen, wenn es um ein Unternehmen, einen Zeitraum und einen Satz Konten geht und nichts mit falschen Zahlen eingereicht oder an einen Kreditgeber geschickt wurde. Betrachten Sie den Fall als Sache für fachliches Urteil, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Der falsche Gewinn steht schon in einer eingereichten Steuererklärung oder in einer Unterlage für einen Kredit oder Verkauf.
• Ein Kreditgeber, Käufer oder CPA wartet, und Sie können nicht sagen, welches Konto oder welcher Zeitraum falsch ist.
• Die Buchhaltung liegt Monate zurück, oder privates und geschäftliches Geld teilen sich ein Konto.
• Das Unternehmen führt Warenbestand, betreibt eine Lohnabrechnung oder besteht aus mehreren Gesellschaften.

Legen Sie zuerst bereit: Bank- und Kartenauszüge für den Zeitraum, Berichte der Zahlungsdienstleister, Darlehensauszüge, Berichte der Lohnabrechnung, die zuletzt eingereichte Steuererklärung und Bestandszählungen. Publication 583 listet die Belege auf, die die Buchhaltung stützen.

In welcher Reihenfolge prüfe ich, und was gebe ich einem Buchhalter oder CPA?

Prüfen Sie in dieser Reihenfolge, denn jeder Schritt macht den nächsten verlässlich. Lassen Sie die GuV nach jedem Schritt neu laufen, um zu sehen, welche Korrektur den Gewinn bewegt hat.

Geben Sie die oben genannten Auszüge weiter, dazu die GuV mit der Methode, nach der sie erstellt wurde (Zufluss-Abfluss oder periodengerecht), und eine kurze Liste dessen, was Sie gefunden und geändert haben.

Sind meine Konten abgestimmt, und ist noch etwas nicht kategorisiert?

Ein Konto ist abgestimmt, wenn der Endsaldo der Buchhaltung mit dem Kontoauszug übereinstimmt, nachdem Sie Posten berücksichtigt haben, die noch nicht verbucht sind. Publication 583 sagt, dass Sie das Geschäftsgirokonto jeden Monat abstimmen sollen: So bestätigen Sie den Saldo, erfassen Bankgebühren und korrigieren Fehler in Kontoauszug, Scheckbuch und Buchhaltung. Tun Sie dasselbe für jedes Karten- und Darlehenskonto. Importierte Banktransaktionen brauchen diese Prüfung trotzdem (siehe Bankanbindung ist kein Abstimmen).

Achten Sie auf einen Saldo, der vom Kontoauszug abweicht, auf einen Monat ohne Kontoauszug und auf alles, was in einem nicht kategorisierten Konto oder Sammelkonto liegt (ein Ort für Buchungen, die noch niemand zugeordnet hat). Prüfen Sie den Kontotyp: Ein Konto in der GuV zählt bereits unter falscher Bezeichnung zum Gewinn, ein Konto in der Bilanz geht gar nicht in den Gewinn ein. Hat sich der Anfangssaldo eines abgeschlossenen Monats verändert, siehe Anfangssaldo beim Abstimmen falsch.

Achten Sie auch auf dasselbe Geld, das doppelt gezählt wird. Eine Zahlung vom Bankkonto auf die eigene Firmenkreditkarte oder eine Übertragung auf ein Sparkonto verschiebt Geld zwischen Konten und ist keine Ausgabe; die Ausgabe ist die Belastung auf der Karte. Siehe Kreditkartenzahlungen in der Buchhaltung.

Welche Methode nutzt mein Buchhalter: Zufluss-Abfluss oder periodengerecht?

Die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) erfasst Einnahmen beim Zahlungseingang und Ausgaben bei der Zahlung. Die periodengerechte Methode (Accrual Method) erfasst sie, wenn sie verdient oder angefallen sind (Publication 334). Ein Verkauf im Dezember, bezahlt im Januar, oder eine Rechnung vom Dezember, bezahlt im Januar, fällt je nach Methode in verschiedene Zeiträume.

Fragen Sie, nach welcher Methode die GuV erstellt wurde, und vergleichen Sie sie mit der Methode der zuletzt eingereichten Steuererklärung (bei einem Einzelunternehmer Schedule C, Zeile F). Publication 334 verlangt, dieselbe Methode für das steuerpflichtige Einkommen und für die Buchführung zu verwenden. Die Anleitung zu Form 1065 sagt, die Methode einer Personengesellschaft müsse sich mit ihren Büchern und Unterlagen in Einklang bringen lassen, und die Anleitung zu Form 1120-S sagt, das Einkommen sei nach der Methode zu ermitteln, die für die Bücher der Kapitalgesellschaft regelmäßig verwendet wird. Weichen beide ab, klären Sie zuerst den Grund, bevor Sie eine ändern; siehe periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode.

Bücher und Steuererklärung können auch bei derselben Methode abweichen, denn die Steuererklärung wendet Steuerregeln an, die die Bücher nicht kennen, etwa Grenzen für Reise- und Bewirtungskosten. Die Anleitungen zu Form 1065, Form 1120 und Form 1120-S enthalten jeweils eine Anlage, die das Einkommen laut Büchern mit dem Einkommen laut Steuererklärung abstimmt (Schedule M-1, bei größeren Unternehmen Schedule M-3). Eine Abweichung allein heißt nicht, dass die GuV falsch ist; eine Abweichung, die niemand erklären kann, ist eine Frage für einen CPA.

Manche Unternehmen dürfen die Zufluss-Abfluss-Methode nicht nutzen. Eine C Corporation oder eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter darf sie in der Regel nicht anwenden, sofern keine Ausnahme gilt. Ein Tax Shelter (Steuersparmodell), zu dem auch ein Syndikat gehört (ein Unternehmen, dessen Verluste zu mehr als 35 % an Eigentümer gehen, die nicht aktiv mitarbeiten), darf sie möglicherweise nie nutzen (Anleitungen zu Form 1065 und Form 1120). Ein Unternehmen mit Warenbestand nutzt für Verkäufe und Einkäufe in der Regel die periodengerechte Methode, sofern es kein Small Business Taxpayer (Kleinunternehmen nach den IRS-Regeln) ist (Publication 538; Anleitung zu Schedule C; Anleitung zu Form 1120-S). Ein Methodenwechsel braucht in der Regel die Zustimmung des IRS auf Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode; Publication 538). Wer sich qualifiziert, steht unter Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode.

Werden Darlehenseinzahlungen oder Geld, das ich eingelegt habe, als Umsatz gezählt?

Weder eine Darlehenseinzahlung noch Geld, das Sie ins Unternehmen einlegen, ist Einkommen. Geld aus einem echten Darlehen ist kein Einkommen (Publication 334), und Publication 583 empfiehlt, die Quelle jeder Einzahlung als Geschäftseinnahme, private Mittel oder Darlehen zu erfassen. Eine Übertragung zwischen den eigenen Konten des Unternehmens ist nichts davon.

Listen Sie jede Einzahlung auf, die keinem Kunden, keiner Rechnung und keiner Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters zugeordnet ist: runde Beträge, der Name eines Kreditgebers, der Name des Eigentümers, Übertragungen vom Sparkonto. Erfassen Sie ein Darlehen als Schuld (siehe Geschäftsdarlehen buchen). Geld, das der Eigentümer eingelegt hat, ist je nach Vereinbarung und Dokumentation eine Einlage oder ein Darlehen des Eigentümers (siehe Einlage oder Darlehen des Eigentümers an die LLC); ist das unklar, ist es eine Frage für einen CPA.

Zinsen auf Schulden, die für das Unternehmen aufgenommen wurden, sind in der Regel eine Ausgabe, mit Einschränkungen (Publication 334). Die Tilgung des Darlehensbetrags ist keine Ausgabe, sie senkt die Schuld.

Zählt kassierte Sales Tax als Einkommen?

Ob kassierte Sales Tax als Einkommen zählt, hängt davon ab, wen das Gesetz besteuert. Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist und die der Verkäufer einziehen und abführen muss, ist kein Einkommen (Publication 334) und keine abzugsfähige Ausgabe (Anleitung zu Schedule C). Ist die Steuer dem Verkäufer auferlegt und wird vom Käufer eingezogen, gehört der eingezogene Betrag zu den Bruttoeinnahmen, und die Steuer wird als Steueraufwand abgezogen (Publication 334; Anleitung zu Schedule C, Zeile 23). Welcher Fall zutrifft, hängt davon ab, wie das Gesetz des Bundesstaates die Steuer formuliert; klären Sie das mit der Steuerbehörde des Bundesstaates. Darf ein Verkäufer einen Teil der kassierten Steuer behalten, ist dieser Teil Einkommen in Schedule C, Zeile 6 (Anleitung zu Schedule C).

Ist es die Steuer des Käufers, prüfen Sie, dass die Umsatzzeile sie nicht enthält und dass der Saldo der Sales-Tax-Verbindlichkeit zu dem passt, was gemeldet wurde. Ist es die Steuer des Verkäufers, prüfen Sie, dass die Einnahmen sie enthalten und ein Steueraufwand gebucht ist. Siehe Journalbuchungen für Sales Tax und Sales-Tax-Verbindlichkeit passt nicht zur Steuererklärung.

Stehen Entnahmen, private Ausgaben oder Ausrüstung in den Ausgaben?

Entnahmen, private Rechnungen und Ausrüstungskäufe sind keine gewöhnlichen Ausgaben. Die Anleitung zu Schedule C schließt Geschäftsausrüstung oder Möbel, Ersatzbeschaffungen oder dauerhafte Verbesserungen sowie persönliche, Lebenshaltungs- und Familienausgaben von den sonstigen Ausgaben aus.

Bei einer S Corporation müssen Zahlungen an einen Officer als Lohn behandelt werden, soweit sie eine angemessene Vergütung für Leistungen sind (Anleitung zu Form 1120-S). Siehe Entnahmen des Eigentümers buchen und, für eine S Corporation, S Corporation zahlt private Ausgaben.

Vermögen, das voraussichtlich länger als ein Jahr genutzt wird, wird in der Regel abgeschrieben und nicht beim Kauf voll abgezogen (Publication 334). Drei Steuerregeln können die vollen Kosten dennoch ins erste Jahr legen: die Wahl der De-minimis-Sicherheitsgrenze (De Minimis Safe Harbor) für kleine Anschaffungen (Anleitung zu Schedule C), die Wahl nach Abschnitt 179 und die Sonderabschreibung, die für begünstigtes Vermögen gilt, sofern das Unternehmen sie nicht abwählt (Publication 946). Bevor Sie einen Posten verschieben, prüfen Sie die Anlagenliste, die Regeln der Buchhaltung und die eingereichte Steuererklärung; siehe Kleinanschaffungen als Aufwand oder aktivieren und Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben. Private Rechnungen, die vom Geschäftskonto bezahlt werden, sind nicht abzugsfähig, gehören aber trotzdem in die Unterlagen (Publication 583); siehe Vermischte private und geschäftliche Gelder bereinigen.

Sind Auszahlungen, Gebühren und Rückerstattungen doppelt oder nur netto erfasst?

Eine Auszahlung kann vom zugrunde liegenden Umsatz abweichen. Wer nur die Einzahlung bucht, weist Umsatz und Aufwand um die einbehaltenen Gebühren zu niedrig aus. Wer die Rechnung als Einnahme und dann die Einzahlung als Einnahme bucht, zählt den Verkauf doppelt.

Die Bücher sollten den Bruttoumsatz als Umsatz, Gebühren als Aufwand und Rückerstattungen als Retouren und Preisnachlässe zeigen. Publication 334 beschreibt sie als Rückerstattungen in bar oder als Gutschrift an Kunden, Rabatte und andere Nachlässe auf den Verkaufspreis (gemeldet in Schedule C, Zeile 2).

Form 1099-K meldet den Bruttobetrag ohne Rücksicht auf Gebühren, Rückerstattungen oder Versand (Anleitung). Weder sie noch die Auszahlung ist daher automatisch Ihr Umsatz. Steuer, die der Zahlungsdienstleister von Auszahlungen einbehalten hat (Backup Withholding, gemeldet in Feld 4), ist für Sie einbehaltene Steuer und keine Gebühr. Den Abgleich behandelt Umsatz und Auszahlungen abstimmen.

Bargeld, das nie bei der Bank ankommt, wirkt genauso. Nimmt das Unternehmen Bargeld ein und bezahlt einige Kosten aus der Kasse, bevor es einzahlt, weisen die Einzahlungen Umsatz und Aufwand zu niedrig aus. Publication 583 sagt, dass Sie alle Tageseinnahmen auf das Geschäftskonto einzahlen sollen, und zeigt eine Tageszusammenfassung der Barverkäufe aus dem Kassenband oder den Verkaufsbelegen; siehe Umsatzaufzeichnungen bei Bargeschäften.

Stimmen Wareneinsatz und Warenbestand?

Bei einem Unternehmen im Einzel- oder Großhandel teilen Sie den Bruttogewinn durch die Nettoeinnahmen (Bruttoeinnahmen abzüglich Retouren und Preisnachlässen) und vergleichen das Ergebnis mit der Preispolitik. Ein geringer Unterschied spricht dafür, dass der Bruttogewinn stimmt; ein großer Unterschied kann zeigen, dass Umsatz, Einkäufe, Warenbestand oder andere Kosten nicht richtig ermittelt wurden (Publication 334). Ein Unternehmen, das nur Dienstleistungen verkauft, überspringt diesen Test.

Vergleichen Sie den Bruttogewinn als Anteil am Umsatz, nicht den Aufschlag auf die Kosten. Derselbe Preis ergibt auf den Umsatz bezogen einen kleineren Prozentsatz als auf die Kosten bezogen.

Fällt der Test durch, prüfen Sie, ob der Anfangsbestand in der Regel dem Endbestand des Vorjahres entspricht, ob die Einkäufe keine Waren für den privaten Gebrauch enthalten und ob der Endbestand auf einer dokumentierten Zählung beruht (alles aus Publication 334). Ein Small Business Taxpayer (Kleinunternehmen nach den IRS-Regeln) kann sich entscheiden, keinen Warenbestand zu führen; siehe Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Händlern.

Was fehlt meist und verändert den Gewinn?

In einer GuV, die überwiegend aus Bankbewegungen aufgebaut ist, können vier Buchungen fehlen. Fehlt eine, steigt der Gewinn, außer bei unbezahlten Rechnungen, die nur bei der periodengerechten Methode zählen; nach der Zufluss-Abfluss-Methode ist eine Rechnung erst bei Zahlung eine Ausgabe.

Was ist, wenn der falsche Gewinn schon in einer eingereichten Steuererklärung oder einer Kreditunterlage steht?

Die Korrektur der Bücher korrigiert nicht, was eingereicht oder verschickt wurde. Die Steuererklärung und die Unterlagen des Kreditgebers brauchen jeweils ihre eigene Korrektur.

Bei einer eingereichten Steuererklärung für Privatpersonen sagt der IRS, dass Sie sie nach einem Fehler gegebenenfalls ändern müssen, und Form 1040-X (Änderungserklärung) korrigiert eine bereits eingereichte Form 1040. Ein Erstattungsantrag darauf muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Steuererklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, je nachdem, was später eintritt eingereicht werden (Anleitung zu Form 1040-X). Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft siehe Eingereichte Steuererklärung eines Unternehmens korrigieren.

Wer ein abgeschlossenes Jahr bearbeitet, verändert Salden, die bereits eingereicht oder gemeldet sind (siehe Abschlussdatum nach Einreichung der Steuererklärung). Ein Kreditgeber oder Käufer hat die alten Zahlen, bewahren Sie also die alte GuV auf, datieren Sie jede Korrektur und listen Sie auf, was sich geändert hat (siehe Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen).

Beispiel

Diese Beispiele sind veranschaulichend; alle Beträge sind in US-Dollar.

Entnahmen und ein Darlehen an der falschen Stelle

Eine Sanitär-LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, zeigt in ihrer GuV einen Verlust von $5.000. Die Entnahmen der Eigentümer von $30.000 wurden als Aufwand gebucht, und eine Darlehenseinzahlung von $25.000 steht im Umsatz. Werden die Entnahmen herausgenommen, steigt der Gewinn um $30.000. Wird das Darlehen aus dem Umsatz genommen, sinkt er um $25.000. Aus dem Verlust von $5.000 wird ein Gewinn von $0, und das Darlehen erscheint als Schuld.

Gebühren, die von Auszahlungen abgezogen wurden

Die GuV eines Online-Händlers zeigt $140.000 Umsatz, aber Form 1099-K des Zahlungsdienstleisters meldet $168.000. Angenommen, die gesamte Differenz von $28.000 besteht aus Gebühren, die von den Auszahlungen einbehalten wurden. Die Bücher sollten dann einen Umsatz von $168.000 und Gebühren von $28.000 als Aufwand zeigen. Der Gewinn ändert sich nicht, aber die Umsatzzeile stimmt jetzt mit dem Formular überein. Wäre ein Teil der Lücke Rückerstattungen oder Sales Tax, würde jeder Teil wie oben beschrieben behandelt.

Bruttogewinn weit von der Preispolitik entfernt

Ein Einzelhandelsgeschäft hat Nettoeinnahmen von $200.000 und einen Wareneinsatz von $120.000, also einen Bruttogewinn von $80.000, das sind 40 % der Nettoeinnahmen. Seine Preispolitik zielt auf 55 % ab, das wären $110.000. Die Lücke von $30.000 deutet auf nicht erfasste Umsätze, auf Einkäufe, die Posten enthalten, die kein Warenbestand sind oder doppelt eingegeben wurden, auf einen zu niedrig gezählten Endbestand oder auf eine Preispolitik, die nicht mehr zu den tatsächlichen Verkaufspreisen passt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Kreditgeber, Käufer oder CPA wartet, und Sie können nicht sagen, welches Konto falsch ist: Eine einmalige Bereinigung und ein Neuaufbau aus den Bankunterlagen sind zwei verschiedene Aufgaben (siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen). Welche davon die Bücher brauchen und was mit einer bereits eingereichten Steuererklärung geschieht, klären Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung. Für einen Kreditgeber siehe auch Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen.
• Der falsche Gewinn steht schon in einer eingereichten Steuererklärung: siehe Eingereichte Steuererklärung eines Unternehmens korrigieren.
• Die Buchhaltung liegt Monate oder ein Jahr zurück: siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Auch die Bilanz sieht falsch aus: Darlehens-, Eigenkapital- und Verbindlichkeitssalden, die sich nicht ausgleichen, haben oft dieselbe Ursache wie die GuV; siehe Bilanz eines kleinen Unternehmens sieht falsch aus.
• Auszahlungen, Gebühren und Form 1099-K passen nicht zusammen: folgen Sie Umsatz und Auszahlungen abstimmen.
• Privates und geschäftliches Geld teilen sich Konten: siehe Vermischte private und geschäftliche Gelder bereinigen.
• Sie überlegen, ob Sie das weiter selbst machen: siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter einstellen und die Checkliste für den Monatsabschluss.